KALLELSE 2016-04-21 Välfärdsnämndens utskott VFNU 2016-04-21 Kallelse 1
KALLELSE 2016-04-21 Välfärdsnämndens utskott Plats och tid: Rum 364, 2016-04-21, klockan 09:00 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Besök: BrittMarie Hansson Ordförande Kerstin Björkäng Wirehed Sekreterare Ärenden 1 Justerare 2 Ärendelista 3 Enskilda ärenden - integrationsenheten 4 Enskilda ärenden - utredningsenheten barn och ungdom 5 Enskilda ärenden - utredningsenheten vuxna - utdelas på sammanträdet 6 Enskilda ärenden - familjehem 7 Enskilda anmälningsärenden till Välfärdsnämndens utskott 2016 2016/5 8 Budgetuppföljning 2016 2016/74 9 Granskning - intern kontroll vid debitering av barnomsorgsavgifter 2016/71 4-20 10 Utökning av skolledartjänst på Nyhems rektorsområde 2016/133 11 Utjämningssystemet i förhållande till budget för 2016/144 2
KALLELSE 2016-04-21 Välfärdsnämndens utskott funktionsstödet 12 Rekryteringar vid brådskande fall inom integrationsverksamheten 2016/135 21 13 Övriga frågor 2016/9 3
TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Diarienummer 2016-04-07 VFN 2016/71 Planeringschef Jonas Trulsson 0431-468489 Jonas.Trulsson@engelholm.se Välfärdsnämnden Yttrande över remiss från kommunrevisorerna gällande granskning av intern kontroll av barnomsorgsavgifter Ärendebeskrivning Kommunrevisorerna har remitterat en rapport från som utfört en granskning av intern kontroll vid debitering av barnomsorgsavgifter. Yttrandet över remissen ska vara kommunrevisorerna tillhanda senast den 30 april 2016. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad den 7 april 2016 Yttrande på remiss från kommunrevisorerna gällande granskning av intern kontroll av barnomsorgsavgifter Utredning Enligt regelverket för Information och regler för kommunal förskole- och fritidsveksamhet i beslutade av Barn- och utbildningsnämnden 2010-11-25 25 och reviderade av Välfärdsnämnden 2015-04-23 53 grundar sig föräldraavgiften på inkomsten i det sammanboende hushållet där barnet är folkbokfört, detta i enlighet med SKL:s rekommendationer. Pwc har i sin rapport rekommenderat att man upprättar en rutin för att göra en sambokontroll. Detta är en uppgift som är svår att kontrollera, då man kan vara sammanboende på samma adress utan att ingå i samma hushåll. I annat fall rekommenderar Pwc att man ska se över möjligheten att grunda avgiften på båda vårdnadshavarnas inkomst. Det finns idag tekniska möjligheter att lösa detta, dock skulle detta innebära en omfattande arbetsinsats som inte står i proportion till ev ökade intäkter. I samband med maxtaxans införande når flertalet upp till maxbelopp. Dessutom genomförs inkomstkontroll årligen, i och med detta fångar vi upp de som lämnat felaktig inkomst.. Pwc rekommenderar också att det upprättas en dokumentation över debiteringsprocessen för barnomsorgsavgifter för att minska sårbarheten vid eventuell sjukdom eller byte av personal. Förslag till beslut Välfärdsnämndens utskott föreslår välfärdsnämnden besluta 262 80 Ängelholm Tel: 0431-870 00 E-post: info@engelholm.se www.engelholm.se www.facebook.com/angelholm www.twitter.com/engelholm 4
TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Diarienummer 2016-04-07 VFN 2016/71 att föräldraavgiften även fortsättningsvis ska grunda sig på inkomsten i det sammanboende hushållet där barnet är folkbokfört, i enlighet med SKL:s rekommendationer, att en dokumentation över debiteringsprocessen upprättas, samt att beslutet översänds till kommunrevisorerna. Christer Kratz Jonas Trulsson Chef huvuduppdrag LoF Planeringschef Beslutet expedieras till: KS/Kommunrevisorerna 262 80 Ängelholm Tel: 0431-870 00 E-post: info@engelholm.se www.engelholm.se www.facebook.com/angelholm www.twitter.com/engelholm 5
