Verksamhetsplan 2016 Kommunledningskontoret (KLK) Enhetens uppdrag: Kommunledning inklusive stabsfunktioner ger strategiskt stöd och service till politik och förvaltning. Staben innefattar ekonomi, IT, upphandling, kansli, personal, information och näringsliv. Utöver detta finns även projekt för utveckling, internationella frågor samt säkerhetsarbete.
2(25) Vad är en verksamhetsplan? En verksamhetsplan är en skriven plan av de aktiviteter man planerar att genomföra i verksamheten. Verksamhetsplanen konkretiserar hur vision, mål och strategidokument ska förverkligas det kommande året. En verksamhetsplan är inte bara sammanbunden med politiska målsättningar, utan även med kommunens budget. Budgeten fastslår de ekonomiska ramarna för det kommande året och ligger även den till grund för verksamhetsplanen, eftersom det ska finnas täckning i budgeten för aktiviteterna verksamheten planerar. Verksamhetsplanen ska vara realistisk och aktiviteterna som nämns i den ska vara sådana som verksamheten beräknar att genomföra. Verksamhetsberättelsen som skrivs till delårsbokslutet per sista augusti och till årsredovisningen efter årets slut återkopplas mot verksamhetsplanen för att stämma av om de aktiviteterna genomförts som planerat. Varje avsnitt i verksamhetsplanen inleds med en kortfattad instruktion. Prioriterade mål och planerade aktiviteter Kommunfullmäktige har till visionen antagit sex utvecklingsområden som är särskilt viktiga att satsa på. Till varje utvecklingsområde finns ett antal prioriterade, kommunövergripande mål. Dessa mål tillsammans med texten om utvecklingsområdet ger en tydlig bild av vad kommunen vill uppnå. Varje mål är knutet till en indikator. Indikatorerna är naturliga vägvisare för kommunfullmäktige för att se om vi är på väg att nå vision och utvecklingsområden. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen styr mot visionen och de sex utvecklingsområdena Vättern, Boende, Levande Hjo, Hållbarhet/Natur, Tillsammans och Besökare. Kommunfullmäktige har i budget och verksamhetsplan 2016 antagit 22 prioriterade målsättningar för att följa upp att verksamheten rör sig i riktning mot visionen och de sex utvecklingsområdena. Kommunstyrelsen har kompletterat med ett antal, mer konkreta mål. Av dessa fokuserar KLK särskilt på nedanstående mål. I anslutning till varje mål anger verksamheten sitt planerade strategiska arbete och även planerade aktiviteter för att nå en högre grad av måluppfyllelse under 2016:
3(25) 1. I verksamhetsplanen får respektive verksamhet välja ut vilka politiska mål man känner ansvar för. Till dessa mål ska anges i löptext hur verksamheten avser att strategiskt arbeta mot varje utvalt mål och varför det kommer bidra till ökad måluppfyllelse. Det ska även göras en lista över de konkreta aktiviteter man planerar genomföra under året. Kommunfullmäktiges prioriterade mål 1: Hjo ska vara en attraktiv boendekommun med positiv befolkningstillväxt Vår strategi för att nå målet: Hjo kommun som arbetsgivare bidrar till att Hjo är en attraktiv kommun att leva i, genom att vi är en attraktiv arbetsgivare. Hjo kommun är kommunens största arbetsgivare. Hjo kommun har sedan några år aktivt arbetat med att synas bland annat på mässor för unga arbetssökande i syfte att locka framtida medarbetare samt visa att vi är en attraktiv arbetsgivare. Detta är ett viktigt arbete. Vi står inför stora pensionsavgångar, bland annat yrken där framtida arbetskraft är en bristvara, där vi kommer att få konkurrera med framför allt våra grannkommuner. Att konkurrera med löner är inte en strategi som är hållbar i längden. Vi måste istället konkurrera med mjuka värden och där har Hjo kommun kommit länger än många andra. Vi kan redan idag, när vi i mötet med potentiella medarbetare pratar om vår vision och värdegrund, se att dessa är två attraktiva delar av vårt arbetsgivarvarumärke. Kommunens arbete med att locka kommande generation med medarbetare följer idag ingen uttalad strategi eller samordning. Var kommunen följer att synas är inte koordinerat mellan personalenhet och/eller kommunens verksamhetsdelar. Material som presenterar kommunen som arbetsgivare finns framtaget, dels av personalchef och informationschef, dels av företrädare för Vård och omsorg, kommunen använder delar av SKLs material Sveriges Viktigaste Jobb, men någon samordning finns inte, inte heller någon gemensam strategi. Personalchefen har av politiken fått uppdraget att göra ett samlat grepp kring kommunens framtida kompetensförsörjningsarbete och ta fram en gemensam strategi för denna. Strategin ska förutom en tydligt definierad målbild innehålla en kartläggning av verksamheternas kommande behov, rollfördelning, en plan för var kommunen ska synas och ett lättillgängligt och väl förpackat material. Strategin syftar till att skapa goda förutsättningar för att kommunen även i framtiden ska kunna utföra sitt uppdrag. Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Kompetensförsörjning Framtagande av en strategi för framtida kompetensförsörjning 2016 06 30 PC
4(25) Indikator: SCB befolkningsstatistik / SCB medborgarundersökning 2012 2013 2014 2015 2016 - Antal personer som bor i Hjo 8 840 8 805 8 885 8 893 - - Betygsindex för Hjo kommun som en plats att leva och bo på (NRI) 53 (medel 57) Ingen mätning gjordes 58 (medel 57) Ingen mätning görs -
