2016-11-23 Rutiner runt BEGRAVNINGSCEREMONIER I Södra Tjust pastorat Västerviks församling Bokning Vi erbjuder i regel 11 fasta begravningstider i veckan alltså ca 570 tider på ett år. Bokning får tas emot till och med onsdag kl.15.00 för nästkommande veckas aktiviteter. Detta för att hinna kommunicera och planera aktiviteterna. Det kan dock finnas undantag typ muslimska trosbekännare. Begravningstiderna bokas(beställs) i första hand via Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid för begravningsbyråerna: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00, onsdagar 13.30-16.00 Expeditionstid för allmänhet: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 15.30 Onsdagar 13.30-15.30 All kontakt som har med bokningen att göra går alltid genom bokningsexpeditionen som i sin tur tar kontakt med berörda. Vårt åtagande är att erbjuda en begravningstid inom 14 dagar från att begravningsbyrån vill boka en begravningsgudstjänst dock inga garantier om de anhöriga har speciella önskemål om särskild präst etc. Bärhjälp Enligt avtal med transportören bistår beställaren med in och utbärning till ceremonilokaler som är våra egna och de lokaler som vi anvisar till. Bärhjälp ges med automatik till St Petri och Sta: Gertrud. Vid bärhjälp så skickar vi alltid 2 vaktmästare. Stoftet ska finnas på plats för att bäras in i förrättningslokalen 1,5 timme innan och vid utbärning cirka 1 timme efter ceremonins början. Bokningen mejlas omgående till Göran Svensson och Tom Petersson för kännedom vad gäller St Petri och Sta: Gertrud. Önskemål om Bårtäcke och Bisättningslokal och eventuellt andra önskemål skriver ni under noteringar i Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00 Onsdagar 13.30-16.00 Alla som är begravningsavgiftsbetalare och boende inom Södra Tjusts pastorats förvaltningsområde nyttjar bårtäcket utan kostnad. Eventuella clearingfall som församlingen har begravningsceremoni för i ngn av församlingens lokaler får även de använda bårtäcket utan kostnad. Blommor och gravmull får endast läggas på för ändamålet ditlagd matta som placeras på kistans huvudände. Inga ljus på kistan när det är bårtäcke. Begravningsbyrån besörjer själva transporten tur och retur av täcket mellan Mariakapellet och ceremonilokal. 1
Tider Begravningstiderna är: Tisdagar klockan 10.00, 12.00. och 14.00 i Mariakapellet Onsdagar klockan 10.00 och 12.00 endast borgerliga begravningar i Mariakapellet Onsdagar klockan 14.00 i Mariakapellet Torsdagar klockan 10.00 och 14.00 i Mariakapellet Fredagar klockan 10.00 och 14.00 i Mariakapellet Fredagar klockan 12.00 i St:Petrikyrkan Jordbegravningar är undantaget från 14.00- tiden (säkerhetsskäl) men får bokas på tiderna 10.00 och 12.00 tisdag till fredag. Vad gäller begravningsceremonier av församlingsbor i andra kapell än våra egna så gäller följande. Principen från pastoratets sida är att i möjligaste mån förrätta begravningsceremonin i våra egna lokaler med egen personal. Om inte detta är möjligt vill prästerna följa sina pastoratsbor till sista vilan om lokaliteterna finns i närområdet och vi har bemanning (präst ) och om det är ett önskemål från de anhöriga. Begravningsbyrån bokar begravningstiden med den som upplåter lokalen. Finns önskemål om präst från Södra Tjust så vänder sig begravningsbyrån till bokningsexpeditionen för bokning av präst. Prästerna har ju sina inbokade tider enligt ovan vilket innebär att om en präst har ett uppdrag i tex Gamleby tisdag kl 15,00 så kan ju inte samma person ha en begravning i Maria klockan 14.00 vilket gör att den tiden faller bort. Bokningsexpeditionen löser det tillsammans med den schemalagda officianten. Om det inte går att lösa så får förrättningshuvudmannen (i detta exempel Gamleby) bistå med präst som clearas inomkyrkligt. Vissa veckor kan församlingen själv göra undantag från dessa fasta tider beroende på helgdagar, personalplanering, stor arbetsanhopning och hur utbildningsdagar ligger i veckan. Om någon församlingsbo har tungt vägande särskilda skäl för att få annan tid än de som erbjuds så avgörs detta från fall till fall av arbetsledande komminister och kyrkogårdschef utifrån vad som är möjligt ur personalsynpunkt. Vår ambition är att vara tillmötesgående i möjligaste mån. Vad vi skulle uppskatta från begravningsbyråernas sida är att de inte uppmanar sina kunder att söka den möjligheten mer än vid just särskilda skäl och använder sitt goda omdöme! Det kan skapa stor frustration om beslutet går de anhöriga emot om de föresvävas att det inte är några problem. Vi skiljer ej på begravningstiderna oavsett om begravningen sker i kyrklig eller borgerlig ordning om inte annat anges. Vid bokning är det den som först bokar som får den lediga tiden (först till kvarn.) Vi vill alltid ha personal närvarande i lokalerna oavsett begravningsordning av säkerhets och trovärdighetsskäl. Normaltiden för en begravningsceremoni är ca 1 timme. Ambitionen är att varje begravningssällskap ska få den tid som krävs för ett värdigt avsked utan stress. Begravningsceremonins längd och behov av kringtid avgörs av situationen och av personalen på plats. Vaktmästaren kommer vid vissa tillfällen när bokningssituationen så kräver att närvara maximalt 55 minuter (urnsättningar). När omständigheterna kräver får präst, vaktmästare och begravningsbyrå hjälpas åt att tömma lokalen på ett taktfullt sätt. Lokaliteter 2
