UPPHANDLINGSPROTOKOLL E.1 - E.9 2012-08-03 Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB HVB - hem för vuxna med missbruk/beroende Skåne, Kronoberg, Halland 2012 Frida Haag 10162 1. Sammanfattande kommentar Upphandlingen omfattar HVB - hem för vuxna med missbruk/beroende Skåne, Kronoberg, Halland 2012 i tio kategorier som omfattar olika målgrupper och insatstyper, bland annat så kallade halvvägshus och 12-stegsprogram. Detta protokoll omfattar inte så kallade 12-Stegsprogram som handläggs i särskild ordning. Totalt har 57 anbudsgivare inkommit med anbud från 69 enheter. Flest antal anbud återfinns i kategorier med traditionell omvårdnad, färre anbud återfinns inom högt specialicerade kategorier som riktar sig till personer med spelmissbruk eller har ett pågående missbruk under graviditet. Totalt deltar 46 kommuner från Halland, Kronoberg och Skåne i upphandlingen. I upphandlingen krävde kommunerna att anbudsgivarna skulle lämna ett anbud per verksamhet. Utöver högt ställda kvalitetskrav fokuserades upphandlingens utvärderingskriterier på sturktur, process och resultatinriktade kriterier i enlighet med Socialstyrelsens rekommendationer. Upphandlingens utvärderingskriterier lade tyngdpunkten vid områden som framhållits som förbättringsområden inom forskning och erfarenheter från nuvarande avtal. För behandlingsinsatser lades stor tyngdpunkt vid uppstart och avslut av insats. För flera delområden lyftes även verksamhetsutvärdering och resultatredovisning fram. Upphandlingen genomfördes elektroniskt. Flera anbudsgivare befinner sig utom ordinarie stadsnät och har idag långsamma uppkopplingar mot internet. Detta ledde till problem under anbudstiden och fördröjning av upphandlingens genomförande. Under handläggningen genomfördes förhandling då upphandlingens arbetsgrupp ansåg att prisbilden låg för högt. Förhandlingen resulterade i sänkta priser för flera anbud. Priser och vårdtyngd varierar mellan anbudsgivarna i intervallet 960-4 200 kronor per vårddygn. De högre priserna omfattar verksamheter som har beredskap att ta emot personer med mycket stora vårdbehov. Resultatet av upphandlingen innebär att Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 1 av 7
kommunerna under nästkommande ramavtalsperiod har ett stort och varierat utbud av vårdgivare och verksamheter som kan tillgodose en mycket stor del av målgruppens behov. 2. UPPHANDLINGSPROTOKOLL SKL Kommentus Inköpscentral AB genomförde i egenskap av ombud upphandling i förenklat förfarande av HVB - hem för vuxna med missbruk/beroende Skåne, Kronoberg, Halland 2012 för följande kommuner: Alvesta Bjuv Bromölla Burlöv Båstad Eslöv Falkenberg Halmstad Helsingborg Hylte Hässleholm Höganäs Hörby Höör Klippan Kristianstad Kävlinge Laholm Landskrona Lessebo Ljungby Lomma Lund Malmö Markaryd Osby Perstorp Simrishamn Sjöbo Skurup Staffanstorp Svalöv Svedala Tingsryd Tomelilla Trelleborg Uppvidinge Varberg Vellinge Växjö Ystad Åstorp Älmhult Ängelholm Örkelljunga Östra Göinge Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 2 av 7
Upphandlingen genomfördes i samverkan med Kommunförbundet i Skåne län. 2.1. Annonsering av upphandlingen Upphandlingen annonserade i Visma Opics annonsdatabas 2012-02-23 2.2. Händelser av vikt under anbudstiden Under anbudstiden framkom svårigheter att lämna anbud elektroniskt via Tendsigns anbudstjänst. Svårigheterna bestod i att några anbudsgivare upplevde att de markerade ja i svarsfälten men att nej angavs som svar samt att text som fyllts i fritextfält inte sparades. Visma Opic genomförde omgående en utredning av dessa händelser. Utredningen visade att problem uppstod i informationsöverföring från anbudsgivares