Revisionsrapport 2015 Göteborgs Universitets anknutna stiftelser Rapport avseende granskning av bokslut samt intern kontroll för räkenskapsår 2015 EY
Innehåll 1. Inledning 2 1.1. Bakgrund 2 1.2. Utestående granskning 2 2. Granskning av årsbokslut 2 2.1. Kommentarer till resultaträkningen 2 2.2. Kommentarer till balansräkningen 3 2.2.1. Finansiella anläggningstillgångar 3 2.2.2. Beviljade anslag 3 3. Granskning av intern kontroll 3 3.1. Bokslutsprocessen 3 3.1.1. Resultatandelsfördelning 4 3.1.2. Enskilda stiftelsers årsredovisningar och efterlevnad av stadgar 4 3.1.3. Granskning attester och fullmakter 4 3.1.4. Löpande bokföring och upprättande av bokslut och årsredovisning 4 3.2. Kapitalplaceringsprocessen 4 3.3. Anslagsprocessen 5 4. Permutation 5 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Vi har som ett led i vår revision i denna rapport sammanställt resultatet av vår granskning av de stiftelser som står under anknuten förvaltning hos Göteborgs universitet under räkenskapsåret 2015. Om det inte finns någon redovisad iakttagelse i denna rapport har granskningen skett utan anmärkning. Vår granskning har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige och täcker således endast områden och aspekter väsentliga för revisionen. Vår löpande granskning är inte av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och intern kontroll. Denna rapport har upprättats för ledningens kännedom såsom ett led i det fortlöpande arbetet att förbättra och utveckla den interna styrningen och kontrollen, vilken är den process genom verksamhetens styrelse, ledning och övrig personal skaffar sig rimlig kontroll över att verksamhetens mål uppnås på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Effektiva interna kontroller är också en förutsättning för den ekonomiska rapporteringens tillförlitlighet. Ansvaret för den interna kontrollens utformning och tillämpning åvilar ytterst stiftelsens styrelse. 1.2. Utestående granskning Vi har genomfört merparten av våra granskningsmoment i revisionen. Kvarstår att färdigställa granskningen av beviljade medel samt viss uppföljning av poster i resultaträkningen. Revisionen anses avslutad i samband med avlämnande av revisionsberättelserna. 2. Granskning av årsbokslut 2.1. Kommentarer till resultaträkningen Granskning av resultaträkningen har omfattat en bedömning av redovisat realisationsresultat, utdelningar, räntor och kostnader. Resultaträkningen har granskats utifrån vår genomgång av väsentliga processer, kontoanalyser och verifikationsgranskning. Stiftelseförvaltningen redovisar ett resultat för år 2015 om 68,9 mnkr vilket är 24,4 mnkr bättre än föregående år. Detta till följd av högre reavinster. Däremot har utdelning av aktier och andelar minskat jämfört med föregående år. Göteborgs Universitet vidarefakturerar förvaltningskostnader som ska belasta de anknutna stiftelserna vilket motsvarar 85 % av Göteborgs universitets kostnader för fond- och donationsförvaltning. Övriga 15 % belastar Gåvor och donationer. För kostnaderna från och med räkenskapsåret 2015 finns ett avtal med hur kostnaderna ska fördelas och vilka 2
- EY kostnader som ska innefattas i de vidarefakturerade förvaltningskostnaderna. Kostnaderna som fördelas baseras på budget med uppföljning av utfall. 2.2. Kommentarer till balansräkningen Vår granskning av balansräkningen har inneburit att vi verifierat och bedömt redovisade tillgångar och skulder. Balansomslutningen uppgår till 885,9 mnkr (837,6 mnkr) vilket motsvarar en ökning med 48,3 mnkr, vilket i huvudsak förklaras av en ökning av placeringen av de finansiella anläggningstillgångarna med 57,7 mnkr. 2.2.1. Finansiella anläggningstillgångar Stiftelsernas placerade kapital har ökat under året med 57,7 mnkr och uppgår per balansdagen till 851,3 mnkr (793,5 mnkr). Vid bokslutet per 2015-12-31 översteg marknadsvärdet det bokförda värdet av finansiella anläggningstillgångar med 237 mnkr. Vi har erhållit placeringspolicy för den samlade stiftelseförvaltningen (se även punkt 3.2 nedan). 