Normalt äger begravningarna rum i St:a Marias gravkapell men begravningar kan också ske i St: Petri kyrka (året runt på fredagar), och Sta: Gertruds kyrka (maj-sept, som alternativ istället för St:Petri) dock alltid efter överenskommelse med bokningsexpedition. Antalet begravningsgäster avgör också vilken lokal som används. Om antalet begravningsgäster överstiger 100 personer så måste begravningen förläggas till St Petri eller Sta: Gertrud kyrka på grund av gällande brandskyddsregler. Tillkommer utöver de 100 gör vaktmästare, organist, sångare och begravningsentreprenör. Av arbetsmiljöskäl förekommer det inga begravningsgudstjänster i Församlingshemmet, Andreas kapell, Gamla kyrkogården, Nikolai kapell. Däremot anvisar församlingen efter önskemål begravningsgudstjänster till Marieborgskyrkan och pingstkyrkans lokaler. Transporten och placeringen av stoftet ska ske samma dag i den lokal där förrättningen ska äga rum. I St:Petri ställs kistan av arbetsmiljö och tillgänglighetsskäl alltid i gången framför koret. Tillgänglighet och Larm St:a Maria Gravkapell Byggnaden är bara tillgänglig för de entreprenörer som skrivit avtal med Södra Tjust pastorat. Man kommer in i byggnaden genom ett passersystem med magnetbricka. Avlarmning sker även det med magnetbricka för de som har den behörigheten. Byggnaden är avlarmad men låst 07.00-16.00 alla arbetsdagar. All övrig tid låst och larmat. Blackstad-Hallingebergs församling Bokning Vi erbjuder 3 fasta begravningstider i veckan alltså ca 150 tider på ett år (inklusive Gladhammar). Bokning får tas emot till och med onsdag kl.15.00 för nästkommande veckas aktiviteter. Detta för att hinna kommunicera och planera aktiviteterna. Begravningstiderna bokas(beställs) i första hand via Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid för begravningsbyråerna: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00, onsdagar 13.30-16.00 Expeditionstid för allmänhet: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 15.30 Onsdagar 13.30-15.30 All kontakt som har med bokningen att göra går alltid genom bokningsexpeditionen som i sin tur tar kontakt med berörda. Vårt åtagande är att erbjuda en begravningstid inom 14 dagar från att begravningsbyrån vill boka en begravningsgudstjänst dock inga garantier om de anhöriga har speciella önskemål om särskild präst etc. Bärhjälp Enligt avtal med transportören bistår beställaren med in och utbärning till ceremonilokaler som är våra egna och de lokaler som vi anvisar till. Bärhjälp ges med automatik till alla kyrkor på landsbygden. Vid bärhjälp så skickar vi alltid 2 vaktmästare. Stoftet ska finnas på plats för att bäras in i förrättningslokalen 1,5 timme innan och vid utbärning cirka 1 timme efter ceremonins början. Önskemål om Bårtäcke och Bisättningslokal och eventuellt andra önskemål skriver ni under noteringar i Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00 3
Onsdagar 13.30-16.00 Alla som är begravningsavgiftsbetalare och boende inom Södra Tjusts förvaltningsområde nyttjar bårtäcket utan kostnad. Eventuella clearingfall som församlingen har begravningsceremoni för i ngn av församlingens lokaler får även de använda bårtäcket utan kostnad. Blommor och gravmull får endast läggas på för ändamålet ditlagd matta som placeras på kistans huvudände. Inga ljus på kistan när det är bårtäcke. Begravningsbyrån besörjer själva transporten tur och retur av täcket mellan Mariakapellet och ceremonilokal. Tider Begravningstiderna är: Torsdag 11.00 Fredag 11.00 Fredag 14.00 Jordbegravningar är undantaget från 14.00- tiden (säkerhetsskäl) men får bokas på tiderna 11.00 torsdag och fredag. Vad gäller begravningsceremonier av församlingsbor i andra kapell än våra egna så gäller följande. Principen från pastoratets sida är att i möjligaste mån förrätta begravningsceremonin i våra egna lokaler med egen personal. Om inte detta är möjligt vill prästerna följa sina pastoratsbor till sista vilan om lokaliteterna finns i närområdet och vi har bemanning (präst ) och om det är ett önskemål från de anhöriga. Begravningsbyrån bokar begravningstiden med den som upplåter