REVISIONSRAPPORT Granskning av ärendehanteringen inom Länssjukvårdsnämnden Landstinget Halland 2003-08-22 Manfred Bachmann www.pwcglobal.com/se www.komrev.se
1. SAMMANFATTANDE SYNPUNKTER...3 2. INLEDNING...3 2.1 UPPDRAGET...3 3. GENOMFÖRD GRANSKNING...3 3.1 NÄMNDENS UPPDRAG...3 3.2 NÄMNDENS ARBETSORDNING...4 3.3 ORDFÖRANDEINSTRUKTION...4 3.4 KALLELSE...5 3.5 DELEGATION...5 3.5.1 Gemensamma nämndsreglementet...5 3.5.2 Delegerade beslut...5 3.5.3 Brådskande ärenden...7 3.6 GENOMGÅNG AV LÄNSSJUKVÅRDSNÄMNDENS PROTOKOLL OCH ARBETSFORMER...7 3.6.1 Antal ärenden och innehåll...7 3.6.2 Utvecklingsprojekt inom internmedicin ( 19)...7 3.6.3 Projekt om kardiologi i öppenvård ( 19)...8 3.6.4 Upphandling av viss serviceverksamhet ( 20)...8 3.6.5 Bokslut 2002 ( 27)...8 3.6.6 Arbetsmiljöansvaret ( 58 )...8 3.6.7 Ersättarnas yttranderätt och rätt att få sin mening antecknad till protokollet...8 (2)
1. Sammanfattande synpunkter Landstingets revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att bl.a. granska ärendehanteringen inom länssjukvårdsnämnden. Nämnden har antagit en arbetsordning som innebär att föredragning sker under förmiddagen och att därefter överläggning sker i grupperna varefter det formella beslutssammanträdet tar vid. En genomgång av vårens protokoll ger intrycket av att detta har medfört att arbetsutskottets roll blivit oklart. I ett antal ärenden har arbetsutskottets förslag antagits bara i vissa delar. Med den arbetsmodell nämnden har kan det ifrågasättas om arbetsutskottet behövs och vilken uppgift det i så fall skall ha. Antalet voteringar indikerar inte bara en politisk oenighet utan också på brister i beredningsprocessen. Nämndens kansli bör ges en tydligare uppgift att i samråd med nämndens presidium ta fram ett fullständigt beslutsunderlag. Nämndens delegationsordning bör omarbetas med utgångspunkt från vilket som är verkställighet eller beslut. Brådskande ärenden enlig KL 6 kap. 11 kan inte delegeras till arbetsutskottet. Nämnden bör också införa särskilda rutiner för uppföljning och kontroll av delegationsbeslut. 2. Inledning 2.1 Uppdraget Landstingets revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska bl.a. nämndens ärendehanteringen inkl. ärendeberedningen, dokumentationens kvalitet samt nämndens uppföljning och kontroll bl.a. av delegationsbeslut. Granskningen har genomförts genom granskning av nämndens protokoll fram t.o.m. maj månad 2003, handlingar samt intervjuer främst med nämndens sekreterare. 3. Genomförd granskning 3.1 Nämndens uppdrag Landstigsfullmäktige har antagit ett för samtliga nämnder gällande reglemente nämndsgemensamma bestämmelser för beslutsfattande, delegation m.m. inom landstinget Halland. Därutöver finns ett särskilt reglemente för länssjukvårdsnämnden. (3)
Enligt reglementet är nämndens primära ansvar att till befolkningen i Halland finansiera och tillhandahålla länssjukvård, sjuktransporter, insatser för handikappade och att erbjuda valfrihetspatienter vård inom verksamhetsområdet. (För länssjukvården i Kungsbacka svarar dock närsjukvårdsnämnden) Uppdraget har också preciserats på några punkter bl.a. - finansiera, lämna uppdrag/teckna avtal, följa upp och utvärdera den länssjukvård och tandvård som utförs av egna och andra vårdgivare - driva länssjukvård och tandvård i egen regi, vari ingår att svara för personalplanering, personalförsörjning och arbetsmiljöfrågor - utifrån fullmäktiges budgetramar. fastställa nämndens internbudget och hälso- och vårdförsörjningsplan/verksamhetsplan 3.2 Nämndens arbetsordning Nämnden har antagit en arbetsordning. Denna innebär att sammanträden skall vara heldagar och inledas på förmiddagen med föredragningar av de ärenden som finns på föredragningslistan. Mellan 11.30 13.30 görs uppehåll för lunch och gruppmöten. Därefter följer nämndens beslutssammanträde och presskonferens äger rum c.a. 15.00. Nämnden har ett arbetsutskott, men några protokoll förs inte vid utskottets sammanträden. 3.3 Ordförandeinstruktion Inom landstinget finns en ordförandeinstruktion antagen 1984. Den anger bl.a. att ordföranden ansvarar inför nämnden för beredning och föredragning av ärenden inom dess verksamhetsområde. Ordföranden skall dessutom verka för - att nämnden får allsidig information om verksamheten och arbetsuppgifter inom verksamhetsområdet - att nämnden ägnar särskild uppmärksamhet åt ärenden av väsentlig och principiell betydelse och särskilt beaktar den långsiktiga planeringen inom verksamhetsområdet (4)
