Församlingen/ föreningen



Relevanta dokument
Stadgar för avdelning - förslag

Stadgar SACO-S-förening (motsvarande)

Exempelstadga med instruktion

NYA STADGAR FÖR ÅS BÅTKLUBB UTGÅVA 2

Stadgar för. Tygelsjö fiberförening

Stagar för Kyllaj Hamnförening

SÖLVESBORGS KOMMUN Fritid & kultur. föreningskunskap. - att bilda förening -

Stadgar för Mercedes-Benz Klubben Sverige 2015

Envikens Båtklubb Bergshamra

Lathund. Att bilda ett kommun-hso

STADGAR FÖR RIKSORGANISATIONEN SAME ÄTNAM

Normalstadgar för lokalområde inom rasklubb med en nivå

STADGAR. för den ideella föreningen Södertälje Katthem med hemort i Södertälje. Stadgarna fastställda vid Årsmöte

Föreningens firma är Saint Louis Fritidsverksamhet.

Yrkeshögskoleförbundet är en nationell ideell förening för anordnare av yrkeshögskoleutbildning. Förbundet ska bedriva medlemsverksamhet.

Stadgar för Mörrumsåns Vattenråd, ideell förening

Stadgar för Lövsta Båtklubb

Stadgar för Avelsföreningen för Svenska Varmblodiga Hästen, ASVH

Stadgar för den ideella föreningen SWEDEN BALBOA SOCIETY (SBS)

STADGAR för den ideella föreningen RÅÅ s FRAMTID med hemort på Råå. Bildad den 24/ Stadgarna antagna vid årsmöte den 24 april 2013.


STADGAR FÖR UNGDOMSSEKTIONEN

Att bilda en förening

NORMALSTADGAR FÖR FÖRENING

Stadgar för Lokalklubb inom Svenska Terrierklubben.

Gotlands Armborst Förening STADGAR

STADGAR. Saga Motion. Hälsa runt hörnet. Reviderade i enlighet med beslut på årsmötet 2010

Stadgar för Hotings Skoterklubb i Strömsunds kommun

Stadga. för ICA-handlarnas Förbund

Stadgar. Förbundsstadgar Normalstadgar för föreningar

STADGAR FÖR HELSINGBORG YACHT CLUB, NORRA HAMNEN, BILDAD DEN 15 OKTOBER 1992.

STADGAR FÖR ARLANDASTAD GOLFKLUBB

KALLELSE TILL EXTRA ÅRSMÖTE

Stadgar. Antagna efter årsmötet Handikappföreningarnas Samarbetsorgan i Göteborg

STADGAR FÖR ENERGIFÖRETAGEN SVERIGE

Författningssamling för Gotlands kommun STADGAR FÖR DEN IDEELLA FÖRENINGEN GOTLAND INTERACTIVE PARK (GIP)

Stadgar för Lokalförening

STADGAR FÖR EQUMENIAKYRKAN

STADGAR för Sveriges Skateboardförbund

Stadgar Aktiva Seniorer Fastställda på förbundsstämman 2004, justerade på förbundsstämman 2006, justerade på förbundsstämman 2008

Stadgar för Enskede Idrottsklubb Fastställda av årsmötet Reviderad av årsmötet

Stadgar Stadgarna är antagna vid förbundets kongress i maj Astma- och Allergiförbundet

2 Uppgifter Länsnykterhetsförbundets uppgifter är: Att i bred samverkan bedriva ett utåtriktat arbete på det alkohol- och drogförebyggande

Det senare gäller där SKK inte delegerat rasansvaret till befintlig specialklubb.

Stadgar för Billingens Golfklubb Stiftad år 1949

Stadgar för Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet

NORMALSTADGAR FÖR REGIONAL UF-FÖRENING

Stadgar för Sveriges Dövas Riksförbund

Stadgar för Föreningen Sveriges Åkeriföretag Värmland

Ansluter till STADGAR FÖR HEMBYGDSFÖRENINGAR ANSLUTNA TILL SVERIGES HEMBYGDSFÖRBUND

STADGAR FÖR IFK HÄSSLEHOLM. (antagna på årsmöte mars 2015)

STADGAR. Föreningen består av de fysiska personer som har tagits upp som medlemmar i föreningen.

