Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 25 juni 1992, 123 med ändringar den 26 oktober 1995, 136 och den 25 januari 2001, 8. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Halmstads kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE (1 och 2a arkivlagen) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Kommentar: 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Med självständig ställning avses att enheten drivs och fattar beslut självständigt. Exempel på sådana organ är överförmyndare, kommunal fastighetsbildningsmyndighet och kommunal fastighetsregistermyndighet. Fullmäktigeberedningar och nämndutskott sorterar under fullmäktige respektive ansvarig nämnd. Sekretesslagen har ändrats så att reglerna om handlingsoffentlighet fr o m den 1 januari 1995 blir tillämpliga på företag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner utövar rättsligt bestämmande inflytande (för vidare definition, se 1 kap 9 sekretesslagen). Även arkivlagen gäller för dessa juridiska personer från samma tidpunkt. För vissa delägda företag träder reglerna inte i kraft förrän den 1 januari 1998. Detta gäller aktiebolag i vilka kommunen ensam eller gemensamt med annan kommun eller landsting innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av rösterna samt ekonomiska föreningar i vilka det också finns andra medlemmar än kommuner. I det följande menas därmed med myndighet även sådana juridiska personer som avses i 1 kap 9 sekretesslagen. Reglementet kan användas fullt ut på helägda kommunala bolag eller sådana juridiska personer som avses i 1 kap 9 sekretesslagen. Därutöver måste dock fullmäktige genom bestämmelse i bolagsordning, ägardirektiv, stiftelseurkund eller stadgar göra beslutet associationsrättsligt bindande. När det gäller övriga delägda bolag, dvs där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, gäller inte arkivlagen och inte heller reglerna om handlingsoffentlighet. Fullmäktige skall dock enligt kommunallagen verka för att allmänheten skall ha rätt att ta del av handlingar hos företaget enligt de grunder som gäller enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Eftersom arkivlagen gäller även för kommunalförbund har dessa att fatta beslut om egna arkivregler i särskild ordning. Någon skillnad i detta hänseende mellan kommunalförbund med fullmäktige och kommunalförbund med direktion föreligger inte. Beställarförbund, vilka inrättats med stöd av lagen om lokal försöksverksamhet med finansiell samordning mellan socialförsäkring, hälso- och sjukvård och socialtjänst, omfattas likaså av
arkivlagen. Fullmäktige får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård. 2 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR (4 arkivlagen) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4-8 av detta reglemente. Vid såväl framställning, registrering som förvaring av allmänna handlingar, skall myndigheten ta hänsyn till behovet av en ändamålsenlig arkivvård. Arkivhandling hålls tillgänglig enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och i sekretesslagen. Vid ändring av rutiner hos myndigheten som påverkar arkivbildningen, t ex uppläggning av system som bygger på mikrofilmning eller ADB, bör redan på planeringsstadiet kontakt tas med arkivmyndigheten. Detsamma gäller för organisationsförändringar som väsentligt påverkar arkivbildningen. Hos myndigheten skall finnas arkivansvarig och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivredogörare skall utses på varje myndighet för att närmast under myndighetens arkivansvarige, normalt förvaltningschefen, vårda myndighetens arkiv. Om särskilda skäl finns behöver arkivredogörare inte utses. Dessa kan vara att myndighetens arkivbildning är av mycket liten omfattning (t ex revisorerna) eller att biträde fås från annan myndighet. Kommentar: 2 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR De handlingar som vid arkivläggning blir myndighetens arkivhandlingar är myndighetens allmänna handlingar. De behåller naturligtvis sin status som allmänna handlingar även i arkivet. Tryckfrihetsförordningen (TF) reglerar tillhandahållandet av allmänna handlingar. I kap 2 TF lämnas en redogörelse över vad som utgör allmän handling samt hur man får tillgång till sådan. Enligt TF får myndigheten ta ut avgift för avskrift av allmänna handlingar jämte kopia av karta, ritning eller bild samt utskrift av ADB-upptagning och annan teknisk upptagning. I sekretesslagen redogörs för vilka allmänna handlingar som skall eller får hållas hemliga. De arbetsuppgifter som åligger myndigheten kan inte klaras utan insatser av personal. Myndigheten behöver en arkivansvarig befattningshavare som har till uppgift att bevaka arkivfrågorna och som svarar för kontakterna mellan nämnd, personal och arkivmyndighet. Hos stora myndigheter med förgrenad förvaltning kan funktionen som arkivansvarig behöva förstärkas. Arkivansvarig kan där vara en yrkesutbildad arkivarie. Funktionen som arkivansvarig hos myndigheten bör kopplas samman med funktionen som offentlighetsansvarig enligt sekretesslagen och funktionen som rättelseansvarig enligt datalagen. Personalen för den praktiska arkivvården bör väljas på en sådan nivå att insatserna lätt kan förenas med övriga arbetsuppgifter. Arkivredogöraren bevakar arkivbildningen och vårdar den del av arkivet som förvaras hos myndigheten. Arkivredogöraren svarar för praktiska kontakter med kommunarkivet, t ex i samband med överlämnande av handlingar eller arbete med dokumenthanteringsplan. Arbetsuppgifter för arkivansvarig: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård. - Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglers m m tillämpning.
- Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. - Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändring o dyl. - Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten. - Informera berörd personal om arkiv. - Samråda med arkivmyndigheten och arkivredogörarna. Arbetsuppgifter för arkivredogörare: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård. - Vårda myndighetens handlingar. - Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. - Biträda vid utarbetande av gallringsanvisningar. - Verkställa beslutad gallring. - Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen. - Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. - Samråda med kommunarkivets personal i arkivfrågor. 3 ARKIVMYNDIGHETEN (7-9 arkivlagen) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheter råd i arkivvårdsfrågor. Kommentar: 3 ARKIVMYNDIGHETEN Tillsynen kan ske genom regelbundet återkommande besök hos myndigheterna. Det är önskvärt att tillsynen dokumenteras hos arkivmyndigheten genom skriftliga rapporter eller på annat sätt. Missförhållanden som inte rättas till kan i vissa fall vara av sådan art att de bör rapporteras till kommunens revisorer. I arkivlagen har särskilt betonats att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Det bör dock framhållas att också arkiv utanför myndighetssektorn i lika mån är bärare av information av stort kulturellt värde. Kommunen kan därför ta ställning till frågan om huruvida kommunarkivet - vid sidan om sina myndighetsuppgifter - skall ha mer vidsträckta lokalhistoriska ambitioner. Det kan bli fråga om att ta hand om arkiv från bolag, föreningar m fl som haft betydelse för den lokala historien. Arkivmyndigheten kan inte fullgöra sina åligganden utan en särskild arkivfunktion. Till en sådan funktion hör dels personal, dels lokaler, godkända för förvaring av arkivalier. Arbetsuppgifter för den centrala arkivfunktionen: - Känna till lagstiftning som rör arkiv. - Vårda och förteckna till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. - Hålla handlingar tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. - Verkställa föreskriven och beslutad gallring. - Informera och utbilda kommunens personal i arkivfrågor. - Bevaka arkivfrågor vid förändringsarbete. - Övervaka att dokumenthanteringsplaner utarbetas, och hjälpa till vid dess tillkomst och förnyelse, huvudsakligen genom information och utbildning.
- På uppdrag av arkivmyndigheten utöva tillsyn. 4 REDOVISNING AV ARKIV (6 2 p arkivlagen) Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995 och skall fortlöpande revideras. När det gäller juridiska personer där kommunen utövar rättsligt bestämmandeinflytande skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år 1998. I fråga om aktiebolag i vilka kommunen själv eller gemensamt med annan kommun utövar ett rättsligt bestämmande inflytande men innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av rösterna skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år 2001. Arkiv skall vara uppställt enligt upprättad arkivförteckning eller i så nära överensstämmelse med denna som är praktiskt möjligt med hänsyn till arkivutrymmen och arbetsrutiner. Kommentar: 4 REDOVISNING AV ARKIV A Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation fr o m tidpunkten för senaste större omorganisation gällande från och med den organisation som var i funktion då arkivlagen trädde i kraft (1 juli 1991), arkivets struktur (huvudarkiv, delarkiv m m) samt vilka gallringsregler som tillämpats. Utslaget i punktform innebär detta att myndigheten i arkivbeskrivningen skall redogöra för - arkivets tillkomsttid och organisation, - myndighetens huvuduppgifter, - myndighetens organisation, - eventuellt inträffade förändringar av organisation och arbetsuppgifter, - vem eller vilka som ansvarar för myndigheternas arkivvård, d v s arkivansvarig och arkivredogörare samt eventuellt övriga kontaktpersoner eller informationsansvariga inom myndighetens olika enheter av betydelse (t ex ADB- och rättelseansvariga enligt datalagen). Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän den inledande orientering som krävs för att den mer detaljerade arkivförteckningen skall bli användbar. Beskrivningen bör därför vara kortfattad och uppställd på ett sätt som gör den lätt för lekmannen att förstå. Delar av den information som skall finnas i arkivbeskrivningen, finns redan hos myndigheten för andra syften, t ex organisationsbeskrivningar. Det torde vara lämpligt att i arkivbeskrivningen samla all väsentlig information av detta slag. Om informationen är skrymmande kan arkivbeskrivningen förses med hänvisningar. Det väsentliga är härvidlag att informationen i och i anslutning till arkivbeskrivningen hålls tillgänglig såväl för myndigheten som arkivmyndigheten och även finns arkiverad på kommunarkivet. Arkivbeskrivningen skall revideras, vid organisationsförändringar som väsentligt påverkar arkivbildningen, eller senast vart femte år.
