Rapp. port Konce. ernrapportering i staten ESV 2011:37

Rapp port Konce ernrapportering i staten ESV 2011:37

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF. Datum: 2011-12-09 Dnr: 49-1359/2011 ESV-nr: 2011:37 Copyright: ESV Rapportansvarig: Statlig redovisning och finansiering

FÖRORD Förord Rapporten Koncernrapportering i staten ersätter den av Ekonomistyrningsverket tidigare årligen publicerade skriften Koncerninstruktion med bilagor och tillägg. Den sammanfattar den viktigaste informationen som statliga myndigheter behöver för att tillgodose behoven för det av ESV upprättade Underlag till årsredovisning för staten. Rapporten är i denna utformning avsedd att inte innehålla sådan information som ändras ofta, som exempelvis datum och olika förteckningar, utan i stället hänvisa till de olika regelverk eller särskilda förteckningar som innehåller de olika uppgifterna. Dessa finns på ESV:s webbplats www.esv.se och den information som behövs för rapportering vid årsskifte finns i huvudsak under ämnesområde Redovisning och underrubriken Inför bokslut. 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 6 2 Inledning... 7 2.1 Begreppen avstämning och rapportering av inomstatliga mellanhavanden samt förklaring av avvikelse... 7 3 Tidplan för brytdag, koncernavstämningar och rapportering... 9 4 Koncernmellanhavanden inom staten... 10 4.1 Myndighets- och affärsverkskoncerner... 10 4.2 Ansvaret för att avstämning sker... 12 4.3 Genomförande och dokumentation av avstämningar... 13 4.4 Rapportering av kvarstående avvikelser... 14 5 Rapportering och motpartsredovisning för poster i balans- och resultaträkning... 15 5.1 Rapportering av balansräkningen... 15 5.1.1 Avsnitt i Hermes och kommentarer till vissa kontogrupper... 15 5.1.2 Beloppsgränser m.m. för motpartsredovisning av balansposter... 16 5.1.3 Särskilt beträffande periodavgränsningsposter... 17 5.1.4 Fakturering och bidrag till/från andra myndigheter... 19 5.1.5 Undantag för skatteskulder och pensionspremier... 20 5.1.6 Avsättningar... 20 5.1.7 Innehav av statsobligationer och andra statspapper... 21 5.1.8 Utlåning från andra myndigheter än Riksgälden... 21 5.1.9 Försäkringspremier från Kammarkollegiet... 21 5.2 Rapportering av resultaträkningen... 21 5.2.1 Beloppsgränser m.m. för motpartsredovisning av resultatposter... 22 5.2.2 Avsnitt i Hermes och kommentarer till vissa kontogrupper... 23 5.2.3 Särskilt om kostnader för arbetsgivaravgifter på semesterlöneskuld... 24 5.2.4 Särskilt om pensionspremier... 24 5.2.5 Särskilt om lönebidrag och anställningsstöd... 24 5.2.6 Särskilt om fonder förvaltade av Kammarkollegiet... 25 5.2.7 Rapportering av anslag och inkomsttitlar... 25 6 Bokslutsrapportering... 27 6.1 Rapportering av särskild information... 27 6.1.1 Alla myndigheter Ansvarsförbindelser, Garantiåtaganden... 28 6.1.2 Alla myndigheter Årsarbetskrafter och Medelantalet anställda... 28 6.1.3 Alla myndigheter med fler än 10 anställda Sjukfrånvaro... 29 6.1.4 Alla myndigheter Bemyndiganden (kod Be)... 29 6.2 Extra information från vissa myndigheter... 29 6.3 Kontroller vid rapportering av balans- och resultaträkning... 29 7 Tillämpning av vissa regler... 31 7.1 Brytdag... 31 4

INNEHÅLL 7.2 Bidrag mellan myndigheter... 32 7.3 Bidrag eller avgift?... 32 7.4 Oförbrukade bidrag, förskott eller skuld... 34 8 Särskild dokumentation... 35 5

