INRIKESMINISTERIET POLISAVDELNINGEN Polisens högsta ledning PB 26 00023 Statsrådet REGISTERBESKRIVNING 1. Informationssystemets namn ( och dess delregister) 2. Registeransvarig (adress, besöksadress och telefonnummer) 3. Placeringen av (Registerföring, enhet och adress) 4. Ansvarsperson (tjänsteställning och telefonnummer) 5. Den person som sköter s registerärenden i den registerförande enheten (tjänsteställning och telefonnummer) 6. Den grund på vilken förs (Författning) 7. Användningssyftet med SCHENGENS NATIONELLA INFORMATIONSSYSTEM, som har följande delregister: 1. Den nationella enheten i Schengens informationssystem 2. Schengenregistret för registreringar POLISENS HÖGSTA LEDNING Inrikesministeriet Postadress: PB 26, 00023 Statsrådet Besöksadress: Sparbankskajen 2 A, 00530 Helsingfors Telefon (09) 160 01/växeln POLISENS DATACENTRAL Postadress: PB 56, 96301 Rovaniemi Besöksadress: Rantavitikantie 33, 96300 Rovaniemi Regeringsrådet Aulis Gerlander Inrikesministeriet, polisavdelningen, tfn (09) 160 446 06 Polisens datacentral Datatjänstsekreterare tfn (09) 229 5761 Centralkriminalpolisen, tfn (09) 838 8661 Kriminalöverkonstapel Petri Huhtanen Kriminalöverkonstapel Mauno Hartonen Polislagen 493/1995, polisförordningen 1112/1995, personuppgiftslagen 523/1999, lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 761/2003 jämte i dessa senare gjorda ändringar samt Schengenavtalen Schengens nationella informationssystem är ett permanent personregister som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Om användningssyftet med systemet bestäms i artiklarna 92-100 i Schengenkonventionen (FördrS 23/2001). Den nationella enheten i Schengens informationssystem har som mål att i enlighet med bestämmelserna i Schengenkonventionen bevara allmän ordning och säkerhet, inbegripet statens säkerhet, och att med hjälp av de uppgifter som överförs via detta system inom de avtalsslutande parternas territorium tillämpa konventionens bestämmelser om personers rörlighet. Päivitetty 22.9.2003 1(5)
8. De källor som i regel används för Polis-, tull- och gränsbevakningsmyndigheterna, utlänningsbyrån, utrikesministeriet, finska diplomatiska beskickningar, konsulat som förestås av en utsänd konsul och annan finsk beskickning, om utrikesministeriet har beviljat en namngiven finsk medborgare som tjänstgör där fullmakt att bevilja visum och uppehållstillstånd (behöriga Schengenmyndigheter) samt behöriga myndigheter i de stater som anslutit sig till Schengenavtalet. 9. Normalt utlämnande och normal användning av uppgifterna i Om behandling av personuppgifter i samband med internationellt polissamarbete föreskrivs i 6 kap. lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet Polisen får lämna ut uppgifter till de behöriga Schengenmyndigheterna ur Schengens nationella informationssystem för ändamål som anges i artiklarna 95-100 i Schengenkonventionen. Polisen får lämna ut uppgifter som registrerats i till de behöriga Schengenmyndigheterna för andra ändamål än de för vilka uppgifterna har inhämtats och registrerats enligt vad som anges om detta i artikel 102 i Schengenkonventionen. Utan hinder av sekretessbestämmelserna får polisen lämna ut uppgifter även genom teknisk anslutning eller i maskinläsbar form. Om polisens rätt att få uppgifter ur Schengens informationssystem bestäms i artiklarna 101 och 102 i Schengenkonventionen. Med hjälp av den datafil som upprätthålls av den tekniska stödfunktionen i Schengens informationssystem gör den tekniska stödfunktionen alla de avtalsslutande parternas nationella enheter i identiska till sitt innehåll. Om lagenligt utlämnande av uppgifter ur polisens personregister beslutar den registeransvarige eller någon annan polisenhet som den registeransvarige har förordnat till uppgiften. Päivitetty 22.9.2003 2(5)
10. De typer av information innehåller 11. Informationssystemets art samt principerna för sekretessen För tillämpandet av de bestämmelser i Schengenkonventionen som rör bevarandet av allmän ordning och säkerhet, inbegripet statens säkerhet, samt rörlighet för personer, inhämtas och registreras sådana uppgifter som anges i artiklarna 95-100 i Schengenkonventionen om personer som har efterlysts för att anhållas i utlämningssyfte utlänningar som meddelats inreseförbud försvunna personer för utredande av uppehållsort personer som med hänsyn till sin egen säkerhet tillfälligt bör omhändertas vittnen, åtalade som förelagts att infinna sig för hörande vid domstolsförhandling i samband med brottmål personer som skall dömas till påföljd för brott eller inställa sig för verkställighet av frihetsberövande personer för övervakning eller kontroll fordon för övervakning eller kontroll stulna, bortförda eller försvunna a) motorfordon (cylindervolym över cm 3 ) b) släpvagnar och husvagnar (tjänstevikt över 750 kg) c) skjutvapen d) blankodokument e) utfärdade legitimationshandlingar (pass, ID-kort, körkort) f) registrerade sedlar Endast följande personuppgifter kan registreras a) efternamn och förnamn, eventuellt separat registrering av alias b) särskilda yttre oföränderliga fysiska kännetecken c) andra förnamnets intialbokstav d) födelsedatum och födelseort e) kön f) nationalitet g) uppgift om huruvida personen är beväpnad h) uppgift om huruvida personen kan tillgripa våld i) syftet med registreringen j) begärt förfarande X ADB Informationssystemet är ett permanent register som är avsett att användas av de behöriga Schengenmyndigheterna i de stater som anslutit sig till Schengenkonventionen, och det förs med hjälp av automatisk databehandling. Utomstående användning av registret är förhindrad. Användaren har i sin arbetsuppgift personlig användningsrätt och ett personligt lösenord som har beviljats enligt den registeransvariges anvisningar. 12. Sökvillkor 13. Informationssystemets storlek efternamn och förnamn/ efternamn och personbeteckning/ efternamn och födelsedatum identifierare registerbeteckning och tillverkningsnummer Informationssystemet är riksomfattande Päivitetty 22.9.2003 3(5)