2016-02-12 Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Välfärdsnämnden Granskning intern kontroll vid debitering av barnomsorgsavgifter På vårt uppdrag har PWC utfört en granskning av intern kontroll vid debitering av barnomsorgsavgifter. Revisorerna har vid sammanträde 2016-02-10 beslutat anta föreliggande granskning såsom sin egen och överlämnar härmed densamma till Kommunfullmäktige och Kommunstyrelse för kännedom samt till Välfärdsnämnden med beaktande av de synpunkter som framförs i rapporten. Med anledning av de synpunkter som framförs i granskningen önskar revisorerna svar med kommentarer från Välfärdsnämnden senast 2016-04-30 s revisorer Ragnar Steen sammankallande 262 80 Ängelholm Tel: 0431-870 00 E-post: info@engelholm.se www.engelholm.se www.facebook.com/angelholm www.twitter.com/engelholm 6
www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll vid debitering av barnomsorgsavgifter Projektledare Rebecca Lindström Certifierad kommunal revisor Februari 2016 7
Innehåll Sammanfattning...2 1. Inledning...3 1.1. Bakgrund...3 1.2. Syfte...3 1.3. Revisionsfråga, Revisionskriterier och kontrollmål...3 1.4. Avgränsning och Metod...3 2. Iakttagelser och bedömningar...5 2.1. Riktlinjer och regler...5 2.1.1. Iakttagelser...5 2.2. Administrativa rutiner och kontroller...6 2.2.1. Iakttagelser...6 2.3. Betalningsbevakning...8 2.3.1. Iakttagelser... 8 2.4. Internkontroll...9 2.4.1. Iakttagelser...9 2.5. Verifiering av barnomsorgsavgifter...9 2.5.1. Iakttagelser...9 3. Bedömningar...11 3.1. Revisionell bedömning...11 3.2. Rekommendationer... 12 Februari 2016 1 av 13 8
Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i genomfört en granskning av avgiftsdebitering inom barnomsorgen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga rutiner för debitering av avgifter som säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Vår samlade bedömning är att den interna kontrollen av barnomsorgsavgifter inom Välfärdsnämnden i allt väsentligt är ändamålsenlig. Vi grundar vår bedömning på nedanstående: Den största delen av debiteringen av barnomsorgsavgifter inom är automatiserad, vilket innebär att risken för fel vid debitering minimeras. Vidare har vi i samband med våra stickprovskontroller kontrollerat några av momenten i debiteringsprocessen, vilka fungerat ändamålsenligt. Årligen görs en inkomstkontroll mellan inlämnad inkomstuppgift och deklarerad årsinkomst enligt Skatteverket. Rätt barnomsorgsavgift blir därmed debiterad i efterhand då justering sker om lämnad inkomstuppgift varit högre/lägre än den faktiska inkomsten. Vidare visar vår granskning att har kommungemensamma anvisningar för kommunens debiterings- och kravverksamhet. Månatligen kontrolleras obetalda kundfakturor och åtgärd vidtas. Kundförlusterna för barnomsorgsavgifter år 2014 var 109 tkr vilket motsvarar cirka 0,4 % av den totala intäkten. Vi bedömer att de kontroller som finns inbyggda i systemet samt de manuella justeringar som görs i huvudsak säkerställer en god intern kontroll. Vår bedömning grundar vi på att det finns tillämpade riktlinjer som är ändamålsenliga för debiteringen. I den stickprovskontroll som genomförts kan vi konstatera att de riktlinjer och rutiner som finns tillämpas. En förutsättning för korrekt debitering är att de förändringar som påverkar debiteringsunderlaget löpande uppdateras. Vidare har nämnden beslutat om en intern kontrollplan där kontroller årligen genomförs som har bäring på debitering av barnomsorgsavgifter. Nämnden har på flera sätt utvecklat rutiner och system för att stärka den interna kontrollen. Februari 2016 2 av 13 9
