KommITS Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2009/2010
Styrelsen får härmed lämna följande verksamhetsberättelse: Allmänt Medlemsantalet är idag 158 kommuner. Vi har under året ökat med 3 medlemmar. Vi har tappat några kommuner och några har tillkommit, men vi ligger ganska stabilt på samma siffror. Styrelsen ser gärna att förslag kommer från medlemmarna om hur vi kan arbeta för att ytterligare öka samverkan mellan våra medlemskommuner eller annat ni vill påverka. Föreningens mål är: Att bidra till att medlemmarna uppnår en effektiv kommunal verksamhet med hjälp av IT Målet ska uppnås genom att: 1. Förse medlemmarna med kommunrelaterad IT-information 2. Bidra till samverkan mellan kommuner i IT-projekt och skapa förutsättningar för nätverksbyggande och erfarenhetsutbyte 3. Skapa ökad insikt om IT:s betydelse i den kommunala verksamheten 4. Vara kanal för leverantörer, myndigheter och andra organisationer för informationsutbyte och dialog. Föreningen anlitar sedan 2007 Timing Scandinavia i Stockholm för genomförande av våra konferenser och produktion av vår tidning KommITS som utkommer med 4 nummer per år. Föreningens kansli, ekonomi och administrationen av föreningens webbsida www.kommits.se sköts av föreningens styrelse. Styrelsen har under året bestått av följande personer: Torbjörn Larsson, ordf., Falkenbergs kommun Christian Bonfré, v ord., Svenljunga kommun Lars Flintberg, sekr., Sandvikens kommun Marianne Olofsson, kassör, Munkedals kommun Anette Knutsson, Strömstads kommun Åke Nygren, Leksands kommun Jörgen Sandström, Värmdö kommun Lennart Smith, Söderhamns kommun Yvette Heika Mukka, Järfälla kommun Inge Hansson, Karlstad kommun Styrelsearbetet Styrelsen har haft 12 protokollförda möten och har träffats vid 2 tillfällen under året för planering utöver konferenstillfällena. Styrelsemötena genomförs i första hand som telefonmöten. Utöver styrelsemötena så har styrelsen under året varit indelad i följande arbetsgrupper. Programrådet arbetar med att vaska fram namn på intressanta huvudföreläsare och ta emot förslag på föredrag, granska dem och sätta ihop programtablån tillsammans med Timing Scandinavia inför våra konferenser. Till varje konferens utses en konferensgeneral som har Sid 2 (11)
huvudansvaret för konferensen i styrelsen och som är kontaktperson gentemot vår partner Timing Scandinavia. Redaktions- och webbrådet har som uppgift att arbeta med innehållet i tidningen tillsammans med den reporter som skriver artiklarna till tidningen och att granska tidningen innan utgivning. Styrelsen ser det som viktigt att utveckla tidningens innehåll för att visa på det som händer ute hos kommunerna. Tidningen distribueras till alla kommuner utöver medlemskommunerna. Under året har också gruppen arbetat med att vidareutveckla föreningens hemsida. Internationella rådet som arbetar med våra vänföreningar och samarbetsorganisationen LOLA. Föreningen representeras av rådet i samband med LOLA:s arbetsmöten. Leverantörsråd som ansvarar för föreningens kontakter med leverantörer inför våra konferenser. Avtalsgrupp som arbetar med avtalet med vår partner Timing Scandinavia. Konferenser Riksmötet 2009 hölls den 4-5 november på Globe Hotell, Stockholm. Den 4-5 november samlades drygt 300 deltagare för att genomföra KommITS och Sambruks första gemensamma konferens. Vi var drygt 120 deltagare från KommITS, 90-talet deltagare från Sambruk och resterande deltagare var partners från 36 företag. Tillsammans blev det rekord för en höstkonferens. Efter att ha lyssnat på ett mycket inspirerande föredrag av Kenth Hultqvist, tidigare bl a förbundskapten i bandy, som pratade om vikten av team-känsla för att uppnå målen, så delade KommITS och Sambruk upp sig för att sina respektive program. För KommITS del så började eftermiddagen med rundabordssamtal, där deltagarna hade fått välja ämne innan