I landstinget ~ DALARNA Fastighetsnämnden HANDLINGAR ti II sammanträdet 2013-11-27 Tid: Plats: 10.00 Behandling av ärenden Landstingshuset Impulsen
I II ~ Landstinget DALARNA DAGORDNING Fastighetsnämnden Fastighetsförvaltningen Sammanträde 2013-11 -27 Sida 1 (8) Sammanträde i Fastighetsnämnden Ordförande kallar till sammanträde. Tid: 2013-11-27 kl 10.00 Plats: Landstingshuset, Impulsen Dessa handlingar finns att tillgå på Internet adress www.ltdalarna.se. Grupprum kl 08.30-10.00 Majoriteten: Impulsen Alliansen: Insikten Innehållsförteckning Inledning... 2 1 Justering av närvarolistan 2 2 Godkännande av dagordning 2 3 Protokollsjustering 2 Informations- och anmälningsärenden... 3 4 Information 3 5 Anmälan av delegeringsbeslut 3 6 Anmälningsärenden 3 Beslutsärenden... 4 7 Plan för internkontroll 2013, uppföljning 4 8 Plan för internkontroll 2014 4 9 Verksamhetsplan 2014-2017 4 10 Budget 2014 5 11 Delegeringsbestämmelser 6 12 Kalkylränta 2014 6 13 Riktlinje Byggnadstekniskt Brandskydd 7 Postadress Box 712 791 29 Falun, Besöksadress Vasagatan 27 Falun Kontakt 023-490610 landstingsfast.dalarna@ltdalarna.se Org.nr: 232100-0180 Mötessam d~dnare
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 2 (8) Inledning 1 Justering av närvarolistan Ordförandens förslag. 1. Närvarolistan fastställs 2 Godkännande av dagordning Ordförandens förslag. 1. Godkännande av föreliggande dagordning med följande förändringar 3 Protokollsjustering Ordförandens förslag. 1. /namn/ utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 3 (8) Informations- och anmälningsärenden 4 Information Ordförandens förslag. 1. Fastighetsnämnden antecknar informationen till protokollet. Information lämnas om: A. Ny vårdbyggnad, Falu lasarett, rapport om läget i projektet och återkoppling av nyttokalkyl. 5 Anmälan av delegeringsbeslut Ordförandens förslag. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Fastighetsnämnden 6/2011 fattade beslut. - Delegeringsbeslut av förvaltningschef - Inhyrning av externa lokaler. 6 Anmälningsärenden Ordförandens förslag. 1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet. Anmäles följande; A.Tolkning av arvodesbestämmelserna - särskild ersättning LD13/02773 (LS 2013-10-21, 82) Bilaga. B. Revisorernas granskning av Landstinget Dalarnas delårsrapport 2013-08-31.
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11 -27 Sida 4 (8) Beslutsärenden 7 Plan för internkontroll 2013, uppföljning Diarienummer LD12/03112 Ordförandens förslag 1. Anteckna redovisad rapport för internkontroll 2013 till protokollet. Sammanfattning av ärendet Redovisade iakttagelser i granskningsrapporten pekar på angelägna och relevanta förbättringsområden. Av rapporten framgår vilka åtgärder som kommer att genomföras i syfte att säkerställa förbättringar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Rapport internkontroll 2013, bilaga 8 Plan för intern kontroll 2014 Diarienummer LD13/02766 Ordförandens förslag 1. Fastställa internkontrollplan 2014 för Fastighetsnämndens ansvarsområde. Sammanfattning av ärendet Landstingsfullmäktige har 2011-06-14, 99, beslutat om reglemente för Fastighetsnämnden. I reglementet fastslås att ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande samt hur uppföljningen av kontrollen ska ske ligger på nämnden. Planen är upprättad utifrån av landstingsstyrelsen fasställda kontrollområden samt den riskanalys som gjorts för nämndens ansvarsområde. I ärendet redovisas följande dokument; a) Beslutsunderlag b) Internkontrollplan 2014 9 Verksamhetsplan 2014-2017 Diarienummer LD13/02837
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 5 (8) Ordförandens förslag 1. Fastställa Verksamhetsplan 2014 för Fastighetsförvaltningen samt att notera avkastningskravet på 18,7 mkr. 2. Godkänna följande policydokument för Fastighetsnämndens ansvarsområde att gälla from 2014-01-01 och tillsvidare; a) Arkitekturpolicy b) Elhandelspolicy c) Hyresgästpolicy d) Kvalitetspolicy e) Miljöpolicy f) Policy mot mutbrott och bestickning Sammanfattning av ärendet Verksamhetsplanen för åren 2014-2017 redovisar en översiktlig verksamhetsbeskrivning, verksamhetens strategiska mål och ekonomiska förutsättningar. I syfte att underlätta att mål och förväntningar i övrigt uppnås finns bl.a. policyn och riktlinjer framtagna. I verksamhetsplanen redovisas politiskt fastställda policydokument som ger vägledning mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. Policys som är av landstingsövergripande karaktär fastställs av landstingsfullmäktige. Övriga policyn, som mer avgränsat pekar på en specifik facknämnds ansvarsområde, fastställs av respektive facknämnd. Riktlinjer, instruktioner och annat fastställs på motsvarande sätt av ansvariga i tjänstemannaorganisationen, dvs. landstingsövergripande och gemensamma styrdokument av landstingsdirektören och inom respektive fackområde av respektive förvaltningschef. I ärendet redovisas följande dokument; a) Beslutsunderlag b) Verksamhetsplan 2014 10 Budget 2014 Diarienummer LD13/02812 Ordförandens förslag 1. Fastställa budget 2014 för Fastighetsnämnden 2. Överlämna budgeten till Landstingsstyrelsen för kännedom
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 6 (8) Sammanfattning av ärendet Fastighetsnämnden fastställde vid sitt möte i april 2013 budget avseende 2014 med ett resultat på 18,7 mkr. Investeringarna för 2014 beräknades till 310 mkr. Efter ytterligare genomlysning under hösten kan konstateras att avkastningskravet på 18,7 mkr beräknas kunna levereras. Strikt kostnadskontroll och täta uppföljningar ska garantera att avkastningskravet nås. Investeringsramen för 2014 uppgår till 308 mkr. I ärendet redovisas följande dokument; a) Beslutsunderlag b) Resultatbudget 2014, Bilaga 1 c) Plan för investeringar 2014-2017, Bilaga 2 11 Delegeringsbestämmelser Diarienummer LD13/02838 Ordförandens förslag 1. Förslaget till nya delegeringsbestämmelser för Fastighetsnämnden fastställs och börjar gälla från och med 2014-01-01. Sammanfattning av ärendet Enligt nämndens reglemente, 10, får nämnden uppdra åt ledamot eller ersättare i nämnd eller åt anställd hos landstinget att på nämndens vägnar besluta i visst ärende eller grupp av ärenden. Förra gången nämndens delegationsbestämmelser var uppe till beslut var 2012-02-20, 8. Eftersom ambitionen är att hålla alla typer av styrdokument rimligt uppdaterade, föreslås nu efter en viss redaktionell översyn att bilagda reviderade delegeringsbestämmelser fastställs att gälla from 2014-01-01 I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Delegeringsbestämmelser, bilaga 12 Kalkylränta 2014 Diarienummer LD13/02839 Ordförandens förslag 1. Fastställa kalkylränta för år 2014 till 3,25 procent (3,57).
Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 7 (8) 2. Fastställa att en lägre räntesats, 1,65 procent, används för energiinvesteringar även under 2014. Sammanfattning av ärendet Landstingsfastigheter har sedan många år tillbaka en etablerad modell för att fastställa nivån på kalkyl- och intern ränta för fastighetsinvesteringar. Modellen syftar till att tydliggöra att investeringar långsiktigt binder kapital och att detta har ett pris. I ärendet redovisas följande dokument; a) Beslutsunderlag b) Ränteutveckling 13 Riktlinje Byggnadstekniskt Brandskydd Diarienummer LD13/02840 Ordförandens förslag 1. Anteckna informationen om upprättad Riktlinje Byggnadstekniskt Brandskydd 2013-11-12. 2. Uppdra till Fastighetschef att fastställa Riktlinje Byggnadstekniskt Brandskydd. 3. Rapportera till Landstingsstyrelsen att riktlinje inom byggnadstekniskt brandskydd är upprättad och därmed är uppdraget som gavs till Fastighetsnämnden 2013-01-28 utfört. Samtidigt vill fastighetsnämnden understryka vikten av att även ansvarsfördelningen och stödfunktioner inom det förebyggande brandskyddsarbetet i linjen tydliggörs. 4. Uppdra till Landstingsfastigheter att under år 2014 inventera landstingets vårdavdelningar avseende dess möjligheter till säker utrymning vid brand och lämna förslag på åtgärder. Sammanfattning av ärendet Landstingsstyrelsen gav 2013-01 -28 Fastighetsnämnden i uppdrag att ta fram riktlinjer avseende utformning av det byggnadstekniska brandskyddet i landstingsägda och externt inhyrda lokaler. Föreslagen riktlinje är upprättad i syftet att landstinget ska ha en enhetlighet i val av robusta brandtekniska lösningar och erbjuda en flexibilitet i planlösning med mera för respektive objekt. Genom att identifiera vårdavdelningar där brister i utrymningsmöjligheter kan förekomma och i tillämpliga delar anpassa framtida fastighetsutvecklingsplaner utifrån detta så kan kostnadseffektiva brandskyddsåtgärder uppnås.
Landstinget Dalarna Fastig hetsförvaltningen DAGORDNING Fastighetsnämnden 2013-11-27 Sida 8 (8) I ärendet redovisas följande dokument; a) Beslutsunderlag b) Riktlinje Byggnadstekniskt Brandskydd, bilaga
I~ Landstinget ~ DALARNA Landstingsfastigheter Anmälan angående av Fastighetschef avgjorda ärenden 2013 enligt delegation 114/09, inhyrning av externa lokaler Anslås Dnr Fastig- Löpnr Avtalstid Arshyra Ärende Beslut Anmält hetsnr datum 2013-02-04 12/03379 744 1/13 2012-10-01-50 124,- Hyreskontrakt bostad, Hagvägen Inhyrning till Sälens 5 tillsvidare 6 K, Östra Sälen 5:23, Malung vårdcentral 2013-02-04 13/00265 744 2/13 2012-11-01-47088,- Hyreskontrakt bostad, Pålhagen 4 Inhyrning till Sälens 5 tillsvidare e, Östra Sälen 8: 15, Malung vårdcentral 2013-02-04 10/02487 743 3/13 2012-12-01-130000,- Hyresavtal Stuga Röda Byn nr 22 Inhyrning av bostäder till 5 2013-05-01 Sälen Sälens Vårdcentral 2013-02-04 12/03530 550 4/13 2012-12-01-4259328,- Hyresavtal Hedemora Vinstra 1, Inhyrning till Hedemora 5 2021-03-31 Vinstravägen äldreboende 2013-02-04 12/03531 900 5/13 2012-12-01-1 139000,- Hyresavtal Orsa Fridhem 1, Orsa Inhyrning till Orsa 5 2021-03-31 vårdcentral vårdcentral 2013-02-04 12/03533 900 6/13 2012-12-01-256000,- Hyresavtal Orsa Fridhem 1, Orsa Inhyrning till Orsa 5 2021-03-31 vårdcentral, tandvård vårdcentral tandvård 2013-02-04 12/03532 800 7/13 2012-12-01-6870 141,- Hyresavtal Leksand Sjukstugan Inhyrning till Leksand 5 2021-03-31 11, Limsjögården äldreboende 2013-02-04 12/03534 800 8/13 2012-12-01-516000,- Hyresavtal Leksand Sjukstugan Inhyrning till Leksand 5 ~~? 2021-03-31 11, vårdcentralen vårdcentral, tandvården ~ ~ 2013-02-04 12/03535 730 9/13 2012-12-01-923040,- Hyresavtal Malung-Sälen Inhyrning till Lima 5 (\l 2021-03-31 Norrbäcken 1: 18, Skålmogården äldreboende 0'\
Landstinget DALARNA Landstingsfastigheter Anmälan angående av Fastighetschef avgjorda ärenden 2013 enligt delegation 114/09, inhyrning av externa lokaler Anslås Dnr Fastig- Löpnr Avtalstid hetsnr datum Arshyra Ärende Beslut Anmält 2013-02-04 12/03537 970 10/13 2012-12-01-2021-03-31 1 036920,- Hyresavtal Älvdalen Särnabyn 122:1, Sjukstuguvägen 16 Inhyrning till Särna äldreboende och simhall 5 2013-02-04 12/03539 550 11/13 2012-12-01-2021-03-31 47212,- Hyresavtal Hedemora Vinstra 1, Vinstravägen, Hedemora vårdcentral Inhyrning till Hedemora vårdcentral, städiokai 5 2013-02-04 12/03541 550 12/13 2012-12-01-2021-03-31 2227761,- Hyresavtal Hedemora Vinstra 1, Vinstravägen, Hedemora vårdcentral Inhyrning till Hedemora vårdcentral, vårdlokal 5 2013-02-04 12/03542 550 13/13 2012-12-01-2021-03-31 589000,- Hyresavtal Hedemora Vinstra 1, Vinstravägen, Hedemora vårdcentral Inhyrning till Hedemora vårdcentral, tandvård 5 2013-02-04 12/03545 800 14/13 2012-12-01-2021-03-31 3204800,- Hyresavtal Leksand Sjukstugan 11, Leksand vårdcentral Inhyrning till Leksand vårdcentral, vårdlokal 5 2013-02-04 12/03549 800 15/13 2012-12-01-2021-03-31 48825,- Hyresavtal Leksand Sjukstugan 11, Leksand vårdcentral Inhyrning till Leksand vårdcentral, städ 5 2013-02-04 12/03551 080 16/13 2012-12-01-2021-03-31 1 338000,- Hyresavtal Falun Borgärdet 97: 1, Svärdsjö vårdcentral Inhyrning till Svärdsjö vårdcentral, vårdlokal 5 2013-02-04 12/03554 304 17/13 2012-12-01-2021-03-31 1 566000,- Hyresavtal Ludvika Solsidan 24, Solsidans vårdcentral Inhyrning till Ludvika vårdcentral, vårdlokal, apotek m m 5 ---- ~
