Värdmyndighet för nämnder

Statskontoret 2000:26 Värdmyndighet för nämnder utredning av förutsättningarna för utlokalisering av kanslistöd

Publikationen kan beställas från: STATSKONTORET Publikationsservice Box 2280 103 17 Stockholm Tfn 08-454 46 43 Tfx 08-454 46 45 E-post: publikations.service@statskontoret.se STATSKONTORET ISBN: 91-7220-423-0 Copy Partner AB, 2000

MISSIV Datum Diarienr 1 (2) 2000-06-30 1999/0534-5 Ert datum Er beteckning 1999-11-18 Ju1999/5403/F Regeringen Justitiedepartementet 103 33 STOCKHOLM Uppdrag att utreda förutsättningarna för lokalisering av en ny värdmyndighet utanför Stockholmsområdet Regeringen har den 18 november 1999 uppdragit åt Statskontoret att utreda förutsättningarna för en lokalisering utanför Stockholmsområdet av en ny värdmyndighet för nämndmyndigheter och nämndliknande verksamhet. I uppdraget har ingått att pröva tre olika lokaliseringsalternativ: 1. Sollefteå, 2. någon av de övriga åtta orter som omfattas av regeringens utvecklingsprogram till följd av försvarsbeslutet, 3. ort eller residensstad på pendlingsavstånd från någon av de orter som omfattas av utvecklingsprogrammet. För vart och ett av alternativen har Statskontoret haft att särskilt belysa de verksamhetsmässiga konsekvenserna av en utlokalisering. Statskontoret har funnit att endast ett fåtal nämndmyndigheter kan komma i fråga för att få stöd från en värdmyndighet på någon av de aktuella orterna. Efter prövning av ett stort antal nämndmyndigheter återstår sju myndigheter som enligt Statskontorets bedömning kan anslutas till en värdmyndighet på någon av orterna. Dessa myndigheter är Statens personadressregisternämnd, Skiljenämnden i vissa trygghetsfrågor, Resegarantinämnden, Presstödsnämnden, Taltidningsnämnden, Småhusskadenämnden och Miljöteknikdelegationen. Totalt handlar det om 19 årsarbetskrafter som kan omlokaliseras och cirka 4 årsarbetskrafter som tillkommer i form av ledning och administration av verksamheten. För flera av de ovan redovisade nämnderna gäller att verksamheten kan komma att påverkas av pågående utrednings- eller beredningsarbete. STATSKONTORET Postadress Telefon (växel) Fax (registrator) Internetadresser Box 2280 08-454 46 00 08-791 89 72 www.statskontoret.se 103 17 STOCKHOLM Fax (direkt) statskontoret@statskontoret.se Besök Norra Riddarholmshamnen 1 08-454 46 84

Datum Diarienr 2 2000-06-30 1999/0534-5 Av de orter som anvisas i uppdraget bedömer Statskontoret att Härnösand kan erbjuda de bästa förutsättningarna för verksamheten vid en ny värdmyndighet. För att kunna rekrytera den typ av specialister det här är fråga om har Statskontoret bedömt att det bör finnas såväl domstolar av olika slag som högskola på orten eller inom pendlingsavstånd. Enligt Statskontorets bedömning bör Kammarkollegiet vara huvudman för den aktuella verksamheten. Det är nämligen en stor fördel att en befintlig myndighet som har erfarenhet av att vara värdmyndighet svarar för uppbyggnaden av den verksamhet som det här är fråga om. Den föreslagna verksamheten torde tidigast kunna etableras den 1 januari år 2002. Omläggningen medför engångskostnader på cirka 10 miljoner kronor och ökade årliga kostnader i ett fortvarighetstillstånd med cirka 1,5 miljoner kronor, främst till följd av ökat antal resor till nämndsammanträden som förutsätts äga rum i Stockholm även i fortsättningen för de aktuella nämnderna. Det som talar för en utlokalisering är främst den regionalpolitiska effekten. För de berörda nämndernas verksamhet uppkommer effektivitetsförluster genom resor och förlust av kunnande och erfarenhet då nuvarande personal i mycket liten utsträckning väntas flytta till lokaliseringsorten. Samråd har ägt rum med Omställningsgruppen vid Näringsdepartementet, som varit representerad i den referensgrupp som funnits för uppdragets genomförande. Direktör Carl-Göran Högås, chef för kommun- och välfärdsenheten, har beslutat i detta ärende. Organisationsdirektör Magnus Svantesson, avdelningsdirektör Bernt Emanuelsson, föredragande, och avdelningsdirektör Ann-Kajsa Johansson var närvarande vid den slutliga handläggningen. Enligt Statskontorets beslut Bernt Emanuelsson

