i Brf Strandlyckan Styrelsen i Brf Strandlyckan har upprättat denna arbetsordning och policy till ledning för sitt interna arbete. Arbetsordningen har antagits av föreningens styrelse 2013-10-21 och skall fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs. Denna arbetsordning är ett komplement till bestämmelserna i föreningslagen, bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Styrelsens arbetsuppgifter Strandlyckan är en bostadsrättsförening vars främsta uppdrag är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i föreningens fastigheter upplåta bostadslägenheter, samt att skapa en god boendemiljö för de boende. Föreningens styrelse är förtroendevald av förenings medlemmar och har i uppdrag att utföra sitt styrelsearbete enligt bestämmelserna i lagen om ekonomisk förening, bostadsrättslagen, föreningens stadgar samt enligt föreningsstämmans beslut. Styrelsen skall i sitt arbete syfta framåt mot förbättringar. Styrelsemöten Konstituerande styrelsemöte Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman skall styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde. På detta möte ska följande punkter finnas: Val av ordförande på mötet Val av sekreterare på mötet Val av justerare på mötet Val av ordförande för styrelsen Val av sekreterare för styrelsen Eventuellt val av ekonomiansvarig för styrelsen Firmatecknare utses och skall vara styrelsen, två i förening av ledamöterna. Fastställande av attestordning Attesträttsinnehavare utses Upprättande av eventuella fullmakter Beslut om eventuella delegationer Genomgång och fastställande av arbetsordning Upprätta en kontaktlista för styrelsen Meddelande om styrelseförändring till Bolagsverket. Sid 1 av 7
Ordinarie styrelsemöten Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för sina sammankomster. Styrelsemöten bör hållas ungefär 10 ggr per år, därutöver budgetmötet och stadgeenliga besiktningen, målsättningen är att varje möte inte skall överstiga två timmar. Som ledamot är man skyldig att närvara vid möten och sätta sig in i alla aktuella ärenden. Extra styrelsemöte kan hållas om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa ordinarie styrelsemöte. Kallelse och underlag Samtliga styrelseledamöter, både ordinarie och suppleanter ska kallas till styrelsemötena. Kallelse med förslag till dagordning och skriftliga underlag för beslut skall skickas ut senast en vecka före styrelsemötet. Styrelseledamot skall anmäla ärenden till ordföranden i god tid. Sent uppkomna frågor läggs till dagordningen på mötet. Förhinder Styrelseledamot som får förhinder ska snarast meddela ordföranden samt att suppleantkallas som träder in i den frånvarande styrelseledamotens ställe. Styrelsemöten Ordinarie styrelsemötet ska följande ärenden behandlas: Godkännande av dagordning Val av ordförande, sekreterare och justerare för mötet Föregående mötesprotokoll Verksamhetsuppföljning/verksamhetsrapport Ekonomiska rapporter Medlemsärenden Nästa styrelsemöte Protokoll skall föras vid varje styrelsemöte, protokoll skall föras i nummerordning med löpande numrering. Styrelsen är beslutför om mer än hälften av antalet styrelseledamöter är närvarande. Vid bedömning av om styrelsen är beslutsför ska styrelseledamöter som är jäviga anses som inte närvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, det är möjligt samtliga styrelseledamöter: a) har fått tillfälle av delta i ärendets behandling, och b) har fått ett tillfredsställande underlag för att kunna avgöra ärendet Sid 2 av 7
Suppleanter ska närvara och yttra sig vid styrelsens möten. En suppleant deltar dock formellt inte i styrelsens beslut i annat fall än då han/hon trätt in i stället för en ordinarie styrelseledamot. I de fall en suppleant ersätter ordinarie styrelseledamot, skall detta antecknas i protokollet. Former för styrelsemöten Normalt hålls möten hos någon av styrelseledamöterna. Styrelsemöten kan vid behov hållas per telefon. Protokoll ska då föras på vanligt sätt. Styrelsemöte kan även ske per capsulam, delvis genom att ett protokoll med förslag till beslut cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna. Protokollet undertecknas av de ordinarie. En förutsättning för möte per capsulam är att samtliga styrelseledamöter står bakom de beslut som fattas. Sekretess Styrelsens möten är inte offentliga för andra än styrelsemedlemmarna, revisorer och eventuellt inbjudna. Alla i styrelsen har sekretess i frågor som kan skada föreningen eller någon medlem. Styrelsens protokoll är inte offentliga. Sekretessen gäller inte information som är allmän känd. Sekretessen gäller under tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter. Information till medlemmar Styrelsen skall i samband med varje beslut fastställa i vilken omfattning och hur föreningens medlemmar skall informeras om innehållet i beslutet. Arbetsfördelning inom styrelsen Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens totala verksamhet. Vid det konstituerande styrelsemötet skall styrelsen fatta beslut om ordförande och sekreterare vid föreningen. Dessa två förtroendeposter har särskilda ansvarsområden enligt nedan. Ordförande: vara arbetsledare för styrelsen, samt ordförande på styrelsemöten vara föreningens ansikte utåt i frågor som rör föreningen svara för att föreningsstämman och styrelsens beslut verkställs se till att lagar, förordningar och stadgar efterlevs, och vid behov agera som medlare tillsammans med vald justeringsman justera styrelsens protokoll teckna avtal i föreningens namn ansvara för föreningens korrespondens tillsammans med sekreteraren Sid 3 av 7