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Ekonomistyrningsverket upprättar årligen ett underlag till årsredovisningen för staten som lämnas till regeringen. Det innefattar en konsolidering av de statliga myndigheternas resultat- och balansräkningar, med eliminering av alla mellanhavanden mellan myndigheterna. För detta ändamål finns en mängd regler och rutiner, där en väsentlig del är avstämning av mellanhavanden mellan myndigheter. En gemensam brytdag finns för att myndigheterna ska avgränsa de transaktioner som ska stämmas av på samma sätt. Det finns även detaljerade regler för kraven på inrapportering av information vid olika tidpunkter till statens informationssystem Hermes. Avstämning görs mellan alla statliga myndigheter. De affärsdrivande verken är myndigheter. För vissa specifika verksamheter som utgör delar av verksamheter och för bolag som ägs av myndigheter finns information som är till nytta i rapporteringen och avstämningen. Ansvaret för att stämma av mellanhavanden ligger på båda de berörda myndigheterna och den ena har alltså inte tolkningsföreträde. Avstämningen stöds i statsredovisningssystemet i Hermes. De berörda posterna och rapporteringskoderna delas in i tre avsnitt och dessa är i sin tur underindelade för att strukturera avstämningen. Huvudregeln är att alla mellanhavanden för berörda koder och över angivna beloppsgränser ska stämmas av så att ingen differens markeras i systemet. I vissa fall kan det vara omöjligt att nå överensstämmelse och då kan myndigheterna lämna kommentarer till differenserna i systemet. För koder i balansräkningen gäller som huvudregel en beloppsgräns på 100 000 kronor. För resultaträkningen gäller som huvudregel en beloppsgräns på 1 000 000 kronor. Begränsningar av kraven gäller för periodavgränsningsposter och koder för periodiseringar. För vissa koder som anges särskilt behöver avstämning inte göras eller kommentar inte lämnas alls. Alla myndigheter som disponerar anslag för utgifter eller redovisar inkomster på inkomsttitel på statens budget, ska även rapportera utfall för detta i Hermes. I samband med bokslutsrapporteringen ska myndigheten även lämna annan s.k. särskild information. Det omfattar information om bemyndiganden och om ansvarsförbindelser och garantiåtaganden för de myndigheter som berörs av detta. Alla myndigheter ska även rapportera uppgifter om antal årsarbetskrafter och medelantalet anställda samt med vissa begränsningar för små myndigheter uppgifter om sjukfrånvaro. Det finns även myndigheter som ska lämna specifikationer eller tilläggsinformation särskilt, utöver de generella krav som gäller. 6

INLEDNING 2 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) upprättar årligen ett underlag till årsredovisning för staten som lämnas till regeringen. Regeringen lämnar därefter en Årsredovisning för staten till riksdagen i samband med vårpropositionen i mitten av april månad. ESV:s underlag och myndigheternas årsredovisning måste färdigställas i god tid innan avlämnandet till riksdagen. Denna rapport ska ses som ett verktyg för att underlätta myndigheternas bokslutsrapportering till statsredovisningen som grund för upprättandet av en konsoliderad årsredovisning för staten. Rapporten innehåller inte nya regler, utan reglerna utgörs av förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Däremot kan den fungera som en kommenterad sammanfattning av de regler som hör ihop med rapporteringen i samband med bokslut, samtidigt som den kan vara mer lättillgänglig än reglerna. Rapporten publiceras på ESV:s webbplats www.esv.se. Underlaget till årsredovisning för staten innefattar en konsolidering (sammanslagning) av alla statliga myndigheters balans- och resultaträkningar, där koncerninterna (inomstatliga) mellanhavanden elimineras. Det som konsolideras är staten med den avgränsning som framgår av särskild förordning, vilket innefattar statliga myndigheter, inklusive affärsverk. Denna avgränsning överensstämmer med de myndigheter som finns förtecknade under Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen på ESV:s webbplats. De regler och anvisningar för koncernrapportering m.m. som framgår i de första kapitlen i denna rapport gäller generellt för samtliga myndigheter inklusive affärsverk. I några fall tas även upp krav på kompletterande information från vissa myndigheter för att tillgodose sådana krav på rapportering som dessa myndigheters specifika verksamhet motiverar. När det gäller t.ex. rapportering och avstämning av koncerninterna mellanhavanden anges de åtgärder som minst måste vidtas. Ingenting hindrar naturligtvis att myndigheterna därutöver vidtar ytterligare avstämnings- och kontrollåtgärder med exempelvis de myndigheter som man har särskilt omfattande eller komplicerade mellanhavanden med, eller att, utöver de minimikrav som ställs på rapportering, lämnar ytterligare information. 2.1 Begreppen avstämning och rapportering av inomstatliga mellanhavanden samt förklaring av avvikelse En stor del av denna rapport behandlar i olika avseenden hur koncerninterna (inomstatliga) transaktioner ska hanteras och rapporteras vid bokslutet. 7

INLEDNING Instruktionerna avser i huvudsak regler och rutiner för avstämning av dessa transaktioner. All inrapportering och avstämning görs i statsredovisningssystemet som är en del av statens informationssystem Hermes. Hur rapporteringen till statsredovisningen går till beskrivs i beskrivs i Hjälp-funktionen som symboliseras av ett frågetecken (?) i systemet. De belopp där motpart rapporteras på en viss S-kod eller grupp av koder, stäms automatiskt av med hjälp av systemet, och eventuell differens framgår av systemets rapporter. I de flesta fall är beloppsgränserna för krav på rapportering och avstämning desamma. Rapportering görs för fordringar och skulder mellan myndigheter, bidrag mellan myndigheter, finansiella intäkter och kostnader från/till myndigheter samt avgiftsintäkter från myndigheter som stäms av mot inomstatliga lokalkostnader, köp av varor och tjänster, utbildning och övriga personalkostnader samt offentligrättsliga avgifter. I några fall finns dock inget krav på avstämning. Det innebär att myndigheten endast rapporterar in specifikation av motpart, och att den differens som uppkommer eller kan uppkomma lämnas utan kommentarer. Detta gäller t.ex. för periodavgränsningsposter. Resultatet av den automatiska avstämningen kan vara att överensstämmelse nås. Systemet bekräftar då denna överensstämmelse mellan de respektive motparternas balans- eller resultaträkning. I de fall avvikelser konstateras, ska dessa normalt rättas efter kontakt mellan de berörda myndigheterna, så att överensstämmelse uppnås. Avstämningen kan i undantagsfall resultera i att överensstämmelse inte kan nås. Då ska myndigheterna vid rapportering i samband med årsredovisningen lämna kommentar/förklaring till avvikelsen i en särskild inrapporteringsfunktion i systemet. 8