konferensen. Att döma av ljudnivå så var det intensiva diskussioner runt borden. Under eftermiddagen så fick vi också höra ett mycket intressant föredrag av Peter Torngren från Gartner. Dag 2 inleddes med Per Funered och Bengt Svesson som kommenterade det som händer på nationell nivå med bl a e-delegationen. Dagen avslutades med ett mycket intressant anförande av Sofia Mirjamsdotter och vad social medier kommer att innebära för framtiden. Vårkonferensen 2010 hölls den 5-6 maj på Stenungsbaden, Stenungsund Vårkonferensen 2010 genomfördes i Stenungsund. Temat i konferensen var Hur ser framtidens IT ut. Konferensen blev en succé, alla tidigare rekord överträffades, 240 deltagare från 75 olika kommuner, totalt 360 konferensdeltagare och 42 partners deltog. På denna konferens testades ett nytt koncept med en övning där deltagarna delades upp i grupper på 8-10 personer som tillsammans under 3 timmar fick skapa en kortfilm under temat "IT år 2015". Alla gick in med liv och lust i detta projekt och totalt blev 27 filmer inspelade. Sid 3 (11)
Övningen var mycket uppskattat och framför allt knöt deltagarna nya kontakter på ett helt nytt sätt. Resultatet presenterades under "Oscars-galan" i samband med kvällens galamiddag. Filmerna hittar ni via www.kommits.se För att ytterligare knyta an till filmtemat så inledde Tomas von Brömsen med en uppskattad förläsning om sin karriär inom film och teater. Många uppskattade föreläsningar avslutades med Alexander Bard som med ett bejublat pass satte punkt för en mycket bra konferens. Hela arrangemanget var mycket professionellt genomfört av Kommits partner Timing Scandinavia. I samband med konferensen delades Kommits nyinstiftade pris Årets IT-personlighet ut. Pristagare 2010 blev Göran Westerlund, IT-chef, Alingsås kommun. Juryn bestod av KommITS styrelse och motiveringen var: "Årets pristagare har med en outtröttlig energi och envishet lett till ett banbrytande arbete med att införa Open Source och aktualisera öppna standarder mot våra leverantörer. Hans arbete och övertygelse håller på att göra revolution i den kommunala verkligheten, med bättre nytta för våra verksamheter och till väsentligt lägre kostnader. Bildandet av föreningen Kivos (Kommunsamverkan i väst för Open Source) som sammanhållande part borgar för fortsatt framgångsrik utveckling inom området." Förutom äran så fick Göran ett resestipendium till Kommits brittiska vänförening SOCITM s konferens i höst. Leverantörs- aktiviteter 2009-2010 Vi har under verksamhetsåret träffat ett 40 tal leverantörer, mest i samband med våra konferenser där vi tillsammans med våra medlemmar för ett givande utbyte kring de produkter och tjänster som marknaden erbjuder. Vi ser positivt på att man är väldigt engagerad i den kommunala sektorn och gärna lyssnar på våra önskemål. Träffar med SKL 2009-2010 Förutom SKL s medverkan på våra konferenser så försöker hela styrelsen eller representanter för den träffa SKL några gånger om året. SKL stämmer av deras tankar med oss och vi försöker att lyfta fram det som vi anser är viktigt i vår sektor. Tyvärr har denna kontakt inte fungerat så bra under det senaste. Internationellt utbyte KommITS har sedan flera år ett utbyte med systerföreningar i utlandet. I nuläget är det de här: SOCITM England (Society of Information Technology Management, www.socitm.gov.uk ) GMIS USA (Government Management Information Sciences, www.gmis.org) MISA/ASIM Canada (Municipal Information Systems Association of Candada, www.misaasim.ca) VIAG Holland (De Veerinining van coordinattoren informatievoorziening an Automatisering in nederlande Gemeenten, www.viag.nl) ALGIM New Zeeland (Association of Local Government Information Management Inc, www.algim.org.nz) V-ICT-OR Belgien (The Flemish ICT Organisation, www.v-ict-or.be) KITA Danmark (Foreningen af kommunale it-chefer, www.itchefer.dk) Sid 4 (11)
