EUROPEISKA KOMMISSIONEN REGLER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED

EUROPEISKA KOMMISSIONEN REGLER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED Kontakter med allmänheten

Vitboken om administrativ reform antogs av kommissionen den 1 mars 2000. Där anges grundprinciperna för EU-förvaltningen: servicekänsla, oberoende, ansvarsskyldighet, ansvar, effektivitet och öppenhet. Kommissionen tog ett viktigt steg mot att förverkliga de här principerna den 13 september 2000. Då antogs nämligen regler för god förvaltningssed som kommissionens anställda skall följa i sina kontakter med allmänheten. 1 Det är självklart att de flesta kommissionstjänstemän eftersträvade god service redan innan reglerna började gälla. Syftet med reglerna är därför snarast att garantera service av god kvalitet vid alla tillfällen och att upplysa allmänheten om att den har rätt att vänta sig en hög servicenivå i sina kontakter med kommissionen. Reglerna ger uttryck för de principer som skall ligga till grund för kontakterna mellan kommissionen och allmänheten: lagenlighet, icke-diskriminering, proportionalitet mellan åtgärder och de mål som eftersträvas samt konsekvens i handläggningen. Reglerna trädde i kraft den 1 november 2000. Sedan dess har vi sett till att kommissionens anställda tillämpar reglerna korrekt. Medborgare som anser att de har behandlats på ett sätt som strider mot reglerna kan klaga. Kommissionen kommer också att regelbundet rapportera om hur reglerna tillämpas, både om det som fungerat bra och det som fungerat mindre bra. Jag välkomnar att man tagit med rätten till god förvaltning i den stadga om de grundläggande rättigheterna som stats- och regeringscheferna antog vid Europeiska rådet i Nice. Regler för god förvaltningssed är naturligtvis utomordentligt viktiga för att se till att stadgans bestämmelse följs. Reglerna om god förvaltningssed är en god vägledning för det dagliga arbetet och kompletteras av andra förslag i vitboken om förenklade förfaranden och individuellt ansvar. De kommer att vara till nytta för de anställda och förbättra allmänhetens förståelse för och bild av kommissionen som en nödvändig institution som är mån om att ge EU-medborgarna god service. Neil KINNOCK Vice-Président Réforme Administrative 1 Offentliggjorda i Europeiska gemenskapernas officiella tidning: EGT L 267, 20.10.2000.

REGLER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED FÖR EUROPEISKA KOMMIS- SIONENS ANSTÄLLDA GENTEMOT ALLMÄNHETEN God service Kommissionen och dess anställda är skyldiga att tjäna gemenskapens och därmed också allmänhetens intressen. Allmänheten förväntar sig med rätta en god service och en förvaltning som är öppen, tillgänglig och väl skött. God service förutsätter att kommissionen och dess anställda uppträder hövligt, sakligt och opartiskt. Syfte För att uppfylla sin skyldighet att följa god förvaltningssed, särskilt i sina kontakter med allmänheten, förbinder sig kommissionen att iaktta dessa regler och låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet. GOD FÖRVALTNINGSSED Tillämpning Reglerna är bindande för alla anställda som omfattas av de rättsregler som gäller förhållandet mellan kommissionen och dess anställda, särskilt tjänsteföreskrifterna för Europeiska gemenskapernas tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda (nedan kallade "tjänsteföreskrifterna"). Kontraktsanställda, experter som är utsända från statsförvaltningar i medlemsstaterna, praktikanter osv. bör också låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet för kommissionen. Förhållandet mellan kommissionen och dess anställda styrs enbart av tjänsteföreskrifterna. 1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED Kommissionen skall iaktta följande allmänna principer i sitt förhållande till allmänheten. - Lagenlighet - Kommissionen skall följa lagen och tillämpa de regler och förfaranden som finns i gemenskapens lagstiftning. - Icke-diskriminering och lika behandling Kommissionen skall följa principen att inte diskriminera och förbinder 3