TIDPLAN FÖR BRYTDAG, KONCERNAVSTÄMNINGAR OCH RAPPORTERING 3 Tidplan för brytdag, koncernavstämningar och rapportering Regler om brytdagen finns i 10 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring med ESV:s föreskrifter och allmänna råd. Regler om rapportering till statsredovisningssystemet i Hermes och om motpartsredovisning och avstämning i samband årsredovisning och delårsrapport finns i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 21 samma förordning. Dessa förordningar med föreskrifter och allmänna råd finns intagna i EA-boken som trycks årligen och som publiceras på ESV:s webbplats. ESV ger årligen ut en s.k. Lathund för bokslutet som innehåller de olika rapporteringsdagarna vid årsskifte med hänsyn till lördagar och söndagar. Den publiceras årligen på ESV:s webbplats under ämnesområde Redovisning/Inför bokslut. De tidpunkter som framgår av reglerna är (sista dag för respektive åtgärd): - Brytdag vid årsskifte: 5 januari (eller närmast föregående dag om den 5 januari är en lördag eller söndag) - Rapportering av decemberutfall inklusive motpartsinformation: 17 januari - Motpartsavstämningen (eller eventuella kommentarer) klar: 24 januari - Preliminärt årsutfall (anslag, inkomsttitlar och realekonomisk information som utgör grund för pris- och löneomräkning, fr.o.m. räkenskapsår 2012 även periodiseringar och balansräkningsinformation): 31 januari - Slutlig inrapportering (de flesta fall): 15 februari - Årsredovisning lämnas till regeringen: 22 februari - Eventuell korrigering av inrapporteringen i enlighet med årsredovisningen: 23 februari - Avstämningar av betalningar: 1 mars Senast den 22 mars ska Riksrevisionen göra avrapportering av sin granskning av myndigheterna. Vid halvårsskifte gäller brytdag andra vardagen i juli. Inrapportering av juni månads utfall ska göras senast den 17 juli. Därefter kan ändringar av första halvårets utfall göras fram till den dag då juli månads utfall ska rapporteras. Vilken dag detta är framgår av årligt Hermesmeddelande (vanligen 8-10 augusti). Delårsrapport ska lämnas till regeringen senast den 15 augusti för ett 60-tal myndigheter och fram till den dagen kan dessa myndigheter i undantagsfall och efter särskild kontakt med Hermessupporten vid ESV göra justeringar av inrapporteringen. 9

KONCERNMELLANHAVANDEN INOM STATEN 4 Koncernmellanhavanden inom staten Koncernen staten omfattar i detta sammanhang staten med den avgränsning regeringen särskilt beslutat. I denna ingår myndigheter under riksdag och regering inklusive affärsverk. Dessa myndigheter ingår i den statliga redovisningsorganisationen och finns förtecknade av ESV i registret Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen (se www.esv.se). Där finns också förteckning över de myndighetsidentiteter och motpartskoder som används i statsredovisningen, med uppgifter om kontaktpersoner på respektive myndighet. Inom koncernen staten, dvs. mellan myndigheterna förekommer en stor mängd mellanhavanden. Dessa benämns i denna rapport koncerninterna (inomstatliga) mellanhavanden. Detta begrepp omfattar därmed inte i detta sammanhang mellanhavanden inom s.k. myndighetskoncerner (se nedan). De föreskrivna S-koderna fungerar i konsolideringsarbetet som gemen-samma koncernkonton, och bildar tillsammans årsredovisningsdokumenten resultat- och balansräkning. För alla former av koncerninterna mellanhavanden mellan myndigheter, både i balans- och resultaträkningen, finns separata S-koder som måste användas. Dessa-koder ska dessutom i de flesta fall specificeras på vilka specifika motparter som ett mellanhavande avser. För detta används systemet Hermes. 4.1 Myndighets- och affärsverkskoncerner De myndigheter som betecknas som s.k. myndighetskoncerner ska rapportera och eliminera konsoliderade värden till statsredovisningen och i sin årsredovisning. Ur perspektivet staten som koncern betraktas myndighetskoncernerna som underkoncerner. De interna mellanhavanden som finns inom en sådan underkoncern ska vara eliminerade före slutrapporteringen till statsredovisningen vid såväl delårsrapport som årsredovisning. De ska också vara eliminerade i myndighetskoncernens årsredovisning. I vissa fall kan det vara svårt att bedöma vilken myndighet eller koncern som är motpart. Beroende på det stora antalet regionala och lokala organ, är det inte möjligt att förteckna alla sådana på ett meningsfullt sätt. ESV är medvetet om att detta kan försvåra möjligheten till en fullständigt korrekt motpartsrapportering. Det är dock viktigt att fullständig rapportering görs så långt det är möjligt, så att alla väsentliga belopp täcks in. Nedan följer några exempel på hur motpartsrapportering ska göras för de största underkoncernerna. Mellanhavanden med förband och skolor som tillhör Försvarsmakten, rapporteras med Försvarsmakten (FM) som motpart. Observera att 10

