Möte med IIWs verkställande utskott

International Inner Wheel Möte med IIWs verkställande utskott Mottram Hall Hotel and Conference Centre, Mottram St Andrew, Cheshire UK 5-6 oktober 2015 Översättning i sammandrag av Ingrid Vestin Forsgren Sandviken IWC Närvarande Charlotte De Vos Oluyemisi Alatise Abha Gupta Kapila Gupta Gunder Lannoy President, ordförande Vice President Past President Skattmästare Konstitutionsordförande Elaine Hathaway adjungerad Administrator Öppningsanförande President Charlotte De Vos välkomnade alla och bad om en minuts tystnad för dem som inte längre är med oss, bl. a. Irene Savage, IIW Skattmästare 1994-1997, och IIW President 1997-98 Dr Elizabeth Jones. Presidentrapport Presidenten sade att hennes tema blivit väl mottaget världen runt. Hon hade hittills i år deltagit en charterceremoni i Bulgarien för klubben Varna Europea, i Europamötet i Bristol, och i en charterceremoni i Kavarna, grundad av en Rotaryan och med mycket unga medlemmar samt besökt Balchik. FN - Yemisi Alatise Yemisi meddelade att Christiane Nicole avböjt omval och att hon höll ögonen på en ev. ersättare. IIW skulle hållas informerade. Hon förklarade vidare att hon följt FN-möten med hjälp av web streaming och menade att detta kunde vara ett sätt att följa arbetet i FN för vicepresidenterna i framtiden då man inte hade tillfälle att närvara. Icke distriktstillhöriga klubbar Yemisi Alatise Rapport vid styrelsemötet. 1

Extension Abha Gupta Rapport i styrelsemötesprotokollet. Rapport från redaktör/media Manager Michelle Atkinson Rapporten lästes upp av Abha Gupta. Hela rapporten återges i styrelsemötesprotokollet. Ekonomi Kapila Gupta Räkenskaperna godkändes efter ett klarläggande av Kapila Gupta. Presidenten förklarade förlusten på det norska bankkontot. Pengarna hade placerats i Norge då det var mera fördelaktigt att ha dem där än på ett engelskt konto (högt oljepris). Nu var förhållandet det omvända (sänkt oljepris) men man såg ingen anledning att flytta pengarna nu. Oljepriset kommer förmodligen att stiga igen, trodde man. Kostnaderna för Convention hade klarat budgeten. Eventuell uppkommen förlust berodde på att man lagt till IIW Headquarters utgifter för de 23 IIW-deltagare. Räkenskaperna accepterades och undertecknades för att godkännas av styrelsemötet. Föredragande Kapila Gupta Biträdd av Yemisi Alatise Budgeten granskades och var klar att godkännas av styrelsemötet. Föredragande Kapila Gupta Biträdd av Gunder Lannoy Bankpapper undertecknades av därför utsedda undertecknare. Administratorn meddelade att man kanske skulle byta revisor. Konstitutionen kräver att räkenskaperna granskas, men det är kanske inte nödvändigt med en auktoriserad revisor. Tills vidare fortsätter man dock som tidigare. Konstitutionsrapport Gunder Lannoy Typografiska fel korrigeras och numrering av stycken och sidor ändras. 1. Internationella Conventions ska hållas med tre års mellanrum på en plats som styrelsen håller för troligt att röstande delegater från alla länder har möjlighet att ta sig till. IIWs styrelse bestämmer var Convention ska hållas. 2. Förhandlingar vid Convention A. Officiell rapport och reviderade räkenskaper presenteras av IIWs styrelse. B. Årsavgiften till IIW fastställs. C. Förändringar i och tillägg till konstitutionen ska vara väl genomtänkta och lämpliga åtgärder vidtagna. D. Förändringar i och tillägg till standardregler för distrikt och klubbar ska vara väl genomtänkta och lämpliga åtgärder vidtagna. E. Frågor i Inner Wheels intresse diskuteras. 3. Varje land som skickar röstande delegater till Convention ska ansvara för de ekonomika arrangemangen för dessa delegater. 2