LOLA Linked Organisations of Local Authorities, www.lola-online.org Vi bjuder sedan några år tillbaka in vänföreningarna till vår-konferensen. Det står klart att vi arbetar med ungefär samma frågor och kontakterna har varit uppskattade. Utbyte med SOCITM 2009 Årets internationella LOLA-konferens arrangerades av Socitm och hölls i Edinburgh, Skottland. Jag och Christian Bonfré åkte dit eftersom det är Ordföranden och den internationella kontaktpersonen som representerar varje organisation vid dessa tillfällen. Vi hade även med oss årets stipendiat Bengt Petterson från Krokums kommun. Vi var totalt 12 st länder representerade på konferensen, men inom Lola var samtliga 8 deltagsländer på plats.utöver dessa Internationella möten pågår naturligtvis en ordinarie konferens för Socitms medlemmar. Årets tema var re-inventing local services och var väl ett sätt att se tillbaka lite på vad som hänt de senaste åren av kommunal IT-utveckling och vad man kan ändra för att göra det ännu bättre, dela de goda exemplen och varna för de dåliga. Mycket av det som vi pratar om inom Kommits diskuteras här också, LEAN, Outsourcing, olika typer av e-tjänster och naturligtvis the Cloud mer än nånsin Det verkar knappt finnas ett enda föredrag som inte nämner fördelarna med att ha tjänsterna i molnet. Ett intressant projekt som de har i England är Council of the future. Ett projekt där man går till botten med vad kommunen egentligen är till för och vad den skall leverera. Man pratar mycket om att informationen är nyckeltillgången för kommunerna och att tillgången måste öka, folk nöjer sig inte längre med att gräva för hand i arkiv eller besöka bibliotek, man vill ha informationen här och nu! Öppna upp informationen, och visa den för de som vi är till för, var det slutliga budskapet. 3 mycket bra dagar, Socitim är intressant att besöka, de har många projekt och ligger långt framme när det gäller att satsa på e-tjänster där man har medborgaren i fokus. Från Edinburgh Thorbjörn Larsson Utbyte med VIAG nov 2009 Holländska VIAG bildades 1991 och har drygt 500 medlemmar från 472 kommuner. En och samma kommun kan ha flera medlemskap i föreningen och även leverantörer kan få vara medlemmar. Höstkonferensen var även detta år förlagd till Hotel Schipol A4, Amsterdam. KommITS representerades av Anette Knutsson, Marianne Olofsson, Thorbjörn Larsson och Christian Bonfré. Representanter från KommITS vänföreningar i USA (GMIS), Belgien (V-ICT-OR) och Storbritannien (Socitm) deltog också på Sid 5 (11)
konferensen. Samtliga Keynotes och utvalda Breakouts tolkades till engelska för de internationella gästerna. Temat för årets konferens var Information architecture, are you the architect of the future? Ämnen som diskuterades var bland annat - hur lagrar vi informationen, hur kommer vi åt den, hur skall den presenteras, hur görs informationen tillgänglig för olika myndigheter mm. På Breakouts med både kommunrepresentanter och leverantörer, presenterades olika lösningar för detta. Vad man kan konstatera är att det känns långt kvar tills dess att man har den givna lösningen på frågorna. VIAG-konferensen var som vanligt mycket bra organiserad. Denna gång var temat Egypten och det innebar bland annat att all dekor för hela konferensen var Egypteninspirerad. Utställningsytan för alla utställare var lika stora och såg likadana ut, möblerna var lika, allt enhetligt. Antalet utställare var mellan 30 40, samma antal som det brukar vara på KommITS konferenser. LOLA Europa hade möte under lördag eftermiddag, där diskuterades först och främst en eventuell LOLA-konferens i Bryssel 2012 för alla medlemmar i KommITS, VIAG, Socitm och V-ICT-TOR. Renk Ruijter, Event-hous Holland, fick i uppdrag att undersöka möjligheter till finansiering av konferensen. Beslut om att genomföra konferensen tas senare när ekonomiska förutsättningar är klarlagda. På tisdag