KONCERNMELLANHAVANDEN INOM STATEN Försvarshögskolan är en egen myndighet. Mellanhavanden med Arbetsförmedlingen och arbetsförmedlingar rapporteras med Arbetsförmedlingen (AF) som motpart. Mellanhavanden med lokala och regionala polismyndigheter rapporteras med Rikspolisstyrelsen (RPS) som motpart. Observera att Säkerhetspolisen är en egen myndighet vid rapportering i Hermes, trots att de har samma organisationsnummer som Rikspolisstyrelsen. Mellanhavanden med Utrikesdepartementet rapporteras med Regeringskansliet (RK) som motpart. Mellanhavanden med de allmänna domstolarna, förvaltningsdomstolarna, Domstolsverket, Rättshjälpsmyndigheten och Hyres- och arrendenämnderna rapporteras med Domstolsverket (DOM) som motpart. Metria som tidigare utgjorde en del av Lantmäteriet (LMV) har bolagiserats den 1 maj 2011. Mellanhavanden med Metria AB rapporteras därmed som utomstatlig motpart. Sedan den 1 april 2010 är Banverket och Vägverket en myndighet som heter Trafikverket. Trafikverkets (tidigare Vägverkets) affärsenhet Färjerederiet rapporteras med Trafikverket (TRV) som motpart. Sedan den 1 januari 2009 är Vägverket Produktion ett fristående statligt bolag och bytte namn till Svevia AB som rapporteras som utomstatlig motpart. Även SweRoad AB är ett statligt bolag som förvaltas av Trafikverket, och ska rapporteras som utomstatlig motpart. Vectura Consulting AB startades den 1 januari 2009 och är en sammanslagning av Vägverket konsult och Banverket projektering. Vectura Consulting AB är ett helägt statligt bolag och rapporteras som utomstatlig motpart. Mellanhavanden med Bergsstaten rapporteras med Sveriges geologiska undersökning (SGU) som motpart. Sedan 2009 ligger Trafikregistret under Transportstyrelsens avdelning Trafikregistret. Observera att fordonsskatter som betalas till Transportstyrelsen 11

KONCERNMELLANHAVANDEN INOM STATEN ska redovisas som skatt på S-kod S5321 Skatter, utgifter alternativt S5329 Skatter, periodiseringsposter. Fordonsskatten är visserligen inomstatlig, men behöver inte motpartsrapporteras. Vägtrafikskatt, Fastighetsskatt och Tullavgifter bokförs också på S-koderna S5321 alternativt S5329. Om en myndighet har ett större mellanhavande med en enhet där oklarhet föreligger, bör myndigheten ta kontakt med enheten i fråga för att klargöra vilken centralmyndighet som motpartsrapporteringen ska göras för. Det underlättar bedömningen av vilken myndighetskoncern en lokal eller regional enhet tillhör, om de lokala och regionala enheterna på fakturor och motsvarande anger vilken central myndighet eller myndighetskoncern de är en del av (ange gärna myndighets-id på fakturorna). Om en myndighet har större mellanhavande med en under året nedlagd myndighet kommer motpartsrapporten att uppvisa differens per den 31 december, medan inget belopp kommer att visas för den nedlagda myndigheten även om denna har rapporterat mellanhavandet tidigare under året (vid delåret) eftersom endast informationen som rapporterats i december visas i rapporterna. I kommentarsfältet i motpartsrutinen i Hermes rekommenderas att kommentaren Nedlagd myndighet anges. Myndigheter som har upphört eller tillkommit finns angivna i registret Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen (se www.esv.se). Affärsverken ska inte rapportera affärsverkskoncernen utan endast själva affärsverket. Det innebär att mellanhavanden med affärsverkens dotterbolag rapporteras som utomstatliga. Riksbanken och statliga stiftelser ingår inte i Årsredovisningen för staten. Bl.a. ägs Sveriges Radio, SVT och UR av Förvaltningsstiftelsen för Sveriges Radio, Sveriges Television och Sveriges Utbildningsradio. Andra exempel på stiftelser är Chalmers tekniska högskola och Högskolan i Jönköping. Dessa behandlas därför som utomstatliga motparter. 4.2 Ansvaret för att avstämning sker Beloppsgränser för krav på motpartsrapportering och avstämning avser såväl inomstatliga fordringar och skulder som kostnader och intäkter. Rapporteringen i Hermes ska göras av båda de berörda parterna, oberoende av varandra, och motpartens rapportering kontrolleras därefter av båda parter var för sig. Båda parter har därför fullt ansvar för att uppfylla sin rapporteringsskyldighet och att utreda och i samband med årsredovisning även vid behov förklara avvikelser. Det är inte heller möjligt att vid oenighet kring en viss transaktion ange att den ena parten har någon form av 12