4. Varje klubb, distriktsstyrelse och nationell styrelse har rätt att skicka en röstande delegat och att utse en ersättare för henne. Alla IIW-funktionärer, Board Directors, nationalrepresentanter och Past IIW-Presidenter kan vara röstande delegater. De ovan nämnda kan som ersättare välja en Nationalrepresentant, en Past Nationalrepresentant, en Past IIW styrelsemedlem, en Past Board Director, en distriktstyrelses röstande delegat eller den internationella officiella Proxy Vote Holdern. Den internationella officiella Proxy Vote Holdern måste strikt följa givna direktiv medan andra Proxy Vote Holders får använda sitt eget omdöme. Ingen delegat, utom den internationella Proxy Vote Holdern, får ha mer än 70 röster. Alla inner Wheel-medlemmar har rätt att delta som observatörer, men för at delta i förhandlingarna måste man vara röstande delegat. 5. Röstning Alla motioner eller ändringar som innebär en ändring av konstitutionen måste röstas igenom med 2/3 majoritet bland de som röstar personligen eller genom Proxy Vote Holders. Alla andra motioner avgörs med enkel majoritet. 6. Översättning Varje land eller distrikt som sänder delegater till en Convention har rätt till simultantolkning av förhandlingarna till sitt eget eller annat språk. Landet eller distriktet som sänt delegaten står för kostnaderna. Nr 12 Redaktören är ansvarig för distriktspublikationer och liknande. Nr 13 Webmastern är ansvarig för distriktets hemsida. Vakanser Om det uppstår vakanser i någon av funktionärsposterna Nr 7 12 ska distriktsstyrelsen utse en kvalificerad ersättare som fullföljer året. Vad gäller distriktsordförande, se Nr 6. Nr 14 Immediate Past Chairman ska inte vara valbar vare sig till distriktets VU eller distriktsstyrelsen under det år som följer hennes år som Immediate Past Chairman. Nr 15 Klubbens röstande delegater ska representera sina klubbar i distriktsstyrelsen. Röstande delegater ska inte sitta i mer än tre år i följd såvida de inte väljs till distriktets VU. Nr 16 Röstande delegat till Convention Distriktsstyrelsen har rätta att skicka en röstande delegat till Convention och utse en ersättare. 3

Nr 17 Ansvarsområden för distriktsstyrelsen Styrelsen ska A. verka från 1 juli till sista juni B. Leda och samordna klubbarnas arbete C. Organisera nya klubbar i distriktet D. Fastställa medlemsavgiften till distriktet E. Före 31 mars välja a) Distriktsfunktionärer b) Distriktsredaktör c) Extension organiser d) DISO e) Kommittémedlemmar vid behov F. Verka för Inner Wheels syfte inom distriktet G. Verka för vänskapliga relationer bland klubbar och distrikt Nr 18 Distriktsmöten A. Distriktsmöten ska hållas minst två gånger om året såvida inte t ex geografiska förhållanden gör det mera lämpligt att hålla endast ett. Ett möte ska vara årsmöte. B. Årsmötet ska innehålla genomgång av årsredovisning och dess godkännande, av bokslut och dess godkännande, utnämning av revisor eller oberoende examinator, motioner till årsmötet och andra relevanta ärenden. C. Ett extra möte kan hållas om 50% av klubbarna så önskar. D. Ärenden som ska tas upp på mötet ska vara distriktssekreteraren tillhanda minst 30 dagar före mötet. E. Datum för möten ska skickas till klubbsekreterarna minst 14 dagar före mötet tillsammans med dagordningen. Nr 19. Röstning A. Sluten omröstning tillämpas vid val. B. Annan röstning sker genom handuppräckning såvida inte majoriteten av de närvarande röstande delegaterna begär sluten omröstning. C. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Poströstning kan användas, efter ordförandens godkännande. Röstningen anses avslutad 14 dagar efter det att förslaget postats eller tidigare om alla lämnat sina röster. Beslut vid poströstning bekräftas vid nästa distriktsmöte. D. Rösträtt har endast de klubbar som betalt sin årsavgift. Nr 20 Beslutsmässigt antal 50% av distriktsstyrelsen eller annan styrelse utgör ett beslutsmässigt antal. Nr 21 Kommittéer VU Funktionärer Ex-officio medlemmar med rösträtt 4