II Landstinget ~ DALARNA Landstingsfastigheter Anmälan angående av Fastighetschef avgjorda ärenden 2013 enligt delegation 114/09, inhyrning av externa lokaler Anslås Dnr Fastig- Löpnr Avtalstid Arshyra Ärende Beslut Anmält hetsnr datum 2013-02-04 12/03553 080 18/13 2012-12-01-382000,- Hyresavtal Falun Borgärdet 97: 1, Inhyrning till Svärdsjö 5 2021-03-31 Svärdsjö vårdcentral, tandvård vårdcentral, tandvården 2013-02-04 12/03555 304 19/13 2012-12-01-45303,- Hyresavtal Ludvika Solsidan 24, Inhyrning till Ludvika 5 2021-03-31 Blomstervägen 11, Solsidans vårdcentral, vaktmästeri, vårdcentral städ 2013-02-04 12/03556 040 20/13 2012-12-01-1 171 000 Hyresavtal Falun Stallgården Inhyrning till Grycksbo 5 2021-03-31 1 :439, Grycksbo vårdcentral vårdcentral, vårdverksamhet, apotek 2013-02-04 12/03557 040 21/13 2012-12-01-13013,- Hyresavtal Falun Stallgården Inhyrning till Grycksbo 5 2021-03-31 1 :439, Grycksbo vårdcentral vårdcentral, fastighetsskötsel, vaktmästeri 2013-02-04 12/03566 730 22/13 2012-12-01-180000,- Hyresavtal Malung-Sälen Inhyrning till Lima 5 2021-03-31 Norrbäcken 1: 18 vårdcentral, apotek 2013-02-04 12/03567 970 23/13 2012-12-01-1 154717,- Hyresavtal Älvdalen Särnabyn Inhyrning Särna 5 2021-03-31 122: 1, Särna vårdcentral vårdcentral, apotek 2013-02-04 12/03570 970 24/13 2012-12-01-271 000,- Hyresavtal Älvdalen Särnabyn Inhyrning Särna 5 2021-03-31 122: 1, Särna vårdcentral vårdcentral, tandvård 2013-02-04 12/03572 970 25/13 2012-12-01-522000,- Hyresavtal Älvdalen Särnabyn Inhyrning Särna 5 2021-03-31 122: 1, Särna vårdcentral vårdcentral, ambulansen
landstinget DALARNA Landstingsfastigheter Anmälan angående av Fastighetschef avgjorda ärenden 2013 enligt delegation 114/09, inhyrning av externa lokaler Anslås Dnr Fastig- Löpnr Avtalstid Arshyra Ärende Beslut Anmält hetsnr datum 2013-02-04 12/03574 970 26/13 2012-12-01-426637,- Hyresavtal Älvdalen Särnabyn Inhyrning Särna 5 2021-03-31 122: 1, Särna vårdcentral vårdcentral, rehab 2013-02-08 13/00441 892 27/13 2013-01-01-59856,- Hyresavtal Rättvik Garvaren 11 Inhyrning till Gävle Dala 5 tillsvidare och 12, Vasagatan 6, Rättvik Företagshälsa att användas till mottagning 2013-03-18 13/00895 893 28/13 V 24-39 under 1 350000,- Hyresavtal Lima Besparingsskog Inhyrning till 17a åren 2013-2:3, Tandådalens Fjällhotell rekreationsverksamhet för 2015 personer med funktionsnedsättning 2013-04-02 13/01030 590 29/13 2012-10-15-75000,- Hyresavtal Hedemora Långsbyn Inhyrning kontor till 17a 2013-12-31 6:9, Tyllingstrand, Långshyttan Långshyttan vårdcentral 2013-02-08 06/0113 191 30/13 2013-05-01-184275,- Tilläggsavtal Borlänge Inhyrning kontor till 17a 20180531 Gyllehemmet 1 Öppenvårdspsyk 2013-07-08 13/01979 021 31/13 2014-08-01-431 250,- Hyresavtal Svärdsjögatan 19, Inhyrning till 24a 2017-08-01 Lallarvet 17, Falun mottagningsexpedition/ dagverksamhet BUP 2013-07-05 112/00 748 32/13 2014-11-01-4575000,- Hyresavtal lokal för vårdcentral Inhyrning till Sälens 24a 2034-10-31 och tandvård, Sälen Östra 5:24, vårdcentral, Sälens Malung-Sälens kommun centrum 2013-09-10 0034/03 849 33/13 2005-11-01-665000,- Tilläggsavtal lokaler fastigheten Lokalanpassning 2014-06-30 (engångs- Diakonen 3, Fiskgatan 3, Leksand belopp),.---...
t~) Landstinget IlfJ1 DALARNA Landstingsfastigheter --- Anmälan angående av Fastighetschef avgjorda ärenden 2013 enligt delegation 114109, inhyrning av externa lokaler Anslås Dnr Fastig- Löpnr Avtalstid Arshyra Ärende Beslut Anmält hetsnr datum 2013-09-30 12/00169 083 34/13 2013-10-01-45000,- Markupplåtelseavtal, Falun 8:9 Inhyrning av 2014-09-30 parkeringsplatser, Dalregementsområdet, Falun 2013-10-22 13/02779 500 35/13 2013-04-01-5 134,- Säter Skönvik 1 :6, 1 :21 Inhyrning av varmförråd till tillsvidare mentalvårdsmuseet 2013-10-23 13/02874 083 36/13 2013-10-01-456800,- Hyreskontrakt för lokal Inhyrning mottagning och 2017-09-30 Soldatvägen 5, fastighet Falun kontor för verksamheterna 8:9 i Falun NPU och BUP 2013-11-15 08/01539 500 37/13 2014-01-01-352989,- Tilläggsavtal lokaler, fastigheten Tilläggsavtal avs ändrade tillsvidare Säter Skönvik 1 :6, Säter. hyresvillkor.