lokalen. Finns önskemål om präst från Södra Tjust så vänder sig begravningsbyrån till bokningsexpeditionen för bokning av präst. Prästerna har ju sina inbokade tider enligt ovan vilket innebär att om en präst har ett uppdrag i tex Gamleby tisdag kl 15,00 så kan ju inte samma person ha en begravning i Maria klockan 14.00 vilket gör att den tiden faller bort. Bokningsexpeditionen löser det tillsammans med den schemalagda officianten. Om det inte går att lösa så får förrättningshuvudmannen (i detta exempel Gamleby) bistå med präst som clearas inomkyrkligt. Vissa veckor kan församlingen själv göra undantag från dessa fasta tider beroende på helgdagar, personalplanering, stor arbetsanhopning och hur utbildningsdagar ligger i veckan. Om någon församlingsbo har tungt vägande särskilda skäl för att få annan tid än de som erbjuds så avgörs detta från fall till fall av arbetsledande komminister och kyrkogårdschef utifrån vad som är möjligt ur personalsynpunkt. Vår ambition är att vara tillmötesgående i möjligaste mån. Vad vi skulle uppskatta från begravningsbyråernas sida är att de inte uppmanar sina kunder att söka den möjligheten mer än vid just särskilda skäl och använder sitt goda omdöme! Det kan skapa stor frustration om beslutet går de anhöriga emot om de föresvävas att det inte är några problem. Vi skiljer ej på begravningstiderna oavsett om begravningen sker i kyrklig eller borgerlig ordning. Vid bokning är det den som först bokar som får den lediga tiden (först till kvarn.) Vi vill alltid ha personal närvarande i lokalerna oavsett begravningsordning av säkerhets och trovärdighetsskäl. Lokaliteter Normalt äger begravningarna rum i Blackstad, Hallingeberg eller Ankarsrums kyrkor. Antalet begravningsgäster och brandskyddsregler avgör också vilken lokal som används. Av arbetsmiljöskäl förekommer det inga begravningsgudstjänster i församlingshemmen. Borgerliga begravningar förläggs i Mariakapellet i Västervik. 4
Transporten och placeringen av stoftet ska ske samma dag i den lokal där förrättningen ska äga rum. Tillgänglighet Sommartid är kyrkorna öppna mellan 10.00-17.00. Övrig tid på året är det öppet efter överenskommelse. Våra ceremonilokaler är tillgängliga minst 2 timmar innan förrättning. Vill man ha tillgång tidigare så kontaktar man församlingsexpeditionen eller vaktmästare som är behjälpliga. Gladhammars församling Bokning Vi erbjuder 3 fasta begravningstider i veckan alltså ca 150 tider på ett år(inklusive Blackstad- Hallingeberg). Bokning får tas emot till och med onsdag kl.15.00 för nästkommande veckas aktiviteter. Detta för att hinna kommunicera och planera aktiviteterna. Begravningstiderna bokas(beställs) i första hand via Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid för begravningsbyråerna: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00, onsdagar 13.30-16.00 Expeditionstid för allmänhet: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 15.30 Onsdagar 13.30-15.30 All kontakt som har med bokningen att göra går alltid genom bokningsexpeditionen som i sin tur tar kontakt med berörda. Vårt åtagande är att erbjuda en begravningstid inom 14 dagar från att begravningsbyrån vill boka en begravningsgudstjänst dock inga garantier om de anhöriga har speciella önskemål om särskild präst etc. Bärhjälp Enligt avtal med transportören bistår beställaren med in och utbärning till ceremonilokaler som är våra egna och de lokaler som vi anvisar till. Bärhjälp ges med automatik till alla kyrkor på landsbygden. Vid bärhjälp så skickar vi alltid 2 vaktmästare. Stoftet ska finnas på plats för att bäras in i förrättningslokalen 1,5 timme innan och vid utbärning cirka 1 timme efter ceremonins början. Önskemål om Bårtäcke och Bisättningslokal och eventuellt andra önskemål skriver ni under noteringar i Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00 Onsdagar 13.30-16.00 Alla som är begravningsavgiftsbetalare och boende inom Södra Tjusts förvaltningsområde nyttjar bårtäcket utan kostnad. Eventuella clearingfall som församlingen har begravningsceremoni för i ngn av församlingens lokaler får även de använda bårtäcket utan kostnad. Blommor och gravmull får endast läggas på för ändamålet ditlagd matta som placeras på kistans huvudände. Inga ljus på kistan när det är bårtäcke. Begravningsbyrån besörjer själva transporten tur och retur av täcket mellan Mariakapellet och ceremonilokal. Tider Begravningstiderna är: Torsdag 11.00 Fredag 11.00 Fredag 14.00 5
