Extrai nsatt förbundsstämma

./rt t s ra\ ä'ä<(ititldio 26 januari 20L4 Mötesprotokoll Extrai nsatt förbundsstämma L40 126 Extrainsatt förbundsstämma, 26 januar- 2OL4, 09.15 Plats: Ekonomikum, Uppsala Närvarande: Förbundsordförande Aria Nakhaei, vice ordförande Stina Bergman, kommunikatör Amanda Björkman, förbundsekonom Anna Welsapar och bidragsansvarig Andreas Persson. UF Södertörn, UF Stockholm, UF Uppsala, UPF Umeå, UF Göteborg, UF Malmö, UF Linköping, UF Jönköping, UF Örebro, UPF Lund. 1 5 Mötets öppnande Förbundsordförande Aria Nakhaei öppnade mötet kl, 9,43. Stämman beslutade att välja lohan Wallhammar till mötesordförande, 2 $ Val av mötesfunktionärer & formalia UtrikespoIitiska Frejg, l3 info(gufsverige.org I I4 79 Stockholm www.ufsverige.org

le {1 tsk4\ v'*tltfdr A ("x * UFUppsalameddeladestämmanattVerksamhetsrevisornLouiseGellin inte hade fått nägon-ljlråft" åch handlinlui titl O"t extrainsatta årsmötet' Revisorn hade inte vetskap om att en extrainsatt stämma skulle äga rum och därmed inte fö;;;;ti"ii u[rå1ånou. Mötesordförande ]ohan föreslos ';;;;r"r att punkten "* liåiåna" därmed skulle strvkas från dagordningen, och "ai åä"". fåi gå "tt utlåtande vid nästa medlemsmöte' dvs. valårsmötet i maj' Förbundsordförande Aria Nakhaei inkom med en proposition att lägga en diskussionspunktrörandesekonomiskasituationtill dagordningen. Stämman beslutade attväljasviceordförandestinabergmantillmötessekreterare attväljasannaforsbergochjuliayatestilljusteraretillikarösträknare att anse mötet stadgeenligt utlyst attfastställatidpunktenförjusteringtillsenastden26mars2014 attgodkännaföreslagendagordningmedföljandejusteringar:attpunkt Z (Fråga om stamåiii stad'geenligå utlysand-e), punkt 4 (fastställande av dagordning)samtpu.nkt6(-bordlagdabeslut)inkorporerasipunkt2(val av mötesfunktionaiei oin rårmatiai, ati punki 5 (Revisors utlåtande kring dengångnaperioden)stryksochattendiskussionspunktoms ekonomiska situation läggs till undei punkt 4 (inkomna motioner och propositioner) attläggabeslutetomansvarsfrihetförförbundsstyrelsen2ol2l13llll å rsmötesha ndlinga rna 3 S Justering av röstlängd Tio av totalt tio röstberättigade medlemsföreningar närvarade på stämman. Stämman beslutade UtrikesPotitiska Frejg l 3 inlo'rr ufs\ erige org I l4 79 Stockholm wuw.ufsr erige org

r fxililk) ff att justera röstlängden till tio medlemsföreningar 4 $ Inkomna motioner och propositioner Proposition om auktoriserad revisor och s ekonomi Förbundspresidiet hade inför den extrainsatta årsstämman inkommit med en proposition rörande s ekonomi och revision (se bilaga 1). Propositionen gällde införandet av två nya paragrafer i Utrikespolitiska Sveriges (UFS) stadga under rubriken förbundsstämma. Det konstaterades att två på varandra följande årsmöten måste godkänna stadgeändringen, enligt paragraf 44, UFS stadga, Förbundsordförande Aria berättade om den gångna hösten sedan årsmötet i Malmö i septemberi och vad som lett fram till den föreliggande propositionen. Två ekonomiska revisioner saknades från de två föregående verksamhetsåren, och mycket energi och pengar fick läggas ut för att genomföra dessa inför deadline till Ungdomsstyrelsens (US) bidragsansökan. UF Uppsala frågade hur mycket revisionerna kostade, varpå förbundsekonom Anna svarade att två ekonomiska revisioner totalt gick på 82000 kronor, UPF Lund ställde frågan varför revisionerna kostade så mycket mer än vad som ursprungligen angivits, Aria svarade att man hade upptäckt en differens på cirka 14000 kronor från verksamhetsåret 2OIL/20I2, och att extra arbete från de ekonomiska revisorernas sida fordrades för att förklara denna differens. Presidiet satte då ett tat< på 10000 kronor för att betala det arbete som tillkom, Revisionen för 2Ott/20L2 gick totalt på soooo kronor och 2Ot2/2013 för 32000 kronor. För att undvika liknande scenarier iframtiden, hade presidiet valt fram en proposition om två nya paragrafer: 13 5 Revisionsberättelsen från den auktoriserade revisorn ska även innehålla ett uttalande ifrågan om ansvarsfrihet för avgående förbu ndsstyrelse. Fakturan för bokslutsrevisionen betalning sker. ska godkännas av stämman innan 14 $ Efter avslutat verksamhetsår uppmanas förbundsstyrelsen att se UtrikespoIitiska Freig. I3 infogrufsverige.org ll4 79 Stockholm ww.ufsverige.org