I landstinget DALARNA PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott \', :.. ItrGvtJ~. 0 I~ Central förvaltning Sammanträde 2013-10-21 Sida 1 (2) Arbetsutskottets beslutsärenden 82 Tolkning av arvodesbestämmelserna - särskild ersättning Diarienummer LD13/02773 Arbetsutskottets beslut 1. Särskild ersättning för barntillsyn eller vård av handikappad till förtroendevald enligt arvodesreglementet ska inte kunna utbetalas till make, sambo, föräldrar, barn eller syskon. 2. Särskild ersättning betalas mot verifikation och ersätts med utbetalat belopp jämte skatt och eventuella arbetsgivaravgifter, dock högst 0,4 % av prisbasbeloppet, f.n.178 kr/tim. 3. För förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (40 % eller mer) utgår inte någon särskild ersättning. 4. Ersättning för barntillsyn utgår inte vid barntillsyn som kan tillgodoses inom den ordinarie barnomsorgen. 5. Den särskilda ersättningen är skattepliktig. Sammanfattning av ärendet Förtroendevalda har rätt till ersättning för redovisade kostnader för barntillsyn enligt arvodesreglementet. Denna bestämmelse har tidigare utnyttjats i begränsad omfattning. På grund av ökat nyttjande av denna ersättning finns behov av att precisera villkoren för särskild ersättning. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Bilaga 82
Landstinget Dalarna Central förvaltning Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens a rbetsutskou Sammanträde 2013-10-21 Sida 2 (2) Yrkanden och beslutsgång Jan Wikund (M) yrkar, med instämmande av Lena Reyier (C), avslag på punkten 2. ovan, vidare yrkas bifall till förslag till beslut i punkterna 1 och 3-5. Ordförande Ingalill Persson (S) yrkar bifall till samtliga förslag till beslut ovan. Ordföranden föreslår följande propositionsordning som arbetsutskottet godkänner: Först ställs proposition om bifall till eller avslag på förslag till beslut i punkterna 1 och 3-5 ovan, efter det ställs proposition på ordförandens bifallsyrkande till punkt 2. mot Jan Wiklund med fleras avslagsyrkande på punkt 2. ovan. Ordförande ställer först proposition om bifall till eller avslag på förslag till beslut i punkterna 1 och 3-5 ovan och finner att arbetsutskottet beslutar att bifalla förslaget. Efter det ställer ordföranden proposition på sitt eget bifallsyrkande till beslut enligt punkt 2. mot Jan Wiklund med fleras avslagsyrkande på beslut i punkt 2. och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med sitt eget bifallsyrkande. Reservation Jan Wiklund (M) och Lena Reyier (C) reserverar sig mot beslutet.
W' Landstinget ~ 11 DALARI\JA ~rl1aa»0 sxrt ~;:d~~i~~~~e~~s~~~ Central förvaltning Ledningsenhet LJ arbetsutskott Datum 2013-10-21 Sida 1 (3) Dnr LO 13/02773 Uppdnr 642 2013-10-21 Landstingsstyrelsens arbetsutskott To~kning av arvodesbestämmelserna - särskild ersättning Ordförandens förslag 1. Särskild ersättning för barntillsyn eller vård av handikappad till förtroendevald enligt arvodesreglementet ska inte kunna utbetalas till make, sambo, föräldrar, barn eller syskon. 2. Särskild ersättning betalas mot verifikation och ersätts med utbetalat belopp jämte skatt och eventuella arbetsgivaravgifter, dock högst 0,4 % av prisbasbeloppet, f.n.178 kr/tim. 3. För förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (40 % eller mer) utgår inte någon särskild ersättning. 4. Ersättning för barntillsyn utgår inte vid barntillsyn som kan tillgodoses inom den ordinarie barnomsorgen. 5. Den särskilda ersättningen är skattepliktig. Sammanfattning Förtroendevalda har rätt till ersättning för redovisade kostnader för barntillsyn enligt arvodesreglementet. Denna bestämmelse har tidigare utnyttjats i begränsad omfattning. På grund av ökat nyttjande av denna ersättning finns behov av att precisera villkoren för särskild ersättning. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget I arvodesreglementet finns under avsnittet "Särskilda ersättningar" följande bestämmelse: Förtroendevalda kan vid deltagande i protokollförda sammanträden få ersättning för redovisade kostnader för o C1J barntillsyn om barnet inte fyllt 10 år vård av handikappad som stadigvarande vistas iförtoendevalds bostad. Denna bestämmelse har tidigare sällan använts, men har på senare tid utnyttjats i ökad omfattning för barntillsyn. Det har därför uppkommit behov av att tolka vilka villkor som ska gälla vid utbetalning av särskild ersättning. Postadress Box 71 2 791 29 Falun Besöl<sadress Vasagatan 27 Falun ---- --, Kontakt 023-490000 Org.nr: 232100-0180. l=-: Handläggare Cederberg Kerstin 023-49 11 13 Chefsjurist kerstin.cederberg@ltdalarna.se
la n1d1 s t~n get Dalarna Central förvaltning!bleslul'sunderla C]" La rnd s tin gssty 6"e ~ se n s arbetsutskott Datum 2013-10-21 Dnr Sida 2 (3) Bestämmelsen har sin grund i kommunallagen (KL) 4 kap 12 b som stadgar att "Förtroendevalda med barn som har behov av tillsyn har rätt till skälig ersättning för kostnader för barntillsyn som uppkommer när de fullgör sina uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid." I författningskommentaren till denna paragraf (prop 2001/02:80, s 140) är bl.å. följande skrivet. "Ersättningen skall vara skälig. Ersättningen kan anses skälig bara om behovet av barntillsyn uppkommit som en följd av uppdragets fullföljande. Så kan till exempel inte anses vara fallet vid barntillsyn som kan tillgodoses inom den ordinarie barnomsorg som den förtroendevalde anlitar. Ersättning för kostnader för barntillsyn som en nära anhörig, till exempel en familjemedlem, utför kan inte heller anses skälig." I samma syfte som kommentaren ovan är skriven, finns jävsreglerna i KL 5 kap 20 och 6 kap 24, där make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående pekas ut. Denna krets får inte gynnas otillbörligt genom offentliga beslut. Mot bakgrund av ovanstående bör därför make, sambo, föräldrar, barn eller syskon uteslutas från möjligheten till att få särskild ersättning för barntillsyn eller vård av handikappad. I författningskommentaren (prop 2001/02:80, s 141) står också följande. "Kommuner och landsting måste beakta att ersättningen kommer att vara skattepliktig för den enskilde och beräkna ersättningen med hänsyn till detta." Den förtroendevalde ansvarar förutom att betala skatt på ersättningen också för eventuella arbetsgivaravgifter. Ersättningens storlek behöver beräknas med hänsyn till detta. Vid awägningen av vilken ersättningsnivå som ska gälla har jämförelse skett med såväl andra landsting som kommuner. En lämplig utgångspunkt är att bestämma ersättningen som en andel av prisbasbeloppet. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Eftersom särskild ersättning inte utbetalas i så många fall, kommer föreslagen tolkning av bestämmelsen i arvodesbestämmelserna endast att marginellt påverka landstingets ekonomi i positiv riktning. Den förtroendevalde uppmärksammas på att ersättning för barntillsyn är skattepliktig och kan medföra skyldighet att betala sociala avgifter och lämna arbetsgivarintyg. Någon särskild ersättning för skatt och sociala avgifter utöver maxbeloppet på f.n. 178 kr/ tim utgår således inte från Landstinget. Avdragsrätt finns för hushållsnära tjänster.