B Arkivförteckningen är ett inventarium över de handlingar som ingår i myndighetens arkiv. Handlingarna redovisas på volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas "allmänna arkivschemat". Syftet med förteckningen är att dels möjliggöra sökning och åtkomst av specifika handlingar, dels fixera arkivet och därmed minska risken för att handlingar försvinner. Regler för "allmänna arkivschemat" kan inhämtas från en arkivhandbok eller från Riksarkivets och Krigsarkivets cirkulär (1979:277) angående plan till förteckning över centrala ämbetsverk m fl arkiv. Enligt arkivlagen och punkt 2 i detta reglemente är det myndigheten som ansvarar för att arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättas. Saknar myndigheten eget kunnande, får man genom externa uppdrag se till att arbetet blir utfört. Första steget vid förteckningsarbetet blir att inventera sitt arkiv och upprätta en inventeringslista över arkivhandlingarna uppdelade i serier. Serier är grupper av ensartade handlingar, sammanförda i kronologisk eller någon annan ordning. Krav på information i inventeringen: vilka olika serier av handlingar finns (till exempel förvaltningsutskottets protokoll, skolstyrelsens huvuddiarium, handlingar till diariet, hälsovårdsinspektörens yttrande, socialakter), hur stor är mängden handlingar (preciserat till varje enskild serie och om möjligt definierat i hyllmeter), tillkomstår, tillkomstplats (del av organisationen), ordningsprincip (t ex kronologisk, alfabetisk eller födelsenummerordning), nuvarande förvaringsplats (närarkiv, arkivskåp) och nuvarande förvaringssätt (pärmar, aktomslag). Därefter skrivs själva förteckningen på arkivbeständig förteckningsblankett, en serie per blad. Varje serie ska ha sitt unika signum och varje volym i arkivet redovisas och numreras. Seriesignum och seriernas inbördes ordning i förteckningen bestäms av "allmänna arkivschemat". Förteckningen ska ha en aktuell innehållsförteckning där seriernas namn och signum ska vara med. Volymerna ska etiketteras eller på andra sätt märkas i enlighet med arkivförteckningen (arkiv, seriesignum, volymnummer, tillkomstår/tillkomstperiod och eventuellt första och sista akt i kartongen el dyl). Så vitt möjligt ska de ställas upp i förteckningsordningen. Inventerings- och förteckningsarbetet bör av praktiska skäl samordnas med en fixering av arkivet genom rensning, gallring och kartongläggning. Inventeringen blir också utgångspunkt för dokumenthanteringsplanen. Uppdateringen av arkivförteckningen kan samordnas med uppdateringsarbetet på dokumenthanteringsplanen. Båda dessa arbeten ska utföras av myndigheten, med råd och anvisningar från arkivmyndigheten, se punkt 5. 5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN (6 1 p arkivlagen) Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Kommentar: 5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dokumenthanteringsplan är en modernare benämning för arkiveringsplan. I en sådan plan redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin, med regler för bl a bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen (när skall handlingen placeras i närarkiv, när sändas till kommunarkiv, hur förvaras, vilket skrivmateriel skall användas m m).