GOD FÖRVALTNINGSSED sig särskilt att behandla alla som vänder sig till den lika oavsett nationalitet, kön, ras eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. När en tjänsteman behandlar liknande fall olika måste han eller hon därför motivera detta utifrån det specifika ärendets särdrag. - Proportionalitet Kommissionen skall se till att de åtgärder som vidtas är anpassade till målet för dem. I synnerhet skall kommissionen se till att de administrativa och budgetmässiga bördor som tillämpningen av dessa regler medför aldrig blir orimligt stora i förhållande till förväntade fördelar. - Konsekvens Kommissionen skall vara konsekvent i sin förvaltning och följa sin normala praxis. Alla undantag från denna princip måste motiveras väl. 2 RIKTLINJER FÖR GOD FÖRVALTNING - Saklighet och opartiskhet Anställda skall alltid handla sakligt och opartiskt, i gemenskapens intressen och för det allmänna bästa. De skall arbeta självständigt inom de politiska ramar som kommissionen har fastställt och aldrig låta sig vägledas av personliga eller nationella intressen eller politiska påtryckningar i sitt handlande. - Information om administrativa förfaranden - När en person begär upplysningar som gäller ett administrativt förfarande inom kommissionen, skall de anställda se till att upplysningarna lämnas inom den tid som är fastställd för förfarandet. 3 INFORMATION OM BERÖRDA PARTERS RÄTTIGHETER - Alla direkt berörda parter skall höras När det i EU:s lagstiftning krävs att berörda parter skall höras, skall de anställda se till att parterna får tillfälle att ge sin åsikt till känna. - Beslut skall motiveras - I ett beslut av kommissionen skall de skäl det grundas på klart anges, och beslutet skall meddelas berörda personer och parter. I allmänhet skall skälen för ett beslut anges i sin helhet. Om det inte är möjligt att i detalj ange skälen för enskilda beslut, till exempel därför att ett stort antal personer berörs av likartade beslut, kan standardsvar ges. 4

Dessa bör innehålla de viktigaste skäl som ligger till grund för beslutet. En berörd part som uttryckligen begär en utförlig motivering skall få en sådan. - Det skall anges hur man överklagar När gemenskapens lagstiftning så föreskriver skall det i ett beslut som delges en berörd part klart anges att beslutet kan överklagas och hur detta skall göras (namn och arbetsadress till den person eller avdelning dit man skall vända sig och sista dag för ett överklagande). Om så är lämpligt bör det i beslutet också pekas på möjligheten att väcka talan inför domstol eller klaga inför Europeiska ombudsmannen i enlighet med artikel 230 eller 195 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen. 4 FÖRFRÅGNINGAR Kommissionen är skyldig att svara på förfrågningar på det sätt som är lämpligast och så snabbt som möjligt. - Begäran om handlingar - GOD FÖRVALTNINGSSED Om den handling som efterfrågas redan är offentliggjord, kan den frågande hänvisas till publikationskontorets försäljningsombud eller till de dokumentations- och informationscentrum där handlingar kan fås gratis, som Infopoints, Europeiska dokumentationscenter osv. Många handlingar är också lätt åtkomliga i elektronisk form. Reglerna för tillgång till handlingar behandlas i ett särskilt beslut. - Brev - En person som skriver till kommissionen skall få svar på samma språk som han eller hon skrev på, förutsatt att det är ett av Europeiska unionens officiella språk. Detta följer av artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen. Brev till kommissionen skall besvaras inom femton arbetsdagar räknat från den dag då det registrerades vid den ansvariga avdelningen vid kommissionen. Svaret skall innehålla uppgift om vem som är ansvarig för ärendet och hur han eller hon kan nås. Om ett svar inte kan sändas inom den tidsfristen, till exempel därför att det kräver arbete som översättning eller inhämtande av uppgifter från andra avdelningar, bör den ansvarige tjänstemannen sända ett preliminärt svar där han eller hon anger ett datum då brevskrivaren kan förvänta sig ett svar med tanke på det arbete som krävs. Härvid bör en avvägning göras mellan hur brådskande och hur komplicerad frågan är. 5