Vulcan Riders Sweden

Stadgar för Särö Villaägareförening Fastställda vi ordinarie stämma Utgåva

Riksorganisationen är en allmännyttig ideell förening. Organisationens firma är Riksorganisationen Folkets Hus och Parker.

Arbetsgivaralliansens. stadgar

Stadgar Svenska Epilepsiförbundet

2 Den eller de som äger fastighet benämns delägare. Delägares fastighet benämns delägarfastighet.

Stadgar. Svenska Blå Stjärnan 2013

STADGAR. Södermalms Taekwon-Do Klubb Stockholm Bildad Föreningens tidigare namn:

Stadgar för Innovations och Kemiarbetsgivarna i Sverige

Starta en förening. Vill du anmäla din förening till föreningsregistret?

Stadgar för Svenska OCD-förbundet reviderade vid förbundets årsmöte 2015-xx-xx

Stadgar. Fonus, ekonomisk förening. Org.nr Fastställda enligt beslut fattade på föreningsstämman i maj 2012 respektive i maj 2013.

Handelshögskolan i Umeå. Studentförening. Stadga. Senast uppdaterade:

Stadgar för SPF Eken, Perstorp (Fastställda vid årsmötet )

Stadgar för riksorganisationen Sveriges MotorCyklister

(Enligt Svenska Ridsportförbundets typstadgar fastställda av Förbundsstyrelsen )

VF ROSOG Stadgar 1(10) Vänföreningen till Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge of Ostrogothia

Stadgar för Specialklubb för Kontinentala Fågelhundar. (SKF)

Stadgar för Gästriklands Båtförbund. Antagna efter revidering vid årsstämman för verksamhetsåret 2014.

Mom. 1. Föreningen är en partipolitiskt obunden organisation för konsthantverkare och industriformgivare.

STADGAR FÖR RAPATAC JUDO & KSF

PROGRAM- FÖRKLARING och STADGAR

STADGAR. för. organisationen FÖRETAGARNA

STADGAR FÖR VÄTGAS SVERIGE IDEELL FÖRENING

Idrottsrörelsens verksamhetsidé Idrott är fysisk aktivitet som vi utför för att kunna ha roligt, må bra och prestera mera.

Stadgar för Sveriges Ingenjörer

Föreningen REKRYTERINGSGRUPPEN DALARNA STADGAR. Faställda av 1996 årsmöte

Stadgarna fastställda 20 januari 1988 Stadgarna ändrade 21 februari Stadgarna ändrade 2 mars Stadgarna ändrade 25 april

1 ÄNDAMÅL Golfklubben har som ändamål att verka för att medlemmarna kan utöva golfspel i enlighet med idrottens mål och inriktning.

Std.1. ARBETSORDNING FÖR HELSINGFORS STADSFULLMÄKTIGE Godkänd av stadsfullmäktige den 14 juni Sammanträden och behandling av ärenden

STADGAR FÖR SOLÄNGETS TRAVSÄLLSKAP. Föreningens namn och firma. Föreningens ändamål 2

STADGAR FÖR MÄLARDALSRÅDET

STADGAR FÖR SCANIA ROAD RUNNERS IDROTTSFÖRENING

2 SAMFÄLLIGHETER Föreningen förvaltar följande samfällighet: Anläggningssamfällighet tillkommen genom anläggningsbeslut (dnr AB2 132/73).

STADGAR FÖR IDEELLA FÖRENINGEN KATTAKUTEN I NORRBOTTEN Bildad ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

STADGAR FÖR IDEELLA IDROTTSFÖRENINGEN FRISKIS&SVETTIS JÄRFÄLLA

Huvudstadens Golfklubb Stadgar

SÖDERSLÄTTS FLYGKLUBB. Stadgar

Stadgar för Skärgårdskyrkan på Värmdö

STADGAR. för den ideella klubben Ersboda Sportklubb med hemort i Umeå kommun. Ersboda Sportklubb är bildad IDROTTSRÖRELSENS VERKSAMHETSIDÉ

att bidra till underlag för samhällsplanering och annan verksamhet av betydelse för vattenförhållandena

Till dig som är kongressombud

STADGAR FÖR SVENSKA BANDYFÖRBUNDET (Årsmötesbeslut ) (Kap. 1-9)

Föreningen Spelberoende HELSINGBORG Stadgar

Stadgar. Innehåll. Senast reviderade av UNF:s kongress i Lund den juni 2015.