KONCERNMELLANHAVANDEN INOM STATEN "tolkningsföreträde", eftersom varje myndighet ansvarar för sin redovisning och inte kan ges skyldighet att redovisa en transaktion på ett sätt som strider mot dess bedömning av regler och faktiska omständigheter. 4.3 Genomförande och dokumentation av avstämningar Rapporteringen av motparter görs i systemet Hermes. Vid inrapportering av motparter är de berörda transaktionerna indelade i tre avsnitt, som i sin tur är indelade enligt balans- och resultaträkningens rubriker och poster: A B D Fordringar och skulder Intäkter av avgifter och andra ersättningar, köp av varor och tjänster samt lämnade och erhållna bidrag Finansiella intäkter och kostnader Inom varje avsnitt särskiljs de S-koder som avser periodavgränsningsposter i balansräkningen respektive periodiseringsposter i resultaträkningen. De olika beloppsgränser som framgår av de följande beskrivningarna, tillämpas för respektive avsnitt var för sig. I vissa fall blir de således per S-kod och i vissa fall för grupper av S-koder. I normalfallet ska de avvikelser som upptäcks vid den maskinella avstämningen i Hermes åtgärdas, så att inrapporteringen rättas innan bokslutet färdigställs, vid behov efter kontakt mellan parterna. Därmed nås överensstämmelse mellan de inomstatliga posterna i de båda parternas balansräkningar och resultaträkningar. Den maskinella rutinen med avstämning i Hermessystemet innebär att vanligen behöver inga avstämningsbrev skickas mellan myndigheterna. För att kunna göra utredningar av avvikelser, kan det dock bli nödvändigt med telefonkontakter, avstämningsbrev eller översändande av reskontrautdrag m.m. till varandra. I de fall avvikelserna understiger angivna beloppsgränser behöver förklaringar inte lämnas till ESV, och det är då vanligen onödigt att göra detaljerad utredning. Samtidigt kan det dock finnas situationer där en fordran eller skuld behöver bekräftas för att verifiera myndighetens balansräkning, oberoende av kravet på motpartsrapportering för koncernändamål. Även affärsverken rapporterar in motpartsinformation till systemet. Det möjliggör fullständig avstämning av koncerninterna mellanhavanden på samma sätt som i förhållande till andra myndigheter. 13

KONCERNMELLANHAVANDEN INOM STATEN 4.4 Rapportering av kvarstående avvikelser I undantagsfall kan det förekomma t.ex. vid skilda bedömningar av innebörden av en transaktion, att en avvikelse inte blir korrigerad. Avvikelser kommer sannolikt inte heller att kunna undvikas för vissa koncernmyndigheter där de regionala myndigheterna har många små transaktioner med andra myndigheter, och där eget systemstöd inte byggts upp. Det är således inte meningen med motpartsredovisningen, att rutinerna ska föranleda att centrala myndigheter under bokslutsarbetet lägger ned orimligt omfattande arbete på att i detalj utreda avvikelser på kanske hundratals små delbelopp som hanterats av regionala eller lokala organ. Därför har avstämningskravet begränsats till att gälla endast mellanhavanden överstigande de beloppsgränser som specificeras i kapitel 5 nedan. Den ansvarige för avstämningen ska vid årsredovisning som komplement till övrig rapportering lämna en särskild förklaring av kvarstående avvikelser till ESV. Detta ska ske i samband med övrig rapportering (senast 24 januari) genom att en kommentar ges i för ändamålet särskilda fält i Hermes i anslutning till aktuellt avsnitt. För att underlätta den rapporteringen behöver förklaring inte lämnas till ESV när det gäller avvikelser som för en viss motpart understiger de respektive beloppsgränserna. Det innebär t.ex. att om den sammanlagda avvikelsen för fordringar understiger 100 000 kronor, eller om den sammanlagda avvikelsen för avgiftsintäkter och erhållna bidrag understiger 1 000 000 kronor, behöver förklaring inte lämnas. Om kommentarer måste lämnas på detta sätt, tyder det emellertid på brister i berörda myndigheters rutiner. ESV vill betona vikten av att differensen utreds och rättas så långt det är möjligt. Innebörden av en viss transaktion bör om det ändå visar sig omöjligt denna gång, till nästa rapporteringstillfälle kunna klargöras av de båda berörda myndigheterna (vid behov i samarbete med ESV), så att enhetliga principer uppnås. Beror avvikelserna på att många små transaktioner hanteras lokalt eller regionalt och inte kan överblickas, bör rutinerna i de båda myndigheterna övervägas. Metoder för att skapa överensstämmelse kan här t.ex. vara samlingsfakturor på central nivå, gemensamma faktureringsdagar och i övrigt tydliga interna anvisningar inom koncernmyndigheter eller andra myndigheter med komplex organisation. Mellanhavanden med affärsverk stäms av på samma sätt som mellanhavanden med andra myndigheter. 14

