Kommunikationsstrategi 2013-2014 Antagen av Östhammars kommunfullmäktige 84 i september 2010. Omarbetad i december 2012 och antagen av kommunstyrelsen xx/2013
Innehåll ANSVAR FÖR INFORMATION OCH KOMMUNIKATION 1 VAD ÄR INFORMATION OCH KOMMUNIKATION 1 SYFTET MED KOMMUNIKATIONSSTRATEGIN 2 MÅLGRUPPER 3 VÅRA VIKTIGASTE KANALER 5 VARUMÄRKET OCH ENHETLIG PROFIL 7 BILDSPRÅK 7 VISION 2020 9 KOMMUNFULLMÄKTIGES MÅL 2013-2014 9 VÄRDSKAP 10 GENOMFÖRANDE OCH ÖVERSYN 10 ANSVAR FÖR INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Från och med januari 2009 finns ansvaret för övergripande information och kommunikation på Kommunledningskontoret och dess Tillväxtkontor. Ansvarig tjänsteman är informationschefen. Ansvarig politisk nämnd är Kommunstyrelsen. Informationschefen rapporterar till Kommunstyrelsen. Vad är information och vad är kommunikation Vi är duktiga på att informera, det vill säga berätta om det vi tycker är viktigt och det vi tror att mottagaren vill veta. För att veta det, och försäkra oss om att budskapet är begripligt, måste vi kommunicera, det vill säga ge mottagaren möjlighet att svara, fråga eller kommentera. Övriga kommunikationsdokument Informationspolicy Grafisk profilhandbok Riktlinjer och råd - eller hur du använder sociala medier sid 1
Övergripande syfte med kommunikationsstrategin Bilden och profilen av Östhammars kommun ska vara tydlig. Det ska vara lätt för mottagaren att förstå vem som är avsändare och vad som menas. En kommunikationsstrategi är ett stöd och en styrning för att vårt varumärke ska vårdas och sättas samman i en helhet - Östhammars kommun. Kommunikationsstrategin är baserad på den policy för informationsverksamheten som finns antagen av Kommunfullmäktige 2/2000. Den säger i inledningen; Informationspolicy All information från Östhammars kommun ska vara - snabb - korrekt - sann. Människors rätt att få ta del av allmänna handlingar finns nedtecknad i tryckfrihetsförordningen. Denna medborgerliga rätt är skyddad av vår grundlag. Det är därför av yttersta vikt att allmänheten och massmedierna ges möjlighet att ta del av allmänna handlingar och att korrekta svar lämnas på deras frågor. Informationen ska skrivas på ett sådant sätt att den kan förstås av samtliga berörda. Språket ska vara tydligt och vårdat. Målsättning att stärka vår identitet och skapa en positiv bild av kommunen att skapa goda relationer att hejda utflyttningen från kommunen att få fler människor att flytta till kommunen att vara en god arbetsgivare att skapa ett ännu bättre företagsklimat Budskap För att vi ska nå fram med vårt budskap till mottagaren så krävs det att den anpassas både efter målsättning och målgrupp, samt att vi väljer rätt kanal för budskapet. Utgå från den som du riktar ditt budskap till. Språket ska vara enkelt, rakt och vardagligt, samtidigt som det ska vara korrekt och professionellt. Undvik kanslisvenska. Bilder och illustrationer ska vara tydliga och förstärka vårt textbudskap. sid 2
