Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347 545X Utgivare: chefsjuristen Lotta Gustavson Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om polismyndigheternas hantering av pass och nationellt identitetskort; beslutade den 13 augusti 2009. RPSFS 2009:14 FAP 530-1 Utkom från trycket den 28 september 2009 Rikspolisstyrelsen föreskriver följande med stöd av 29 första stycket passförordningen (1979:664), 24 första stycket förordningen (2005:661) om nationellt identitetskort och 13 första stycket 1 förordningen (1989:773) med instruktion för Rikspolisstyrelsen och meddelar följande allmänna råd. 1 kap. Inledning Tillämpning 1 Denna författning gäller både pass och nationellt identitetskort om inget annat anges. 2 kap. Ansökan Ärendehanteringssystem 1 Ansökan om pass eller nationellt identitetskort ska handläggas i Resehandlingssystemet (RES). I systemet ska följande beteckningar användas. Vanligt pass (V), extra pass (E), provisoriskt pass (P) samt nationellt identitetskort (ID). En ansökan får inte färdigbehandlas i RES förrän obligatoriska uppgifter har tillförts ärendet. Samtliga handlingar som varit aktuella i ärendet ska skannas in och antecknas på avsedd plats i RES. Skyddade personuppgifter Ansökan om pass eller nationellt identitetskort av person som har beviljats spärrmarkering, kvarskrivning eller fingerade personuppgifter bör om möjligt handläggas av personal som har omfattande erfarenhet av sådana ärenden. I dessa ärenden bör inte handlingar som varit aktuella i ärendet skannas in i RES. 1

Reservrutin för vanligt och extra pass samt nationellt identitetskort 2 Om RES inte är tillgängligt ska formuläret Ansökan om resehandling (reservrutin) (RPS 531.4) användas som reservrutin. Sökandens fotografi och namnteckning fångas i reservrutinen för fotostationen. Ansökan ska i efterhand registreras i RES. Formuläret ska då skannas in och anteckningar noteras i ärendet. Fotografi 3 En digital bild av sökanden ska tas vid ansökan. Den ska uppfylla följande krav. 1. Ansiktet ska vara avbildat rakt framifrån. Hela huvudet ska vara synligt. Blicken ska vara riktad mot kamerans lins. 2. Ansiktsuttrycket ska vara neutralt. 3. Bakgrunden ska vara ljus. Ansiktet ska vara jämnt belyst och det får inte finnas skuggor eller andra störande inslag i bakgrunden. 4. Pupillerna ska synas tydligt. Mörka glasögon får inte bäras i annat fall än då detta är påkallat av medicinska skäl. Reflexer får inte synas i glasögonen. 5. Huvudbonad får inte bäras. Undantag från förbudet att bära huvudbonad får medges för den som i dagligt bruk bär detta av religiösa eller andra särskilda skäl. Om en sökande åberopar religiösa eller andra särskilda skäl för att bära huvudbonad, behöver skälen inte styrkas. Särskilda skäl kan vara att sökanden vill bära huvudbonad till följd av medicinsk behandling. Fingeravtryck 4 Sökandens fingeravtryck ska tas av pekfingret på vänster och höger hand. Kan fingeravtryck inte tas av ett pekfinger ska avtryck istället tas i ordningen långfinger, ringfinger eller tumme. I RES ska antecknas från vilka fingrar fingeravtryck är taget. Fingeravtryck får inte tas av lillfingret. Om sökanden är permanent förhindrad att lämna fingeravtryck från de fingrar som anges i första stycket på en hand ska det antecknas i RES från vilken hand och finger fingeravtrycket är taget samt Kan ej lämna fingeravtryck från höger alternativt vänster hand. I RES ska även antecknas vilken skada på handen som utgör permanent hinder att lämna fingeravtryck. Om sökanden är permanent förhindrad att lämna fingeravtryck från de fingrar som anges i första stycket på både höger och vänster hand ska det antecknas i RES Kan ej lämna fingeravtryck från någon av händerna. I RES ska även antecknas vilken skada på händerna som utgör permanent hinder att lämna fingeravtryck. 2

