Arbetsordning för styrelsen för Högskolan på Åland Behandlas av styrelsen den 2 mars 2011
1 Inledande bestämmelser Enligt reglemente för Högskolan på Åland 5, bör styrelsen anta en arbetsordning för sitt arbete. En skriftlig arbetsordning bör fastställas när dess sammansättning har ändrats och vid de tillfällen styrelsens arbetssätt behöver ändras. Arbetsordningen läggs som en bilaga till protokollet från det sammanträde där den har fastställts. 2 Styrelse I enlighet med LL om Högskolan på Åland 7, tillsätter landskapsregeringen en styrelse för högskolan. Styrelsens ledamöter utses mot bakgrund av den enskilde ledamotens kompetens och erfarenhet. De har utifrån dessa egenskaper att verka i högskolans intresse och har eget ansvar för sina beslut. Ledamot skall således inte företräda särintressen vare sig utanför eller inom högskolan. 3 Styrelsens uppgifter Av LL om Högskolan på Åland 9, Reglemente för Högskolan på Åland framgår styrelsens uppgifter. 4 Ordföranden Styrelsens ordförande skall 1) leda styrelsens arbete och se till att styrelsen fullgör sina uppgifter, 2) sköta de löpande kontakterna med rektor mellan styrelsemötena, 3) genom högskolans rektor följa högskolans utveckling, 4) se till att styrelsens ledamöter genom rektorns försorg fortlöpande får den information som de behöver för att kunna följa högskolans verksamhet, ekonomiska planering och utveckling, 5) se till att arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter upprätthålls, 6) samråda med rektorn i strategiska frågor, 7) i samråd med rektor upprätta dagordning för och utfärda kallelse till styrelsens sammanträden samt leda dessa, 8) se till att bestämmelserna högskolelagen och andra författningar följs.
5 Kallelse till sammanträde Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller vid förfall för ordföranden av vice ordföranden. Samtliga styrelseledamöter skall kallas till styrelsens sammanträden. Suppleanterna erhåller samma material som ordinarie ledamöter, för att på det sättet kunna följa styrelsens arbete. Kallelse med dagordning, förslag till beslut och bilagor med underlag för beslut sänds i ordförandes namn per e-post till ledamöterna och bör vara styrelseledamöterna tillhanda senast sju dagar före sammanträdet. Vid förhinder för en ledamot att delta i ett sammanträde skall han meddela högskolans kansli som sänder kallelse till en ersättare. Korrespondens med styrelsen sker företrädesvis via e-post. Styrelsen skall sammankallas för behandling av ett visst ärende då rektor eller minst tre av styrelsens medlemmar det kräver. 6 Sammanträdesform Styrelsens ordförande bestämmer tid och plats för styrelsens sammanträden efter samråd med högskolans rektor och med beaktande av vad styrelsen har beslutat härom. Sammanträde kan på särskilda grunder hållas per telefon eller genom videokonferens. Sammanträde som hålls på detta sätt skall protokollföras och justeras av alla deltagare. Sammanträde kan också hållas per capsulam. Det innebär att förslag till beslut antecknas i ett protokoll. Detta får cirkulera bland ledamöterna som godkänner beslutet eller besluten genom att teckna sina namn på protokollet. När samtliga ledamöter undertecknat protokollet är de beslut som protokollet innehåller giltiga. Denna beslutsform får bara användas under förutsättning att alla ledamöter godtar den och biträder de beslut som protokollet innehåller. 7 Styrelsens sammanträden Styrelsens ordförande leder sammanträdena. Vid ordförandens förfall inträder styrelsens vice ordförande. Styrelsen är beslutför då ordföranden eller vice ordföranden och minst hälften av de övriga medlemmarna är närvarande.
Beslut fattas med enkel majoritet. Faller rösterna lika avgör ordförandens röst, utom vid personval då lotten avgör. Faller rösterna lika vid behandling av disciplinärt ärende vinner den åsikt som företräder den lindrigaste påföljden. Styrelsen avgör ärenden på föredragning av rektor. Styrelsen kan utse annan föredragande om ärendet så kräver. På mötena behandlas de ärenden som enligt lagen och reglementet tillkommer på styrelsen att besluta om, övriga strategi- och utvecklingsfrågor för högskolan, skrivelser som tillställts styrelsen samt informationsärenden. Vid minst ett sammanträde under året skall, utöver de ärenden som anges ovan, styrelsen särskilt pröva huruvida styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner är ändamålsenliga och därvid särskilt granska arbetsordningen, strategi- och utvecklingsfrågor, reglementet, organisationen, budgetmål och mål i utbildningsavtalet. Vid ett sammanträde i maj eller juni skall, utöver de ärenden som anges ovan, beslut fattas om budgetförslag för det kommande året som lämnas till Ålands landskapsregering. Tidpunkten för behandlingen av budgeten är beroende av vilket datum budgetförslaget skall inlämnas till Ålands landskapsregering. Vid ett sammanträde i början av året skall, utöver de ärenden som anges ovan, verksamhets- och ekonomiplan och den interna fördelningen av budgetanslagen fastställas för året. 8 Protokoll Vid styrelsens sammanträden förs protokoll av en sekreterare som utsetts av styrelsen. I protokollet skall antecknas dag och ort för sammanträdet, protokollets nummer, vilka som var närvarande samt vilka beslut som styrelsen har fattat. Av protokollet skall framgå vilket underlag styrelsen haft för sina beslut. Om ett beslut har fattats genom omröstning, skall i protokollet antecknas vilka yrkanden som har ställts och utfallet av omröstningen. Styrelseledamöterna och högskolans rektor har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet. Diskussionen vid sammanträdet skall inte redovisas, om det inte finns särskilda skäl för det. Protokollet skrivs och justeras inom en vecka från styrelsesammanträdet. Styrelsens protokoll undertecknas av justeraren, ordföranden samt rektor. Varje sida av protokollet och bilagorna signeras av justeraren. Protokollet läggs på högskolans intranet, www.ha.ax. Varje ledamot erhåller användarnamn och lösenord för tillgång till högskolans intranet.
9 Skrivelser till styrelsen Skrivelser till högskolans styrelse lämnas till rektor för behandling i styrelsen. 10 Skrivelser från styrelsen Skrivelser från styrelsen undertecknas av ordförande och rektor. Vice ordföranden undertecknar vid förfall för styrelsens ordförande. 11 Arvoden Landskapsregeringen beslutar om det arvode som skall tillkomma den som innehar styrelseuppdrag. 12 Pressmeddelanden Pressmeddelanden gällande styrelsebeslut sänds per e-post till styrelsens ledamöter och ersättare. Övriga pressmeddelanden från organisationen läggs på högskolans hemsida, www.ha.ax.