Enkät för självutvärdering AEO-riktlinjer 0.1 Vi rekommenderar att du läser Europeiska kommissionens riktlinjer för godkända ekonomiska aktörer, TAXUD/2006/1450, innan du ansöker om AEO-status (de finns på kommissionens webbplats Europa). 0.2 Vilka avdelningar, inklusive ledande befattningshavare, har varit delaktiga i förberedelserna för ansökan om AEO-status? 1. Uppgifter om företaget 1.1. Allmänna uppgifter 1.1.1. Ange företagets namn och adress, datum för bildandet och företagsform. Ange adressen till företagets webbplats om ni har en. Om företaget ingår i en koncern: Ange om andra företag i koncernen a) redan har AEO-certifikat eller b) har ansökt om AEO-status och för närvarande är föremål för en AEO-revision från en nationell tullmyndighets sida. 1.1.2. Ange följande uppgifter (om de är tillämpliga på företagsformen): a) Fullständiga uppgifter om de största aktieägarna och deras andelar av aktiekapitalet b) Fullständiga uppgifter om styrelseledamöter och/eller företagsledning c) Fullständiga uppgifter om eventuellt rådgivande organ och dess styrelse. Fullständigt namn och adress, födelsedatum och nationellt identifikationsnummer (t.ex. nationellt ID-kortsnummer eller nationellt socialförsäkringsnummer). 1.1.3 Ange namnet på den person som är ansvarig för tullfrågor i företaget. Fullständigt namn och adress, födelsedatum och nationellt identifikationsnummer (t.ex. nationellt ID-kortsnummer eller nationellt socialförsäkringsnummer). 1.1.4. Beskriv kortfattat företagets verksamhet och ange vilken position det har i den internationella leveranskedjan (t.ex. tillverkare, exportör, speditör, lagerhavare, tullombud, fraktförare, importör). Ange alla positioner om de är fler än en.
1.1.5. Ange verksamhetsorter med namn, adresser, telefonnummer och e-postadresser till kontaktpersoner och ge en kort beskrivning av den verksamhet som bedrivs (också i andra medlemsstater och tredjeländer) a) på de orter där företaget bedriver verksamhet i egen regi (ange ungefärligt antal anställda på varje avdelning) och b) på de orter där en tredje part bedriver verksamhet på entreprenad för företagets räkning. 1.1.6. Bedriver ni handel med närstående företag? Ja/Nej 1.1.7. Beskriv företagets interna organisation och varje avdelnings uppgifter/ansvarsområden. 1.1.8. Ange vilka personer som ingår i företagsledningen (direktörer, avdelningschefer, redovisningschef, chef för tullavdelningen osv.) och beskriv kortfattat reglerna för hur ersättare för dessa utses. 1.1.9. Hur många anställda har ni? 1.1.10. a) Ange vilka personer (namn och befattningar) i företaget som har särskild kunskap om tullfrågor. b) Ange kortfattat vilka kunskaper dessa personer har om IT-användning när det gäller tullprocesser, affärstransaktioner och allmänna handelsrelaterade frågor. 1.1.11. 1.1.12 Jag samtycker till att uppgifterna i AEO-certifikatet offentliggörs i den förteckning över godkända ekonomiska aktörer som avses i artikel 14x.4 i tillämpningsföreskrifterna för gemenskapens tullkodex. Ja/Nej Om ja: Namnteckning: Befattning: (Det fullständigt ifyllda frågeformuläret ska undertecknas av firmatecknare, men för denna fråga rekommenderas en separat underskrift) Datum:... Jag samtycker till att uppgifterna i AEO-tillståndet utbyts vid tillämpning av internationella avtal med tredjeländer om ömsesidigt erkännande av status som godkänd ekonomisk aktör och säkerhetsåtgärder: Ja/Nej Om ja: Namnteckning:... Befattning: (Det fullständigt ifyllda frågeformuläret ska undertecknas av firmatecknare, men för denna fråga rekommenderas en separat underskrift) Datum:
