HANDLEDNING FÖR IFK ÖRBYS UNGDOMSLEDARE 2012
Inledning Idrottsföreningen Kamraterna Örby bildades 1926. I stadgarna står följande om föreningens mål och inriktning: - Idrott skall inriktas på att utveckla individen positivt i såväl fysiskt och psykiskt som socialt och kulturellt avseende. - Idrott skall utformas och organiseras så att den i någon form blir tillgänglig för alla och kan ge varje utövare tillfredsställelse med hänsyn till vars och ens värderingar. - Idrott skall organiseras enligt demokratiska principer, varvid individuellt inflytande och ansvarstagande eftersträvas i gemensamma angelägenheter. - Idrott skall verka som internationellt kontaktmedel och respektera alla människors lika värde. IFK Örbys organisation Föreningen har en huvudstyrelse och sektioner för fotboll och motion, samt ett antal kommittéer. Allt arbete sker ideellt. Fotbollssektionen har tre undersektioner : herr-, dam- och ungdomssektion. Huvudstyrelse Kommittéer Fotbollssektion Motionssektion Herr Dam Ungdom Alla sektioner har sin egen styrelse, och dess ledamöter väljs på föreningens årsmöte som hålls i februari varje år. Herr består i allmänhet av: A-lag, B-lag och juniorlag. Dam består i allmänhet av: A-lag, farmarlaget Örby FC och juniorlag. Ungdom består av ett lag i varje årskull från 7-16 år på både flick- och pojksidan. 2
Huvudstyrelse 2012 Ordförande: Vice ordförande: Sekreterare: Kassör: Ledamöter: Suppleanter: Magnus Svernfors Mattias Andersson Jenny Wulf Göran Svernfors Pia Efraimsson Lars Nordin Åsa Widhed-Nordin Tomas Johnsson Leif-Åke Andersson Ekonomi Föreningens inkomster utgörs främst av medlemsavgifter, statliga och kommunala bidrag samt sponsorintäkter. Andra viktiga inkomstkällor kommer från marknadsaktiviteter - t.ex. Hantverksjul och Second Hand lotteriförsäljning - t.ex. BingoLotto, medlems- och reselotter - samt Idrottens Bingo. Kioskförsäljning och cuparrangemang ger också goda tillskott till kassan. Storleken av de statliga/kommunala bidragen beror på hur stor omfattning ungdomsverksamheten har, där antalet sammankomster och antalet deltagare i dessa är avgörande. Se bilagan Regler för statligt aktivitetsstöd samt Regler för kommunalt aktivitetsbidrag. Budget Budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet att styra föreningens ekonomi, och upprättas en gång per år inför nästkommande verksamhetsår (=kalenderår). Föreningens budget presenteras på och godkänns av årsmötet. Varje lag upprättar en egen kostnadsbudget, och budgetmall tillsammans med instruktioner skickas vanligen ut i december av förenings kassör. Ifylld budget återsänds i januari för att behandlas av huvudstyrelsen. Återkoppling till respektive lag sker så fort årsmötet godkänt föreningens budget. 3
Kommittéer De flesta av föreningens marknadsaktiviteter sköts via arbete i särskilda kommittéer som väljs på årsmötet. Klubben har i dagsläget följande kommittéer: Sponsorkommitté Hantverksjul Second Hand Kommitté för klubbens anläggningar Markmässan (vilande) Föreningens fotbollsplaner och byggnader Den kommunala idrottsplatsen Örby IP är IFK Örbys hemmaarena. Föreningen har dessutom tre egna planer: en konstgräsplan i full skala vid Örby IP en 7-mannaplan med gräs vid Örby IP Statheden, gräsplan vid motionsspåren ca 800 m från Örby IP I anslutning till Örby IP ligger IFK Örbys klubbstuga med omklädningsrum och förråd. Klubbens kansli finns i Gula huset intill Hanatorps Camping. I detta hus finns även ett sammanträdesrum (8-10 personer) och IFK Örbys Second Hand butik. OBS För att konstgräset inte skall förstöras MÅSTE alla 7-mannamål köras av planen efter avslutad träning. Kontakt med IFK Örby Verksamheten styrs till stor del via klubbens kansli, och kanslisten heter Kirsti Peltonen. Adress: Campingvägen 4, Gula Huset 511 31 ÖRBY Telefon: 0320 499 60 Mail: kansli@ifkorby.o.se Öppettider: mån, ons - fre kl. 10 14 tis kl. 14 18 Klubbens hemsida: http://www.laget.se/ifk_orby 4