1. Inledning 1.1. Bakgrund Debitering av barnomsorgsavgifter uppgår årligen till väsentliga belopp. God intern kontroll i debiteringsprocesserna är viktig både för att säkra kommunens intäkter och säkerställa att barnomsorgsavgifter blir korrekt debiterade då barnomsorgsavgifter påverkar en mängd brukare. Ansvarig nämnd i denna granskning är välfärdsnämnden. 1.2. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen avseende debitering. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. 1.3. Revisionsfråga, Revisionskriterier och kontrollmål Revisionsfråga Är den interna kontrollen vid debitering av barnomsorgsavgifter inom välfärdsnämnden ändamålsenlig? Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunala redovisningslagen Nämndens anvisningar avseende intern kontroll Kommunens riktlinjer och anvisningar för debitering Vedertagna principer för vad som kännetecknar god intern kontroll Revisionsfrågan kommer att besvaras utifrån följande kontrollmål: Vilka intäktsströmmar finns för barnomsorgsavgifter? Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Vilka upptäckande kontroller finns, som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar, bankkonton osv? 1.4. Avgränsning och Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier av styrdokument och rutinbeskrivningar. Intervjuer har skett med ekonomihandläggare och handläggare inom Lärande och familj samt ekonomiassistent på Servicestöd. Intervjuerna med berörda tjänstemän har Februari 2016 3 av 13 10
legat till grund för att kartlägga de kontroller som är relaterat till barnomsorgsavgifter. För att verifiera intervjuerna har ett antal kontroller genomförts och bedömts. Stickprovsmässig granskning har gjorts av enskilda kontroller för kvartal 3 och 4 år 2015, för att verifiera att kontrollerna är implementerade. Stickproven har riktats mot de kontroller som bedömts som kritiska och är relaterade till de väsentligaste intäktsflödena. Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. Februari 2016 4 av 13 11
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Riktlinjer och regler 2.1.1. Iakttagelser I finns Information och regler för kommunal förskole- och fritidsverksamhet (Barn- och utbildningsnämnden 2010-11-25 2, reviderad av Välfärdsnämnden 2015-03-11). I reglerna ges bl.a. information om följande: Allmän information o Värdegrund och uppdrag, riktlinjer, mål Till de som vill ha plats o Anmälan och besked om plats, barnomsorgsgaranti och turordning, arbetssökande, föräldraledigt mm. Till de som har plats o Inskolning, användandet av plats, omplacering, uppsägning av plats, allmän förskola, barn i behov av särskilt stöd, inkomstkontroll mm. Taxa o Information om de olika avgiftsnivåerna Barnomsorgstaxan för gäller from den 1 juli 2015, vid granskningstillfället. I ovannämnda regler beskrivs riktlinjer för rätten till förskoleverksamhet, avgiftsdebitering, avgiftsnivåer, beräkningsgrunder och betalningsansvar. tillämpar inkomstkontroll vilket innebär att inlämnade inkomstuppgifter kontrolleras mot skattemyndigheten. I kontrollerna fångas även ersättningar från försäkringskassan samt övriga eventuella bidragsgivare. Kommunen har rätt att genomföra retroaktiva rättelser om den felaktiga uppgiften inneburit att en för låg/hög avgift debiterats. Vidare tillämpas automatisk räkningskorrigering vilket innebär att månad 1 utgår preliminär avgift för månad 1. Månad 2 utgår preliminär avgift för månad 2, slutlig avgift för månad 1 samt avdrag för preliminär avgift för månad 1. Detta innebär att för sent inkomna förändringar i inkomst, schema eller i familjeförhållanden justeras med automatik nästkommande månad. Avgiften grundar sig på abonnemangsprincipen vilket innebär att en avgift tas ut fr.o.m. det datum platsen är tillgänglig för barnet. Avgiften tas ut även om platsen inte nyttjas under viss tid. Vårdnadshavaren försäkrar att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Felaktig information i inkomstuppgifter, familjeförhållanden etc. kan medföra efterdebitering och rättsliga åtgärder. Avgiftsreducering beviljas med 50 % av månadsavgiften vid styrkt frånvaro som beror på barns eller vårdnadshavares sjukdom. För att reducering ska medges måste frånvaron uppgå till en sammanhängande period på minst 15 kalenderdagar. Ansökan om avgiftsreducering enligt ovanstående, insändes till berörd handläggare. Februari 2016 5 av 13 12