5(25) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 8: Hjo kommun ska aktivt bidra till att invånarna i Skaraborg ska ha Sveriges bästa hälsa 2020 Vår strategi för att nå målet: Strategiska områden och prioriteringar för folkhälsoarbetet 2016 Folkhälsoarbetet handlar om att med hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser åstadkomma en god och jämlik hälsa för hela befolkningen. Ett framgångsrikt folkhälsoarbete handlar om samarbete och ansvarsfördelning mellan olika samhällssektorer, myndigheter och organisationer. Folkhälsorådet är ett samverkansorgan mellan Hjo kommun och Västra Götalandsregionen, Östra Hälsooch sjukvårdsnämnden i syfte att initiera, utveckla och samordna resurser för att främja en god hälsa för kommuninvånarna. För folkhälsoarbetet på kommunnivå finns en folkhälsoplanerare anställd av Västra Götalandsregionen. Folkhälsoplaneraren ska i första hand arbeta med hälsofrämjande arbete på en strategisk nivå. Mål för folkhälsoarbetet Det övergripande nationella folkhälsomålet är att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen där målet ska uppnås genom arbete med elva målområden. De elva nationella målområdena är: Mål 1 Delaktighet och inflytande i samhället Mål 7 Skydd mot smittspridning Mål 2 Ekonomiska och sociala förutsättningar Mål 8 Sexualitet och en god Mål 3 Barn och ungas uppväxtvillkor reproduktiv hälsa Mål 4 Hälsa i arbetslivet Mål 9 Fysisk aktivitet Mål 5 Miljöer och produkter Mål 10 Matvanor och livsmedel Mål 6 Hälsofrämjande hälso- och sjukvård Mål 11 Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel För en mer övergripande bild av de elva målområdena kan de sammanföras till tre strategiska områden, där målområde 1-3 och delar av målområde 6 gäller faktorer på samhällsnivå, medan de övriga åtta främst berör faktorer i människors livsmiljöer eller fokuserar på en viss levnadsvana. Målområde: 4, 5, 7, 8, 9, 10 Målområde: 1, 2, 3, 6 Goda livsvillkor Målområde: 11, delvis 6 Grundläggande förutsättningar för en god folkhälsa och för att utjämna skillnader i hälsa är att skapa möjligheter till en bra start i livet, vilket kan främjas av miljön i hemmet, i förskolan, i skolan och fritiden samt av att nå en utbildningsnivå som ger möjlighet till arbete, ekonomiska villkor för självförsörjning och social trygghet. I Goda livsvillkor ingår också möjligheten till delaktighet och inflytande i samhället. Att barn, vuxna och äldre känner sig delaktiga och upplever att de kan påverka leder till ökad hälsa likaså att få tillgång till hälso- och sjukvård på lika villkor. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: Källa: Folkhälsopolitisk rapport 2010
6(25) Verka för ökade möjligheter till inflytande och att kunna påverka den egna livssituationen Stödja arbetet för socioekonomisk analys och metodik Erbjuda föräldrastödjande verksamhet Stödja processen hälsofrämjande förskola, skola och fritidsaktiviteter för barn och ungdomar Verka för att äldre kan leva ett aktivt liv utifrån sina personliga förutsättningar och ge stöd för att behålla och utveckla sociala nätverk och mötesplatser Hälsofrämjande livsmiljöer och levnadsvanor Folkhälsoarbetet ska verka för hälsofrämjande livsmiljöer, skapa förutsättningar för en god fysisk och psykosocial miljön där vi bor, arbetar och tillbringar vår fritid. Vilket kan fungera som stödjande miljöer i arbetet med att främja fysisk aktivitet och goda matvanor. Livsmiljöerna kan också formas så att de minskar riskerna för smittspridning, olycksfall och våld. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: Stödja arbetet med att lyfta in folkhälsoaspekten i samhällsplaneringen Stödja verksamheter som främjar fysisk aktivitet Stödja verksamheter som främjar goda matvanor Alkohol, narkotika, dopning, tobak och spel Syftet med strategiområdet är att via samhällets åtgärder minska bruket och negativa effekter av alkohol och tobak, ge ett narkotika- och dopningsfritt samhälle samt minska skadeverkningarna av överdrivet spelande. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: Stödja utvecklingen av det förebyggande arbetet kring tobak, alkohol, narkotika och dopning Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Indikator : SKLs öppna jämförelser 2009 2010-2013 2014 2015 2016 Självskattat allmänt hälsotillstånd 70 % Ingen mätning gjordes 74 % Ingen mätning görs Ingen mätning görs
7(25) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 9: I Hjo ska vi ha ett gott företagsklimat Vår strategi för att nå målet: Vi ska fortsätta att arbeta på den inslagna vägen. Arrangera fler mötesplatser mellan Näringsliv och Hjo kommun. Fler deltagare från Hjo kommuns tjänstemän och politiker ska delta vid varje möte för att ge oss större chans att bibehålla och så småningom stärka näringslivsklimatet ytterligare. Största prioritet 2016 är skolan och samhällsbyggnads kontakter med näringslivet. I Svenskt Näringslivs Kommunranking som presenterades september 2015 där vårt mål var att klättra 20 placeringar för att komma under 200-strecket så fick vi ett fantastiskt positivt resultat. Vi klättrade 90 placeringar från plats 207 till 117. Att behålla denna placering kräver insatser från alla håll och kanter. En rimlig ambition är att bibehålla en positiv trend under flera år. Prioriterade områden är att arrangera mötesplatser, nätverksbyggande både lokalt, regionalt, nationellt och internationellt, entreprenörskap, utbildningsinsatser, marknadsföring, projektansökningar och internationalisering. Vi fokuserar på målgrupperna industri, handel, grön näring. Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Skapa mötesplatser Lokalt, regionalt, nationellt och internationellt Skapa mötesplatser mellan näringsliv och Företagens Vänner Arrangera frukost/lunchmöten mellan näringsliv och Hjo kommuns tjänstemän och politiker Exempel på Företagens Vänner: IDC, Almi, Connect Väst, Västra Götalandsregionen, Kommunalförbundet, Länsstyrelsen, Vinnova Löpande Löpande Näringslivs chef Näringslivs chef Hjo NäringslivsGala Uppmärksamma goda näringslivsinsatser Näringslivs chef Arrangera utbildningsinsatser Mässor Möta Skola, Högskola, Universitet Öppet Hus på Industrin Steps-to-export, Affärsengelska, ID, Illustrator ELMIA underleverantörsmässa, Högskolemässor, examensarbetsmässor Delta i möten mellan näringsliv och skola. Skolans kontakter med näringslivet måste stärkas. Löpande vid behov och efterfrågan Löpande Löpande Upprepa 2014-års succé. Våren 2016 alternativt Näringslivs chef Näringslivs chef Näringslivs chef, Barn- & Utbildnings chef & Kommunch ef Hjo kommun &