Innehållsförteckning Sid 1 Sammanfattning 9 2 Bakgrund, uppdrag, avgränsning och 13 utförande 2.1 Bakgrund 13 2.2 Uppdrag 16 2.3 Avgränsning 17 2.4 Utförande 18 3 Nuvarande stöd 19 3.1 Värdmyndigheters stöd till vissa nämnder 20 3.1.1 Reglering av stödet 21 3.1.2 Värdmyndighetens uppgifter 22 3.1.3 Organisation och personal 23 3.1.4 Finansiering 23 3.2 Kammarkollegiet stöd till nämnder 24 3.2.1 Nämnder som finansieras via Kammar- 25 kollegiets anslag 3.2.2 Nämnder som finansieras via egna anslag 26 3.2.3 Övrigt kanslistöd 27 3.2.4 Tjänster och resursåtgång för kanslistödet 28 3.3 Nämnder med egen anställd personal 30 3.4 Administrativt stöd till små och medelstora 31 myndigheter 3.5 Särskilt om IT-stödet 32 4 Möjliga lokaliseringsorter 35 4.1 Regeringens skrivelse om utvecklingsprogram 35 4.2 Orter som anvisas i uppdraget 36 4.3 Verksamhetens krav på lokaliseringsorten 37 4.3.1 Personal 37 4.3.2 IT-kommunikation 37 4.3.3 Kommunikationer med Stockholm 38 4.4 En kort beskrivning av lokaliseringsorterna 38 4.4.1 Sollefteå 38 4.4.2 Kiruna 40 4.4.3 Boden 41 5

4.4.4 Härnösand 42 4.4.5 Falun 43 4.4.6 Karlskoga 45 4.4.7 Karlsborg 46 4.4.8 Gotland 47 4.4.9 Hässleholm 48 4.5 Ur verksamhetssynpunkt intressanta orter 49 4.5.1 Väsentliga faktorer vid lokaliseringsöver- 49 väganden 4.5.2 Lokaliseringsalternativ 1, Sollefteå 50 4.5.3 Lokaliseringsalternativ 2, övriga åtta namngivna 51 orter 4.5.4 Lokaliseringsalternativ 3, ort eller residensstad 53 på pendlingsavstånd 5 Myndigheter som kan få stöd av en ny 57 värdmyndighet 5.1 Vissa principiella frågor 57 5.1.1 Precisering av uppdraget 57 5.1.2 Myndigheter som i dag inte stöds av någon 57 annan myndighet 5.1.3 Vad är en "nämndmyndighet" och "nämnd- 58 liknande verksamhet"? 5.1.4 Avgränsning till små myndigheter 59 5.1.5 Uteslutning av regionala myndigheter 60 5.2 Populationen av undersökta myndigheter 60 5.3 Prövning av myndigheter 61 5.3.1 Samverkansorgan med annan part 62 5.3.2 Verksamhet knuten till Regeringskansliet eller 63 internationellt samarbete 5.3.3 Nämnder utanför Stockholm eller med bindning 64 till en viss ort 5.3.4 Nära koppling till annan myndighet eller 65 verksamhet 5.3.5 Myndigheten skall avvecklas eller ombildas 66 5.3.6 Nämnder med ingen eller ringa verksamhet 66 5.3.7 Myndigheter som inte är nämndliknande 66 5.3.8 Många nämndsammanträden 67 5.3.9 Domstolars självständighet 68 6

