KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 5 mars 2014 KS-2014/433 1 (1) HANDLÄGGARE Fredrik Berg 08-535 301 39 fredrik.berg@huddinge.se Kommunstyrelsen Finansinstruktion Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Förslag till ny finansinstruktion 2014 godkänns. Beskrivning av ärendet Huddinge kommuns finansinstruktion skall uppdateras minst årligen eller vid behov. Finansinstruktionen är en förlängning och fördjupning av kommunens finanspolicy och anger mer detaljerat vilka regler, riktlinjer och ramar som gäller för Huddinge kommuns finansförvaltning. Föreslagen förändring återfinns i punkten 4.2.1: Gällande begränsning av ränterisk. Det tillåtna intervallet för genomsnittlig räntebindning föreslås sänkas marginellt från 2 4 år till 1,5 3,5 år. Per 2014-01-31 har kommunkoncernen en genomsnittlig räntebindningstid om 2,5 år. Förändringen syftar till att ge internbanken möjlighet att från tid till annan ha en något högre ränterisk och därmed kunna dra nytta av ett lågt ränteläge. Historiskt har också kort räntebindning över tid inneburit en lägre räntekostnad, förvisso till priset av något större variationer i räntekostnaden. Möjligheten till att från tid till annan ha en något högre ränterisk kan motiveras av att många andra risker i finansförvaltningen är låga med avseende på bemanning genom internbanken, tillgång till kapitalmarknaden, via rating, obligationsprogram och certifikatsprogram. Kommunkoncernen har också en förhållandevis låg refinansieringsrisk, per 2014-01-31 var den genomsnittliga kapitalbindningen 3,5 år. Förslagen förändring är framtagen i samråd med ledningen i Huge Fastigheter AB och har blivit godkänd av styrelsen i Huge Fastigheter AB. Under 2014 kommer internbanken att göra en förstudie om en mer övergripande uppdatering av kommunens finanspolicy behöver göras. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomikontoret Finans 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 30 000 08-535 30 250 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 5 mars 2014 KS-2014/433 2 (2) Vesna Jovic Kommundirektör Mats Öberg Ekonomichef Fredrik Berg Finansansvarig Bilagor 1. Förslag till Finansinstruktion Huddinge kommun
Bilaga 1 KS-2013/138.189 Finansinstruktion Huddinge kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-xx-xx POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomiavdelningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se
1. Inledning sidan 3 1.1 Bakgrund sidan 3 1.2 Finanspolicyns syfte sidan 3 1.3 Finanspolicyns struktur och ansvarsfördelning sidan 3 1.3.1 Finansinstruktionens struktur och ansvarsfördelning sidan 3 1.4 Finanspolicyns giltighet sidan 4 1.5 Rapportering sidan 4 2. Operationell organisation 2.1 Finanskommittén sidan 4 2.1.1 Syfte med finanskommittén sidan 4 2.2 Internbanken sidan 4 2.2.1 Fullmakter sidan 5 2.2.2 Internbankens organisation sidan 5 2.3 Kommunens förvaltningar sidan 5 2.4 Kommunägda bolag sidan 5 3. Riktlinjer för finansförvaltningen 3.1 Allmänt sidan 5 3.2 Medelsförvaltning sidan 5 3.3 Finansiering sidan 5 3.4 Derivatinstrument sidan 6 3.4.1 Godkända derivatinstrument sidan 6 3.5 Interna mellanhavanden sidan 6 3.5.1 Prissättning av interna mellanhavanden sidan 6 3.6 Borgen sidan 7 4. Risker och risklimiter 4.1 Allmänt sidan 7 4.2 Ränterisk sidan 7 4.2.1 Gällande begränsning av ränterisk sidan 7 4.3 Motpartsrisk sidan 7 4.3.1 Godkända motparter vid placering av likvida medel med upp till ett års löptid sidan 8 4.3.2 Godkända motparter vid derivataffärer sidan 8 4.4 Finansieringsrisk sidan 8 4.4.1 Gällande begränsning av finansieringsrisk sidan 8 4.5 Likviditetsrisk sidan 8 4.5.1 Hantering av likviditetsrisk sidan 9 4.6 Valutarisk sidan 9 4.6.1 Hantering och begränsning av valutarisk sidan 9 4.7 Operativa risker sidan 9 4.7.1 Hantering av operativa risker sidan 9 5. Rapportering och uppföljning 5.1 Revision sidan 10 5.2 Finansförvaltningens rapportering sidan 10 2
