www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun
Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten (7-9 AL)... 3 Redovisning av arkiv (6 2 p. AL)... 3 Dokumenthanteringsplan (6 1 p. AL)... 4 Rensning (6 4 p AL)... 4 Bevarande och gallring (10 AL)... 4 Arkivvård (5 2 p och 6 3 p. AL)... 4 Överlämnande (9, 14 och 15 AL)... 4 Utlån och avgifter... 4 Diarienummer: 2015/611 003 Fastställt den: 2016-02-29 15 Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Alla kommunens myndigheter Giltighetsperiod: 2016-04-01 och tillsvidare Antagen: Kommunfullmäktige 1996-12-16 145 Ersätter: KF 1996-12-16 145 Kommunal författningssamling: A 19 1
Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Hässleholms kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen (AL). Tillämpningsområde (1 och 2a AL) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även bolag, stiftelser och ekonomiska föreningar kommunen utöver rättsligt bestämmande över. För att reglementet ska vara gällande i kommunala företag måste det tas ett associationsrättsligt bindande beslut. Definitioner Allmän handling Arkiv Arkivansvarig Arkivredogörare Gallring Rensning Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt tryckfrihetsförordningen 6 eller 7 är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Den samlade bestånden av allmänna handlingar som har tillkommit i en myndighets verksamhet. Den hos myndigheten som ansvarar för vård av arkiv. Den som myndigheten utser till att fullgöra myndighetens arkivuppgifter. Gallring innebär att allmänna handlingar förstörs. Med gallring avses även alla åtgärder som innebär informationsförlust, förlust av möjliga informations-sammanställningar och sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens äkthet. Rensning innebär att avlägsna handlingar och uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras. Arkivbildningens syfte (3 AL) De kommunala myndigheternas arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas hand om hand för arkivering. De kommunala myndigheternas arkiv är en del av det lokala och nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de främjar rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och förvaltning forskningens behov dokumentation av myndighetens verksamhet effektiviteten i förvaltningen Myndighetens arkivansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i detta reglemente. Myndigheten ska utse arkivansvarig och arkivredogörare för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Förvaltningschefen är arkivansvarig på myndigheten med möjlighet att delegera detta ansvar. En eller flera arkivredogörare ska utses på varje myndighet för att i samråd med den arkivansvarige vårda myndighetens arkiv. Arkivansvariges uppgift är att känna till regelverk som rör arkivvård bevaka tillämpningen av arkivlagen och kommunens arkivreglemente bevaka arkivfrågorna i budget och övrig planering bevaka arkivfrågorna vid förändringar i organisationen eller arbetssätt 2
utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten informera berörd personal om arkiv samråda med arkivmyndigheten och arkivredogörarna ansvara för upprätthållandet av dokumenthanteringsplan och andra rutiner som rör hanteringen av allmänna handlingar Arkivredogörares uppgifter är att känna till regelverk som rör myndighetens arkivvård vårda myndighetens handlingar hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen (2 kap tryckfrihetsförordningen) utarbeta dokumenthanteringsplan verkställa beslutad gallring se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen förbereda och ansvara för leverans till kommunarkivet samråda med den arkivansvarige och kommunarkivet i arkivfrågor Arkivmyndigheten (7-9 AL) Kommunsstyrelsen är arkivmyndighet i Hässleholms kommun. Hos arkivmyndigheten ska finnas ett kommunarkiv som fullgör arkivmyndighetens uppgifter och är dess beredande och verkställande organ. Kommunarkivet ska utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och arkivvården vårda och tillhandahålla till arkivmyndigheten överlämnade arkivhandlingar säkerställa vården, skyddet och hanteringen av de handlingar som omgärdas av sekretess/pul och som överlämnats till arkivmyndigheten ge kommunens myndigheter råd i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor ta initiativ till åtgärdar för att utveckla arkivvården och en effektiv informationsförvaltning i kommunen verkställa beslutad gallring i till arkivmyndigheten överlämnat material besluta om gallring på delegation från arkivmyndigheten bevaka arkivfrågorna vid förändringsarbete i kommunen bevaka teknikutvecklingen och utvecklingen inom e-arkiv, standarder och format deltaga i utarbetandet av dokumenthanteringsplaner Redovisning av arkiv (6 2 p. AL) Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv, dels genom en arkivbeskrivning som ger information om vilka slags handlingar som ska finnas och hur arkivet är organiserat, och dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndigheters arkiv, som till exempel en dokumenthanteringsplan. Arkivbeskrivningen ska beskriva myndighetens verksamhet och organisation, samt förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, på ett sådant sätt att den ger en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning. Arkivbeskrivningen ska fortlöpande revideras och kompletteras. Arkivförteckning är en systematisk uppställd redovisning av arkivens innehåll. Arkiv som är överlämnade till arkivmyndigheten ska förtecknas i en arkivförteckning. Den ska fungera som ett sökmedel i arkivet och instrument för kontroll av arkivet. 3
Dokumenthanteringsplan (6 1 p. AL) Varje myndighet ska utarbeta en dokumenthanteringsplan för att organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen ska omfatta myndighetens aktuella handlingar, oavsett medium, och innehålla uppgifter om registrering, bevarande, gallring, arkivering och sekretess. För att dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell ska den revideras vartannat år. Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska genomföras senast i samband med arkivläggningen. Myndigheten ansvarar för att rensning sker innan leveransen till kommunarkivet. Rensningen ska utföras av en person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelse av ärendet. Bevarande och gallring (10 AL) Myndigheten beslutar, efter samråd med kommunarkivet, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning i enskilda gallringsbeslut. Det ska av dokumenthanteringsplanen framgå när en handling får gallras, och utgör därmed ett gallringsbeslut. Gallringsbara handlingar och uppgifter ska utan dröjsmål förstöras. Arkivmyndigheten har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv. Arkivvård (5 2 p och 6 3 p. AL) Myndigheterna ska vid framställning av handlingar använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet och som garanterar informationens beständighet. Gallringsbara handlingar ska vara läsbara fram till gallringstidspunkten. Arkivhandlingarna ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Överlämnande (9, 14 och 15 AL) Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte kommunfullmäktige eller har beslutat något annat. När arkivhandlingar överlämnas från en myndighet till arkivmyndigheten ska det upprättas ett reversal. Överlämnande till myndighet utanför kommunen kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt. Utlån och avgifter Utlåning av handlingar får ej ske till enskild person. Handlingar kan lånas ut till myndigheter förutsatt att det går till på sådant sätt att inte någon risk föreligger att handlingarna skadas eller förkommer. Handlingar kan även lånas ut till institution som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Utlåning ska registreras och lånen måste bevakas för att återkrävas efter lånetidens utgång. Förutsättningarna för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Arkivmyndigheten får, utöver bestämmelserna i kommunfullmäktiges taxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, ta ut avgifter för undersökningsuppdrag som går utöver serviceskyldigheten enlig 4 förvaltningslagen (SFS 1986:223). 4