, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Olofstorp www.iglatjarn.se Orgnr 716444-2456 Kallelse till årsstämma 2015 Härmed kallas du/ni till årsstämma den 3 juni 2015 kl 1900 i församlingshemmet i Olofstorp. Fastighetsägare har oavsett antalet delägare en röst vid stämman. Medlem som inte har möjlighet att delta kan lämna fullmakt enligt nedan. Fullmaktsinnehavare lämnar fullmakten före stämmans öppnande. Fullmaktsinnehavare får bara inneha en fullmakt. Till kallelsen bifogas föredragningslista enligt gällande stadgar. Övriga handlingar enligt nedan återfinns på hemsidan (www.iglatjarn.se). Styrelsens förvaltningsberättelse Styrelsens förslag till budget Styrelsens förslag till stämman Nya stadgar, underhålls- och förnyelseplan och förslag till avgiftshöjning 2016 Medlemmars eventuella förslag Valberedningens förslag Revisorns berättelse (från och med den 31 maj) Styrelsen Fullmakt - (Fullmaktsinnehavare får bara inneha en fullmakt) Undertecknad Fullmaktsgivarens namn (Texta) ger härmed (fastighet nr) fullmaktstagarens namn (Texta) att föra min talan vid Iglatjärns samfällighetsförening ordinarie årsstämma 2015-06- 03. Namn: Namnförtydligande: Fullmaktsgivarens namnteckning (Texta) Fullmaktstagare: Namnförtydligande: Namnteckning (Texta) Olofstorp den / 2015 1
, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Olofstorp www.iglatjarn.se Orgnr 716444-2456 Dagordning vid årsstämma 2015-06- 03 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande för stämman 3. Val av sekreterare för stämman 4. Fråga om kallelse skett i behörig ordning 5. Godkännande av dagordning 6. Val av två justeringsmän 7. Styrelsens och revisorns berättelser 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 9. Styrelsens och medlemmarnas motioner 10. Ersättning till styrelsen och övriga förtroendevalda 11. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat (budget) 12. Styrelsens förslag till debiteringslängd 13. Beslut om tillägg till tidigare stämmobeslut avseende debiteringslängder, förfallodagar samt inkomst- och utgiftsstater för 2012/13, 2013/14 och 2014/15 14. Val av styrelse och ordförande 15. Val av revisorer 16. Fråga om valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19. Stämmans avslutning 1
Härmed får styrelsen för Iglatjärns samfällighetsförening avge följande verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2014/15. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2014/15 Vald styrelse mm Sammansättning Ordförande: Stig Herrmann Kassör: Margith RandinMyhre Sekreterare: Vesna Cvetkovska (ej deltagit på grund av sjukskrivning) Ledamot: Anders Ekström Ledamot: Anders Terborn Suppleant: Daniel Wetterberg Webbredaktör Andreas Stenlund Revisorer Mona Reinfjell som anmälde sig frivilligt efter styrelsens uppmaning. Valberedning Den avgående valberedningen hade inte lyckats hitta några medlemmar som var villiga att åta sig uppdraget varför årsstämman beslöt uppdra till den valda styrelsen att även utgöra valberedning inför årsstämman 2015. Styrelsens arbete Styrelsemöten Styrelsen har genomfört fem protokollförda möten under året. Underhållsåtgärder Asfaltering Styrelsen hade ansökt om statsbidrag för helasfaltering av delar av Iglatjärnsvägen 2014 som är en s.k. statsbidragsväg dvs. berättigad till underhållsbidrag. Samtidigt hade planerats att helasfaltera hela Iglaslänten. Trafikverket prioriterade emellertid bort föreningens ansökan varför styrelsen beslöt att skjuta upp helasfalteringsarbetet till 2015. Den enda asfalteringen som därför genomfördes inskränktes till att laga de största uppkomna hålen i vägarna. 1
Dagvattenproblemen vid spegeln Under hösten grävdes ett 160 mm rör ner för att förbättra avrinningen från vägbrunnen. Åtgärden syns ha varit tillräcklig. Ingen översvämning har noterats sedan dess. Åtgärden innebär samtidigt att styrelsen bedömer att den årliga slamsugningen av vägbrunnen inte längre behöver genomföras och härigenom minskar föreningens årliga kostnader med minst 2000 kr. Snöröjning och halkbekämpning Styrelsens uppfattning är att den skett på ett utmärkt sätt och att entreprenören Kaj Nevala gör ett utmärkt arbete. Gatubelysningen Under året har styrelsen ägnat mycket arbete med att klarlägga ansvarsfrågorna vad gäller gatubelysningen. Möten har genomförts med Trafikkontoret i Göteborgs stad för att komma överens. Det arbetet fortsätter. Hittills har följande klarlagts: Iglatjärns samfällighetsförening äger gatubelysningen Trafikkontoret ansvarar för driften, underhållet och kostnaden för elförbrukningen. I driften och underhållet ingår inte röjning av träd mm i belysningsgatorna vilket är respektive fastighetsägares ansvar. I de fall som gatubelysningsnätet är sambyggt med Göteborg Energi elnät så är Göteborg Energi ansvarigt för röjningen. I nuläget finns inget avtal mellan Trafikkontoret och föreningen som reglerar ansvarsfrågorna. Styrelsen insisterar emellertid på att ett sådant ingås för framtida efterrättelse. Arbetet fortsätter. Styrelsen överväger också konsekvenserna av att lämna över ägandet till Göteborgs stad. Under 2014 och 2015 kommer alla lampor att bytas ut till moderna sådana (och som inte innehåller kvicksilver) och dessa kommer samtidigt att ge en bättre belysning. Som de flesta säkert är medvetna om installerade TeliaSonera genom sin underleverantör Bäcks Installation AB fiberkabel under 2014 i bl.a. vårt område. Det genomfördes genom att utnyttja bl.a. föreningens gatubelysning utan att inhämta tillstånd från föreningen. Styrelsen har därför i dialog med Trafikkontoret kommit överens om att skriva till TeliaSonera i ärendet. Trafikkontoret ansvarar med stöd av styrelsen för skrivelsen. Styrelsens inriktning och ambition är att kräva skadestånd och/eller att Telia övertar ansvaret för röjning av belysningsgatorna under överskådlig tid. Städdag Den gemensamma städdagen i oktober blev ingen succé, endast ett fåtal medlemmar hörsammade styrelsens kallelse. Syftet med den gemensamma städdagen var tudelat dels att röja belysningsgatorna och dels att se vilket intresse det fanns att gemensamt bidra till föreningens verksamhet. 2
