Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun att anta Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun. Sammanfattning Den kommunala arkivverksamheten bygger på en ansvarsfördelning mellan kommunfullmäktige, nämnderna och arkivmyndigheten utifrån de ramar som finns angivna i arkivförfattningarna och kommunallagen. Bestämmelserna ger kommunerna stora möjligheter att själva avgöra hur arkivverksamheten ska bedrivas. Fullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården samt besluta om riktlinjer för arkivverksamheten i övrigt om inte annat anges i lag. Bakgrund Riktlinjerna gäller för fullmäktige, kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Riktlinjerna ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Enligt arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 Tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Arkivet är en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Lena Fransson Kommundirektör Åsa Franzén Kanslichef
Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Förvaltningen anser att barn inte påverkas av beslutet. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Förslag till Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-?? Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1
INNEHÅLL INLEDNING 3 MÅL OCH SYFTE 3 VAD ÄR ARKIV? 3 ANSVAR 3 OMORGANISATION OCH FÖRÄNDRADE ARBETSSÄTT 3 GALLRING 3 ARKIVMYNDIGHETEN 4 UTLÅNING 4 ÖVERGRIPANDE INFORMATION OM ANSVAR OCH UPPGIFTER ENLIGT LAG,BILAGA 1 5 2
Inledning Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i fullmäktiges föreskrifter om arkivvården, ska följande riktlinjer för hantering av arkiv gälla för Knivsta kommun. Riktlinjerna gäller för fullmäktige, kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Riktlinjerna ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Mål och syfte Syftet med dessa riktlinjer är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Ansvar Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd och styrelse ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Nämnden och styrelsen ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning. Omorganisation och förändrade arbetssätt När en nämnd eller styrelse förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden eller styrelsen i god tid samråda med arkivmyndigheten. Gallring 3
Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför -informationsförlust, -förlust av möjliga informationssammanställningar, -förlust av väsentliga sökmöjligheter eller -förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Inskränkning av möjligheten att framställa möjliga handlingar ska också betraktas som gallring. Varje nämnd fattar beslut om gallring, om inget annat är föreskrivet i lag. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för kommunarkivet. Arkivmyndigheten ska - utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag - förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse, - lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården. - allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering, - ge råd kring hantering av arkiv till kommunens förvaltningar och företag, - fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv - handlägga arkivfrågor som inte regleras på annat sätt Arkivmyndigheten får i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen. Utlåning Utlåning av arkivhandlingar får endast ske om ingen risk föreligger att handlingarna skadas eller förkommer. Förutsättningen för utlån är att utlämnande kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen. För tjänsteändamål kan arkivhandling utlånas till annan myndighet. För vetenskapligt ändamål kan arkivhandling lånas ut till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet. Efter beslut i fullmäktige med stöd av förvaringslagen (3 ÖLL 2015:605). Om en nämnds/styrelses verksamhet övergår i privaträttslig associationsform kan bolaget eller motsvarande form, kan handlingar från myndighetstiden, lånas ut för begränsad tid om de behövs i den nya verksamheten utan att handlingarna förlorar sin status av allmänna handlingar. 4
Övergripande information om ansvar och uppgifter enligt lag Bilaga 1 Kommunfullmäktiges ansvar Kommunfullmäktige beslutar om; - Vilken myndighet som ska vara arkivmyndighet (AL 8 - att kommunala företag och bolag ska omfattas av riktlinjer för hantering av arkiv och de lokala föreskrifterna för arkivvården (AL 8 3 st) - Fatta beslut om överlämnande av handlingar för viss tid till enskild med stöd av ÖLL 3 (AL 14) - Fatta beslut om överlämnande av handlingar till annan nämnd eller statlig myndighet om en nämnd upphör och ingen annan nämnd ska överta verksamheten (AL 15) - Fatta beslut om överlämnande av handlingar till arkivmyndighet vid tidigare eller senare tidpunkt om en nämnd upphör och ingen annan nämnd ska överta verksamheten (AL 14) - föreskrifter kring arkivvården (AL 16) - obligatoriskt samråd mellan myndigheter och akivmyndigheten ska ske (AF 6 1 st) - att Riksarkivets definition, på vad gallring som innebär åtgärder som kräver särskilda beslut, tillämpas (KL 3 kap 2 st) - rekommendationer kring metoder, material och skydd rörande arkivvården (KL kap 3 9) - att överlåta till arkivmyndigheten att besluta om hos vilken myndighet ett gemensamt verksamhetssystem ska bilda arkiv om en eller flera myndigheter och företag svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen (KL kap 3 9) - att arkivmyndigheten får handlägga arkivfrågor som inte regleras på annat sätt (KL kap 3 9) Fullmäktige får deponera sina handlingar hos arkivmyndigheten men ansvarar för vården. Arkivmyndighetens ansvar och uppgifter För vård och tillhandahållande av arkivmyndighetens handlingar, och till denna överlämnade arkiv, finns ett kommunarkiv. Arkivmyndigheten ska - utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård (AL 7) dock ej fullmäktige - förvara och vårda och tillhandahålla arkiv som den tagit emot till följd av lag eller överenskommelse (AL 9) dock ej fullmäktige - utfärda de riktlinjer rekommendationer kring material, metoder och skydd för en god arkivvård i kommunen (Riktlinjer för arkivhantering) - ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hantering av allmänna handlingar och vid övrig hantering (OSL kap 4 2) - Samråda med styrelser och nämnder i arkivfrågor vid ändringar av organisationen eller arbetssätt (AF 6) (Riktlinjer för arkivhantering) - levandegöra arkivmaterialet för allmänhet och forskning (Riktlinjer för arkivhantering) - ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen (Riktlinjer för arkivhantering) 5
