Revisionsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2019 Västerviks kommun Granskning av effektiviseringsarbetet
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Syfte och revisionsfrågor...4 2.3. Avgränsning...5 2.4. Metod och genomförande...5 2.5. Revisionskriterier...5 3. Styrning...6 3.1. Kommunallagen (2017:725)...6 3.2. Så styrs Västervik...6 3.3. Kommunfullmäktiges budget...7 3.4. Ekonomistyrningsverket...8 3.5. Bedömning...9 4. Kommunövergripande effektiviseringsarbete...10 4.1. Förbättrings-och effektiviseringsarbete...10 4.2. Budgetdagar...10 4.3. Samverkan och samordning...11 4.4. Bedömning...12 5. Styrelsens och nämndernas effektiviseringsarbete...14 5.1. Kommunstyrelsen...14 5.2. Barn- och utbildningsnämnden...17 5.3. Socialnämnden...19 5.4. Miljö- och byggnadsnämnden...21 5.5. Bedömning...24 6. Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor...25 Bilaga 1 Intervju- och dokumentförteckning...28 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av kommunstyrelsen och nämndernas effektiviseringsarbete. Västerviks kommun står, i likhet med många andra kommuner, inför en utmaning när det kommer till finansieringen av den kommunala verksamheten. Kommunrevisionen i Västervik har i samband med sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat effektiviseringsarbetet som ett riskområde inför 2019. Syftet har varit att undersöka vilka konsekvenser effektiviseringskraven medför och om effektiviseringarna kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen tar sin utgångspunkt i fullmäktiges beslutade budget med effektiviseringskrav för samtliga nämnder, och de uppdrag och direktiv som lämnas till nämnder och styrelser. I arbetet med att genomföra granskningen och i våra bedömningar tar vi vår utgångspunkt i det metodstöd som ekonomistyrningsverket har tagit fram för genomförande av effektiviseringar. Granskningen besvarar sju revisionsfrågor. I nedanstående tabell framgår huruvida revisionsfrågorna bedöms vara helt, delvis eller ej uppfyllda. För närmare beskrivning av svaret på respektive revisionsfråga, se avsnitt 6 Sammanfattande bedömning. Helt uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt Revisionsfråga Bedömning Har granskade nämnder tagit fram ett välgrundat underlag för vilka effektiviseringar som ska genomföras? Har granskade nämnder analyserat konsekvenserna av effektiviseringarna? Finns tillräckligt med resurser och kompetens för att identifiera effektiviseringsmöjligheter? Sker samverkan och samordning i planeringsfasen på ett sätt som möjliggör effektiviseringar för kommunkoncernen som helhet? Har planerade effektiviseringar kunnat genomföras? Hur blir utfallet av effektiviseringarna i förhållande till det prognosticerade ekonomiska resultatet för året? Sker uppföljning på en nivå som säkerställer att åtgärder som skulle leda till en effektivisering tydligt kan utläsas? I Västerviks budget 2019 beskrivs att förbättrings -och effektiviseringsuppdrag som var aviserat i 2015 årsbudget motsvarar 1 % av budgetvolymen årligen 2019 2021. I kommunstyrelsens och nämndernas budget finns det redovisat en resultatpost som avser förbättrings- och effektiviseringsuppdraget, där budgeten har reducerats med en procent. Styrdokumentet talar inte explicit om hur förbättringsarbetet ska genomföras eller följas upp, men lyfter viktiga aspekter som att förbättrings- och effektiviseringsuppdraget innefattar att all personal behöver kompetens gällande uppdraget, att det ska vara mätbart och att det ska 2
möjliggöra uppföljning. Arbetet med att utforma tydligare direktiv och riktlinjer torde vara kommunstyrelsens uppgift. Vår sammanfattande bedömning är att det finns en otillräcklig styrning och uppföljning av förbättrings- och effektiviseringsuppdraget. Granskningen visar att det inte är tydligt vad förbättrings- och effektiviseringsuppdraget på 1 % innebär för kommunen, vilket har resulterat i flera olika inriktningar och utformning av uppdraget bland nämnderna. Vår bedömning är att kommunen tydligare behöver definiera och kommunicera vad förbättrings- och effektiviseringsarbetet på 1 % innebär. Granskningen visar att det i flera nämnder saknas välgrundade underlag som säkerställer att identifierade åtgärder leder till en effektivisering. Vår bedömning är att nämnderna behöver utveckla sitt arbete med att konkretisera, följa upp och analysera effektiviseringsåtgärderna för att säkerställa ett långsiktigt effektiveringsarbete. Vi ser positivt på att kommunstyrelsen inför budget 2019 infört krav på att aktiviteter inom förbättrings -och effektiviseringsuppdraget ska redovisas. Vår bedömning är dock att det inte är tillräckligt och ser ett behov för kommunen att arbeta fram tydliga riktlinjer för hur uppdraget ska utföras och följas upp. Våra bedömningar och slutsatser berör till stor del styrning och uppföljning av det övergripande förbättrings- och effektiviseringsuppdraget. Även i nämndernas arbete har vi identifierat förbättringsmöjligheter som behöver utvecklas där arbetet bör pågå parallellt med kommunstyrelsens arbete. Initialt behövs dock åtgärder från kommunstyrelsen varför våra rekommendationer riktas till kommunstyrelsen. Definiera vad förbättrings -och effektiviseringsuppdrag innebär. Ta fram riktlinjer som beskriver hur förbättrings- och effektiviseringsuppdraget ska genomföras och följas upp. Säkerställ att definition och framtagna riktlinjer blir kända i hela organisationen. 3
2. Inledning 2.1. Bakgrund Västerviks kommun står, i likhet med många andra kommuner, inför en utmaning när det kommer till finansieringen av den kommunala verksamheten. SKL skriver i sin senaste ekonomirapport att behoven av välfärdstjänster kommer att öka samtidigt som skatteunderlaget kommer att försvagas. En undersökning visar även att det skett påtagliga kostnadsökningar inom de två stora verksamhetsområdena; skola och socialtjänst. SKL menar vidare att finansieringsgapet kräver effektivisering och att verksamheterna måste drivas annorlunda och mindre personalintensivt. Man talar om vikten av digitalisering och samverkan. Västerviks kommun har i sin budget för 2019, med plan 2020 2021 begärt effektiviseringskrav för samtliga nämnder om 1 %. Kommunrevisionen i Västervik har i samband med sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat effektiviseringsarbetet som ett riskområde inför 2019. Mot denna bakgrund har kommunrevisionen beslutat att genomföra en granskning av effektiviseringar. ESV (Ekonomistyrningsverket) definierar effektivitet som relationen mellan kostnad och kvalitet - Ökad effektivitet innebär att en verksamhet utförs till en minskad kostnad med oförändrad kvalitet, eller att kvaliteten ökar till samma kostnad 1. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att undersöka vilka konsekvenser effektiviseringskraven medför och om effektiviseringarna kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har granskade nämnder tagit fram ett välgrundat underlag för vilka effektiviseringar som ska genomföras? Har granskade nämnder analyserat konsekvenserna av effektiviseringarna? Finns tillräckligt med resurser och kompetens för att identifiera effektiviseringsmöjligheter? 1 www.esv.se 4
