1 Registeransvarig Namn Folkpensionsanstalten Postadress Postnummer Telefon PB 78 00381 HELSINGFORS 020 634 11 Besöksadress Hyvlerivägen 1 a B, 00380 Helsingfors 2 Person som sköter registerärenden eller kontaktperson Namn Telefon 020 634 11 kanta@kanta.fi 3 Registrets namn RECEPTCENTRET 4 Syftet med behandlingen av personuppgifter/ registrets användningsändamål Enligt 18 i lagen om elektroniska recept (61/2007) är Folkpensionsanstalten registeransvarig för receptcentret. Registrets syfte är att göra det möjligt att lagra och förvara elektroniska recept jämte expedieringsuppgifter och begäranden om förnyelse i enlighet med lagen om elektroniska recept i ett på riksnivå centraliserat receptcenter. Elektroniska recept som lagrats i receptcentret kan lämnas ut på vilket apotek som helst som har infört det elektroniska receptet. Elektroniska recept jämte expedieringsuppgifter som finns lagrade i receptcentret kan dessutom på vissa i lagen angivna villkor användas bl.a. för kartläggning av patientens samlade medicinering, för myndighetsövervakning av hälso- och sjukvården samt apoteken, för avgörandet av förmåner enligt sjukförsäkringslagen samt vid vetenskaplig forskning. Användningen av det elektroniska receptet blir efter lagenlig övergångstid obligatorisk vid alla verksamhetsenheter för offentlig hälso- och sjukvård 1.4.2013 och vid verksamhetsenheter för privat hälso- och sjukvård samt mottagningar för självständiga yrkesutövare som är verksamma i lokaler vid verksamhetsenheter för hälso- och sjukvård 1.4.2014. Läkare och tandläkare som är verksamma som självständiga yrkesutövare kan ta i bruk det elektroniska receptet. Receptet ska göras upp elektroniskt om inte patienten uttryckligen förbjuder det. Samtliga apotek och filialapotek ska kunna expediera elektroniska recept från och med 1.4.2012. Enligt lagen om elektroniska recept ska elektroniska recept och uppgifter som gäller dem förvaras i receptcentret i 30 månader varefter de förs över till receptarkivet, där de ska förvaras i 10 år. 5 Registrets datainnehåll 6 Regelmässiga uppgiftskällor I receptcentret lagras elektroniska recept jämte expedieringsuppgifter och begäranden om förnyelse i enlighet med lagen om elektroniska recept. I bilaga 1 som följer efter denna beskrivning finns registrets datainnehåll samt datagrupperingar samlade. En mera detaljerad redogörelse för datainnehållet kan fås från enheten för KanTa-tjänster. Enligt lagen om elektroniska recept ska receptet göras upp elektroniskt om inte patienten uttryckligen förbjuder det. kan elektroniska recept skrivas ut av läkemedelsförskrivaren, dvs. en läkare eller tandläkare eller en medicine eller odontologie studerande eller sjukskötare med rätt att förskriva läkemedel. 2013 1 (6)
Recepten lagras i receptcentret. Expedieringsanteckningarna på recepten görs och lagras på apoteket av en provisor eller farmaceut. 7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter och dataöverföring utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet 8 Principerna för skydd av registret I bilaga 2 i slutet av denna beskrivning redogörs för sådana i lagen om elektroniska recept och annan lagstiftning avsedda fall där uppgifter om recept och expedieringar får lämnas ut, samt för grunden för utlämnande av uppgifter och för utlämningssättet. Uppgifter överförs inte utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Uppgifterna i receptcentret är sekretessbelagda och gäller enskilda personers hälsotillstånd. Organisatoriska åtgärder Folkpensionsanstalten, den ansvariga föreståndaren för en verksamhetsenhet för hälso- och sjukvård och apotekaren ska meddela skriftliga anvisningar gällande behandlingen av uppgifterna i receptcentret samt sörja för att de anställda har tillräcklig sakkunskap och kompetens när uppgifterna behandlas. Verksamhetsenheten för hälso- och sjukvård och apoteket ska för egen del följa upp och övervaka att data hanteras