Jordbegravningar är undantaget från 14.00- tiden (säkerhetsskäl) men får bokas på tiderna 11.00 torsdag och fredag. Vad gäller begravningsceremonier av församlingsbor i andra kapell än våra egna så gäller följande. Principen från pastoratets sida är att i möjligaste mån förrätta begravningsceremonin i våra egna lokaler med egen personal. Om inte detta är möjligt vill prästerna följa sina pastoratsbor till sista vilan om lokaliteterna finns i närområdet och vi har bemanning (präst ) och om det är ett önskemål från de anhöriga. Begravningsbyrån bokar begravningstiden med den som upplåter lokalen. Finns önskemål om präst från Södra Tjust så vänder sig begravningsbyrån till bokningsexpeditionen för bokning av präst. Prästerna har ju sina inbokade tider enligt ovan vilket innebär att om en präst har ett uppdrag i tex Gamleby tisdag kl 15,00 så kan ju inte samma person ha en begravning i Maria klockan 14.00 vilket gör att den tiden faller bort. Bokningsexpeditionen löser det tillsammans med den schemalagda officianten. Om det inte går att lösa så får förrättningshuvudmannen (i detta exempel Gamleby) bistå med präst som clearas inomkyrkligt. Vissa veckor kan församlingen själv göra undantag från dessa fasta tider beroende på helgdagar, personalplanering, stor arbetsanhopning och hur utbildningsdagar ligger i veckan. Om någon församlingsbo har tungt vägande särskilda skäl för att få annan tid än de som erbjuds så avgörs detta från fall till fall av arbetsledande komminister och kyrkogårdschef utifrån vad som är möjligt ur personalsynpunkt. Vår ambition är att vara tillmötesgående i möjligaste mån. Vad vi skulle uppskatta från begravningsbyråernas sida är att de inte uppmanar sina kunder att söka den möjligheten mer än vid just särskilda skäl och använder sitt goda omdöme! Det kan skapa stor frustration om beslutet går de anhöriga emot om de föresvävas att det inte är några problem. Vi skiljer ej på begravningstiderna oavsett om begravningen sker i kyrklig eller borgerlig ordning. Vid bokning är det den som först bokar som får den lediga tiden (först till kvarn.) Vi vill alltid ha personal närvarande i lokalerna oavsett begravningsordning av säkerhets och trovärdighetsskäl. Lokaliteter Normalt äger begravningarna rum i Västrum, Gladhammars, Törnsfall kyrkor. Antalet begravningsgäster och brandskyddsregler avgör också vilken lokal som används. Av arbetsmiljöskäl förekommer det inga begravningsgudstjänster i församlingshemmen eller i Gunnebo kyrka. Borgerliga begravningar förläggs i gravkapellet i Gladhammar alternativt i Mariakapellet i Västervik. Transporten och placeringen av stoftet ska ske samma dag i den lokal där förrättningen ska äga rum. Tillgänglighet Sommartid är kyrkorna öppna mellan 09.00-16.00. Övrig tid på året är det öppet efter överenskommelse. Våra ceremonilokaler är tillgängliga minst 2 timmar innan förrättning. Vill man ha tillgång tidigare så kontaktar man församlingsexpeditionen eller vaktmästare som är behjälpliga. 6
Misterhults församling Bokning Vi erbjuder 3 fasta begravningstider i veckan alltså ca 150 tider på ett år (inklusive Hjorted). Bokning får tas emot till och med onsdag kl.15.00 för nästkommande veckas aktiviteter. Detta för att hinna kommunicera och planera aktiviteterna. Begravningstiderna bokas(beställs) i första hand via Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid för begravningsbyråerna: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00, onsdagar 13.30-16.00 Expeditionstid för allmänhet: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 15.30 Onsdagar 13.30-15.30 All kontakt som har med bokningen att göra går alltid genom bokningsexpeditionen som i sin tur tar kontakt med berörda. Vårt åtagande är att erbjuda en begravningstid inom 14 dagar från att begravningsbyrån vill boka en begravningsgudstjänst dock inga garantier om de anhöriga har speciella önskemål om särskild präst etc. Bärhjälp Enligt avtal med transportören bistår beställaren med in och utbärning till ceremonilokaler som är våra egna och de lokaler som vi anvisar till. Bärhjälp ges med automatik till alla kyrkor på landsbygden. Vid bärhjälp så skickar vi alltid 2 vaktmästare. Stoftet ska finnas på plats för att bäras in i förrättningslokalen 1,5 timme innan och vid utbärning cirka 1 timme efter ceremonins början. Önskemål om Bårtäcke och Bisättningslokal och eventuellt andra önskemål skriver ni under noteringar i Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00 Onsdagar 13.30-16.00 Alla som är begravningsavgiftsbetalare och boende inom Södra Tjusts förvaltningsområde nyttjar bårtäcket utan kostnad. Eventuella clearingfall som församlingen har begravningsceremoni för i ngn av församlingens lokaler får även de använda bårtäcket utan kostnad. Blommor och gravmull får endast läggas på för ändamålet ditlagd matta som placeras på kistans huvudände. Inga ljus på kistan när det är bårtäcke. Begravningsbyrån besörjer själva transporten tur och retur av täcket mellan Mariakapellet och ceremonilokal. Tider Begravningstiderna är: Torsdag 11.00 Torsdag 14.00 Fredag 11.00 Detta skiljer sig lite från det vi sagt från början och förklaringen på detta är vår prästbrist. Jordbegravningar är undantaget från 14.00- tiden (säkerhetsskäl) men får bokas på tiderna 11.00 torsdag och fredag. Vad gäller begravningsceremonier av församlingsbor i andra kapell än våra egna så gäller följande. Principen från pastoratets sida är att i möjligaste mån förrätta begravningsceremonin i 7
