1(6) Reglemente för valnämnden i Gävle kommun Utöver det som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Nämndens uppgifter Verksamheter 1 Valnämnden 1. är kommunens organ för valtekniska frågor och ska fullgöra de uppgifter som framgår av vallagen (2005:8379 (allmänna val), folkomröstningslagen (1979:369) (allmänna folkomröstningar) och 5 kap 34 kommunallagen (1991:900) (lokala folkomröstningar och liknande). 2 Nämnden åligger särskilt 1. att följa den lokala valdistriktsindelningen och initiera de ändringar som kan föranledas av förändrade befolkningstal eller andra omständigheter, 2. att svara för den lokala organisationen vid genomförande av allmänna val, folkomröstningar o. dyl. och därvid verka för att upprätthålla ett högt valdeltagande under goda demokratiska former. 3 Utöver ovan angivna specifika uppgifter ska nämnden inom sina verksamhetsområden 1. inom av kommunstyrelsen bestämd tid och riktlinjer, utarbeta förslag till budget som ska fastställas av kommunfullmäktige, 2. inom av kommunstyrelsen bestämd tid och riktlinjer, avge delårsrapport, årsredovisning och verksamhetsberättelse, 3. följa upp, utvärdera och säkra verksamhetens kvalitet, 4. svara för långsiktig planering och strategisk utveckling av verksamheten, 5. i samverkan med övriga berörda nämnder, svara för övriga beredningsoch planeringsuppgifter åt kommunfullmäktige, 6. i sitt arbete beakta jämställdhets-, miljö-, integrations-, mångfalds- och folkhälsofrågor samt frågor som rör personer med funktionsnedsättning, 7. beakta intentionerna i Förenta Nationernas barnkonvention, 8. till kommunstyrelsen yttra sig över förslag, framställningar, motioner och annat liknande samt fullgöra de övriga uppgifter som kommunfullmäktige delegerar till nämnden och, vid behov, samråda med övriga berörda nämnder, 9. se till att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande och effektivt sätt, att räkenskaperna är
2(6) rättvisande, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att budgeten inte överskrids, 10.svara för de informations- och kommunikationstekniska system nämnden använder som inte är kommungemensamma, 11. svara för förenkling av regelbestånd, och 12. svara för information till allmänheten. Vidare ska nämnden innan nämnden fattar beslut i enskild fråga, som berör annan nämnds ansvar eller verksamhet, samverka med den nämnden. Arbetsgivaransvar mm 4 Nämnden är arbetsgivar- och arbetsmiljöansvarig för valförrättare och beslutar därvid i frågor som inte är förbehållna kommunstyrelsen. Arbetsgivaransvaret omfattar, i enlighet med fastställda riktlinjer och policydokument, ansvar bl.a. för personalförsörjning, kompetens, jämställdhet, mångfald, arbetstid, anställning och lön samt ansvar för att verksamheten inom nämndens verksamhetsområde bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifter om arbetsmiljö. Nämnden svarar, i förekommande fall, för förhandlingar enligt 11-14 och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom nämndens verksamhetsområden. Processbehörighet mm 6 Nämnd får, inom sitt verksamhetsområde, själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden samt på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal. Förvaltningsorganisation 7 Nämnden biträds av personal anställd av kommunstyrelsen, som därmed handhar den personaladministrativa förvaltningen.
3(6) Nämndens ansvar för behandlingen av personuppgifter 8 Nämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som äger rum i dess verksamhet. Särskilda bestämmelser om överförmyndares register finns i förmynderskapsförordningen (1995:379). Nämndens ansvar och rapportering till fullmäktige 9 Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller annan författning samt bestämmelserna i detta reglemente. Nämnden ska regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Nämndens arbetsformer 10 Ledamöter och ersättare väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige ägt rum. Nämndens sammansättning 11 Nämnden ska bestå av 5 ledamöter och 5 ersättare. Inkallande av ersättare, yttranderätt, ersättare ordföranden m.m. 12 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Endast om särskilda skäl föreligger, såsom att styrkebalansen mellan partierna påverkats, bör inträde ske under ett ärendes behandling. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige bestämda ordningen.
4(6) En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 13 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 14 Ersättare, som inte tjänstgör, får närvara vid nämndens sammanträden och delta i dess överläggningar men inte i besluten. 15 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdestider 16 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Offentligt sammanträde 17 Nämnd får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga. En nämnds sammanträde ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt sekretesslagen. Kallelsen och föredragningslistan 18 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
5(6) Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Om särskilda skäl föreligger får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Ordförande 19 Kommunfullmäktige väljer bland ledamöterna i nämnden en ordförande samt högst två vice ordförande, att tjänstgöra den tid för vilken de blivit valda som ledamöter i nämnden. Ordförandens uppgifter 20 Det åligger ordföranden särskilt att att uppmärksamt följa frågor av betydelse för utvecklingen av nämndens verksamhet och ekonomi samt effektivitet och ta initiativ i dessa frågor, att främja samverkan med kommunens övriga nämnder, att representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, i konferenser och i sammanträden om inte nämnden bestämt annat i särskilt fall. Ordföranden får närvara och delta i överläggningar men inte i beslut vid sammanträde med annan nämnd även om denne inte är ledamot eller ersättare i nämnden, dock inte i ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Protokollets justering 21 Protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnd kan besluta att en paragraf i ett protokoll ska justeras omedelbart. Paragrafen ska då redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
6(6) Reservationer 22 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delegering av beslut inom en nämnd 23 En nämnd får uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Ärenden, i vilka beslutanderätten delegerats, får överlämnas till nämnden för avgörande om det finns särskilda skäl för detta. Nämnd får delegera beslutanderätten till ordföranden eller annan ledamot i nämnden i brådskande ärenden, där nämndens avgörande inte kan avvaktas. Beslut, som fattats med stöd av delegation, ska anmälas till nämnden som bestämmer i vilken ordning detta ska ske. Brådskande delegationsbeslut av ordföranden eller annan ledamot ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Delgivningar 24
7(6) Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller annan anställd som efter nämndens beslut är behörig att ta emot delgivningar. Undertecknandet av handlingar 25 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden i sin helhet ska undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Arkiv 27 För vården av arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) och antaget arkivreglemente.