Protokoll Ett protokoll ska dokumentera vad som sägs och beslutas på ett möte, så att det inte bara blir en massa prat som inte leder någonstans. Därför är det viktigt att man vid varje möte går igenom föregående mötes protokoll så att man kan se att det som blev beslutat också har blivit utfört. Vid små informella möten kan det räcka att någon av mötesdeltagarna utses till att föra minnesanteckningar som han eller hon sedan skriver ut och ger till samtliga deltagare. I andra sammanhang är ett formellt protokoll nödvändigt. Rubrik Ett protokoll ska ha dokumentnamnet protokoll och ange namnet på organisationen som har mötet, datum, tid, plats och samtliga mötesdeltagares namn: Protokoll från möte i vid Grönköping AB KK kursgård 12 maj 2015 klockan 10.00 Närvarande: AA, BB, CC, DD, EE, FF och GG När det är en fast grupp som sammanträder, en styrelse eller en arbetsgrupp, kan man i stället namnge de frånvarande. Detta brukar lustigt nog leda till en ökad närvarofrekvens. Om mötet är mycket stort räcker det med antal mötesdeltagare och namnen på dem som valts. Innan man skriver ett protokoll ska man tänka på vilka som ska läsa det. Är det bara en påminnelse för mötesdeltagarna räcker det att man är ganska kortfattad. Ska andra hämta information ur protokollet bör man vara mer utförlig. Dagordning Ett möte som kräver protokoll har oftast en dagordning. Protokollet följer då lämpligen dagordningen. En dagordning bör skickas ut med kallelsen i god tid före mötet så att alla hinner förbereda sig. I många fall är det till och med ett formellt krav för att mötet ska vara beslutsmässigt.
Mötet Mötet öppnas av den som kallat till det eller av någon annan person som på grund av formella eller personliga skäl är lämplig. Denna person väljs oftast även till mötesordförande. Mötessekreteraren ska föra anteckningar och skriva protokoll. Justerarna (ofta 2 stycken) ska senare läsa igenom det färdiga protokollet och med sina namn intyga att sekreteraren uppfattat allt korrekt. På punkt fem läser ordföranden igenom dagordningen och frågar om det finns några övriga frågor. Dessa kan man skriva in för hand. Sedan ska dagordningen godkännas av mötet. På punkt sex läser ordföranden eller sekreteraren upp föregående mötes protokoll så att man kan kontrollera att det som beslutats blivit utfört eller är på gång. Eventuella mindre problem kan diskuteras. Om det uppstått större problem bör dessa tas upp som en egen punkt på dagordningen. Punkterna sju till tio är mötets egentliga innehåll. I normala fall bör de övriga punkterna kunna stökas undan på några minuter. Övriga frågor ska helst inte innehålla principiella ärenden. I fallet ovan kan frågan om kaffekassan säkert föras till beslut, medan frågan om hemsidan kanske remitteras till någon för utredning och tas upp som en egen punkt på ett senare möte. Dagordningen brukar skrivas i presens (nutid) medan protokollet skrivs i imperfekt (dåtid). Numera skriver man protokollet med rak ordföljd. Det vill säga man skriver:
Protokollet Man brukar skilja på beslutsprotokoll där bara de formella besluten noteras och diskussionsprotokoll där både beslut och mötesdeltagarnas olika synpunkter redovisas. Det vanligaste är en kombination av dessa typer. Ett protokoll till dagordningen ovan skulle kunna se ut ungefär så här: 1.Mötet öppnades. 2.AA valdes till ordförande. 3.BB valdes till sekreterare. 4.CC och DD valdes till justerare. 5.EE och BB hade två övriga frågor. Därefter godkändes dagordningen. 6.Ordförande läste föregående mötes protokoll. FF samarbetar med AA kring studieprogrammet. 7.Rapporter och skrivelser a DD rapporterade om ekonomin. Det ser bra ut. b FF rapporterade om studiemötet. Alla femton deltagare kom. Föreläsaren var bra. c AA rapporterade om att kommunen har nya rutiner för verksamhetsredovisning. BB tar hand om frågan. 8.Inköp av kopieringsmaskin Vi behöver en ny kopieringsmaskin. DD tyckte att vi skulle vänta, men mötet beslutade att EE tar in offerter och även undersöker begagnatmarknaden. 9.Planering inför hösten AA föreslog att vi skulle XXX. DD invände att det var för dyrt. BB och FF föreslog att vi skulle YYY. En programkommitté tillsattes bestående av AA, DD (sammankallande) och FF. 10.Övriga frågor a DD tyckte att vi skulle införa en kaffeavgift på 10:- vid våra möten, men alla andra ansåg att föreningen gott kunde betala vårt kaffe. b BB kom med förslag att vi skulle skapa en hemsida på Internet. En kommitté bestående av BB (sammankallande) och CC tillsattes för att utreda frågan till nästa möte. 11.Nästa möte blir 28 maj klockan 19.00 i lokalen. 12.Mötet avslutades.