8(25) Utsmyckning Skövderondellen Grön Näring Marknadsföring Entreprenörskap Internationella projekt Utsmycka Skövderondellen väg 194/195 med en koppling till Visionen: Vättern, TILLSAMMANS och ett Levande Hjo. Syftet är att på ett modernt sätt bygga stolthet bland Hjo-bor och hälsa alla gäster välkomna. Projekt förädlare tillsammans med Svenskt Tenn s Tesalong och en internationell ansökan för marknadsföring och erfarenhetsutbyte. Marknadsföra Hjo kommun tillsammans med Hjo näringsliv. Alla ska få ett Hjärta med sig hem. Sommarlovsentreprenör, UF, Nyföretagarcentrum För att skapa erfarenhetsutbyte och sätta Hjo på kartan våren 2017 Hjo näringsliv i samverkan 2016/2017 Hjo kommun & Hjo Näringsliv i samverkan 2016/2017 Hjo kommun och Hjo kommuns LRF-grupp i samverkan Löpande vid varje tillfälle som ges Näringslivs chef 2016 Näringslivs chef Löpande Näringslivs chef och respektive chef Indikator: Svenskt Näringslivs kommunranking 2012 2013 2014 2015 2016 Placering på kommunrankingen 212 222 207 117 -
9(25) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 10: I Hjo ska man få ett gott bemötande och uppleva att det är enkelt att kontakta kommunen Vår strategi för att nå målet: För att medarbetarna i Hjo kommun ska få ett ramverk att förhålla sig till när det gäller kommunikation så ska detta formuleras i en kommunikationspolicy/strategi som ska upp till kommunfullmäktige för beslut våren 2016. Kommunikationspolicy/strategi skulle ha varit färdig under 2015 men har blivit försenad. Policyn/strategin ska fungera som ett hjälpmedel för samtliga verksamheter i kommunen. Ett internt uppslagsverk där du som medarbetare på ett tydligt sätt hur Hjo kommun ska arbeta med externa och interna kommunikationsfrågor samt profilering. En förutsättning för att policyn/strategin ska vara till hjälp i utvecklingen av vårt informationsarbete, är att vi alla arbetar för att omsätta innehållet i den till konkreta handlingar. Information från kommunen ska vara lätt att förstå och att ta del av. Bra kommunikation inbjuder till dialog och stärker invånarnas upplevelse av mötet med Hjo kommun och dess medarbetare. Därför har alla medarbetare ett kommunikationsuppdrag, oavsett vilken arbetsuppgift de har. På så sätt uppnår vi goda resultat, våra mål samt i förlängningen vår vision, Vision Tillsammans skapar vi framtidens Hjo. Växelpersonalen har i uppgift att kontinuerligt var vaksamma på information som saknas i de kommunikationsplattformar som vi använder i kommunen och där ta egna initiativ till att uppdatera där det behövs och/eller ta kontakt med verksamheterna som behöver förändra eller förbättra något. I slutet av 2015 ändrade Hjo kommun sina besöksrutiner till Stadshuset. Den som idag besöker Stadshuset ska anmäla sitt ärende till personalen i växeln och vem de vill träffa. Detta ställer i sin tur också krav på alla som är anställda i Hjo kommun att de alltid på ett professionellt sätt förmedlar var de är via Outlook. I många fall kommer receptionspersonalen också kunna ge svar direkt på det aktuella ärendet. Samtliga dörrar in till kontorskorridorerna är låsta. Detta för att förhindra att besökare går fel och/eller möts av tomma kontor. Vi vill hela tiden eftersträva att alla som besöker Hjo kommuns Stadshus får bästa möjliga service. Det innebär också att vi förhindrar att obehöriga personer får tillträde till våra lokaler. En fortsättning blir nu att Hjo och Tibro kommun från och med den 1 maj 2016 går samman och sjösätter ett gemensamt svarsställe som kommer att vara lokaliserat i Hjo. Detta skapar bra samordningsvinster och goda möjligheter att tillsammans säkerställa att vi alltid kan möta kund på bästa sätt. Med ytterligare personal på plats i växeln får vi större möjlighet att koncentrera oss på en kund i taget oavsett om det gäller besök till Stadshuset eller ett telefonärende. Ett viktigt arbete för upplevelsen av kontakten med kommunen är vår synpunktshantering. Systemet för synpunktshanteringen sköts av kansliet men synpunkter, frågor och kritik som kommer in via systemet tilldelas en handläggare från berörd verksamhet som har tio arbetsdagar på sig att svara. Under 2015 höll vi dessa svarstider i 76 % av fallen, vilket är något bättre än tidigare år. Genom att ytterligare underlätta för handläggare att arbeta med sina synpunkter hoppas kansliet kunna förbättra denna siffra ytterligare. Kansliet har bl.a. börjat göra veckovisa sammanställningar över de synpunkter som är under handläggning påminner handläggare som har synpunkter att besvara. Indikator: SCB:s medborgarundersökning Betygsindex för bemötande och tillgänglighet. 2012 2013 2014 2015 2016 56 (medel 58) Ingen mätning gjordes 59 (medel 58) Ingen mätning görs -