Målgrupper MEDBORGARE OCH FRITIDSBOENDE Kommunens innevånare och våra fritidsboende är viktiga budbärare och ambassadörer. De upplever kommunens service, utbud, ekonomi, politiska ambition och kommunikation. Den upplevelsen är bilden utåt mot nya kommuninnevånare och presumtiva innevånare. Det är därför viktigt att invånare och fritidsboende får god information och gehör för sina behov. Informationskanal osthammar.se, trycksaker, skyltar, annonser Kommunikationskanal Sociala medier såsom Facebook, Twitter, YouTube, möten, telefonsamtal, e- post, Fråga dina politiker. ANSTÄLLDA OCH FÖRTROENDEVALDA Det är viktigt att anställda och förtroendevalda är väl uppdaterade om kommunen. Vår personal motsvarar cirka 10 % av kommuninnevånarna. För att nå framgång ska vi alltid börja vår kommunikation internt för att sedan kommunicera till övriga mottagare. Detta för att delge och förankra och för att ta hjälp och råd från de som finns i den egna organisationen. Informationskanal Intranät, trycksaker Kommunikationskanal Möten, telefonsamtal, e-post Företagare Ett starkt näringsliv är en av hörnstenarna i en god tillväxt. Därför är en av Kommunfullmäktiges övergripande målsättningar att stärka företagsklimatet. Detta ska åstadkommas bland annat genom proaktivitet och dialog. Informationskanal osthammar.se, digitala lotsen, annonser, trycksaker Kommunikationskanal Möten, telefonsamtal, e-post sid 3
Målgrupper BESÖKARE Turismen är den starkast växande näringsgrenen i världen. Det är viktigt att besökaren får positiva intryck av vår kommun såsom den fysiska miljön och vårt värdskap eftersom turisten bär sin upplevelse till släkt och vänner. Det är därför viktigt för oss att se till att den fysiska miljön är attraktiv, inbjudande och ren för att tilltala besökaren. Informationskanal osthammar.se, visitroslagen.se, trycksaker Kommunikationskanal Facebook, Twitter, YouTube, möten, telefonsamtal, e-post FÖRENINGAR OCH ORGANISATIONER Kommunen är föreningsrik. Föreningarna gör ett viktigt socialt arbete och det är därför angeläget att föreningar och organisationer är väl uppdaterade om kommunens synsätt i sina kontakter med människor i föreningslivet. Informationskanal osthammar.se, trycksaker, annonser Kommunikationskanal möten, telefonsamtal, e-post sid 4
Våra viktigaste kanaler OSTHAMMAR.SE Kommunens webbplats www.osthammar.se är vår främsta informationskanal till medborgare, företagare, besökare och medier. Webbplatsen är vårt ansikte utåt, mot omvärlden nationellt, internationellt och speglar vårt varumärke. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. Kommunikationsfunktion såsom dela och kommentera saknas. INTRANÄTET Den interna kommunikationen berör alla i organisationen d v s medarbetare, förtroendevalda och ledning. Information såsom nyheter och arbetsinformation ska finnas här, men också de övergripande målen samt den organisationskultur som är önskvärd. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. Kommunikationsfunktion såsom dela och kommentera saknas. SOCIALA MEDIER Att kommunicera via sociala medier såsom Facebook med flera är ett sätt att fånga upp medborgarnas behov och göra dem delaktiga i kommunens utveckling. Sociala medier minskar känslan av distans till kommunen och inbjuder till ett mer samtalande och interaktivt förhållande än vad som är möjligt på osthammar.se. Information och kommunikation fungerar fullt ut via denna kanal. E-POST Vår kommunikation via e-post är snabb och korrekt. Vi har ett gott värdskap även i denna kanal. Vi är medvetna om den grafiska profilen och väljer teckensnitt och färger enligt den. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. RADIO, TV, PRESS Chefer, medarbetare och politiker på alla nivåer bör eftersträva ett gott samarbete med medier för att förmedla en positiv bild av våra verksamheter. Medier är ännu en kanal till allmänheten. Vi bemöter medier med vänlighet och med respekt för deras arbete. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. sid 5