En medlem får inte sitta i distriktets VU i mer än sex år i följd, såvida hon inte väljs till Vice distriktsordförande. Om styrelsen anser att någon av följande kommittéer är onödig något år behöver de inte utses. Extensionkommitté Extension Organiser (ordförande) Medlemmar (inte mer än fyra) måste ha varit röstande delegater vid ett distriktsmöte i minst ett år vid tidpunkten för nominering. ISO-kommitté Medlemmar (inte mer än fyra) måste ha varit röstande delegater vid ett distriktsmöte eller ISO i sin klubb i minst ett år vid tidpunkten för nominering. Medlemmar i denna kommitté kan omväljas i högst tre år, såvida de inte väljs till distriktsordförande. Ordförande i denna kommitté ska inte vara valbar till samma kommitté under ett år efter det att hon fungerat som ordförande. Övriga kommittéer Distriktsmöten kan välja andra kommittéer vid behov. Nr 22 Ekonomi och revision A. Räkenskapsåret varar mellan 1 juli och 30 juni. B. Avgifter Varje klubb ska senast den 31 oktober ha betalt den avgift till distriktet som fastställts med 2/3 majoritet på årsmötet. Punkten måste finnas med på dagordningen. C. Utgifter Distriktets utgifter ska bäras av distriktet. D. Utbetalningar från distriktet ska ske genom check, direktdebitering eller banköverföring, undertecknad av två av följande funktionärer: ordförande, skattmästare och sekreterare. Ansvaret för räkenskaperna ligger på dessa tillsammans. Ingen får ensam ta kontroll över distriktes finanser. E. Revision Distriktets räkenskaper ska granskas årligen och kopior skickas ut till alla klubbar. Lägg till 16:e Convention på sista sidan i Handboken på uppdrag av IPP Abha Gupta. Konstitutionsordföranden Gunder Lannoy hade förberett en rapport om allt som hänt i Pakistan till styrelsemötet, där den skulle presenteras och Board Directors hade tillfälle att ställa frågor. Nya distrikt godkändes och klubbnummer tilldelades. Man hoppades att detta skulle lösa de problem Pakistan haft det senaste året och att man kunde arbeta unique and united. Föreslagna ändringar till 2018 och omedelbara ändringar i Guidelines 5

Konstitutionsordföranden Gunder Lannoy gick igenom ett antal föreslagna ändringar av konstitutionella regler som hon tyckte var alltför vaga eller motsägelsefulla: IIWs bestämmanderätt över icke distriktstillhöriga klubbar Utvidgning av regeln om uteslutning av medlemmar till att gälla även funktionärer på distrikts- och rådsnivå Propaganda Guidelines angående propaganda borde förtydligas och presidenten föreslog att man skulle sätta en tidsgräns för den tid Board Directors kunde resa och tala på olika arrangemang. Man beslöt att ta upp frågan till diskussion på styrelsemötet. Eftersom detta var en fråga för Guidelines skulle ändringen kunna gälla under nästkommande valperiod, december 2015 mars 2016. Kvalifikationer vid nominering till poster inom IIWs styrelse En lång och ingående diskussion utbröt hur man skulle tolka ordet past vid nominering till poster inom IIWs styrelse, vilket var extra viktigt eftersom det hade betydelse för flera av de nu nominerade. Frågan var när man blir past innehavare av en post och om man kan nomineras till en post medan man fortfarande innehar posten eller måste vänta ett år innan man är valbar. I nomineringspapperen stod sedan 2006 The nominee must be or have been medan Konstitution & Handbok säger endast must have been. Medlemmarna kunde inte enas, men efter noggranna studier av Konstitution & Handbok, kunde konstitutionsordföranden visa att ordföranden vid oenighet i konstitutionella frågor hade sista ordet och Presidenten bestämde då att ärendet skulle läggas fram för beslut på styrelsemötet, trots att Vice Presidenten, Immediate Past President och skattmästaren tidigare motsatt sig detta. Vidare diskuterades formuleringen beträffande val till Nationalrepresentant när ett distrikt hade delats. Nuvarande ordalydelse straffade en individ med de rätta kvalifikationerna som flyttade till det nya distriktet. Nomineringar till Styrelse + Konstitutionsordförande 1 till President 5 till Vice President 3 till Skattmästare 2 till Redaktör/Media Manager 22 till Board Director 3 till Konstitutionsordförande Rapport från Media manager Immediate Past President Abha Gupta rapporterade på uppdrag av Michelle Atkinson. Hela rapporten presenteras på styrelsemötet. Administration a) Datorer Smartphones Presidenten föreslog att man skulle skaffa en smartphone till kontoret så att man kunde använda kostnadsfria kommunikationsmöjligheter. Administratorn undersöker. b) Internet 6