STADGAR För Svenska RC-Flygförbundet (RCFF)

11 Stöd att starta ny klubb

Stadgar för Sjöbo Fitnesscenter Förslag inför årsmöte 2015 och stadgarna fastställda vid samma tidpunkt.

Transkript:

Församlingen / föreningen Häftet uppdaterat 2005-11-21 Församlingen/ föreningen Författare Christer Eklöf, Tord Ström Sveriges Frikyrkosamråd

1 Uppdaterad 2002-11-21 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Församlingen som trossamfund ideell förening 3 Vad är ett trossamfund ideell förening? 3 Allmännyttiga ideella föreningar 4 2. Att bilda en församling 5 3. Stadgar 6 4. Sammanträden 8 Sammanträdesförberedelser 8 Överläggningar 10 Protokoll 11 Verkställande av beslut 11 5. Att upplösa en församling eller gå samman med annan församling 12 6. Arkivering 13

1. Församlingen som trossamfund ideell förening Vad är ett trossamfund ideell förening? Begreppet församling används i detta avsnitt som samlande begrepp för lokala organisationer inom traditionella frikyrkor och inom andra trossamfund. Församlingar har traditionellt valt att verka som ideella föreningar ur juridisk synpunkt till skillnad från ekonomiska föreningar vars ändamål är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen och vars verksamhet regleras av Föreningslagen från 1951. En ideell förening bygger sin verksamhet på idéinnehåll och kan delvis vara av ekonomisk art. Föreningen är en juridisk person som har rätt att teckna avtal, ansvara för skulder, fungera som arbetsgivare m m. Föreningsmedlemmarna är inte ekonomiskt ansvariga för föreningens beslut. De traditionella frikyrkorna har tidigare funnit sig tillrätta med att verka i den associationsrättsliga formen förening, medan andra, främst den katolska kyrkan och vissa ortodoxa kyrkor, valde stiftelseformen. Genom Lag om trossamfund (1998:1593) samt Förordning för registrering av trossamfund (1999:731), som trätt i kraft år 2000, finns nu också möjlighet för samfunden och deras självständiga organisatoriska delar, som distrikt och enskilda församlingar, att få rättskapacitet som registrerat trossamfund. Registreringen sker hos Kammarkollegiet på begäran av samfundet eller självständig organisatorisk del. Registreringen innebär inte någon statlig kontroll av samfundets verksamhet utan enbart en registrering som trossamfund. För registrering och registerhållning tar Kammarkollegiet ut en årlig avgift. Registreringen är möjlig om trossamfundet har 1. stadgar där det finns bestämmelser om trossamfundets ändamål och om hur det fattas beslut i trossamfundets angelägenheter, och 2. en styrelse eller motsvarande organ. Registreringen skall omfatta 1. trossamfundets namn och postadress, 2. trossamfundets stadgar. 3. de personer som ingår i styrelsen eller motsvarande organ eller annars är behöriga att företräda trossamfundet (firmatecknare) samt deras namn, postadress och personnummer eller, om sådant saknas, födelsedatum. Genom registrering som trossamfund blir samfundets namn registrerat och namnskyddat. Registrerat trossamfund kan ansöka hos regeringen om 1