Sekreterare kalla till styrelsemöten föra protokoll vid styrelsemöten ansvara för beslutsuppföljning samt bordlagda ärenden ansvara för arkivering av protokoll och andra viktiga handlingar ansvara för föreningens korrespondens tillsammans med ordförand Delegation av ansvarsområden För att styrelsen skall fungera på ett effektivt sätt, föreslås en uppdelning av det löpande arbetet i form av ansvarsområden. För varje arbetsområde finns en ansvarig. Ansvarsområde Ansvarig Medverkar Nycklar Överlåtelser Kvitton/utlägg föreningskassa Inre underhåll fastigheter Yttre underhåll fastigheter Underhåll mark trädgård - städdagar Vatten o Värme Karlstad Energi Elavtal Renhållning och miljöfrågor Snöröjning TV, data och Sappa Medlemskontakter Informationsblad Bank, försäkring, ekonomi Trivselfrågor Websida Trädgårdsmaskiner mm. sammankallande för gemensamma arbeten. Servicegrupp Sid 4 av 7
Attesträtt Ekonomiska händelser som innebär att en utbetalning skall ske, attesteras av ordföranden i föreningen. Upphandling Vid upphandling av varor och tjänster med ett värde som överstiger två basbelopp skall styrelsen inhämta anbud från minst tre olika leverantörer om så är möjligt. Styrelsen skall före upphandlingen besluta vilka kriterier som skall ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Protokoll skall upprättas över utvärderingen och biläggas styrelseprotokollet. Underhållsplan Styrelsen skall upprätta underhållsplan för underhållet av fastighetens hus. Den ska efter fastighetsbesiktning fastställas på nytt efter styrelsens sammanträde och revideras när det behövs. Delegationsbeslut, inköp och upphandling Styrelsen kan besluta om att en styrelseledamot har delegation att utföra vissa arbetsuppgifter, såsom att beställa eller köpa in vissa varor och tjänster utan styrelsebeslut. Delegationen skall vara tydligt beskriven när det gäller arbetsuppgift och kostnadsnivå samt vara protokollförd. Arvoden Styrelsens arvoden beslutas på årsstämman Sid 5 av 7
Policy Medlemskap Medlemskap i Brf Strandlyckan beviljas personer som har för avsikt att förvärva en bostadsrätt i bostadsrättsföreningen fastighet och: bedöms kunna fullfölja de ekonomiska förpliktelserna gentemot bostadsrättföreningen, antingen självständigt eller genom att lämna en godtagbar borgensförbindelse. Inte har några betalningsanmärkningar avseende årsavgift/hyra i föregående boende. Inte har varit allvarligt störande hos föregående hyresvärd/bostadsrättsförening. Själv kommer att bebo bostadsrättslägenheten permanent. Medlemskap beviljas fr.o.m den tillträdesdag som finns angivet i överlåtelseavtalet. Beslutanderätten att avslå/bevilja medlemskap i bostadsföreningen Strandlyckan är delegerad till Ordf. samt en ledamot i förening enligt styrelsens arbetsordning. För övrigt ska gällande lagstiftning och praxis som följer av lagstiftningen samt Brf Strandlyckans stadgar vara vägledande när beslut fattas om beviljande eller avslag av medlemskap. Styrelsens beslut ska meddelas skriftligen. Vid avslag på ansökan ska även upplysning lämnas om att det finns möjlighet att överklaga styrelsens beslut till hyresnämnden. Delat ägande Föreningen har som policy att vi helst ser att den som bor i lägenhet är den som är majoritetsägare. Delat ägande godkänns om båda medlemmarna bebor lägenheten. Vid barn/förälder ägande (10/90) och majoritetsägande av icke boende, kan undantag göras. Styrelsen förbehåller sig rätten att neka medlemskap men är öppen för en diskussion om särskilda omständigheter föreligger. Sid 6 av 7
Andrahandsupplåtelse Brf Strandlyckan beviljar andrahandsupplåtelse vid beaktansvärda skäl. Tillståndet kan dock tidsbegränsas. Styrelsen kan vägra att förnya tillstånd om t.ex. uthyrning skett under längre tid. Beaktansvärda skäl för andrahandsupplåtelse kan vara: Tillfälligt arbete på annan ort Tillfälliga studier på annan ort Provsambo (högst ett år) Längre sjukhusvistelse Service-vårdboende Tillfällig utlandstjänstgöring För övrigt skall gällande lagstiftning och praxis som följer av lagstiftningen samt Brf Strandlyckans stadgar vara vägledande när beslut fattas om beviljande eller avslag av andrahandsupplåtelse. Policy för medlemskap samt andrahandsuthyrning fastställdes på brf Strandlyckans styrelsemöte 2013-10-21 Policy för delat ägande samt barn/förälder ägande 10/90 fastställdes på Brf Strandlyckans styrelsemöte 2014-03-31 Sid 7 av 7