Det lilla antalet deltagare är tyvärr en spegelbild av flertalet medlemmars bristande ansvar och vilja att bidra till någonting som vi enligt lag är skyldiga att ha dvs. en samfällighetsförening. Flera exempel på detta framgår nedan. Nyhetsbrev Under året har styrelsen gett ut fyra nyhetsbrev. De treförsta som delades/skickades ut som brev och via anmäld e- postadress. Alla hushåll uppmanades att anmäla sin e- postadress därför att fortsättningsvis skulle nyhetsbreven bara publiceras på hemsidan. Vad blev resultatet? Jo, 37 hushåll av 121 har anmält sin e- postadress och endast två medlemmar har uttryckt att de vill ha skriftlig information även i fortsättningen. Om huvuddelen av medlemmarna anmält sin e- postadress skulle både portokostnaderna och styrelsens administration avsevärt kunna minskas och förenklas. Hemsidan Den nya hemsidan har nu varit i bruk under nästan ett år och många lämnar positiva kommentarer. Sidan med den logotypen har tagits fram av webbredaktören Anders Stenlund. Ett arbete som sköts förtjänstfullt. Ett syfte med den nya sidan var att lätt kunna komma i kontakt med helst alla medlemmar. Det skulle förenkla styrelsens arbete och också minska föreningens trycknings- och portokostnader. Möten med Trafikkontoret i Göteborgs stad Två möten har genomförts för att långsiktigt klarlägga ansvarsfrågorna avseende gatubelysningen. Skrivelse till Trafikverket Styrelsen har tillskrivit Trafikverket i två avseenden beträffande dels förslag till ändrad beräkningsgrund för årligt statsbidrag för vägnätet och dels för ansökan om underhållsbidrag för asfaltering av statsbidragsvägen. Nya stadgar Styrelsen har under året utarbetat ett förslag till nya stadgar som är en modernisering av de gamla som är från september 1987. De två kanske viktigaste förändringarna som styrelsen föreslår är dels att minska antalet förtroendevalda ledamöter och dels att verksamhetsåret skall vara lika med kalenderåret. Underhålls- och förnyelseplan Under året har en underhålls- och förnyelseplan utarbetats som aldrig har funnits tidigare trots att lagen om förvaltning av samfälligheter stadgar att en förnyelseplan måste finnas. Vidare är syftet att skapa en långsiktighet i underhållet och kostnaderna för detta för att i det längsta undvika avgiftshöjningar. 3
Ekonomi Föreningens ekonomi är godtagbar men några saker försvårar arbetet. Flera medlemmar väljer årligen att inte betala årsavgiften förrän efter en eller två påminnelser. Några väljer också att inte betala överhuvudtaget. Båda dessa grupper bidrar bl.a. till onödigt arbete för styrelsen och främst dess kassör och påverkar också i någon grad föreningens likviditet. I år har sex ärenden överlämnats till Kronofogdemyndigheten (fyra personer). Det betyder att föreningen har gått miste om drygt tio tusen kr i intäkter. Mot bakgrund av att flera medlemmar inte betalar sin årsavgift i tid kommer en påminnelseavgift på 100 kr att införas fr.o.m. att årsavgiften för 2015 skall betalas. I samband med arbetet med de nya stadgarna har styrelsen uppdagat att årsavgiftens storlek inte följer det förrättningsbeslut som ligger till grund för samfällighetsföreningen. Enligt detta är andelstalet 1,25 för åretruntboende och 1,0 för fritidsboende. Det betyder att med nuvarande storlek på årsavgiften borde denna vara fördelad enligt något av följande två alternativ: Årsavgift Åretruntboende Fritidsboende Alternativ 1 2000 1600 Alternativ 2 2250 1800 Beslutet som ligger till grund för denna felaktighet fattades av årsstämman 1998. Felet har därefter hängt med fram till och med höjningen 2010. Mot denna bakgrund avser styrelsen föreslå att avgifterna anpassas efter fastställda andelstal vid nästa förändring av årsavgiften. Bergums Prästgårdsvägs samfällighetsförening (BPv) Vi är alla medlemmar i denna förening och har därmed möjligheter att påverka denna förenings arbete. Ordföranden i vår förening ingår i styrelsen för BPv. I den styrelsen driver ordföranden bl.a. frågan om att fortsätta trottoarbygget så att vi inom rimlig tid kan binda ihop den med vår trottoar. Framtiden Det mest oroväckande för föreningen är det utomordentligt lilla intresse som finns för föreningen. Det kan inte nog poängteras. Alla måste vara beredda att under en period ställa upp på någon förtroendepost. Alternativet till detta är att länsstyrelsen utser en syssloman för att driva föreningen. En sak är säker. Om det blir ett faktum kommer årsavgiften att öka väsentligt. Förhoppningsvis kan de nya stadgarna med färre ledamöter på olika poster bidra till att underlätta arbetet med att finna tillräckligt många medlemmar för att driva föreningen. 4