webbläsare till Tendsigns anbudstjänst. Problemen uppstod för anbudsgivare som hade mycket långsamma uppkopplingar och som stansade in svar mycket snabbt på sin webbläsare. Webbläsarens gränssnitt visade att informationen lades upp men informationen kom de facto inte fram till Tendsign. Visma Opic kompletterade Tendsign med en funktionalitet som synligt bekräftar att lämnat svar sparas i Tendsign i samma stund som anbudsgivaren svarar på en enskild fråga. Problemen upphörde efter dessa åtgärder. SKL Kommentus Inköpscentral AB informerade samtliga som hämtat ut förfrågningsunderlaget om de uppkomna problemen, ombad dessa personer att kontrollera inlämnade anbud och förlängde anbudstiden från den 4 april till den 12 april genom frågesvarsfunktionen i Tendsign. 2.3. Sista anbudsdag Sista anbudsdag var 2012-04-12 2.4. Öppning Anbuden öppnades genom förättning 2012-04-13 Öppningsförättare var Peter Svensson och Frida Haag, SKL Kommentus Inköpscentral AB 2.5. Anbud per delområde Totalt inkom 59 anbudsgivare med 243 anbud från 69 enheter. Antal anbud per kateogier var följande: E.1 HVB för behandling av personer med huvudsakligen alkoholmissbruk/beroende, 49 anbud E.2 HVB för behandling av personer med huvudsakligen narkotikamissbruk/beroende, 54 anbud E.3 HVB för behandling av personer med blandmissbruk/beroende, 60 anbud E.4 HVB för behandling av personer med fokus på dubbeldiagnos/samsjuklighet, 38 anbud E.5 HVB för behandling av personer med spelmissbruk/beroende,15 anbud E.6 HVB för personer i behov av omvårdnad till följd av missbruk/beroende, 21 anbud E.7 HVB för kvinnor med missbruk/beroende under och efter graviditet, 10 anbud E.8 HVB för personer som är under beviljad substitutionsbehandling, 24 anbud E.9 HVB med fokus på utredning till följd av missbruk/beroende/dubbeldiagnos/samsjuklighet, 21 anbud ( E.10 12-Stegsprogram, hanteras i särskild ordning) Detaljerad redovisning av inkomna anbud per delområde och kategori återfinns i Bilaga 1 inkomna anbud i upphandling ref 101 62 E.1 - E9. Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 3 av 7
2.6. Information om urvalssök Kommunförbundet Skåne administrerar alla avtal i en avtalsdatabas. För att underlätta sökning efter vårdgivare och individualisera insatsen enligt socialtjänstlagens krav har Kommunförbundet Skåne en modul för urval. Anbudsgivaren ombeds i avsnittet information för urvalssökning att fylla i de urvalskriterier som passar in på anbudsgivarens verksamhet idag. En verksamhet inom socialtjänstens område måste kontinuerligt utvecklas. Detta innebär att det under avtalsperioden kommer att ske förändringar vad gäller sökbegrepp för verksamheten, till exempel vid ändrat tillstånd eller en förfining av målgrupper. Kategorier, pris samt typ av uppdrag och rangordning inom detta kan inte ändras under avtalsperioden 3. Kvalificering av anbudsgivare och anbud Samtliga anbudsgivare och anbud uppfyllde efter kompletteringar och förtydligande upphandlingens kvalificeringskrav och gick vidare till utvärdering. Mot bakgrund av de tekniska svårigheterna under anbudstiden fick samtliga anbudsgivare frågor under handläggningen. Kvalificering av anbudsgivare Kvalificeringen jämlikt LOU 10 och 11 kapitlet gällande formaliadelar som registering, skatter och ekonomi genomfördes av SKL Kommentus Inköpscentral AB. Kvalificering jämlikt LOU 11 kapitlet gällande verksamhetsdelar som teknisk kapacitet och förmåga genomfördes av en arbetgrupp ledd av Kommunförbundet i Skåne län. I arbetsgruppen deltog tjänstemän verksamma inom de aktuella kommunernas socialtjänstförvaltningar. Kvalificering av anbud Kvalificering av kommersiella och därtill