10(25) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 11: I Hjo ska man kunna vara med och påverka kommunen Vår strategi för att nå målet: Bedömningen är att delaktighets- och demokratiarbetet i Hjo kommun blir bättre för varje år. Förvaltningen blir duktigare på att tänka delaktighet både i det vardagliga arbetet och i utvecklingsarbetet. Det finns dock fortfarande förbättringar att göra, exempelvis vad gäller att hitta fler former för delaktighet, skapa nya moderna forum för detta o.s.v. Framtagandet av en demokratistrategi ska hjälpa till att ge strukturer för detta och vara ett stöd för ansvarig chef och/eller handläggare för att få ut så mycket som möjligt av de delaktighetsinsatser som görs. Processen att bli bättre på delaktighetstänket i alla våra verksamheter ska kompletteras med denna strategi, detta ramverk. Ett framgångskoncept i demokratiarbetet hittills har varit de tillfällen då kommunen anordnat öppna träffar av olika slag. Detta ska vi fortsätta med när det bedöms vara lämpligt. Kommunsekreteraren utgör stöd i förvaltningen när sådana träffas kan utformas, samt andra delaktighetsinsatser som kan genomföras. Kommunledningsgruppen har som strategiskt forum ansvar att beakta möjligheten att anordna dessa träffar när man diskuterar förvaltningens ärenden. För att Hjoborna ska känna sig delaktiga och att de har möjlighet att påverka behöver kommunen ha en tydlig och väl genomarbetad tanke med demokratiarbetet. Detta ska formuleras i en demokratistrategi som beskriver hur vi ska arbeta med detta. Denna strategi har inte hunnits arbetas fram ännu. Ambitionen är att demokratistrategin ska tas fram under 2016. Den nya projektmodellen infördes 2015 enligt uppdrag från kommunstyrelsen. Modellen har börjat tillämpas till viss del. Under 2016 ska en handbok tas fram och alla handläggare ska utbildas för att arbetet med modellen ska bli så enkelt, effektivt och värdefullt som möjligt. I modellen ingår ett tydligt fokus på kommunikation och delaktighet. Att säkerställa att vi i våra arbeten får med det momentet kommer bidra till att Hjoborna känner sig delaktiga och lyssnade till i högre utsträckning. Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Demokratistrategi Arbetet ska påbörjas under hösten 16. 2017 Kanslichef Indikator: SCB:s medborgarundersökning Sammanfattande nöjd inflytande index. 2012 2013 2014 2015 2016 38 (medel 39) Ingen mätning gjordes 44 (medel 40) Ingen mätning görs -
11(25) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 15: Hjo ska ha ett levande centrum med en positiv handelsutveckling Vår strategi för att nå målet: Att fortsätta arbetet med och stärka samverkan mellan handlare, restauranger och fastighetsägare samt tjänstemän och politiker inom kommunen. Att vid kontakter med kommuninnevånare lyssna och ta del av åsikter men också presentera och kommunicera det positiva utbud och utveckling som finns genom samverkan och visionsarbetet samt om man handlar mer lokalt. Tillsammans med handel, restauranger och fastighetsägare kommunicera och synliggöra det utbud och möjligheter som finns för att lyfta centrum och den lokala handeln. Detta för att bibehålla den trend av en något positiv utveckling som vi mäter genom handelsindex och som presenteras i augusti för föregående år. Att aktivt arbeta tillsammans med fastighetsägare för att fylla och hitta rätt verksamhet till lokaler lämpliga för handel eller som stärker handeln som helhet. Söka och hjälpa tillsammans med Nyföretagarcentrum de entreprenörer med inriktning handel som vill starta eller ta över sådan verksamhet. Medverka vid evenemang och aktiviteter för upplevelsen av ett mer aktivt och levande Hjo. Arrangemang som Alla Hjärtans Hjo, Påsk, Vätternrundan, Leva Bo i Hjo, Hälsoveckan, Handelsdag, Trafikantveckan, Näringslivsgalan, Julmarknad samt Kvällsöppet. Fortsatt kontakt med torghandlare så att de återkommer. Undersöka möjligheterna för våra närproducenter av säsongsprodukter att saluföra dessa vid torget. Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Samverkan, tillsammans (handel) Frukostmöte, informella återkommande möten med handlare, medlemmar i Hjo Handel och intresserade samt inbjudna Kontinuerligt var fjortonde dag Näringsutvecklare (handel) Möten, samverkan med grupperingar Handelsstrategigrupp Lokaler, lediga lämpliga för handel Entreprenörer Nätverksbyggande regionalt Möten med olika grupperingar som handel, restauranger, fastighetsägare för att tillsammans bibehålla och utveckla näringarna och mötesplatserna Planering, aktuella frågor, utredningar tillsammans med representanter för näringsliv, fastighetsägare, handlare och företagare Att tillsammans med fastighetsägare aktivt arbeta med de lediga eller kommande lediga lokaler för att finna lämplig verksamhet för dessa Finnas till hands och hjälpa entreprenörer med frågor om verksamhet, lokaler och kommunala kontakter. Att i dialog med Nyföretagarcentrum lyfta entreprenörskap handel. Deltagande i CityNätverket Väst:s träffar med Svensk Handel, Återkomman de halvårsvis Återkomman de enligt kalender Återkomman de Näringsutvecklare (handel) samt delegerade och inbjudna Näringslivschef samt näringsutvecklare (handel) och vid behov adjungerad Näringsutvecklare (handel), Fastighetsägare och Hjo kommun 2016 Näringsutvecklare (handel), näringslivschef samt Nyföretagarcentrum Återkomman de halvårsvis Näringsutvecklare (handel) efter