2.2. Administrativa rutiner och kontroller 2.2.1. Iakttagelser Lärande och familj använder två system för hantering av uppgifter om det placerade barnet. Procapita 1, där all information om det placerade barnet finns samt ett webbaserat system (E-tjänst portal), där vårdnadshavare lägger in schema, inkomst samt andra uppgifter om det placerade barnet. Uppgifterna används i sin tur av personal på förvaltningen samt förskolor och fritids. Ansökan om barnomsorg sker via det webbaserade systemet som finns tillgängligt på kommunens hemsida. Det som skall anges i ansökan är uppgifter om familjeförhållande samt placeringsnivån. Inkomstuppgifter lämnas i samband med att barnomsorgsplats erhålls. Ansökan bekräftas genom ett skriftligt placeringsavtal. Avgiften som vårdnadshavaren betalar grundar sig på den sammanlagda inkomsten i det hushåll där barnet är folkbokfört samt antalet barn i hushållet som har barnomsorg i kommunen. Vårdnadshavaren betalar maxtaxa om hushållet tjänar 42 890 kronor i månaden eller mer före skatt (2015). Till avgiftsgrundande inkomst räknas följande i Ängelholms kommun: Bruttolön samt andra ersättningar i anslutning till anställning (semesterdagsersättning, traktamente, förmånsvärde tjänstebil etc.) Föräldrapenning enligt sjukpenningnivå Sjukpenning Arbetslöshetsersättning och kontant arbetsmarknadsstöd Familjehemsföräldrars arvodesersättning Livränta (vissa undantag finns) Sjukbidrag Familjebidrag i form av familjepenning Dagpenning vid repetitionsutbildning för värnpliktiga Vårdbidrag för barn till den del det utgör arvode (ersättning för merutgifter ska inte tas med) Pension (ej barnpension) Utbildningsbidrag avseende arbetsmarknadsutbildning Betalningsansvarig är den vårdnadshavare som är registerledare enligt placeringsavtalet. Inkomstuppgift ska lämnas vid följande tillfällen; i samband med att förskoleplats erhålls, när familjens inkomst förändras eller på begäran av. Om vårdnadshavaren inte lämnar in inkomstuppgifter debiteras högsta avgiften enligt gällande maxtaxa. Avgiften börjar betalas från och med det datum då platsen blir tillgänglig. Vid ändring av grundschema eller inkomst ska detta meddelas av registerledaren som är ansvarig för att rätt uppgifter lämnats, antingen direkt till kommunen eller via webben. Fakturering av barnomsorgsavgifter hanteras av Lärande och familj inom Ängelholms kommun. Debitering sker innevarande månad med förfallodag den siste varje månad, 12 1 Procapita är ett verksamhetssystem till stöd för skolledning och förvaltning. Februari 2016 6 av 13 13
månader per år. Faktureringen styrs av systemet Procapita som beräknar debiteringen efter vistelsetid, syskon, inkomst, familjeförhållande samt allmän förskola mellan 1 september 31 maj. Månadsavgiften debiteras med en viss procent som beräknas på hushållets avgiftsgrundande bruttoinkomst och med hänsyn till barnets vistelsetid. Den högsta avgiftsgrundande inkomsten fastställs av riksdagen. I utgår ingen avgift för Allmän förskola upp till 525 timmar/år. Samtliga barn som under året fyllt tre år med avstämningsdag den 1 augusti, får en reducerad avgift. Den högsta avgiften ska betalas för det yngsta barnet i familjen och räknas som Barn 1. För Barn 2 betalas den näst högsta avgiften och för Barn 3 betalas den lägsta avgiften. För det fjärde inskrivna barnet utgår ingen avgift. Tabellen nedan redovisar avgift för förskola/familjedaghem angivet i procent av inkomsten: Omsorgstid per vecka Barn mellan 1-2 år Barn 1 Barn 2 Barn 3 Nivå 1 <= 20 timmar 2,6 % 2 % 1 % Nivå 2 > 20 timmar 3 % 2 % 1 % Barn mellan 3-5 år Barn 1 Barn 2 Barn 3 Nivå 1 <= 20 timmar 2,0 % 1,6 % 0,8 % Nivå 2 > 20 timmar 2,4 % 1,6 % 0,8 % För ett barn mellan 1-2 år är den högsta avgiften 1 287 kr/mån och för ett barn mellan 3-5 år är det 1 029 kr/mån. Veckovis görs en avstämning avseende folkbokföringen