1 Riktlinjer för lokaluthyrning
2 Innehållsförteckning Kontakt på Kumla kommun 3 Allmänna hyresregler för kommunens lokaler 4 Riktlinjer för lokaluthyrning 4 Brandskydd 6 Städinstruktioner 7 Avbokningsregler 8
Kontakt på Kumla kommun Kultur- och fritidsnämnden 3 Kultur- och fritidsnämnden har hand om kommunens kultur-, fritids- och parkverksamhet. Till nämndens verksamhetsområde hör bland annat bibliotek, anläggningar, bad, camping och turism. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar även för Väntjänsten som är en frivillig social verksamhet. Ett av nämndens prioriterade ansvarsområden är verksamhet för barn och ungdomar. Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen utför de beslut/uppdrag som kultur- och fritidsnämnden har fattat. Förvaltningen leds av förvaltningschef och tre avdelningschefer. Fritidsavdelningen Fritidsavdelningen består av tre enheter: Ung fritid, Föreningsliv och folkhälsa samt bad. Föreningsliv och folkhälsa jobbar främst med frågor kring föreningsstöd, lokalbokning, kvalitetssäkring av verksamheten, utredaruppdrag m.m. Enheten består av fritidschef och två konsulenter. Föreningsservice tel: 019-58 86 77 Fritidschef tel: 019-58 86 81 Ordförande Kultur- och fritidsnämnden tel: 019-58 82 94 Repro Föreningar i Kumla kan för sin trycksaksframställning använda Kumla kommuns reproavdelning. Pris gäller enligt fastställd prislista, ladda ner aktuell prislista på www.kumla.se Föreningar och privata kunder kan maila beställningar till: repro@kumla.se Besök och telefontider: kl. 07.50-17.00 (lunchstängt kl. 12.00-13.00) Tel: 019-58 81 60
4 Allmänna hyresregler för kommunens lokaler 1. Nyckel/kort utkvitteras/köps på Föreningsservice, 019-58 86 77 och nyckel ska återlämnas enligt överenskommelse. 2. Hyresgästen iordningställer samt grovstädar hela lokalen inklusive omklädningsrum. Om detta ej sker tas en extra avgift ut. 3. Nödutgångarna får aldrig blockeras och får endast öppnas vid akut fara, överträdelse beivras! Inga dörrar får ställas upp med stenar, skor el. dyl. 4. Ledaren lämnar lokalen sist och ansvarar för att dörrar/fönster är stängda och låsta samt ser till att all utrustning är placerad på angiven plats. 5. I lokalen får bara rena gymnastikskor avsedda för inomhusbruk användas. 6. Rökning och alkoholförtäring är ej tillåten i lokalerna. 7. Om utkvitterat kort inte fungerar, ring Securitas 010-470 57 58. Varje utryckning debiteras vid brukarfel (fn 625 kr+moms), så kontrollera på schemat gällande bokningsläge inför varje bokningstillfälle. Schemat på webben är gällande. www.kumla.se/lokalbokning. 8. Sista hyresgäst måste lämna anläggningen senast kl. 22:30 p g a att lokalen är larmad. 9. OBS! Flera lokaler är jordnötsfria. Absolut förbjudet att införa jordnötter i lokalerna p.g.a. allergier. Är det något som ni inte är nöjd med i lokalen, exempelvis utrustning som är trasig, skadegörelse eller om det är ostädat, kontakta oss via mail: foreningsservice@kumla.se Riktlinjer för lokaluthyrning 1. Bokning av lokal ska ske av myndig person. Föreningsservice ska kontaktas i god tid före bokningstillfället för att hyresgästen ska få de upplysningar som krävs för bokning. 2. Deltagare i grupp får ej vistas i lokalen utan ansvarig ledare. Ansvarig ledare ska vara fyllda 18 år. Ledaren ansvarar för att god ordning upprätthålls och att ordningsreglerna följs. 3. Ledaren ska lämna lokalen sist och är skyldig att se till att material, redskap och dylikt återställs till anvisad plats, att samtliga dörrar och fönster är stängda och låsta, belysning släckt (gäller lokaler som ej har automatisk släckning), vattenkranar avstängda samt att lokalen lämnas före nästa kunds hyrestid börjar. Ledaren ansvarar också för att grovstäd genomförs och övriga hyresregler följs. Om inte reglerna följs kan hyresgästen bli avstängd från ytterligare uthyrning eller säsongstider kan avslutas. 4. Uthyrning i andra hand är ej tillåtet. Sponsoroch företagsaktiviteter bokas av ansvarig förening till ordinarie taxa. 5. Lokal eller anläggning får endast användas under angiven tid och för verksamhetens uppgivna ändamål. Om lokalen/anläggningen används för större arrangemang är det hyresgästens ansvar att se till att erforderliga tillstånd finns och att lagar och förordningar efterlevs under arrangemanget. Hyresgästen måste också meddela Föreningsservice och följa dess regler och riktlinjer som krävs om större arrangemang planeras. 6. Hyresgästen ansvarar för att återställa lokalen/anläggningen i samma skick som vid upplåtelsens början. Detta inkluderar även grovstädning av lokal/anläggning samt övriga använda utrymmen som t ex omklädningsrum och läktare. 7. Om lokalen inte grovstädas efter hyrestillfället debiteras hyresgästen en kostnad för den tid städning kräver. Se Taxor och avgifter 8. Det är hyresgästens ansvar att se till att de ordningsregler som finns på bokningsbekräftelsen samt de anvisningar som lämnas av Föreningsservice följs av alla som vistas i lokalen eller på anläggningen. 9. Om de lokala ordningsföreskrifterna eller personalens tillsägelser inte följs kan det medföra att man avvisas och/eller avstängs från anläggningen.