Sker samverkan och samordning i planeringsfasen på ett sätt som möjliggör effektiviseringar för kommunkoncernen som helhet? Har planerade effektiviseringar kunnat genomföras? Hur blir utfallet av effektiviseringarna i förhållande till det prognosticerade ekonomiska resultatet för året? Sker uppföljning på en nivå som säkerställer att åtgärder som skulle leda till en effektivisering tydligt kan utläsas? 2.3. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och nämnderna. 2.4. Metod och genomförande Granskningen har skett genom dokumentgranskning samt intervjuer med granskade nämnders presidier och nyckelpersoner på förvaltningsnivå. 2.5. Revisionskriterier Granskningen ska utgå från såväl gällande regelverk och skriftligt material, som de styrdokument som finns på olika nivåer inom organisationen. Granskningen ska i tillämpliga delar även utgå från jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunfullmäktiges budget Kommunala mål och riktlinjer Kommunallagen Ekonomistyrningsverket metodstöd Ekonomistyrningsverket har tagit fram en rapport för metodstöd vid genomförande av effektivisering. I metodstödet definieras effektivitet som relationen mellan resultat, kvalitet och de resurser som används i verksamheten. Ju mindre resurser som krävs för att uppnå uppsatt resultat och kvalitet desto mer effektiv är verksamheten. Effektivisering behöver som regel mätas som en förändring över tid. För att kunna mäta en sådan förändring ska: Resultat vara definierat i mätbara mått/indikatorer Kvaliteten vara definierad i mätbara mått/indikatorer Resultatet och kvaliteten vara kopplad till en kostnad Som en del i metoden bör man följa fyra steg som redovisas närmre i avsnitt 3.4. Ekonomistyrningsverkets rapport har varit vägledande i granskningens bedömning. 5
3. Styrning 3.1. Kommunallagen (2017:725) Enligt 6 kap. i kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 3.2. Så styrs Västervik I styrdokumentet Så styrs Västerviks kommun (fastställdes av kommunfullmäktige 2013) framgår en beskrivning av kommunens styrsystem. Dokumentet beskriver det kommunala uppdraget och vilken styrning som följer uppdraget. Nedan figur beskriver kommunens styrdokument. Figuren är indelad i tre färger. De blåa modellerna förklarar det som beslutas på kommunfullmäktigenivå. Röda modellerna tillhör nämndeller bolagsbeslut och de gröna modellerna tillhör kommunens förvaltningar och enheter. Utifrån visionen och kommunens prioriterade mål har kommunen fastställt delmål, konkreta uppdrag och resurser i budgeten. Detta blir således grunden till allt arbete som kommunen genomför under mandatperioden. Nämnderna har ansvar för sin ekonomi och gör prioriteringar där de anser det vara nödvändigt. Nämnderna utarbetar egna mål, vilket stäms av och följs upp genom årsredovisning och delårsrapporter. I dokumentet framgår att kommunen står inför stora utmaningar ett antal år framöver. Dokumenten tar fasta på att det blir särskilt viktigt att kommunen använder gemensamma resurser på ett effektivt sätt framöver. För att svara gentemot invånarnas krav krävs en gemensam riktning och samordning av kommunens verksamheter. Vid tiden då styrdokumentet fastställdes var vision 2030 inte aktuell för kommunen, gällande var istället vision 2025. 6
Kommunens styrsystem och vision 2030 I kommunfullmäktiges beslutade dokument Vision 2030, framgår en beskrivning av kommunens övergripande vision, Livskvalitet varje dag. För att nå visionen 2030 har kommunen formulerat åtta delmål enligt nedan. Livskvalitet varje dag Samverkan och innovation - för en tryggare välfärd Kommunikationer - närmare varandra och omvärlden Ett attraktiv och trygg kommun där människor vill bo, jobba och leva Vi visar vägen mot en hållbar miljöutveckling Ett näringsliv i tillväxt i en hållbar kommun Utbildning och kompetens i toppklass En rik och varierande kultur och fritid Alla är delaktiga och känner trygghet Utifrån de åtta delmålen har prioriterade inriktningsområden till vision 2030 formulerats. Inriktningsområden kan ses som arbetsinriktningar som kommunen behöver fullfölja för att uppfylla delmålen. I delmålet samverkan och innovation- för en tryggare välfärd beskrivs hur krav ställs på kommunen gällande innovation, samverkan och smarta och hållbara lösningar för de kommunala verksamheterna. För att kunna bibehålla en trygg välfärd inom kommunen krävs en ekonomi i balans. För att kommunen ska uppfylla delmålet om samverkan och innovation behöver kommunen enligt det prioriterade inriktningsområdet öka samverkan såväl inom kommunen som med andra kommuner, samt öka antal innovativa lösningar för en hållbar samhällsbyggnad. 3.3. Kommunfullmäktiges budget Kommunfullmäktige beslutade i 2015 års budget att införa ett långsiktigt förbättringsuppdrag. Uppdraget gäller för kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Syftet med uppdraget är att hitta nya former för arbetet med att effektivisera och förbättra verksamheter i kommunen. Det framkommer i 2015 års dokument Definitiv budget 2015, ekonomisk planering 2016-2017 att stöd till medarbetare och chefer i verksamheter gällande effektiviseringsarbete är angeläget för ett långsiktigt och systematiskt förbättringsarbete. Arbetet ska sätta fokus på kunden/brukaren och möjliggöra mätning, uppföljning och öppenhet. Grunduppdraget från 2015 formulerades på så vis att personal behöver kompetens gällande effektiviseringsarbete, att arbetet ska vara mätbart och följas upp. Kommunens förbättrings- och effektiviseringsuppdrag kommer för enkelhetens skull hädanefter att benämnas effektiviseringsuppdrag och arbetet att benämnas effektiviseringsarbete. Kommunfullmäktige fastställde budget 2019 och ekonomisk planering 2020 2021 visioner, prioriteringar och resurser, 2018-06-18. I budgeten beskrivs att det förbättrings- och effektiviseringsuppdrag som var aviserat i 2015 årsbudget motsvarar 1 % av budgetvolymen årligen 2019 2021. I kommunstyrelsens och nämndernas budget finns redovisat en resultatpost som avser förbättringsarbete på en procent, där budgeten har reducerats med en procent. I tabellen nedan redovisas vad effektiviseringsarbete på 1 % innebär i mnkr för varje styrelse/nämnd. 7