Möjligheter till fiberuppkoppling var inom räckhåll. c) RMS Redaktör/Media Manager Michelle Atkinson och Administrator Elaine ska träffa RMS för att gå igenom kraven för websidan i mitten av oktober. Presidenten var inte nöjd med att det tagit så lång tid att färdigställa hennes blogg. Flera frågor togs upp. Man undrade bl. a. om RMS kunde skapa mallar för klubbarnas och distriktens hemsidor. Alison Alison kommer sakta tillbaka efter sin olycka och kan mycket väl snart vara tillbaka på kontoret för att komma ikapp med den eftersläpning som hennes frånvaro inneburit. Redaktör/Media Manager besöker kontoret i mitten av oktober för att gå igenom arbetsbelastning och tider. Man föreslog att man skulle köpa de tjänster som behövdes i stället för att anställa ny personal. MGA Margarette Golding-ansökningarna granskades och en ansökan var OK. Samtidigt påminde man om att utmärkelsen inte ska tilldelas någon för arbete relaterat till Inner Wheel. Nationalrepresentanterna uppmandes att se till reglerna följs och kanske kunde även Board Directors titta på ansökningarna och kommentera dem. Förberedelse för styrelsemötet På grund av sena ändringar delades inga papper ut i förväg. Regalia Presidentkedjan fortfarande under tillverkning Emblem till VU design inväntas Övriga frågor Flytt av klubbar och ändring av namn godkändes Begäran att få lägga till termen Europea till klubbnamn diskuterades och man enades om termen skulle användas med försiktighet, kanske bara av ett par klubbar per distrikt, så att den inte urvattnades. Begäran från Danmark om finansiering av mediakampanj/ medlemskapsdrive i Danmark Begäran avslogs. Det fanns fortfarande en hel del av de broschyrer som producerades 2011 2012 kvar som måste användas innan nya producerades. Nepal Både presidenten och administratorn hade varit i kontakt med Distrikt 350 Nepal för att få information om projekten och de bidrag de fått. De hade också erbjudit administrativ hjälp men inte fått något svar. Valresultat Man försäkrade att alla valresultat skulle skickas till kandidaterna samtidigt så snart som möjligt efter 31 mars. E-mail-kontakt 7