Är sökanden tillfälligt förhindrad att lämna fingeravtryck från de fingrar som anges i första stycket på en eller båda händerna ska ett provisoriskt pass utfärdas. RPSFS 2009:14 Namnteckning 5 Enligt 1 första stycket passförordningen (1979:664) och 3 första stycket förordningen (2005:661) om nationellt identitetskort ska ansökan undertecknas av sökanden. För personer som av någon anledning inte kan teckna sitt namn, ska texten Kan ej underteckna / not able to sign användas. En namnteckning är en persons särpräglade sätt att vanemässigt skriftligen återge sitt namn. Personbevis 6 Ett personbevis som ges in vid ansökan får inte vara äldre än en månad. Om sökanden saknar personnummer, ska polismyndigheten lämna en begäran till Skatteverket om att ett samordningsnummer fastställs. Vårdnadshavares medgivande vid ansökan om pass 7 Vårdnadshavares medgivande enligt 1 andra stycket 3 passförordningen (1979:664) ska lämnas på formuläret Bilaga till passansökan (RPS 531.2) eller på annat likvärdigt sätt. Formuläret eller handlingen ska undertecknas av barnets vårdnadshavare eller, om barnet har två vårdnadshavare, av båda vårdnadshavarna. Respektive vårdnadshavares namnteckning ska vara bevittnad. Ett medgivande ska vara daterat och får inte vara äldre än en månad. Vid ansökan av den som är under 18 år bör minst en vårdnadshavare närvara vid ansökningstillfället. Den som bevittnar en namnteckning bör vara myndig. Samma person kan bevittna båda namnteckningarna. I så fall bör bevittnandet ske under varje vårdnadshavares namnteckning. Vid tveksamhet om riktigheten i en vårdnadshavares eller ett vittnes namnteckning bör den kontrolleras. En vårdnadshavare bör inte bevittna den andre vårdnadshavarens namnteckning. 8 Framgår det inte av uppgift från Polisens person- och adressregister i RES vem som är vårdnadshavare ska detta styrkas genom en kopia av lagakraftvunnen dom eller beslut. 3

9 Enligt 7 2 passlagen (1978:302) kan pass utfärdas trots att vårdnadshavares medgivande saknas, om det finns synnerliga skäl att ändå utfärda pass. Exempel på synnerliga skäl är när en av vårdnadshavarna vistas utomlands och det är uppenbart att dennes medgivande skulle ha lämnats eller, när det gäller barn placerade i familjehem utan särskilt förordnande av domstol i vårdnadsfrågan, den naturliga kontakten med de biologiska föräldrarna kan anses bruten. 10 Om ett passärende gäller fråga om att utan vårdnadshavares medgivande utfärda pass för ett barn under arton år, ska passmyndigheten enligt 3 andra stycket passförordningen (1979:664) inhämta yttrande från en sådan kommunal nämnd som fullgör uppgifter inom socialtjänsten. Yttrande ska inhämtas från den kommun där barnet är folkbokfört eller, om barnet inte är folkbokfört, den kommun som barnet har starkast anknytning till. Ett yttrande behöver dock inte inhämtas, om det är uppenbart att passansökan ska bifallas. En socialnämnds tillstyrkan till att pass utfärdas kan inte utan vidare ersätta samtycke från den ena vårdnadshavaren. Polismyndigheten bör alltid göra en självständig bedömning av om det finns synnerliga skäl att bevilja ansökan. Exempelvis bör polismyndigheten försöka utröna anledningen till att ett medgivande saknas. Giltighetstid för barn som saknar namn 11 Ska pass utfärdas för barn för vilket förnamn inte är anmält till Skatteverket, får giltighetstiden inte vara längre än till dagen innan barnet blir tre månader gammalt. Istället för namn ska texten Ej namngiven pojke/flicka / Unnamed boy/girl användas. 4 Ansökan av svensk medborgare som är bosatt utomlands 12 Ansöker någon som är bosatt utomlands om pass eller nationellt identitetskort i Sverige, ska det genom utredning klarläggas att sökanden är svensk medborgare. Utredningen ska dokumenteras i RES. 3 kap. Spärr m.m. av pass och nationellt identitetskort 1 Om den för vilken ett pass eller nationellt identitetskort är utställt uppger att ett giltigt pass eller nationellt identitetskort har stulits eller förkommit, ska en anmälan upprättas i RAR-systemet. En spärrmarkering om den stulna/förkomna resehandlingen ska därefter skyndsamt göras i RES. Där ska även K-diarienumret i RAR anges.