mot Skatteverket som läses över i Procapita och som uppdateras automatiskt. Förändringar i sammanboende familjer registreras inte, utan detta åligger vårdnadshavare att meddela sådan förändring. Årligen genomför Lärande och familj kontroll av inkomstuppgifter mot föregående års taxerade inkomster från skatteverket. Avstämningen görs för att kontrollera att rätt taxa debiterats vårdnadshavare det senaste året. Det sker en retroaktiv justering i de fall en högre eller lägre taxa har debiterats. Kontrollen görs i ProCapita och korrigeringen sker automatiskt i systemet. Vårdnadshavaren har fyra månader på sig att reglera sin skuld och kan lägga upp en egen avbetalningsplan under dessa månader. Vid kontrollen gör handläggarna en rimlighetskontroll på belopp överstigande 5 tkr och de som har noll i taxerad inkomst. De som inte har någon taxerad inkomst enligt Skatteverket kan ha anställning utomlands och ska därmed räknas in vid avgiftsberäkning. Manuella justeringar i systemet kan göras av handläggare på Lärande- och familj. Det kan handla om förändringar i nivå, inkomst eller annat som behöver justeras mellan faktureringstillfällena. Processen vid en manuell justering är att vårdnadshavaren tar kontakt med kundtjänst i kommunen eller Lärande och familj som fyller i en blankett med uppgifter som ligger till grund för justeringen. Blanketten skickas till handläggare som gör en manuell justering i Procapita. Därefter får ekonomihandläggaren uppgiften och upprättar en faktura. Om vårdnadshavaren inte hör av sig sker korrigeringen månaden efter per automatik i Procapita. Februari 2016 7 av 13 14
Integration av filer sker mellan Procapita och kommunens ekonomisystem Raindance månatligen. Kontroll av debitering görs genom felloggar som kan genereras vid filöverföringen vilka alltid kontrolleras av systemadministratör. Att poster kan hamna på felloggen kan enligt uppgift bero på att det saknas uppgifter om exempelvis adress eller personnummer. Systemansvarig återkopplar då till ekonomihandläggare på Lärande och familj för manuell hantering. Vidare görs månatliga rimlighetskontroller på hur många fakturor som går ut samt totalt belopp, detta jämförs dels med tidigare månader men även mellan Procapita och Raindance. Veckovis tar personalen på förskolorna ut scheman ur det webbaserade systemet för sin verksamhet. Lärande och familj har informerat förskolorna om betydelsen av återrapportering till förvaltningen om någon förändring sker i familjeförhållande, arbete/studier eller nivåer. Enligt uppgift finns det en systemdokumentation på nätet för ProCapita där flödet i systemet beskrivs. Vidare finns det arbetsbeskrivningar för de tjänster som berörs av debiteringsprocessen, dock är de enligt uppgift övergripande. Processen för debitering av barnomsorgsavgifter är inte dokumenterad. 2.3. Betalningsbevakning 2.3.1. Iakttagelser Betalningsbevakning av barnomsorgsavgifter sker på enheten servicestöd, där kravverksamheten sköts. Enligt Anvisningar för kravverksamheten (KF 26/4 2010 59) ska vårdnadshavare erhålla en påminnelse efter cirka sju dagar om inte betalning har skett. Inkassokrav med avgift för inkassokostnad och upplupen ränta på fordran utgår från 10 dagar efter det att första betalningspåminnelsen har sänts. Har fakturan inte betalts tolv dagar efter att inkassokravet skickats går ärende över till Kronofogdemyndigheten om det har godkänts av Lärande och familj. Kommunen använder sig av företaget Visma för påminnelsehantering. Om kunden inte betalar trots inkassokrav, betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten samt eventuell avstängning går ärendet över till s.k. långtidsbevakning. Om vårdnadshavaren betalar hela sin skuld inklusive ränta och kostnader återtas beslutet om avstängning. En förutsättning för avstängningen är att de inte rör sig om barn med så kallade särskilda behov enligt socialtjänstlagen. Berörd