{1 lsk2\ v',d-^ ff över att alla transaktioner på bankkontoutdragen ska återfinnas som en transaktion i huvudboken, Stämman ajournerades några minuter för diskussion i små grupper, Paus kl. 10.37. Mötet återupptogs kl, 10.55. Stämman valde att först diskutera paragraf 14 och därefter paragraf 13, UF Malmö ställde frågan om vad som avses med "uppmanas att se över", UPF Lund föreslog en omformulering av paragrafen till "ska" istället för "uppmanas [...] att se över att alla transaktioner..." för att förtydliga paragrafen. UPF Umeå ansåg att paragraf t4 är onödig, eftersom en kontinuerlig översyn av tranlaktionerna under verksamhetsåret är en självklarhet, det behöver inte stå med stadgan. UPF Umeå tog som exempel att i lokalföreningarna regleras redan översynen av bankkontona i lag, i den så kallade bokföringsordern. Till skillnad från UPF Umeå menade UF Södertörn att det var en självklarhet att paragrafen ska införas i stadgan med formuleringen "ska". UF Uppsala ansåg att en formulering om kontinuerlig översyn, istället för en översyn efter avslutat verksamhetsår borde läggas in. Görs översynen enbart efter verksamhetsåret, upptäcks potentiella brister "för sent", menade UF Uppsala, I likhet med UPF Umeå, ansåg UF Stockholm att par-agrafen föreföll märklig, eftersom översynen handlar om en kompetensfråga hos den sittande förbundsstyrelsen, det är inte en stagdefråga, UPF Lund menade att minnet är kort, och att paragrafen minskar risken för att liknande händer igen. UF Jönköping ifrågasatte, i likhet med UPF Umeå och UF Stockholm, att paragrafen ska finnas med i stadgan, översynen borde ske automatiskt med ett bokföringsprogram och att det borde vara kassörens eller ekonomens uppgift. Ekonom Anna svarade att inte använder sig av ett sådant automatiskt bokföringsprogram, utan att översynen måste göras manuellt. UF Stockholm var överens med övriga föreningar att en löpande översyn måste göras, men för att åtgärda problemet behöver snarare ett tydligt policydokument formuleras än en stadgeändring. UF Södertörn svarade att även om det är en självklarhet har behov av övertydlighet, eftersom den löpande översynen har förbisetts av tidigare styrelser. UF Örebro höll även de med om att stadgan bör förtydligas när det gäller denna översyn med formuleringen "ska", så att inte kompetensen hos den sittande styrelsen blir den avgörande faktorn. Följande yrkanden inkom från medlemsföreningarna beträffande paragraf 13 och 14, UtrikespoIitiska Frejg. l3 inforaufsverige.org I l4 79 Stockholm www.ufsverige.org