lagenligt. Folkpensionsanstalten ska för egen del följa upp och övervaka att datasäkerheten i anslutning till de tjänster som Folkpensionsanstalten tillhandahåller tillgodoses. Folkpensionsanstalten, verksamhetsenheterna för hälso- och sjukvård och apoteket ska ha en utnämnd dataskyddansvarig för uppföljnings- och övervakningsuppgiften. Tekniskt skydd Läsning, lagring och annan behandling av uppgifterna i receptcentret förutsätter en stark autentisering som specificerar den som behandlar uppgifterna samt att systemet är förenat med kontroll av användarrättigheterna. Befolkningsregistercentralen svarar för autentiserings- och certifikattjänsterna i fråga om de elektroniska recepten. Verksamhetsenheterna för hälso- och sjukvård, apoteken och Folkpensionsanstalten svarar för egen del för kontrollen av användarrättigheterna. I receptcentrets logg lagras logguppgifter om all läsning och behandling av uppgifterna i receptcentret. Fysiskt skydd av miljöer och utrustning Uppgifterna i receptcentret är tekniskt skyddade mot ändring och radering. Folkpensionsanstaltens tekniska administratörer har begränsad åtkomst till de lokaler med utrustning som de behöver ha åtkomst till för att kunna sköta sina arbetsuppgifter. 2013 2 (6)
Bilaga 1 omfattar följande data och datagrupperingar: Uppgifter om receptet Uppgifter om läkemedelsförskrivaren Uppgifter om organisationen Uppgifter om utskrivningen av receptet Uppgifter om läkemedelspreparatet och förpackningen Övriga uppgifter om receptet Uppgifter om expedieringen av ett läkemedel Uppgifter om uppgörandet av expedieringen Uppgifter om läkemedelspreparatet och förpackningen vid expedieringen Övriga uppgifter om expedieringen Uppgifter om makulering av recept Uppgifter om läkemedelsförskrivaren Uppgifter om organisationen Uppgifter om makuleringen av receptet Uppgifter om utskrivningen av receptet Uppgifter om läkemedelspreparatet och förpackningen Övriga uppgifter om receptet Uppgifter om rättelse av recept Uppgifter om läkemedelsförskrivaren Uppgifter om organisationen Uppgifter om rättelse av recept och den som rättat receptet Uppgifter om läkemedelspreparatet och förpackningen Övriga uppgifter om receptet Uppgifter om spärrning av recept och hävning av spärr 2013 3 (6)
Förklaring till spärr Förklaring till hävning av spärr Uppgifter om receptreservering och borttagande av reservering Datum för reservering Orsak till reserveringen (valfri) Uppgifter om hävning av registreringen Upptaget för expedition Datainnehåll för ett recept då det gäller reservering för dosdispensering och borttagande av denna reservering Datum för reservering (dagens datum) (obligatorisk uppgift i fråga om dosdispenseringsreservering) Uppgifter om begäran om förnyelse av ett recept Uppgifter i handläggningsmeddelande vid begäran om förnyelse Uppgifter om rättelse och makulering av expediering (apotek) 2013 4 (6)
Bilaga 2 Utlämning av uppgifter från receptcentret Utlämning av uppgifter från receptcentret till hälso- och sjukvården samt apoteken Uppgifter i receptcentret kan inom hälso- och sjukvården läsas av läkare, tandläkare, medicine och odontologie studerande med rätt att förskriva läkemedel samt sjukskötare som har ett för yrkesutbildad personal avsett kort som beviljats av certifikatutfärdare för hälso- och sjukvården samt behörighet att använda receptcentret på basis av arbetsuppgifterna. Uppgifterna i receptcentret får läsas och behandlas bara om det finns en i lagen fastställd grund för det. Läsningen förutsätter i regel en vårdrelation och samtycke från patienten. Utan patientens samtycke kan uppgifterna läsas bara om det elektroniska receptet skrivits ut av läkemedelsförskrivaren själv eller om detta krävs för att kunna ge brådskande vård. Det elektroniska receptet kan också rättas utan patientens samtycke eller makuleras utan patientens samtycke om patienten avsiktligt har lämnat felaktiga uppgifter eller tvingat