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING 5 Rapportering och motpartsredovisning för poster i balans- och resultaträkning Med koncerninterna mellanhavanden avses samtliga fordrings- och/eller skuldposter oavsett karaktär, intäkts- och kostnadsposter, transfereringar (bidrag) och finansiella intäkter och kostnader där en annan enhet inom staten enligt avsnitt 3 ovan är motpart. 5.1 Rapportering av balansräkningen Balansräkningens poster rapporteras med användande av föreskrivna S-koder. Det är ett absolut krav att överensstämmelse finns mellan inrapporteringen på S-koder och den balansräkning som myndigheten redovisar i sin årsredovisning. I samband med att övriga bokslutsuppgifter rapporteras ska samtliga fordringar och skulder i balansräkningen som avser andra myndigheter rapporteras specificerade per motpart om de uppgår till minst 100 000 kronor per motpart. Rapportering av motparter görs i Hermes, per aktuell S-kod. All specificering av motparter per S-kod ska göras med användande av respektive myndighetsbeteckning i form av löpnummer som framgår av förteckningen Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Konverteringstabeller kan skapas i Hermes för översättning av myndighetens egen beteckning till Hermes myndighetsbeteckning vid filöverföringar. Med koncerninterna mellanhavanden avses alla S-koder med beteckningen inomstatliga. De koder som berörs finns markerade med en asterisk i ESV:s föreskrifter om statliga inrapporteringskoder (S-koder), som finns tillgängliga på ESV:s webbplats www.esv.se under ämnesområde Redovisning. Dessutom finns en del myndighetsspecifika utökade S-koder, vilka vanligen behandlas som huvudkoderna i avstämningsarbetet. Alla interna mellanhavanden ska rapporteras brutto, dvs. fordringar på andra myndigheter får inte kvittas mot skulder till samma myndigheter. Däremot ska alla fordringar och skulder elimineras när de avser myndigheter som ingår i samma rapporterande enhet. 5.1.1 Avsnitt i Hermes och kommentarer till vissa kontogrupper Motpartsrapporteringen i Hermes är indelad i olika avsnitt. För balansräkningen gäller följande (de angivna rubrikerna stämmer med uppställningsformen för balansräkning): 15

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING - Avsnitt A1: S-koder för Anläggningstillgångar, Utlåning, Varulager m.m., Fordringar, Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank med beteckningen inomstatlig. - Avsnitt A2: S-koder för Skulder m.m. med beteckningen inomstatlig - Avsnitt A3: S-koder för Periodavgränsningsposter på tillgångssidan med beteckningen inomstatlig - Avsnitt A4: S-koder för Periodavgränsningsposter på skuldsidan med beteckningen inomstatlig. Berörda S-koder framgår av aktuell version av Statliga inrapporteringskoder, ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen, för aktuellt år, som publiceras på ESV:s webbplats. I förteckningen längst bak är de markerade med asterisk. Det finns dock anledning att kommentera vissa koder. Koder för inomstatliga värdepapper som statsobligationer m.m., kan inte stämmas av i systemet, eftersom Riksgälden inte har uppgift om innehavare. Koder för momsfordran S1541-S1550 och koden S1533, Avräkning skatter och avgifter, ska inte motpartsrapporteras eftersom motparten framgår av kodens benämning. Avstämning av tillgodohavanden hos Riksgäldskontoret görs i Hermes och uppgifterna där ska stämma med de engagemangsbesked per 31 december som myndigheten kan hämta på Riksgäldens webbplats. Skulle uppgifterna i Hermes inte överensstämma, får myndigheten kommentera skillnaden med hänvisning till engagemangsbeskedet. Anvisningar om upplupna räntor på tillgodohavanden och krediter finns nedan under avsnitt 5.1.3.2 Upplupna räntekostnader och ränteintäkter med Riksgälden som motpart. Saldon på S-koderna S2562-S2565 för skatter och avgifter till SPV ska inte motpartsrapporteras eftersom motparten framgår av kodernas benämning. 5.1.2 Beloppsgränser m.m. för motpartsredovisning av balansposter Följande beloppsgränser gäller för motpartsredovisning av poster i balansräkningen: Rapportering och avstämning av specificerade motparter genom Hermes ska i samband med årsredovisning göras för alla koncerninterna fordringar och skulder som för varje motpart uppgår till minst 100 000 kronor. Kravet gäller även när en myndighet har flera mindre mellanhavanden gentemot en annan myndighet som sammanlagt uppgår till minst 100 000 kronor. Eftersom avstämningen normalt görs i systemet gäller samma beloppsgräns för avstämning och rapportering. Mellanhavanden understigande 100 000 kronor behöver alltså inte rapporteras specificerade på statlig motpart när det gäller balansräkningen. Om avstämningsdifferensen sammanlagt uppgår till minst 100 000 kronor måste dock även lägre belopp rapporteras. Detta innebär i 16