- att för verksamheten fastställda långsiktiga planer, budgetar, reglementen och andra föreskrifter iaktta. - att sådana utredningar görs, som behövs för att en fråga skall bli allsidigt belyst För att kunna fullgöra sina befogenheter äger ordföranden rätt att påkalla biträde av landstingets tjänstemän i första hand från den egna förvaltningen. Enligt uppgift finns ingen motsvarande instruktion för länssjukvårdsdirektören. 3.4 Kallelse I kommunallagen finns inga särskilda föreskrifter om hur en nämnd skall kallas eller vilka handlingar som skall finnas. Enligt KL 6 kap. 32 skall dock fullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I landstingets reglemente anges bara preliminär föredragningslista skall vara ledamöterna tillhanda minst 5 dagar före sammanträde. Det framgår dock inte vem som avgör vilka handlingar i övrigt som skall bifogas kallelsen. Formellt åligger dock denna uppgift ordföranden. 3.5 Delegation 3.5.1 Gemensamma nämndsreglementet I detta reglemente anges under 13 att delegation får ske med undantag som anges i kommunallagen 6 kap. 34. Ett bemyndigande om att delegera behövs inte eftersom nämnderna har rätt att delegera enligt KL 6 kap. 33 med de undantag som anges i 34. Bestämmelsen i reglementet bör därför tas bort eftersom det kan ge intryck av att fullmäktiges tillstånd för att delegera krävs, vilket var fallet enligt tidigare lagstiftning. 3.5.2 Delegerade beslut Nämnden har antagit en delegationsförteckning antagen 2003-02-12. Där anges bl.a. att nämndens mål, inriktning, volymer och kvalitet i huvudsak sammanfattas i hälsooch sjukvårdsplanen. Att genomföra planen kan därför ses som verkställighetsbeslut i första hand av respektive förvaltningschef. Förteckningen innehåller 17 punkter och omfattar bl.a. områdena personal, ekonomi, avtal och representation. Delegation har lämnats till länssjukvårdsdirektören, (5)
förvaltningschefer, ordförande och ledamöter samt arbetsutskottet. Vissa av dessa beslut får vidaredelegeras. Anmälan av delegationsbeslut har skett. Eftersom den nya delegationsförteckningen antogs relativ sent är det för tidigt att bedöma om anmälningsrutinerna fungerar. Vi föreslår att nämnden vid varje sammanträde utser någon eller några förtroendevalda att göra stickprov bland anmälda delegationsbeslut. Tillsättningen av uppdrag som verksamhetschef har delegerats men inte övriga anställningar. Anställning av personal på tillsvidareanställning får anses vara beslut och bör därför delegeras. Frågan om det handlar om verkställighet eller beslut styrs inte av tjänstens dignitet eller av antalet anställningsbeslut. Under personal bör också beslut om disciplinåtgärder och tjänstledigheter utanför lagar och avtal delegeras. Att utöva arbetsgivarens befogenheter enligt MBL 11 22 är inte delegation eftersom det inte handlar om beslut. Att förhandla på arbetsgivarens vägnar är ett uppdrag. Upphandling synes inte vara delegerat. Vem fattar anskaffningsbeslut om större upphandlingar d.v.s. uppdrag till serviceförvaltningen att genomföra en upphandling? Delegationen om förtroendevaldas resor bör omarbetas då en förtroendevald inte bör fatta beslut om egna resor. Varför är de förtroendevaldas resor delegerade, men inte de anställdas resor? Representation och uppvaktning är delegerat till ordföranden med ett högsta belopp av 10 000 kr per gång. Innebär detta att ingen i övrigt får fatta beslut om representation? Att, ansvara för den löpande verksamheten under gemensamma kostnader inom tilldelade ekonomiska ramar, har delegerats till länssjukvårdsdirektören. Ansvar är inte delegation men eventuellt de beslut som fattas om t.ex. omfördelning av anslag. Beslut om att utlämna allmän handling är verkställighet och berörd personal får förutsättas ha tillräcklig kunskaper om gällande regler. Däremot är att vägra lämna ut en handling ett beslut och därmed delegerbart. (6)
