SAMMANTRÄDESKALLELSE 03.03.2009 5 Sammanträdestid Tisdagen den 3 mars 2009 kl 19.00 Sammanträdesplats Kommungården, Överby F Ö R E D R A G N I N G S L I S T A 1. Kst 71 Kallelse och beslutförhet 2. Kst 72 Val av protokolljusterare 3. Kst 73 Godkännande och komplettering av föredragningslistan 4. Kst 74 Ekonomiuppföljning 5. Kst 75 Personalärenden 6. Kst 76 Rättelseyrkande gällande upphandling av värmetjänster 7. Kst 77 Anmälningsärenden Eckerö den 25 februari 2009 Rune Söderlund Ordförande
SAMMANTRÄDESKALLELSE 03.03.2009 5 Plats och tid Kommungården, Överby, tisdagen den 3 mars 2009 kl. 19.00-21.20 Beslutande Bertell, Hanna Blomqvist, Birgitta Eriksson, Gunder Karlsson, Herbert Hedengren, Linda Stjärnfelt, Mikael Söderlund, Rune, ordf. Föredragande Lundqvist, Jörgen Kommundirektör Övriga närvarande Löfström, Marie Hilander, John Bergman, Katarina Kommunfullmäktiges ordf. Kommunfullmäktiges vice ordf. Kommunekonom Paragrafer Kst 71-77 Underskrifter Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör Protokolljustering Ort och tid Rune Söderlund Jörgen Lundqvist Fredagen den 6 mars 2009 kl. 13.00 på kommunkansliet i Överby Birgitta Blomqvist Linda Hedengren Protokollet framlagt till Påseende. Plats och tid Kommunkansliet i Överby fredagen den 6 mars 2009 kl 14.00 Intygar Kommundirektör Jörgen Lundqvist Utdragets riktighet bestyrks Ort och tid Underskrift
3 71 72 73 03.03.2009 KALLELSE OCH SFÖRHET Kst 71 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutsfört. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kst 72 Kommunstyrelsen beslutade att välja Birgitta Blomqvist och Linda Hedengren till protokollsjusterare. Protokollet justeras fredagen den 6 mars 2009 kl. 13.00 på kommunkansliet i Överby och framläggs till påseende samma dag kl. 14.00. GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Kst 73 Kommunstyrelsen beslutade att godkänna den framlagda föredragningslistan.
4 74 03.03.2009 EKONOMIUPPFÖLJNING Kst 74 Samråd har skett med Missbrukarvården i Mariehamns stad den 26.02.2009. Eckerö kommun företräddes av socialsekreterare Andrea Sandberg och kommundirektören. Hammarland, Geta-Finström, Saltvik och Mariehamns stad deltog i överläggningarna som specifikt fokuserade revisionskrav på att klienterna skall redovisas för samverkanskommunerna samt kostnaderna för besök och behandling. Kommundirektören lämnade en muntlig rapport från sammankomsten och kostnadsutvecklingen inom verksamheten. Missbrukarvården har också slutreglerat kostnaderna för år 2008 (se bilaga). Kommunstyrelsen antecknade sig ekonomihandlingarna till kännedom. Missbrukarvårdens kostnadsutveckling upptages såsom bevakningsärende inför förnyad behandling av det kommunfullmäktige tidsbegränsade tjänsteköpsavtalet med Mariehamns stad. Det uppdrages åt kommundirektören att tillfråga Missbrukarvården om en kompletterande kostnadsfördelningen gällande tjänsteköp inom kommunsektorn som också innefattar Mariehamns stads bidrag till verksamheten.
5 75 03.03.2009 PERSONALÄRENDEN Kst 75 Redovisning sker av arbetsläget på kommunkansliet med anledning av pågående vikariatstillsättning. KOMMUNDIREKTÖRENS FÖRSLAG Kommunstyrelsen beviljar kanslist Tanja Löthman reducerad tjänstgöring till 50% enligt överenskommelse under mars och april 2009. Förlängning av personalavtalet kan ske t.o.m. maj 2009. Kommunstyrelsen beslutade att ingå ett reviderat personalavtal med kanslist Tanja Löthman enligt bilaga. Vikariatsfrågan behandlas vid kommunstyrelsens nästkommande sammanträde.
6 47 76 03.02.2009 03.03.2009 RÄTTELSEYRKANDE GÄLLANDE UPPHANDLING AV VÄRMEFÖRSÖRJNING Kst 47 Eckerö kommuns energigrupp för alternativ värme, har föranstaltat och genomfört ett anbudsförfarande på värmeförsörjning av Eckerö skola m.fl. fastigheter. Energigruppen har vidtagit anbudsöppning enligt bifogat protokoll. Två anbud har inkommit under angiven frist. Dessa består av Alandia Flis & Värme AB samt RBS Värme AB. Den sistnämnda offerten har förkastats som ej överensstämmande med anbudsförfrågan gällande indexreglering av pris. Kommunstyrelsen antager anbud såsom upphandlande myndighet. Kommunstyrelsen beslutade att antaga anbud från Alandia Flis & Värme AB gällande uppvärmning av Eckerö skola m.fl. byggnader samt anskaffning av material och byggande av panncentral. Kommunstyrelsen antecknar till protokollet att anbudet från RBS Värme AB ej överensstämmer med kommunens anbudsförfrågan och att detta trots påpekanden till entreprenören inte kompletterats på önskat sätt varvid det förkastats. Kst 76 RBS Värme Ab, Mariehamn, har genom sitt ombud Uotila & Mattsson AB anmält rättelseyrkande mot kommunstyrelsens beslut Kst 47 den 03.02.2009. Handlingarna medföljer i kommunstyrelsens utskick liksom en utredning om anbudsförfarandet. I rättelseyrkandet anförs att anbudet från RBS Värme Ab överensstämmer med kommunens anbudsförfrågan och är lägre än det andra anbud som avgivits varvid det är totalekonomiskt mest fördelaktigt för kommunen. Kommunen saknar enligt rättelseyrkandet laglig grund för att förkasta anbudet. Anbudsförfarandet uppges vara stridande mot Förvaltningslag för landskapet Åland ( 4 och 31) och Eckerö kommuns upphandlingsdirektiv ( 11).