land/stinget Dalarna Central förvaltning BIESLLDTSUNDERlAG lab1ldstingsstyre~seu1s arbets Lds kott Datum 2013-10-21 Dnr Sida 3 (3) Barnkonsekvens För barn är det ofta tryggare att få tillsynen tillgodosedd av anhöriga än av utomstående personer. Detta behov får tillgodoses utan ersättning från landstinget. Juridik Enligt Landstingsstyrelsens reglemente 37 ska arbetsutskottet tolka rese-, arvodes- och pensionsbestämmelserna och besluta hur dessa ska tillämpas för förtroendevalda i enskilda fall. Den tolkning som görs i detta fall, görs i överensstämmelse med förarbetena till kommunallagens regel om ersättning för barntillsyn och gällande jävsregler. Patientperspektiv, miljö, likabehandling, folkhälsa, konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet. Samverkan med fackliga organisationer Beslutet kräver inte någon facklig medverkan. Uppföljning Detta beslut kommer att följas upp i samband med den översyn av arvodesbestämmelserna som görs inför kommande mandatperiod.
tl A-r~vtck b 13 Landstingets revisorer 2013-10-21 LD I?Yl () ')j3 &/1 Landstingsstyrelsen Övriga nämnder och styrelser Granskning av delårsrapport 2013-08-31 Vi har låtit PWC granska delårsrapporten per 2013-08-31. PWC:s iakttagelser har utvecldats i en särskild granskningsrappoli som bifogas. Vår bedömning av bl a landstingets ekonomiska ställning och måluppfyllelse framgår av den särskilda bedömning som vi överlämnat tilllandstingsfullmäktige. Granskningen överlämnas för kännedom. Landstingets revisorer ~- Carl-Erik Nyström
Revisionsrapport Malin Liljeblad Emil Forsling Oktober 2013 pwc
Granskning av delårsrapport 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning Inledning 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 1.3 Revisionskriterier 1.4 Metod 2 Granskningsresulta t 2.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 2.2 Resultatanalys 2 3 God ekonomisk hushållning 2.3.1 Finansiella mål 2 3 2 Mål för verksamheten 2-4 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 1 2 2 2 2 3 4 4 4 6 6 7 8 Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC
Granskning av delårsrapport 2013 1 Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av landstingets förtroendevalda revisorer granskat landstingets delårsrapport för perioden 2013-01-01-2013-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2013. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge landstingets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som landstingsfullmäktige fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar tilllandstingsfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden uppgår till -58 mnkr inklusive jämförelsestörande kostnader om 228 mnkr vilka avser resultatpåverkan med anledning av sänkt RIPS ränta. Periodens resultat exldusive jämförelsestörande poster uppgår till 170 mnkr vilket är 128 mnkr högre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om -75 mnkr inldusive jämförelsestörande poster om totalt -128 mnkr. På samma sätt som vid den föregående räntejusteringen av RIPS räntan gör SKL bedömningen att den kostnadsmässiga engångseffekten bör vara möjlig att tolka som ett synnerligt skäl som kan exlduderas i en balanskravsavstämning. Resultatet enligt avstämningen mot balanskravet för helåret uppgår till 153 mnkr enligt prognosen och minskar därmed det ackumulerade underskottet till 779 mnkr. Trots att man prognostiserar ett positivt resultat för 2013 är det fortsatta arbetet med åtgärdsplanen för en ekonomi i balans naturligtvis högaktuell, särskilt då även årets resultat väsentligt påverkas av återbetalningen frånafa. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av landstingets del års ra pport: Vi bedömer att delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt Vi bedömer att möjligheterna att nå de finansiella mål som landstingsfullmäktige fastställt är små om inte kraftiga åtgärder vidtas för att nå de finansiella målen Då nämndernas redovisning av måluppfyllelse vad gäller verksamhetsmässiga mål för god ekonomisk hushållning inte anses fullständig kan bedömning av denna måluppfyllelse inte göras. Då verksamhetsberättelserna ligger som bilaga till delårsrapporten så bör man i förvaltningsberättelsen ge en samlad bild över måluppfyllelsen avseende de verksamhetsmål som är kopplade till god ekonomisk hushållning. Detta för att uppnå Irraven enligt Lagen om Kommunal Redovisning 4 kap 5. Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 1 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 Inledning 1.1 Bakgrund Landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL9kap9a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 1.3 Revisionskriterier Landstingsstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av landstingsfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Fullmäktigebeslut avseende god ekonomisk hushållning Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 2 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 1.4 Metod Granskningen har utförts genom: Intervjuer med berörda tjänstemän Analys av relevanta dokument Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa ett rättvisande resultat Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substans granskning. Rapporten är faktagranskad av personal på ekonomikontoret. Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 3 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 2 Granskningsresultat 2.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Landstinget Dalarna har tidigare upprättat två delårsrapporter per år men har beslutat att från och med 2013 enbart upprätta en delårsrapport som ska omfatta perioden januari-augusti. Resultatet för perioden uppgår till -58 mnkr inklusive jämförelsestörande kostnader om 228 mnkr vilka avser resultatpåverkan med anledning av sänkt RIPS ränta. Periodens resultat exklusive jämförelsestörande kostnader uppgår till 170 mnkr. Delårsrapporten består av förvaltningsberättelse inklusive finansiellanalys, resultaträkning, balansräkning samt kassaflödesanalys. Någon sammanställd redovisning upprättas inte i delårsrapporten. Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att landstingets delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har granskat ett urval poster bl.a. periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. Vid granskning av pensionsskulden noteras att den beräkning av pensionsskulden som inhämtats från KPA per 2013-08-31 inte använts vid fastställande av avsättningar avseende pensioner i delårsrapporten. Istället används prognostiserad förändring på helåret periodiserad på 12 månader. Den metod som används anses överensstämma med god redovisningssed och ger en jämnare kostnadsfördelning över året. Vår bedömning är vidare att de föreskrifter och anvisningar som finns ger förutsättningar för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som KRL ställer. 2.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett negativt resultat inklusive jämförelsestörande poster, -75 mnkr, vilket är 214 mnkr sämre än budgeterat. Avvikelsen beror på: Verksamhetens nettokostnad avviker med -116 mnkr mot budget Jämförelsestörande poster avseende återbetalning av AFA premier +100 mnkr samt sänkning av RIPS räntan -228 mnkr, netto effekt -128 mnkr. Skatteintäkter, statsbidrag och finansnetto förväntas bli 30 mnkr högre än budgeterat Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 4 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2013, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Utfall Utfall Prognos Avv. delår delår 2013 mot Resultaträkning mnkr 2012 2013 budget Verksamhetens intäkter 697 736 Jämförelsestörande intäkt 101 100 100 Verksamhetens kostnader -5074-5225 -6915-116 Avskrivningar -155-157 -250 - Verksamhetens -4431-4646 -7065-16 nettokostnader Nettokostnader exkl jmfr -4532-4646 -7165-116 störande Skatteintäkter 3568 3714 5562 10 Generella statsbidrag 1065 1140 1711 6 Finansiella intäkter 6 7 9 1 Finansiella kostnader -65-45 -64 13 Jämförelsestärande kostnad -228-228 -228 Arets resultat 143-58 -75-214 Periodens resultat uppgår till -58 mnla. I resultatet ingår jämförelsestörande kostnader beroende av sänkningen av RIPS räntan om 228 mnkr. På samma sätt som vid den föregående räntejusteringen av RIPS räntan gör SKL bedömningen att den kostnadsrnässiga engångseffekten bör vara möjlig att tolka som ett synnerligt skäl som kan exlduderas i en balanskravsavstämning. Balanslaavsresultatet för perioden uppgår därmed till 170 mnla vilket är ungefår i nivå med budget. I september 2013 togs beslutet attafapremier avseende 2005-2006 ska återbetalas under 2013. Då beslutet inte var taget vid tiden för delårsbokslutet är intäkten inte hanterad i bokslutet. Den kommande återbetalningen uppskattas av till ca 100 mnla vilken är beaktad i prognosen. Prognosen pekar på att verksamheternas nettokostnader beräknas bli 116 mnla högre än budgeterat 2013. Av denna avvikelse utgör Hälso & sjukvårdens del 110 mnla trots tilläggsbudget om 100 mnla. Landstinget Dalarna hade per 2012-12-31 ett ackumulerat underskott om totalt 932 mnkr som ska återställas. Resultatet enligt avstämningen mot balanskravet för helåret uppgår till 153 mnla enligt prognosen och minskar därmed underskottet till 779 mnla. Trots att man prognostiserar ett positivt resultat för 2013 är det fortsatta arbetet med åtgärdsplanen för en ekonomi i balans naturligtvis högaktuell, särskilt då även årets resultat väsentligt påverkas av återbetalningen från AF A. Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 5 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 2.3 God ekonomisk hushållning Landstingsfullmäktige har fastställt ett antal uppdrag för samtliga verksamheter. Uppdragen har formulerats till mål och i samband med delårsrapporten och årsbokslut lämnas en redogörelse av respektive verksamhet för måluppfyllelsen. Måluppfyllelsen ses som en del av verksamheternas resultat och redovisas i bilaga till delårsrapporten. 2.3.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot Landstingets finansiella mål som fastställts i budget 2013: Finansiellt mål, fastställt av fullmäktige 2013 Resultatet ska i genomsnitt över en fyraårsperiod uppgå till 1-2 % av skatteintäkter och statsbidrag. Soliditeten skall öka med 1-3 procentenheter. Skattefinansierade verksamhetens nettoinvesteringar ska till 100 % vara självfinansierade sett över en fyraårsperiod. Upplåning, amortering 100 mnkr under 2013 Likviditeten skall vara sådan att långsiktig upplåning inte behöver ske Utfall i prognos 2013 Resultatet efter tredje kvartalet uppgår till 170 mnkr (3,5%) (enligt balanskravet)och prognosen för helåret visar på ett resultat om 153 mnkr (2,1%) Soliditeten 2012 var -1 %, enligt prognosen blir soliditeten -3% 2013 vilket är en förändring med -2%. Självfinansieringsgraden är idelårsbokslutet 34 % och prognostiseras till 32% för 2013. Upplåningen uppgår till 250 mnkr idelårsbokslutet vilket är i likhet med fg år. AmOltering bedöms ej kunna genomföras under året. AmOlteringar kan inte genomföras enligt plan. Likvida medel understiger kortfristiga skulder. Måluppfyllelse Prognosen pekar på att målet kommer att nås. Prognosen pekar på att målet INTE kommer att nås. Prognosen pekar på att målet INTE kommer att nås. Prognosen pekar på att målet INTE kommer att nås. Prognosen pekar på att målet INTE kommer att nås. Delårsrapporten påvisar att vid redovisningstillfållet uppnås ett av fullmäktiges finansiella mål. Prognosen per augusti visar på samma resultat vid årsskiftet. Vi delar landstingets bedömning att målen till övervägande del inte kommer att uppnås. Bedömning Vår översiktliga granskning visar på att prognostiserade resultat i huvudsak inte är förenliga med de finansiella målen som fullmäktige fastställt i budget 2013. Detta grundas på att enbart ett mål av fyra bedöms uppnås under året. Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 6 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 Vi anser att prognostiserade avvikelser från måluppfyllelsen bedöms så väsentliga att dessa bör framgå av den inledande övergripande redovisningen i delårsrapporten. 2.3.2 Måljör verksamheten Utifrån den övergripande visionen om "Ett hälsosammare Dalarna" har Landstingsfullmäktige fastställt ett antal uppdrag för respektive verksamhet. Uppdragen har i verksamheterna formulerats till mål och i samband med delårsrapporterna görs uppföljning av vissa mål. Redovisningen rapporteras i respektive förvaltnings delårsrapport som utgör bilaga till Landstingets Dalarnas delårsrapport. Nedan redovisas per förvaltning antal mål som följs upp i delårsrapporten samt andel uppnådda mål. Förvaltning Totalt antal mål Uppnådda Delvis Ej uppnådda som följs upp i mål uppnådda mål delårsrapporten mål Hälso & Sjukvården 16 6 2 8 Landstingsfastigheter 6 5 1 - Landstingsservice 7 3-4 Kultur- och -* bildningsförvaltning Tandvårdsförvaltning Ca 6** 3** 2*-* 1** inkl beställarenhet för tandvård Summering 35 17 5 13 "Kommentarjinns om attforvaltningen räknar med att uppfijlla deflesta mål som åtelfinns i verksamhetsplanen. Det saknas dock presentation av vilka målen är och hur bedömningen hal' gjorts. ** MåluppfiJllelsen presente/'us i löpande text och i sammanfattande for111 vilket göl' att det är svårt att utläsa antal mål och 111ålllppfiJllelse. Redovisningen av måluppfyllelsen sldljer sig väsentligt åt mellan de olika nämnderna. Avsaknaden av ett enhetligt sätt att återrapportera måluppfyllelsen, i kombination med att det inte finns någon sammanställd redovisning av verksamheternas måluppfyllelse i delårsrapporten, gör att det är svårt att bedöma huruvida verksamheternas måluppfyllelse är förenlig med fullmäktiges fastställda mål Då framförallt två förvaltningar brister i sin återrapportering av måluppfyllelsen konstaterar vi att samtliga mål som fullmäktige fastställt inte har följs upp i delårsrapporten. Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 7 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 Bedömning Då samtliga verksamheter inte redovisar sin måluppfyllelse och då det inte återfinns någon samlad bedömning i delårsrapporten kan vi inte bedöma måluppfyllelsen för dem och därför inte heller uttala oss om måluppfyllelsen avseende verksamheten är förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten 2013. Vi kan även konstatera att den redovisning som övriga förvaltningar presenterar i sina rapporter visar på att måluppfyllelsen avseende verksamheten endast delvis är förenlig med de av fullmäktige fastställda målen i budget 2013. Av de mål som följts upp utgör ej uppnådda mål 37% där Hälso & Sjukvården utgör 61%. Vi rekommenderar att man från centralt håll lämnar tydliga riktlinjer för hur måluppfyllelsen ska presenteras i verksamhetsberättelserna. Verksamhetsrnålen bör även i flera fall presenteras på ett annat sätt så att de tydligare går att koppla till fullmäktiges övergripande vision. Enligt Lagen om Kommunal Redovisning 4 kap s ska förvaltningsberättelsen innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Denna utvärdering bör innefatta såväl finansiella mål som verksamhetsrnål för att kunna utgöra underlag för fullmäktiges utvärdering om uppdraget har fullföljts avseende beslutade mål. 2.4 Nämndernas budgetuppfoljning och prognos Prognosen för nämndernas driftredovisning 2013 visas i nedanstående tabell: Driftredovisning per nämnd, mnkr Prognos Budget Utfall Utfall Budget 2013 Augusti helår avvikelse Landstingsstyrelsen -Hälso- och sjukvård -4925,7-3289,8-5035,7-110,0 -Central förvaltning -1 675,9-1 073,0-1 664,9 11,0 -Finansförvaltningen -132,2-18,0-150,2-18,0 Fastighetsnämnden 21,0 16,6 18,7-2,3 Servicenämnden 2,0 10,0 3,9 1,9 Kultur- och bildningsnämnd -133,0-83,6-132,8 0,2 Tandvårdsnämnden -166,2-98,5-165,0 1,2 Tandvårdsnämnden, beställaren het -28,9-17,3-28,9 0,0 Patientnämnd -4,2-2,7-4,2 0,0 Revision -5,7-2,4-5,7 0,0 Gemensam nämnd för kostsamverkan 0,0-2,8 0,0 0,0 Summa nämnderna -7048,9-4 561,5-7164,9-116,0 Av tabellen framgår att avvikelsen för Hälso- och sjukvården är kraftig trots tilläggsbudget om 100 mnkr. Här är det enligt vår bedömning viktigt att det långsiktiga arbetet med att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna fortsätter inom förvaltningens verksamheter. Även finansförvaltningen beräknas Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 8 av 9
Granskning av delårsrapport 2013 lämna ett underskott som uppgår till 18 mnkr vilket främst beror på ökade pensionskostnader. Övriga nämnder redovisar positiva avvikelser på helårsprognosen och de kan därmed uppfylla sina finansiella uppgifter. Verksamhetsrnålen för god ekonomisk hushållning redovisas som vi noterat tidigare med varierande kvalitet och en förbättringspotential i delårsrapporten finns inom detta område. 2013-10-21 Malin Liljeblad Projektledare Emil Forsling Uppdragsledare Oktober 2013 Landstinget Dalarna PwC 9 av 9
, II landstinget DALARNA Fastighetsförvaltningen Ledning ~rev\de. 7- BESLUTSUNDERLAG Fastighetsnämnden Datum 2013-11-27 Sida 1 (1) Dnr LD12/03112 Uppdnr 670 Plan för intern kontroll 2013, uppföljning Ordförandens förslag 1. Anteckna redovisad rapport för internkontroll 2013 till protokollet. Sammanfattning Redovisade iakttagelser i granskningsrapporten pekar på angelägna och relevanta förbättringsområden. Av rapporten framgår vilka åtgärder som kommer att genomföras i syfte att säkerställa förbättringar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Rapport intern kontroll 2013, bilaga Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsfullmäktige har senast 2011-06-14, 99, beslutat att fastställa reglementen för landstinget nämnder. Enligt reglementet åläggs varje nämnd enligt 14 i reglementet att tillse att intern kontroll och uppföljning fungerar tillfredsställande. Fastighetsnämnden beslutade 2012-11-28, 42, att fastställa plan för intern kontroll av nämndens ansvarsområde 2013. Enligt planen ska återkoppling ske årligen och redovisas