En spärrmarkering i RES får inte hävas om ett pass eller nationellt identitetskort är anmält som stulet eller förkommet. I samband med att en anmälan upprättas om ett stulet eller förkommet pass eller nationellt identitetskort ska den för vilken resehandlingen är utställd upplysas om att resehandlingen kommer att spärras och att spärrmarkeringen inte får hävas. RPSFS 2009:14 Uppgift i RES om stulen eller förkommen resehandling vidarebefordras av Rikspolisstyrelsen till Schengen Information System (SIS) och Interpols databas över stulna och förkomna resehandlingar, varefter resehandlingen spärras även internationellt. Den för vilken ett pass eller nationellt identitetskort är utställt bör därför uppmanas att, för det fall den spärrade resehandlingen skulle återfinnas, inte använda sig av den eftersom det finns en stor risk att i så fall bli nekad inresa i ett annat land. 2 Om ett pass eller nationellt identitetskort, som anmälts som stulet eller förkommet och som spärrats, återfinns av den för vilken resehandlingen är utställd eller upphittas av annan ska det makuleras. Har ett upphittat pass eller nationellt identitetskort inte anmälts som stulet eller förkommet ska det, om den för vilken resehandlingen är utställd inte kan anträffas, makuleras och destrueras. De åtgärder som vidtagits med det återfunna/upphittade passet eller nationella identitetskortet ska antecknas i RES. 3 Uppgift om underrättelse till polismyndighet enligt 23 a eller 23 b passförordningen (1979:664) ska antecknas i RES. 4 kap. Kontroll av sökandens uppgifter m.m. 1 Polismyndigheten ska noggrant kontrollera den sökandes identitet. 2 Identiteten ska styrkas genom att sökanden uppvisar 1. ett giltigt vanligt eller extra svenskt pass eller nationellt identitetskort, 2. ett giltigt svenskt körkort, 3. ett av statlig myndighet utfärdat eller av behörigt organ certifierat och giltigt tjänste- eller identitetskort, 4. ett identitetskort för folkbokförda i Sverige eller 5. en skriftlig försäkran som intygar att sökandens uppgifter om identiteten är riktiga och som har lämnats av en a) vårdnadshavare, b) familjehemsförälder, c) god man, d) myndigt barn eller barnbarn, e) förälder, f) ett myndigt syskon, g) mor- eller farförälder, 5

h) make eller maka, i) sambo, j) registrerad partner, k) arbetsgivare (behörig firmatecknare) eller l) tjänsteman vid en kommunal eller statlig myndighet som har en yrkesmässig relation till sökanden. Den som lämnar en sådan försäkran som avses i första stycket 5 ska vara närvarande vid identitetskontrollen av sökanden och därvid styrka sin egen identitet genom någon sådan identitetshandling som anges i första stycket 1 4. En intygsgivare som avses i första stycket 5 b och c ska styrka sitt uppdrag genom uppvisande av beslut. En arbetsgivare eller tjänsteman som sägs i första stycket 5 k l ska i den skriftliga försäkran ange sin relation till sökanden. En försäkran från en arbetsgivare får inte godtas, om sökanden har varit anställd hos denne kortare tid än ett år. Kan sökanden inte styrka sin identitet på sätt som sägs i första stycket får polismyndigheten godta att identiteten styrks på något annat tillförlitligt sätt. I RES ska antecknas på vilket sätt identiteten i så fall har styrkts. 3 En uppvisad identitetshandling ska granskas med avseende på äkthet. I RES ska antecknas med vilket slag av identitetshandling sökanden eller person som anges i 2 första stycket 5 har styrkt sin identitet samt handlingens nummer och giltighetstid. För svenskt körkort ska personnummer och giltighetstiden anges. Uppstår det tveksamhet om ett certifierat tjänste- eller identitetskort med ett visst nummer har utfärdats för sökanden eller person som avses i 2 första stycket 5, bör en kontroll göras hos utfärdaren eller tillverkaren av kortet. 4 Om sökanden vid ansökan om ett nytt pass eller nationellt identitetskort uppger att en giltig resehandling är förstörd, stulen eller har förkommit, ska de omständigheter beträffande detta som sökanden lämnar antecknas i ansökan. När en sådan uppgift lämnas ska den kontrolleras i RAR och RES. Saknas en anmälan eller spärrmarkering, ska en sådan göras skyndsamt enligt 3 kap. 1. 5 Om det vid ansökningstillfället framkommer att passhinder kan föreligga ska en undersökning göras genom slagningar i misstankeregistret (MR), belastningsregistret (BR), personefterlysningsregistret (EPU) och kriminalvårdsregistret (KVR). Vidare ska kontroll göras om passhinder kan föreligga enligt lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård och konkurslagen (1987:672). 6