{r I s,(a\ v'-*fltflrl.,t UPF Lund yrkade på att införa en ny $ 14 med lydelsen: " Efter avsl utat verksa m hetså r ska I I förbu ndsstyrelsen kontrol lera a I la transaktioner på bankkontoutdragen för att se att dessa återfinns som transaktioner i huvudboken" UF Linköping yrkade på att införa en ny $ 14 med lydelsen: "Under sitt verksamhetsår skall förbundsstyrelsen se till att alla transaktioner på bankkontoutdragen återfinns Som transaktioner i huvudboken" Som kontraproposition till införandet av paragraf L4, yrkade UF Stockholm på att "förbundsstyrelsen ser över den ekonomiskt ansvariges uppdragsbeskrivning, för att få ett förtydlig^ande att den ekonomiskt ansvarige kontinuerligt, månadsvis, under året ska se över att alla transakiioner på bankt<ontoutdragen ska återfinnas som en transaktion i huvudboken". Presidiet jämkade sig med UPF Lunds förslag på paragraf 14 och yrkade på att införa paragraf 13 i stadgan med följande formulering: i'revisionsberättelsenlrån den auktoriserade revisorn ska även innehålla ett uttalande i frågan om ansvarsfrihet för avgående förbundsstyrelse. Fakturan för bokslutsrevisionen ska redovisas inför stämman." UPF Umeå yrkade på att införa en ny 5 13 istadgan med lydelsen: "ReviSion ska göras av en verksamhetsrevisor och en auktoriserad ekonomisk revisor. Båda revisorerna ska ge ett utlåtande i frågan om ansvarsfrihet för avgående förbundsstyrelse. Detta utlåtande ska vara förbundsstämman tillhanda senast 14 dagar innan förbundsstämma hålls," Stämman beslutade att införa ett yrkandestopp för röstning om ett huvudförslag till paragraferna 13 och 14, UPF Umeå yrkade på att stämman tar beslut om paragraferna var för sig, vilket också beviljades, Först skulle ett huvudförslag till paragraf 13 röstas fram. Presidiets proposition stod mot UPF Umeås förslag. Votering begärdes. Totalt 7 medlemsföreningar röstade för presidiets proposition åot 3 föreningar för UPF Umeås förslag. Det begärdes även att ett avslag ställdes mot presidiets proposition. Röstningen resulterade i 10-0 för presidiets proposition. Utrikespotitiska Frejg. l3 info,aufsverige.org I l4 79 Stockholm ww.ul5verige.org

I v-^$ O.*{![-r--..å.: a. tt [\{ 0? f\ tr..* VÄt r,]n lll I 1r H,a YF \Jtl/ FIZ a\g* ;Gr' Y Såmman beslutade 13 i att i enlighet med presidiets^ ProPosition inf-öt?' ^paragraf Utrikespolitista ä"ouno"t su"'iä"t stadga under rubriken förbundsstämma' Presidiet hade jämkat sig med. y^p-f,ly:d'förslag gällande paragraf 14' UF Linköpings förstag'lij"oi upf Lundä o.n pi"iiaiets förslas' Votertng besärdes. rotalt ä;;;i;*srorenirijar- rostade för uf Linköpinss proposition som *"'åioi'rtg' tot 'ä"'ro';;tg"; för upf Lund och presidietsförslag'ufunttoping'p..opositionsf<rlffedärefterställasmot avslag. Enbegäranomattajo!.rrneramötet,ifemminuterställdes,ochbeviljades' Paus kl. t2'27 ' uotåi: återupptogs kl' 12'33' Efter pausen lade UF Uppsala. fl:* ett förslag om att riva upp huvudförstaget tifi=par"aqrj"i+ fotaf;'ö mot 1 föreningar röstade för att riva upp beslutet. Ji'Jöplurå rorl.rrgå i,äåiå å.i-v*anä-estoppet sällande oaraqraf14skulle;'""";;ttotalto'mot2föreningarröstadeförattriva upp YrkandestoPPet' Stämman beslutade att riva upp huvudförslaget för paragraf 14 att riva upp yrkandestopp för paragraf 14 Mötet ajournerades för lunch till kl' 13'30' Mötet återupptogs kl' 13'35 Under lunchpausen inkom ett yrkande från UF Malmö gällande paragraf 14t..Efteravslutatverksamhetsår.skallförbundsstyrelsen,föreekonomisk revision,ttont'otie'aallatransat<tioner-påbankkontoutdragetochseatt dessa återfinns'å'r.n' tiuntuktioner i huvudboken"' UF Linköping :amfaae sig *"0 Uf Malmös förslag' UPF Lunds och - stockholm dros presidiets rorrrlj";å,;";'hot urtaimös forslas..uf tiilbaka,,,. vriåiå-ij"-ouunl t"i'äåi'""tins"'i att deras förslas om ska ske översvn av oun "ronomiskt "";;;;;;''uppitugtneskrivning UtrikesPolitiska Frejg. I l info'd uf)\ erige org I t4 79 SrocLholrn www uf:\ erlge org