5.3.10 Svårrekryterad specialistpersonal 68 5.4 Myndigheter som bör kunna få stöd av en 69 värdmyndighet på en utlokaliseringsort 5.4.1 Vårt förslag 69 5.4.2 Berörda myndigheters redovisade synpunkter 70 5.4.3 Kommentarer till synpunkterna 72 6 En ny värdmyndighet 75 6.1 Huvudmannaskap 75 6.1.1 En ny värdmyndighet inrättas på någon av 75 orterna 6.1.2 En befintlig myndighet svarar för huvud- 76 mannaskapet 6.1.3 Vår bedömning 76 6.2 Tjänster som myndigheten skall erbjuda 78 6.3 Organisation och bemanning 79 6.3.1 Ledning och organisation 79 6.3.2 Administrativa resurser 80 6.3.3 Bemanning 81 6.4 IT-stöd 82 6.4.1 Fördelning av ansvar mellan värdmyndighet 82 och nämnd 6.4.2 Funktionalitet 83 6.4.3 Säkerhet och tillgänglighet 85 6.4.4 Förberedelsearbete och omläggning 86 6.4.5 Kostnader 86 7 Överväganden 89 7.1 För- och nackdelar med en ny värdmyndighet 89 7.2 Frivillighet eller tvång 91 7.3 Administrativt stöd för små och medelstora 93 myndigheter 8 Förslag 95 8.1 Kammarkollegiets ansvar 95 8.2 Myndigheter som berörs av uppdraget 97 8.2.1 SPAR-nämnden (Ju) 97 8.2.2 Skiljenämnden i vissa trygghetsfrågor (Ju) 98 8.2.3 Resegarantinämnden (Fi) 99 7

8.2.4 Presstödsnämnden (Ku) 99 8.2.5 Taltidningsnämnden (Ku) 100 8.2.6 Småhusskadenämnden (M) 100 8.2.7 Miljöteknikdelegationen (N) 101 8.2.8 Kommentarer 102 8.3 Lokalisering 103 8.3.1 Lokaliseringsalternativ 1 103 8.3.2 Lokalisering salternativ 2 104 8.3.3 Lokaliseringsalternativ 3 104 8.3.4 Förslag 104 8.4 Närmare prövning av viss verksamhet 105 9 Genomförande 107 9.1 Principer 107 9.2 Åtgärder och tidplan 109 9.3 Kostnader och finansiering 111 9.3.1 Engångsvisa omläggningskostnader 111 9.3.2 Driftkostnader 113 9.3.3 Finansiering 115 9.4 Avveckling av nuvarande stödverksamhet 117 Bilagor Bilaga 1 Uppdraget 119 Bilaga 2 Kammarkollegiets administrativa stöd till 123 myndigheter Bilaga 3 Ortsbeskrivningar 137 Bilaga 4 Förteckning över de nämndmyndigheter som 157 prövats och i förekommande fall gallringsorsak 8

1 Sammanfattning Statskontoret har på regeringens uppdrag utrett förutsättningarna för lokalisering av en värdmyndighet utanför Stockholm för nämndmyndigheter och nämndliknande verksamhet. Prövning av nämnder och nämndliknande verksamhet Vi har granskat 156 myndigheter med upp till 15 anställda. Av dessa har 45 myndigheter granskats närmare via en enkät, intervjuer och kompletterande undersökningar. Vår slutsats blir att det är ett fåtal myndigheter som kan komma i fråga för att få stöd från en värdmyndighet på någon av de orter som varit aktuella. Nedan redovisas de skäl vi haft för att inte föreslå en anslutning till en värdmyndighet på annan ort. Inom parantes anges antalet myndigheter som gallrats av denna orsak: - samverkansorgan tillsammans med annan part (14), - verksamhet knuten till Regeringskansliet/internationellt samarbete (42), - nämnder utanför Stockholm eller med bindning till en viss ort (29), - nära koppling till annan myndighet eller verksamhet (28), - myndigheten skall avvecklas eller ombildas (6), - nämnder med ingen eller ringa verksamhet (13), - myndigheter som inte är nämndliknande (7), - nämnder med många nämndsammanträden (6), 9