Klubbstugan För skötseln av klubbstugan, de yttre omklädningsrummen, konstgräs- och 7-mannaplanen samt förbindelseytorna däremellan ansvarar vår vaktmästare Tomas Persson. Adress: Öresjövägen 15 511 31 ÖRBY Telefon: 0320 491 60 Varje lag/grupp har ett eget brevfack i klubbstugan där information som inte skickas ut elektroniskt läggs. Här finns även fack för internpost till t.ex. kansliet Stora gräsplanen samt Örbyhallen ägs av Marks Kommun och sköts av dess vaktmästare. Möteslokal Örbyhallens cafeteria är en lämplig möteslokal för t.ex. föräldramöten, och den kan bokas genom kansliet. Information om upplåsning och larm fås vid bokningstillfället. Se bilagan Passagesystem Örbyhallen. Nycklar och material m.m Varje ledare behöver en nyckel till klubbstugan, denna går även till Gula Huset, samt en personlig kod till larmen. Nyckel och kod kvitteras ut på kansliet. För inomhusträning i Örbyhallen behövs en låsbricka. Även denna kvitteras ut på kansliet. Varje ungdomsgrupp disponerar ett skåp i klubbstugan där träningsbollar, västar, konor, träningsstege och förbandsväska förvaras. Lag som spelar seriespel har matchställ, klocka, visselpipa och domarkort. För inomhusträning i Örbyhallen, Lyckeskolan eller annan lokal finns särskilda inomhusbollar. Dessa förvaras i Örbyhallen och i ett skåp i klubbstugan. Varje ledare ansvarar för att omklädningsrum lämnas grovstädade. 5
Seriespel Från 9 års ålder har lagen i IFK Örby möjligheten att delta i seriespel som organiseras av Västergötlands Fotbollsförbund. Vid ett sammanträde under vintern med berörda ledare fastläggs vilka serier åldersgrupperna ska anmälas till. När VFF senare meddelar spelordningen kallas ledarna till ett matchläggningsmöte. Lån av spelare Reglerna för seriespel tillåter lån av spelare, såväl äldre som yngre. Ungdomssektionens policy är att man bara lånar spelare om det är nödvändigt för att fullfölja spelprogrammet och endast i yttersta undantagsfall äldre spelare. Innan en spelare lånas in skall samråd ske med spelarens ledare, föräldrar och med spelaren själv. Undantag från denna regel kan endast göras om det vid samling inför match visar sig att en kallad spelare inte kommer. Matchställ Ledarna ansvarar för matchställen. Föräldrar tvättar dräkterna gör upp ett tvättschema! Tips: Vräng tröjor före tvätt så ökar livslängden på ev. tryck. Använd inte sköljmedel så bevaras elasticiteten. Före bortamatch kontrolleras motståndarlagets dräktfärg. Är denna lik egna lagets medtages reservställ eller västar. Matchställen ska vandra mellan årskullarna, och byte sker på Ungdomssektionens materialbytardag vanligtvis i mars. Cuper och sammandrag IFK Örby arrangerar årligen Påskacupen för 12-åringar, Kamratcupen för 7-8-åringar samt Markmästerskap inomhus. Andra föreningar ordnar andra cuper och sammandrag och det är både roligt och utvecklande att delta i cuper. För ekonomiska frågor se vidare avsnittet för Budget. 6
Ungdomssektionen Ungdomssektionen är en undersektion till IFK Örbys fotbollssektion, och driver fotbollsverksamhet för ungdomar i åldrarna 7-16 år, både på flick- och pojksidan. Sektionens styrelse, som organiserar och leder verksamheten, kallas för enkelhets skull för ungdomsstyrelsen. Den består av 5-10 ungdomsledare jämte representanter från huvudstyrelse, herr- och damsektion. Ungdomsstyrelsen sammanträder normalt 4-5 gånger per år. Ungdomsstyrelsen 2012 Ordförande: Ledamöter Sebastian Nydén Magnus Claesson Maria Dalenberg Pia Efraimsson Christer Martinsson Malin Hartwig Åsa Widhed-Nordin Ungdomssektionens