Effektiviseringsarbetet budget 2019 Styrelse/Nämnd Effektiviseringsarbete 1 % (mnkr) Kommunstyrelsen - 3,70 Barn- och utbildningsnämnden - 8,41 Socialnämnden - 8,93 Miljö- och byggnadsnämnden - 0,142 Överförmyndaren - 0,035 3.4. Ekonomistyrningsverket Ekonomistyrningsverket har tagit fram en rapport för metodstöd vid genomförande av effektivisering i statsförvaltningen, daterat 2019-04-26. Metodstödet ger förslag på hur myndigheter kan gå till väga för att undersöka möjligheterna till olika effektiviseringar för att sedan genomföra dem. I metodstödet definieras effektivitet som relationen mellan resultat, kvalitet och de resurser som används i verksamheten. Ju mindre resurser som krävs för att uppnå uppsatt resultat och kvalitet desto mer effektiv är verksamheten. Effektivisering behöver som regel mätas som en förändring över tid. För att kunna mäta en sådan förändring ska: Resultat vara definierat i mätbara mått/indikatorer Kvaliteten vara definierad i mätbara mått/indikatorer Resultatet och kvaliteten vara kopplad till en kostnad I rapporten beskrivs fyra steg; nulägesanalys, bestämma börläge, genomförande och uppföljning som bör beaktas med arbetet mot ökad effektivitet. Det första steget är att börja med en nulägesanalys som ska innehålla en beskrivning hur verksamheten presterar utifrån mål och uppdrag, vilka förändringar som behöver vidtas och en beskrivning hur de leder till ökad effektivitet. Nulägesanalysen ska fungera som beslutsunderlag för att bestämma börläget. I det andra steget ska verksamheten bestämma börläge som ska beskriva målbilden och vilka resursinsatser som krävs. Vidare ska det även finnas överväganden så som konsekvensanalys och målgrupp. I det tredje steget genomförandet bör arbetet med effektivisering stämmas av med verksamheten och integreras i verksamhetens ordinarie planering- och uppföljningsprocess. Därefter bör det tas fram en genomförandeplan som ska innehålla effektiviseringens mål, ansvarig/a personer samt hur och när effektiviseringen ska genomföras. I det fjärde och sista steget uppföljning ska det tas fram en effekthemtagningsplan för att kunna mäta effektiviseringen. Planen bör innehålla både kvalitativa och kvantitativa resultat. Vidare framgår att effektiviseringar inte behöver vara något som ger utdelning på kort tid. Därtill bör uppföljningen innefattas av nyttorealisering som kan beskrivas som ett systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med förändringen. 8
3.5. Bedömning Västerviks kommun har tagit fram ett styrdokument som tydliggör kommunens vision och styrning. Vi noterar att dokumentet explicit inte lyfter och tydliggör effektiviseringsarbetet. Dokumenten framhåller dock att kommunen framöver behöver utvecklas innovativt och satsa på hållbara lösningar. Styrmodellen bygger på att kommunens verksamheter använder resurser på ett effektivt sätt. Vi anser att grunduppdraget från 2015 som adresserats av kommunfullmäktige lyfter viktiga aspekter som att effektiviseringsuppdraget innefattar att personal behöver kompetens gällande uppdraget, att det ska vara mätbart och att det ska möjliggöra uppföljning. Vi bedömer dock att det saknas tydliga direktiv och riktlinjer om hur uppföljningsarbetet ska genomföras. 9
4. Kommunövergripande effektiviseringsarbete 4.1. Förbättrings-och effektiviseringsarbete Kommunfullmäktige beslutar om kommunens budget i juni där 1 % av varje nämnds budget har reducerats med den del som ska avse nämndens effektiviseringsuppdrag. Syftet med effektiviseringsuppdraget på 1 % är att få verksamheterna att se över sina befintliga verksamheter och identifiera vilka effektiviseringar som kan genomföras/är möjliga. Utifrån våra intervjuer uppges det att effektiviseringsuppdraget på 1 % är en del av budgetmodellen och ingen modell för effektivisering. Inom kommunen finns ingen gemensam definition av vad effektiviseringsuppdraget motsvarande 1 % innebär. Av intervjuer framkommer flera olika tolkningar av uppdraget. Vissa intervjuade anser att effektiviseringsuppdraget handlar om att identifiera åtgärder för att förbättra och effektivisera verksamheten och att det inte ska ses som en besparing. I andra intervjuer framkommer att om verksamheten klarar sig inom beslutad budget, anses kravet på en procent uppnått. Av intervjuer med kommunstyrelsens presidium framkommer delade åsikter hur kommunstyrelsen ska förhålla sig till effektiviseringsuppdraget gentemot kommunens nämnder. Samtliga anser effektiviseringsuppdraget vara en viktig förutsättning för kommunens ekonomi och utveckling. Åsikterna gällande hur kommunstyrelsen ska hantera uppsiktsplikten avseende effektiviseringsuppdraget och vad som kan förväntas av kommunstyrelsens förvaltning skiljer sig däremot åt. Skiljelinjen kan dras vid frågan om hur aktiva kommunstyrelsen ska vara gällande effektiviseringsuppdraget vid beredandet av budgeten och vilka uppföljningar gällande effektiviseringsuppdraget som ska redovisas utifrån uppsiktsplikten. Vår uppfattning utifrån genomförda intervjuer, är att det finns en viss meningsskiljaktighet kring kommunstyrelsens roll i kommunens effektiviseringsarbete. Det råder en samstämmighet kring att det finns tillräcklig kompetens inom kommunen för att identifiera vilka förbättringar/effektiviseringar som är möjliga inom ramen för 1 % i budgeten. Däremot upplevs det finnas svårigheter att fullt ut kvantifiera aktiviteterna i effektiviseringsarbetet. Exempelvis finns svårigheter för nämnderna att analysera hur mycket pengar, tid och personal som kan sparas vid införandet av ett digitalt system. Nämnderna upplever också att uppstartskostnaderna vid implementering av digitala system blir stora men att det i slutändan kommer medföra kostnadsbesparingar med bibehållen eller förbättrad kvalité. Vi noterar att varken kommunstyrelsen eller nämnderna har tagit fram någon fullständig och systematisk dokumentation som visar vilket utfall åtgärderna i effektiviseringsarbetet förväntas resultera i, både avseende kvalitet och kvantitet. Det framgår att det inte finns en tydlig systematik i arbetet och att det saknas konkreta och tydliga underlag gällande uppföljningen för genomförda förbättringar/effektiviseringar. 4.2. Budgetdagar Inför varje verksamhetsår kallar kommunstyrelsen till budgetdagar där varje nämnd ska presentera följande delar: Budget för föregående år Budget för innevarande år Budget för kommande år Vilka aktiviteter har identifierats vid effektiviseringsarbete 1 % (tillagt för 2019) 10