för nämnden. Bilagda granskningsrapport redovisar gjorda iakttagelser. Bilaga. Patientperspektiv, Finansiering och ekonomiska konsekvenser, Miljö, likabehandling, Barnkonsekvens, Juridik, Folkhälsa och konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i detta ärende. Samverkan med fackliga organisationer Information enligt MBA paragraf 10 har ägt rum 26 november 2013. Postadress 80x712 791 29 Falun Uppföljning Enligt nämndens reglemente ska varje års fastställa kontrollplan följas upp senast i november månad samma år. - \ Besöksadress.. Vasagatan 27 Falun Kontakt 023 490610 landstingsfast.dajarna@ltdalarna.se Org.nr: 232 100 0180 i Han dlägga re Sjöberg Jan 023 49 00 43 Förvaltningschef jan.sjoberg@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna Landstingsfastigheter 2013-11-11 1 (4) Internkontroll 2013, rapport Bakgrund Landstingsfullmäktige har senast 2011-06-14, 99, beslutat om reglemente för fastighetsnämnden. I reglementet, 14, fastslås att ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande samt hur uppföljningen av den interna kontrollen ska ske ligger på nämnden. Vid nämndens sammanträde 2012-11-28, 42, fastställdes den aktuella kontrollplanen för 2013. Nedan redovisas avsnitt för avsnitt de iakttagelser som har gjorts i samband med genomförd granskning. Ä. Projekt- och investeringsverksamhet En granskning har skett av sex slumpvis valda investerings- och underhållsprojekt. Processkedena följer byggprocessens indelning. Följande moment har granskats: 1. Upphandling av konsulter - och entreprenörer. Avrop ramavtal (konsulter/entreprenörer), och beställningar. 2. Kontroll av leverantörer (Skatteverket, KFM mm). 3. Projekt-, hyres- och efterkalkyler. De projekt som granskats är följande: Projekt nr 1628 1641 2345 2448 3474 3493 Benämning Falu lasarett, röntgen A-sidan etapp 3 Falu lasarett, ombyggnad för infektion Mora lasarett, lokaler för klin kemi och blodcentral Mora lasarett, tandregleringen Ludvika lasarett, ombyggnad skelettröntgen Avesta lasarett, anpassning MiT, hus 3 Noteringar Granskningen enligt ovan visar på god följsamhet till gällande rutiner för de två större projekten (>100 basbelopp) som granskats (projekt 1641 och 2345). Däremot finns det fortfarande brister och förbättringar att göra i granskade mindre projekt både när det gäller skriftliga beställningar/avrop och registrering av projektkalkyler i våra uppföljningssystem. B. Förvaltningsverksamhet a. Hyresavtal Internkontrol I 20 13_rapport 201 3-1 I-I II
Landstinget Dalarna Landstingsfastigheter 2013-11-11 2 (4) Granskning av hyresavtal för sex styck stickprovsmässigt valda objekt/projekt. De objekt/projekt som granskats är följande: Projekt nr 1628 1641 2345 2448 3474 3493 Benämning Falu lasarett, röntgen A-sidan etapp 3 Falu lasarett, ombyggnad för infektion Mora lasarett, lokaler för klin kemi o blodcentral Mora lasarett, tandregleringen Ludvika lasarett, ombyggnad skelettröntgen Avesta lasarett, anpassning MiT, hus 3 Noteringar Inga särskilda noteringar, Hyreskontrakt finns upprättade i de fall projekten är färdigställda, De avtal som finns är undertecknade av behöriga personer enligt delegationsordning och verkställighetsförteckning, b. Driftavtal Granskning av att driftavtal finns upprättade och undertecknade av behöriga personer enligt delegationsordning/verkställighetsförteckning, Följande anläggningar har granskats; 024 Musikkonservatoriet, Falun 105 Fornby folkhögskola, Borlänge 107 Kvarnsvedens VC, Borlänge 300 Ludvika lasarett Noteringar Allt i enlighet med beslutad rutin, dvs, att driftavtal finns och att dessa är upprättade och påskrivna av behöriga, Dessutom har tillkommande kostnader, utöver avtalade ersättningar, följts upp, c. Personal/arbetsmiljö a. Arbetsmiljöronder Arbetsmiljörond för 2013 är planerad till 19 november. Närmast föregående arbetsmiljörond genomfördes 2012-12-06, Arbetsmiljöronderna bekräftar en god arbetsmiljö, Noteringar Konstateras att rutin och beslutsrätt enligt verkställighetsförteckning har följts, b. Brand Kontrollmoment avser att följa upp att "Checklista brandskydd" är inrapporterad, Noteringar Rapportering har skett i enlighet med anvisat formulär den 15 oktober 2013, c. Anställningsvillkor/-förmåner Internkalltroi 1 2013 _rapport 2013-11-1 1 1
Landstinget Dalarna Landstingsfastigheter 2013-11-11 3 (4) Anställningsvillkor mm regleras i centrala avtal. Verksamheten hanteras enligt dessa avtal och med stöd av central HR-funktion. Noteringar Inga avvikelser noteras. d. Övrigt Semesterledighet Uppföljning av att semesterledigheter följer gällande laga, avtal och delegations- och verkställighetsord n ing. Notering Godkännande av semesterledigheter har granskats och även bekräftats av aktuell löneadministratör hos Personalenhet. Beslut har fattats av behörig för granskade ledigheter, dvs. avsedd rutin har tillämpats. Sjukfrånvaro Tabellen nedan redovisar utfallet för helåren 2006-2012 och för 2013 månaderna jan aug. Ar Sjukdagar/ Sjuktal i % av anställd tillgänglig tid 2006 5,8 2,7 2007 3,2 1,5 2008 6,9 3,2 2009 0,7 2010 1,2 2011 1,8 2012 1,9 2013 (Jan - aug) 0,9 Noteras Sjukfrånvaron håller en extremt låg nivå. Arbetet går ut på att bevara denna låga nivå. D. Generella noteringar och förbättringsområden (A-C ovan) Skriftliga avropsbeställningar av konsulttjänster och entreprenörer saknas i några fall. I samtliga fall anlitas konsulter som vi har ramavtal med och där muntliga avrop har skett. Beställningarna ska dock enligt fastställd rutin bekräftas i projektspecifika avropsbeställningar. I något fall har direktupphandling tillämpats. Förslag till åtgärder: 1. Månadsvisa uppföljningar av fakturor som saknar skriftlig beställning/avrop. Dessa kommuniceras till fastighets- och ekonomichef och följs vid behov upp i Ledningsgrupp. 2. Registrering av projektkalkyler i ekonomisystemet (RO) saknas i några fall. Om kalkyler inte registreras försvåras uppföljningen av projekten för förvaltare,!nternkontroll 2013 _rapp0i120 13-11-111