Författningssamling 1(7) Ägardirektiv för Bostadsaktiebolaget Svedalahem antaget av kommunfullmäktige 2014-02-10, 23 Gäller från 2014-03-01 Detta ägardirektiv avser Bostads AB Svedalahem, nedan kallat bolaget, och har antagits av kommunfullmäktige, enligt vad ovan anges, och fastställts på bolagsstämman 2014- -. 1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen Bolaget ägs av Svedala kommun. Bolaget är en del av kommunens totala verksamhet och skall tillsammans med kommunens politiska organisation och förvaltning verka för en positiv utveckling av kommunen. Det innebär att hyreslägenheter ses som en del av infrastrukturen i kommunen. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämma. 2. Kommunens direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och förhållande till kommunen genom 1. Gällande bolagsordning 2. Gällande ägardirektiv 3. Av fullmäktige och kommunstyrelse särskilt fattade beslut 4. Förekommande avtal mellan kommun och bolaget Där så är lämpligt skall en ömsesidig samordning av drift- och förvaltningsuppgifter ske mellan Svedala kommuns verksamheter och bolaget. Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen. Om allmänhetens rätt att ta del av handlingar hos vissa kommunala företag finns bestämmelser i 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen. 3. Kommunens ledningsfunktion
Författningssamling 2(7) Bolaget står enligt 6 kap. 1 kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 4. S ekretess Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett. 5. Bolagets verksamhet Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. 6. Bolagets ändamål Bolaget skall i samverkan med Svedala kommun medverka till att tillgodose behovet av hyreslägenheter i kommunen. Bolaget skall inom ramen för vad som är affärsmässigt motiverat ta sitt bostadssociala ansvar. Bolaget ska medverka till anordnande av bostad till flyktingar och ensamkommande flyktingbarn i enlighet med av kommunfullmäktige antaget program för flyktingmottagning och ensamkommande barn och ungdomar. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, äga, bebygga och förvalta fastigheter med bostäder, affärslägenheter och bostadskomplement med god kvalitet i god miljö samt bidra till att planeringen och byggande anpassas till efterfrågan. 7. Grundläggande principer för bolagets verksamhet.
Författningssamling 3(7) Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen styrelsen. Styrelsen ska utforma organisationen så att den på bästa sätt tillgodoser bolagets ändamål. Bolaget ska bedrivas enligt affärsmässiga grunder med iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Bolaget får dock inte optimera verksamheten på ett sådant sätt att nackdelar för ägaren överväger fördelarna för bolaget. Samrådslösningar ska därför sökas för att tillgodose bådas intresse. Skulle konflikt uppstå har kommunfullmäktige tolkningsföreträde. 8. Fullmäktiges ställningstagande Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen. Härvid avses bl. a Bildande eller förvärv av bolag Avveckling av bolag Större köp och försäljning, nyproduktion och rivningar av fastigheter Köp eller försäljning av aktier eller andra bolag och utställande av borgen för annans räkning Planer på ny eller ändrad inriktning för bolagets verksamhet 9. Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a kommunallagen. 10. Granskningsrapporten Det åligger bolagets lekmannarevisorer att i årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Författningssamling 4(7) Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket. 11. Ekonomiska mål för 2011-2014 Bolagets resultat skall medge högsta möjliga skattemässiga avskrivning. Synlig soliditet ska ej understiga 15 %. Underhållsnivån på fastigheterna får inte medföra att fastigheternas värde försämras. Driftsnettofaktorn skall vara lägst motsvarande 5-års upplåningsränta + 2%. (Anm. Driftsnettofaktor = Totala hyresintäkter minus driftskostnader/ Bokfört värde) 12. Information och ägardialog Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Kommunstyrelsen ska tillställas de handlingar och den information som den begär. Bolaget skall löpande informera kommunstyrelsen om utvecklingen av bolagets verksamhet och ekonomi. Bolaget har därvid att följa de anvisningar som ges från kommunstyrelsen. Bolaget ska till kommunstyrelsen redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/6 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Kommunstyrelsen ska utan dröjsmål få del av - protokoll från bolagsstämma - protokoll från styrelsesammanträde - bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor. Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för kommunen minst en gång per år (ägardialog). Delårsrapporter skall samordnas med kommunens uppföljningsprocess så att gemensam rapport om kommunen och bolagets delårsbokslut och bokslutsprognos kan överlämnas till kommunfullmäktige. Bolaget skall överlämna bokslut enligt tidplan för kommunens sammanställda redovisning (koncernredovisning).