Om du har lämnat samtycke till ömsesidigt informationsutbyte i fält 1.1.12 var vänlig lämna även följande uppgifter: 1.1.13 1.2. 1.2.1. Translittererat namn:... Translittererad gatuadress och translittererat nummer: Translittererat postnummer och translittererad ort: De enda tecken som får användas är de latinska tecken som finns förtecknade i http://www.unicode.org/charts/pdf/u0000.pdf Affärsvolym (Del 2, avsnitt I, underavsnitt 2 I.2.1.1 i riktlinjerna) a) Ange årsomsättning för de tre senaste avslutade räkenskapsåren. Skriv "e.t." (ej tillämpligt) om företaget är nystartat. b) Ange nettovinster och -förluster under de tre senaste avslutade räkenskapsåren. Skriv e.t. om företaget är nystartat. 1.2.2. Ange vem ni hyr lagringsanläggningar av om ni använder lagringsanläggningar som ni inte äger. 1.2.3. Ange en uppskattning av antalet deklarationer och värdet av dessa under de senaste tre åren för följande. Skriv e.t. om företaget är nystartat. Import Export/återexport Transitering 1.2.4. Ange en uppskattning av det totala belopp ni har betalat under de senaste tre åren för följande. Skriv e.t. om företaget är nystartat. Tull Punktskatt Importmoms 1.2.5. 1.3. a) Förutser du några strukturella förändringar i företaget under de närmaste två åren? Ja/Nej. Om ja: Beskriv förändringarna kortfattat. b) Förutser du några större förändringar i leverantörskedjan under de närmaste två åren? Ja/Nej. Om ja: Beskriv förändringarna kortfattat. Tullinformation och tullstatistik (Del 2, avsnitt I, underavsnitt 2 I.2.1.2 i riktlinjerna)
1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. Besvara följande frågor: a) Fullgör ni tullformaliteter i eget namn och för egen räkning? b) Fullgör någon tullformaliteter för er räkning och i så fall vem och på vilket sätt (direkt eller indirekt)? Ange företrädarens namn, adress och EORI-nummer. c) Fullgör ni tullformaliteter för andras räkning? I så fall vem/vilka och på vilket sätt (direkt eller indirekt)? (Namnge de viktigaste företagen). a) Hur och av vem tullklassificeras varorna? b) Vilka åtgärder vidtar ni för att kvalitetssäkra tullklassificeringen (t.ex. kontroller, rimlighetskontroller, interna arbetsinstruktioner, regelbunden utbildning)? c) För ni anteckningar om dessa kvalitetssäkringsåtgärder? d) Kontrollerar ni med jämna mellanrum att era kvalitetssäkringsåtgärder är ändamålsenliga? e) Vilka resurser använder ni för tullklassificeringen (tex. databas med stående uppgifter om varor)? a) Hur och av vem fastställs tullvärdet? b) Vilka åtgärder vidtar ni för att kvalitetssäkra fastställandet av tullvärdet (t.ex. kontroller, rimlighetskontroller, interna arbetsinstruktioner, regelbunden utbildning eller annat)? c) Kontrollerar ni med jämna mellanrum att era kvalitetssäkringsåtgärder är ändamålsenliga? d) För ni anteckningar om dessa kvalitetssäkringsåtgärder? a) Ge en översikt över de importerade varornas ursprung som medför/inte medför förmånsbehandling. b) Vilka interna åtgärder har ni vidtagit för att se till att de importerade varornas ursprungsländer deklareras korrekt? c) Beskriv era rutiner för utfärdande av förmånsintyg och ursprungsintyg för exportvaror. Hanterar ni varor som omfattas av antidumpningstullar eller utjämningstullar? Ja/Nej 1.3.5. 2. Om ja: Lämna uppgifter om tillverkare eller länder utanför EU vilkas varor omfattas av dessa tullar. Tidigare efterlevnad (artikel 5a i tullkoden, artikel 14h i tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen, bilaga 1 till de förklarande anmärkningarna (bilaga 1c till tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen) Del 2, avsnitt II I.2.2 i riktlinjerna)