våra egna lokaler med egen personal. Om inte detta är möjligt vill prästerna följa sina pastoratsbor till sista vilan om lokaliteterna finns i närområdet och vi har bemanning (präst ) och om det är ett önskemål från de anhöriga. Begravningsbyrån bokar begravningstiden med den som upplåter lokalen. Finns önskemål om präst från Södra Tjust så vänder sig begravningsbyrån till bokningsexpeditionen för bokning av präst. Prästerna har ju sina inbokade tider enligt ovan vilket innebär att om en präst har ett uppdrag i tex Gamleby tisdag kl 15,00 så kan ju inte samma person ha en begravning i Maria klockan 14.00 vilket gör att den tiden faller bort. Bokningsexpeditionen löser det tillsammans med den schemalagda officianten. Om det inte går att lösa så får förrättningshuvudmannen (i detta exempel Gamleby) bistå med präst som clearas inomkyrkligt. I Misterhult är det en del församlingsbor som vill ha sin begravningsceremoni på Skogskapellet i Oskarshamn med församlingens präst och musiker vilket är helt i sin ordning enligt beskrivning ovan. Vissa veckor kan församlingen själv göra undantag från dessa fasta tider beroende på helgdagar, personalplanering, stor arbetsanhopning och hur utbildningsdagar ligger i veckan. Om någon församlingsbo har tungt vägande särskilda skäl för att få annan tid än de som erbjuds så avgörs detta från fall till fall av arbetsledande komminister och kyrkogårdschef utifrån vad som är möjligt ur personalsynpunkt. Vår ambition är att vara tillmötesgående i möjligaste mån. Vad vi skulle uppskatta från begravningsbyråernas sida är att de inte uppmanar sina kunder att söka den möjligheten mer än vid just särskilda skäl och använder sitt goda omdöme! Det kan skapa stor frustration om beslutet går de anhöriga emot om de föresvävas att det inte är några problem. Vi skiljer ej på begravningstiderna oavsett om begravningen sker i kyrklig eller borgerlig ordning. Vid bokning är det den som först bokar som får den lediga tiden (först till kvarn ) Vi vill alltid ha personal närvarande i lokalerna oavsett begravningsordning av säkerhets och trovärdighetsskäl. Lokaliteter Normalt äger begravningarna rum i Misterhults (500personer) eller Figeholms kyrka (150 personer). Antalet begravningsgäster och brandskyddsregler avgör också vilken lokal som används. Av arbetsmiljöskäl förekommer det inga begravningsgudstjänster i församlingshemmet. Borgerliga begravningar förläggs till Mariakapellet i Västervik. Transporten och placeringen av stoftet ska ske samma dag i den lokal där förrättningen ska äga rum. Tillgänglighet Sommartid är kyrkorna öppna mellan 10.00-17.00. Övrig tid på året är det öppet efter överenskommelse. Våra ceremonilokaler är tillgängliga minst 2 timmar innan förrättning. Vill man ha tillgång tidigare så kontaktar man församlingsexpeditionen eller vaktmästare som är behjälpliga. Hjorteds församling Bokning Vi erbjuder 3 fasta begravningstider i veckan alltså ca 150 tider på ett år (inklusive Misterhult). Bokning får tas emot till och med onsdag kl.15.00 för nästkommande veckas aktiviteter. Detta för att hinna kommunicera och planera aktiviteterna. Begravningstiderna bokas(beställs) i första hand via Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. 8
Expeditionstid för begravningsbyråerna: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00, onsdagar 13.30-16.00 Expeditionstid för allmänhet: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 15.30 Onsdagar 13.30-15.30 All kontakt som har med bokningen att göra går alltid genom bokningsexpeditionen som i sin tur tar kontakt med berörda. Vårt åtagande är att erbjuda en begravningstid inom 14 dagar från att begravningsbyrån vill boka en begravningsgudstjänst dock inga garantier om de anhöriga har speciella önskemål om särskild präst etc. Bärhjälp Enligt avtal med transportören bistår beställaren med in och utbärning till ceremonilokaler som är våra egna och de lokaler som vi anvisar till. Bärhjälp ges med automatik till alla kyrkor på landsbygden. Vid bärhjälp så skickar vi alltid 2 vaktmästare. Stoftet ska finnas på plats för att bäras in i förrättningslokalen 1,5 timme innan och vid utbärning cirka 1 timme efter ceremonins början. Önskemål om Bårtäcke och Bisättningslokal och eventuellt andra önskemål skriver ni under