- hänsynstagande till domstolars självständighet (3), - svårrekryterad specialistpersonal (1). Efter prövningen återstår sju myndigheter som vi bedömer bör kunna anslutas till en värdmyndighet på en annan ort. Dessa myndigheter är (antalet årsarbetskrafter inom parantes): Statens personadressregisternämnd (SPAR-nämnden) (1,5), Skiljenämnden i vissa trygghetsfrågor (1,0), Resegarantinämnden (0,5), Presstödsnämnden/Taltidningsnämnden (4,0), Småhusskadenämnden (7,0) och Miljöteknikdelegationen (5,1). Totalt handlar det om cirka 19 årsarbetskrafter som kan omlokaliseras och cirka fyra årsarbetskrafter som tillkommer i form av ledning och administration av verksamheten. För flera av de ovan redovisade sju nämnderna gäller att verksamheten kan komma att påverkas av pågående utrednings- eller beredningsarbete. Som en följd av detta kan respektive verksamhet komma att bedrivas i annan form, minska i omfattning eller helt upphöra. Lokalisering av en värdmyndighet Av de orter som anvisas i uppdraget bedömer vi att Härnösand kan erbjuda de bästa förutsättningarna för verksamheten. För att kunna rekrytera den typ av specialister det här är fråga om har vi bedömt att det bör finnas såväl domstolar av olika slag som högskola på orten eller inom pendlingsavstånd. Huvudman för verksamheten Enligt vår bedömning bör Kammarkollegiet vara huvudman för verksamheten. En ny verksamhet på en annan ort skall byggas upp och då är det en stor fördel att en befintlig myndighet, med erfarenhet av att vara värdmyndighet, svarar för uppbyggnaden. 10

Genomförande Verksamhet på en ny ort torde tidigast kunna etableras den 1 januari år 2002 eftersom det krävs förberedelser av olika slag. Som genomförandeprincip föreslår vi att ansvaret för kanslistödet för berörda nämnder flyttas till Kammarkollegiet vid denna tidpunkt. När verksamheten på den nya orten kan garanteras, t.ex. genom att det finns utbildad personal på plats, flyttas kanslistödet från Kammarkollegiet i Stockholm till kollegiets filial på orten. Om rekryteringsproblem uppstår kvarligger verksamheten i Stockholm till dess att förutsättningar finns att flytta verksamheten. Effekter Det som talar för en utlokalisering är främst den regionalpolitiska effekten. För berörda myndigheters verksamhet uppkommer effektivitetsförluster genom resor och förlust av kunnande och erfarenhet. Berörd personal som inte kan flytta med verksamheten kan komma att sägas upp. Det finns också en påtaglig risk för att verksamheten störs under en omläggningstid genom att nuvarande personal söker nya arbeten, vilket kan påverka ärendebalanser m.m. Omläggningen medför extraordinära kostnader på i storleksordningen 10 miljoner kronor. De löpande kostnaderna för verksamheten beräknas öka med 2,5 miljoner kronor per år. När vissa investeringskostnader skrivits av sjunker merkostnaden till 1,5 miljoner kronor per år. 11

12

2 Bakgrund, uppdrag, avgränsning och utförande 2.1 Bakgrund Statskontoret fick i slutet av år 1996 i uppdrag av regeringen att utreda nämndmyndigheternas organisation. I uppdraget ingick bl.a. att göra en inventering av nämndmyndigheter och att pröva formerna för kanslistöd till dessa myndigheter. Uppdraget avrapporterades hösten 1997 i rapporten i Statens nämndmyndigheter (Statskontoret 1997:7 A och 7 B). Inventering av nämndmyndigheter Någon legal definition av begreppet nämndmyndighet finns inte. I propositionen Ledning av den statliga förvaltningen (prop. 1986/87:99) redovisade regeringen (s. 100) följande beskrivning: Ledningsfunktionen i forskningsråden och de många små nämndmyndigheterna skiljer sig från andra myndigheter genom att dess beslutsfunktion i huvudsak eller till väsentlig del gäller rena verkställighetsärenden. Det är också det kollektiva beslutsorganet eller dess ordförande som bär ansvaret inför regeringen. Denna definition vidareutvecklades av Statskontoret, varvid ledningsformen gavs stor vikt vid bedömningen av om det var en nämndmyndighet eller ej. Statskontorets definition blev: Ett (mindre) kollektivt beslutsorgan under regeringen med uppgift enligt lag, förordning eller avtal som staten slutit med annan part eller enligt särskilt regeringsbeslut. Statskontoret avgränsade sin inventering till myndigheter med högst 15 anställda. Under arbetets gång måste ytterligare preciseringar och definitioner göras. Dessutom måste bedömningar göras av ett stort antal organisationer mot dessa definitioner. I vissa fall var det t.ex. oklart om organisationen var en myndighet, en förening, en stiftelse eller ett informellt organ. 13