statlig hjälp med beräkning, debitering och uppbörd av avgift till trossamfundet. Det är trossamfundet på riksplan som söker registrering som trossamfund. Är samfundet registrerat kan också självständiga organisatoriska delar av samfundet, t ex distrikt och församlingar, söka registrering. För ideella föreningar finns ingen speciell lagstiftning. För trossamfund finns lagstiftning som gäller villkoren för registrering. För alla gäller däremot en välutvecklad praxis, som utvecklats inte minst genom ett antal rättsfall och med stöd i annan lagstiftning. Styrelsens ansvar är t ex helt i analogi med det ansvar som gäller för bolagsstyrelser och som finns reglerat i aktiebolagslagen. Oavsett registreringsform omfattas alla församlingar naturligtvis av andra lagar t ex skattelagar, bokföringslagen, konkurslagen, lagen om anställningsskydd, köplagen och miljölagen. Allmännyttiga ideella föreningar Trossamfund och församlingar klassas juridiskt som ideella föreningar med allmännyttigt ändamål. För en ideell förening som har allmännyttigt ändamål och dessutom uppfyller vissa villkor på öppenhet, inkomstanvändning m m (t ex att huvuddelen av medlen skall användas till föreningens ändamål) gäller vissa förmånliga skatteregler. Föreningar med allmännyttigt ändamål kallas för allmännyttiga ideella föreningar. En allmännyttig ideell förening skall vara demokratiskt uppbyggd. Medlemskapet är öppet, dvs stadgarna skall medge intagning av nya medlemmar. Medlemskapet dokumenteras på det sätt föreningen bestämmer. I stadgarna anges föreningens mål och sättet hur man i föreningen skall arbeta för att nå målet. Där skall också anges hur arbetet skall fördelas inom föreningen. Vid årsmötet (motsvarande) görs en kontroll över hur arbetet bedrivits och en ny arbetsfördelning görs i och med att funktionärer väljs. För att en ideell förening skall komma i åtnjutande av dessa förmånliga skatteregler krävs att föreningen uppfyller fyra villkor. Föreningen får dessutom inte verka för ekonomiska intressen. Föreningen skall enligt stadgarna ha ett allmännyttigt ändamål. Av lagtexten framgår att följande ändamål ansetts som allmännyttiga: religiösa, välgörande, sociala, politiska, konstnärliga, idrottsliga eller därmed jämförliga kulturella ändamål. Den faktiskt bedrivna verksamheten måste stämma överens med stadgarnas innehåll. Detta innebär, att verksamheten uteslutande eller så gott som uteslutande måste tillgodose det allmännyttiga ändamålet. Förening kan således inte i mer än obetydlig omfattning gå vid sidan av 2

detta ändamål. Om så sker kommer föreningen inte i åtnjutande av de förmånligare skattereglerna. Föreningen måste vara öppen. Detta krav innebär att föreningen inte får vägra någon inträde eller utesluta någon som delar föreningens målsättning och är beredd att följa dess stadgar. Kravet på öppenhet är uppfyllt även för regionala föreningar eller förbund och samarbetsorgan, vars medlemmar utgörs av öppna föreningar. Föreningens inkomster skall aktivt användas i den ideella verksamheten. Det sista villkoret innebär att förmånsbehandlingen går förlorad om föreningen använder sina inkomster för främmande ändamål eller fonderar medel i för stor utsträckning. I kapitlet om skattelagstiftning utvecklar ytterligare det som berör allmännyttiga föreningar. 2. Att bilda en församling En församling blir en juridisk person i och med att församlingen antar stadgar och tillsätter en styrelse. Det vanligaste sättet att bilda en församling är att några eller någon initiativtagare kallar intresserade till ett möte för att skissa några punkter om församlingens ändamål och sätt att arbeta och för att utse en tillfälligt arbetande styrelse, en s k interimsstyrelse. Vid församlingsbildandet är det viktigt att utse ordförande för mötet liksom sekreterare och protokolljusterare eftersom besluten behöver dokumenteras i någon form av protokoll eller minnesanteckningar. Interimsstyrelsens uppdrag är tillfälligt och den har till främsta uppgift att inom viss tid utarbeta förslag till stadgar för församlingen. Den upprättar också en första medlemsförteckning. I samband med att interimsstyrelsen utses fastställs också tidpunkt för ett medlemsmöte som skall ta ställning till förslaget till stadgar och utse en mer permanent styrelse och andra funktionärer. Ofta finns det bakom en nybildad församling en moderförsamling eller ett samfund från vilka man kan få förslag och hjälp beträffande normalstadgar 3