noteringar i Webaveny. Om det är något oklart som behöver stämmas av med bokningsfunktionen, maila eller ring på telefon 0490-84210. Expeditionstid: Måndag-Tisdag-Torsdag-Fredag kl. 09.00-12.00 och 13.30 16.00 Onsdagar 13.30-16.00 Alla som är begravningsavgiftsbetalare och boende inom Södra Tjusts förvaltningsområde nyttjar bårtäcket utan kostnad. Eventuella clearingfall som församlingen har begravningsceremoni för i ngn av församlingens lokaler får även de använda bårtäcket utan kostnad. Blommor och gravmull får endast läggas på för ändamålet ditlagd matta som placeras på kistans huvudände. Inga ljus på kistan när det är bårtäcke. Begravningsbyrån besörjer själva transporten tur och retur av täcket mellan Mariakapellet och ceremonilokal. Tider Begravningstiderna är: Torsdag 11.00 Fredag 11.00 Fredag 14.00 Jordbegravningar är undantaget från 14.00- tiden (säkerhetsskäl) men får bokas på tiderna 11.00 torsdag och fredag. Vad gäller begravningsceremonier av församlingsbor i andra kapell än våra egna så gäller följande. Principen från pastoratets sida är att i möjligaste mån förrätta begravningsceremonin i våra egna lokaler med egen personal. Om inte detta är möjligt vill prästerna följa sina pastoratsbor till sista vilan om lokaliteterna finns i närområdet och vi har bemanning (präst ) och om det är ett önskemål från de anhöriga. Begravningsbyrån bokar begravningstiden med den som upplåter lokalen. Finns önskemål om präst från Södra Tjust så vänder sig begravningsbyrån till bokningsexpeditionen för bokning av präst. Prästerna har ju sina inbokade tider enligt ovan vilket innebär att om en präst har ett uppdrag i tex Gamleby tisdag kl 15,00 så kan ju inte samma person ha en begravning i Maria klockan 14.00 vilket gör att den tiden faller bort. Bokningsexpeditionen löser det tillsammans med den schemalagda officianten. Om det inte går att lösa så får förrättningshuvudmannen (i detta exempel Gamleby) bistå med präst som clearas inomkyrkligt. 9
Vissa veckor kan församlingen själv göra undantag från dessa fasta tider beroende på helgdagar, personalplanering, stor arbetsanhopning och hur utbildningsdagar ligger i veckan. Om någon församlingsbo har tungt vägande särskilda skäl för att få annan tid än de som erbjuds så avgörs detta från fall till fall av arbetsledande komminister och kyrkogårdschef utifrån vad som är möjligt ur personalsynpunkt. Vår ambition är att vara tillmötesgående i möjligaste mån. Vad vi skulle uppskatta från begravningsbyråernas sida är att de inte uppmanar sina kunder att söka den möjligheten mer än vid just särskilda skäl och använder sitt goda omdöme! Det kan skapa stor frustration om beslutet går de anhöriga emot om de föresvävas att det inte är några problem. Vi skiljer ej på begravningstiderna oavsett om begravningen sker i kyrklig eller borgerlig ordning. Vid bokning är det den som först bokar som får den lediga tiden (först till kvarn.) Vi vill alltid ha personal närvarande i lokalerna oavsett begravningsordning av säkerhets och trovärdighetsskäl. Lokaliteter Normalt äger begravningarna rum i Hjorteds kyrka. Antalet begravningsgäster och brandskyddsregler avgör också vilken lokal som används. Av arbetsmiljöskäl förekommer det inga begravningsgudstjänster i gravkapellet. Borgerliga begravningar förläggs i församlingshemmet i Hjorted och Mariakapellet i Västervik. Transporten och placeringen av stoftet ska ske samma dag i den lokal där förrättningen ska äga rum. Tillgänglighet Alla tider på året är det öppet efter överenskommelse. Våra ceremonilokaler är tillgängliga minst 2 timmar innan förrättning. Vill man ha tillgång tidigare så kontaktar man vaktmästaren på telefon 0768 145529 som är behjälpliga med att öppna. Journalföring Journal föres enligt givna instruktioner för bisättning, kremation och urnjournal. Öppen kista Utgångspunkten är att alla trosinriktningar ska kunna anordna sin begravning på ett sådant sätt att de känner sig nöjda med ceremonin dock med hänsyn tagen till säkerhets och arbetsmiljöaspekter. Detta kan kräva kompromisser från både huvudmannen och dödsboet. Om samsyn råder mellan all tjänstgörande personal och de anhöriga om annat tillvägagångssätt än vad som beskrivs nedan så är även det okey. Mariakapellet: Vid öppen kista gäller att 45 minuter innan förrättning ställs kistan upp i bisättningsrummet så de anhöriga får ta avsked. Kistlocket försluts 15 minuter innan förrättning startar, kistan flyttas och ställs upp i stora samlingssalen. Tjänstgörande präst finns tillgänglig under bisättningen Övriga kyrkor och kapell: Samma tider som i Mariakapellet men i övriga lokaler saknas bisättningsrum så där får de som inte kan/vill hålla sig undan tills kistlocket stängs. Givetvis är det så att den tjänstgörande prästen finns tillgänglig under bisättningen. Begravningsbyrån dödsboet ansvarar för att informera begravningsgästerna. Transport av kista Vid transport av kista en längre sträcka sker den i bil som är avsedd för ändamålet. Vid transport kortare sträckor och inne på kyrkogårdarna sker det på katafalk. Antal kistor avgörs av det antal som bilen är avsedd för och att hanteringen är värdig. Vårdad och diskret klädsel krävs av 10