2.1. 2.2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.2. a) Har överträdelser av tullbestämmelserna upptäckts i företaget eller av tullmyndigheterna under de senaste tre åren? Skriv e.t. om företaget är nystartat. Om ja: Beskriv överträdelserna kortfattat. b) På vilket sätt har ni meddelat berörda offentliga myndigheter om överträdelserna och vilka kvalitetssäkringsåtgärder har ni infört för att undvika sådana överträdelser i framtiden? För ni anteckningar om dessa kvalitetssäkringsåtgärder? Har några ansökningar om tillstånd/licenser avslagits eller har befintliga tillstånd återkallats eller tillfälligt upphävts på grund av överträdelser av tullbestämmelser under de senaste tre åren? Ja/Nej. Skriv e.t. om företaget är nystartat. Om ja: Hur många och av vilka skäl? Redovisnings- och logistiksystem (artikel 5a i tullkoden, artikel 14i i tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen, Del 2, avsnitt III I.2.3 i riktlinjerna) Revisionsspår (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 1 I.2.3.1 i riktlinjerna) Gör ert redovisningssystem det möjligt att ha ett fullständigt revisionsspår för tulländamål och skatteändamål? Om ja: Beskriv detta revisionsspår i stora drag. Redovisningssystem (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 2 I.2.3.2 i riktlinjerna) 3.2.1. Vilket datasystem (maskinvara/programvara) använder ni för verksamheten i allmänhet och för tullfrågor i synnerhet? Lämna uppgifter om följande: - Uppdelningen av funktioner mellan utveckling, testning och drift. - Uppdelningen av funktioner mellan användare. - Kontroll av tillträdet (vilka/till vilka). - Spårbarheten mellan affärssystemet och deklarationssystemet. Kan ert redovisningssystem skilja mellan unionsvaror och icke-unionsvaror? Ja/Nej 3.2.2. 3.2.3. Om ja: Lämna uppgifter om detta. a) På vilken plats bedrivs dataverksamheten? b) Har datatillämpningar lagts ut på entreprenad? Om ja: Till vilket företag och hur hanterar ni kontrollen av tillträdet till de utlagda tillämpningarna?
3.3. Internt kontrollsystem (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 3 I.2.3.3 i riktlinjerna) Har ni företagsinterna riktlinjer för intern kontroll inom redovisnings-, inköps-, försäljnings- och tullfunktionerna och för produktion, material- och varuhantering samt logistik? Ja/Nej 3.3.1. Om ja: Beskriv dessa riktlinjer och hur de uppdateras kortfattat. Exempel: Åtgärder som arbetsinstruktioner, utbildning av personalen, instruktioner för felkontroller och mekanismer för korrekturläsning. Har någon intern/extern revision av era interna kontrollprocesser gjorts? Ja/Nej Inbegriper denna revision av era tullrutiner? Ja/Nej 3.3.2. Om ja: Bifoga en kopia av den senaste revisionsrapporten. Beskriv kortfattat era rutiner för kontroll av datafiler (stående uppgifter eller masterfiler). Hur väl anser du att dessa rutiner täcker följande risker: 3.3.3. 3.4. a) Felaktig och/eller ofullständig bokföring av transaktioner i redovisningssystemet. b) Användning av oriktiga eller inaktuella stående uppgifter, t.ex. antalet artiklar eller tulltaxenummer. c) Otillräcklig kontroll över affärsprocesserna. Varuflöde (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 4 I.2.3.4 i riktlinjerna) 3.4.1. 3.4.2. 3.5. Beskriv kortfattat hur materialflödet registreras (fysiskt och i bokföringen) från det att råvaran anländer via lagring till tillverkning och leverans. Vem registrerar uppgifterna och var förvaras de? Beskriv kortfattat vilka rutiner som finns för att kontrollera lagervolymer, hur ofta kontroller görs och hur avvikelser hanteras (t.ex. inventering). Tullrutiner (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 5 I.2.3.5 i riktlinjerna)