relaterade krav i anbud genomfördes av SKL Kommentus Inköpcentral AB. Kvalficiering av verksamhetsrelaterade krav i anbud genomfördes av arbetsgruppen ledd av Kommunförbundet i Skåne län. Sammanställning och granskning Genomförd granskning sammanställdes och kvalitetssäkrades slutligen av SKL Kommentus Inköpscentral AB. Anbudsgivare utanför upphandlingens geografiska område För placeringar som görs inom Sverige avgränsas upphandlingen geografiskt till behandlingshem i Götaland och Svealand. Följande verksamheter utesluts på grund av att behandlingshemmen är belägna utanför upphandlingens upptagningsområde. Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 4 av 7
Av Egen Kraft AB, Föllinge Skåne Vuxna, Jämtlands län Vildmarkens HVB AB, HVB - hem för vuxna med missbruk/beroende Skåne, Kronoberg, Halland 2012, Västerbottens län Norrlandsgården i Kärrsjö AB, HVB - hem för vuxna med missbruk/beroende Skåne, Kronoberg, Halland 2012, Västernorrland Villa vägen ut vägskäl, skåne, Jämtland GLOB ek förening, Skåne, Västernorrland 4. Förhandling Skriftlig förhandling fördes jämlikt 2 kap 24 LOU med samtliga kvalificerade anbudsgivare och anbud gällande pris och anpassning av anbud till ställda krav i förfrågningsunderlaget. Förhandlingen resulterade i att flera anbudsgivare sänkte sina vårddygnspriser. 5. Utvärdering av anbud Utvärdering av anbud genomfördes i enlighet med upphandlingens utvärderingskriterier. Utvärdering inom offentlig upphandling innebär att anbud utvärderas utifrån de utvärderingskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget. Dessa kriterier utgör beställarens prioriteringar för det aktuella uppdraget. För att få fiktivt prisavdrag krävdes att lämnade beskrivningar i anslutning till respektive fråga fullt ut visade att utvärderingskriteriet var uppfyllt. Verksamheter kan mycket väl utföras med god kvalitet även om fiktivt prisavdrag inte erhållits i denna upphandling. Verksamheten kan ha en annan profilering alternativt kunde beskrivingen i anbudet inte fullt ut ha motsvarat det aktuella kriteriet. Upphandlingens utvärderingskritierer innehöll omfattande definitioner och tydliga anvisningar både i anlutning till ställda krav och respektive fråga. Eftersom kommunerna önskar utveckling i en viss riktining fick samtliga anbudsgivare tillfälle i den skriftliga förhandlingen att, om än med kort förhandlingstid, se över sina lämnade beskrivningar och bättre anpassa dessa till förfrågningsunderlagets krav. För detaljerad beskrivning av utvärderingskriterier för respektive delområde hänvisas till upphandlingens förfrågningsunderlag. På övergripande nivå lämnas följande information: Utvärderingen geomfördes med utgångspunkt i strukturmått, processmått och resultatmått: strukturmått som speglar förutsättningarna för verksamheten processmått som speglar vad som faktiskt görs i verksamheten, dvs. när, var och hur resultatmått som speglar resultatet och effekterna av verksamheten Som strukturmått angavs bland annat: Dokumentation av metod Brukarundersökningar Stabilitet i personalgruppen Behandlingspersonalens kompetens relativt verksamhet Som processmått angavs bland annat: Verksamhetens innehåll för den placerade Inskrivning Utslussning Som resultatmått gavs poäng (fiktivt prisavdrag) om verksamheten kontinuerligt, systematiskt och vid utskrivning följer upp och redovisa behandlingsresultat/effekt på individ och gruppnivå. Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 5 av 7