Övrig information Från och med år 2019 införde kommunstyrelsen att varje nämnd i samband med budgetdagarna även ska redovisa hur de har arbetat med effektiviseringsuppdraget på 1 %. Syftet med denna redovisning var att varje nämnd skulle konkretisera hur de arbetar med uppdraget. Det har inte utarbetats några riktlinjer som tydligt anger vad denna redovisning ska innehålla. Av intervjuer framkommer att det varierar mellan nämnderna på vilken nivå de har konkretiserat arbetet. Vid granskning av dokumenten som avser nämndernas redovisning av effektiviseringsarbetet blir det tydligt att uppdraget uppfattas och hanteras på olika sätt. Nämndernas arbete beskrivs mer detaljerat i avsnitt 5. 4.3. Samverkan och samordning Kommunfullmäktige har i budget 2019 fastställt delmålet samverkan och innovation- för en tryggare välfärd vilket beskriver vilka krav som ställs på kommunen gällande innovation, samverkan och smarta och hållbara lösningar i de kommunala verksamheterna. För att kunna bibehålla en trygg välfärd inom kommunen krävs en ekonomi i balans. Innan kommunfullmäktige fastställer budgeten för kommande år sker det enligt uppgift diskussioner i koncernledningsgruppen 2 om vilka förbättringar/effektiviseringar som kan genomföras gemensamt i kommunkoncernen. Exempelvis har diskussionerna föranlett att ett nytt ärendehanteringssystem har införts i kommunkoncernen och att vissa lokaler samnyttjas av flera förvaltningar. Av intervjuer framkommer att digitalisering är en möjlighet för att förbättra/effektivisera verksamheterna och att ett antal digitala satsningar har inletts gemensamt i kommunkoncernen. I kommunen finns en kommunövergripande digital utvecklingsgrupp som arbetar mot alla förvaltningar och bolag i syfte att verka för koncernnyttan inom digitaliseringen. Den digitala utvecklingsgruppen leds av chefen för kommunservice. Utvecklingsgruppen arbetar bland annat med samordning för kommunens förvaltningar i syfte att samla in vilka behov av digitalisering som varje förvaltning har. Av intervjuer framkommer att återrapportering sker till koncernledningsgruppen vid större händelser och upplevelsen är att det finns en god kännedom om hur projektet fortlöper. Västerviks kommun ingår i samverkansgruppen Cesam Öst tillsammans med Norrköpings, Söderköpings, Mjölbys, Finspångs, Vadstenas och Valdemarsviks kommuner. Samverkansgruppen syftar till att tillhandahålla och effektivisera digitala tjänster för kommuninvånarna. Exempelvis har det införts e-tjänster för kommuninvånarna. Utifrån intervjuer har vi fått information om att vissa införda e-tjänster genom extern samverkan inte fullt ut integrerar med samtliga verksamheter i kommunen. Detta har enligt uppgift lett till merarbete i vissa moment. Västerviks kommun inför nu ett kvalitetsledningssystem. Införandet sker genom stöd från bolaget Västervik Miljö och Energi AB då de tidigare har infört ett kvalitetsledningssystem i sin verksamhet. För att prioritera arbetet har det tillsatts en tidsbegränsad tjänst. Återrapportering 2 Koncernledningsgruppen består av kommundirektör, ekonomichef, förvaltningschefer och VD från kommunens bolag. 11
till kommunstyrelsen har enligt uppgift gjorts av kommunens projektledare minst en gång per år och projektledaren har medverkat på kommunstyrelsens utvecklingsdagar. Utifrån intervju med miljö- och byggnadsnämndens presidium framgår ett det finns behov av samordning i högre utsträckning mellan förvaltningarna som ett sätt att förbättra/effektivisera delmoment i kommunens verksamheter. Som exempel nämns att det uppstår en flaskhals när tjänstepersoner inom miljö- och byggnadsförvaltningen ska följa detaljplaner, men ansvaret för detaljplanerna ligger under kommunstyrelsens förvaltning. Denna problematik har enligt uppgift förmedlats till kommunstyrelsen som ett exempel på en fråga där gränsöverskridande samverkan kan få en effekt på kommunens effektiviseringsarbete. Små steg och förbättringar I kommunens budget finns avsatt centrala medel som benämns små steg och förbättringar. Syftet med dessa medel är att uppmuntra personal i verksamheterna att identifiera förbättringar utan att det belastar den enskilda verksamhetens budget. För att erhålla medel krävs en ansökan från aktuell förvaltning till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har tagit fram en mall för ansökan där följande uppgifter ska finnas: Nulägesbeskrivning Önskat läge vad kan idén leda till på kort respektive lång sikt när det gäller kvalitet/kostnader? Bör läge Åtgärder, aktiviteter. Bör läge Vad behöver göras för att genomföra idén? Bör läge Tidplan genomförande Kostnad personal/vikarier Kostnad material, resor, utbildning, föreläsare, lokaler m.m. 4.4. Bedömning Vår bedömning är att det föreligger en otillräcklig styrning av det kommunövergripande effektiviseringsarbetet. Vi tar vår utgångspunkt i Ekonomistyrningsverkets iakttagelser vilket visar att arbetet förutsätter en god samverkan internt och externt, att organisationen har en gemensam målbild av förbättringen/effektiviseringen och att resultaten ska vara mätbara. Kommunfullmäktige formulerade grunduppdraget från 2015 på så vis att personal ska ha kompetens gällande effektiviseringsarbete, arbetet ska vara mätbart och följas upp samt sätta brukaren/kunden i fokus. Granskningen visar att det inte är tydligt vad effektiviseringsuppdraget innebär för nämnderna. Flera nämnder anser att uppdraget är mer likt en besparingsåtgärd än att identifiera aktiviteter för att förbättra/effektivisera verksamheten. Hos nämnderna saknas bland annat konsekvensanalyser av genomförda förbättrings- /effektiviseringsåtgärder, kalkyler av effekthemtagning/resultat samt uppföljning och utvärdering av förbättrings-/effektiviseringsåtgärder. Granskningen har heller inte tagit del av några uttalade riktlinjer för uppdraget. Vår bedömning är att det är viktigt att det finns tydliga riktlinjer för hur effektiviseringsuppdraget ska följas upp och vilka underlag som ska redovisas. Vi noterar att kommunstyrelsens presidium har delade åsikter om hur effektiviseringsuppdraget ska hanteras i kommunens nämnder. Det grundar sig framförallt i frågan om uppföljning och återkoppling av nämndernas och kommunstyrelsens förvaltnings effektiviseringsarbete. 12