1. Inledning Denna finansinstruktion är i grunden samma dokument som Huddinge kommuns finanspolicy. Finansinstruktionen tar avstamp i finanspolicyns text som i det följande är kursiverad. Denna instruktion är en förlängning och fördjupning av kommunens finanspolicy och anger mer detaljerat vilka regler, riktlinjer och ramar som gäller för Huddinge kommuns finansförvaltning. I de av kommunen majoritetsägda bolagen finns separata finanspolicyer som i sin tur bör vara underställda denna finansinstruktion. I direkt anslutning till varje punkt i finanspolicyn finns finansinstruktionens förtydligande. I förekommande fall finns även en ytterligare numrering. 1.1 Bakgrund Huddinge kommuns och dess bolags, nedan benämnt kommunkoncernen, verksamhet på de finansiella marknaderna är omfattande och ska präglas av helhetssyn, samordning, god riskhantering, aktiv skuldförvaltning och strukturerad omvärldsbevakning. De finansiella marknaderna utvecklas ständigt. Detta ställer krav på löpande utveckling och uppdatering av kommunkoncernens finansiella verksamhet och policydokument. Finanspolicyn anger ramverket för kommunkoncernens finansverksamhet och innehåller allmänna regler och riktlinjer i finansiella frågor. 1.2 Finanspolicyns syfte Finanspolicyn syftar till att övergripande beskriva och definiera de finansiella risker som finns i Huddinge kommunkoncern. Vidare beskrivs hur dessa risker ska hanteras och rapporteras, samt ansvarsfördelningen för arbetet i organisationen. För kommunens pensionsportfölj finns en särskild policy: Placeringspolicy för Huddinge kommuns långa placeringar, antagen av kommunfullmäktige 2007-05-07. 1.3 Finanspolicyns struktur och ansvarsfördelning Kommunfullmäktige fattar beslut om finanspolicyn. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av finanspolicyns efterlevnad, för finansförvaltningens arbete samt hur detta organiseras i koncernen. Kommunstyrelsen fattar beslut om kommunens finansinstruktion som är ett separat dokument underställt finanspolicyn. Finansinstruktionen har finanspolicyn som utgångspunkt och anger på en mer detaljerad nivå hur kommunens finansförvaltning ska bedrivas och vilka ramar som gäller. 1.3.1 Finansinstruktionens struktur och ansvarsfördelning Kommunens planerings och personalutskott (PPU) ansvarar för uppföljningen av finansinstruktionens efterlevnad. PPU har mandat att fatta beslut om tillfälliga avsteg från finansinstruktionen, dock inom de ramar som finanspolicyn anger. Avsteg från finansinstruktionen ska alltid rapporteras till kommunstyrelsen. Finansinstruktionen ska uppdateras minst en gång per år. Internbanken ska i samråd med Huge Fastigheter AB, inom ramen för 3
finanskommitténs arbete (se även p 2.1.1), ansvara för att komma med förslag till förändringar i finansinstruktionen. 1.4 Finanspolicyns giltighet Kommunstyrelsen ansvarar för att finanspolicyn löpande hålls uppdaterad. 1.5 Rapportering Kommunens ekonomiavdelning ska i årsredovisningen redovisa ekonomiskt utfall av verksamheten, redogöra för den finansiella risknivån och hur finanspolicyn efterlevs. Vidare ska ekonomiavdelningen genom internbanken månadsvis rapportera till PPU i enlighet med anvisningar i finansinstruktionen. Rapportering till PPU ska ske i enlighet med vad som nedan anges i punkt 5, rapportering och uppföljning. 2. Operationell organisation 2.1 Finanskommittén Finanskommittén är ett rådgivande forum för finansiella frågor av strategisk karaktär och håller protokollförda möten minst fyra gånger per år. Medlemmar i kommittén utses av kommundirektören och skall ha minst tre medlemmar varav en medlem skall vara representant från Huge Fastigheter AB. Internbanken är föredragande och sammankallande vid möten. 