eftermiddag träffade vi en representant från Irextechnologies på Schipol flygplats, Willem Endhoven. Han säljer en typ av läsplatta för digitala dokument. Munkedals kommun har testat denna läsplatta och var intresserade av information om hur andra länder använder detta verktyg. Den används till exempel för att läsa tidningar. För att läsplattan ska kunna utnyttjas fullt ut krävs koppling till en dator och Internet. Det går inte att köra den direkt via mobilnätet. I Munkedal var tanken att politikerna skulle kunna läsa kallelser och protokoll. V-ICT-OR konferensen 2010 24-25/5 Årets konferens var som vanligt lagd till staden Afflingen 15 km från Bryssel och inföll efter Pingsthelgen. Det internationella programmet startade på måndagen, annandag Pingst med en rundtur i den nästan 2000 år gamla staden Brygge. Denna stad jag kan rekommendera att besöka om man har vägarna förbi Belgien. V-ICT-OR s konferens keynote-talare var Drupals skapare Dries Buytaert, en karismatisk person som brinner för öppen källkod och öppen data. Han berättade om sin framgångssaga hur Drupal har vuxit fram och blivit en av de ledande öppna CMSsystem jämte Jombla. Efter det framträdandet fick vi i den internationella delegationen sitta ner med Dries och prata med honom i 2 timmar. Han berättade då hur han finansierar sin verksamhet genom att ge ut en gratis produkt och hur Vita Huset valde Drupal som webbserver och Obamas filosofi gällande öppen data, Digital information från myndigheterna som kan förädlas av vemsomhelst. Sid 6 (11)
På eftermiddagen var det en person som jobbat på Apple som pratade om din digitala identitet på nätet och vilken strategi man skall ha gällande Facebook eller andra digitala sociala medier. Hans råd var: Fundera på ditt syfte med att finnas på nätet, har Du inget syfte, undvik att profilera dig, det kan bli helt fel. Har Du ett syfte välj de kanaler du känner är rätt. Se till att Du uppdaterar din information kontinuerligt och lyssna av vad som händer därute. Var aktiv! Gå aldrig i försvarsställning utan förklara och ge korrekt information om det är något som dyker upp. Nätet känner av om något inte stämmer och Du kan starta ett drev som inte går att stoppa. Själv tyckte jag konferensdagen var välorganiserad och jag fick med mig hem till Sverige en hel del nyttigt gällande öppen programvara, öppen data (offentlig data som vi har vi valt att kallade det här) och vad man bör tänka på gällande Den digitala identiteten. För denna reseberättelse stod Christian Bonfré Reflektioner från MISA-konferensen 2010-06-13-15 i Niagara Falls, Kanada Bakgrund KommITs ingår i ett internationellt nätverk LOLA (Linked Organisation of Local Authority ICT Societies) där Kanada (MISA), USA (GMIS), Nya Zealand (ALGIM), Belgien (V-ICT-OR), Holland (VIAG), Storbritannien (SOCITM) samt Danmark (KITA) är medlemmar. Parallellt med en egen, årlig nationell konferens är en av LOLA-medlemmarna värd för en internationell konferens och i år var det MISA Kanada som stod på tur. Konferensen hölls mellan 13 15/6 i Niagara Falls, Ontario, Kanada och nästan samtliga LOLA-medlemmar var representerade vid konferensen. Som ledamot i KommITs styrelse hade jag förmånen att få delta vid konferensen och vill ge några reflektioner från mitt deltagande. Resan Lördag 11/6 gjorde vi studiebesök på Torontos 311-center. 311 kan liknas vid ett medborgarkontor dit man kan vända sig (via telefon, e-post, webbsida, sociala medier) med samhällsärenden som t.ex. sophämtning, vatten/avlopp, bygglov, hål i gatan m.m. (dock ej socialtjänst och sjukvård). Kort sagt samhällsärenden som inte är att betrakta som akuta (vid akuta ärenden kontaktar man 911). Imponerande! Efter studiebesöket blev vi omhändertagna av våra fantastiska kanadensiska värdar som visade oss lite av Toronto och dagen avslutades med gemensam middag. På söndag morgon 12/6 samlades samtliga internationella deltagare + våra värdar för bussresa till konferensen i Niagara Falls. Via några intressanta stopp och lunch efter vägen anlände vi till vårt hotell på söndag eftermiddag. Konferensen Sid 7 (11)