Årsmöte För de flesta föreningar är årsmötet högsta beslutande organ. De har oftast inskrivet i stadgarna hur dagordningen till årsmötet ska se ut. En sådan dagordning kan till exempel se ut så här: 1.Mötet öppnas 2.Val av mötesordförande 3.Val av mötessekreterare 4.Val av justerare, tillika rösträknare 5.Fråga om kallelse skett i giltig ordning 6.Fastställande av röstlängd 7.Verksamhetsberättelse 8.Revisorernas rapport om föreningens räkenskaper 9.Fråga om styrelsens ansvarsfrihet (Härefter följer val av funktionärer. Det är olika i olika föreningar. Ofta väljs olika funktionärer på olika långa tider för att inte hela styrelsen ska bytas ut på en gång. Vårt förslag är bara ett exempel. Vi antar att kassören väljs vid nästa årsmöte på två år.) 10.Val av ordförande (2 år) 11.Val av sekreterare (1 år) 12.Val av 2 styrelsemedlemmar (2 år) 13.Val av 2 revisorer (1 år) 14.Val av 2 personer som ska fungera som valberedning (1 år) 15.Avtackning av avgående ordförande 16.Frågor som inkommit till årsmötet a XXX b c YYY ZZZ 17.Styrelsens förslag för det kommande årets verksamhet 18.Mötet avslutas Notera att det inte finns någon punkt med övriga frågor. För att ett årsmöte ska kunna fatta beslut i en fråga måste frågan ha skickats in till styrelsen inom en viss tid före årsmötet. Kallelsen och dagordningen måste sedan ha skickats ut till medlemmarna inom en viss tid före mötet. Att detta verkligen skett bestäms på punkt fem ovan.
Hur mycket ska man skriva? Texten i vårt exempelprotokoll ovan är ganska kortfattad. Protokollet är till för att dokumentera arbetet för mötesdeltagarna själva. Men ibland ska protokollet informera många. Då måste man vara utförligare. Här gäller samma regler som för alla informerande texter. Man ska underlätta för läsaren. Man behöver alltså inte använda något speciellt krångligt protokollspråk. Jämför de här två skrivsätten: Diskussion Alla var eniga om att tillstyrka inköp. BB ansåg att vi skulle låta medarbetarna välja om de vill ha pc eller Mac. Mot detta invände AA att det skapar problem i nätverket. BB berättade att informationsavdelningen kör Mac mot nätverket utan problem. AA vidhöll sin ståndpunkt och mötet gick på hans linje. BB (Macägare) reserverade sig. Beslut/åtgärd Mötet beslutade att tillstyrka inköp av nya pc-datorer och ger dataavdelningen i uppdrag att ta fram specifikationer för upphandling. Här kommer inte det viktigaste först, men dispositionen gör det lätt att hitta beslutet och beslutsunderlaget ligger som en bilaga så att den som behöver det kan läsa det. Den här uppställningen är särskilt lämplig i ett diskussionsprotokoll där ju punkterna kan bli ganska långa och där det annars kan bli svårt att hitta.