m m. Även om församlingen är självständig finns exempel från andra liknande församlingar som kan underlätta stadgearbetet. Om församlingen skall betala ut löner och ersättningar måste den registreras hos skattemyndigheterna och får då ett organisationsnummer. För registrering krävs att församlingen sänder in namn och adress, kopia av stadgarna samt förteckning över styrelse och firmatecknare. 3. Stadgar Stadgarna ger utgångspunkten för församlingens verksamhet och anger församlingens ändamål, hur styrelse och funktionärer skall utses samt deras befogenheter och ansvarsområden. Stadgarna innehåller också bestämmelser om beslutsfattande och den ekonomiska förvaltningen. Stadgarna är själva basen för församlingens verksamhet. En viktig uppgift i stadgarna är att ange hur medlemmarna skall kunna ha inflytande i församlingen. Detta innefattar kontrollen över den ekonomiska förvaltningen liksom bestämmelser om hur stadgarna kan ändras. I stadgar är det viktigt att tydligt och kortfattat ange styrelses, olika råds samt funktionärers befogenheter. Tänk igenom vad som händer om det uppstår delade meningar i församlingen eller konflikter av olika slag. Hur skyddas t ex församlingen från ekonomiska oegentligheter? Allt i en församlings liv kan inte täckas genom stadgar, som i princip bör vara ganska korta och icke resonerande, varför det kan var värdefullt att komplettera stadgar med någon form av församlingsordning som innehåller bestämmelser och riktlinjer av mer resonerande karaktär om hur stadgarna skall tillämpas och församlingsarbetet bedrivas. Stadgarna får då tyngdpunkten på juridiska frågor medan församlingsordningen främst berör teologiska frågor. Ändringar av församlingsordning skall regleras på samma sätt som ändring av stadgar. Stadgar är alltid barn av sin tid varför det är normalt med översyn då och då. Församlingens arbeta kan ha förändrats liksom samhällsförhållanden, t ex i form av ny lagstiftning vilket kan medföra behov av översyn. Många samfund har förslag till normalstadgar för lokal församling inom samfundet. Även om man följer dessa är det av vikt att i församlingen samtala igenom stadgarnas innebörd. Exempel på stadgar 1. Namn Här anges församlingens man och om den är ansluten till eller samarbetar med trossamfund/central organisation. 4

2. Verksamhetsort Ofta anges verksamhetsorten, särskilt om det behövs en geografisk precisering. Var styrelsen har sitt säte brukar också anges. 3. Uppgift Den viktigaste paragrafen som talar om vilket syfte församlingen har med sin verksamhet. 4. Medlemskap Villkoren för medlemskap liksom för utträde och förverkande av medlemskap. 5. Ekonomi Anger hur ekonomiska möjligheterna skapas för församlingens verksamhet. 6. Andelsrätt/skyldighet Anger att medlem inte har rätt till fast eller lös egendom som tillhör församlingen. 7. Organisation Vilken är det högsta beslutande organet i församlingen. Tas beslut av andra organ? Beredande och verkställande organ. 8. Medlemskap i riksorganisation Regler för inträde och utträde i en riksorganisation. Dessa regler bör överensstämma med riksorganisationens regelverk. 9. Årsmöte Här anges när årsmötet skall hållas samt hur kallelsen till årsmötet skall ske. I stadgarna anges också vilka ärenden som måste behandlas vid årsmötet : a. Val av ordförande, vice ordförande och sekreterare b. Val av protokolljusterare c. Fråga om årsmötets stadgeenliga utlysning d. Styrelsens redogörelse för det gångna årets verksamhet och förvaltning e. Revisorernas berättelse f. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen g. Val av styrelse h. Val av revisorer i. Motioner till årsmötet. När och hur de skall lämnas. j. Val av valberedning. 10. Församlingsmöte Församlingens högsta beslutande organ. Om frågor delegeras till styrelsen skall anges vilka befogenheter styrelsen har. Om extra församlings- eller årsmöte behöver utlysas skall gången för detta anges. 11. Beslutsbestämmelser Här anges hur medlemmarna skall vara representerade, direkt eller genom ombud. Vid det sistnämnda bör anges hur mbudsförfarandet 5