f*irilk) f) lf, parallellt, genom UFS representanten, Stämman beslutade att införa ett yrkandestopp. Enkel votering begärdes. Totalt 6 medlemsföreningar röstade för UF Malmös förslag mot 3 föreningar för UPF Lunds och presidiets förslag. I nästa steg skulle UF Malmös framröstade förslag ställas mot avslag, Voteringen resulterade ib - 1för UF Malmös förslag. Stämman beslutade att i enlighet med UF Malmös proposition införa en ny paragraf 14 i Utrikespolitiska Sveriges stadga under rubriken förbundsstämma. Motion om ändrinq av UFS stadga $ 33 angående valberedning UPF Lund och UF Uppsala hade inför den extrainsatta årsstämman inkommit med en motion rörande UFS stadga, paragraf 33 (se bilaga 2)' Motionärerna föredrog inför stämman gm grunden till den framlagda motionen. Stämman öppnades upp för frågor till motionärerna, UF Stockholm ställde frågan om den föreslagna ändringen i paragraf 33 verkligen kommer att ha någon avsevärd effekt. Den skulle begränsa urvalet för en valberedning, då det är svårt att hitta en extern kandidat, ansåg UF Stockholm. UPF Lund replikerade att de inte kan uttala sig om effekten i nuläget. Dock har man på lokal nivå inte haft problem med att hitta engagerade människor, t.ex, personalvetarstudenter. UF Malmö höll med motionärerna och menade att det skulle innebära ett stort steg mot en mer professionell organisation. Den externe valberedningsledamoten skulle sitta med på interviuer med mer opartiskhet, menade UF Malmö' UF Göteborg, däremot, förstod inte poängen med paragrafändringen. Valberedningen väljs av UFS medlemmar i ett demokratiskt val. Om man är missnöjd med valberedningens föreslagna kandidater, får man lägga fram motkandidaturer. Det är stämmans uppgift och ansvar att ta fram kompetenta personer till valberedningen, som inte väljer kandidater baserat på personliga relationer. UPF Lund replikerade med att trycka på professionaliseringen och utifrånperspektivet, dvs. att ändringen ser bättre ut från de externa bidragsgivarnas perspektiv, UF Stockholm menade att utslagsrösten ligger hos de andra två i valberedningen, vilket kan slå ut den tredje, externa ledamotens röst, Utrikespolitiska Frejg. l3 info@ufsverige.org I l4 79 Stockholm wuw.ufsverige.org

/ / Således är formuleringen i paragrafen "verkningslös". UPF Lund svarade som tidigare med att det är ett steg mor professionalisering av. Formuleringen är en nyansskillnad som gör något, den ger en bättre dynamik iett intervjuförfarande, vilket kan leda till ännu bättre kandidater. Streck drogs i utfrågningen av motionärerna, Stämman öppnades för diskussion. UF Uppsala replikerade på UF Stockholms första inlägg att valet av valberedning begränsas, med att det inte är särskilt svårt att hitta en extern ledamot, Genom stadgeändringen skapas en drivkraft att hitta en sådan person, något som inte funnits tidigare, menade UF Uppsala. UF Uppsala replikerade också på UF Stockholms andra inlägg om att paragrafformuleringen är "verkningslös", Oå de två andra ledamöterna har utslagsrösten. Man bör inte underskatta den kompetens och "soft power" som en extern, tredje person kan utöva i en grupp genom att säga vad hen tycker, även om de andra inte nödvändigtvis nåtter med, menade UF Uppsala. Den ger "nytt blod" och en opartiskhet. Det finns en risk att man i valberedningen mer eller mindre medvetet tar intryck av eventuella personliga relationer. Vidare menade UF Uppsala, i likhet med vad UPF Lund- tidigare sagt, att en extern ledamot ivalberedningen ser bra ut utifrån. Oet visai att förstår att personliga ba;d kan påverka valprocessen, och att sådana band gör det svårt att ta rationella beslut. UF Uppsala replikerade också på Uf Göteborgs tidigare inlägg med att sittande valberedning har ett kunskapsövertag över valårsmötet i vilka kandidater som är "lämpliga" i och med nomineringsprocessen, Därför blir det väldigt svårt att ta fram en "informerad" eller "kunskapsmässig" motkandidatur direkt på valårsmötet. Formuleringen i stadgän säkerställer att valberedningen är kompetent, menade UF Uppsala. UF Göteborg inkom med ett yrkande: "att motion om ändring av UFS stadga $33 angående valberedningen avslås." Paus kl. 14,15. Mötet återupptogs kl. 14,20. UF Göteborg motiverade sitt yrkande med att de tror att paragrafformuleringen blir verkningslös, den utesluter inte de strukturella problemen. Man borde snarare se över policyn för valberedningen. UPF Lund replikerade att professionaliseringen är en långsiktig process, och första steget måste bli en ändring istadgan. En policyändring är inte ett tillräckligt alternativ till stadgeändring. Två yrkanden stod mot varandra: UPF Lund och Uppsalas motion mot UF Göteborgs yrkande på avslag. Votering begärdes och B ff fåif Utrikespolitiska Frejg. l3 info@ufsverige.org I l4 79 Stockholm ww.ufsverige.org