Ytterligare kontakt skulle tas med International Inner Wheel Past Presidents angående e-mailuppgifter. Endast två hade svarat tidigare. Allmän motion Konstitutionellt råd Man påpekade att orsakerna till att diskussionerna angående denna motion inte fortsatt inte hade fått tillräcklig spridning. Orsakerna var: 1) Odemokratiskt. Skulle beröva klubbarna rösträtt. 2) Utan rösträtt skulle röstande delegater inte delta i Convention. Utan deltagare ingen Convention. 3) En förlängning av Convention skulle öka kostnaderna med 40% - 50%, vilket blir alltför dyrt. 4) En förlängning av Convention skulle medföra en planering på minst fem år innan ansökan. IIW-sången Presidenten menade att det vinnande bidraget i sångtävlingen skulle göras mer lättillgänglig via hemsidan och att man skulle uppmuntra dess användande. Trots att den användes vid flaggceremonin på Convention var det många som inte visste dess betydelse. Hon hoppades att den skulle bli flitigt använd i framtiden. Standing Together Inner Wheel Verse 1 Time keeps turning like a wheel And the face of our world is changing forever. We ll accept the challenge that s for real with responsibility and we ll make it together. The power from deep inside - the energy to do it right is the axle making the wheel go round. Chorus Inner Wheel it s hope that we are giving Inner Wheel it s charity we are living Inner Wheel we can help, we can heal, standing together- Inner Wheel Verse 2 It s a bound that lets us be one. This strength to make us grow and have trust in each other. We re strong women with heart and soul All around the world We re having faith in one another. The joy of mutuality makes us a strong community We re the axle making the wheel go round. 8

Inner Wheel means joining together. Inner Wheel means friendship forever Inner Wheel it s harmony we feel Standing together Inner Wheel Inner Wheel it s hope that we are giving Inner Wheel it s charity we are living Inner Wheel we can help, we can heal, standing together- Inner Wheel (Text och musik finns på hemsidan) Convention 2015 Feedback VU var nöjda med den feedback de fått från Conventionkommittén i Danmark och med att Benedicte Haubroe skulle komma till styrelsemötet och rapportera. Presidenten skulle i sin tur ta med Köpenhamns erfarenheter till Melbourne. Kritik hade framförts från GB&I angående länder som använde mer än en röstbok. Administratorn förklarade att en stor del av de röstande delegaterna från Nigeria och Indien, i sista minuten, inte hade kunnat komma p g a visaproblem, och de åberopade sin rätt att använda de ersättare som redan fanns på plats. Hon menade att det inte fanns tid att göra några ändringar av röstboksnummer vid den tidpunkten. Hon undrade om man skulle ändra reglerna för ersättare, men VU beslöt att behålla dem som de var, eftersom det här var en speciell situation. Men power point-instruktionen skulle ändras för att belysa detta problem. VU var nöjda med årets röstningsförfarande till Convention och skulle använda det även i fortsättningen. Convention 2018 Eftersom presidenten skulle besöka Melbourne skulle Australiens Board Director ombedjas tala om staden och visa en reklamvideo därifrån som sedan kunde användas av övriga Board Directors för att göra reklam för Convention 2018. Protokoll från Nationella styrelser och Distrikt utan styrelse Nationella rådsmötesprotokoll Association of Inner Wheel Clubs in Rådsmöte 3 juli 2015 Great Britain and Ireland Rådsmöte Italien 30 juni 2015 Rådsmöte Italien 12 juli 2015 Rådsmöte New Zealand 7-9 augusti 2015 Association USA 13 juni 2015 Association India Den skickade filen kunde inte öppnas Distrikt utan styrelse Österrike Konferens Distrikt 192 13 juni 2015 Canada Årlig konferens Distrikt 555 19-20 juni 2015 Malaysia Distrikt 330 4 juli 2015 9

Sri Lanka Distrikt 322 23 maj 2015 Sri Lanka Distrikt 322 8 augusti 2015 Schweiz Distrikt 199 17 juni 2015 Migration och flyktingar Presidenten nämnde att hon fått många frågor om vad Inner Wheel gör vad beträffar flyktingkrisen, men hon menade att det var en politisk och europeisk fråga, så det var svårt att ålägga alla klubbar världen över en speciell strategi. Hjälpen borde vara mera spontan, som t ex då en belgisk kvinna hon hört talas om besökte ett migrantläger och tog med sig en ung familj till ett köpcentrum och handlade kläder åt barnen, bjöd hem dem på mat och tog dem till en frisör, där modern fick håret tvättat klippt. Därefter återvände man till lägret. Avslutning Presidenten tackade IIWs verkställande utskott för mötet. Tack Vice President Yemisi tackade de närvarande och speciellt presidenten. President Datum. 10