2.2.2. Beviljade anslag Totalt under året har de enskilda stiftelserna sammanlagt beslutat om anslag på 26,3 mnkr (24,4 mnkr). Totalt finns per balansdagen 4,4 mnkr (3,7 mnkr) beviljade anslag som ännu inte är utbetalda. Vi har även gått igenom den rutin som finns för beviljande och utbetalda anslag för de anknutna stiftelserna (se punkt 3.3 nedan). Utifrån en sammanställning med beslutade anslag för respektive stiftelses ändamål har ett urval skett för att stickprovsmässigt kontrollera att anslagen följer det fastställda ändamålet i enlighet med stadgarna, att beslut tagits av styrelse eller motsvarande samt mot ansökan och utbetalningsunderlag för att bekräfta att utbetalda medel gått till den sökande. Totalt granskas 25 stycken ansökningar till ett värde om 12,4 mnkr vilket motsvarar 47 % av totala beviljade anslag. 3. Granskning av intern kontroll Vårt övergripande intryck av stiftelsernas redovisning och rutiner är att det är god ordning och att bokslutet och årssammandraget ger en rättvisande bild av stiftelsernas resultat och ställning. Vår granskning och bedömning av den interna kontrollen omfattar följande processer Bokslutsprocessen - Kapitalplaceringsprocessen - Anslagsprocessen 3.1. Bokslutsprocessen Vi har gått igenom processen för rutiner kring årsbokslut samt den löpande bokföringen inklusive resultatandelsberäkning samt attester och fullmakter. 3
3.1.1. Resultatandelsfördelning En genomgång av de rutiner som finns för att säkerställa att varje enskild stiftelse erhåller rätt andel av den samförvaltade förmögenhetens avkastning har gjorts i samband med löpande granskning. Vi kan konstatera att det månadsvis finns en rutin som innebär att man säkerställer en korrekt redovisning och fördelning av utdelning, kursvinster/förluster, ränta och avkastning per enskild stiftelse, vilket stickprovsvis kontrollerades. Fördelningen bygger på den enskilda stiftelsens relativa andel av den samförvaltade förmögenheten vid varje månads ingång. Genomgång har gjorts av avstämning för juni månad och att denna genomförs enligt fastställd rutin och dokumenterats därefter. Vår bedömning är att rutinen för månadsavstämningar fungerar på ett tillfredställande sätt. 3.1.2. Enskilda stiftelsers årsredovisningar och efterlevnad av stadgar För respektive stiftelses årsredovisning har avstämning skett mot respektive stiftelses balansoch resultaträkning samt den andel som stiftelsen har i samförvaltningen avseende resultaträkning, skulder och eget kapital med hänsyn tagen till eventuella stiftelsespecifika intäkter och kostnader. För de särförvaltade stiftelserna har avstämning skett mot respektive bokslut. För de enskilda stiftelserna har även stadgar granskats för att verifiera att ändamål, kapitalisering och eventuellt övriga villkor beaktats i samband med förvaltningen. 3.1.3. Granskning attester och fullmakter Fondstyrelsens stadgar utgör arbetsordning och attestinstruktion för stiftelseförvaltningen. Senaste ändring av stadgarna genomfördes 2007-06-07 och ingen ändring har skett därefter. Delegation att teckna namn och firma har beslutats av rektor som ordförande i fondstyrelsen. Vi har kontrollerat riktigheten i attesträttighet löpande genom revisionen. Vi gör bedömningen att en fungerande rutin finns för korrekta attester och att delegationsbeslut följs. 