12(25) Handelsbilaga Skyltning Evenemang Centrumutvecklarena, Fastighetsägarna och Visita Att få till stånd ytterligare en handelsbilaga men fler annonsörer för att lyfta handeln i Hjo, samt utöka spridningen av den samma Utvärdera befintlig hänvisningsskyltning och ev ytterligare behov samt skyltning av centrumhandel vid handelsplats Åsen Att medverka för att stärka de aktiviteter som genomförs samt extra engagemang vid Alla Hjärtans Hjo, Vätternrundan samt Julmarknad inbjudan från CityNätverket Väst Förhoppning Näringsutvecklare svis en bilaga (handel) i samverkan innan med Hjo Handel, sommaren restauranger och fastighetsägare 2016 Näringsutvecklare (handel) i samverkan med stadsarkitekt, Hjo Handel och arbetsgrupp. 2016 Näringsutvecklare (handel) tillsammans med Hjo Handel och andra arrangörer Indikator: Handeln i Sverige 2012 2013 2014 2015 2016 - Försäljningsindex i sällanköpsvaruhandeln 35 38 38 Ej klart - - Försäljningsindex i dagligvaruhandeln 75 81 75 Ej klart -
13(25) Kommunstyrelsens mål 2016 för kommunledningskontoret Kommunstyrelsens mål 1: Hjo kommun ska arbeta med bemanning efter invånarnas behov Adressat: samtliga verksamheter Motivering: Hjo kommun är en serviceorganisation för de som lever och verkar i Hjo. Vi finns till för våra invånare. Kommunstyrelsen ser det därför som särskilt viktigt att förvaltningens arbete ska utgå från deras behov. Samtliga verksamheter ska utgå ifrån sina brukares behov när scheman läggs, öppettider fastställs, bemanning planeras och så vidare. Detta är en viktig förutsättning när vi arbetar i enlighet med vår vision och värdegrund. Vår strategi för att nå målet: Vår värdegrund Det goda mötet sätter brukaren i fokus. Vi är medvetna om att vi finns till för Hjoborna. Därför är det viktigt att vi är tillgängliga när vi behövs. Denna tanke och hela vår värdegrund ska prägla samtliga våra verksamheter i Hjo kommun. Kommunledningskontoret och stadshuset är förebilder i och med att kommunens ledning finns här. Det betyder att hur vi väljer att agera avspeglas ute i verksamheterna. I arbetet med bemanning efter behov har vi därmed en viktig roll. För att hitta svar på hur vi bäst ska bemanna oss efter invånarnas behov ska vi titta på en rad olika möjligheter. Det handlar bland annat om att titta på om det finns en efterfrågan av att stadshuset ska hålla öppet någon kväll i veckan utifrån att Hjo är en pendlingskommun där många arbetar i annan kommun, och om det i så fall skulle vara praktiskt genomförbart. Erfarenheter från Samhällsbyggnad som haft kvällsöppet någon kväll i veckan under en tid ger en positiv bild. Vi ska under 2016 skapa ett gemensamt svarsställe för Hjo och Tibro kommuner i stadshuset och tanken är då att personalen i växeln ska utvecklas till s.k. kommunvägledare, som kan stå till tjänst med diverse hjälp. Detta är ett steg i arbetet med att utveckla verksamheten utifrån invånarnas behov, då vi bedömer att det finns efterfrågan av denna funktion. Stadshuset är alltid bemannat och tillgängligt under vardagar. Med det menas att personal är i tjänst även exempelvis julledigheter och semestrar för att bistå med den service som önskas. Vidare har kommunchefen en skyldighet att titta på och utveckla hur stadshuset agerar som förebild utifrån bemanning efter behov och effektivitet. Kommunchefen ska undersöka på vilket sätt detta kan utvecklas och förstärkas. I detta ligger också att få stabsfunktionen att agera som en enhet, där vi samverkar vårt arbete till högsta möjliga grad, med flexibilitet och effektivitet i fokus utifrån vår värdegrund.
14(25) Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Uppföljning sker i form av årlig redovisning.
15(25) Kommunstyrelsens mål 2: Hjo kommuns medborgare ska ha tillgång till lättillgänglig och relevant information om kommunens verksamheter Motivering: Vår vision handlar mycket om tillsammansbegreppet. I utvecklingsområde Tillsammans anges att Hjo ska vara känt som det enkla, lättillgängliga och välkomnande Hjo. Kommunfullmäktige har utifrån detta satt målet att i Hjo ska man få ett gott bemötande och uppleva att det är enkelt att kontakta kommunen. Kommunstyrelsen anser att det är viktigt att vi satsar på att erbjuda lättillgänglig och relevant information om våra verksamheter. Vår strategi för att nå målet: Arbete med att tillgängliggöra kontaktuppgifter till anställda i Hjo kommun på den externa webben skulle ha genomförts under 2015 men har blivit försenat eftersom vi kommer att samverka med Tibro och Karlsborgs kommun i samband med att vi uppdaterar den externa webben under våren/sommaren 2016. Besökaren kommer då kunna söka på person och/eller tjänst för att lättare hitta rätt. Under 2016 kommer vi att förändra utseendet på den externa webben och tillföra nya tekniska lösningar. Detta för att säkerställa att vi kan möta morgondagens krav från våra kunder. Människor ändrar ständigt sina vanor och vill nå service och information på andra sätt och i nya format. Vi vill möta våra kommuninvånare där de befinner sig och vi strävar alltid efter att göra den digitala servicen ännu bättre. De flesta webbplatser i kommuner, landsting och regioner har på relativt kort tid bytt skepnad från informationstunga anslagstavlor till målgruppsanpassade webbsidor där självservice och smarta tjänster är en självklarhet. Hjo kommuns webbplats kommer i och med detta lyft anpassas enligt ovan. Hjo kommuns webbplats blir tydligt målgruppsanpassad, utformad för mobila enheter och utrustad med en mer utvecklad sökfunktion för att smidigt kunna guida besökarna och ge information utifrån deras livssituation eller efter det ämnesområde de efterfrågar just då. Webbsidan