styrelse har tagit fram denna Handledning för ungdomsledare, samt ett policydokument med riktlinjer för ledare, spelare och föräldrar inom Ungdomssektionen. Se även IFK Örby Ungdomssektions policydokument. Ledarträffar Ungdomsstyrelsen kallar till ledarträffar några gånger om året. På dessa möten är det önskvärt att alla som är ungdomsledare inom IFK Örby närvarar. Minimum är dock att varje lag/grupp är representerade av minst en ledare. Årsplan Ungdomsstyrelsen har tagit fram ett kalendarium för ett verksamhetsår som hjälp för att komma ihåg de viktigaste återkommande uppgifterna. Se bilagan Årsplan 7
Kioskverksamhet I samband med matcher och cuper rör sig oftast mycket publik och andra intresserade på Örby IP. Som en service till dem, men även som en stor inkomstkälla för föreningen skall kiosken alltid vara öppen vid sådana arrangemang. Området runt Örby IP har två kiosker en vid stora gräsplanen, och en mellan konstgräset och 7-mannaplanen. Dokumentet kommer inom kort uppdateras med bilagan Rutiner för kioskverksamhet. Team Sportia, Kinna IFK Örby samarbetar med Team Sportia i Kinna när det gäller bl.a. materialinköp. Träningsoveraller och övriga träningskläder provas ut på kansliet. Beställningar sköts sedan av vår kanslist. Noterbart är även en vädjan till de ledare som har ett TeamSportia-kort. Anmäl gärna att det skall knytas till IFK Örby, så att era inköp i butiken knyts till klubben. Detta påverkar inte er bonus, men påverkar klubbens förhandlingsläge med kedjan. IFK Örbys Ungdomssektions styrelse 8
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd RF:s REGLER MED KOMMENTARER FÖR STATLIGT LOKALT AKTIVITETSSTÖD (Beslutade av RS den 8 december 1997 samt reviderade av RS den 21-22 november 2002, den 1-2 december 2003, den 3 oktober 2006 och den 11 december 2008 ) Ändringarna gäller för verksamhet fr o m 2009-01-01 Inledning Regeringen har enligt förordningen (1999:1177) om statsbidrag överlämnat uppgiften att pröva frågor om fördelning av statsbidrag till idrottsverksamhet till Sveriges Riksidrottsförbund (RF). Enligt förordningen avses med idrottsverksamhet prestationsinriktad tävlingsidrott samt hälsoinriktad bredd- och motionsidrott i vilket ingår ett centralt moment av fysisk aktivitet. I förordningen anges därutöver syftet och förutsättningarna för statsbidraget samt övriga villkor för bidraget. Den del av statsbidraget som beviljas lokala idrottsföreningar anslutna till RF benämns statligt lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd). RF:s styrelse, Riksidrottsstyrelsen (RS), har det yttersta an-svaret för fördelningen av LOK-stödet. RS har uppdragit till RF:s kansli, och inom detta till den sk LOK-stödsgruppen, att handlägga inkomna ansökningar och besluta om fördelning av LOK-stödet. RS har också tillsatt en särskild nämnd, LOK-stödsnämnden, som fungerar som överklagningsorgan avseende LOK-stödsgruppens beslut. RS har slutligen antagit följande regler och till dessa regler kopplade kommentarer. Varje kommentar ska läsas ihop med den bestämmelse den kommenterar. 9
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd 1 Kap Bidragsberättigade föreningar 1 Bidrag utgår till ideell förening som är medlem i specialidrottsförbund (SF) anslutet till Riksidrottsförbundet (RF) för verksamhet föreningen bedrivit efter det att föreningen upptagits som medlem i SF. Även föreningar som är medlemmar i SF med begränsat medlemskap enligt 10 kap. 3 RF:s stadgar samt föreningar som tillhör idrottsförbund som har ett av RS godkänt samarbetsavtal med SF har möjlighet att ansöka om och få LOK-stöd. Endast en ansökan inlämnas per förening oavsett om föreningen bedriver flera SFtillhöriga idrotter. Detta innebär att en förening inte kan lämna in flera ansökningar avseende enskilda SF-idrotter. 