transportören. Kyrkogårdens personal ska visa respekt mot förbipasserande begravningsfölje genom att lägga ner arbetet och inta stående ställning. Mer detaljerad information angående transporterna finns att få i avtalet med tranportör. Grävning av grav, sänkning av kista och återfyllning. Grav öppnas endast då tillstånd av gravrättsinnehavaren inhämtats eller av den som ordnar med begravningen då det är innehavaren som avlidit. Gravplatsens beteckning kontrolleras gentemot gravboken innan gravöppning sker. Historik på eventuella gamla gravsättningar lämnas med arbetsorden. Arbetsledare kontrollerar om hanteringen av gravvården (sten-häll-gravramar) kräver lyft med kranbil och/eller kräver mer än 4 mantimmars arbete för om så är fallet måste arbetsledaren omgående återkoppla till begravningsbyrån med en prisuppgift. Alternativen är en annan kistgrav eller gravsättning av urna istället. (Begravningsavgiften ersätter bara 4 timmars arbete med hantering av gravvårdar). Kistgrav grävs med maskin enligt upprättade skriftliga instruktioner. Jorden transporteras bort och förvaras i upplag inom kyrkogården alternativt i hög bredvid graven. Borttagen gravsten förvaras om möjligt vid graven annars på inhägnad förrådsgård. Graven förses med ramper och kläs invändigt med grön gravklädsel samt förses med lock. Graven grävs senast dagen innan gravsättning. Om kist- eller benrester påträffas hanteras det på ett pietetsfullt sätt och nedgrävs på ett större djup. Om urna eller aska påträffas hanteras det på ett pietetsfullt sätt och återplaceras på samma djup och i samma läge som tidigare. Processionsbärning till gravplatsen och placering av kista på kistsänkarens band sker med hjälp av bärarlag som församlingen bekostar till alla som är medlemmar i Svenska Kyrkan. Vid ej församlingsbor men medlemmar i Svenska kyrkan så clearas (inomkyrkliga) kostnaden med hemförsamlingen. Det kan ju också vara så att de anhöriga vill bära/sänka själva vilket bör efterfrågas. Vid begravning i annan ordning (ej medlem i svenska kyrkan) t.ex. borgerlig begravning då man vill ha processionsbärning så bekostar dödsboet bärarlaget (får inte tas ut av begravningsavgiften). Tjänsten faktureras direkt av begravningsbyrå till dödsbo. Om man vid annan ordning vill ta avsked i ceremonilokal så åligger det kyrkogårdsförvaltningen att ombesörja gravsättningen vid en tidpunkt som bestäms av förvaltningen. Förvaltningen kommer att gravsätta på morgonen närmast efterkommande vardag med 2 undantag och det är om dödsboet väljer fredag för begravningsceremonin då sker gravsättningen först på tisdagen då vi måste hinna gräva graven på måndagen. Det andra undantaget är om det är röda dagar mitt i veckan mellan dagen för ceremonin och närmast efterkommande vardag, vi måste även där få chans att gräva graven. Personalen bär sina ordinarie arbetskläder. Ingen närvaro av anhöriga. Dock sker gravsättningen på ett respektfullt sätt av respekt för den avlidne och de anhöriga. Kista sänks ner i graven med hjälp av batteridriven kistsänkare på Västerviks kyrkogårdar. I landsortsförsamlingarna finns inte den traditionen så där avvaktar vi efterfrågan. Bärarlag ska vara klädda i svart kostym/dräkt och svart rock vintertid. Grav igenläggs så snart som möjligt efter avslutad gravsättning. Igenläggning runt kista och till 50 cm över kistlock sker för hand alternativt med hjälp av maskin vid fint material. Resterande igenläggning sker med maskin enligt upprättade skriftliga rutiner. Kransar och blommor tas bort ca en vecka efter gravsättning eller när det ser skräpigt ut. Kransar och blommor kastas i särskild container som går till kompostering eller förbränning. Gravstenen återmonteras om möjligt vid igenläggningen, om annars då gräs eller grus återställs, dock senast en vecka efter gravsättningen. 11