3.1.4. Löpande bokföring och upprättande av bokslut och årsredovisning Sedan oktober 2016 sköter Danske Bank den löpande bokföringen samt upprättar bokslut, årsredovisningar för de enskilda stiftelserna samt har även varit behjälpliga i samband med upprättande av årsrapporten. Avtal finns upprättat som reglerar den administrativa hanteringen mellan Göteborgs Universitets anknutna stiftelser och Danske bank. Under avtalets första år har vi dock upplevt en viss otydlighet i ansvaret och rutiner med att färdigställa bokslutet samt att dokumentationen kring bokslutsarbetet kan utvecklas. 3.2. Kapitalplaceringsprocessen Stiftelseförvaltningen har sina värdepappersinnehav hos Kammarkollegiet, Danske Kapital och SEB där Stiftelsen Adlebertska universitetsfonden har separat placering. Vi har erhållit 4
placeringspolicy för den samlade stiftelseförvaltningen. Placeringspolicyn antas årligen i fondstyrelsen senast den 31 oktober. I samband med bokslutsgranskningen gjordes en uppföljning av att placeringspolicyn gjorts med avseende på att placeringarna per tillgångsslag ligger inom beslutade limiter och placeringsriktlinjer. Vi bedömer att efterlevnad av placeringspolicy uppfylls. 3.3. Anslagsprocessen Vi har gått igenom den rutin som finns för beviljande och utbetalande av anslag för de anknutna stiftelserna samt genomfört stickprovsvis granskning av utdelade anslag (se punkt 2.2 ovan). Kontroll i form av å terrapportering för utbetalda resestipendier genomförs för att försäkra sig om att de används till de ändamål för vilka de beviljats anslag. För övriga utbetalda anslag inhämtas inte motsvarande återrapportering. För att försäkra sig om att anslagen går till de ändamål för vilka man grundat beslutet om utbetalning i rekommenderar vi att löpande genomföra stickprov för övriga beviljade stipendier för att säkerställa att även dessa medel går till de beslutade ändamålen efter utbetalning. Vi rekommenderar vidare att denna avstämning dokumenteras och att en rutinbeskrivning för hanteringen av å terrapporteringen finns upprättad för vilka stiftelser det krävs och inte. 4. Permutation Enligt beslut från Kammarkollegiet per 2015-02-03 har permutation av Bromanska stiftelsen för forskning och företagande beviljats. Stiftelsens ursprungliga ändamål ska enligt stadgarna fullgöras genom att bevilja tre stipendier á 200 tkr till forskare vid handelshögskolan som är verksamma inom företagande. Dock till följd av att stiftelsen under flera år genererat en hög avkastning och att utdelningsbara medel därmed ökat kraftigt, ansöktes det om att få dela ut fler anslag samt indexuppräkna utdelningsbart belopp. Ny lydelse är att "Ändamålet ska fullgöras genom att minst tre och högst sex forskare erhåller årliga stipendier á 6 stycken prisbasbelopp". Vidare ändras även stadgarna avseende placerade medel från att "Stiftelsens medel huvudsakligen ska vara placerade i penningscertifikat och obligationer" till "Stiftelsens medel ska vara placerade på ett godtagbart sätt". Vidare har förvaltaren skickat en ansökan om permutation för Stiftelsen Emily Wijks fond vid Göteborgs universitet vars ändamål är att bidra till förbättrande av lönerna åt innehavare av sådana professorsämbeten som inrättats före 1 januari 1917 samt därutöver till docentstipendier vid filosofiska fakulteten vid Göteborgs universitet. Ansökan om permutation avser att ändra villkoret så att stiftelsen kan användas på ett annat sätt, då den formen av professurer som avses i stadgarna inte längre finns vid universitetet. Ansökan har bifallits av Kammarkollegiet enligt beslut 2015-06-02 som anser att det finns skäl för permutation till följd av ändrade förhållanden. 5
Rt:,l;iiwi;: hrita' I övrigt har inga väsentliga fel noterats i samband med vår granskning. Om ni har några frågor står vi givetvis till ert förfogande! Göteborg den 30 mars 2016 Hans Gavi Auktoris ad revisor Ernst &/oung AB ot`ela Emmelie Cristea Revisor Ernst & Young AB 64_._ 6