14. Den tid uppgifterna i bevaras Uppgifter i Schengens nationella informationssystem utplånas med iakttagande av vad som bestäms i artiklarna 112 och 113 i Schengenkonventionen: Artikel 112 1. Personuppgifter som registrerats i Schengens informationssystem för personefterlysning, skall inte bevaras längre än vad som är nödvändigt för det syfte i vilket de lämnats. Senast tre år efter registreringen skall den rapporterande avtalsslutande parten undersöka om uppgifterna måste bevaras. För de rapporter som avses i artikel 99 är denna tidsfrist ett år. 2. I förekommande fall skall varje avtalsslutande part i enlighet med sin nationella lagstiftning bestämma kortare tidsfrister för undersökning. 3. Schengens informationssystems tekniska stödfunktion skall automatiskt underrätta de avtalsslutande parterna med en månads varsel om raderingar som har programmerats in i systemet. 4. En rapporterande avtalsslutande part kan, inom tidsfristen för undersökningen, besluta att rapporten skall kvarstå, om detta visar sig nödvändigt för det syfte som ligger till grund för denna. Förlängd tidsfrist för en rapport måste meddelas till den tekniska stödfunktionen. Bestämmelserna i punkt 1 skall gälla vid förlängd rapport. Artikel 113 1. Andra uppgifter än de som avses i artikel 112 skall bevaras i högst tio år, uppgifter angående utfärdade legitimationshandlingar och registrerade sedlar i högst fem år och uppgifter angående motorfordon, släpvagnar och husvagnar i högst tre år. 2. Raderade uppgifter skall bevaras under ytterligare ett år vid den tekniska stödfunktionen. Under denna tidsfrist skall de inte kunna utnyttjas för annat än för att i efterhand kontrollera deras riktighet och att registreringen skett i överensstämmelse med lagen. Därefter skall de förstöras. 15. Uppgifternas offentlighet I enlighet med 27 lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet får en uppgift som har konstaterats vara felaktig inte bevaras i Schengens nationella informationssystem Ej offentliga Offentliga X Sekretessbelagda Författningsgrund: Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 Päivitetty 22.9.2003 4(5)
16. Rätt till insyn Ja/inskränkt X Nej/inskränkt, hur: Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26, 27, 28 och 29 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44, 45 och 47 I enlighet med 45 lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet gäller rätten till insyn över huvud taget inte bl.a. uppgifterna i Schengens nationella informationssystem i de fall som avses i artikel 109.2 i Schengenkonventionen. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att de ovan nämnda uppgifterna om den registrerade är lagenliga. 17. Hur rätten till insyn skall förverkligas Uppgifterna för utövande av insyn lämnas ut av den registeransvarige eller någon annan av polisinrättningen i häradet förordnad peson som sköter enhetens registerärenden, och den registrerade bereds möjlighet att bekanta sig med uppgifterna om sig själv. Uppgifterna ges på begäran i skriftlig form. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att uppgifterna om den registrerade är lagenliga. Vid utövande av rätten till insyn i uppgifterna iden datafil som upprätthålls av den tekniska stödfunktionen i Schengens informationssystem iakttas ett förfarande i enlighet med 47 lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 18. Hur registerbeskrivningen över skall hållas tillgänglig Registerbeskrivningen över Schengens nationella informationssystem hålls allmänt tillgänglig på den registeransvariges verksamhetsställe och på polisinrättningen i varje härad. Registerbeskrivningen finns också i polisens riksomfattande datanät. 19. Anmälan till dataombudsmannen 20. De bestämmelser som gäller ibruktagandet av och delregistren samt de föreskrifter, anvisningar och beslut som meddelats av den registeransvarige Personuppgiftslagen 36 (Ingen anmälningsplikt, eftersom behandlingen av personuppgifter regleras i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet). Författning: Schengens nationella informationssystem har fastställts bli taget i bruk. ( Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 761/2003) Författning: Innehållet i (artiklarna 92-100 i Schengenkonventionen FördrS 23/2001) Föreskrift: Uppgifterna för utövande av insyn ges av den registeransvarige och polisinrättningen i varje härad (Inrikesministeriets föreskrift dnr SM- 2003-2621/Si-2, som gäller från 1.10.2003) Datum 22.9.2003 Underskrift Aulis Gerlander, regeringsråd Päivitetty 22.9.2003 5(5)