ff {rlskr'\ v'-.d.,c f) ti, medlemsföreningar röstade för att anta motionen, mot två for ett avslag, Stämman beslutade att ienlighet med UPF Lund och UF Uppsalas motion ändra i Utrikespolitiska Sveriges stadga under rubri ken "valberedning". Diskussion om s ekonomiska situation Förbundsordförande Aria Nakhaei och ekonom Anna Welsapar föredrog inför stämman om förändringar som bör genomföras in UFS bidragsansökningsprocess. De föreslog att en grundlig diskussion förs i kring hur denna ansökningsprocess kan förbättras för att undvika kompletteringar och liknade scenarion som det under hösten 2073. Förbundet behöver få in tyotigare rutiner och en kontinuitet. lust nu ligger en stor arbetsbörda på presidiet, menade Aria. UF Malmö ställde frågan om Ungdomsstyrelsen lämnat en punktlista till med åtgarder som behöver göras till nästa års bidragsansökan, Anna svarade att US inte skickat någon skriftlig åtgärdslista, men av de kompletteringsfrågor som skickades från deras ansökningssystem framgår de åtgarder behöver vidta i framtiden, Detta framgick även från det möte Anna och bidragsansvarige Andreas Persson hade med handläggarna från US under mötet den 19 november 2013, menade Anna, Aria informerade stämman om det arbete som precis påböriats inom förbundsstyrelsen med olika arbetsgrupper kring temat "bidrag". Tanken är att arbetsgrupperna ska mynna ut ikonkreta riktlinjer kring bidragsansökan för lokalföreningarna. UF Linköping ställde frågan till presidiet var orsaken till arbetsbördan ligger undei sommaren. Andreas svarade att den avgående styrelsen sot<er bidraget för kommande kalenderår och den tillträdande styrelsen skickar koåpletteringar. Det innebär en svår situation för den nya styrelsen att sätta sig in i, menade Andreas. UF Malmö ansåg s situation, endast beroende av en inkomstkälla, som väldigt prekäri och undrade vad det skulle det innebära att söka fler bidrag. Ariå svarade att enligt US själva får man endast söka bidrag från en mynaignet. Ska man få biorag från US, kan man bara söka från äen. Andreas menade att om man ska söka bidrag från företag innebär det en enorm arbetsbörda för den sittande styrelsen, Anna kom Utrikespolitiska Frejg. l3 info(rulsverige.org II4 79 Stockholm rm.ufsverige.org