Vi ser det som positivt att kommunstyrelsen givit ett uppdrag till nämnderna att implementera effektiviseringsuppdraget i budgetanalysen inför budgetdagarna 2019 som ett sätt att samordna uppdraget. Vi bedömer att mallen för ansökan från centrala medel små steg och förbättringar ger en bra grund för att konkretisera, analysera och konkretisera enskilda förbättringar/effektiviseringar. 13
5. Styrelsens och nämndernas effektiviseringsarbete 5.1. Kommunstyrelsen 5.1.1. Identifiering av förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter Kommunstyrelsen inleder arbetet med att identifiera förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter i samband med budgetberedning och arbetet med detaljbudget för varje verksamhetsår. Det handlar om att identifiera och kartlägga vilka kostnader som kan påverkas för varje enhet i kommunstyrelsens förvaltning. Ett viktigt forum för att identifiera möjliga förbättringar och effektiviseringar är under de kommunövergripande budgetdagarna. I samband med dessa dagar ser kommunstyrelsens förvaltningar tillsammans över vilka kostnadsposter som det finns möjlighet att påverka utifrån given budgetram. Därefter fördelas effektiviseringsarbetet på 1 % mellan de enheter där det finns kostnadsposter att påverka. Kommunservice ingår i kommunstyrelsens förvaltning. Kommunservice tillhandahåller och ansvarar för flera kommunövergripande tjänster, exempelvis; telefoniavtal, kommunens lönehantering, övriga IT-tjänster och kommunens fordon. Kommunstyrelsens förvaltning har fortlöpande avstämningar med förvaltningscheferna i kommunen för att undersöka hur tjänsterna fungerar och om det finns möjlighet att förbättra dem. En möjlig förbättrings- och effektiviseringsåtgärd som undersöks är att se över de avtal med externa leverantörer som kommunservice har för att se om man kan finna likvärdig kvalitet på dessa tjänster till en lägre kostnad. Detta skulle enligt uppgift gynna samtliga nämnder. Förbättrings- /effektiviseringsåtgärder finns redovisade i kommunstyrelsens underlag för effektiviseringsarbetet 2019 som presenterades i samband med budgetdagarna. Granskningen visar att kommunstyrelsen ser digitala tjänster som särskilt viktiga för förvaltningens effektiviseringsarbete. De poängterar att digitaliseringssatsningar inledningsvis är resurskrävande och att det tar tid att se resultat i form av besparingar. En satsning som genomförts under 2019 är att medborgarförslag nu sker helt digitalt. Det pågår även ett arbete med att utbilda personer avseende digitala ansökningar av försörjningsstöd. Möjligheten till flera digitala tjänster kopplat till försörjningsstöd undersöks och förväntad effekt är att detta ska kunna medföra mer kostnadseffektiv handläggning. Kommunstyrelsen har i sin verksamhetsplan för 2019 formulerat ett förbättringsmål som ingår i kommunstyrelsens verksamhetsmål. Målet presenteras enligt följande tabell. Kommunstyrelsens verksamhetsmål Minst två förbättringsåtgärder avseende effektivitet och kvalitet ska genomföras under året Hur målen ska mätas/följas upp I kvalitet och/eller effektivitet Vid vilka tillfällen målen ska mätas/följas upp I samband med årsredovisning Vilka resurser krävs I förekommande fall särskilda insatser inom given budgetram Hur och med vem/vilka ska målen kommuniceras Kommunstyrelsen När målet ska vara uppfyllt Årsvis 14
5.1.2. Underlag och analys i effektiviseringsarbetet Kommunstyrelsens effektiviseringsuppdrag på 1 % motsvarar 3,702 mnkr av nämndens totala budget 2019 och fördelas mellan förvaltningens enheter enligt nedan: Vi har tagit del av det underlag för effektiviseringsarbetet inför 2019 som presenterades för kommunstyrelsen i samband med budgetdagarna. I cirkeldiagrammet nedan har kommunstyrelsens förvaltning redovisat dess olika kostnadsposter. Den totala budgeten för kommunstyrelsen uppgår till 385 mnkr 2019. Cirka 65% av totala kostnader uppges vara opåverkbara och ses som låsta/ständiga kostnader. I dokumentet som presenterades på budgetdagarna finns en beskrivning av hur kommunstyrelsen har hanterat effektiviseringsuppdraget på 1%. Inom enheten för arbete och kompetens som hanterar försörjningsstöd ses arbetsmarknadsinsatser som en möjlighet att hantera effektiviseringsuppdraget. Genom att utveckla och lokalisera arbetsmarknadsinsatser som leder till egen försörjning kan kostnaden för försörjningsstöd minska inom kommunen. Extern samverkan med arbetsförmedlingen blir en mycket viktig del i denna process. Enheten för arbete och kompetens har därför tillsatt extratjänster för personer som är långt ifrån arbetsmarknaden vilket minskat behovet av försörjningsstöd. 15
Av intervju framkommer att effektiviseringsarbetet blir allt svårare för kommunstyrelsen att hantera. Utifrån dokumentet framkommer att på enheten för räddningstjänst och samhällsskydd samt samhällsbyggnadsenheten kan kommunstyrelsen inte tydligt se hur de ska inhämta 1% för 2019 och det ser ännu svårare ut för år 2020. I kommunstyrelsens budgetredovisning inför 2020 framkommer att räddningstjänsten och samhällsbyggnadsenheten redovisar underskott för 2019 och därmed inte ser ut att klara 1 %- uppdraget på enhetsnivå. I kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2019 framkommer att enheten för räddningstjänst och samhällsskydd hanterar effektiviseringsuppdraget genom ökade intäkter inom integrationsområdet. Det sker således en förskjutning från arbete och kompetensenhetens överskott till enheten för räddningstjänst och samhällsskydd för att på så vis hantera förbättrings- och effektiviseringsuppdraget. I verksamhetsplanen framgår att detta ses som en kortsiktig lösning på två år. Inom de två åren finns det behov av att ta fram en långsiktig lösning för hur kommande ramminskning ska hanteras då enheten räddningstjänst och samhällsskydd har små marginaler att röra sig med. Under intervjuerna förs resonemang gällande förvaltningens indexering av avgifter. Förvaltningen ser löpande över sina avgifter, men så länge avgifterna ligger i nivå med index kommer ingen höjning ske. Det framhålls att en höjning av taxan inte bör likställas med en effektiviseringsåtgärd. Granskningen visar att kommunstyrelsen inte tagit fram några konsekvensanalyser av vad effektiviseringsarbetet inneburit för den egna verksamheten. Kommunstyrelsen har inte heller tagit fram några effekthemtagningsplaner av genomförda effektiviseringsåtgärder. 