5 kap. Utlämnande av vanligt eller extra pass samt nationellt identitetskort 1 Vid ansökningstillfället ska sökanden tillfrågas hos vilken polismyndighet eller utlandsmyndighet passet eller det nationella identitetskortet ska hämtas ut. Om sökanden vid en senare tidpunkt meddelar att resehandlingen ska hämtas hos en annan polismyndighet eller utlandsmyndighet ska detta antecknas i RES. Resehandlingen ska sändas som värdepost till den myndigheten. När passet lämnas ut ska datum för utlämnandet antecknas i RES. 2 Enligt 28 passförordningen (1979:664) ska passmyndigheten makulera ett gällande pass när innehavaren ansöker om ett nytt pass av annan typ än provisoriskt pass eller extra pass eller, om han eller hon av särskilda skäl har behov av det tidigare passet under handläggningstiden, när det nya passet lämnas ut. Enligt 21 förordningen (2005:661) om nationellt identitetskort ska makulering ske när innehavaren ansöker om ett nytt nationellt identitetskort eller, om innehavaren har behov av det tidigare nationella identitetskortet under handläggningstiden, när det nya kortet lämnas ut. Uppgift om makuleringen ska antecknas i RES. 6 kap. Förvaring, påminnelse och förstöring 1 Färdiga pass och nationella identitetskort ska förvaras i ett låst förvaringsutrymme hos polismyndigheten i väntan på att de lämnas ut. 2 Om ett pass eller ett nationellt identitetskort inte har avhämtats inom den tid som polismyndigheten finner skälig, ska myndigheten sända en påminnelse i vanligt brev till sökandens folkbokföringsadress. En påminnelse bör sändas till sökanden senast tre månader efter det att handlingen har utfärdats. Normalt bör endast en påminnelse sändas. 3 Om ett pass eller ett nationellt identitetskort inte har avhämtats inom skälig tid efter det att en påminnelse har sänts till sökanden, ska polismyndigheten makulera och destruera handlingen. En uppgift om detta ska antecknas i RES. Polismyndigheten bör makulera och destruera passet eller det nationella identitetskortet tidigast en månad efter det att en påminnelse har sänts till sökanden. 7

