Brunskog i april 2009. Gullesbyns Södra vägsamfällighetsförening Lillängens vägsamfällighetsförening Flytmossens vägsamfällighetsförening.......... Överenskommelse om bildandet av Gullesbyns vägkassa
Överenskommelse Bakgrund Kostnaderna för administrationen av vägsamfälligheterna i Gullesbyn ökar med ökade bankkostnader. År 2007/2008 betalade samfälligheterna tillsammans drygt 2 100 kr i bankavgifter. Genom att gå samman i en gemensam vägkassa kan bara bankkostnaderna sänkas med cirka 1 500 kr per år, pengar som i stället kan läggas på vägarna. Å andra sidan kommer det att krävas ett modernt bokföringsprogram med möjlighet att hantera kostnadsställen/resultatenheter, en kostnad på cirka 1 300 kr per år. Denna årliga kostnad kan minskas om bokföringsprogrammet köps in tillsammans med andra föreningar/intressenter som har samma behov. Detta förutsätter att de olika intressenternas bokföring sköts av samma person. En gemensam vägkassa förenklar också den övriga administrationen vilket sannolikt torde innebära något lägre styrelsearvoden, en faktura per delägare mot idag tre med mera. Med en gemensam kassa får också alla ingående föreningar en stabilare ekonomisk grund att stå på. Ingående föreningar i Gullesbyns vägkassa Följande samfälligheter har överenskommit att bilda Gullesbyns vägkassa: Gullesbyns Södra vägsamfällighet Lillängens vägsamfällighetsförening Flytmossens vägsamfällighetsförening Gullesbyns vägkassas uppdrag Gullesbyns vägkassas uppdrag är att, på delägarnas uppdrag och enligt deras uttalade uppdrag, sköta underhåll och administration av de ingående vägarna. Ansvaret för att så sker har vägkassans styrelse. Stadgar 1. Föreningens firma är Gullesbyns vägkassa 2. Följande vägsamfälligheter ingår i Gullesbyns vägkassa och deras respektive andel i vägkassan är: 2
a. Gullesbyns Södra samfällighetsförening, 13 %. Andelen beräknad exklusive sektion 1 (huvudvägen). Om mer omfattande förvaltning av denna sektion krävs, får stämman, från fall till fall, beslut om en avgift för denna förvaltning. b. Lillängens samfällighetsförening, 5 %. c. Flytmossens samfällighetsförening, 82 %. 3. Föreningen ska på uppdrag av ingående samfällighetsföreningar förvalta de ingående samfälligheternas vägar. 4. Medlem i Gullesbyns vägkassa är de som är medlem i någon av de ingående samfällighetsföreningarna. 5. För vägkassan ska de finnas en styrelse med säte i Arvika kommun, bestående av tre ledamöter och en suppleant. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandatperioden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Första gången val äger rum skall två ledamöter väljas på ett år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar sig styrelsen själv. 6. Kallelse till styrelsesammanträde med dagordning ska vara ledamöter och styrelsesuppleant senast fyra dagar före sammanträdet. Suppleant, som inte är tjänstgörande, har rätt att närvara vid sammanträdet men har inte rösträtt. 7. Styrelsen är beslutför när kallelse har skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Sammanträdet anses också behörigt sammankallat om alla styrelseledamöter är närvarande. Den som deltagit i avgörandet av ärende kan reservera sig mot beslutet. En sådan reservation ska göras före sammanträdets slut. Protokoll ska föras från styrelsens sammanträden. Av protokollet ska framgå datum för sammanträdet, närvarande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt lämnade reservationer. Protokoll ska justeras av ordföranden. 3
8. Styrelsen ska sköta underhåll och administration av de ingående vägsamfälligheternas vägar. 9. Styrelsen ska föra räkenskaperna på ett sådant sätt att varje ingående vägsamfällighet kan redovisas var för sig liksom de eventuella sektioner som kan finnas i ingående vägsamfälligheter. 10. För granskning av styrelsens förvaltning ska medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två revisorer och en revisorsuppleant. 11. Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1 maj 30 april. 12. Ordinarie föreningsstämma ska hållas årligen under juni augusti månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Styrelsen kan, när den finner det behövligt, utlysa extra stämma. För medlemmars rätt att begära extra stämma ska lagen om förvaltning av samfälligheter gälla. 13. Kallelse till stämma ska ske genom brev, eller om medlem så begär genom e-post, senast 14 dagar före sammanträdet. 14. Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion som ska behandlas på ordinarie föreningsstämma ska ha kommit till styrelsen senast under maj månad. 15. Vid ordinarie stämma ska följande ärenden behandlas: a. Val av ordförande för stämman b. Val av sekreterare för stämman c. Val av två justeringsmän d. Styrelsens och revisorernas berättelse e. Ansvarsfrihet för styrelsen f. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna g. Ersättning till styrelsen och revisorerna h. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat i. Val av styrelse och styrelseordförande j. Val av revisorer k. Fråga om valberedning 4
l. Övriga frågor m. Meddelande om plats där stämmoprotokollet håller tillgängligt. Vid extra stämma ska punkterna a, b, c, f och m behandlas. 16. Vid beslut äger endast medlemmar som berörs av beslutet rösträtt. Beslut fattas genom acklamation om inte omröstning begärs. Vid omröstning med mera gäller vad som stadgas i lagen om förvaltning av samfälligheter. 17. stämmoprotokollet ska justeras inom två veckor efter stämma och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Ikraftträdande Denna överenskommelse träder i kraft efter beslut vid stämma i respektive vägsamfällighet. 5