5.1.3. Uppföljning I kommunens årsredovisning 2018 framgår att kommunstyrelsen redovisar ett överskott på 12,1 mnkr mot budget. I juni 2019 presenterades tertialrapporten för januari april 2019. Helårsprognosen visar ett överskott med 2,8 mnkr mot budget. I dokumentet som presenteras vid budgetdagarna framgår att det vid årsbokslutet görs en kontroll om kommunstyrelsens förvaltning har hållit sig inom given budget, inklusive förbättringsförslaget på 1 % och de utmaningar som enheterna står inför samt hur det påverkar budgeten. Detta kan ses som en form av uppföljning av förbättrings- och effektiviseringsuppdraget. 5.1.4. Bedömning Kommunstyrelsens förvaltning har delvis tagit fram underlag för effektiviseringsinsatser i form av att redovisa kostnadsposter som går att förbättra/spara på. Förvaltningen gör dock ingen bedömning av den ekonomiska effekten av åtgärderna, vilket sägs bland annat bero på att vissa effektiviseringsåtgärder, såsom digitalisering, anses svåra att fullt ut kvantifiera och följa upp. Vi ser positivt på att förvaltningen har identifierat och inlett insatser som kan bibehålla en god kvalitet för en lägre kostnad. Förvaltningen har exempelvis utvecklat arbetsmarknadsinsatser och utökat samarbetet med arbetsförmedlingen som en del i att minska kostnaderna för 16
försörjningsstöd. Förvaltningen har även digitaliserat tjänsten medborgarförslag. Dock har förvaltningen inte arbetat fram några konsekvensanalyser eller följt upp ovan nämnda effektiviseringar. Vi anser att de identifierade insatserna behöver konkretiseras, analyseras och följas upp för att kunna säkerställa att insatserna leder till en förbättring/effektivisering. För att hantera effektiviseringsuppdraget har en kortsiktig lösning vidtagits genom att förskjuta överskottet från enheten arbete och kompetens till enheten för räddningstjänst och samhällsskydd. Detta är enligt vår mening inte en hållbar förbättrings- och effektiviseringsåtgärd som leder till bibehållen kvalitet. 5.2. Barn- och utbildningsnämnden 5.2.1. Identifiering av förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter I barn- och utbildningsnämndens budget 2019 beskrivs att de ekonomiska medlen fördelas till varje enhet utifrån både anslags- och intäktsfinansiering. Vid intervjuer framkommer att förvaltningens ekonom tar fram en fördelning av fullmäktiges tilldelade budgetram vilken sedan reduceras med 1 % från de olika verksamhetsområden. Förslaget går sedan till nämnden för beslut. Förvaltningens chefer träffas löpande i syfte att identifiera vilka förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter som finns inom förvaltningen. Exempel på identifierade effektiviseringsinsatser är gemensamma rekryteringsprocesser och möjligheten att förflytta personal mellan förvaltningens olika skolor. Nämnd och förvaltning anser att det finns tillräckligt med kompetens för att identifiera förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter. Däremot upplever nämnden att det är svårt att kvantifiera de identifierade förbättrings- och effektiviseringsinsatserna. Mot denna bakgrund har nämnden exempelvis inte genomfört någon analys av hur mycket administrativt arbete eller resurser det krävs för att ha gemensamma rekryteringsprocesser. En viktig del av nämndens effektiviseringsarbete är digitala satsningar. Nedan presenteras två exempel: Innovationsprojekt VINNOVA, projektet syftar till att identifiera olika innovationer som ska leda till högre kvalité och minskade kostnader över tid. Internet of things, är sensorer som ska fånga upp måendet bland barn och elever och hur de rör sig i skollokalerna. Som tidigare nämnts anses implementering av digitala system inledningsvis medföra ökade kostnader för nämnden. Att digitalisera anses dock viktigt och där finns förhoppningar att det i förlängningen genererar besparingar samtidigt som det ökar kvaliteten. Exempelvis kan inköp av en dator ge mervärde för en elev som har dyslexi. Mervärdet är att eleven får stöd i sitt lärande som resulterar i att eleven blir allt mer självständig, vilket ger möjligheter till att minska på kravet på lärarresurs för den enskilda eleven. 5.2.2. Underlag och analys i effektiviseringsarbetet Barn- och utbildningsnämndens effektiviseringsarbete på 1 % uppgår till 8,41 mnkr av den totala budgeten 2019. Vi har tagit del av underlaget för effektiviseringsarbetet inför 2019 som presenterades för kommunstyrelsen i samband med budgetdagarna. I underlaget framgår att nämndens totala kostnader uppgår till 962 mnkr. Utifrån underlaget kan vi se att av 962 mnkr uppges 300 mnkr som icke påverkbara och 663 mnkr som kan 17
påverkas. Exempel på kostnader som inte kan påverkas är lokaler, interkommunala ersättningar, kost och elevresor/inackordering. Exempel på kostnader som kan påverkas är undervisning, ledning, administration, elevhälsa, läromedel och IT-kostnader. De kostnader som kan påverkas presenteras i diagrammet nedan: Av diagrammet framgår att undervisningskostnaderna utgör 82 % av de kostnader som av nämnden anses påverkbara. Eftersom kostnader för undervisning är klart dominerande blir den naturliga följden att effektiviseringsåtgärder sker i kostnadsposten för undervisning. Det framkommer av underlaget att på kort sikt kommer delar av effektiviseringsarbetet att hämtas från undervisningen. Effekten reduceras dock då nämnden får statsbidrag för undervisning där kriterier delvis inte tillåter sänkta undervisningskostnader. Detta har enligt uppgift nämnden flaggat för till kommunfullmäktige. I underlaget finns inga uppgifter om konkreta eller specifika förbättrings- /effektiviseringsåtgärder som nämnden planerar att vidta. Av intervjuer framgår att det finns svårigheter att specificera förbättrings-/effektiviseringsåtgärder. Under effektiviseringsarbetet 2016 2018 har nämnden lyckats skriva upp barn- och elevpeng i nivå med löneökningarna, tagit emot flera barn och elever utan att bygga nya lokaler, genomfört en organisationsändring avseende administrationen och infört olika IT-system. Framöver ser nämnden ett antal utmaningar för kommande års effektiviseringsarbete motsvarande 1 %. Exempelvis kommer antalet elever att passera lokalernas kapacitet, vilket kräver att nya lokaler behöver byggas eller att befintliga lokaler behöver byggas ut. Vid intervju framgår det att kostnaderna för skolskjuts är höga, cirka 30 miljoner kronor. Fullmäktige har gett nämnden ett uppdrag att utreda de höga kostnaderna för skolskjuts. Nämnden har inte tagit fram några konsekvensanalyser av vad effektiviseringsarbetet innebär för den egna verksamheten. Det har heller inte arbetats fram några effekthemtagningsplaner av genomförda effektiviseringsarbeten. 18