7 kap. Ändring i vanligt pass 1 Polismyndigheten får göra ändringar i ett utfärdat vanligt pass om det behövs för att begränsa passets giltighetstid eller giltighetsområde. Den nya uppgiften ska antecknas på den sida i passet som är avsedd för myndighetens särskilda noteringar. Uppgiften ska antecknas även i RES. 2 Under den ändrade texten ska myndighetens stämpel anbringas tillsammans med datum och underskrift av beslutande tjänsteman. 8 kap. Provisoriskt pass Giltighetstid 1 Giltighetstiden för ett provisoriskt pass ska anpassas till den tid som sökanden behöver för att genomföra en resa eller flera resor i en omedelbar följd. Om sökanden behöver passet för en resa till ett land, vilket kräver att passet vid inresa ska vara giltigt under en viss minsta tid, får giltighetstiden anpassas till det kravet. Giltighetstiden får dock, enligt 13 passförordningen (1979:664), inte överstiga sju månader. Anledningen till att ett provisoriskt pass utfärdas ska antecknas i RES. Utfärdas ett provisoriskt pass för en sökande som ska genomföra flera resor i en omedelbar följd, bör en anteckning göras om att passet gäller för flera resor under viss angiven tid. Anteckningen bör göras på den sida i passet som är avsedd för myndighetens särskilda noteringar, enligt följande exempel: Passet gäller för mer än en resa från och till Sverige under tiden 2008-09-13--09-27. Under anteckningen anbringas myndighetens stämpel tillsammans med datum och underskrift av beslutande tjänsteman. Anteckningen förs även in i RES. Pass som har tagits om hand 2 Om en polismyndighet har tagit hand om ett provisoriskt pass enligt 13 passförordningen (1979:664) ska det destrueras av myndigheten. Om giltighetstiden för passet inte har gått ut, ska dessutom en anteckning om att det tagits om hand göras i RES. Saknas uppgifter i RES om ett pass som har tagits om hand, bör kontakt tas med den polismyndighet som har utfärdat passet. Destruktion av passet bör göras tidigast tre månader efter makulering. 8

Manuellt utskrivet provisoriskt pass - reservrutin 3 Om RES inte är tillgängligt, ska formuläret Passansökan (RPS 531.3) användas som reservrutin för provisoriskt pass. I formuläret ska passtyp anges med beteckningen P (provisoriskt). Vid utfärdande av provisoriskt pass i dessa fall ska vid ansökningstillfället fotografering ske med digitalkamera. Ansökan ska i efterhand registreras i RES. Formuläret med foto ska då skannas in och anteckningar noteras i ärendet. 4 Vid en manuell utskrift av ett provisoriskt pass ska uppgifterna textas på personsidan med en kulspetspenna som ger arkivbeständig blå eller svart text. 5 Kön ska anges med K/F för kvinna och M/M för man. 6 Födelsetid, datum för utfärdande och datum för passets sista giltighetsdag ska anges. Dag och år ska anges var för sig med två siffror, med dag först och år sist. Däremellan ska månad anges, med de tre första bokstäverna i månadens namn på svenska och därefter de tre första bokstäverna i månadens namn på engelska enligt följande mönster: Den 13 oktober 1951 skrivs 13 OKT/OCT 51. 7 Sökanden ska i närvaro av den som lämnar ut passet skriva sitt namn i den provisoriska passboken. 8 När behövliga uppgifter har fyllts i, fotografiet har satts fast och sökanden har skrivit sin namnteckning ska personsidan lamineras. Fotografiet ska därefter stämplas med en präglingspress, så att ungefär en fjärdedel av stämpeln täcker övre högra delen av fotografiet. Utlämnande av provisoriskt pass 9 När passet lämnas ut ska datum för utlämnandet noteras i ansökningsformuläret och antecknas i RES. Passformulär m.m. 10 Polismyndigheten ska beställa passformulär hos AB Svenska Pass. En beställning får motsvara högst sex månaders beräknad förbrukning. 11 Passformulär ska omedelbart registreras i RES när de tas emot av polismyndigheten. Om ett passformulär saknas, ska en anmälan i RAR upprättas och formuläret spärras i RES. 12 Formulär som innehåller feltryck eller tillverkningsfel ska makuleras och därefter sändas till Rikspolisstyrelsen. Anteckning därom ska göras i RES. 13 Formulär som på grund av felskrivning inte har resulterat i ett utfärdat pass ska makuleras och därefter destrueras. Anteckning därom ska göras i RES. 9