ska ge besökaren snabb, relevant och uppdaterad information. Det kommer också finnas inbyggda funktioner som automatisk publicering av innehåll samtidigt på flera olika ställen, i olika sociala medier och i appar. Aktivitetsplan 2016: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Kommunal mobilapplikation 1 juli 2016 Peter Jonsson ITchef Tillgängliga kontakter Årsredovisning i korthet Framtagande och lansering av kommunal mobilapplikation. Applikation som möjliggör och tillgängliggör information till och från medborgare, företag, förening och kommun. Applikationen lanseras på telefonoperativsystemen Android och IOS. Vi kommer att tillgängliggöra kontaktuppgifterna till anställda i Hjo kommun på vår hemsida. Besökaren kommer kunna söka på person och/eller tjänst. Årsredovisningen som tas fram årligen är ett omfattande dokument med mycket ekonomisk rapportering, ofta uttryckt på ett fackmässigt och byråkratiskt sätt. För 2016-08-31 Informationschef 2016-06-30 Ekonomichef
16(25) att förbättra informationen till kommunens invånare i framförallt kommunens ekonomi finns behov av att ge ut en lättläst och kortfattad skrift om detta. Skriften bör upprättas i samband med upprättandet av den ordinarie årsredovisningen och distribueras till hushållen när KF antagit årsredovisningen Indikator: SKL:s webbinformationsundersökning/ SCB:s medborgarundersökning: 2012 2013 2014 2015 2016 -Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna enligt SKL? 65 (medel 74) 69 (medel 79) 72 (medel 78) Ej klart - -Medborgarnas omdöme av kommunens information enligt NII avsnitt Information 49 (medel 52) - 54 (medel 52) Ingen mätning -
2. I budgeten har politiken angett ett antal politiska prioriteringar. Dessa beskrivs här nedan i text utdragen från budget 2016. Beskriv hur verksamheten avser att jobba mot angiven politisk prioritering utifrån eventuellt tilldelade medel. 17(25) Politiska prioriteringar 2016 Uppdatering EPiSserver Budget 2016: Under 2016 kommer Hjo kommun tillsammans med Karlsborg (samverkansavtal) att behöva uppdatera publiceringsverktyget EPiServer och samtidigt uppdatera designen på www.hjo.se. Uppdateringen av publiceringsverktyget är ett måste för att uppnå de nya funktioner som vi behöver för att möta de krav som ställs på de kommunala sajterna. Eftersom vi idag också har samma kodbas som Karlsborg så måste kommunerna samarbeta i all utveckling, vilket också innebär att vi delar kostnader. Karlsborg har redan avsatta medel för detta 2015, men avser nu att skjuta på det till 2016 för att kunna samarbeta med Hjo. Kommunledningskontoret tilldelas 150 tkr för detta 2016. Tilldelningen är av engångskaraktär och ska därför återläggas 2017. Plan 2016: Se Ks mål 2. Uppgradering ekonomisystemet Agresso Budget 2016: Behovet av uppgradering av Agresso är föranledd av att support och underhåll av vår nuvarande version upphör under 2016. Mottagen offert från Unit4 indikerar en utgift om ca 500 tkr för uppgraderingen. Politikområdet tilldelas 500 tkr 2016. Tilldelningen är av engångskaraktär och ska därför återläggas 2017. Plan 2016: Avsikten är att gå över skarpt till den nya versionen den 1 oktober 2016. Vi vill ha relativt lång tid på oss för att köra i Testmiljö. Därför har vi gjort en preliminär beställning av konsulttid, som innebär att vi kan börja testa den 1 april 2016. Mer detaljerad tidplan upprättas i samarbete med Unit4. Kompetensutvecklingspott Budget 2016: I årets budget har extra tilldelning till Kommunledningskontoret skett med 100 tkr som en grundplåt till att etablera en central pott för kompetensutveckling. Förvaltningen har samtidigt fått i uppdrag att se över de befintliga budgetramarna inom varje politikområde och att utvärdera lämpligheten i att omfördela kompetensutvecklingsmedel till denna centrala pott för att kunna disponeras till insatser som prioriteras och disponeras av kommunchefen. Handelsutveckling Budget 2016: I 2014 års budget gjordes en tillfällig tilldelning om 250 tkr för projekt handelsutveckling. Efter en prövotid utvärderades projektet hösten 2014 och det beslutades att tilldelningen skulle kvarstå även 2015. Ny uppföljning och utvärdering har gjorts under hösten 2015 där förvaltningen föreslog för budgetberedningen att tilldelningen för projektet skulle kvarstå. Budgetberedningens beslut innebär att den tillfälliga tilldelningen inte förlängs och Kommunledningskontoret minskar sin ram med 250 tkr 2016. En översyn ska däremot ske för att se vilka möjligheter och behov det finns för att finansiera en fortsättning inom befintlig ram. Folkhälsorådet Budget 2016: Nuvarande avtal med östra hälso- och sjukvårdsnämnden går ut 2015-12-31. Förslag till beslut är att förlänga avtalet två år. Om behovet finns så erbjuds Hjo kommun en höjning av bidraget från
18(25) 11 kr per invånare till 15 kr, förutsatt att Hjo kommun själva bidrar med motsvarande medel. Det innebär en kostnad på ca 35 tkr per år fr.o.m. 2016. Bakgrund är folkhälsorådets tjänsteskrivelse till KsAu Folkhälsoavtal mellan Hjo kommun och östra hälso- och sjukvårdsnämnden med dnr 2011-439. Hjo kommun kommer acceptera erbjudandet och tillskjuter 35 tkr till folkhälsorådet. Medel tas inom Kommunledningskontorets ram. Effektiviseringsbeting I 2016 års budget har kommunledningskontoret ålagts ett effektiviseringsbeting på 298 tkr, vilket fördelats relativt jämnt mellan stabsfunktionerna Kansli, Ekonomi, Personal, IT och Information. Posterna utgörs i huvudsak av mindre inköp av konsulttjänster, förbrukningsmateriel och IT-utrustning.