Måndag 13/6 inleddes med ett gemensamt pass med keynote-talare David Eaves som pratade om öppenhet och öppen styrning som svept som en våg över USA och Kanada de senaste 2 åren. Den resterande dagen var uppdelad i break-outpass där jag valde att gå på passen med temat Open Government (GOV 2.0). Samtliga pass hade fokus på vikten av att sträva mot större öppenhet och transparens gentemot medborgaren. I Kanada lägger man stor vikt vid att redovisa offentlig verksamhet så öppet som möjligt för att tydliggöra vad och hur man gör och till vilken kostnad. Statistik redovisas öppet via olika e-tjänster och sociala medier som t.ex. Facebook, LinkedIn, Twitter m.fl. används flitigt i kommunikationen mellan kommun och medborgare. Några exempel på kommuner som använder sig flitigt av webbaserade tjänster bl.a. sociala medier är Manor i Texas, USA (cityofmanor.org) och Nanaimo, Kanada (www.nanaimo.ca). Utöver flitigt användande av webbaserade tjänster återkom man ständigt under dagen vikten av samverkan. Samverkan handlar inte om IT och teknik utan om kulturförändring. Dagen avslutades med middag och underhållning med illusionisten Greg Frewin. Tisdag 14/6 bjöds vi på ett gemensamt inledande key-notepass av Michael Smith från Gartner som pratade om värdet av IT. Vi går från kostnadsbesparingar till kostnadsoptimering. IT-investeringar är sällan inblandade i beslut om marknadsinvesteringar. Gör mer med mindre ersätts av Gör mindre med mindre. Eftermiddagen ägnades åt ett styrelsemöte samt av ytterligare break-outpass av vilka jag valde att gå på 2 pass Service One.- the Challenge Integrated Service Delivery samt Gov 2.0 Reality Check. Sammanfattningen av dessa var tillgängliggöra information för allmänheten utan att tillhandahålla komplicerade tjänster det överlåter man till externa intressenter att göra. Att kommunicera till allmänheten vilka tjänster som tillhandahålls samt att vara lyhörd för att förfina/utveckla dessa. Integration mot befintliga verksamhetssystem viktigt! Det viktiga är inte att göra allt rätt/perfekt utan att genom-/införa och om det visar nödvändigt förbättra! Tillhandahåll åtkomst till data och låt andra bygga lösningarna! Sker genom kunskapshantering och samverkan. En lösning med mycket stor spridning i Kanada är BizPal www.bizpal.ca. Ytterligare ett intressant pass handlade om OPSpedia (Ontario Public Service) = sociala medier innanför brandväggen dvs. en kombination av interna wikis, bloggar etc. allt med syftet att öka/förbättra intern samverkan och göra den mer funktionell. Exempel på mjukvara som använts är Sunflower, WorldPress, BuddyPress. Sid 8 (11)
Onsdag 15/6 inleddes av den i Kanada kända TV-profilen, författaren och skådespelaren Rick Mercer som höll ett föredrag om och visade några videoklipp från sina äventyr i kanadensisk TV. Han har vunnit pris för sina politiska och sociala satirer This hour has 22 minutes och Made in Canada. Mycket underhållande! Det avslutande breakout-passet blev för min del (givetvis) LOLA-deltagarnas redovisning av vad som händer i respektive land/organisation. Vid tangentbordet, /Lennart Smith, IT-strateg Söderhamns kommun samt styrelseledamot i KommITs. Lola-aktiviteter 2009-2010 Periodens aktiviteter inom LOLA (Linked Organization of Local Authority ICT Societies) har varit lägre än tidigare år. En av anledningarna är att Socitm (vår systerförening i Storbritannien) har haft stora ekonomiska problem och där man har ägnat sin mesta tid på interna problem. Socitm har varit den organisationen som varit tongivande tidigare. Under perioden har det varit 3 LOLA-möten och de har inträffat i samband med Socitm s, Viags (Holland) och MISA s (Kanada) ordinarie IT-konferenser. Under förra hösten väcktes idén om att anordna en europeisk konferens där respektive systerförenings medlemmar blev inbjuda. De diskussioner som var resulterade i att Belgien fick i uppdrag att se om en sådan konferens kunde medfinansieras av EU. Ett delresultat av detta kommer att kunna ses under december 2010 då LOLA får en timme att presentera sig och sina medlemmar på den stora IT-konferensen i Gent som anordnas av EUs nuvarande ordförandeland Belgien. De flesta av LOLAs medlemsorganisationer har någon form av resestipendium och där respektive land lovat att ta hand om och vägleda en eventuell stipendiat som vill resa till ett av medlemsländerna. Denna överenskommelse kom till i Kanada. Man kom dessutom överens om att Socitm, skulle göra en Benchmarking där varje medlemsland skulle lämna information om de 3 mest IT-relaterade aktuella ämnen i respektive land. Planen för redovisningen av detta är att det skall ske under nästa års internationella konferens som Kommits kommer att arrangera i samband med ordinarie vårkonferensen. Kommits representeras i LOLA av Thorbjörn Larsson och Christian Bonfré i sina roller som ordförande och vice ordförande. /Christian Bonfré För styrelsen oktober 2010 Lars Flintberg Sekreterare Sid 9 (11)
Bilaga 1. Aktuell medlemsförteckning 2010-08-31 Ale kommun Alingsås kommun Alvesta kommun Askersunds kommun Avesta kommun Bjuvs kommun Bodens kommun Bollebygds kommun Bollnäs kommun Borås kommun Botkyrka kommun Burlövs kommun Båstads kommun Danderyds kommun Degerfors kommun Ekerö kommun Eksjö kommun Emmaboda kommun Enköpings kommun Eskilstuna kommun Eslövs kommun Essunga kommun Falkenbergs kommun Falköpings kommun Falu kommun Finspångs kommun Gislaveds kommun Gnosjö kommun Gotlands kommun Grästorp kommun Gävle kommun Götene kommun Hagfors kommun Halmstads kommun Haninge kommun Heby kommun Hedemora kommun Herrljunga kommun Hofors kommun Huddinge kommun Hudiksvalls kommun Hultsfreds kommun Hylte kommun Håbo kommun Härryda kommun Höganäs kommun Höörs kommun Järfälla kommun Kalmar kommun Karlshamn kommun Karlskoga kommun Karlskrona kommun Karlstads kommun Katrineholms kommun Kinda kommun Knivsta kommun Krokoms kommun Kumla kommun Kungsbacka kommun Kungälvs kommun Laholms kommun Lekebergs kommun Leksands kommun Lerums kommun Lessebo kommun Lidköpings kommun Ljusdals kommun Lomma kommun Ludvika kommun Luleå kommun Malung-Sälens kommun Marks kommun Mjölby kommun Mora kommun Motala kommun Munkedals kommun Mölndals kommun Nora kommun Norrtälje kommun Nykvarns kommun Nyköpings kommun Nynäshamns kommun Ockelbo kommun Olofström kommun Orust kommun Ovanåkers kommun Oxelösund kommun Partille kommun Perstorps kommun Ronneby kommun Sala kommun Sandvikens kommun Sigtuna kommun Simrishamns kommun Sjöbo kommun Skellefteå kommun Skurups kommun Skövde kommun Smedjebackens kommun Sollefteå kommun Sollentuna kommun Solna stad Sotenäs kommun Stenungsunds kommun Storumans kommun
Strängnäs kommun Strömstads kommun Sundbybergs Stad Sundsvalls kommun Svalövs kommun Svenljunga kommun Säters kommun Sävsjö kommun Söderhamns kommun Sölvesborgs kommun Tanums kommun Tibro kommun Tidaholms kommun Tierps kommun Timrå kommun Tingsryds kommun Tjörns kommun Tranemo kommun Tranås kommun Trollhättans kommun Trosa kommun Tyresö kommun Täby kommun Uddevalla kommun Ulricehamns kommun Umeå kommun Upplands Väsby kommun Upplands-Bro kommun Uppsala kommun Uppvidinge kommun Vadstena kommun Vara kommun Varbergs kommun Vaxholms stad Vellinge kommun Vetlanda kommun Vårgårda kommun Vänersborgs kommun Vännäs kommun Värmdö kommun Västra Mälardalens Kommunalförbund Växjö kommun Ystads kommun Ånge kommun Åstorps kommun Åtvidabergs kommun Älvdalens kommun Älvkarleby kommun Åre kommun Örebro kommun Örkelljunga kommun Örnsköldsviks kommun Östhammars kommun Sid 11 (11)