nämnd/förvaltning prövar om den tjänst på vilken fordran grundas fortsättningsvis ska levereras till kunden, enligt anvisningen. Om det sker beslut om avstängning skickas ett brev ut till vårdnadshavaren med information om avstängningen. Enligt intervju tar ekonomiassistent månatligen ut en lista ur Raindance, cirka sju dagar efter sista betalningsdatum. Listan skickas sedan till Visma som efter det hanterar ärendet enligt ovan. Innan ärendet går vidare till Kronofogdemyndigheten görs en förfrågan från Visma. Ekonomiassistent har då tre dagar på sig att svara innan Visma skickar iväg ärendet. Ekonomiassistenten skickar då ärendena till ekonomihandläggare på Lärande och familj som får återkomma med hur ärendet ska drivas. En överenskommelse om delbetalning kan ha träffats med kunden och ska således inte skickas vidare till Kronofogdemyndigheten. Om ärendet ska gå vidare skriver ekonomihandläggare under ärendet. Februari 2016 8 av 13 15
Varje månad skickas cirka 2 200 fakturor ut. Intäkterna avseende barnomsorg uppgår årligen till ungefär 30 mnkr. Kundförlusterna för barnomsorgsavgifter uppgick för år 2014 till 109 tkr, vilket motsvarar 0,4 % av den totala intäkten. 2.4. Internkontroll 2.4.1. Iakttagelser Sedan flera år tillbaka finns det två kontrollmoment som berör debiteringsrutinerna i nämndens internkontrollplan. Nedan rapporteras uppföljningen av 2014 års plan: 1. Ekonomiska bidrag, barnomsorg att lämnade uppgifter stämmer med utbetalningen Jämförelse har gjorts mellan vårdnadshavares inlämnade schema, inrapporterade omsorgstimmar från förskola och utbetald ersättning. Kontrollen har gjorts på fyra förskolor. Av totalt ca 140 kontrollerade barnscheman var alla förutom tre utan anmärkning. Ett barn hade rapporterats i intervallet mer än 20 timmar och närvarolistan visade att antalet timmar motsvarade 15-20 timmar. Två barnscheman hade rapporterats in i intervallet 15-20 timmar men närvaron visade på att det låg i intervallet mer än 20 timmar. Berörda förskolor har informerats om avvikelserna. 2. Kundfakturering att makuleringar följer regler och reglemente. Stickprovskontroll (20 st.) har gjorts på två typer av makuleringar. En som avser barnomsorgsavgifter och en för utbetalning av vårdnadsbidrag. Kontrollen innebar att granska belopp, orsak till makulering och om makuleringen har beslutsattesterats av rätt person. Orsaker till makuleringar inom barnomsorgen har varit justeringar av felaktiga efterdebitering utifrån inkomstkontroll, vårdnadshavare bosatt i annan kommun, felregistrerade familjeförhållanden och korrigeringar pga. att barn eller syskon har allmän förskola. Under år 2014 har fem övriga makuleringar utförts, vilka har varit rättningar av felaktigt registrerade utbetalningar. Makuleringarna var enligt uppföljningen utan anmärkning. 2.5.Verifiering av barnomsorgsavgifter 2.5.1. Iakttagelser Underlag för faktureringen kommer från det som vårdnadshavarna har angett i det webbaserade systemet för barnomsorg. I systemet lämnar vårdnadsinnehavaren in uppgifter om inkomst, placeringsnivå, familjeförhållande, uppsägning osv. Flera gånger under dagen läses information över från webbsystemet till ProCapita så att förändring som görs av vårdnadshavare stämmer med de uppgifter som avgiften grundar sig på. De uppgifter som kommunen valt att ha en manuell hantering för är ansökan om plats, uppsägning av plats och erbjudande om plats. Informationen läses över automatiskt men hamnar i en inkorg där handläggare manuellt behöver gå in och spara förändringen. Anledningen till detta är att handläggare vill ha kontroll på vilka platser som blir lediga och vilka behov som finns i kommunen totalt, för att lättare kunna erbjuda plats enligt önskemål. Februari 2016 9 av 13 16