Våra viktigaste kanaler Pressmeddelanden Att skicka ett pressmeddelande är att söka kontakt med media. Skriv kortfattat, börja med huvudbudskapet och spara detaljerna till slutet. Var noga med formulerandet av rubrik och använd ett språk som är lättförståeligt. Ange tydligt avsändaren och datum, samt uppgifter till en kontaktperson för mer information. TELEFONI OCH MOBILTELEFONI Vi är tillgängliga på telefonerna, om inte så har vi talat in meddelande eller hänvisat telefonerna. Vi svarar med Välkommen till Östhammars kommun, det här är xx. Vi återkommer snarast om vi inte kan ge direkt besked. Vi talar tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. ANNONSER Våra annonser är informativa och tydliga. De följer vår grafiska profil och uppger en kontaktperson. En inlämnad annons ska alltid delges den lokala webbredaktören. TRYCKSAKER/MALLAR Våra trycksaker följer den grafiska profilen. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. BREV OCH SKRIFTLIGA MEDDELANDEN Vi använder brevmallar med kommunens logotyp och grafiska profil. Vi skriver tydligt och begripligt och håller en trevlig ton. MÖTEN Vi är ambassadörer för Östhammars kommun då vi deltar i möten på hemmaplan eller som gäster. Vi är punktliga. Vi är välkomnande. Vi är pålästa. Vi har presentationsmaterial enligt kommunens grafiska profil. sid 6
Varumärket och enhetlig profil VARFÖR EN ENHETLIG PROFIL Den bild vi förmedlar är betydelsefull för kommunen. Hur vi kommunicerar, med vem och var, skapar ett helhetsintryck av oss och vår identitet. En enhetlig profil hjälper oss att bli mer synliga i vår kommunikation och gör det lättare för omvärlden att känna igen avsändaren. VÅRT KOMMUNVAPEN Ett tradionellt vapen från Riksarkivets Heraldiska enhet skapades efter senaste kommunsammanslagningen 1974. Färgerna är röd, gul (guld) och svart, för färgnummer, se nästa sida. Kommunvapnet får aldrig ändras, inte heller användas av andra i kommersiella sammanhang. EGNA LOGGOR De förvaltningar, kontor, enheter, skolor m fl som skapat egna logotyper kan använda dessa i sin interna marknadsföring, och i vissa fall även i marknadsföring externt om den anses fylla en för betraktaren viktig betydelse i kommunikationen. Kommunens logotype ska dock alltid visas. Bildspråk Vårt bildspråk ska förstärka vår profil, andas värme och medmänsklighet och spegla ledorden. Bildspråket ska skapa ett sug efter att bo, vistas och driva företag i kommunen. De bilder vi väljer att använda beror på sammanhanget, målgruppen och syftet med kommunikationen. Ibland kan illustrationer vara ett alternativ till en fotografisk bild, men Clip Art-bilder och andra enklare illustrationer får inte användas vare sig på webben eller i grafiska produktioner. Foton, illustrationer, filmer och andras texter skyddas av upphovsrättslagen och får inte publiceras utan ägarens tillstånd. sid 7
KOMPLEMENTFÄRGER LOGOFÄRGER VÅR LOGOTYPE Kommunens logotype består av vårt vapen och texten Östhammars kommun - en del av Roslagen. Den är varumärkesskyddad sedan 2012. Vid tillfällen då färg inte kan användas finns logotypen även i gråskala och i en variant för att placeras på svart bakgrund. Denna logotype ska alltid och endast användas när kommunen är avsändare eller delarrangör. Den får inte ändras. Gamla logotyper eller varianter får inte användas. RÖD CMYK C 0 M 100 Y 100 K 0 RGB R 226 G 0 B 26 Dekorfärg PMS 186 HEX C8102E GUL CMYK C 0 M 20 Y 80 K 0 RGB R 250 G 175 B 063 Dekorfärg PMS 129 HEX FAAF3F LIMEGRÖN CMYK C 21 M 2 Y 94 K 13 RGB R 166 G 179 B 64 Dekorfärg PMS 583 HEX A6B340 GRÖN CMYK C 57 M 13 Y 51 K 2 RGB R 113 G 158 B 139 Dekorfärg PMS 556 HEX 719E8B ORANGE CMYK C 0 M 53 Y 97 K 6 RGB R 215 G 117 B 64 Dekorfärg PMS 717 HEX D77540 KLARGUL CMYK C 6 M 3 Y 94 K 2 RGB R 224 G 204 B 57 Dekorfärg PMS 605 HEX EOCC39 sid 8