Har ni några dokumenterade rutiner för att kontrollera att tulldeklarationer, inklusive sådana som lämnas in för er räkning, t.ex. av ett tullombud eller en speditör, är riktiga? Ja/Nej Om ja: Beskriv rutinerna kortfattat. 3.5.1. 3.5.2. Om nej: Kontrollerar ni att tulldeklarationerna är riktiga? Ja/Nej. Om ja: På vilket sätt? a) Har företaget några instruktioner eller riktlinjer för att rapportera oegentligheter till berörda myndigheter (t.ex. misstänkt stöld eller smuggling av varor som omfattas av tull)? Är dessa instruktioner dokumenterade (t.ex. arbetsinstruktioner, manualer, andra handledningar)? b) Har ni upptäckt några oegentligheter (eller förmodade oegentligheter) och rapporterat dem till berörda myndigheter under det senaste året? Ja/Nej Handlar ni med varor som omfattas av handelslicenser (t.ex. textilier, jordbruksprodukter)? Ja/Nej 3.5.3. 3.6. Om ja: Beskriv kortfattat era rutiner för förvaltning av licenserna för import och/eller export av sådana varor. Förfaranden för backup, återhämtning och reservrutiner samt arkivering (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 6 I.2.3.6 i riktlinjerna) 3.6.1. Beskriv era förfaranden för backup, återhämtning, reservrutiner, arkivering och åtkomst till affärshandlingar. 3.6.2. Hur länge sparas data i produktionssystemet och hur länge arkiveras dessa data? 3.6.3. Har företaget någon beredskapsplan för systemavbrott/systemfel? Ja/Nej 3.7. 3.7.1. 3.7.2. Skydd för datorsystem (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 7 I.2.3.7 i riktlinjerna) a) Beskriv kortfattat vilka åtgärder som har vidtagits för att skydda datorsystemet mot intrång (brandvägg, virusskydd, lösenordsskydd m.m.). b) Har något intrångstest gjorts? Vilka resultat gav det i så fall och vilka åtgärder vidtogs med anledning av detta? a) Beskriv kortfattat hur behörighet för tillträde till datorsystemen utfärdas. b) Vem ansvarar för skyddet och driften av datorsystemet?
3.7.3. 3.8. a) Var är huvudservern placerad? b) Beskriv hur huvudservern skyddas. Dokumentationssäkerhet (Del 2, avsnitt III, underavsnitt 8 I.2.3.8 i riktlinjerna) 3.8.1. 3.8.2. 3.8.3. 3.8.4. 4. 4.1. 4.2. 4.3. Beskriv kortfattat de åtgärder (t.ex. begränsad åtkomst, elektronisk säkerhetskopiering) som har vidtagits för att skydda information/dokument mot intrång, missbruk, avsiktlig förstörelse och förlust. Ange om några incidenter med obehörig åtkomst till dokument har inträffat under det senaste året och vilka åtgärder som i så fall har vidtagits för att förhindra att det upprepas. Besvara följande frågor kortfattat: a) Vilka personalkategorier har tillträde till detaljerade uppgifter om material- och varuflöden? b) Vilka personalkategorier har behörighet att ändra sådana uppgifter? Finns det någon heltäckande dokumentering av ändringar? Beskriv kortfattat de säkerhetskrav ni ställer på era handelspartner och andra kontakter för att förhindra missbruk av information (t.ex. att leveranskedjan utsätts för risk genom otillåten överföring av leveransinformation). Ekonomisk solvens (artikel 5a i tullkoden, artikel 14j i tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen, Del 2, avsnitt IV I.2.4 i riktlinjerna) Har företaget varit föremål för något insolvensförfarande under de senaste tre åren? Ja/Nej Om ja: Lämna uppgifter om detta. Har företaget haft en god ekonomisk ställning i den mening som avses i artikel 14j i tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen, som är tillräcklig för att det ska kunna fullgöra sina åtaganden, under de senaste tre åren? Om ja: Styrk detta genom att bifoga t.ex. ett brev från revisorerna, en revisionsberättelse, en kopia av årsredovisningen (om den är granskad) eller ett dokument från bank eller finansinstitut. Om nej: Lämna uttömmande uppgifter om detta. Bifoga all bokföring och tillgängliga uppgifter om företagets ekonomiska ställning om det är nystartat, t.ex. de senaste versionerna av kassaflödesrapport, balansräkning och resultatprognos som har godkänts av styrelsen/delägarna/ensamägaren.