Som ett led i granskningen har stickprovskontroller gjorts under perioden juli till september 2015 för att verifiera följande kontroller: 1. Manuella korrigeringar En lista har begärts ut för kreditfakturor under nämnd period vilka har stämts av mot de blanketter som ligger till grund för korrigeringen. Blanketterna förvaras i pärm hos ekonomihandläggaren. Utifrån listan valdes tio fakturor ut. Anledningen till krediteringen var: Förändring av familjeförhållanden Korrigering pga. ändrad inkomst Uppehåll i barnomsorg Omsorg i annan kommun Förändring i placeringsdatum Ej meddelat att de avslutat sin plats i tid 2. Förändring av inkomst och förändring av schema Vidare har kontroll av att förändringar inrapporterat i webben vad gäller inkomst och schema gjorts i systemet ProCapita. Tre stickprov av varje förändring har tagits. Samtliga sex förändringar har genomförts vid rätt datum, till rätt belopp och rätt placeringstid. Detta görs per automatik i systemet, vårdnadshavaren får även ett mail direkt då förändringen har uppdaterats. 3. Inkomstkontroll Vid datorn gjordes en visning av den senaste inkomstkontrollen. En lista på samtliga vårdnadshavares deklarerade inkomst jämfördes mot registrerade inkomst i ProCapita. Vid kontrollen räknar systemet ut skillnaden mellan fakturerad avgift och avgift beräknad efter deklarerad inkomst. Stickprov visades på skärm där korrigering efter inkomstkontrollen har genomförts. 4. Kontroll av loggbok (filöverföring) Kontroll har genomförts för debiteringsperioden december 2015 där fakturerat belopp var 2 281 628 kr och antal fakturor 2 155 st. Två poster hamnade på fellistan, en manuell post på -221 kr och en maskinell post på 12 476 kr. Den maskinella postern ett icke svenskt personnummer och för den andra saknades familjeuppgift, faktureringen gjordes manuellt. Den manuella posten avsåg en felkontering och den maskinella posten avsåg gjorda korrigeringar, kreditposter. Februari 2016 10 av 13 17
3. Bedömningar 3.1. Revisionell bedömning Vår granskning visar att har ett webbaserat system där vårdnadshavare kan göra ändringar av inkomstuppgift, göra schemaändringar, ansöka om plats inom förskola och fritidshem. Informationen läses dagligen över till verksamhetssystemet ProCapita som används till underlag för debiteringen. För personalen innebär systemet ett effektivt sätt att säkerställa att förändringar i scheman läses in men ger även utökade möjligheter för uppföljning och kontroll. Den största delen av debiteringen av barnomsorgsavgifter är automatiserad, vilket innebär att risken för fel vid debitering minimeras. Manuell hantering sker endast då vårdnadshavare vill ha en reglering innan nästkommande månads fakturering. Vi har i samband med våra stickprovskontroller kontrollerat några av momenten i debiteringsprocessen, vilka fungerat ändamålsenligt. Årligen görs en inkomstkontroll mellan inlämnad inkomstuppgift och deklarerad årsinkomst enligt Skatteverket. Rätt barnomsorgsavgift blir därmed debiterad i efterhand då det sker justering om lämnad inkomstuppgift varit högre/lägre än den faktiska inkomsten. Vidare visar vår granskning att har kommungemensamma anvisningar för kommunens debiterings- och kravverksamhet. Månatligen kontrolleras obetalda kundfakturor och åtgärd vidtas. Kommunen använder sig av företaget Visma för sin kravhantering. Kundförlusterna för barnomsorgsavgifter år 2014 var 109 tkr vilket motsvarar cirka 0,4 % av den totala intäkten. Vi bedömer att de kontroller som finns inbyggda i systemet samt de manuella justeringar som görs i huvudsak säkerställer en god intern kontroll. Vår bedömning grundar vi på att det finns tillämpade riktlinjer som är ändamålsenliga för debiteringen. I den stickprovskontroll som genomförts kan vi konstatera att de riktlinjer och rutiner som finns, tillämpas. En förutsättning för korrekt debitering är att de förändringar som påverkar debiteringsunderlaget löpande uppdateras. Vidare har nämnden beslutat om en intern kontrollplan där kontroller årligen genomförs som har bäring på debitering av barnomsorgsavgifter. Nämnden har på flera sätt utvecklat rutiner och system för att stärka den interna kontrollen. Februari 2016 11 av 13 18