2015-05- 23 Förslag till budget 2015-05- 01 12-31 (gjord för nya stadgar) Ingående saldo 2015-04- 30 Bankkonto: 57 kkr Fonderat: 226 kkrkr Intäkter Ant Årsavgifter åretruntboende 218 000 Årsavgiften oförändrad Årsavgifter fritidsboende 25 200 Årsavgiften oförändrad Kommunalt bidrag 17 500 Inkl avgift tomten dansbanan 3400 kr Statligt bidrag 5062 Årligt driftsbidrag Statligt bidrag 87 500 Underhållsbidrag asfaltering 2015 Summa 353 000 Kostnader Administration Hyra årsmöteslokal 300 Arvoden inkl sociala avgifter 30 000 Medlemsavgift REV 1000 Porton, tryckkostnader mm 2000 Ändringsanmälan ny styrelse mm 700 Lantmäteriverket Summa 34 000 Underhåll och förnyelse Vinterväghållning 108 000 Obs! Halva året Underhållsasfaltering 400 000 Exkl statsbidrag 87 500 kr Övrigt underhåll 10 000 Summa 518 000 Totala kostnader 552 000 Resultat - 198 700 Tas från fjolårets resultat och fonderade medel 1
Förslag till nya stadgar Dessa stadgar ersätter stadgarna från den 9 september 1987. Kursiv stil anger förändring i förhållande till de nuvarande stadgarna 1 Föreningens firma är Iglatjärns samfällighetsförening, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Firma Olofstorp med hemsidan www.iglatjarn.se. 2 Föreningen förvaltar Gemensamhetsanläggningen (Olofstorp GA:7) i enligt med Samfällighet förrättningsbeslutet från den 9 september 1987 Dnr 24/87 i Göteborgs kommun Göteborgs- och Bohus län och omprövning av gemensamhetsanläggning 1998-03- 25 Dnr 388/92. 3 Samfälligheten (GA:7) består av gemensamma vägar (med tillhörande vägområden) Grunder för fastigheter som har utfart på Bergums Prästgårdsväg (från korsningen med förvaltning Solkullavägen) till Iglatjärnsvägen med dess bivägar Iglaslänten, Iglabranten, Iglabacken och Iglakroken. 4 Medlem i föreningen är ägare till fastighet upptagen under 2. Medlem Medlem som är åretruntboende har vardera 1,25 andelar och fritidsboende vardera 1 andel. Medlem ansluts till föreningen automatiskt vid lantmäteriförrättning och ges därvid andelstalet 0 intill dess fastigheten börjar bebyggas då andelstalet ändras till 1,0 eller 1,25. Samtidigt åläggs fastighetsägaren att betala en anslutningsavgift till föreningen. Ansvar och skyldigheter för medlem utarbetas av styrelsen och fastställs av årsstämman. Medlem som inte betalar avgift på utsatt tid påförs en påminnelseavgift. Medlem i Iglatjärns samfällighetsförening är också medlem i Bergums Prästgårdsförenings samfällighetsförening enligt dess stadgar. 5 För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Olofstorp i Göteborgs kommun. Styrelse mm, Styrelsen skall bestå av minst tre och högst fem ledamöter och en suppleant. säte, Härutöver skall en webbansvarig utses. sammansättning 6 Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Styrelse Mandattiden för ledamot är ett eller två år och för suppleant ett år. Val Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman skall om möjligt halva styrelsen väljas på ett år och övriga ledamöter på två år. Föreningsstämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. Föreningens firma skall tecknas av ordföranden och kassören gemensamt. 7 Kallelse av ledamöterna till styrelsesammanträde skall ske minst sju dagar före Kallelse till sammanträdet. Kallelsen skall innehålla uppgift om de ärenden som skall tas upp på Sammanträde sammanträdet. Suppleant skall underrättas om sammanträdet och de ärenden som skall tas upp på detta. 1
Ledamot som är förhindrad att närvara skall genast meddela ordföranden som är skyldig att omedelbart kalla en suppleant i ledamotens ställe. Suppleant som inte ersätter frånvarande ledamot har rätt att närvara vid sammanträdet men har inte rösträtt. 8 Styrelsen är beslutsför när kallelse skett i behörig ordning och minst halva antalet Styrelse styrelseledamöter är närvarande. beslut och Utan hinder av detta skall styrelsesammanträdet anses behörigen utlyst om samtliga protokoll styrelseledamöter har infunnit sig till sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening som får flest röster. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden. Ett ärende som inte står i kallelsen får avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och överens om beslutet. En fråga får avgöras utan att kallelse har skett om alla styrelseledamöter är överens om beslutet. Den som har deltagit i avgörandet av ett ärende får reservera sig mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut. Protokoll skall föras över de ärenden där styrelsen har fattat beslut. Protokoll skall innehålla datum, deltagande styrelseledamöter och suppleanter, en kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av ordföranden eller av annan ledamot som har lett sammanträdet i stället för ordföranden. 9 Styrelsen skall: Styrelse 1. Förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar förvaltning 2. Föra redovisning över föreningens räkenskaper 3. Föra förteckning över delägande fastigheter, deras andelstal och ägare 4. Årligen till ordinarie föreningsstämma lämna en förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi 5. Fullgöra vad lagen föreskriver om hur styrelsen skall sköta föreningens angelägenheter 6. Årligen överse underhålls- och förnyelseplanen 7. Utse en ledamot att ingå i Bergums Prästgårdsvägs samfällighetsförenings styrelse 10 För granskning av styrelsen skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse Revision en- två revisorer och högst en suppleant. Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma. 11 Föreningens organisationsnummer är 716444-2456 och räkenskapsperioden Orgnummer omfattar ett kalenderår, från den 1 januari till och med den 31 december. Räkenskapsår 12 Till föreningens underhålls- och förnyelsefond skall årligen avsättas minst 15 % utom Fondering de år större vägarbeten genomförs. 13 Ordinarie föreningsstämma skall årligen hållas i mars månad på tid och plats som Förenings- - styrelsen bestämmer. Styrelsen kan utlysa en extra föreningsstämma när den anser stämma att det behövs. 2