14 En inventering av passformulär ska göras varje månad. Inventeringen ska dokumenteras. Om inventeringen visar att uppgifter om mottagna passformulär och utfärdade pass inte stämmer överens, ska polismyndigheten omedelbart utreda orsaken och vidta lämpliga åtgärder. I förekommande fall ska förkomna passformulär spärras i RES. 15 Passformulär och präglingspress för pass ska förvaras på ett sätt som innebär att de inte är åtkomliga för obehöriga. 16 Polismyndigheten ska utse en befattningshavare med särskilt ansvar för att registrering och inventering av passformulär genomförs samt för att passformulär och präglingspress förvaras säkert. 9 kap. Extra pass 1 Enligt 14 passförordningen (1979:664) får extra pass utfärdas för en passinnehavare som för sitt arbete eller av annat särskilt skäl har behov av mer än ett giltigt pass. Sökandens underlag till ansökan om extra pass ska innehålla uppgift om den tid under vilken sökanden behöver detta. Uppgifterna i underlaget ska antecknas i RES. Vid beslut om bifall till ansökan om extra pass ska även sista giltighetsdag anges i RES. Särskilda skäl kan föreligga t.ex. om 1. sökanden ska resa till länder mellan vilka det råder sådana politiska förhållanden som gör det omöjligt att resa in i ett av länderna med ett vanligt pass, vilket har använts för en resa till ett annat av länderna, 2. sökanden vid en resa måste ha sitt vanliga pass inlämnat hos en utländsk myndighet för att erhålla visering eller uppehållstillstånd avseende en annan resa, eller 3. ett vanligt pass har fulltecknats genom inrese-, utrese- eller viseringsstämplar innan passets giltighetstid har gått ut och det i passet finns en visering som fortfarande gäller. 10 kap. Återkallelse och indragning 1 Beslut att återkalla ett pass eller ett nationellt identitetskort ska handläggas enligt återkallelserutinen i RES. 2 Om ett beslut om återkallelse av pass begränsas att gälla för viss tid (provisorisk återkallelse) ska den tiden antecknas i RES. Beslut att häva en provisorisk återkallelse av ett pass ska antecknas i RES. 3 När ett pass dras in enligt 27 passförordningen (1979:664) ska beslut och motivering antecknas i RES. 10

11 kap. Makulering av pass eller nationellt identitetskort 1 Makulering av pass ska ske genom att 1. främre pärmen, personsidan och sidorna 3 4 hålslås med hålslag på tre ställen, eller 2. främre pärmen, personsidan och sidorna 3 4 hålslås på tre ställen med hålstans i form av fyruddig stjärna med minimimått 10 x 10 mm. 2 Makulering av nationellt identitetskort ska ske genom att 1. handlingen hålslås med hålslag på tre ställen, eller 2. handlingen hålslås på tre ställen med hålstans i form av fyruddig stjärna med minimimått 10 x 10 mm. 3 Pass som är försett med chip samt nationellt identitetskort ska makuleras på ett sådant sätt att chip och antenn görs obrukbara. Dras ett pass in enligt 27 passförordningen (1979:664) och är passet försett med chip, ska det makuleras på ett sådant sätt att chip och antenn inte förstörs. Detsamma gäller vid makulering av ett nationellt identitetskort som reklameras på grund av fel. 4 Ett nationellt identitetskort som reklamerats på grund av fel ska makuleras och sändas till Rikspolisstyrelsen tillsammans med en redogörelse för anledningen till makuleringen, alternativt en kopia av indragningsbeslutet. Vad som sägs i första stycket gäller också pass som dragits in enligt 27 passförordningen (1979:664) och makulerats enligt 28 1 samma förordning. 5 Makulerat pass och nationellt identitetskort som inte lämnas tillbaka till innehavaren eller sänds till Rikspolisstyrelsen ska destrueras av polismyndigheten. 12 kap. Manipulerat pass eller nationellt identitetskort 1 Bestämmelser om polismyndighetens hantering av förverkade falska eller på annat sätt manipulerade pass eller nationella identitetskort finns i Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om förfarande med egendom som tagits i beslag, förverkats eller tagits i förvar (FAP 102-2). 13 kap. Avläsning av information i lagringsmedia 1 Polismyndigheten ska tillhandahålla avläsningsutrustning så att innehavaren av ett pass eller nationellt identitetskort kan ta del av den information som finns lagrad i dokumentets lagringsmedia (chip). 11

14 kap. Undantag 1 Rikspolisstyrelsen får, om särskilda skäl föreligger, medge undantag från dessa föreskrifter. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2009, då Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om polismyndigheternas hantering av pass och nationellt identitetskort (RPSFS 2008:13, FAP 530-1) ska upphöra att gälla. På Rikspolisstyrelsens vägnar BENGT SVENSON Staffan Tilling (Polisavdelningen) 12