Placeringen i närarkiv är ofta identiskt med det tillfälle då handlingen arkivläggs dvs blir arkivhandling, se kommentar punkt 2. Enligt 5 arkivlagen skall myndigheten redan vid registrering och framställning av handlingar beakta ändamålsenligheten ur arkivsynpunkt. Enligt 6 1 p arkivlagen skall arkivet dessutom organiseras på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen är redskapet för att åstadkomma en sådan ordning i arkivet, att sökande underlättas såväl vid det interna arbetet som vid förfrågningar utifrån. Det bör starkt betonas att en sådan dokumenthanteringsplan är nödvändig om förvaltningen skall kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. I en modern förvaltning, där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier, kan detta knappast åstadkommas utan en dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheten till insyn i verksamheten. Angående ansvarsfördelning och samarbete med arkivmyndigheten se punkt 4. 6 RENSNING (6 4 p arkivlagen) Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. Kommentar: 6 RENSNING Rensningarna skall utföras av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, dvs normalt den som handlagt ärendet, och det bör ske så snart ärendet avslutats. Rensning är definitionsmässigt avlägsnande av papper eller dokument som inte hör till arkivet och inte kan räknas som allmän handling. Därför behöver den inte dokumenteras på samma noggranna sätt som gallring, se nedan punkt 7. En handling är en framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta bara om man har hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Ordet handling betecknar alltså inte enbart ett papper med skrift eller bilder utan även till exempel en bandinspelning eller en upptagning för automatisk databehandling (ADB). Till en myndighets arkivhandlingar räknas: - Handlingar som upprättats hos myndigheten (t ex protokoll, arkivexemplar av utgående handlingar, diarier, liggare och register, räkenskaper och även minnesanteckningar, föredragningspromemorior samt interna skrivelser som har tillfört ärendet sakuppgifter eller i övrigt innehåller uppgifter av värde för förvaltningen). - Handlingar som inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss (t ex skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m m). Inkomna tryckta skrifter (betänkanden författningar o dyl) blir arkivhandlingar om de görs till föremål för myndighetens handläggning. Till arkivhandlingar räknas inte: - Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den
slutgiltiga skrivelsen har upprättats. - Promemorior, minnesanteckningar, och interna skrivelser som inte tillför några sakuppgifter av betydelse. - Dubletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten, t ex utdelningsexemplar av fullmäktigehandlingar. Kopia av protokoll som läggs till akt är dock arkivhandling. - Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar m m) som inte görs till föremål för myndighetens handläggning. 7 BEVARANDE OCH GALLRING (10 arkivlagen) Myndigheten beslutar i samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida annat ej är särskilt föreskrivet. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna om gallring efter samråd med överlämnande myndighet. Gallring får inte ske utan föregående beslut av den för arkivet ansvariga myndigheten. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig beskaffenhet med innehåll av ringa eller tillfällig betydelse, vilkas art skall specificeras i beslutet, får gallras hos kommunens samtliga myndigheter och bolag. Arkivmyndigheten får besluta om gallring som uppkommer i myndighetsövergripande verksamhet. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Den verkställda gallringen skall redovisas i ett gallringsprotokoll innehållande en noggrann precisering av alla utgallrade handlingar, hänvisning till nämndens beslut angående just dessa handlingar, datering och de två närmast ansvarigas underskrift. Kommentar: 7 BEVARANDE OCH GALLRING Gallring är definitionsmässigt utsortering och förstöring av handlingar som hör till arkivet. Arkivhandlingar är alltid allmänna handlingar. Därför innebär gallringen en reglerad inskränkning av offentlighetsprincipen. Bevarande är i princip regel och gallringen undantag. För varje utgallrad handling ska man kunna hänvisa till ett beslut på nämndnivå. (Detta är ytterligare ett argument för dokumenthanteringsplan, som är det rationellaste sättet att hantera gallringsbeslut. Nämnden får godkänna planen som även innehåller alla nödvändiga gallringsbeslut.) Även om myndigheten gallrar en mycket stor del av sina arkivhandlingar bör all gallring ske med restriktiv inställning. Gallring bör föregås av utredning och beslut hos myndigheten/arkivmyndigheten. Vid gallring skall alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet. Följande slag av handlingar skall enligt arkivlagen undantas från gallring: - handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndigheters verksamhet, - handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller för framtida utredningar, - handlingar som kan ha rättslig betydelse, - handlingar som är av värde för framtida forskning. Det bör observeras att arkivmyndigheten genom sitt professionella kunnande har särskilda förutsättningar att biträda myndigheten vid bedömning av den fjärde grunden för undantag från gallring.