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING praktiken att vissa myndigheter, för vissa grupper av S-koder, endast kommer att rapportera mellanhavanden med övriga myndigheter. Mellanhavanden med Riksgälden ska också rapporteras och stämmas av för alla fordringar och skulder som uppgår till minst 100 000 kronor. Avstämning med Riksgälden ska ske mot de belopp som Riksgälden har rapporterat i Hermes, vilket i normalfallet ska stämma med Riksgäldens engagemangsbesked per bokslutsdagen, eller beträffande vissa obligationer m.m., från Euroclear Sweden AB (tidigare Värdepapperscentralen, VPC). Det är viktigt att myndigheten i sin bokföring har bokfört samma belopp som Riksgälden uppger i sin rapportering i Hermes. Lånemellanhavanden med Riksgälden ska rapporteras specificerade med avseende på vilken typ av fordran eller skuld som avses. Förutom för periodavgränsningsposterna finns separata koder för detta ändamål. För periodavgränsningsposter gäller generellt att rapportering av specificerade motparter ska göras enligt samma beloppsgränser som fordringar och skulder i allmänhet, men att avstämning inte krävs och att avvikelser i förhållande till motparten därför inte behöver redas ut av myndigheten. Periodavgränsningsposter som avser finansiella fordringar och skulder behöver endast rapporteras specificerade per motpart om de uppgår till minst 100 000 kronor, dvs. i enlighet med de generella reglerna. Detta gäller även mellanhavanden med Riksgälden (se stycket ovan). Beloppsgränserna tillämpas för fordringar och skulder var för sig, och för periodavgränsningsposter på tillgångs- respektive skuldsidan var för sig. Ingående S- koder är grupperade i motsvarande avsnitt A1, A2, A3 respektive A4 i Hermes. För poster där avstämning krävs ska förklaring lämnas, om överensstämmelse med motparten inte kan uppnås. För eventuella avvikelser som understiger beloppsgränsen 100 000 kronor, behöver dock förklaring inte lämnas till ESV. Motpartsavstämningen av koncerninterna mellanhavanden i balansräkningen innefattar både bekräftelse av belopp och klassificering, t.ex. om en fordran bokförts som kundfordran eller som en upplupen intäkt. Observera därför att avstämningen med motparter även ska avse att denna klassificering är riktig, på den grupperingsnivå som rutinen i Hermes anger. 5.1.3 Särskilt beträffande periodavgränsningsposter I normalfallet bör alla koncerninterna mellanhavanden mellan myndigheter hanteras enligt de rutiner som normalt gäller löpande i verksamheten, dvs. oftast genom fakturering före brytdagen för den löpande bokföringen. ESV har föreskrivit att om 17

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING en myndighet fakturerar en annan och tar upp beloppet som fordran hos andra myndigheter, ska fakturan vara motparten tillhanda senast på brytdagen. Om faktura inte har översänts senast till brytdagen, kan periodisering bli nödvändig. Den kan grundas på faktura som sänts efter brytdagen, eller på interna beräkningar. Dessa är i praktiken ofta inte möjliga att stämma av. I de fall mellanhavanden med statlig motpart avser periodavgränsningsposter, finns därför inget krav på avstämning. Kravet består endast i att specificerat rapportera vilken statlig motpart mellanhavandet avser om beloppet per motpart uppgår till minst 100 000 kronor. 5.1.3.1 Oförbrukade bidrag m.m. En särskild form av periodavgränsningsposter är de som gäller bidrag mellan myndigheter. Ett vanligt fall är när en myndighet erhållit bidragsmedel för att täcka vissa kostnader men där medlen inte är förbrukade vid bokslutstidpunkten. Sådana resterande medel skuldbokförs som periodavgränsningspost (oförbrukade bidrag). Det förekommer även på motsvarande sätt bokföring av en fordran på bidrag för kostnader man haft men där bidragen ännu inte erhållits (upplupna bidragsintäkter). Eftersom den bidragsgivande myndigheten i normalfallet kostnadsredovisar bidraget i sin helhet vid utbetalningstillfället finns i dessa fall ingen motsvarighet till motpartens skuld eller fordran i balansräkningen. Rapportering av motparter krävs, liksom för övriga periodavgränsningsposter, som underlag för ESV:s analys av avvikelser. Däremot krävs ingen avstämning med motparten, och den avvikelse som framkommer i Hermes avstämningsrutin behöver inte förklaras. 5.1.3.2 Upplupna ränteintäkter och räntekostnader med Riksgälden som motpart Upplupna ränteintäkter och räntekostnader som myndigheterna har gentemot Riksgälden kan stämmas av mot de belopp som Riksgälden har rapporterat i Hermes, vilket i normalfallet ska stämma med Riksgäldens engagemangsbesked per bokslutsdagen och rapporteras som ett mellanhavande med dem, om de överstiger beloppsgränsen 100 000 kronor. Vid oklarheter beträffande upplupna räntor tar berörd myndighet kontakt med Riksgälden för att bekräfta mellanhavandet. Undantaget för kravet på rapportering av periodavgränsningsposter gäller således om beloppen understiger beloppsgränsen 100 000 kronor. Myndigheterna måste klassificera posten på motsvarande sätt som Riksgälden gör i rapporteringen i Hermes. T.ex. ska, enligt engagemangsbeskedet per 31 december, räntekostnader på avistalån (och som avser ränta för perioden oktober t.o.m. december) som aviseras av Riksgälden strax efter årsskifte, tas upp som skuld till Riksgälden (S2561) och inte periodavgränsningspost. För avistalån innebär det att belopp under rubrikerna upplupna räntor och kostnader, enligt engagemangsbesked för dessa lån, rapporteras som skuld och utgift i bokslutet. Detta innebär att 18