GOD FÖRVALTNINGSSED Om svaret skall utformas av en annan avdelning än den dit brevet först riktades, bör brevskrivaren få namn och adress på den person brevet har överlämnats till. Dessa regler gäller inte brev som med fog kan anses som oseriösa, till exempel därför att de bara upprepar innehållet i tidigare brev eller är förolämpande eller meningslösa. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte besvara sådana brev. - Telefonsamtal - När anställda svarar i telefon skall de ange sitt eller sin avdelnings namn. När de skall ringa upp igen skall det göras så snabbt som möjligt. När anställda får förfrågningar skall de ge upplysningar om de områden de har direkt ansvar för och i övriga fall hänvisa den frågande till lämplig källa. Om så behövs bör de hänvisa till sin överordnade eller rådfråga denne innan de ger de upplysningar som begärs. När anställda på telefon blir tillfrågade om uppgifter på ett område som de själva har direkt ansvar för, skall de först ta reda på vem som ringer och undersöka om uppgifterna redan har offentliggjorts eller ej. Om så inte är fallet kan de dra slutsatsen att det inte är i gemenskapens intresse att uppgifterna lämnas ut. De bör då förklara varför uppgifterna inte kan lämnas ut och eventuellt hänvisa till den tystnadsplikt för tjänstemän som följer av artikel 17 i tjänsteföreskrifterna. Den anställde bör vid behov begära skriftlig bekräftelse på en telefonförfrågan. - Elektronisk post - Anställda skall snarast svara på elektroniska brev på samma sätt som anges i avsnittet om telefonsamtal. När e-brevet är sådant att det kan likställas med ett vanligt brev skall det dock behandlas enligt anvisningarna för besvarande av brev, och samma tidsfrister skall gälla. - Hänvändelser från medierna - För kontakterna med massmedierna är press- och informationstjänsten ansvarig. Anställda kan dock besvara förfrågningar från medierna när det gäller tekniska uppgifter inom deras egna ansvarsområden. 6

5 SKYDD AV PERSONLIGA OCH FÖRTROLIGA UPPGIFTER Kommissionen och dess anställda skall i synnerhet respektera reglerna om skydd av enskildas personliga förhållanden och personuppgifter, de förpliktelser som anges i artikel 287 i fördraget och särskilt dem som gäller tystnadsplikt, reglerna för skydd av pågående utredningar i brottmål, och kravet på förtrolighet inom de olika kommittéer som avses i artikel 9 i tjänsteföreskrifterna och bilaga II och III till dessa. 6 KLAGOMÅL - Europeiska kommissionen - Klagomål som gäller överträdelser av principerna i dessa regler kan framföras av enskilda direkt till Europeiska kommissionens generalsekretariat, som vidarebefordrar det till den berörda avdelningen. Generaldirektören eller avdelningschefen skall skriftligen svara den klagande inom två månader. Den senare kan därefter inom en månad vända sig till kommissionens generalsekreterare och begära omprövning av beslutet beträffande klagomålet. Generalsekreteraren skall svara på begäran om omprövning inom en månad. GOD FÖRVALTNINGSSED - Europeiska ombudsmannen 2 En enskild person har också rätt att lägga fram klagomål inför Europeiska ombudsmannen 3 i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen och enligt ombudsmannens stadgar. 1 Man kan hämta klagomålsformuläret från http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/code/index_sv.htm eller få det genom att skriva till Europeiska kommissionens generalsekretariat, enhet SG/B/2 "Insyn och tillgång till handlingar, kontakter med det civila samhället", Rue de la Loi 200, B-1049 Bryssel (Fax: +32-2-296.72.42) e-postadress: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int 2 Hemsida http://www.euro-ombudsman.eu.int 3 Per post Europeiska ombudsmannen 1 avenue du Président Robert Schuman B.P. 403 F-67001 Strasbourg Cedex 7

GOD FÖRVALTNINGSSED 8