Om minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar, hos styrelsen begär att extra föreningsstämma skall hållas och anger därvid de ärenden som skall behandlas, åligger det styrelsen att inom en vecka kalla till sådan stämma att hållas så snart det med iakttagande av föreskriven kallelsetid kan ske. Om stämman skall godkänna uttaxering skall styrelsen ge medlemmarna tillfälle att från det kallelse har skett ta del av den debiteringslängd, som visar det belopp som skall uttaxeras, vad varje medlem skall betala och när betalning skall ske. Före ordinarie föreningsstämma skall dessutom en förvaltningsberättelse och en revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden samt en inkomst- och utgiftsstat finnas tillgänglig för granskning under samma tid. 14 Styrelsen kallar till föreningsstämma genom brev och e- post. Kallelse till Kallelse skall ske tre veckor före föreningsstämman. I kallelsen anges tid och plats för stämma stämman, vilka ärenden som skall förekomma på stämman samt uppgift om den Andra plats där de handlingar som anges i 13 finns tillgängliga. meddelanden Styrelsen skall även se till att andra meddelanden än kallelser kommer till medlemmarnas kännedom genom brev eller e- post. 15 En medlem kan väcka förslag rörande föreningens verksamhet. En motion, som skall Motion behandlas på ordinarie stämma, skall vara styrelsen tillhanda senast under februari månad. Styrelsen skall bereda de motioner som kommit in och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen, se ovan under 13. 16 Vid ordinarie föreningsstämma skall följande ärenden behandlas: Dagordning vid 1 val av ordförande för stämman stämman 2 val av sekreterare för stämman 3 val av två justerare 4 styrelsens och revisorernas berättelser 5 ansvarsfrihet för styrelsen 6 framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 7 ersättning till styrelsen och revisorerna 8 styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 9 val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 10 val av revisorer och suppleant 11 fråga om val av valberedning 12 övriga frågor 13 meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt Vid extra stämma skall 1, 2, 3, 6 och 13 behandlas. 17 Om stämman beslutar om att fördela överskott som uppkommit skall fördelning ske Fördelning av genom medlemmarnas andel (- ar) i samfälligheten. uppkommet överskott 18 Beslut fattas med acklamation om inte omröstning (votering) begärs. 3
Stämmobeslut Ifråga om omröstning mm gäller 48, 49, 51 och 52 SFL. Vid en omröstning skall de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud mm som har betydelse för röstresultatet antecknas i protokollet. Personval skall ske med slutna sedlar om någon begär det. 19 Protokollet från stämman skall justeras och hållas tillgängligt för medlemmarna Protokolls- senast inom två veckor efter stämman. justering Dessa stadgar har antagits vid ordinarie föreningsstämma enligt datum på första sidan.. Ordförande vid stämman 4
Kommentarer till stadgarna Syftet med dessa kommentarer är att förtydliga vad bestämmelserna i stadgarna innebär. Kommentarerna och stadgarna ger ingen fullständig bild av hur föreningsarbetet skall bedrivas. SFL (Lagen om förvaltning av samfälligheter) innehåller tvingande regler för föreningsförvaltningen och stadgarnas innehåll. Genom bestämmelser i stadgarna kan medlemmarna i vissa avseenden avvika från SFL. När detta är möjligt regleras i SFL. Stadgarna får inte innehålla föreskrift som strider mot SFL eller annan författning. Till 1 Inom styrelsen utses två firmatecknare att tillsammans teckna firman. Till 3 Angivna förrättningshandlingar anger vad som ingår i samfälligheten. Föreningens ändamål är att förvalta denna anläggning. Samfällighetsföreningen får inte bedriva verksamhet som är främmande för det ändamål som samfälligheten skall tillgodose (18 SFL). Till 4 Medlemmarna i samfällighetsförening utgörs av delägarna i samfälligheten (17 SFL). Med delägarfastighet avses fastighet som har del i samfällighet och med delägare ägaren av delägarfastighet (1 andra stycket SFL). Påminnelseavgift påförs medlems faktura en gång om inte avgift betalas på utsatt tid. Avgiftens storlek fastställs av föreningsstämman. Nya medlemmar som anslutits till föreningen och getts annat andelstal än 1,0 betalar en anslutningsavgift till föreningen vars storlek beslutas av föreningsstämman. Till 5 Styrelsen för samfällighetsföreningen skall bestå av en eller flera ledamöter och ha sitt säte i den ort där medlemmarnas fastigheter eller huvuddelen av dessa ligger (30 SFL). I stadgarna kan det lägsta respektive högsta antalet ledamöter anges. Inom detta spann kan sedan föreningsstämman bestämma vilket antal som skall gälla. Föreningen väljer själv om det skall finnas suppleanter och i så fall hur många. Styrelseledamot får inte vara underårig eller ha förvaltare enligt 11 kap. 7 föräldrabalken. Till 6 I stadgarna skall anges hur styrelsen skall vara sammansatt och hur den skall utses (28 första stycket punkt 4 SFL). Normalt föreskrivs att styrelsen skall väljas vid ordinarie föreningsstämma. Hur lång mandattiden skall vara för styrelseledamot och suppleant regleras inte i SFL. När det finns skäl för det får länsstyrelsen förordna att styrelsen skall bestå av flera ledamöter än vad som anges i stadgarna (32 SFL). Styrelseledamot kan skiljas från uppdrag innan mandattiden har löpt ut av den som har utsett ledamoten (32 SFL) dvs. i regel föreningsstämman. En styrelseledamot kan även avgå på egen begäran innan mandattiden gått ut. Har styrelseledamots uppdrag upphört eller är styrelseledamot förhindrad att utöva uppdraget får länsstyrelsen förordna en syssloman om inte styrelsen är beslutsför annars. Om det inte finns några styrelseledamöter att tillgå får sysslomannen ensam sköta styrelsens uppgifter (33 SFL). Att styrelsen konstituerar sig själv innebär att styrelsen själv fördelar de olika styrelseuppdragen sinsemellan. Detta sker normalt vid det första styrelsesammanträdet som hålls i direkt anslutning till föreningsstämman. 5