5 10. Om lokalen/anläggningen vid upprepade tillfällen efter varandra (3 ggr) ej nyttjats eller avbokas kan Föreningsservice häva hyresavtalet. 11. Om hyresgästen upptäcker brister, skadegörelse eller om lokalen är ostädad när man anländer till lokalen ska detta meddelas till Föreningsservice snarast eller första vardagen efter hyrestillfället. 12. Om skador uppkommit under hyrestillfället ska detta meddelas Föreningsservice så snart som möjligt. Vid skador som uppkommit p g a ovarsamhet debiteras hyresgästen för den faktiska kostnaden. 13. Hyresgästen ansvarar själv för skada på eller förlust av medförda tillhörigheter till lokalen. 14. Användandet av bollar, klubbor eller dylikt samt spel i alla former i korridorer, trappor, omklädningsrum m m är ej tillåtet. 15. Om verksamhet sker på ej bokad tid debiteras hyresgästen en avgift enligt Taxor och avgifter som beslutats av Kultur- och fritidsnämnden. 16. Ej tillåtet att ställa upp dörrar med stenar, mattor eller andra föremål. Hyresgästen ansvarar för om obehöriga kommer in i lokaler som normalt ska vara låsta. 17. Absolut förbjudet att öppna nödutgångar annat än vid nödsituationer. Hyresgästen ansvarar för att nödutgångar inte är blockerade. 18. Om hyresgästen orsakar larm debiteras hyresgästen för de faktiska utryckningskostnaderna. Se Taxor och avgifter 19. Hyresgästen ansvarar för utkvitterade nycklar och passerkort. Det är hyresgästens ansvar att se till att nycklar och kort förvaras på ett betryggande sätt. Nycklar och passerkort ska behandlas som värdehandlingar. Nycklar ska återlämnas när uthyrningsdatum går ut enligt anvisningar. 20. Om utkvitterade nycklar förekommer svarar hyresgästen för kostnader som uppkommer vid byte av lås/låscylindrar/nycklar. Se vidare Taxor och avgifter vad som gäller för ej återlämnade nycklar. 21. Om utkvitterade nycklar och passerkort ej fungerar eller om det uppstått fel i låssystemet har hyresgästen rätt att ta kontakt med Securitas för att kunna tillträda bokad tid. Vid kontakt med dem krävs att hyresgästen har bokningsbekräftelse i handen för att kunna påvisa att bokningen gäller. Inställelsetid är 20-60 minuter. Om tiden ej är bokad och Securitas åker ut debiteras hyresgästen för utryckningskostnader. Se Taxor och avgifter 22. Vid övernattning ansvarar hyresgästen för kontakter med brandmyndighet efter att Föreningsservice kontaktats för bokning av lämplig lokal. Det åligger hyresgästen att noga följa de anvisningar som erhålls av Föreningsservice vid bokning. 23. Det åligger hyresgästen att ta del av och följa gällande utrymningsföreskrifter som gäller vid brand eller brandfara. 24. Förbjudet att ta med djur till kommunens lokaler. 25. Rökning, alkoholförtäring samt all användning av drog/dopingklassade produkter är förbjudet i bokade idrottslokaler. 26. Betalningsvillkoren följer kommunens uppsatta regler vid fakturering. Fakturan ska vara betald inom 30 dagar från fakturadatum. Efterdebitering kan ske om hyresgästen förorsakats extra kostnader. Om betalning ej sker enligt villkoren kan hyresgästen stängas av från ytterligare förhyrning.