läkemedelsförskrivaren att skriva ut receptet. (13 i lagen om elektroniska recept och 8 i lagen om patientens ställning och rättigheter.) På apoteken får uppgifter i receptcentret behandlas av provisorer och farmaceuter samt studerande inom branschen som har ett för yrkesutbildad personal avsett kort som beviljats av certifikatutfärdare för hälsooch sjukvården samt behörighet att använda receptcentret på basis av arbetsuppgifterna. Uppgifterna får behandlas bara om det finns en i lagen fastställd grund för det. Behandlingen förutsätter i regel en begäran av patienten eller den som köper läkemedlet eller ett samtycke av patienten. (11 och 12 i lagen om elektroniska recept.) Patientens lagliga företrädare kan ge sitt samtycke på samma sätt som patienten. I vissa fall förutsätter behandlingen av uppgifterna i receptcentret ett signerat samtycke av patienten eller dennes lagliga företrädare. Folkpensionsanstalten har gjort upp blanketter för samtycke för sådana situationer. I blanketterna har man beaktat verksamhetsmodellerna för hälso- och sjukvården samt apoteken. Samtycke till att hälso- och sjukvårdsenheten får ta del av uppgifterna i receptcentret i andra situationer än vårdsituationer Samtycke till att en person som företräder patienten sköter patientens hälso- och sjukvårdsärenden Samtycke till att en person som företräder patienten sköter patientens apoteksärenden Samtycke till att en representant för en serviceproducent som tillhandahåller serviceboende eller hemvård företräder patienten i apoteks- och hälso- och sjukvårdsärenden Samtyckesbilaga till avtal med apotekens avtalskunder Utlämnande av uppgifter från receptcentret till myndigheter och andra aktörer I 15 i lagen om elektroniska recept finns bestämmelser om utlämnande av uppgifter från receptcentret för myndighetsövervakning och för forskning. Uppgifter får således på vissa i lagen fastställda villkor lämnas ut till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården: uppgifter som behövs för tillsynen över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården till regionförvaltningsverket: uppgifter som behövs för tillsynen över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården till Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea: uppgifter som behövs för vägledning i trygg och ändamålsenlig användning av läkemedel samt uppgifter som behövs för övervakning enligt läkemedelslagen till Utvecklingscentralen för läkemedelsbehandling: uppgifter som behövs för att följa användningen av och förskrivningspraxisen för läkemedel och som inte innehåller personuppgifter som avslöjar patientens identitet 2013 5 (6)
till Folkpensionsanstalten: uppgifter som är nödvändiga för handläggningen av läkemedelsersättningar enligt sjukförsäkringslagen för vetenskaplig forskning, med stöd av ett tillstånd av social- och hälsovårdsministeriet, i enlighet med 28 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet till andra aktörer på begäran: sammanställningar över sådana uppgifter i receptcentret som kan vara av betydelse för utredning av läkemedelssäkerheten samt nyttan av och kostnaderna för läkemedelsbehandlingar och som inte innehåller personuppgifter som avslöjar patientens identitet. Uppgifterna till dessa kan lämnas ut skriftligen eller med hjälp av en teknisk anslutning. Utöver vad som nämns ovan får uppgifter också lämnas ut med stöd av annan lagbestämmelse om utlämnande av uppgifter. Uppgifterna lämnas skriftligen. Åtkomst till uppgifterna i receptcentret genom Mina uppgifter Enligt 17 i lagen om elektroniska recept ges en myndig patient genom en elektronisk förbindelse åtkomst till uppgifter om hans eller hennes recept som finns lagrade i receptcentret samt om korrigerings- och expedieringsanteckningar i dem. I e-tjänsten identifierar patienten sig med hjälp av sina personliga nätbankskoder eller ett elektronisk identitetskort via webbplatsen för KanTa www.kanta.fi. 2013 6 (6)