5.2.3. Uppföljning Uppföljning av förvaltningens effektiviseringsarbete sker enligt uppgift genom det systematiska kvalitetsarbetet. Av intervju framkommer att om nämnden hållit sig inom befintlig budget (inklusive 1% effektiviseringsarbete) har nämnden därmed klarat av effektiviseringsuppdraget. I kommunens årsredovisning 2018 framgår att barn- och utbildningsnämnden redovisar ett överskott på 1,8 mnkr mot budget. I maj 2019 presenterades tertialrapporten för januari april 2019. Prognosen är budget i balans för året. 5.2.4. Bedömning Barn- och utbildningsnämnden har delvis tagit fram underlag för effektiviseringsinsatser i form av att redovisa kostnadsposter som går att påverka. Däremot bedömer vi att det är en brist att nämnden fördelar effektiviseringsarbetet på 1 % rakt av till alla verksamheter. Det är enligt vår bedömning viktigt att nämnden genomför välgrundade analyser för vilka effektiviseringsåtgärder som behöver vidtas. Vi ser positivt på att förvaltningen har identifierat insatser så som gemensamma rekryteringsprocesser, möjligheten att förflytta personal mellan skolorna och införande av flera digitala projekt i syfte att effektivisera verksamheten. Vår bedömning är att insatserna behöver konkretiseras, analyseras och följas upp för att kunna säkerställa att insatserna leder till en effektivisering. Det framkommer av intervju att en viktig förklaring till att nämnden klarat effektiviseringsuppdraget tidigare har varit på grund av att nämnden kunnat öka elevantalet utan att öka lokalbehoven. Framöver ser nämnden att antalet elever kommer att passera lokalernas kapacitet. Vår bedömning är att nämnden behöver säkerställa att åtgärden leder till en hållbar och långsiktig effektivisering med bibehållen/ökad kvalité. 5.3. Socialnämnden 5.3.1. Identifiering av förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter I samband med att kommunfullmäktige fastslår budgeten och beslutar hur de ekonomiska medlen ska fördelas ut till nämnderna påbörjar förvaltningen arbetet med att identifiera möjliga förbättringar och effektiviseringar. I socialnämnden inleds detta arbete med att förvaltningschefen skickar ett mail till samtliga områdeschefer i förvaltningen. Mailet innehåller information om vilket belopp som de identifierade förbättringar och effektiviseringarna ska uppgå till och att områdescheferna ska se över och presentera vilka förbättringar och effektiviseringar som kan genomföras inom sina respektive verksamheter. När varje områdeschef har identifierat möjliga förbättrings-/effektiviseringsåtgärder arbetar samtliga områdeschefer i förvaltningen fram ett gemensamt förslag på vilka effektiviseringar som kan genomföras i förvaltningen. Förslaget ska presenteras för förvaltningschefen och ska innehålla en beskrivning av vad som kan göras och vad dessa förändringar innebär såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt. Nämnd och förvaltning anser att det finns tillräckligt med kompetens inom förvaltningen för att identifiera effektiviseringsmöjligheter. Vid intervju med nämndens presidium framkommer delade åsikter om vilken omfattning nämnden ska vara delaktig i arbetet med att identifiera effektiviseringar. Å ena sidan nämns 19
att nämnden borde delta i en större omfattning med inspel av vilka effektiviseringar som bör genomföras. Samtidigt framkommer i samma intervju att tjänstepersonerna är väl insatta i verksamheterna och att de är bäst lämpade att identifiera vilka förbättringar som ska genomföras. Det finns ett samarbete mellan socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden där nämnderna ser över ansvarsroller och hur nämnderna kan samverka i syfte att uppnå en effektivare process. Exempelvis har samverkan föranlett att äldreomsorgen och skolan äter i gemensam matsal. 5.3.2. Underlag och analys i effektiviseringsarbetet Socialnämndens effektiviseringsarbete på 1 % motsvarar 8,93 mnkr av nämndens totala budget 2019. Förvaltningen har identifierat vilka specifika förbättrings-/effektiviseringsåtgärder som ska motsvara 8,93 mnkr, vilka presenterades i samband med de årliga budgetdagarna. Vi har tagit del av nämndens uppföljning av de aktiviteter som tagits fram för att förbättra/effektivisera verksamheten. I nedanstående tabell redovisas vilka aktiviteter som skulle effektiviseras, belopp att effektivisera, hur mycket som är verkställt, datum för verkställighet och den del som återstår. Aktivitet att effektivisera Belopp att effektivisera Belopp som är verkställt Datum verkställt Belopp kvar att effektivisera Nattstjänst särskilt boende 1,9 tjänst 1,179 Ännu ej verkställt - 1,179 Natt- och kvällspatrull 0,5 tjänst 0,582 0,388 2019-05-01-0,194 Mobil dagverksamhet utlagd 0,500 0,500 2019-01-01 0 Larmadministration 0,2 tjänst 0,100 0,100 2019-01-01 0 Lindögården 0,500 0,500 2019-01-02 0 Uppräkning avgifter 5,100 4,700 2019-01-01-0,400 Minskning centrala medel 0,972 0,972 2019-01-01 Summa (mnkr) 8,933 7,160 - - 1,773 Vi har tagit del av ett dokument som analyserar nattöversynens verksamhet inom socialförvaltningen. Dokumentet utreder om två nattpatruller i centralorten kan slås samman till en gemensam nattpatrull. Utredningen bygger på en analys av nuvarande organisation och en inventering av hur många nattbesök som genomförs. Översynen ska också utreda i vilken utsträckning tillsynsarbetet kan verkställas med beslut av trygghetskamera. Av utredningen dras två huvudsakliga slutsatser. Den ena är att organisationen kan minska personalantalet genom att minska på dubbelbemanningen förutom vid särskilda behov. Den andra är att införande av flera trygghetskameror kan minska antalet nattärenden inom hemtjänsten. Dokumentet visar att vid verkställande av organisationsförändringen skulle förvaltningen bibehålla samma kvalité på utförandet i kombination med minskat behov av personal motsvarande 1,19 årsarbetare vilket motsvarar 1,16 mkr per år. Som nämnts tidigare finns en diskrepans bland nämndens presidium kring huruvida effektiviseringsarbetet ska hanteras. Det framgår att effektiviseringsarbetet är de insatser som görs i förvaltningen och om det innebär att förvaltningen behöver höja avgifterna för att klara av effektiviseringsuppdraget på 1 % anses höjning av avgiften vara en del av 20