2 Kap Villkor för bidrag 2 Bidrag utgår för sammankomster och deltagartillfällen som sker i föreningens regi Både villkoren för sammankomst och för deltagare måste vara uppfyllda för att få bidrag. Idrottsverksamheten måste ske i föreningens regi. Med detta menas att föreningen gentemot medlemmarna har ansvaret för verksamheten. Inget hinder föreligger dock att föreningen i sin verksamhet köper externa tjänster eller utrustning i någon form. 3 En sammankomst ska ligga i linje med föreningens idrottsliga verksamhet och idé för barn och ungdom och särskilt inriktas mot att: utveckla barns och ungdomars samt funktionshindrades intresse för idrott och deras möjligheter att få allsidig träning efter vars och ens fysiska och psykiska förutsättning, samt utveckla kvaliteten i idrottsrörelsens barn- och ungdomsverksamhet och i idrottsverksamheten i övrigt så att verksamheten främjar en god etik, ökat deltagande, ideellt engagemang, jämställdhet och integration. Minst 70 % av den verksamhet som ska ligga till grund för bidrag ska vara SF idrott, resterande 30 % kan vara därtill naturligt anknuten verksamhet. LOK-stödet avser statsbidrag till idrottsverksamhet. Idrottsverksamhet definieras i förordningens 2. Studiecirklar, aktiviteter under schemalagd skoltid vilket inbegriper lunchraster, övriga raster och håltimmar eller verksamhet som får statligt stöd i annan ordning, är inte bidragsberättigade till LOK-stöd. 10
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd 4 En sammankomst ska vara en ledarledd gruppaktivitet. Ledare ska ha rimliga kvalifikationer och vara utsedd av föreningen samt vara lägst 13 år och kan inte redovisningsmässigt vara ansvarig för flera grupper samtidigt. En sammankomst ska omfatta minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Bidrag utgår för maximalt 30 deltagare per sammankomst. En sammankomst ska pågå minst 60 minuter och innehålla gemensam samling och avslutning. Med grupp menas en naturlig träningsgrupp som inte är konstruerad. Ett lag, nybörjargrupp, juniortrupp etc. kan endast redovisas som en sammankomst, oavsett om träningen bedrivs i mindre grupper och med flera ledare. Under den angivna tidsramen får omklädning och andra förberedelser inkluderas men bör utgöra en mindre del av sammankomsten. Verksamhet i drop-in-form där gemensam samling och avslutning saknas, är inte bidragsberättigad. 5 Bidragsberättigade deltagare är barn och ungdomar i åldern 7-20 år som är medlem i föreningen och som aktivt deltar i föreningens idrottsliga verksamhet. Ledare i åldern 13-20 år som leder verksamhet i föreningens regi är bidragsberättigad. En deltagare får endast räknas en gång per dag och idrott. För deltagare och ledare inom idrott för funktionshindrade (handikappidrott) finns ingen övre åldersgräns. Deltagare i föreningens prova på och andra aktiviteter i rekryteringssyfte räknas även som bidragsberättigade under förutsättning att födelsedata förs på samtliga deltagare oavsett om deltagaren är medlem eller inte.. Åldern räknas från och med det år deltagaren fyller 7 år och t o m det år deltagaren fyller 20 år. Vid tävlingar/matcher redovisas varje lag eller deltagare av respektive förening. Vid lägerverksamhet, tävlingar och liknande utgår endast bidrag för en sammankomst/dag och grupp oavsett antalet tränings/tävlingstillfällen. Ett tränings/tävlingstillfälle kan inte delas upp på flera dagar utan mellanliggande dygnsvila (exv. nattcuper o.likn.). Med handikappidrott menas idrottsverksamhet för personer med funktionshinder som bedrivs av föreningar anslutna till Handikappidrottsförbundet och Dövas idrottsförbund samt övrig SF-idrott som bedrivs för personer med funktionshinder. 11