Föreningens firma tecknas av styrelsen. Styrelsen får utse särskild firmatecknare om inte annat följer av stadgarna. Bemyndigande att teckna firma kan när som helst återkallas av styrelsen (34 SFL). Uppgift om föreningens postadress, om styrelseledamöternas fullständiga namn, bostads- och postadress och telefon samt om firmatecknare om sådan har utsetts skall anmälas till Lantmäteriet (39 SFL). Till 8 Att styrelsen är beslutsför innebär att den är behörig att fatta beslut. Med styrelseledamot avses också tjänstgörande suppleant, dvs. en suppleant som ersätter en styrelseledamot. Även om ingen formell kallelse har gjorts får en fråga avgöras om alla styrelseledamöter är ense om beslutet. Detta kan bli aktuellt t.ex. då styrelsen träffas i något annat sammanhang eller kontaktar varandra per e- post eller telefon. I dessa fall behövs inget fysiskt styrelsemöte. Styrelseledamot får inte befatta sig med angelägenhet där hon/han själv har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens (jäv 36 SFL). Styrelseledamot skall självmant avstå från att delta i behandlingen av ärenden som kan innebära jäv. Till 9 Styrelsen sköter samfällighetens angelägenheter i överensstämmelse med SFL, stadgar och beslut tagna av stämman. Om ett föreningsstämmobeslut strider mot SFL, annan författning eller mot stadgarna får styrelsen inte verkställa beslutet (35 SFL). Styrelsen är behörig att företräda föreningen i förhållande till tredje man. Samma behörighet tillkommer firmatecknare (se 6 ovan). Styrelsen och firmatecknarna får inte utan stöd av stadgarna eller beslut tagna av föreningsstämman överlåta eller söka inteckning i fast egendom eller upplåta sådan egendom med nyttjanderätt för längre tid än fem år (37 SFL). Till 10 I stadgarna skall anges hur revisionen skall ske men reglerar inte hur den skall gå till. Revisionen avser räkenskapsperioden. Om räkenskapsperioden inte stämmer överens med styrelsens mandattid behöver styrelsens förvaltning revideras i omgångar. Av allmänna förvaltningsregler framgår att till revisor får inte väljas den som ingått i styrelsen under den räkenskapsperiod revisionen avser och att man bör avstå från att välja någon som har nära släktskap eller annat beroendeförhållande till styrelsens ledamöter. Till 12 Regler om när fondering skall ske finns i 19 SFL. Storleken av det belopp som skall avsättas framgår av inkomst- och utgiftsstaten (budgeten) som upprättas av styrelsen och godkänns av stämman (41 SFL). Av stadgarna framgår det belopp som minst skall avsättas varje år. Till 13 Extrastämma skall hållas om minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar begär det hos styrelsen. I så fall åligger det styrelsen att inom en vecka kalla till extrastämma som skall hållas så snart som möjligt med iakttagande av föreskriven kallelsetid. Sker det inte utlyser länsstyrelsen stämma på anmälan av medlem (47 tredje stycket SFL). 6
Till 14 Kallelse till föreningsstämma sker med brev till medlemmarna. E- post används till de medlemmar som godkänt detta. Medlemmarna ansvarar själva för att deras e- postadresser hålls aktuella och anmäler eventuella förändringar till styrelsen på hemsidan. De dokument som medlemmarna skall kunna ta del av innan föreningsstämman kan bifogas kallelsen alternativt anges var de hålls tillgängliga. Till 15 Motioner skall vara styrelsen tillhanda innan kallelse till föreningsstämman sker enligt 14 SFL. Till 16 Medlem får väcka talan i domstol mot uttaxering (46 SFL) och beslut som tagits vid föreningsstämman (53 SFL). Medlemmarna kan ställa frågor om förvaltningen och komma med förslag. Observa dock att inga beslut får fattas i frågor som inte stått med i kallelsen om inte samtliga närvarande medlemmar godkänner detta. Till 18 Personer som gemensamt äger en fastighet, t.ex. två makar, har en röst tillsammans. Röstlängd skall upprättas och justeras om det behövs. Medlem som inte har fullföljt sin bidragsskyldighet i rätt tid får delta i förhandlingarna men inte utöva rösträtt innan skyldigheten har fullgjorts (48 SFL). Medlem eller annan får inte själv, genom ombud eller som ombud delta i behandlingen av en fråga där medlemmen har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens (jäv), se 48 SFL. Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Ombud får inte företräda mer än en medlem. Vid lika röstetal avgörs personval genom lottning. I andra frågor gäller den mening som företräds av ordföranden. Vid omröstning i fråga om ändring av föreningens stadgar har varje röstberättigad medlem en röst. För beslut om sådan ändring fordras minst två tredjedelar av de avgivna rösterna. Styrelsen skall snarast anmäla beslut om stadgeändring för registrering till Lantmäteriet. Till anmälan skall två bestyrkta avskrifter av protokoll över beslutet bifogas. Beslutet får inte tillämpas innan registrering har skett (52 SFL). 7