4.4. 5. 5.1. Känner du till någonting som kan påverka företagets ekonomiska solvens under överskådlig framtid? Ja/Nej Om ja: Lämna uppgifter om detta. Skydds- och säkerhetskrav (artikel 5a i tullkoden, artikel 14k i tillämpningsföreskrifterna för tullkodexen, Del 2, avsnitt V I.2.5 i riktlinjerna) Självbedömning (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 1 I.2.5.1 i riktlinjerna) 5.1.1. a) Har ni genomfört någon bedömning av risker för och hot mot verksamheten? Ja/Nej b) Har ni några säkerhetsplaner för era anläggningar (i förekommande fall)? Ja/Nej Hur ofta ses dessa dokument över och uppdateras? 5.1.2. Beskriv kortfattat de säkerhetsrisker (inom företaget eller i affärsförbindelser med kunder, leverantörer och externa tjänsteleverantörer) som ni har upptäckt med hänvisning till AEO-säkerhetskriterierna. 5.1.3. Hur genomförs och samordnas säkerhetsåtgärder i företaget och vilka personer ansvarar för detta? 5.1.4. Om ni har verksamhet på flera platser: Är genomförandet av säkerhetsåtgärderna harmoniserat mellan alla dessa platser? Ja/Nej 5.1.5. 5.1.6. 5.1.7. a) Har ni några säkerhetsföreskrifter? Hur informeras i så fall personal och besökare till företaget om dessa? b) På vilket sätt är de dokumenterade (manual, riktlinjer för arbetet, informationsblad etc.)? a) Har några incidenter inträffat under det senaste året? Ja/Nej Om ja: Beskriv kortfattat incidenterna och de åtgärder ni har vidtagit för att förhindra att de inträffar igen. b) Registrerar ni incidenter och vidtagna åtgärder? Ja/Nej a) Har ni redan certifierats av annan statlig myndighet eller annat offentligt organ i fråga om (transport)säkerhet? Ja/Nej Om ja: Bifoga en kopia av certifikatet och lämna uppgifter om de lokaler/anläggningar det omfattar. b) Ange vilka av oberoende organ utfärdade standarder/licenser/tillstånd ni är ackrediterade för/innehar och vilka kontroller/revisioner dessa har genomgått. 5.1.8. Finns det några särskilda skydds- och säkerhetskrav för de varor ni importerar eller exporterar? 5.1.9. a) Anlitar ni något säkerhetsföretag? Vilket? b) Har detta företag gjort en riskbedömning för ert företag? Beskriv i så fall kortfattat de säkerhetsrisker som upptäcktes med avseende på AEO-säkerhetskriterierna.
Ställer era kunder eller ert försäkringsbolag några säkerhetskrav på er? Ja/Nej 5.1.10. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. Om ja: Lämna uppgifter om detta. Tillgång till anläggningen (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 2 I.2.5.2 i riktlinjerna) a) Beskriv kortfattat hur tillträde till lokalerna (byggnader, produktionsområden, lager etc.) regleras för personal, besökare, andra personer, fordon och varor. b) Vem kontrollerar att fastställda rutiner följs? a) Beskriv de rutiner som ska följas om en obehörig person/ett obehörigt fordon påträffas inom anläggningen (på tomten eller i byggnaderna). b) Hur informeras personalen om dessa rutiner (t.ex. handlingsplan, manual, riktlinjer för arbetet, utbildning)? Bifoga planer över alla företagets anläggningar där tullrelaterad verksamhet bedrivs (t.ex. layoutplan, utkast) där gränser, tillträdesvägar och byggnadernas placering framgår, om sådana finns. Ange namnen på eventuella andra företag (t.ex. utomstående företag, delar av verksamheten som har lagts ut på entreprenad) som finns på samma plats. Fysisk säkerhet (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 3 I.2.5.3 i riktlinjerna) a) Ge en kort beskrivning av hur anläggningens yttre gränser skyddas. På vilket sätt kontrollerar ni att detta skydd fungerar? b) Hur, av vem och med vilka intervall genomförs kontroller av stängsel och byggnader? Hur registreras dessa kontroller och resultaten av dem? c) På vilket sätt rapporteras och hanteras incidenter? Besvara följande frågor: a) Vilka tillträdesmöjligheter finns? b) Hur kontrolleras dessa? Är öppettiderna begränsade för dessa ingångar? 5.3.3. Är anläggningen tillräckligt upplyst (t.ex. ständigt tänd belysning, rörelsedetektorer, skymningsrelä)?