6 Brandskydd vid hyra av lokal När du hyr en lokal har förutom den som äger byggnaden även du ett ansvar för brandskydd enligt lag (lagen 2003:778). Om du hyr lokal som t.ex. en idrottsanläggning, samlingslokal eller liknande ansvarar du för att alla som vistas i lokalen känner till vilka brandskyddsföreskrifter som gäller. I de lokaler som hyrs ut via Föreningsservice gäller följande: Innan aktiviteten: Ta reda på var släckningsutrustningen finns Ta reda på var nödutgångarna finns Ta inte in fler personer än vad lokalen är godkänd för Informera alla som är i lokalen om var utrymningsvägarna finns Blockera inte utrymningsvägarna och brandutrustningen Bestäm uppsamlingsplats utanför huset där alla samlas om brand uppstått så att ledaren kan räkna in alla Ta reda på vilken adress lokalen har Rökning är förbjuden När du lämnar lokalen: Se till att fönster och dörrar är stängda Om det börjar brinna: Varna genom att använda högtalaranläggning, rop eller annat sätt att informera deltagarna. Utrym lokalen omedelbart genom att följa skyltar märkta nödutgång Gå till uppsamlingsplatsen Larma SOS på 112 Räkna in alla Om det går, försök att släcka. Men ta inga onödiga risker. Möt upp räddningstjänsten
7 Städinstruktioner Sporthallar efter match och arrangemang Samla ihop allt skräp från planen, läktaren, omklädningsrum, toaletter, duschar och korridorer i sopsäckar och ställ dem på för ändamålet avsedd plats (i Kumlahallen sorteras soporna i miljöstationen utanför stora entrén). Byt soppåsar och sopsäckar i papperskorgarna och sätt dit nya. Sopa av planen och våttorka bort ev. fläckar. Klisterfläckar tas bort i innebandyplanens målområde. Sopa läktaren och omklädningsrum. Ställ aldrig något material/redskap framför nödutgångarna. Återställ flyttade redskap till dess riktiga plats. Iordningsställ material och matchförråd. Lås alla dörrar, släck, stäng av kranar (lista på dörrar för Kumlahallen finns i matchförrådet). Alla hallar och gymnastiksalar efter träning Samla ihop allt skräp från planen, läktaren, omklädningsrum, toaletter, duschar och korridorer och släng i papperskorgar/sopsäckar. Torka bort ev. klister i innebandyplanens målområde. Ställ aldrig material/redskap framför nödutgångarna. Återställ material och redskap på dess riktiga plats. Stäng av kranar och släck. Lås alla dörrar.
8 Avbokningsregler Kfn 38 2009-04-22 samt Kfn 66 2009-11-12 I de fall förening eller annan hyresgäst inte använder lokal/anläggning enligt riktlinjer tas avgifter ut enligt nedan Larmutryckning 500 kr + faktisk utryckningskostnad Beredskapsutryckning 1 500 kr Ej grovstädade hallar/omklädningsrum/uteytor 350 kr/tim Verksamhet på ej bokad tid 500 kr + hallhyra Ej återlämnad nyckel 500 kr + faktisk kostnad för byte av lås och nycklar Material som förstörs p.g.a. oaktsamhet Debiteras faktisk kostnad Kfn 4 2010-02-10 Avbokningsregler vid uthyrning i kommunens lokaler och planer Avbokningsregler börjar tillämpas från och med 15 februari 2010. Bokad lokal som inte utnyttjats debiteras en avgift på ordinarie taxa plus 300 kr Avdrag på taxan medges endast om lokalen behövs för annat ändamål som upplåtaren eller lokalbokningen bestämmer. Ströbokningar, matcher Vid avbokning sju dagar före bokad tid utgår ingen taxa. Vid senare avbokning debiteras full taxa. Arrangemangsbokningar (cuper, turneringar, sammandrag över 5 tim) Vid avbokning 30 dagar före bokad tid utgår igen taxa. Vid senare avbokning debiteras full taxa. Säsongsbokningar Enstaka tillfällen av säsongsbokning får avbokas endast i undantagsfall. Säsongstid som inte utnyttjats 3 gånger i följd kan tilldelas annan hyresgäst.