Plan för underhåll och förnyelse av samfällighetsföreningens vägnät - Förslag Inledning Jämlikt lagen om Förvaltning av samfälligheter (SFL) är samfällighetsföreningen skyldig att ha en plan för förnyelse av samfällighetens vägnät. Denna plan skall årligen rullas varvid eventuella ändringar och/eller tillägg skall göras. Vid behov skall också prioriteringarna ändras. Planen skall därefter vara utgångsvärde när budgetering av nästa års verksamhet skall planeras. Grund- och riktvärden vid planering Kolumnerna 4 och 5 justeras successivt årligen. Längd Bredd Antal kvm 80 ABT 80 ABT (exkl in- och utfarter) Prisläge 2015 106 kr/kvm inkl moms 1 2 3 4 5 Iglatjärnsvägen (Inkl del av Bergums Prästgårdsväg) (exkl två vägbreddningar) Bergums Prästgårdväg till dansbanan 617 4,5 2780 295 000 Iglatjärnsvägen (från dansbanan till vändplatsen) 310 3 930 99 000 Iglatjärnsvägen till slutet 283 3 850 90 000 Nordiska vägen Väg 1 73 3 220 23 000 Stickvägen före sista backen Väg 2 80 3 240 25 000 Dansbanevägen Väg 3 53 3 160 17 000 Summa Iglatjärnsvägen (utom väg 1-3) 1210 4560 484 000 Summa väg 1, 2 och 3 206 620 66 000 Hela Iglatjärnsvägen inkl del av BPV 1416 5180 550 000 Iglaslänten 245 3 735 78 000 Iglabranten 260+70 3 990 105 000 (ej asfalterad) Iglabacken 316 3 950 101 000 Iglakroken 310 3 930 99 000 Total vägsträcka, yta och kostnad (exkl av- och påfarter till fastigheter och vägbreddningarna längs Igla- tjärnsvägen) 2620 m 4,5 3 m 8785 kvm 933 000 kkr 1
Kostnaden för att asfaltera hela vägnätet med 80 ABT (ungefär 4 cm tjocklek) uppgår till ca 1 000 kkr. Årligen bedöms föreningen kunna avsätta högst 75 kkr för asfaltering vilket betyder att ca en trettondel av vägnätet kan asfalteras per år med nuvarande priser och årsavgifter. Det innebär att med samma förslitning tar det ungefär tretton år innan hela vägnätet är asfalterat. Den beräknade livslängden för asfalten är knappt 15 år. Kommunala och statliga bidrag Årliga bidrag Göteborgs kommun Kommunen lämnar ett årligt bidrag om ca 14000 kr. Ansökan inlämnas under november månad genom kassörens försorg. Härutöver betalar Göteborgs stad (Trafikkontoret) kostnaderna för gatubelysningen vad avser el, drift och underhåll utom vad avser kostnaderna för röjning av belysningsgatorna. Under 2015 slutförs diskussionerna med Trafikkontoret vad avser ansvarsfrågan avseende röjningen. Trafikverket Det statliga driftbidraget uppgår (ny beräkningsgrund fr.o.m. 2014) för 2014 till 5012 kr, 2015 till 4813 kr och 2016 till 4614 kr. I januari 2015 skickades en ansökan om förändrad beräkning av underlag för utbetalning av årligt driftbidrag till Trafikverket sedan ny väg har öppnats längs Iglabranten utfart på Iglabacken. Svar förväntas under 1. Halvåret 2015. Den nuvarande statsbidragsvägen är Bergums Prästgårdsväg från korsningen med Solkullavägen och hela Iglatjärnsvägen (totalt 1170 m). Insänd ansökan omfattar Bergums Prästgårdsväg från korsningen med Solkullavägen och Iglatjärnsvägen till korsningen med Iglabacken och hela Iglabranten och del av Iglabacken fram till Iglatjärnsvägen (totalt ca 1560 m). Övriga bidrag Vid t. ex underhållsasfaltering av statsbidragsväg kan bidrag underhållsbidrag ansökas hos Trafikverket. Blanketter finns på Trafikverkets hemsida. Ansökan om bidrag insänds årligen i januari- februari månad. Bidragets storlek uppgår till ca 40 % av kostnaden. Som underlag för ansökan krävs att pris från offertförfrågningar kan redovisas. Om Trafikverket bifaller ansökan om förslag till förändring av beräkningsgrunden för statsbidragsväg så ingår den hela den nya sträckningen i det underlag som bidrag kan lämnas för vid underhållsasfaltering. Kostnaden för asfaltering av vägnätet i övrigt bekostas helt och hållet av föreningen. 2
Övrigt Asfaltering och stödkanter Normalt skall kvaliteten 80 ABT 11 70/100 (anger bindemedel)användas vilket betyder 80 kg asfaltbetong per kvm (= ca 4 cm tjocklek). Strävan skall vara att i samband med asfaltering förbättra/anlägga stödkanter med 20-30 cm bredd med utnyttjande av singel med storleken 5-15 mm som paddas noggrant. Snöröjning Styrelsen ansvarar för avtal om snöröjning av vägnätet. I styrelsen utses en kontaktperson som ansvarar för kontakten mellan medlemmarna och den väghållare som ansvarar för snöröjningen. Kontaktpersonen anges på hemsidan. Röjning av belysningsgator Föreningen ansvarar för all röjning av sly mm i nära anslutning till gatubelysningsnätet utom på de platser där nätet är sambyggt med Göteborg Energi där de har ansvaret. I samband med den årliga vägvandringen skall också belysningsgatorna granskas vad avser behovet av röjning. Styrelsen kan uppdra till fastighetsägare att sköta röjningen av de delar av nätet som går över fastighetsägarens tomt. Felanmälan avseende belysningen görs till Trafikkontoret i Göteborgs stad via deras hemsida eller per telefon. Aktuella adresser anges på föreningens hemsida. Övrig drift och underhåll av nätet samt kostnaderna för elförbrukningen ansvarar Trafikkontoret för. Prioriteringar Mot bakgrund av trafikmängden på de olika vägarna prioriteras dessa enligt följande: Prioritet 1: Iglatjärnsvägen från Bergums Prästgårdväg till korsningen (vid dansbanan) 2: Iglatjärnsvägen till vändplatsen 3: Resterande del av Iglatjärnsvägen Iglabacken Iglabranten Iglaslänten 4: Nordiska vägen (väg 1) Väg 2 vägen mellan Nordiska vägen och dansbanevägen Dansbanevägen (Väg 3) Iglakroken 3