5.3.4. 5.3.5. 5.4. Hur hanteras nycklar i företaget (t.ex. placering, tillgång, registrering)? Finns det någon skriftlig dokumentation om detta? Ja/Nej Besvara följande frågor: a) Är det tillåtet att parkera privatfordon inom anläggningen? b) Om ja: För vilka personer? c) Vem ger tillstånd? d) Kontrolleras fordonen (vid infarten till anläggningen eller parkeringen)? Finns det några skriftliga bestämmelser? Ja/Nej Lastenheter (såsom containrar och transportboxar) (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 4 I.2.5.4 i riktlinjerna) Finns det några regler/restriktioner för tillträdet till lastenheter? Ja/Nej 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. 5.5. Om ja: Hur kontrollerar ni att dessa följs? Beskriv kortfattat vilka åtgärder som har vidtagits för att förhindra att obehöriga får tillträde till och kan manipulera lastenheter (särskilt i öppna lagringsutrymmen) (t.ex. ständig övervakning, utbildning av personalen och åtgärder för att öka riskmedvetenheten, förseglingar, instruktioner om vad som ska göras om obehöriga tar sig in). a) Använder ni förseglingar för att förhindra att obehöriga manipulerar last? Av vilket slag i så fall? Uppfyller dessa förseglingar några särskilda standarder (t.ex. ISO)? b) Hur ser ni till att lasten inte manipuleras om ni inte använder förseglingar? Vilka förfaranden för inspektion av lastenheter använder ni (t.ex. en inspektion som omfattar följande sju punkter: Främre vägg, vänster sida, höger sida, golv, överdrag/tak, dörrars insida/utsida, utsida/underrede)? Besvara följande frågor: a) Vem äger/använder lastenheterna? b) Vem underhåller/reparerar lastenheterna? c) Har ni planer för löpande underhåll? Kontrolleras externt utfört underhållsarbete? Logistikprocesser
(Del 2, avsnitt V, underavsnitt 5 I.2.5.5 i riktlinjerna) 5.5.1. 5.6. 5.6.1. 5.7. 5.7.1. 5.7.2. 5.7.3. 5.7.4. a) Vilka transportmedel använder ni normalt? b) Genomför ni alla era egna transporter i egen regi eller anlitar ni även externa tjänsteleverantörer (t.ex. speditörer/fraktförare)? c) Hur kontrollerar ni om speditörer/fraktförare uppfyller säkerhetskraven (t.ex. med hjälp av säkerhetsintyg, deklarationer eller avtal)? d) Vidtar ni några andra åtgärder för att uppfylla säkerhetskraven i fråga om transporter som har lagts ut på entreprenad (se Del 1, avsnitt IV, punkt IV.2 i AEO-riktlinjerna)? Beskriv i tillämpliga fall vilka åtgärder ni har vidtagit och deras omfattning. Andra krav än skattemässiga (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 6 I.2.5.6 i riktlinjerna) a) Handlar ni med varor med dubbla användningsområden och/eller varor som omfattas av importlicenser eller varor för vilka exportrestriktioner gäller eller som är belagda med embargo eller andra icke skattemässiga krav? Om ja: Beskriv kortfattat vilka rutiner ni har för att se till att bestämmelserna om dessa varor efterlevs (t.ex. hantering av licenser, tillstånd, särskilt ansvariga, specialutbildad personal etc.). b) Har ni särskilda arbetsinstruktioner, manualer eller andra riktlinjer för sådana varor? Ja/Nej Inkommande varor (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 7 I.2.5.7 i riktlinjerna) a) Beskriv kortfattat rutinerna i fråga om säkerhet och skydd avseende inkommande varor. b) På vilket sätt kontrollerar ni att dessa rutiner tillämpas? Har de anställda fått information om de säkerhetsåtgärder som har vidtagits tillsammans med leverantörerna och hur säkerställer ni efterlevnaden? a) Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar förseglingarna på inkommande varor. b) Förseglas inkommande varor när så är lämpligt? Ja/Nej Om ja: Vilka rutiner/åtgärder finns? Märks inkommande varor på ett enhetligt sätt eller lagras de på särskilt utmärkta platser? Ja/Nej Om ja: Hur markeras de/var lagras de? 5.7.5. Beskriv kortfattat hur inkommande varor avprickas och vägs.