Sammanfattningsvis bör delegationsbeslutet omarbetas varvid också bör beaktas eventuella beslut som fattas inom verksamheterna som är av sådan dignitet eller storlek att de inte omfattas av uppdraget enligt hälso- och sjukvårdsplanen. Beträffande delegation till arbetsutskottet av brådskande ärenden se 3.5.3 nedan. 3.5.3 Brådskande ärenden Länssjukvårdsnämnden har under 9/03 gett arbetsutskottet eller ordföranden i uppdrag att åt nämndens vägnar fatta beslut i sådana brådskande enskilda ärenden som inte kan vänta till nästa sammanträde. Enligt kommunallagen 6 kap. 36 kan sådant uppdrag bara ges till ordföranden eller annan ledamot. Detta framgår också av det nämndsgemensamma bestämmelserna för landstinget. 3.6 Genomgång av länssjukvårdsnämndens protokoll och arbetsformer Synpunkter har framkommit om att nämndens arbete i vissa avseenden inte fungerar tillfredsställande. Nedan lämnas några synpunkter på handläggningen i några ärenden. 3.6.1 Antal ärenden och innehåll Fram till maj månad höll nämnden 5 sammanträden och antalet paragrafer var 62. Av dessa handlade c.a 31 om arbetsformer och administration, 6 sjukvårdsfrågor, 4 anmälan av delegationsärenden, 5 yttranden av olika slag, 3 utvecklingsfrågor, 2 upphandlingar, 1 om budget/bokslut, 3 uppföljningar samt 6 övriga frågor. Gränsen mellan olika frågor kan vara svår att dra och siffrorna ovan skall därför inte ses som exakta mått. Det stora antalet ärenden som handlar om arbetsformer och administration förklaras av att nämnden är ny. 3.6.2 Utvecklingsprojekt inom internmedicin ( 19) I detta ärende förelåg förslag från arbetsutskottet om att ge länssjukvårdsdirektören i uppdrag att ta fram fördjupade projektbeskrivningar för fortsatt diskussion vid nämndens kommande sammanträde. Trots detta förslag lades flera yrkanden som ledde till votering och reservation. Varför avvaktades inte ett fördjupat beslutsunderlag enligt arbetsutskottets förslag? (7)
3.6.3 Projekt om kardiologi i öppenvård ( 19) Detta projekt godkändes av nämndens majoritet. Detta beslut har uppmärksammats av Nämnden För Offentlig upphandling som har påpekat att ärendet borde ha föregåtts av en upphandling. 3.6.4 Upphandling av viss serviceverksamhet ( 20) Ett förslag föreligger från arbetsutskottet som den borgerliga gruppen delvis frångår. Det slutliga beslutet blir dock enligt arbetsutskottets förslag. 3.6.5 Bokslut 2002 ( 27) Ett förslag till beslut föreligger från arbetsutskottet. Nämnden bifaller om att fastställa bokslutet och att överlämna detta till landstingsstyrelsen. Därutöver lämnas ett flertal yrkanden om åtgärder m.m. som leder till ett antal voteringar. För att få full kraft bakom olika förslag till besparingar och effektiviseringar krävs förmodligen att nämnden i huvudsak är enig om hur arbetet skall bedrivas. En alternativ hantering hade varit att ge förvaltningen i uppdrag att arbeta fram ett långsiktigt handlingsprogram. Frågan om åtgärder för ekonomisk balans behandlades därefter under 42. Även här finns oenighet om den fortsatta hanteringen. 3.6.6 Arbetsmiljöansvaret ( 58 ) Nämnden har med hänvisning till sina delegationsbestämmelser beslutat delegera arbetsmiljöansvaret till respektive förvaltningschef. Vi vill påpeka delegation av arbetsmiljöansvaret bygger på en annan lagstiftning än kommunallagen och därför inte bör sammanblandas med delegationsbestämmelserna. Vi vill också påpeka att nämnden är ytterst ansvarig för arbetsmiljön trots att delegation har skett. 3.6.7 Ersättarnas yttranderätt och rätt att få sin mening antecknad till protokollet Det förekommer att ersättarna i nämnden har fått anteckna sin mening till protokollet. Vi vill påpeka att denna rätt och rätten att få deltaga i överläggningarna endast finns om fullmäktige har beslutat att så får ske (KL 6 kap. 11 ) I det nämndsgemensamma bestämmelserna som fullmäktige antagit finns inte någon sådan bestämmelse. (8)