skall gå till. Anges bör om och när sluten votering, eller kvalificerad majoritet skall tillämpas. 12. Styrelse Sammansättning och uppgifter. Beslutsförhet. Protokoll. 13. Räkenskapsår Här anges för vilken period räkenskaperna skall redovisas. Normalt är det kalenderår. 14. Firmatecknare Hur firmatecknare utses. Vilka som har rätt att teckna församlingens firma. 15. Andra beredande/beslutande organ i församlingen Här anges endast organ som bör förtecknas i stadgarna. Övriga organ utses efter behov. 16. Stadgeändring Här anges när och hur stadgar, och i förekommande fall församlingsordning eller andra bestämmelser, kan ändras. Normalt brukar det fordras årsmöte samt ett församlingsmöte för ändring. Krävs kvalificerad majoritet av de närvarande skall detta anges. 17. Samgående med annan församling Här regleras vad som krävs för samgående, t ex beslut på årsmöte och församlingsmöte med kvalificerad majoritet. Det bör också anges hur beslut om tillgångar skall ske. 18. Upplösning av församling Här regleras vad som krävs för församlingens upplösning och vad som skall ske med tillgångarna, t ex beslut på årsmöte och församlingsmöte med kvalificerad majoritet. 4. Sammanträden Termen sammanträde har numera en mångskiftande innebörd. Det finns också många former av sammanträden, som kan innehålla många skiftande frågor t ex beslut, förhandlingar, problemlösning, samråd eller information. En sammanfattning av alla de former som finns är att sammanträdet är en sammankomst för att komma fram till ett resultat som kan dokumenteras, oftast i skriftlig form. Eftersom sammanträden är en så vanlig form av sammankomster är det viktigt att de blir effektiva. Till effektiviteten hör också att det dokumenterade resultatet verkställs så snabbt som möjligt. Det är ju först i verkställigheten som sammanträdet ger något resultat. Sammanträdesförberedelser Till de väsentliga förberedelserna för t ex en styrelses arbete hör att man ägnar tid åt att utveckla gemenskapen, t ex genom att samlas för att utbyta 6

tankar och idéer om verksamheten, studier och andra former av social gemenskap, t ex retreat eller att man samlas en eller flera dagar för att tränga in på djupet i viktiga frågor. Ett sammanträde bör förberedas ordentligt för att det skall löpa smidigt. Svårast att genomföra är sådana sammanträden där inte några eller mycket små förberedelser gjorts. Oftast är det de välförberedda sammanträdena som ger utrymme för improvisationer och möjliggör att akuta ärenden, som kanske fått minimal förberedelse kan behandlas på ett riktigt sätt. Detta gäller även möten i små arbetsgrupper. Stora styrelser kanske har utvecklat beredningen så att det finns undergrupper som förbereder ärenden och lägger fram förslag till beslut. Till alla sammanträden skall berörda vara kallade i god tid. Deltagarna mår väl av att i förväg vara underrättade om vad som skall avhandlas. Större frågor skall alltid anmälas i förväg, det gäller både i styrelse och församling Beroende på vilken typ av sammanträden det gäller kan denna underrättelse ske på olika sätt. Är det en mycket liten grupp kan det t o m räcka att den sammankallande informerar per telefon. Är frågan mera komplicerad eller är det många människor som skall delta är det effektivast med någon form av skriftligt underlag. Är det många olika ärenden som skall avhandlas behövs en ordentlig föredragningslista oftast med dokumentation av ärendena som sänds ut i förväg. Endast på så sätt blir beslutssammanträdena riktigt effektiva. Det är ordföranden som avgör föredragningslistans utseende. Ibland finns det till dennes hjälp något verkställande utskott, ett annat beredande organ eller ett sekretariat. Viktigt är också att ordföranden bestämmer vem som ska föredra ett ärende, så den personen får tid förbereda sig. Är det t ex ett förslag till remissyttrande som ska utarbetas behöver någon eller några läsa igenom remissen, tänka igenom konsekvenserna för församlingen och skissa på ett förslag till yttrande. Om ärenden (underlag eller förslag till beslut) sänds ut i förväg underlättar det för de enskilda ledamöterna att tränga in i ärendet och eventuellt fråga om oklarheter innan sammanträdet. På så sätt blir det också en större delaktighet i beslutet, när det väl fattas. Det finns idag utomordentliga hjälpmedel t ex blädderblock, stordia m fl apparater som underlättar föredragningar och informationsutbyten. De bygger nästan alltid på att det är det man både ser och hör som varar längst i minnet. 7