5.7.6. Beskriv kortfattat hur, när och av vem inkommande varor kontrolleras mot lastförteckningar och registreras. 5.7.7. 5.8. a) Är funktionerna inköp av varor, mottagning av varor och allmän administration tydligt åtskilda? Ja/Nej b) Finns det interna kontrollförfaranden för funktionerna? Ja/Nej. Om ja: Hur tillämpas de? Lagring av varor (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 8 I.2.5.8 i riktlinjerna) 5.8.1. Beskriv de platser där ni har inrättat lagerområden. 5.8.2. 5.8.3. 5.8.4. 5.8.5. 5.8.6 5.9. 5.9.1. a) Beskriv kortfattat hur inkommande varor tilldelas lagringsplatser. b) Lagrar ni varor utomhus? Ja/Nej. Om ja: Beskriv dem kortfattat. Har ni dokumenterade förfaranden för inventering och hantering av avvikelser som upptäcks under inventeringen? Ja/Nej Om ja: Beskriv rutinerna kortfattat. Lagras varor med olika risknivåer åtskilda? Ja/Nej a) Beskriv kriterierna för separat lagring (t.ex. farligt gods, värdefullt gods, kemikalier, vapen). b) Beskriv vad ni gör för att se till att varorna omedelbart registreras i logistik-/lagerredovisningen. a) Beskriv kortfattat hur varor skyddas mot obehörigt tillträde till lagerområdet. b) Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar att dessa rutiner tillämpas. Om lagring av varor har lagts ut på entreprenad till en tredje part/tjänsteleverantör: Beskriv kortfattat hur och var varorna lagras och på vilket sätt ni övervakar hanteringen av varorna. Produktion av varor (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 9 I.2.5.9 i riktlinjerna) a) Beskriv kortfattat de platser/områden som används för produktion av varor. b) Om varor produceras externt (t.ex. lönbearbetning, "drop shipments"): Beskriv kortfattat hur varornas integritet säkras (t.ex. genom avtal).