Författningssamling 5(7) Svedala kommun skall löpande informera bolaget och dess verkställande direktör om frågor som är av betydelse för bolagets verksamhet. 13. Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas kommunen senast under december året före kommande räkenskapsår. 14. Kommunal koncernredovisning och budget Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget. 15. Ekonomisk förvaltning Bolagets likvida medel skall vara placerade på ett betryggande sätt. Av kommunfullmäktige antagna föreskrifter för medelsförvaltning (nu gällande är antagna av kommunfullmäktige 2011-06-13, 91 och ingår i kommunens finanspolicy) skall vara vägledande. Bolagets penningflöde(ut- och inbetalningar) och kassalikviditet skall samordnas med kommunens koncernkontosystem. Finanspolicy för planering av överskottslikviditet och upplåning av likvida medel skall i riskhänseende motsvara kommuns finanspolicy. I årsredovisningen skall arvoden till styrelsen och verkställande direktör öppet och delat redovisas. 16. Borgen För utnyttjad kommunal borgen skall bolaget erlägga avgift med 0,3% av borgensbeloppets storlek fr o m 2014 avseende borgensbeloppet per 1 december, och ska fr om 2015 ändras till 0,4 %. Beloppet betalas per 30 december årligen. 17. Avkastning och aktieutdelning Årligen ska kommunen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Riktvärde ska vara den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneränta med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit.
Författningssamling 6(7) Högsta möjliga belopp för värdeöverföring är summan av tillskjutet kapital multiplicerat med statslåneräntan plus en procentenhet, samt att värdeöverföringen under ett räkenskapsår inte får överstiga hälften av föregående års vinst, enligt gällande lagstiftning. 18. Styrelsens sammansättning och storlek Styrelsen i bolaget och i dotterbolaget SVEDAB ska ha samma personsammansättning både vad gäller ledamöter och suppleanter. Antalet ledamöter och suppleanter i styrelsen i SVEDAB ska bestämmas utifrån antalet ledamöter och suppleanter i styrelsen för bolaget. 19. Styrelseinstruktion Bolaget ska enligt aktiebolagslagen upprätta en arbetsordning för styrelsen. Arbetsordningen ska omedelbart efter fastställande överlämnas till ägaren. 20. VD- instruktion Bolagets styrelse ska enligt aktiebolagslagen upprätta en instruktion för verkställande direktören. Av instruktionen ska framgå arten och omfattning av de frågor som är hänförliga till löpande verksamhet och således omfattas VD:s behörigheter enligt aktiebolagslagen. 21. Vd Vd i bolaget och i dess dotterbolag Svedab ska vara samma person. 22. Suppleanter För suppleants tjänstgöring i bolagets styrelse gäller, vad som beslutas av kommunfullmäktige avseende ordning för suppleants inträdande som beslutande. Suppleant skall alltid kallas till styrelsesammanträde. Icke tjänstgörande suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. Suppleant som ej tjänstgör ska åläggas att iaktta samma tystnads- och lojalitetsplikt som ledamot. 23. Arvode För arvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst samt annan ersättning till styrelsens ledamöter och suppleanter gäller vad som sägs i reglemente rörande sammanträdesersättning mm till kommunalt förtroendevalda i Svedala kommun 24. Arkiv Bolagets skall i sin verksamhet tillämpa kommunens arkivreglemente.
Författningssamling 7(7) Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Svedala kommun. 25. Offentlighet samt taxa för erhållande av allmänna handlingar Om allmänhetens rätt att ta del av handlingar hos vissa kommunala företag finns bestämmelser i 2 kap 3 offentlighet- och sekretesslagen. Bolaget ska tillämpa den för Svedala kommun vid var tid gällande taxa för erhållande av allmänna handlingar. 26. Upphandling I den mån detta låter sig göras bör bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga kommunala företags upphandling. Bolaget omfattas av lagen om offentlig upphandling, LOU. 27. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta skall FAR:s rekommendationer om gemensam revision tillämpas. Lekmannarevisorer skall i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. Alla kostnader förenliga med lekmannarevisorernas uppdrag skall ersättas av bolaget. 28. Bolagsstämma Bolaget ska årligen senast före utgången av juni månad hålla bolagsstämma. 29. Översyn av ägardirektivet Ägardirektivet ska ses över minst en gång per mandatperiod. Nästa översyn av ägardirektivet görs under 2015 för perioden 2015-2018.