2.1.1 Syfte med finanskommittén Syftet är att finanskommittén ska vara ett rådgivande forum för finansiella frågor. Finanskommittén rekommenderar strategisk och taktisk inriktning inom ramen för finansinstruktionen. Finanskommitténs rekommendationer skall vara vägledande för internbankens arbete. Vidare är avsikten att ge Huge Fastigheter AB insyn i kommunens arbete och möjligheter att påverka finansiella beslut som får inverkan på bolagets resultat. Vid finanskommitténs möten är internbanken föredragande och ska rapportera om koncernens finansiella risker och positioner. Finanskommittén är också ett forum som ska behandla och yttra sig om finansiella marknader, produkter, motparter och affärsupplägg. Finanskommittén ska årligen föreslå uppdatering av finansinstruktionen som skall tillställas kommunstyrelsen och Huge Fastigheter AB:s styrelse för godkännande. 2.2 Internbanken Internbanken ansvarar för att samordna hela kommunkoncernens finansiering och finansiella riskhantering. Internbanken är organiserad inom kommunens ekonomiavdelning och rapporterar till PPU. Kommunstyrelsen är ansvarig för internbankens verksamhet. 4
2.2.1 Fullmakter PPU fattar beslut om fullmakter till internbankens medarbetare. Dessa beslut ska skriftligt delges de behöriga personer som har rätt att för kommunens räkning och i enlighet med kommunens finansinstruktion, fatta beslut om, och genomföra, finansiella affärstransaktioner samt underteckna handlingar i samband härmed. Fullmakter kan ges till kommunens egna medarbetare samt till konsulter och anställda i andra kommuner med vilken kommunen utövar avtalat samarbete. 2.2.2 Internbankens organisation Internbanken är organiserad inom kommunens ekonomiavdelning och bedrivs operationellt, under särskilda affärsavtal, tillsammans med Botkyrka och Södertälje kommuners internbanker inom den infrastruktur som finns i Södertälje kommun. För det dagliga operativa arbetet ansvarar tjänstemän i de tre kommunerna med fullmakter enligt punkt 2.2.1 i kommunens finansinstruktion. 2.3 Kommunens förvaltningar Det åligger kommunens förvaltningar att känna till och efterleva denna finanspolicy. Vidare ska förvaltningarna på anmodan av internbanken bidra till att upprätta likviditetsprognoser och investeringsplaner. 2.4 Kommunägda bolag För kommunens finansiering av bolagen skall särskilda affärsavtal upprättas. 3. Riktlinjer för finansförvaltningen 3.1 Allmänt Kommunkoncernens finansförvaltning ska inom ramen för denna policy präglas av god riskhantering, aktiv skuldförvaltning och strukturerad omvärldsbevakning. 3.2 Medelsförvaltning Kommunkoncernen ska så långt som möjligt samordna och effektivisera medelshanteringen i hela koncernen i syfte att hålla en begränsad likviditet och sträva efter att minska koncernens låneskuld. 3.3 Finansiering Kommunkoncernens totala upplåningsram fastställs årligen av kommunfullmäktige med utgångspunkt i de kommunala bolagens och kommunens respektive borgens och låneramar. Kommunstyrelsen fattar beslut om avgifter för bolagens borgens och låneramar. Kommunkoncernen ska bedriva en aktiv skuldförvaltning i syfte att säkerställa att tillräcklig likviditet alltid finns att tillgå samt, inom ramen för 5