Arkivmyndigheten får - ta emot fullmäktiges handlingar som deposition - överta arkiv efter överenskommelse (AL 9) - överta arkivhandlingar efter ensidigt beslut som följd av tillsyn (AL 9) - efter särskilt avtal, motta arkivhandlingar också från enskilda personer och institutioner med anknytning till kommunens verksamhet (Riktlinjer för arkivhantering) - ta emot enskilda arkiv (Riktlinjer för arkivhantering) Styrelse, nämnds och företags/bolags ansvar och uppgifter Styrelse, nämnd, och företag/bolag ska - ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hantering av allmänna handlingar och vid övrig hantering (OSL kap 4 2) - ta ansvar för vården av sitt arkiv (AL 4-6) (Riktlinjer för arkivhantering), (Föreskrifter för arkivvården) - fatta beslut om gallring av sitt arkiv - fatta beslut om former för internkontroll vad gäller allmänna handlingar - samråda med arkivmyndighet vid organisationsförändringar eller förändrat arbetssätt samt inför gallringsbeslut (AF 6) (Riktlinjer för arkivhantering) - ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning för arkivvården Styrelse, nämnd, och företag/bolag får - överlämna handlingar till arkivmyndighet efter samråd (AL 9) - låna ut handlingar (Riktlinjer för arkivhantering) överlämna/ta emot handlingar till/från annan nämnd som övertar verksamhet 6
Förslag till Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-?? Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1
Tillämpning Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i fullmäktiges riktlinjer om arkivvården, ska följande föreskrifter för arkivvården gälla för Knivsta kommun. Föreskrifterna gäller för fullmäktige, kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Riktlinjerna ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Ansvar Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd eller styrelse ska utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor med skyldighet att hålla arkivmyndigheten underrättad om förhållanden av betydelse för arkivbildning, arkivvård och förutsättning för gallring. Arkivansvarig Arkivansvarig är samordnare för nämndens/styrelsens arkivredogörare Arkiv ansvarig ska: bevaka arkivfrågor och informera nämnd/styrelse och berörd personal. bevaka att arkivfrågor beaktas i budgetarbetet. samråda med arkivmyndigheten vid sådana förändringar i organisation eller arbetssätt som kan påverka arkivbildningen hos myndigheten, t.ex. införande av olika datorsystem och mikrofilmning. samråda med arkivmyndigheten innan gallringsbeslut fattas. ansvara för att dokumenthanteringsplanen och arkivbeskrivning revideras vid behov Arkivredogörare Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna enhetens handlingar. Arkivredogöraren ser till att den egna enhetens arkivbildning sker enligt föreskrifter, riktlinjer dokumenthanteringsplan. Arkivredogöraren verkställer /ser till att beslutad och föreskriven gallring blir verkställd. Arkivredogöraren förbereder och verkställer leverans till slutarkiv. Arkivredogörare deltar vid revidering av dokumenthanteringsplan Har myndighet flera arkivansvariga eller arkivredogörare skall det finnas en huvudarkivansvarig och en huvudarkivredogörare som svarar för hela myndigheten. 2
Arkivvård Varje nämnd och styrelse ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård. Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården. Beständighet Handlingar som skall bevaras måste framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet. Papper, datamedium, skrivmedel och maskinell utrustning skall väljas i enlighet med de krav som ställs på handlingarnas beständighet efter de råd som riksarkivet och arkivmyndigheten givit. Handlingar skall framställas så, att de kan läsas och vid behov överföras till annan databärare/annat medium under den tid som de skall kunna hållas tillgängliga. Redovisa arkiv Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade för att underlätta utlämnande av allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv i en dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Dokumenthanteringsplan Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen upptar myndighetens aktuella handlingar. Den skall innehålla uppgift om handlingarnas benämning, om deras inbördes ordning, om gallringsbeslut och gallringsföreskrifter, om regler för arkivläggning och avställning samt om för handlingarna lämpliga media. Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar häri som är av betydelse ur arkivsynpunkt samt arkivvårdens organisation och principer för bevarande och gallring. 3
Arkivförteckning Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd redovisning av arkivets innehåll. Förteckningen skall utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Om flera avgränsade arkiv uppstår hos myndigheten förtecknas dessa var för sig. Arkivbeskrivning upprättas då särskilt för varje arkiv samt för hela myndigheten. Förvaring, lokaler Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Handlingarna ska under bevarande tiden förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska beständigheten bibehålls. Förvaring Råd om arkivlokaler utfärdas av riksarkivet och arkivmyndigheten och skall vara vägledande för nämnder och styrelser. Om nämnder och styrelser saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal, skall handlingarna placeras i skåp (dokument- eller värdeskåp) som ger motsvarande skydd. I arkivlokal ska endast arkivhandlingar förvaras. Elektriska apparater som terminaler, skrivare, kopiatorer eller faxar får inte placeras i arkivlokal. För förvaring av datamedia och mikrofilm gäller särskilda krav. Avgränsning av arkiv och rensning Arkiven ska avgränsas Arbetsmaterial och andra handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning genomförs av tjänsteman med god kännedom om materialet senast i samband med arkivläggning. Arbetsmaterial kan vara t.ex. anteckningar och utkast av tillfällig betydelse som är obehövliga för förståelsen av respektive ärendes handläggning och beslut samt övertaliga kopior och dubbletter. Även elektroniska upptagningar som endast utgjort mellanled i arbetsprocessen är arbetsmaterial. Sådana minnesanteckningar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen 4
skall till den del de tillför ärendet sakuppgift, som inte dokumenterats i allmän handling, arkivläggas. Handlingarna blir därigenom allmänna. Föreskriven gallring Föreskriven gallring ska vara genomförd senast vid utgången av året efter gallringsfristens utgång. 5