Resultatet av Statskontorets inventering blev att cirka 190 organ redovisades som nämndmyndigheter. Bland dessa fanns dock organisationer med oklar formell status. Stöd till nämndmyndigheterna I rapporten till regeringen föreslog Statskontoret bl.a.: Vissa nämndmyndigheters stödbehov bör i framtiden tillgodoses på ett annat sätt än i dag. Ett alternativ är att samverka kategorivis kring gemensamma kanslier. Ett annat alternativ är att skapa en helt ny stödmyndighet, gemensam för nämnder och offentliga kommittéer. Bakgrunden till förslaget var flera och här skall endast nämnas några: Nämndmyndigheter med egna små kanslier är sårbara vid sjukdom och belastningstoppar och har svårigheter att uppnå en kostnadseffektiv administration. Små myndigheter kan också ha svårighet att klara alla de krav som ställs på ekonomisk information, att följa alla regler som gäller för myndigheter osv. Nämndmyndigheter som får sitt handläggarstöd från en annan myndighet har i många fall oklara ansvars- och finansieringsformer i förhållande till värdmyndigheten. Detta försvårar en resultatstyrning av verksamheten från regeringens sida. Formerna för att ansluta en nämndmyndighet till en värdmyndighet är oklara vad gäller vilken personal- eller resursinsats som nämndmyndigheten skall förfoga över. Några myndigheter har varken anställda eller stödmyndighet utan handläggarstödet utförs som extraknäck på deltid av en tjänsteman anställd i Regeringskansliet eller näraliggande myndighet. Många myndigheter finns inom Regeringskansliet där de bedriver sin verksamhet i kommittéliknande former. I några fall 14

kan denna ordning ifrågasättas av jävsskäl. Risk finns också för oklara relationer mellan regering och myndighet. Statskontoret föreslog att en ny stödmyndighet skulle bildas genom avknoppning från Regeringskansliets förvaltningsavdelning. Den nya myndigheten skulle mot avgift kunna lämna stöd till både nämnder och kommittéer. Utgångspunkten var att den nya myndigheten skulle erbjuda ett stöd som var så bra att många nämndmyndigheter frivilligt skulle begära att få stöd av den och därmed kunna minska egna kanslier eller avveckla stödet från värdmyndigheten. Den nya stödmyndigheten skulle kunna erbjuda såväl administrativt stöd som handläggarstöd och sammanträdeslokaler m.m. Verksamheten skulle vara efterfrågestyrd och konkurrensutsatt (det finns i vart fall inom det administrativa området företag som erbjuder stöd till myndigheter på kommersiella grunder). Tilläggas kan att en utredning 1 fem år tidigare hade föreslagit att en särskild stödmyndighet Klara Administration skulle bildas genom avknoppning från Regeringskansliet. Regeringskansliets beredning av Statskontorets förslag Statskontorets utredning remitterades till ett relativt stort antal myndigheter, varav många var nämndmyndigheter eller värdmyndigheter för dessa. Regeringen tog ställning till Statskontorets utredning i den förvaltningspolitiska propositionen 2. Där angavs (s. 39) att förslaget om en ny stödmyndighet inte vunnit bifall hos remissinstanserna. Vad gäller förslaget om en ny värdmyndighet för nämndmyndigheter och kommittéer anförde regeringen (s. 40): "Regeringen bedömer inte att det finns behov av någon särskild stödorganisation för nämndmyndigheter. När det gäller nämndmyndigheter som disponerar egna resurser har Kammarkollegiet ansvaret för att erbjuda mindre myndigheter administrativt stöd. Denna verksamhet kan vid behov utökas till lämplig omfattning. Nämndmyndigheter som är direkt kopplade till en värdmyndighet skall få hela sitt stödbehov täckt av 1 SOU 1992:112 Administrationen i kanslihuset. 2 Prop. 1997/98:136 Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst. 15