denna policy, minimera kommunkoncernens upplåningskostnader. Alla vid var tid vedertagna upplåningsformer är tillåtna. Kommunkoncernen ska eftersträva spridning av motparter, instrument och löptider i syfte att minimera de finansiella riskerna. All extern upplåning ska normalt ske genom internbanken och i kommunens namn. 3.4 Derivatinstrument För att effektivt kunna hantera sina uppdrag får internbanken använda sig av derivatinstrument. Handel med derivatinstrument får endast ske i syfte att begränsa eller omvandla risker i skuldförvaltningen. Samtliga produkter ska vara godkända i finansinstruktionen och kunna hanteras i koncernens finanssystem. Utestående kontrakt i derivatinstrument ska kunna redovisas separat vid rapportering.. 3.4.1 Godkända derivatinstrument Valutaterminer Ränteterminer och future rate agreements (FRA) Caps och floors (räntetak och räntegolv) Ränte- och valutaswappar Ränteoptioner Kombinationer av ovanstående Riskbedömning och konsekvensanalys av en derivattransaktion ska alltid genomföras innan affärsavslut. Konsekvensanalysen ska för varje ny typ av derivatinstrument innehålla en modell för derivatinstrumentets påverkan på förfallostrukturens räntebindning. 3.5 Interna mellanhavanden Inom kommunkoncernen finns finansiella mellanhavanden mellan kommunen och de bolag kommunen äger andel i. Alla finansiella transaktioner mellan kommunen och bolagen ska registreras och dokumenteras i kommunens finanssystem. Internbanken ska vidare erbjuda bolagen rapporter eller behörighet i detta system för att bolagen löpande ska kunna följa upp de finansiella risker som påverkar bolagens resultat. Kommunen och bolagen ska löpande stämma av sina huvudböckers poster för finansiella mellanhavanden. Kommunstyrelsen ansvarar för den interna prissättningen. 3.5.1 Prissättning av interna mellanhavanden De kommunala bolagen ska betala avgifter för sina av kommunfullmäktige beslutade borgensramar. Utöver detta gäller att bolagen för sin finansiering via kommunen ska betala kommunens självkostnadspris för extern 6
finansiering plus en marginal. Detta regleras i separata avtal med respektive bolag. 3.6 Borgen Hanteras i separat borgenspolicy antagen av kommunfullmäktige 2005-01-17. 4. Risker och risklimiter 4.1 Allmänt All finansiell verksamhet innebär ett visst mått av risktagande. Genom en aktiv finansförvaltning skapas förutsättningar för en effektiv riskhantering med medvetet beaktande av priset för den risk kommunen tar. Huddinge kommunkoncern hanterar en betydande skuldportfölj. I det arbetet uppstår en rad finansiella risker vilka beskrivs och i förekommande fall kvantifieras nedan. Vidare beskrivs övergripande hur dessa risker ska hanteras och vilka begränsningar verksamheten ska hålla sig inom. 4.2 Ränterisk Begreppet ränterisk kvantifieras här som genomsnittlig återstående räntebindningstid (duration). För att begränsa ränterisken ska koncernen sprida sina ränteförfall i skuldportföljen så att genomsnittlig återstående räntebindningstid, inklusive derivat, uppgå till minimum 1 år och maximalt 5 år. 4.2.1 Gällande begränsning av ränterisk Genomsnittlig återstående räntebindningstid, inklusive derivat, skall uppgå till minimum 1,5 år och maximalt 3,5 år. Andelen ränteförfall inom 12 månader får inte överstiga 70 %. 4.3 Motpartsrisk Motpartsrisk betyder i detta sammanhang den kreditrisk kommunen står om en motpart inte fullgör sina förpliktelser. Förpliktelser kan till exempel bestå av placeringar av likvida medel, upplupen ränta eller marknadsvärden på derivataffärer. Placering av likvida medel, tecknande av lånelöften och i förekommande fall ingående av derivataffärer får ske med motparter och i räntebärande värdepapper med en rating som inte understiger A- Standard & Poor s eller A3 Moody s samt med motparter som finns beskrivna i kommunens finansinstruktion. 7