/. /' upp med id6n att man kan tillsätta ett näringslivsutskott. UF Malmö meddelade att det rådde en konsensus bland de lokalföreningars ordförande som träffats iuppsala under helgen att undersöka Internationella kontakter och bidrag, t,ex, olika EU bidrag. En arvoderad person borde tillsättas med ansvaret att sköta hela s bidragsansökan, det för att skapa kontinuitet, tyckte Aria. Id6n kom också upp om att tillsätta en icke arvoderad ideell grupp från lokalföreningarna. UF Södertörn underströk att om bidrag ska sökas från företag är det mycket viktigt att tänka på att UFS är ett obundet förbund. Streck drogs idebatten, Paus kl. 15.14. Mötet återupptogs kl. 15.24. fxiilk) n ff v;, Diskussion om per capsulam-beslut under sommaren Stämman föreslogs diskutera den praktiska problematik som uppstår med förbundsstyrelsens per capsulam-beslut under sommarmånaderna. Förbundsordförande Aria informerade stämman att PC-beslut över sommaren i dagsläget regleras enligt den policy som finns tillgänglig på UFS dropbox-konto, via respektive UFS representant. Formellt sker PCbeslut via mail, där alla kan se vilket resultat som har kommit fram. Problem som har uppkommit med PC-beslut över sommaren är att många lokalföreningar byter styrelse över den tidsperioden, vilket minskar medlemsförankringen för besluten. UPF Lund höll med angående den försvagade förankringen hos lokalföreningarna i och med att verksamheten inte bedrivs annat än över skolterminerna, och önskade därför lyfta diskussion kring denna problematik. Aria menade att det är problematiskt när PC-beslut inte kopplas vid UFS representantens överlämning. Denne kan eventuellt rösta mindre genomtänkt, och med mindre vetskap om den föregående diskussionen lokalföreningen. UF Linköping frågade om några exempel på sådana PC-beslut kunde ges, varpå Aria svarade beslut om den grafiska profilen och medlemskap i Folk och Försvar. UF Stockholm ansåg också att frågan är viktig i och med att problem funnits, men att det är ännu viktigare att den lyfts från lokalföreningarnas sida, Förankring är ytterst viktigt vid när det gäller beslut om kostnade4 menade UF Stockholm. Det är tyvärr omöjligt att minska eller ta bort PCbeslut, sade Aria. tvtånga styrelseledamöter från hela landet gör att ett ökat antal fysiska möten för att kunna fatta fler beslut är omöjligt. Marta Lindström från UF Uppsala ansåg det som möjligt för UFS Utrikespolitiska Frejg, I3 inlofulsverige.org I l4 79 Stockholm wwwufsverige.org 10

{rlska\ v'..,d.^ / / representanter att rådfråga under sommaren, även om fysiska styrelsemöten inte äger rum. UF Upp^sala undrade om problematiken hade kunnat undvikas vid -battre framförhållning, eller genom att sådana beslut skjuts upp till nästkommande fysiska möte. När tidigare styrelser tar be!tut i samband med verksamhetsårets slut som direkt påverkar uppstarten av nästa verksamhetsår, försvåras arbetet för den nya styrelsen, menade Aria, UF Uppsala undrade om det möjligt att upprätta tydligare riktlinjer för PC-beslut än vad som gxisterar idag för att undvika dettå problem. Marta Lindström ställde frågan^om det är möjligt att åtgarda problemet vid överlämningsmötena, varpå Aria svarade att det är mojtigt, men att några PC-besluitogs efter överlämningsmötena, Ökat antal ledamöter i och med fler föreningar har inneburit en stor logistisk utmaning. Den geografiska situationen gör det svårt att minimera PC-beslut, menade UF Malmö. Begränsningar är möjligt i den mån att PC-beslut endast används när det verkligen krävs. UF Linköping ansåg att en större vikt bör läggas på PC-beslut framförallt vid överlämning, Många UFS representanter vet inte vad ett beslut bygger på i och med att de oita inte är insatta i den föregående diskussionen. UF Uppsata tryckte också på att säkerställa en god överlämning mellan representanterna. Enligt-UPF Lund är det flexibiliteten med PC-beslut som gör UFS möjligt, men svårigheterna kvarstår att förankra beslut ioch med begränsat antal fysiska möten, UF Malmö underströk att UFS representanten har ett ansvar att uppfylla, denne måste sköta sina uppgifter, vilka inkluderar att läsa mail och svara på PC-beslut. Överlämningsprocessen är viktigast, och den ska vara tydlig. En idd är att skapa ett slags "introduktionspaket" för den nya repräsentanten. I dagsläget ^ges väldigt mycket information vid överlämningen, vilket go-r Oet svåit att sättjsig in i en specifik fråga itid, t.ex. när dei gäller PC-beslut, UF Malmö efterfrågade en mer organiserad, generell överlämning för samtliga lokalföreningar. Det skapar ett effektivare arbete efter överlämningarna' Förbundsordförande Aria informerade om sin tid som aktiv i UF Linköping, att de avgående styrelseledamöterna skrev ett slags "testamente" kring vad som 'genomforts det gånga verksamhetsåret, vilket överlämnas till nästkommånde person. Oå-Uf5 representanterna sitter på tofatt mandat, kan inte förbundsstyrelsen säga hur en överlämning bör gå till, menade Aria. ff Utrikespotitiska Box 1282 Frejg.13 I 14 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org 11

rxiåk) Diskussionen avslutades kl. 15.49. 5 5 övriga frågor Nästa planerade årsmöte är valårsmötet i att äga rum i Linköping, maj, som eventuellt kommer 7 S Mötets avslutande & nästa möte Mötesordförande Johan förklarar mötet avslutat kl. 15.51. Aria tackade mötesordföranden med en klassisk blommal UtrikespoIitiska Box 1282 Orgnr:802436-8659 Frejg. l3 info@ufsverige.org I l4 79 Stockholm wwwufsverige.org t2