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd 3 Kap. Närvaroredovisning och Ansökan 6 Vid varje aktivitet ska närvaro på deltagare och ledare redovisas. Redovisningen ska vara en sammanställning som inkluderar föreningens namn, SF-idrott, aktivitet, plats, datum, tider, deltagares och ledares namn, födelsedata, kön och närvaro. Redovisningen ska undertecknas av ansvarig ledare. Redovisning ska innehålla motsvarande uppgifter. Redovisningen ska undertecknas av ansvarig ledare. 7 Ansökan, med sammanställning av antalet genomförda sammankomster och deltagartillfällen fördelad på ålder och kön, ska göras via IdrottOnline Klubb vad gäller all verksamhet från och med den 1 januari 2009. Vad gäller ansökningsperioder se 8. Deltagartillfällen är summan av deltagarnas närvaro i de godkända sammankomsterna. Handikappidrottsverksamhet redovisas särskilt. Instruktioner finns för ansökan via IdrottOnline Klubb. 8 Varje år omfattar två ansökningsperioder: 1/1-30/6 (våren) med ansökningsdatum senast den 15/8 1/7-31/12 (hösten) med ansökningsdatum senast den 15/2 9 En av föreningsstyrelsen utsedd firmatecknare ska digitalt signera ansökan med en personlig kod. Föreningen ska på anmodan kunna styrka att den person som signerat ansökan är behörig firmatecknare. 10 För sent inkommen ansökan ger som huvudregel inte rätt till bidrag. Ansökan som inkommer inom tre veckor efter ansökningstidens utgång berättigar till bidraget med avdrag för en förseningsavgift på 10 % av bidraget, om inte prövning enligt tredje stycket ger en högre tilldelning. Om synnerliga skäl föreligger för att en ansökan inkommit efter respektive ansökningsdatum, beroende på omständigheter som föreningen uppenbarligen inte har kunnat råda över, finns möjlighet att efter särskild prövning ändå erhålla bidrag eller del av bidrag. Ofullständig eller felaktig ansökan kan kompletteras inom av LOKstödsgruppen angivet datum. Inkommer ingen komplettering, eller inkommer kompletteringen för sent, ska ansökan avvisas helt eller i de delar ansökan är ofullständig eller felaktig. 12
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd Bidrag kan inte i något fall utbetalas om ansökan för respektive period har inkommit efter den 15/12 respektive den 15/6. 4 Kap. Granskning och kontroll 11 LOK-stödsgruppen äger rätt att kontrollera ansökans riktighet. På anmodan ska förening tillhandahålla samtliga handlingar som har betydelse för ansökan om LOK-stöd. LOK-stödsgruppen kan vid kontroll ta in närvarokort, årsmötes- och styrelseprotokoll, stadgar, verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse, medlemsregister och annat underlag som har betydelse för LOK-stöds beslutet. Underlaget för ansökan ska sparas enligt Bokföringslagens bestämmelser angående räkenskapshandlingar, dvs i 10 år. LOK-stödsgruppen samarbetar med SF, DF och den kommun föreningen tillhör, i frågor av betydelse för bedömning av föreningens LOK-stödsansökan. 12 Lämnande av oriktiga uppgifter eller uteblivna begärda handlingar kan medföra att en förening vid en eller flera bidragsperioder avstängs från bidrag. Återbetalning av bidrag kan krävas om: bidraget har beviljats på grund av felaktiga uppgifter, bidraget inte används för det ändamål det beviljats för, eller mottagaren inte inlämnar sådana handlingar och andra uppgifter som begärs enligt 11. 5 Kap. Övrigt 13 Utbetalning sker till ett föreningstecknat plus- eller bankgirokonto. Utbetalning sker efter avslutad redovisningsperiod vid tidpunkter som fastställs av RF. Förening som är föremål för utredning, på grund av misstanke om bidragsfusk eller andra oegentligheter, erhåller ingen utbetalning så länge som utredningen pågår. Bidraget för perioden/perioderna reserveras och kan utbetalas i efterhand om det inte föreligger hinder häremot. 14 LOK-stödsgruppens beslut om LOK-stöd får överklagas av den förening som beslutet angår, om det har gått föreningen emot. Överklagandet ska göras genom e-post eller vanligt brev hos LOK-stödsnämnden inom tre veckor från den dag då det överklagade beslutet meddelades. 13