8 ÖVERLÄMNANDE (9, 14-15 arkivlagen) Kommentar: 8 ÖVERLÄMNANDE När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplan eller särskilt beslut av fullmäktige kan fram-gå när så skall ske. Överenskommelsen mellan myndighet och kommunarkiv innefattar några enkla regler. - Det överlämnade arkivet skall vara förtecknat, etiketterat och ordnat samt rensat. - Handlingar som man beslutat gallra skall gallras före överlämnandet, om gallringsfristen löpt ut. - Arkivhandlingarna skall före överlämnandet vara lagda i arkivkartonger (postens) eller vara inbundna på föreskrivet sätt. Annan volymbildning (t ex pärmar eller mappsystem i dokumentskåp) är inte korrekt ur arkivsynpunkt. Speciella överenskommelser kan dock bli nödvändiga gällande kartor, ritningar och andra arkivhandlingar i kraftigt avvikande format. - Före överlämnandet skall alltid kontakt tas med kommunarkivets personal, för avtal om tid och information om leveransens karaktär och storlek. - En lista på överlämnade handlingar (arkiv, serie och volymer) ska följa med leveransen. - I samband med leveransen skall en leveransreversal skrivas, dateras och undertecknas. Denna skall innefatta en lista på alla överlämnade handlingar (arkiv, serie och volymer). En kopia av denna förvaras på kommunarkivet och originalet hos myndigheten, som skall kunna dokumentera vilka handlingar de lämnat ifrån sig. - Nedpackandet av handlingarna och transporten till kommunarkivet ombesörjes av myndigheten. - Ansvaret för arkivhandlingarna övergår från myndigheten till kommunarkivet då leveransreversalen skrivits under av båda. Kommunfullmäktige får enligt lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får förvaras under viss tid hos ett specificerat enskilt organ, t ex ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från bolagets egna handlingar. När det gäller handhavandet av dessa allmänna handlingar, t ex frågor om utlämnande av allmän handling, jämställs bolaget med myndighet. Mellan arkivmyndigheten och bolaget bör man träffa en särskild överenskommelse om kommande leveranser av de allmänna som överlämnats för visstidsförvaring. Om bolagets struktur ändras så att frågan om förvaringen av dess handlingar påverkas bör fullmäktige fatta ett nytt beslut om den framtida förvaringen. 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING (5 2 p och 6 3 p arkivlagen) Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar
informationens beständighet. Protokoll och övriga viktigare handlingar (i första hand diarier och vissa register till diarier) skall inbindas. Riksarkivets rekommendationer för inbindning av handlingar skall följas. (Se Statens kulturråds författningssamling 1981:1-2.) Arkivhandlingar skall alltid bevaras under betryggande former. Man bör se till att arkivet är skyddat mot fukt och brand och att det är oåtkomligt för obehöriga. Vid ny- eller ombyggnad av arkivlokaler skall av Riksarkivet, till statliga myndigheter, utfärdade föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av lokaler (RA-FS 1994:6) följas. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Kommentar: 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING Med skrivmateriel avses dels underlag för skrift och bild (t ex papper) och medel för skriften (t ex pennor, färger, pastor, bläck, färgband, karbonpapper), dels reproduktionsmetoder och skrivare. Tillverkaren skall enligt nuvarande lag garantera arkivbeständigheten. Vill man ytterligare kontrollera skrivmaterialet ur arkivbeständighetssynpunkt finns en årligen förnyad lista på godkänt skrivmateriel upprättad av Statens provningsanstalt. Den är tillgänglig på kommunarkivets expedition. Generellt gäller att av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav tjänar som norm även i kommunal arkivvård, om de inte upphävs av detta reglemente eller lag gällande kommunala arkiv. Regeln har begränsats till de delar av myndighetens arkiv som skall bevaras för framtiden. Myndigheternas arkiv består emellertid även av handlingar som kommer att gallras. Eftersom dessa handlingar tillkommer i en verksamhet för vilken myndigheten har hela ansvaret måste denna se till att handlingarna framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs. Dokumentationen måste alltid uppfylla de rättsliga krav som finns för verksamheten. Sådana krav finns i exempelvis skattelagstiftning, konsumenttjänstlag och plan- och bygglag, och bör givetvis beaktas vid upprättande av dokumenthanteringsplan enligt punkt 5 i detta reglemente. 10 UTLÅNING Förutsättning för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Arkivhandling får utlånas från arkiv för tjänsteändamål till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet. Arkivhandlingar får inte utlånas till enskild person. Arkivhandling får utlånas endast mot kvitto. Kommentar: 10 UTLÅNING Lån skall om inte särskilda skäl föreligger, omfatta hela volymer, inte delar därav. (Det särskilda skälet är ofta att man lånar ut en sammanhållen akt med någon form av skyddande aktomslag.) Alla lån, även interna inom myndigheten, skall i hyllorna markeras på lämpligt sätt, t ex med en pappskiva där låntagaren antecknar sitt namn, sin plats i organisationen, utlåningsdatum samt volymens beteckning. Lån mellan myndigheter bör förmedlas genom arkivredogörarna för respektive myndighet.
Arkivhandlingar som utlånas till annan ort skall emballeras väl. Försändes lån med posten skall försändelsen assureras eller rekommenderas.