effektiviseringsarbetet. En annan åsikt är att höjning av avgifter aldrig kan ses som en förbättring/effektivisering, utan det anses vara en besparing. Presidiet delar heller inte uppfattning ifall det finns ett tillräckligt arbete med beräkningar av effekthemtagning, utformning av konsekvensanalyser av förbättrings-/effektiviseringsåtgärder och hur frekvent återrapporteringen av förbättrings-/effektiviseringsåtgärder till nämnd ska vara. Vi har i granskningen inte tagit del av socialnämndens förbättrings-/effektiviseringsåtgärder för 2020. I dokumentet som presenterades i samband med budgetdagarna beskrivs kortfattat de utmaningar som nämnden ser för perioden 2019 2022. 5.3.3. Uppföljning I kommunens årsredovisning 2018 framgår att socialnämnden redovisade ett underskott på 8,9 mnkr. I samband med tertialuppföljning för januari april 2019 prognostiserar nämnden en avvikelse om 7,0 mnkr mot budget 2019. Det genomförs en översyn av biståndsbeslut och organisering av verksamheten men enligt tertialuppföljning kommer översynen inte balansera kostnaderna till budgeterad nivå. Nämnden har följt upp de belopp som verkställts i tabellen som redovisats i avsnitt 5.3.2. Effektiviseringsåtgärderna redovisas med belopp, datum för verkställande och det belopp som kvarstår att effektivisera. 5.3.4. Bedömning Vår bedömning är att det finns ett strukturerat arbete inom förvaltningen för att identifiera förbättrings-/effektiviseringsåtgärder. Viktiga aktörer involveras för att identifiera förbättringsoch effektiviseringsmöjligheter i verksamheten. Vi har även tagit del av underlag som redovisar vilka förbättringar- och effektiviseringar som verkställts, vilket datum och till vilken ekonomisk effekt. En av dessa förbättrings-/effektiviseringsåtgärder har även kopplats till en konsekvensanalys. Nämnden har redovisat uppräkning av avgifter som en förbättrings-/effektiviseringsåtgärd. Enligt vår bedömning är inte detta en förbättrings-/effektiviseringsåtgärd, vilket inte heller omfattas av ekonomistyrningsverkets definition av effektiviseringsåtgärder. Granskningen visar att det finns en diskrepans inom nämndens presidium för hur effektiviseringsarbetet ska styras. Enligt vår mening är det viktigt att det finns en samsyn kring hur uppdraget ska styras och att det tydligt kommuniceras ut till förvaltningen för att de ska kunna bedriva ett tillfredställande effektiviseringsarbete. 5.4. Miljö- och byggnadsnämnden 5.4.1. Identifiering av förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter I samband med framtagande av detaljbudget och verksamhetsplan, baserad på fullmäktiges fastställda budget, påbörjar nämnden identifiering av förbättrings- och effektiviseringsåtgärder. Det framgår av intervjuerna att det finns löpande diskussioner i samband med arbetsplatsträffar om vilka förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter som finns inom förvaltningen. Exempelvis har diskussionerna resulterat i att områdesansvariga har utsetts inom verksamhetsområdena miljö och bygg i syfte att kvalitetskontrollera förvaltningens arbete och se över om det finns smartare arbetssätt. Vidare diskuteras vilka möjligheter det finns att stötta upp varandra inom verksamheten, exempelvis genom att handläggarna vid behov ska arbeta med både 21
byggärenden och miljöärenden. Det framgår att det genomförs gemensamma utbildningar och upphandlingar inom detaljplanarbetet med närliggande kommuner i syfte att minska kostnaderna. Vi har i granskningen tagit del av möteshandlingar mellan miljö- och byggnadsnämndens presidium och kommunstyrelsens presidium. Möteshandlingarna innehåller en uppföljning av första tertialet 2019. Som en del i redovisningen har nämnden tagit fram statistik på hur effektivt ett ärende hanteras i verksamheten. Frågor som besvaras är t.ex. den genomsnittliga handläggningstiden per anmält byggärende eller genomsnittlig kompletteringstid och genomsnittlig totaltid. Denna statistik går att följa upp årsvis. I handlingarna presenteras kortfattat miljö- och byggnadsnämndens utvecklingsinsatser 2019 och framåt enligt nedan. De genomförda effektiviseringsinsatserna för 2018 har inte åsatts värde utifrån ekonomiskt utfall. Genomförda (2018) Pågående Planerade 6st e-tjänster i drift Kvalitetsledningssystem + processmodulering 3 filmer kring byggnation Digital funktionalitet ärendehanteringssystem Öka anställdas digitaliseringsmognad Medskapare i fastställande av organisation/rutiner kring företagslots Digitala möten Nytt ärendehanteringssystem Färdplan digitalisering miljöenheten Högre närvaro forum för företagare Ytterligare e-tjänster Digitala arkiv Utökad delegation Digitala möten Fortsätta utreda/införa insatser för kortare handläggningstider Hålla i högre deltagande forum för företagare Kit av insatser för att korta ner handläggningstider byggenheten Fortsätta utreda/införa insatser för kortare handläggningstider Nämnden beviljades ersättning under 2017 från den kommunövergripande budgeten små steg och stora förbättringar för en drönare. I samband med ansökan av en drönare framgår bland annat att drönaren ska användas i tillsynsarbetet vilket ökar kvaliteten på den dokumentation som ligger till grund för både beslut och eventuell åtalsanmälan. Vidare framgår att utrustningen även kan bespara vissa båtresor. Det har inte tagits fram någon konsekvensanalys. Nämnden har heller inte analyserat hur mycket pengar, tid eller vilken nytta som drönaren har medfört verksamheten. Utifrån intervju med nämndens presidium lyfter presidiet vikten av att ge förvaltningen resurser i form av tid och pengar för att identifiera hur de ska arbeta smartare och identifiera flaskhalsar. Detta ger effekter på nämndens delegationsordning som enligt information eventuellt ska ses över. Exempel på flaskhals är att tjänstepersonerna inom förvaltningen ska följa detaljplanerna, men att ansvaret för detaljplanerna ligger under kommunstyrelsens förvaltning inom samhällsbyggnadsenheten. Problematiken har enligt uppgift diskuterats med kommunstyrelsens presidium och kommunstyrelsens förvaltning. 5.4.2. Underlag och analys i effektiviseringsarbetet Miljö- och byggnadsnämndens effektiviseringsuppdrag på 1 % motsvarar 0,142 mnkr av nämndens budget 2019. Nämndens presidium poängterar att effektiviseringsarbetet på 1 % är en riktning för att arbeta effektivare, och samtidigt bibehålla eller förbättra kvaliteten inom 22