I denna upphandling fick anbudsgivarna själva skatta sitt eget arbete i förhållande till upphandlingens utvärderingskriterier. Den slutliga bedömning och analysen genomfördes dock av upphandlingens arbetsgrupp med slutlig kvalitetssäkring av SKL Kommentus Inköpscentral AB. Samtliga anbud som fick en annan slutbedömning än anbudsgivarens egen självskattning motiverades specifikt. Totalt granskades 902 lämnade svar på viktade frågor. 92 av dessa fick höjd eller sänkt poäng relativt anbudsgivarens egen självskattning. Se bilaga 2, motivering till ändrad poäng. Rangordning, pris efter förhandling samt resultatet av utvärderingen och motivering framgår av bilaga 3, 4 och 5. 6. Beslut 6.1. Antagande av anbud och avropsordning De anbud som efter utvärdering godkänts kommer att antas och läggas upp i Kommunförbundet Skånes avtalsdatabas. De antagna vårdgivarna kommer att placeras i en ordning där den som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer först på listan i databasen och numreras därefter. Placeringar kommer i första hand att ske enligt rangordning. Beställning från tecknade ramavtal kan dock ske på annat sätt beroende på den placerande kommunens handläggares bedömning i samråd med den enskilde gällande individens behov. 6.2. Förslag till beslut De upphandlande myndigheter som ingår i denna upphandling föreslås fatta tilldelningsbeslut och anta anbud i enlighet med rangordning enligt bilaga 3, 4 och 5. Vid protokollet Helena Rom Upphandlingschef SKL Kommentus Inköpscentral AB 7. Besvärshänvisning 7.1. Besvärstid Tilldelningsbeslut meddelas anbudsgivare via e-post till den person som lagt upp anbudet i tendsign.com. När information om tilldelningsbeslut meddelats anbudsgivare löper en avtalsspärr i tio dagar. Under denna tid har anbudsgivaren rätt att begära överprövning av tilldelningsbeslutet i Förvaltningsrätten. Kommunerna är inte bundna av avtal förrän SKI har undertecknat skriftligt ramavtal. 7.2. Besvärsinstans Förvaltningsrätten i Malmö Tel: 040-35 35 00 Fax: 040-97 24 90 E-Post: forvaltningsrattenimalmo@dom.se Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 6 av 7
Webbplats:www.forvaltningsrattenimalmo.domstol.se För geografisk domkrets Skåne län, (kommunerna Bjuv, Bromölla, Burlöv, Båstad, Eslöv, Helsingborg, Hässleholm, Höganäs, Hörby, Höör, Klippan, Kristianstad, Kävlinge, Landskrona, Lomma, Lund, Malmö, Osby, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Staffanstorp, Svalöv, Svedala, Tomelilla, Trelleborg, Vellinge, Ystad, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge). Postadress Box 4522, 203 20 Malmö Besöksadress Kalendegatan 6, 211 35 Malmö Förvaltningsrätten i Växjö Tel: 0470-56 02 00 Fax: 0470-255 02 E-Post: forvaltningsrattenivaxjo@dom.se Webbplats:www.forvaltningsrattenivaxjo.domstol.se Geografisk domkrets Blekinge och Kronobergs län samt större delen av Kalmar län, (kommunerna Alvesta, Borgholm, Emmaboda, Hultsfred, Högsby, Kalmar, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Mönsterås, Mörbylånga, Nybro, Olofström, Oskarshamn, Ronneby, Sölvesborg, Tingsryd, Torsås, Uppvidinge, Växjö och Älmhult). Postadress Box 42, 351 03 Växjö Besöksadress Kungsgatan 8, 352 33 Växjö Förvaltningsrätten i Göteborg Tel: 031-732 70 00 Fax: 031-711 78 59 E-Post: forvaltningsrattenigoteborg@dom.se Webbplats:www.forvaltningsrattenigoteborg.domstol.se Geografisk domkrets Hallands län samt delar av Västra Götalands län, (kommunerna Ale, Alingsås, Bengtsfors, Dals-Ed, Falkenberg, Färgelanda, Göteborg, Halmstad, Hylte, Härryda, Kungsbacka, Kungälv, Laholm, Lerum, Lilla Edet, Lysekil, Melleruds, Munkedal, Mölndal, Orust, Partille, Sotenäs, Stenungsund, Strömstad, Tanum, Tjörn, Trollhättan, Uddevalla, Varberg, Vänersborg, Åmål och Öckerö). Postadress Box 53197, 400 15 Göteborg Besöksadress Sten Sturegatan 14, 411 39 Göteborg Utskrivet: 2012-08-03 9:15 Sida 7 av 7