Vision 2020 Östhammars kommun har enats om en vision Världens bästa lokalsamhälle. Visionen förutsätter att vi har engagerad befolkning, framgångsrika företag och en god kommunal service. En mångfald av goda lokalsamhällen skapar förutsättning för hållbar tillväxt! Kommunfullmäktiges mål 2013-2014 ÖSTHAMMARS KOMMUN SKA VARA EN KOMMUN... med förskolor och skolor som ger goda förutsättningar att möta framtidens utmaningar. med stöd- och omsorgsverksamhet som utgår från individens behov och värdighet med gott bemötande och hög tillgänglighet där det är tryggt att leva och bo där invånarna är nöjda med sin fritid där invånarna upplever ökade förutsättningar för delaktighet med ett gott företagsklimat där antalet invånare kontinuerligt ökar med minskad miljöpåverkan med en hållbar infrastruktur där nettokostnadsutvecklingen understiger intäktsökningen av skatter och bidrag där styrelser och nämnder har budgetföljsamhet där verksamheten har resultatöverskott som är en attraktiv arbetsgivare sid 9
Värdskap VI HAR ETT KUNDORIENTERAT FÖRHÅLLNINGSSÄTT Vi på Östhammars kommun tilltalar våra medmänniskor, kommuninnevånare, sommargäster, turister, företagare, ledamöter, barn och unga, elever, föräldrar, de äldre, alla såsom vore de våra kunder. Vi placerar målgruppen/kunden i centrum och tilltalar henne/honom med respekt. VÄNLIGT OCH HJÄLPSAMT BEMÖTANDE Vi använder en vänlig och hjälpsam ton både muntligt och skriftligt i vår kommunikation och ska uttrycka oss så att vi blir korrekt uppfattade av våra målgrupper. VÅRA LEDORD I KOMMUNIKATION Ansvar För att fortsätta vara en framgångsrik kommun måste vi bli attraktivare, så att många ser fördel i att leva och verka här. Engagemang Vi ska stärka vår identitet och konkurrenskraft. Vi har redan traditionen att engagera oss och vi kan förstärka den genom att ännu mer bry oss om varandra och om den fysiska miljön. Samverkan Vi kan ses och höras, i artiklar, program, annonser, trycksaker. Vi är alla marknadsförare och ambassadörer och vi kan göra mycket tillsammans genom att uppskatta varandra. Genomförande och översyn INTERNT GENOMFÖRANDE Kommunens förvaltningschefer, enhetschefer och motsvarande ska ha god kännedom om kommunikationsstrategin och tillämpa den i sitt arbete. Medarbetare i kommunen ska informeras via sin chef. Även de förtroendevalda ska ha god kännedom om kommunikationsstrategin. ÖVERSYN Kommunikationsstrategin ska ses över i samband med att kommunfullmäktige beslutar om sina mål. Rapportering sker till kommunstyrelsen. sid 10
Kommunens profilbärare är invånare, fritidshushållen, besökare, företagen och deras produkter, förtroendevalda och personal, intressegrupper, föreningar och organisationer, media, webb-plats och sociala medier, den fysiska miljön, mark, byggnader, skyltning, märken, symboler, grafisk identitet, turistattraktioner och besöksmål, annonser och artiklar, med mera... KOMMUNLEDNINGSKONTORET INFORMATIONEN Box 66 742 21 Östhammar tel 0173-86000 www.osthammar.se Foto: Mostphotos/Informationen 2013-05-20/Slb