19(25) 3. Avsnitt tre är uppdelat i fyra delar. Först beskrivs viktiga händelser under det kommande året tillsammans med övrig verksamhetsutveckling som inte går att koppla till något särskilt mål eller till visionen. I del två beskrivs hur verksamheten planerar att jobba med Hjo kommuns värdegrund Det goda mötet. Sedan berättar verksamheten om kända framöver (längre perspektiv än ett år). Avslutningsvis beskrivs de åtgärder som ska utföras under året utifrån föregående års internkontroll. Viktiga händelser och övrig verksamhetsutveckling under 2016 IT-enheten. Under 2016 kommer samverkan med grannkommunerna Skövde och Tibro att utökas från gemensam supportorganisation till att även inkludera gemensam drift/ förvaltning/ underhåll av ITinfrastrukturen (server, lagring och back-up). Likaså utvecklas samverkan med Skövde kring e-plattformen och e-tjänster, en samverkan till vilken Tibro och Karlsborg kommer ansluta sig under året. Det utökade samarbetet kring IT-miljö/ infrastruktur kommer succesivt fasa in IT-enheten i en ny verksamhetsstödjande roll då ansvaret för tekniken minskar. Stor kraft kommer även att läggas på informationssäkerhetsarbetet under 2016 utifrån det underlag som forskningsprojektet KLISTER presenterade under det gånga året. Slutligen kommer ett projekt kring en kommunal mobilapplikation att påbörjas under våren med målet att lanseras till sommaren 2016. Arbetet inom ekonomienheten under 2016 kommer att inriktas på att upprätthålla och utveckla löpande redovisning och flödena av fakturor, upprättande av budgetuppföljningar, analyser och prognoser samt delårs- och årsbokslut. Parallellt med detta löper budgetprocessen med framtagande av underlag för Planeringsförutsättningarna (PFÖ) under våren och den slutliga drift- och investeringsbudgeten under hösten. Under året kommer också uppgradering av vårt redovisningssystem Agresso att ske, vilket är ett omfattande projekt för vilket 500 tkr avsatts i driftbudgeten för 2016. Huvuddelen av budgeten går till externa konsulter men mycket internt arbete krävs också (se även under Politiska Prioriteringar). Övergången till komponentavskrivning pågår och kommer att ta en del resurser i anspråk, liksom arbetet med att införa s.k. periodisk fakturahantering, som är ett projekt som syftar till att effektivisera fakturahanteringen och frigöra resurser till mer värdeskapande arbete. Under året kommer vi dessutom att ta fram en årsredovisning i korthet som syftar till att sammanställa innehållet i årsredovisningen i ett kortfattat dokument som är begripligt och läsvärt för kommunens invånare. Kansliet är främst en stödfunktion och har som uppdrag att se till att administrationen fungerar på ett smidigt och effektivt sätt, med processer både internt inom förvaltningen och mot politiken. Kansliet sköter bl.a. diarieföring och ärendehantering. Kansliet arbetar även med kvalitetsutveckling såväl centralt som mot de olika verksamheterna. Det verksamhetsspecifika kvalitetsarbetet är främst riktat mot vård och omsorg samt barn och utbildning. Dock har arbetet kommit igång så smått även med kultur, turism och fritid med gott resultat och efter sommaren 2016 kommer kansliet kunna arbeta med kvalitetsutveckling mot samhällsbyggnad då en ny tjänst inrättas som finansieras inom ram. Det verksamhetsspecifika kvalitets- och utredningsarbetet innebär att respektive utredningssekreterare är både ett stöd för chefen och självständigt drivande i frågor som utvecklar och effektiviserar verksamheten. Uppdraget innebär bl.a. analys av processer, ekonomi (tillsammans med ekonom), organisation m.m. kopplat till verksamhetsplanering och uppföljning samt övrigt systematiskt kvalitetsarbete. Vidare har kansliet ansvar för det övergripande kvalitetsarbetet utifrån målstyrning och andra frågor såsom projektmodell. Under 2016 kommer möjligheten att utveckla ärendehanteringssystemet Diabas att utredas, för att se om
det finns möjligheter att ytterligare slipa på kommunens ärendehantering. Syftet är att se om det finns möjlighet att förbättra kvalitetssäkringen av ärenden och dess dokument, anmälan av delegeringsbeslut samt arkivering, förenkla utskicksrutinerna till politiska sammanträden, effektivisera diarieföringen, underlätta att deadlines hålls, tydliggöra den politiska majoritetens styrning av ärenden, m.m. 20(25) Under 2016 kommer ett större arbete som omfattar såväl samverkan som löneprocess att påbörjas, för att kunna träda i kraft under 2017. Kommunen har sedan 2009 ett samverkansavtal med de fackliga organisationerna i enlighet med FAS05. Från såväl fackligt som chefshåll har uttryckts önskemål om att kommunens samverkansformer behöver en översyn. I anslutning till detta behöver kommunens lönesättningsprocess en genomlysning, framförallt med avseende på hur kommunen sätter lön och på vilka grunder. Dessa båda områden är nära sammankopplade med varandra genom sitt fokus på god kommunikation mellan arbetsgivarföreträdare och medarbetare, inte bara i det dagliga utan framför allt genom de mer formella samtalen: arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och samtal om lön. Personalenheten kommer även att genomföra en så kallad Nöjd medarbetarenkät, NKI. Denna genomförs vart tredje år och kommer denna gång att omfatta en uppföljning/genomgång av kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan som löpte ut den 31 december 2015. Enkäten kommer även att inkludera en utvärdering av den friskvårdstimme som alla månadsanställda omfattas av och som infördes i början av 2015. Så här arbetar vi med Hjo kommuns värdegrund Det goda mötet 2016: Arbetet med kommunens värdegrund fortsätter. Det är en allmän uppfattning att Det goda mötet och innebörden av detta är väl förankrat bland kommunledningskontorets medarbetare. Inte desto mindre är arbetet med värdegrunden, eller visionen för den delen, någonsin avslutat. Även om vi med fog kan säga att vi lever värdegrunden måste vi ständigt påminna oss själva om innebörden av den och om vikten av att vara förebilder. Frågan om värdegrundens efterlevnad kommer därför även fortsättningsvis att vara föremål för samtal, dels på APT men även i vardagen, där vi som arbetskamrater måste påminna varandra om vikten och innebörden av värdegrunden och ibland även påtala när vi inte lever upp till det som vi kommit överens om. Aktivitetsplan: Aktivitet Beskrivning Slutdatum Ansvarig Framtid Ett framtida arbete är att införa e-arkiv, vilket kommer underlätta och förbättra kommunens administration. Möjligheterna för e-arkiv tittas på i det större sammanhanget av olika samverkansgrupper, såsom SKL om Skaraborgs kommunalförbund. HjoTiBorg-samarbetet med en gemensam arkivarie innebär att Hjo, Tibro och Karlsborg gemensamt kommer titta på dessa möjligheter utifrån våra kommuners förutsättningar. Arkivarien håller i detta arbete. Kopplat till detta är en utredning om en eventuell gemensam arkivlokal för de tre kommunerna.