Plan för underhåll mm av vägnätet Årliga underhållsåtgärder Vägvandring Genomförs på våren efter snösmältningen för att fastställa det årliga underhållsbehovet i förhållande till den här planen. Åtgärden vidtas på initiativ av den vägansvariga styrelsemedlemmen. Vandringen protokollförs och redovisas vid nästa styrelsemöte. Vid vägvandringen bedöms eventuellt behov av röjning av belysningsgatorna. Rengöring av vägskyltar etc. Resultatet kostnadsberäknas och jämförs med planerade åtgärder som vid behov ändras. Snöröjning och halkbekämpning Priset 2014/15 uppgår till ca 145000 kr. Avtalet löper ett år i taget och måste sägas upp i maj månad. Vid ingång av nytt avtal skall samordning eftersträvas med angränsande föreningar. I styrelsen utses en ledamot som ansvarar för kontakten mellan medlemmarna och entreprenören. Kontaktpersonen anges på hemsidan. Underhållsasfaltering Kostnader för överbeslagsberäkningar vid helasfaltering framgår av tabell ovan. Vid beslut om större asfalteringsarbeten bör samverkan ske med angränsande föreningar i syfte att åstadkomma lägre priser. Som regel bör kvaliteten 80 ABT 11 70/100 (anger bindemedel)användas vilket betyder 80 kg asfaltbetong per kvm (= ca 4 cm tjocklek). Vid helasfaltering skall asfaltbredden ökas med ca 25 cm vid in- och utfarter till och från fastigheter. Stödkanter enligt ovan. Om statsbidragsväg skall asfalteras kan bidrag sökas enligt ovan. För lagning av potthål mm som tillfällig lagning är kostnaden ca 750 kr per kvm. Potthål skall förseglas i samband med tjära för att öka hållbarheten. Sopning av vägnätet Genomförs bara om behov föreligger. Slamsugning av vägbrunnar Genomförs vid behov. Kostnad ca 2000 kr per brunn Kontroll och rengöring av vägskyltar I samband med vägvandringen kontrolleras alla vägskyltar och behovet av rengöring. Röjning av belysningsgator Föreningen ansvarar för all röjning av sly mm i nära anslutning till gatubelysningsnätet utom på de platser där nätet är sambyggt med Göteborg Energi där de har ansvaret. I samband med den årliga vägvandringen skall också belysningsgatorna granskas vad avser behovet av röjning. Styrelsen kan uppdra till fastighetsägare att sköta röjningen av de delar av nätet som går över fastighetsägarens tomt. Felanmälan avseende belysningen görs till Trafikkontoret i Göteborgs stad via deras hemsida eller per telefon. Aktuella adresser anges på föreningens hemsida. Övrig drift och underhåll av nätet samt kostnaderna för el ansvarar Trafikkontoret för. Fastighetsägares ansvar Utarbetas senare. Planerade årliga åtgärder och underhållskostnader (kkr) Enligt bilaga 1. 4
Plan för förnyelse av vägnätet mm I prioritetsordning planeras följande åtgärder: Åtgärd 1: Slutföra anläggningen av trottoar Del 1: Längs Bergums Prästgårdsväg ca 75 m Del 2: Binda ihop befintlig trottoar längs Iglatjärnsvägen ca 100 m Innan del 1 kan anläggas skall en dialog genomföras med berörda markägare för att dels fastställa tomtgränserna och dels undersöka deras inställning. Trottoarens bredd bör vara om möjligt en meters bredd. Denna trottoardel prioriteras före del 2. Totalkostnaden bedöms uppgå till 75 kkr. Del 2 omfattar ca 100 m och bör anläggas på samma sida som den befintliga trottoaren. Även denna del skall föregås av en dialog med berörda markägare. Totalkostnaden bedöms vara 75-100 kkr. Åtgärd 2: Nyasfaltera den öppnade vägen längs Iglabranten Vägsträckan omfattar ca 70 m och bedöms kosta ca 25 kkr. Innan asfaltering genomförs skall beslut från Trafikverket inväntas för besked om Iglabacken kommer att räknas som en del av statsbidragsväg. Vidare skall diket förbättras och väglutningen innan asfaltering bör ske. Åtgärd 3: Förbättra vägbelysningen Det är inte realistiskt att räkna på kostnaden för att ersätta huvuddelen av gatubelysningen till en modernare sådan och därigenom gräva ner belysningskablarna och ersätta stolparna till modernare. Istället bör möjligheterna undersökas att komplettera gatubelysningen med nya armaturer på de stolpar som inte utnyttjats men som kan bidra till en bättre belysning. Åtgärderna bör i första hand ske längs den prioriterade vägen Iglatjärnsvägen. Fram till den stora vändplanen i korsningen med Iglakroken och därefter övriga vägar. Iglatjärnsvägen till den stora vändplanen XX antal stolpar som kan förses med belysning Iglaslänten Inga stolpar Iglabranten XX antal stolpar Iglabacken XX antal stolpar Iglakroken Inga stolpar Kostnaden för material och arbete bedöms till ca 5000 kr per stolpe. Innan åtgärden genomförs skall samråd sökas med Trafikkontoret. Översiktlig ekonomisk långtidsprognos Prognosen skall ligga till grund för årliga budgetbeslut avseende dels underhåll och dels förnyelse av vägnätet mm. Den ekonomiska långtidsprognosen skall därför rullas årligen. Långtidsprognos enligt bilaga 2. 5
Bilaga 1 Planerade årliga åtgärder och övriga underhållskostnader (kkr) Bedömd total- kostnad 2015 2016 2017 2018 2019 Ant Årliga underhållskostnader Vägvandring 0 0 0 0 0 0 Ingen kostnad Snöröjning 145 95 145 148 148 151 Prisökning 2 % Lagning av potthål mm 10 10 10 10 10 10 Sopning av vägnätet 0 0 0 0 0 0 Röjning av belysningsgator 1 1 1 1 1 1 Köpta tj av med- lemmar Summa årliga kostnader, kkr 156 106 156 156 156 156 Övriga planerade kostnader Underhållsasfaltering Iglaslänten, del Iglatjärnsvägen Iglabranten Anläggning och lagning av stödkanter Åtgärda dagvattenproblem - - Nya vägavsnittet Iglaslänten Åtgärda dagvattenproblem Nordiska vägen Summa övriga planerade kostnader, kkr Beräknas årligen 400 2) Minus statsbidrag = 105 87,5kkr 15 10 I första hand längs prioriterade vägar 5 5 Förbättra diket och ändra väglutningen 15 5 Främst från Iglatjärns- vägen 16 B 35 410 115 0 0 0 Totala underhållskostnader, kkr Summa 516 2) 429,5 271 2) Avgår statsbidrag 2015 = 87,5 kkr 6