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING motsvarande ränteinkomster på avistaplacerade medel enligt samma kriterier som ovan, ska redovisas som en fordran på Riksgälden (S1530) samt som inkomst i resultaträkningen i bokslutet. För de myndigheter som är anslutna till internt autogiro hos Riksgälden är räntan för fjärde kvartalet (1 oktober till 31 december) kapitaliserad på kontot per bokslutsdagen och då finns ingen skuld/fordran per bokslutsdagen. Många myndigheter gick över till avistalån i samband med den nya lånemodellens införande. Även övriga räntor som aviserats senast brytdagen för betalning i anslutning till årsskiftet ska rapporteras som fordran (S1530) respektive skuld (S2561) i den mån de inte gottskrivits eller belastats myndighetens konto hos Riksgälden per balansdagen. Belopp enligt upplysningar om upplupen ränta t.ex. på engagemangsbeskedet och aviseringar efter brytdagen där betalning inte ska ske i anslutning till årsskiftet ska rapporteras som periodavgränsningsposter. 5.1.3.3 Upplupna arbetsgivaravgifter och upplupna arbetsgivaravgifter på semesterlöneskuld Bokförda upplupna arbetsgivaravgifter i myndigheternas balansräkning avser normalt sådana avgifter som ska betalas under nästföljande period. De bokförs som inomstatlig skuld och rapporteras på S-koden S2562, Lagstadgade arbetsgivaravgifter. Dessutom redovisar myndigheterna beräknade upplupna arbetsgivaravgifter avseende upplupen semesterlöneskuld och andra upplupna löneskulder. Dessa redovisas separat på S-kod i kodgrupp 27. Anledningen till separata koder för dessa upplupna kostnader är att båda dessa poster lätt måste kunna identifieras då de ska elimineras. 5.1.3.4 Skuld för premier avseende avtalsförsäkringar Alla myndigheter har skulder för tjänstepensioner till i första hand SPV, men även till Kåpan pensioner AB. Information om hanteringen av dessa med uppgift om vilka konton (S-koder) som berörs, betalningstidpunkter och motpartsavstämning finns i dokumentet Mellanhavanden med SPV, bokslut som finns på ESV:s webbplats (www.esv.se) under Ämnesområden, Redovisning, Inför bokslutet. Eventuell upplupen skuld som avser premier på semesterlöneskuld och andra upplupna löner rapporteras på särskild S-kod (se aktuell S-kodsförteckning). 5.1.4 Fakturering och bidrag till/från andra myndigheter För att minska antalet motpartsmellanhavanden vid årsskifte, har ESV rekommenderat i allmänna råd att myndigheter som fakturerar eller rekvirerar bidrag från andra myndigheter, bör göra det senast den 15 december. På det sättet kan 19

RAPPORTERING OCH MOTPARTSREDOVISNING FÖR POSTER I BALANS- OCH RESULTATRÄKNING oklarheter om när fakturan eller rekvisitionen kom in, undvikas och man kan lättare hinna hantera ärendet före årsskiftet. Det är inget regelbrott att fakturera senare det kan t.ex. vara olämpligt om det innebär att stora belopp inte kan tas med, och senare fakturering kan förstås också bli nödvändig om man inte hunnit tidigare. I en återkommande rutin med fakturering en eller två gånger per år, är det däremot ofta lämpligt att fakturera tidigt på detta sätt. För bidrag finns ofta oklarhet om det är fråga om ett bidrag eller en uppdragsersättning. Det är ofta fråga om en gränsdragning utan tydliga rätt eller fel och gör myndigheterna olika, kan det leda till en motpartsdifferens där den som ser det som uppdrag redovisar som fordran/skuld medan motparten redovisar mer eller mindre kassamässigt. Därför kan det vara lämpligt att reglera planerade bidragsbetalningar mellan myndigheter före årsskiftet, vilket leder till att fordran/skulden i bokslutet försvinner. Inom staten finns inte heller någon ränteeffekt totalt sett och för myndigheten är den vanligen liten. ESV har därför rekommenderat det i allmänna råd. Det ska dock inte göras om det leder till att krav på god styrning och kontroll åsidosätts, utan sedvanliga kontroll- och attestrutiner ska alltid upprätthållas. 5.1.5 Undantag för skatteskulder och pensionspremier De särskilda inomstatliga S-koder som avser mellanhavanden med Skatteverket (SKV) för mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter m.m. behöver som nämnts varken motpartsrapporteras eller stämmas av. Anledningen är att dessa koders benämning innehåller den information som krävs. Däremot ska saldot på skattekontot rapporteras som fordran eller skuld med SKV som motpart, dvs. på S-koderna S1530 respektive S2561 med kommentaren att skattekontot avses. Fordringar på skattekontot samt eventuella andra fordringar på Skatteverket som avser skatter ska rapporteras på S-koden S1533, Avräkning skatter och avgifter. För saldo på S-kod S2563 finns information i dokumentet om Mellanhavanden med SPV (se ovan). Skuld avseende särskild löneskatt på pensionskostnader som aviseras av, och betalas till, Försäkringskassan ska rapporteras som skuld till Försäkringskassan på S2561. 5.1.6 Avsättningar De myndigheter och affärsverk, som gör egna avsättningar för framtida pensionsåtaganden i balansräkningen ska endast rapportera själva avsättningen på S-kod S2210. Avsättningen ska även inkludera delpensioner enligt PA03. Beräknad särskild löneskatt på avsättningen ska i förekommande fall särredovisas och rapporteras på S- kod S2211. 20