{rlska\ vktltltll- ^ I l'\ \ --./ lqfuzu/wall ham mar, Mötesordförande Bergman, Mötessek r"f^ Yates, Justerare Utrikespolitiska forbundet Ilox 1282 Fre.;g. l3 I l4 79 Stockholnl Orgnr: 802436-8659 inl'o@ulisverige org rvrlrrrul'sverigc org tg

{1 tska\ v'-*tltf t: A l3 januari 2014 Proposition {) tf, Propositionomauktoriseradrevisorochsekonomi att införa två nya paragrafer under rubriken förbundsstcimma följande lydelse: i stadgan med 13 $ Revisionsberättelsen från den auktoriserade revisorn ska även innehålla ettuttalandeifråganomansvarsfrihetföravgåendeforbundsstyrelse. FakturanförbokslutsrevisionenskagodkännasaVstämmaninnan betalning sker. 14 $ Efter avslutat verksamhetsår uppmanas alla transaktioner på bankkontoutdragen ska huvudboken. förbundsstyrelsen att se över att återfinnas som en transaktion i Motivering till 13 S t3$1slförbundsstämmansbeslutomattbeviljaförbundsstyrelsen ansvarsfrihet bör även grundas på uttalanden från den ekonomiska revisorn' För att i framtiden undvika att en styrelse beviljas ansvarsfrihet utan att revisionen är genomlord bor det vara ett krav att den auktoriserade revisorn görettuttalandeomansvafsfrihet.syftetmeddenhärparagrafenäratt underlättabidragsansökningsprocessentillungdomsstyrelsenfören nytillträdd styrelse' 13 S 2 s/ Den auktoriserade till revisorn bestämmas slutsummor för bokslutet summan. revisor är fortroendevald och darför bör arvodet av förbundsstämman. Det handlar om stora och förbundsstämman bör därför godkänna Motivering till 14 S Enligt 5 kap. 6 $ BFL ska det finnas en verifikation lor varje afftirshändelse' Tanken är således att allt ska vara bokfört vid verksamhetsårets utgång och att vi måste införa en ny rutin med att man i slutet av verksamhetsåret går igenomallaverifikationerochdubbelkollarattalltärbokfört.?t'i"i+a,-''--l fu,vt*lts! re-sic\, UtrikesPotitiska Frejg. l3 rnl'o@ulsrerige org t l4 79 Stockholm www.ufsvenge org iq

) (1tsKa\ v'-*iffft!\,$ 5 Januari 2014 Motion till förbu ndsstämma 2611-201 4 ff * Ändring av Utrikespolitiska Förbundet Sveriges stadga $ 33 angående valberedning För att fterligare professionalisera vårt ftjrbund är det viktigt att framtida valbereäningä. unr.t vara både kunniga om ftjrbundet men också opartiska' Ett medel föi att göra detta är att valberedningen alltid ska bestå av minst en person som inte tidigur" har varit styrelseledamot i Utrikespolitiska Förbundet 'Sv"riges styrelse. Genom denna forändring så blir valberedningen om möjligt an mjr opartisk och eventuella relationer valberedningsledamöten och kandidater emellan suddas ut ltterligare. En forändring av valberedningens konstellation skulle även ge en ännu bättre bild av UFS iom då framstår som ett fijrbund som ytterligare betonar att kompetens ges företräde framfor personliga relationer' Att sats Förbundsstcimman beslutar att tindra $ -13 t Utrikespolitiska Förbundet Sveriges stadga titt "Valberedningen skall bestå av minst tre ledamöter, varav en ar sammankallande och har utslagsröst i valberedningsprocessen' Minst en av ledamöterna skall inte tidigare ha varit styrelseledamot i (Itrikespolitiska Förbundet Sverige' " Författare: Utrikespol itiska floreningen Lund Utrikespolitiska föreningen Uppsala Utrikespolitiska Box 1282 Frejg.13 1 14 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www. ufsverige. org t5