4.3.1 Godkända motparter vid placering av likvida medel med upp till ett års löptid Av kommunen helägda eller till minst 25 % ägda bolag Svenska staten eller av svenska staten helägda eller garanterade bolag Svenska kommuner och landsting, eller av dessa helägda bolag under förutsättning av kommunal borgen från ägarna Svenska och utländska banker, försäkringsbolag och av dessa helägda bolag under förutsättning av rating enligt finanspolicyn punkt 4.3. 4.3.2 Godkända motparter vid derivataffärer Svenska och utländska banker under förutsättning av rating enligt finanspolicyn punkt 4.3. 4.4 Finansieringsrisk Finansieringsrisk består i att likvida medel inte kan lånas upp utan att det blir väsentligt dyrare. Denna risk ökar vid störningar eller onormala förhållanden i de finansiella marknaderna. För att begränsa finansieringsrisken ska koncernen sprida förfallen på sina lån så att den genomsnittliga återstående kapitalbindningstiden löpande ligger inom intervallet minimum 2 år och maximalt 5 år. 4.4.1 Gällande begränsning av finansieringsrisk Kommunkoncernens löpande mål för kapitalbindning är 3 år. Vidare ska förfallen för koncernens externa finansiering löpande hålla sig inom nedan angivna intervall: Löpande återstående kapitalbindningstid Tillåten andel förfallande lån < 1 år Max 40 % 4.5 Likviditetsrisk För att säkerställa att kommunkoncernen alltid har tillgång till likvida medel ska koncernen löpande ha tillgång till en likviditetsreserv som vid var tid motsvarar minst en månads löpande utgifter. Utöver detta ska kommunkoncernen ha tillgång till de likviditetsreserver som bedöms krävas av långivare och ratinginstitut i samband med kommunens egna värdepappersprogram. Likviditetsreserver kan bestå av till exempel likvida medel och/eller lånelöften och outnyttjade checkräkningskrediter. 8
4.5.1 Hantering av likviditetsrisk Internbanken ansvarar för att kommunen i god tid omförhandlar och förlänger lånelöften och checkräkningskrediter så att likviditetsreserverna uppfyller finanspolicyns krav. 4.6 Valutarisk Huvudregeln är att all valutarisk ska minimeras och kurssäkras. Detta innebär att exempelvis lån i utländsk valuta ska kurssäkras så att alla kassaflöden omvandlas till svenska kronor. 4.6.1 Hantering och begränsning av valutarisk Vid var tid får kommunkoncernen maximalt ha öppna valutapositioner som motsvarar en mnkr. All valutarisk i kommunen ska omedelbart rapporteras till, och hanteras av, kommunens internbank. 4.7 Operativa risker. Kommunkoncernens finansförvaltning ska i alla avseenden ha rutiner som säkerställer god kontroll, rapportering, dokumentation, systemstöd och tillräckliga personalresurser. Det åligger internbanken att fortlöpande identifiera, hantera, rapportera och dokumentera dessa risker. 4.7.1 Hantering av operativa risker Kommunstyrelsen ansvarar för att internbanken har adekvata resurser med avseende på personal, kompetens och IT-stöd. Det åligger internbanken att upprätta och löpande uppdatera en finanshandbok som tydligt dokumenterar arbetsuppgifter, processer, IT-system och rapporteringskrav. Finansverksamheten ska organiseras utifrån en ansvarsfördelning där principen att ingen enskild person ensam ska handlägga en transaktion genom hela behandlingskedjan alltid upprätthålls. 9
5. Rapportering och uppföljning 5.2 Revision Kommunens revisorer ska löpande och minst tre gånger per år granska att internbankens verksamhet håller sig inom de ramar som finanspolicy och finansinstruktion stipulerar. Revisionen ska också bedöma om verksamheten lever upp till kommunens krav på intern kontroll. 5.2 Finansförvaltningens rapportering Finansfunktionen ska löpande rapportera enligt nedan: Periodicitet Innehåll Forum Månadsvis Fullständig information om de områden som i finansinstruktionen är riskbegränsade Aktuell betalningsberedskap PPU samt styrelsen i Huge Fastigheter AB I samband med kommunens hel och delårsrapporter och vid möten i finanskommittén Enligt ovan Allmän information om ränteläge Prognos för återstående upplåningsbehov Upplupet och prognostiserat resultat Enligt ovan samt i kommunens hel- och delårsrappor ter. 10