21(25) Åtgärdsplan 2016 utifrån internkontroll 2015 Nedan följer de interkontroller som genomfördes under 2015 och de planerade åtgärder de lett till. För bakgrund till åtgärderna hänvisas till internkontrollrapporterna. Beskrivna åtgärder följs upp i verksamhetsuppföljningen. Internkontroll: Ekonomi / Administration av attesträttigheter Åtgärd Ansvarig Klart Upprätta skriftlig rutinbeskrivning Ek chef Nov-16 Internkontroll: Ekonomi / Verksamhetsintäkter Åtgärd Ansvarig Klart Fortsätta kartläggning av intäktstyper och rutinerna runt dessa. Ekonomichef Löpande arbete Från ekonomienhetens sida utgöra såväl blåslampa som stöd till verksamheterna i arbetet med att utifrån ovanstående generella förstärka rutinerna runt intäktsgenerering. Det kan utgöras av att dokumentera rutiner, att utse backup-personer och att medverka till att hitta alternativa lösningar till kontanthantering. Ekonomichef Löpande Dokumentera genomförda förbättringar under året inom detta område. Ekonomichef Nov 2016 Internkontroll: Kansli / Anmälan av delegeringsbeslut till nämnd Åtgärd Ansvarig Klart Inkludera information om delegationsordningen och rutin för Resp.chef Löpande anmälan av delegeringsbeslut vid introduktion av nyanställda. process Revidera delegeringsordningen årligen eller vartannat år för att säkerställa att den är uppdaterad samt för att påminna cheferna om den. Kommunsekreterare tillsammans med resp. utredare som tar med till resp. ledningsgrupp. Löpande Internkontroll: IT / Verksamheternas systemansvar Åtgärd Ansvarig Klart Via IT-råd och IT-samordnare påminna om deras ansvar som IT-chef 1 jan 2016 systemägare och -ansvariga Internkontroll: Information / Webbinformation Åtgärd Ansvarig Klart
22(25) Ta fram en ny webbsida med nytt utseende som är anpassat efter dagens och framtidens behov. Projektet genomförs i samverkan med kommunikationsgruppen som har representanter från samtliga verksamheter och staber. Projektet genomförs också i samverkan med Karlsborg och Tibro kommun Genomföra enkätundersökning för att få fram vad medborgarna har för behov av information på webben. Engagera en fokusgrupp av intresserade kommunmedborgare som ska få vara med och påverka Hjo kommuns nya webb. Informationschef Nov 2016 Informationschef Jan 2016 Informationschef Feb 2016 Internkontroll: Personal / Tillbud och arbetsskada Åtgärd Ansvarig Klart Flytt av länk till verktyget. Personalchef 2015 Lathund tas fram Personalchef 2015 Utveckla och förbättra rapportverktyget Personalchef 2016 Internkontroll: Personal / Avsluta personal i verksamhetssystem Åtgärd Ansvarig Klart Arbetet med att ta fram nödvändig rutin slutförs under 2016. Personalchef 2016 Internkontroll: Säkerhet / Tillträdesbegränsningar Åtgärd Ansvarig Klart Tillsammans med fastighetstekniker fastställa rutin för utlämnande Säkerhetssamordnare Nov 2016 av nycklar och passagekort. Tillsammans med fastighetstekniker ta fram rutiner för tillträde till Säkerhetssamordnare Nov 2016 stadshuset.
23(25) 4. Nedan finns möjlighet att ange nyckeltal som förtydligar vilka verksamhetsvolymer enheten producerar. T.ex. antal elever, antal barn i barnomsorgen, antal ärenden/personer i hemtjänsten osv. Det är önskvärt att kunna följa verksamhetsvolymerna över tid. Verksamhetsvolymer och nyckeltal 2013 2014 2015 Antal inkomna synpunkter 240 280 226 Andel synpunkter som besvaras i rätt tid 75 % 67 % 76 % Antal inkomna frågor vid allmänhetens frågestund i kommunfullmäktige 3 2 2 Antal inkomna motioner till kommunfullmäktige 6 10 25 Antal sidvisningar av hemsidan (www.hjo.se) 70 000 70 000 Antal e-tjänster i Hjo kommun 6 6 15
24(25) 5. Den ekonomiska ramen som ligger till grund för verksamhetens planering kommer från Hjo kommuns budget. I detta avsnitt kan även möjliga omfördelningar inom verksamhetens tilldelade ram beskrivas, både i tabellform och i löptext. Ekonomisk ram Kommunledningskontoret (KLK) Drift Utfall 2014 Utfall 2015 Budget 2016 Intäkter -2 135-1 954-2 256 Kostnader 41 888 42 539 43 907 Nettokostnader 39 753 40 585 Tilldelad ram 39 508 42 007 41 651 Resultat -245 +1 422 Kommunledning 8 354 8 620 9 111 KS Samverkan 9 531 9 626 10 301 Stab 19 529 20 284 20 703 KS Projekt 339 360 0 Näringsliv 2 000 1 695 1 536 Summa 39 753 40 585 41 651 Planerade förändringar utifrån tilldelad ram Kommunledningskontoret (KLK) Budget Verksamhetsförändringar 2014 2015 2016 Föregående års budgetram 38 783 39 508 42 007 Politiska prioriteringar och efterfrågeförändringar RÖS 172 224 90 MÖS 180 - - Skaraborgs kommunalförbund 65 Uppdatering EPI-server 150 Uppgradering Agresso 500 Kompetensutvecklingspott 100 Avgift till kollektivtrafiknämnden -300 Handelsutveckling -250 Avsättning/återföring evenemang -900-300 - Arkivarietjänst 165 - - Ökade IT-kostnader 350 - - Förstärkning verksamhetsskydd 100 - - Trapphusboende, reserv avsättning - 1 000 - Delsumma politiska prioriteringar 67 924 355
25(25) Uppräkning personalkostnader 458 439 476 Uppräkning övriga kostnader 243 331 221 Förändring kapitaltjänstkostnader 0 250 0 Omfördelning kompetensutvecklingspott 200 Rättelser -43 776-1 310 Effektiviseringskrav 0-221 -298 Innevarande års budgetram 39 508 42 007 41 651