5.9.2. Finns det några säkerhetsåtgärder för att skydda varor mot obehörigt tillträde till produktionsområdet? Ja/Nej Om ja: Beskriv dessa åtgärder kortfattat och ange om de finns i skriftlig form. Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar att dessa rutiner tillämpas. 5.9.3. Beskriv kortfattat rutinerna för packning av varorna och ange om de finns i skriftlig form. 5.9.4. Om packning av slutprodukten har lagts ut på entreprenad till en tredje part: Beskriv kortfattat hur ni säkrar varornas integritet. 5.10. 5.10.1. 5.10.2. Lastning av varor (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 10 I.2.5.10 i riktlinjerna) a) Beskriv kortfattat hur lastningen av varor hanteras i företaget (t.ex. ansvarsfördelning, kontroll av varor och transportmedel, registrering av resultat, information etc.). b) Finns det några skriftliga instruktioner om hur processen ska organiseras? Ja/Nej a) Förseglas utgående varor eller fordon? Ja/Nej Om ja: Hur, av vem och med vilket slags försegling? b) Anges förseglingsnummer i de handlingar som medföljer varorna? Ja/Nej c) På vilket sätt registrerar ni era förseglingar? 5.10.3. Beskriv kortfattat hur ni försäkrar er om att de säkerhetskrav som era kunder ställer på er i samband med lastning av varorna uppfylls. 5.10.4. Beskriv kortfattat vilka rutiner som finns för att se till att varor som ska lastas och själva lastningen övervakas. 5.10.5. Kontrollerar ni att utgående varor är kompletta (t.ex. avprickning, vägning)? Ja/Nej Om ja: Hur görs detta och av vem? 5.10.6. Beskriv kortfattat hur, när och av vem utgående varor kontrolleras mot order och lastförteckningar och registreras som uttag från lagret. 5.10.7. Beskriv kortfattat vilka kontrollmekanismer ni har för att upptäcka oegentligheter i samband med lastningen av varor. 5.11. Säkerhetskrav på affärspartner (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 11 I.2.5.11 i riktlinjerna)
5.11.1. 5.11.2. 5.11.3. 5.12. a) Beskriv kortfattat vilka säkerhetskrav ni ställer när ni väljer affärspartner (t.ex. säkerhetsdeklarationer, avtalsvillkor, handelspartner med egen AEO-status). b) Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar att dessa rutiner tillämpas. Beskriv kortfattat hur företaget kontrollerar affärspartnernas identitet för att säkra leveranskedjan (informationssökning innan order godkänns eller läggs). Har det under det senaste året inträffat brott mot era säkerhetsarrangemang med era partner? Ja/Nej Om ja: Vilka åtgärder har ni vidtagit? Personalsäkerhet (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 12 I.2.5.12 i riktlinjerna) 5.12.1. a) Beskriv kortfattat hur er anställningspolicy tar hänsyn till säkerhetskrav. Vem är ansvarig för detta? b) Finns det skriftlig dokumentation om säkerhetsförfarandena? Ja/Nej c) Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar att dessa rutiner tillämpas. 5.12.2. I vilken utsträckning görs säkerhetskontroller (t.ex. kontroller i polisens register för att utröna om de har ett brottsligt förflutet) av följande typer av anställda: a) nyanställda på befattningar som är känsliga i säkerhetshänseende a) befintliga anställda som ska överföras till befattningar som är känsliga i säkerhetshänseende. Hur kontrollerar ni att personal som lämnar företaget inte längre har fysisk eller elektronisk tillgång till företagets lokaler eller data? 5.12.3. 5.12.4. Genomför ni skydds- och säkerhetsutbildning för de anställda? Ja/Nej. Om ja: a) Hur ofta genomförs skydds- och säkerhetsutbildning? b) Genomför ni repetitionsutbildning årligen? Ja/Nej c) Är denna utbildning intern eller tillhandahålls den av en extern leverantör? d) Finns det skriftlig dokumentation om denna utbildning? Ja/Nej Besvara följande frågor: a) På vilka områden använder ni tillfälligt anställd personal? b) Kontrollerar ni regelbundet att denna personal följer säkerhetsnormerna? Om ja: Hur och vem gör det? Finns det säkerhetsanvisningar även för denna personal?
5.13. 5.13.1. Externa tjänster (Del 2, avsnitt V, underavsnitt 13 I.2.5.13 i riktlinjerna) Har ni lagt ut tjänster på entreprenad, t.ex. transporter, bevakning, städning, inköp, underhåll etc.? Ja/Nej. Om ja: a) Beskriv kortfattat vilka tjänster de tillhandahåller och i vilken omfattning (gäller de som inte har beskrivits ovan). b) Har ni några skriftliga avtal som innehåller säkerhetskrav med de externa tjänsteleverantörerna? Ja/Nej c) Beskriv kortfattat hur ni kontrollerar att förfarandena i dessa avtal tillämpas.