denna. I samband med omprövningar av befintliga nämndmyndigheter eller när nya nämnder skapas anser regeringen att det är fördelaktigt om värdmyndighetsskapet kan koncentreras till färre myndigheter bl.a. för att möjliggöra bättre förutsättningar för kompetensuppbyggnad och resursplanering." Det uppdrag som Statskontoret nu fått innebär att regeringen vill ompröva sitt ställningstagande och därvid pröva om en värdmyndighet kan användas som ett regionalpolitiskt instrument. I förhållande till det ursprungliga förslaget innebär en sådan lösning att många förutsättningar ändras, t.ex. avseende frivillig anslutning, samordning med Regeringskansliets kommittéservice m.m. 2.2 Uppdrag Regeringen har den 18 november 1999 uppdragit åt Statskontoret att utreda förutsättningarna för en lokalisering av en ny värdmyndighet utanför Stockholm (se bilaga 1). Statskontoret skall utreda förutsättningarna för en lokalisering utanför Stockholmsområdet av en värdmyndighet för nämndmyndigheter och nämndliknande verksamhet. Förslaget i Statskontorets rapport Statens nämndmyndigheter om en ny värdmyndighet för nämnder skall därvid prövas på nytt. Formuleringen "att utreda förutsättningarna" innebär att det skall göras en saklig prövning av förutsättningarna - såväl hinder som möjligheter skall beskrivas. Vi skall också "belysa de verksamhetsmässiga konsekvenserna av en utlokalisering". Om de verksamhetsmässiga konsekvenserna är godtagbara eller ej ankommer sedan på regeringen att bedöma. Utredningen skall enligt uppdraget genomföras med utgångspunkt i att lokalisering skall ske till någon av de nio orter som omfattas av regeringens utvecklingsprogram till följd av försvarsbeslutet, alternativt ort eller residensstad på pendlingsavstånd från någon av dessa orter. Vi tolkar uppdraget så att vi skall pröva vilken eller vilka orter som bäst uppfyller de förutsättningar som krävs för att en ny 16

värdmyndighet snabbt skall kunna etableras på orten. Vi har däremot inte till uppdrag att bedöma vilken ort som har det största behovet av en ny statlig arbetsplats. 2.3 Avgränsning Myndigheter som kan omfattas av Statskontorets prövning Genom den koppling som görs i uppdraget till Statskontorets tidigare utredning får det anses klart att den inventering av nämndmyndigheter som där gjordes skall vara en utgångspunkt även för denna studie. Vissa nämnder har avvecklats sedan inventeringen och andra har tillkommit. Inventeringen har därför uppdaterats. I de inledande kontakterna med Regeringskansliet framgick att utredningen borde redovisa en lista över vilka myndigheter som skulle kunna ges stöd av en värdmyndighet på någon av lokaliseringsorterna. Successiv avgränsning Vi har, som redovisas i kapitel 5, arbetat i flera steg för att göra en avgränsning av vilka myndigheter som skulle kunna anslutas till en värdmyndighet på annan ort. En första utgallring gjordes på det skriftliga material som finns tillgängligt om verksamheterna, i nästa steg prövades de myndigheter som svarat på vår enkät. Slutligen gallrades vissa nämnder ut efter personliga kontakter med ordförandena eller annan representant för nämnderna och efter delning av rapportutkast. Begreppen nämnd och nämndliknande verksamhet Vi har enligt uppdraget inte befogenhet att pröva andra myndigheter än nämnder och nämndliknande verksamhet. Vi har använt samma definition av begreppet nämndmyndighet som vi använde i rapporten Statens nämndmyndigheter. Vi vill här framhålla att myndighetsnamnet inte har någon betydelse för att avgöra om det är en nämnd eller ej. Vissa nämndmyndigheter har inte ordet 17

nämnd i sitt namn och renodlade förvaltningsmyndigheter kan ha ordet nämnd i namnet. 2.4 Utförande Utredningsarbetet har bedrivits av en projektgrupp inom Statskontoret bestående av Bernt Emanuelsson (projektledare), Birgitta Eurenius, Ann-Kajsa Johansson, Yvonne Palminger, Magnus Svantesson, Lennart Svensson och Johan Wilander. För en beskrivning av den administrativa service som utförs av Kammarkollegiet och för utformning av förslag till administrativa servicetjänster vid en ny värdmyndighet har konsulterna Christina Johannesson och Peter Kempinsky, FBA AB, samt Kristine Stålnacke, K Stålnacke Konsult AB, anlitats. Till projektet har en referensgrupp varit knuten bestående av företrädare för Justitiedepartementet, Omställningsgruppen vid Näringsdepartementet, Regeringskansliets förvaltningsavdelning, Kammarkollegiet och Ekonomistyrningsverket. 18