Översiktlig ekonomisk långsiktsprognos (Kkr) Kassabehållning Konto Fonderat Summa April 2015 57 226 283 2015 2016 2017 2018 2019 0 79 79 0 76 76 0 12 12 Bilaga 2 65 58 123 Intäkter Medlemsavgifter Bidrag Summa 243 22 265 286 1) 22 308 286 21 307 286 21 307 1) Höjning av årsavgift ÅB med 250 kr Kostnader Årliga fasta kostnader enl bil 1 Årligt underhåll Adm, reserv mm 106 40 156 40 156 40 156 40 Planerat underhåll enl bilaga 1 Underhållsasfaltering Övrigt 313 2) 10 105 10 100 2) Inkl statsbidrag Summa 469 311 296 196 Förnyelse av vägnätet 0 0 75 0 Trottoar del 1 Resultat - 204-3 - 64 111 Återstod plusgiro 0 0 0 111 Återstod fondkonto 79 76 12 12 Fondering (15% el 40 kkr) 0 0 0 46 7
, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Olofstorp www.iglatjarn.se Orgnr 716444-2456 Styrelsens förslag vid årsstämman 2015 Nya stadgar enligt bilaga 1 (Publicerad på hemsidan februari 2015 och utskickad till de som önskat analog information) Förslaget till nya stadgar är en modernisering av de nuvarande från 1987. Förslaget utgår från nuvarande stadgar, gällande lagar och förordningar, förrättningsprotokoll mm De viktigaste förändringarna är: En ändring av verksamhetsår från brutet räkenskapsår till kalenderår och färre medlemmar till förtroendeposter. Förslaget publicerades på hemsidan i slutet av mars månad (och delgavs skriftligt den medlem som även fortsättningsvis önskat analog information) med möjlighet för alla att komma med synpunkter. Fördelarna med kalenderår lika med räkenskapsår är flera både för styrelsen och de flesta medlemmarna. Inbetalning av årsavgiften kan tidigareläggas och därmed lättare anpassas till tidiga asfaltarbeten. Vidare separeras till tiden betalningen av årsavgifterna mellan Iglatjärns respektive Bergums samfällighetsföreningar vilket torde gagna flera medlemmars ekonomi. Underhålls- och förnyelseplan enligt bilaga 2 (Publicerad på hemsidan februari 2015 och utskickad till de som önskat analog information) Lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL) föreskriver att en sådan plan skall finnas. Hittills har det saknats i föreningen. Styrelsen har därför under året lagt ner ett omfattande arbete på att åstadkomma en plan för underhåll och förnyelse av vägarna och gatubelysningen. Planen skall överses årligen och om behov uppkommer förändra den. Det viktigaste syftet med planen är att underhålls- och förnyelseåtgärderna planeras över tiden m h t till den tillgängliga ekonomin och så att en avgiftshöjning i det längsta kan undvikas. Inom ramen för planen har styrelsen påbörjat en dialog med Trafikkontoret i Göteborg angående gatubelysningen. Det arbetet fortsätter. Inom ramen för denna granskas i samverkan med Trafikkontoret om Telia gjort sig skyldiga till något brott när fiberkabel hängts upp i stolparna för gatubelysningen som ägs av föreningen. Utöver detta har en skrivelse skickats till Trafikverket med begäran att överse underlaget för årligt statsbidrag. Öppnandet av Iglabranten mot Iglabacken innebär att förutsättningarna för statsbidrag förändras genom att räkna in Iglabranten och del av Iglabacken i underlaget. Ärendet är inte avgjort ännu. Årsavgiftens storlek Vid arbetet med förslaget till nya stadgar upptäcktes att utdebiteringen av årsavgiften inte följde förrättningsbeslutet från 1987 dvs. att fritidsboende (FB) åsatts andelstalet 1,0 och åretruntboende (ÅB) andelstalet 1,25. 1
, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Olofstorp www.iglatjarn.se Orgnr 716444-2456 Efter närmare uppföljning av årsavgiftens fördelning mellan ÅB och FB från 1987 och framåt upptäcktes att årsstämman 1999 frångick lantmäterimyndighetens beslut från 1987. Felet har sedan följt med fram till våra dagar. Styrelsens avsikt är att rätta till detta i samband med nästa förändring av årsavgiften. För 2015 föreslår styrelsen oförändrad årsavgift dvs. ÅB 2000 kr och FB 1800 kr. Nästa år 2016 föreslås emellertid att årsavgiften höjs enligt följande: Åretruntboende en höjning från 2000 kr till 2250 kr och Fritidsboende oförändrad Härigenom uppnås också en korrekt fördelning mot bakgrund av beslutade andelstal. Senast årsavgiften höjdes var 2010. Årsavgiftens storlek 1988 fram till 2010 framgår av bilaga 3. 2
, Iglatjärnsvägen 54, 424 70 Olofstorp www.iglatjarn.se Orgnr 716444-2456 Valberedningens förslag Årsstämman 2014 uppdrog till styrelsen att också vara valberedning. Förslag: 1. Styrelse Ordförande Stig Herrmann, Iglatjärnsvägen 61 A Ledamöter Margith Randin Myhre, Iglaslänten 3 Anders Ekström, Iglabacken 5 Anders Terborn, Iglatjärnsvägen 40 Daniel Wetterberg, Iglabranten 9 A Suppleant Mats Stridsberg, Iglabacken 17 2. Revisor Mona Reinfjell 3. Valberedning Anders Jansson, Iglabranten 3 (Ordförande) Petra och Stefan Tulokas, Iglabranten 4 1
Ordf, Stig Herrmann Bilaga 3 ÅRSAVGIFTEN 1988- Historik Så här ser historiken ut efter att ha granskat protokollen från 1988. Den första årsstämman (på styrelsens förslag??) som fattade ett felaktigt beslut var den som genomfördes 1999. Därefter har samma fel fortsatt. Sannolikt har inte de styrelser som har valts satt sig in i vilka dokument som reglerar föreningens verksamhet. År Årsavgiftens storlek Ant Åretruntboende Fritidsboende Andelstal 1,25 Rätt avgift Andelstal 1 1988 415 412,50 330 Åretruntboende betalar 1989 800 750 600 för mycket 1990 825 Rätt 660 1991 900 Rätt 720 1993 1250 Rätt 1000 1994 1000 Rätt 800 1999 1200 1250 1000 Här börjar felaktigheter- na 2000 1500 1625 1300 2009 1650 1750 1400 2010 2000 2250 1800 1