Bilaga Regler för statligt aktivitetsstöd Om LOK-stödsnämnden, med utgångspunkt i de handlingar som föreningen inkommit med, inte kan avgöra vilket stöd föreningen är berättigad till, kan stödet om särskilda omständigheter föreligger grundas på en skönsmässig uppskattning. LOK-stödsnämndens beslut kan inte överklagas. 15 Ändring av ett beslut kan ske genom rättelse eller omprövning. Beslut som innehåller uppenbar oriktighet till följd av skrivfel, räknefel eller liknade förbiseende får rättas av den som meddelat beslutet. Omprövning av beslut får ske om beslutet är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av annan anledning är uppenbart felaktigt. Beslut om rättelse eller omprövning fattas av det organ som har meddelat beslutet. Beslut till nackdel för förening får inte fattas förrän föreningen getts möjlighet att yttra sig i ärendet. 14
Bilaga Regler för kommunalt aktivitetsstöd Regler för kommunalt aktivitetsbidrag Kommunalt aktivitetsbidrag beviljas med 15 kronor per sammankomst där minst 5 deltagare är i åldern 7-20 år samt 2 kronor per deltagare (3 kr fr.o.m.2011). Bidrag utgår till förening, såväl med som utan riksförbunds tillhörighet. Aktiviteten ska vara ledarledd och pågå under minst en timma. Dubbelt bidrag utgår till idrottsskolor. Verksamhetsplan för dessa ska godkännas av kultur- och fritidsnämnden. Bidrag utgår inte till entrébelagda tävlingar eller kommersiella arrangemang som dans, bingo etc. Bidrag utgår inte heller till studiecirklar som får bidrag på annat sätt. Redovisningsperioderna är 1 januari 30 juni och 1 juli 31 december. Ansökan görs till kultur- och fritidskontoret senast 15 augusti respektive 15 februari. 15
Bilaga Passagesystem Örbyhallen PASSAGESYSTEM VID MATCHER OCH ARRANGEMANG Så här använder du din passagebricka när du har bokat för match eller arrangemang När du ska öppna dörren Håll brickan framför läsaren. Då blinkar en gul lampa, som sedan blir grön och dörren öppnas. Dörren är sedan olåst under den bokade tiden. När du ska låsa dörren Dörren låses automatiskt när bokningstiden går ut. Om arrangemanget är slut innan bokningstiden gått ut, ska du låsa dörren manuellt: Slå 9999 + * och håll därefter brickan framför läsaren. Öppna därefter dörren. När dörren stängs igen är det låst. Brickan är giltigt 30 minuter före bokad tid i hallen. 16
Bilaga Årsplan Årsplan IFK ÖRBY U-sektion Januari Närvarorapportering för höstterminen Anmälan seriespel Domarutbildning (F/P 14) Lämna budgetförslag för resp. lag till styrelsen Februari Föreningens årsmöte Markmästerskap inomhus Mars Kläd- och materialbytardag Bestämma träningstider utomhus; vår/sommar/höst Ledarträff U-ledare Påskacupen (beror på när påsken infaller) Markmästerskap inomhus April Bestämma matchdagar för seriespel Domarschema Påskacupen (beror på när påsken infaller) Utskick inbjudan Kamratcup (F/P 8) Informera om och skicka inbjudan till Landslagets Fotbollsskola Maj Juni Kamratcup (F/P 8) Landslagets Fotbollsskola Juli Närvarorapportering för vårterminen Augusti Uppstart av nya årskullar; sexåringar (F/P 7) Dela ut lappar i Örbyskolan om att träning startar för sexåringar Anmälan Gothia Cup September Bestämma träningstider inomhus; vinter Ledarträff U-ledare Lagindelning nästkommande säsong Oktober November Ungdomsavslutning (F/P 13) Ledaravslutning med fotbollsmatch + mat December Inbjudan PåskaCupen skickas ut Policydokument ses över samt ev. uppdateras 17