3 Nuvarande stöd Många nämndmyndigheter erhåller stöd från en större myndighet. Några har egen anställd personal och är inte beroende av någon värdmyndighet. Tjänster inom det ekonomi- och personaladministrativa området ges till ett antal nämndmyndigheter av Kammarkollegiets enhet för administrativ service. En nämndmyndighets beslut fattas som regel av nämnden i dess helhet. Ärendena bereds av ett kansli vars verksamhet grovt kan uppdelas i handläggning och administration. I handläggningsuppgiften kan ingå att bereda och föredra ärenden, göra utredningar, samla statistik, sprida information, bedriva tillsyn och liknande. Den administrativa verksamheten ger stöd genom att svara för personal- och ekonomiadministration, IT, lokaler, telefonväxel och liknande. I vissa fall köper myndigheten vissa speciella tjänster på marknaden (t.ex. attitydundersökningar). Valet mellan att bygga upp en egen kansliorganisation eller att vara ansluten till en värdmyndighet har ofta regeringen gjort, vilket kommer till uttryck i instruktionen. När en mindre nämndmyndighet behöver samma typ av kompetens som en större befintlig myndighet kan effektivitetsskäl tala för att den större myndigheten blir värdmyndighet. Men det förekommer också att regeringen utser en värdmyndighet vars verksamhet inte har någon direkt koppling med nämndmyndigheten. I några fall kan det finnas principiella skäl för att en nämndmyndighet skall få stöd av en viss värdmyndighet. Det gäller Bokföringsnämnden och Finansinspektionen, där normgivningen behöver samordnas mellan respektive myndighet. Det kan också finnas principiella skäl till att en myndighet inte samordnas med någon annan värdmyndighet. Det kan gälla t.ex. domstolsliknande nämnder som inte skall vara beroende av en förvaltningsmyndighet för beredningen av sina ärenden. 19

Regeringskansliet har till sig knutit organisationer som i någon mening kan uppfylla kravet på att vara självständiga myndigheter men i praktiken fungerar som samordningsorgan, arbetsgrupper, råd eller beredningsgrupper. Regeringskansliet ger, som organisation, stöd till många av dessa myndigheter. I detta avsnitt beskrivs värdmyndigheters stöd (avsnitt 3.1), Kammarkollegiet som värdmyndighet (avsnitt 3.2) och nämnder med egen anställd personal (avsnitt 3.3). Vidare behandlas särskilt Kammarkollegiets administrativa stöd till små och medelstora myndigheter (avsnitt 3.4) samt det IT-stöd nämndmyndigheterna har (avsnitt 3.5). 3.1 Värdmyndigheters stöd till vissa nämnder Av 45 myndigheter som granskats närmare är det 16 nämnder som får stöd av en värdmyndighet. Det handlar i flertalet fall om ett komplett stöd som omfattar handläggarresurser, lokaler och administrativt stöd. I de flesta fall är detta stöd författningsreglerat eller föreskrivet i regleringsbrev. Det finns också 14 myndigheter som får ett mer begränsat stöd från en annan myndighet, t.ex. vad gäller administration eller lokaler. Ofta är detta avtalsreglerat och inte författningsreglerat. Totalt får de myndigheter som omfattas av Statskontorets enkät ett stöd från andra myndigheter som motsvarar cirka 45 års arbetskrafter. Kammarkollegiets stöd till nämndmyndigheterna behandlas i följande avsnitt. Nedan redovisas vilket stöd andra myndigheter ger till de 45 myndigheter som ingår i vår enkät. 20

3.1.1 Reglering av stödet Stöd till en nämndmyndighet kan ges enligt författning (lag, förordning, instruktion) genom regeringsbeslut (regleringsbrev), genom avtal (skriftligt) eller överenskommelse (informellt). Regeringskansliets stöd till nämnder ges vanligen genom berört departement med visst stöd från förvaltningsavdelningens enhet för kommittéservice. De myndigheter som ger stöd till en nämndmyndighet enligt författning betecknar vi som värdmyndighet. Vi redovisar nedan de myndigheter som är värdmyndighet för någon eller några av de 45 nämndmyndigheter som omfattades av vår enkät. Tabell 3.1 Värdmyndighet för vissa nämnder och den resursinsats i årsarbetskrafter som värdmyndigheten tillhandahåller Värdmyndighet Åa 1) Nämndmyndighet Kriminalvårdsstyrelsen 5,0 Kriminalvårdsnämnden Statskontoret 1,5 SPAR-nämnden Social- och Kulturdepartementen 7,6 Arvsfondsdelegationen Sisus.. Rh-nämnden Finansinspektionen 8,1 2,1 Statens skolverk 5,0 Skolväsendets överklagandenämnd Högskoleverket 3,7 0,2 Bokföringsnämnden Insättningsgarantinämnden Överklagandenämnden för högskolan Högskolans avskiljandenämnd Presstödsnämnden.. Taltidningsnämnden Källa: Statskontoret. Anm.: 1) När uppgift saknas har detta angetts med... Det finns också nämndmyndigheter som får ett mer begränsat stöd från en annan myndighet, t.ex. vad gäller administration el- 21