7 47 76 03.02.2009 03.03.2009 Kst 76 forts. Kommunstyrelsen beslutade enhälligt att avslå det framlagda rättelseyrkandet från företaget RBS Värme AB gällande anbudsförfarande om värmeförsörjning i Eckerö skola m.m. i Eckerö kommun. Kommunstyrelsen konstaterar att anbudsförfarandet har skett i enlighet med upphandlingsrättslig praxis, Förvaltningslag för landskapet Åland och kommunens upphandlingsdirektiv samt Handels- och industriministeriets allmänna avtalsvillkor för den offentliga upphandlingen. Kommunstyrelsen bestrider alltigenom påståendet om att någon diskriminering av anbudsgivare skulle ha varit avsedd eller begången. Två anbud har tillställts Eckerö kommun inom den angivna anbudsfristen. Vid anbudsöppningen framgick en anmärkningsvärt stor prisdifferens mellan anbuden. Denna prisdifferens på nästan 20% har också särskilt framhållits av företagets ombud i rättelseyrkandet. På kommunens anmodan om en precisering av prisuppgiften från RBS Värme Ab, vilket skedde i avvaktan på ärendets avgörande, har företagets ledning både muntligen per telefon och skriftligen i kompletterande handlingar, avvikit från kommunens anbudskrav på ett sätt som gjort anbudspriset obestämt. Anbudet har tillförts två nya pris-indexeringar, däribland en bindning till brännoljepriset. Det första anbudssvarets totalpris med en sanktionerad prisindexering har blivit ett grundpris med tre indexeringar. I ett skriftligt meddelande från företagets verkställande direktör anges preciseringen också vara - som ombudet explicit bekräftar i rättelseyrkandet grund för diskussioner eller med andra ord förhandlingar. Anbudet har i denna preciserade form förkastats innan ärendet avgjorts. En annan anbudsgivare har valts. Efter ärendets avgörande har emellertid företagets ombud anmält att den ursprungliga prisuppgiften entydigt och exklusivt varit gällande och borde ha antagits såsom lägsta bud.
8 47 76 03.02.2009 03.03.2009 Kst 76 forts. Rikslagstiftningen om offentlig upphandling som endast selektivt är tillämplig i landskapet Åland, kodifierar till stor del vedertagen upphandlingsrättslig praxis. Lagstiftningen medgiver i 30 att priskontroll kan genomföras hos anbudsgivare i oklara fall. Precisering av priset eller andra förtydliganden av anbudets art och innehåll tillförs således anbudet och påverkar behandlingen av detsamma. Anbud kan dock ej korrigeras efter anbudsfristens utgång och ärendets avgörande. Förhandlingar om avtalsvillkor och prisreduktion av det slag som RBS Värme Ab påkallade, är ej heller tillåtliga under pågående anbudsförfarande då de skulle innebära en definitiv särbehandling av vissa anbudsgivare och motsvarande diskriminering av andra. Kommunen kan såsom upphandlande enhet endast besluta utifrån tillgängliga uppgifter. I detta fall hade därtill RBS Värme AB getts alla möjligheter till förtydliganden vid den priskontroll som kommunen på förekommen anledning vidtog. Handels- och industriministeriets allmänna avtalsvillkor för den offentliga upphandlingen (22.12.1993/1417) klargör i 2 p att Anbudet skall motsvara anbudsbegäran. Rådgivningsenheten för offentlig upphandling som administreras av Finlands Kommunförbund och Arbets- och näringsministeriet i Helsingfors, klargör i sina riktlinjer att en anbudsgivare kan få framlägga utredningar för att styrka att anbudet svarar mot anbudskraven. Rådgivningsenheten förtydligar att den upphandlande enheten bör förkasta sådana anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller anbudsförfarandets krav. Rådgivningsenheten noterar i sina riktlinjer såsom oavvisligt att Anbudsgivaren ska dessutom godkänna de kontraktsvillkor som ställs i anbudsförfrågan och tillägger: Precisering avser inte förhandlingar om anbudets villkor. Det är kommunstyrelsens mening att den preciserade prisuppgiften från RBS Värme Ab avviker från kommunens anbudskrav medelst tilläggsindexeringar, och därmed frångår de av kommunen fastställda och utbjudna kontraktsvillkoren såsom grund för diskussioner. Av denna orsak och med stöd av kommunens upphandlingsdirektiv har anbudet förkastats.
9 77 03.03.2009 ANMÄLNINGSÄRENDEN Kst 77 * Finansministeriet: Begäran om utlåtande om regionförvaltningsreformen * Tekniska nämnden: Årsrapport Eckerö reningsverk 2008 * Kommunala avtalsdelegationen vid Ålands Kommunförbund: Skrivelse från Lärarföreningen (utsändes) * Ålands Kommunförbund: Kursinbjudningar * Ålands Kommunförbund: Sammanträdesprotokoll förbundsstyrelsen 2009-02-03 * Samrådsdelegationen för beredskapsärenden: Beredskapskurs om strålningsövervakning och strålningsfaror * Räddningsområde Ålands landskommuner: Sammanträdesprotokoll 04.02.2009 med dispositionsplan för Räddningsnämnden 2009 (utsändes) * Skrivelse till kännedom om vägnamnsändring (utsändes) Kommunstyrelsen antecknade sig anmälningsärendena till kännedom.