Muslimska begravningar Alla muslimska gravsättningar sker på Västerviks nya kyrkogård. I huvudsak gäller samma rutiner enligt ovan, avvikelser och tydliggörande kommer nedan. Alla gravsättningar sker i kista. Alltid jordbegravningar. Alltid en person i varje grav alltså inga djupgrävda dubbelgravar vilket automatiskt ger att vi gravsätter på 160 cm djup. Vissa muslimska traditioner påbjuder till att anhöriga vill ösa igen graven och i de fallen gäller följande: Inga anhöriga i graven, vi lämnar bara så mycket återfyllnadsmaterial så att det räcker för de anhöriga att täcka kistan upp till första stämpen, resten körs bort. (från schaktbotten räknat ca 50-70 cm). Ingen intäckning med gravmattor. Traditionen med att lägga virke snett vertikalt över kistan (kistan fyller samma funktion dvs att den avlidne inte ska få jord i ögonen) orsakar praktiska problem med att få bort stämpen och dessutom har vi en rasbenägen jordmån av silt och sand. Därför säger vi NEJ till dylika arrangemang. OBS! Ni som tar emot bokning! det är inte självklart att bara för att de är muslimer så ska de ligga i muslimska kvarteret. Fråga alltid om detta. En annan sak att tänka på är att det oftast inte är några problem att ge dom begravningstider efter deras önskemål (inte efter 14.00) då de inte påverkar verksamheten i kapellet eller någon annan personal än kyrkogårdsförvaltningens. Stäm av med kyrkogårdschef innan. Höga ljud vid begravning Arbetet planeras så att det inte pågår något störande arbete vid eller i närheten av kapellet eller gravplatsen då en begravningsceremoni pågår. Anställd inom kyrkogårdsförvaltningen Vi bemöter kyrkogårdsbesökarna på ett trevligt och tillmötesgående sätt. Vi använder ett vårdat språk och tänker på hur högljudda vi är. Vi tänker på att gravplatsen är enskild egendom och har stor betydelse för anhörigas sorgearbete. Vi beträder gravplatsen då arbetet kräver det men, annars använder vi gångarna att gå på. Vi lägger kläder och verktyg vi inte behöver för stunden på en allmän yta, inte på enskild gravplats eller mot gravsten. När vi tar en paus så sitter vi inte på enskild gravplats eller gravsten. Vi använder föreskriven skyddsutrustning Övriga Administrativa rutiner Kyrkogårdsförvaltningen tillser att dödsbo anmäler gravrättsinnehavare (efter 6 månader sker föreläggande). Anmälan om medgivande om gravsättning i minneslund och askgravlund skickas ut till dödsbo från kyrkogårdsförvaltningen. Anmälan om medgivande om gravsättning krävs när gravsättning sker i grav som inte innehas av den avlidne själv eller gravrättsinnehavare. Blankett skickas ut till dödsbo från kyrkogårdsförvaltningen. Intyg vid gravsättning från skatteverket är det begravningsbyråns skyldighet att tillhandahålla. Kyrkogårdsförvaltningen vill ha dessa tillhanda 5 arbetsdagar innan jordbegravningsceremonin genomförs. Skulle man sakna gravsättningsintyg så kommer ej någon sänkning av stoftet att ske innan intyget finns tillgängligt. Då dödsbo önskar kremationstransport av annan transportör än den samfälligheten har avtal med, måste blankett Transportavgift för dödsbo vid kremationstransport fyllas i och lämnas till kyrkogårdsexpeditionen. 12
Bokningsexp. bokar transport hos transportören för Övriga transporter i samband med bokning av begravningsgudstjänst. Detta sker genom att maila en bokningsbekräftelse (tagen direkt ur bokningsprogrammet) till transportören. Bokningsexpeditionen bokar också kremationstransporten vid samma tillfälle. För att säkerställa att ingen avliden blir kremerad innan begravningsgudstjänst har ägt rum har vi fastställt en rutin som heter Instruktion för att kista ska kunna kremeras. Rutinen vänder sig till den som arbetar i kapellet och går ut på att kistan märks upp med en lapp som vidimerar att begravningsgudstjänst ägt rum och att kistan kan transporteras till kremation. Kremationstransporterna sker måndag och torsdag. Riskerar någon avliden att bli bisatt mer än 6 dgr så avropas en kremationstransport av beställaren. Direktkremationer anmäls alltid av begravningsbyrån till församlingsexpeditionen som anmäler till bokningsexpeditionen som då kan anmäla kremationstransporten. Samtidigt skall de lämna information om namn och adress på anhöriga samt var och hur gravsättning skall ske. Om de anhöriga själva arrangerar begravningen. Då gäller följande: Man ska vara i så god tid före ceremonin (ca 1 timme) att man hinner arrangera blomsterdekorationerna runt kistan, man ansvarar för värdskapet under begravningen, man tillser att blomsterdekorationer efter ceremonin bärs ut och läggs på kransgården eller vid gravplats. Övrigt Alla kistdekorationer som man vill lägga ut på graven tas bort innan sänkning av kistan. Utbärning av begravningsblommor från kyrka/gravkapell samt utplacering av blommor på gravplats eller på kransgård ombesörjes av begravningsentreprenören. Vill dödsboet av någon anledning ej använda sig av kistsänkare (Västervik) så anmäls detta undantag till kyrkogårdsförvaltningen. Dessa rutiner kompletteras av dokumentet Avtal med entreprenörer med tillgång till Mariakapellet, Instruktioner för ifyllnad av bisättningsjournal Se även Begravningspastoralen för ytterligare information Peter Springfeldt Kyrkogårdschef 13