ler lokaler. Ofta är detta stöd avtalsreglerat eller bygger på överenskommelser. Vi redovisar nedan de myndigheter som ger sådant stöd till någon eller några av de 45 nämndmyndigheter som omfattades av vår enkät. Tabell 3.2 Myndigheter som får visst stöd av en annan myndighet Stödmyndighet Åa 1) Nämndmyndighet Justitiedepartementet.. Skiljenämnden för grupplivfrågor Försvarsmakten 0,1 0,1 0,1 Fartygsuttagningskommissionen Nämnden för personalvård för totalförsvarspliktiga Riksvärderingsnämnden Statens bostadskreditnämnd.. Bostadsdelegationen Jordbruksdepartementet 0,1 Styrelsen för samefonden Kulturdepartementet <1,0 Våldsskildringsrådet 2) Jämställdhetsombudsmannen.. Jämställdhetsnämnden Patent- och registreringsverket.... Revisorsnämnden Patentbesvärsrätten NUTEK.. Miljöteknikdelegationen Källa: Statskontoret. Anm.: 1) När resursinsatsen angetts uppgå till några dagar eller veckor per år har vi angett 0,1 årsarbetskrafter. När uppgift saknas anges detta med "..". Anm.: 2) Rådet har dessutom tre anställda i eget kansli. Några kommittéer i vår studie får också stöd av Regeringskansliets kommittéservice. Det gäller t.ex. Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi (ESO). 3.1.2 Värdmyndighetens uppgifter Det stöd som värdmyndigheten ger till nämndmyndigheten varierar. Det kan handla om att värdmyndighetens personal svarar för all handläggning och administration samt tillhandahållande av lokaler och IT-stöd. Detta är vanligen fallet för de myndigheter som har ett författningsreglerat stöd av en värdmyndighet. Men ibland är det författningsreglerade stödet mer begränsat och be- 22

står av lokaler och viss administration, t.ex. avseende PRV:s stöd till Revisorsnämnden. När stöd ges enligt avtal handlar det ofta om administrativt stöd, t.ex. för att sköta ekonomi- och personaladministration och att tillhandahålla lokaler. När det gäller administrativa resurser i form av IT-stöd, bibliotek, bevakning m.m. är det vanligt att nämnden i rimlig omfattning får sådan service utan att något särskilt är avtalat. 3.1.3 Organisation och personal Ibland har värdmyndigheten organiserat stödet till nämnden så att det har bildats en särskild enhet för verksamheten. Mer vanligt är att det är vissa personer i värdmyndighetens organisation som har getts ett ansvar att på heltid eller deltid ge nämnden stöd. Ibland kan det finnas någon eller några personer som är anställda av nämnden men som arbetar i värdmyndighetens lokaler tillsammans med värdmyndighetens personal. Detta gäller exempelvis Insättningsgarantinämnden. Ibland köper nämnden även stöd via konsulter och avtal med andra organisationer. 3.1.4 Finansiering Vissa nämnder disponerar ett eget anslag eller en anslagspost för att täcka sina förvaltningskostnader. I dessa fall fakturerar värdmyndigheten normalt nämnden för de kostnader som uppkommer för stödet om det inte är fråga om blygsamma belopp. När en nämnd inte disponerar egna medel är det vanligt att värdmyndigheten via sitt eget anslag svarar för nämndens kostnader. Ytterst är det då värdmyndigheten som bestämmer vilka resurser som nämnden skall få disponera för sin verksamhet. Detta kan skapa spänningar i relationen mellan värdmyndighet och nämnd. 23