Nedan redovisas en sammanfattande bedömning av respektive kontrollmål: Kontrollmål Vilka intäktsströmmar finns för barnomsorgen? Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Vilka upptäckande kontroller finns, som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar, bankkonton osv? Kommentar Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt De intäktsströmmar som finns för barnsomsorgen är månatliga avgifter för fritidsverksamhet samt förskoleverksamhet utifrån av fullmäktige beslutad taxa. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt För ProCapita finns dokumentation innehållande de kontroller som finns i systemet. Däremot finns ingen dokumentation avseende flödet eller arbetsprocessen för debitering av barnomsorgsavgifter. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Kommunen har anvisningar för debitering- och kravverksamhet. Vidare använder kommunen sig av Visma för betalningsbevakningen. Det görs även årliga inkomst kontroller mot deklarerad inkomst från Skatteverket. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Samtliga taxor, nivåer samt regler för allmän förskola läggs årligen in i ProCapita. Debiterad avgift baseras på av fullmäktige beslutade taxor och nivåer. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Månatligen genomförs kontroller av debitering vid filöverföring från ProCapita till redovisningssystemet Raindance. Felloggar analyseras och rimlighetsbedömningar genomförs månatligen. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Se beskrivningar ovan. Vidare görs månatliga avstämningar för inbetalningar genom kravrutinen. Efter genomgång av samtliga kontrollmål gör vi den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen vid debitering av barnomsorgsavgifter i allt väsentligt är ändamålsenlig. 3.2. Rekommendationer Det finns ingen rutin på Lärande och familj för att göra en sambo kontroll i syfte att rätt avgift debiteras utifrån den sammanboende familjen. Vi rekommenderar att detta ses över eller att möjligheten till att grunda avgiften på båda vårdnadshavarnas inkomst istället för den sammanboende familjen ses över. Vidare rekommenderar vi att en dokumentation över debiteringsprocessen för barnomsorgsavgifter upprättas. Detta för att minska sårbarheten vid eventuell sjukdom eller byte av personal. Februari 2016 12 av 13 19
2016-02-10 Carl-Gustav Folkesson Uppdragsledare Rebecca Lindström Projektledare Februari 2016 13 av 13 20
TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Diarienummer 2016-04-07 VFN 2016/135 Utredningssekreterare Kerstin Björkäng Wirehed 0431-468289 kerstin.bjorkang-wirehed@engelholm.se Välfärdsnämnden Rekryteringar vid brådskande fall inom integrationsverksamheten Ärendebeskrivning Välfärdsnämnden beslöt vid sitt sammanträde den 31 mars 2016, 36, att besluta om utökade resurser efterhand när behov uppstår inom integrationsverksamheten. Eftersom samtliga nya rekryteringar som behöver anställas i ska godkännas av kommunstyrelsen, och då det är svårt att förutse när behov uppstår framöver i integrationsverksamheten, föreslås att välfärdsnämndens utskott får fatta dessa beslut i brådskande fall. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 7 april 2016 Förslag till beslut Välfärdsnämnden föreslås besluta att ge välfärdsnämndens utskott mandat att fatta beslut å nämndens vägnar i brådskande rekryteringsärenden inom integrationsverksamheten, samt att beslutet översänds till kommunstyrelsen för kännedom. Christer Kratz Chef huvuduppdrag Kerstin Björkäng Wirehed Utredningssekreterare Beslutet expedieras till: KS, Välfärdsutskottet, sekreterarna 262 80 Ängelholm Tel: 0431-870 00 E-post: info@engelholm.se www.engelholm.se www.facebook.com/angelholm www.twitter.com/engelholm 21