Det finns variationer i uppläggningen av föredragningslistor beroende på vilken typ av sammankomst det gäller, vilka typer av ärenden organet oftast behandlar samt tradition. Exemplet nedan visar en struktur som är mycket vanlig. 1. Godkännande av föredragningslistan Ofta begär ordföranden att nya punkter t ex under övriga frågor ska anmälas redan i detta skede. 2. Utseende av protokollsjusterare Ett alternativ är justering av föregående mötes protokoll. 3. Val av sekreterare Eventuellt är sekreteraren redan utsedd för en längre period. 4. Meddelanden Muntlig information av skilda slag, 5. Anmälningar Redovisning av genomförda uppdrag, beslut som varit brådskande, beslut på delegation. 6. Bordlagda ärenden 7. Ärendelista Grupperas ofta efter typ av ärenden t ex ekonomiärenden, verksamhetsfrågor osv. 8. Övriga frågor Normalt redan anmälda under punkten 1. (Ibland kan naturligtvis förekomma att en ärendediskussion tidigare under mötet väcker behovet att behandla ett intilliggande ärende. Det bör då vara möjligt att behandla ett sådant ärende här.) 9. Tid och plats för nästa sammanträde. För varje särskilt ärende (utom formaliapunkterna) anges i regel en föredragande. Enkla ärenden kanske inte kräver skriftligt underlag i förväg. Annars är det mycket välgörande för effektiviteten om förslagen sänds ut i förväg med de underlag som kan behövas. Undantag från denna huvudregel bör endast göras när ärendet är så brådskande att det inte är möjligt att sända ut i förväg. Observera dock att normal sammanträdespraxis innebär att ett nytt ärende inte kan tillföras föredragningslistan med mindre än att samtliga närvarande enats om det. Överläggningar I en församling är det viktigt att överläggningarna om de för församlingen viktiga frågorna förs i en avspänd atmosfär. Ofta försöker man i många frågor överbrygga motsättningar och komma överens när besluten fattas, dvs man försöker få 'consensus'-beslut. Därför är det bra om så många som möjligt av deltagarna bereds möjlighet att delta aktivt i beslutsfattandet. På så sätt bevaras ett i grunden demokratiskt styrelseskick. 8

Nedanstående genomgång är därför endast att se som en vägledning när det gäller det formella beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med stöd av absolut majoritet dvs det förslag som fått mer än hälften av rösterna har vunnit. Ordföranden ställer proposition dvs frågar på vart och ett förslag som kommit upp under sammanträdet. Propositionen ska vara tydlig så att det går att svara ja eller nej på frågan. Normalt sker beslut genom acklamation ( ja - och nej -rop}. Är ordföranden osäker kan han föreslå försöksvotering dvs omröstning genom handuppräckning. För vissa frågor kan stadgarna ställa krav på kvalificerad majoritet, t ex vid pastorsval, större ekonomiska åtaganden, samgående eller upplösning. Det är de i mötet närvarande som röstar och samtliga röster skall räknas, även blanka. Om ombudsförfarande tillåts bör ingen vara ombud för mer än en person. Innan beslutet klubbas kan någon ledamot begära votering. Då räknas alla rösterna (vid stora sammanträden har sekreteraren hjälp av rösträknare) och i protokollet anges hur många närvarande det var, vilka förslag som röstningen gällde och hur många ja -röster och nej -röster som avgavs liksom hur många som avstod från att rösta. Vid lika röstetal är det den mening som ordföranden biträder som vinner. Omröstningar i personval sker ofta genom sluten omröstning. Om det då blir lika röstetal företas lottning. Beslut fattas som regel endast av de i mötet närvarande Vid överläggningar skiljer man på förslag i själva sakfrågan och formella förslag, t ex bordläggning, remiss, återremiss. Huvudregeln är att ett formellt förslag alltid behandlas med förtur (skulle ett sådant förslag få majoritet har det ju största betydelse för ärendets fortsatta behandling vid sammanträdet). När beslutet klubbats är det möjligt att till protokollet foga en reservation om man inte delade majoritetens beslut. Reservationen kan vara blank, dvs anknyta direkt till något förslag som framförts i debatten eller med en skriftlig motivering som fogas till protokollet. Om det inte är självklart eller framgår av stadgarna eller arbetsordning bör när beslut fattas också anges vem som skall verkställa det. Sammanträdenas resultat är oftast beroende på hur snabbt besluten kan 9

verkställas samt att så många av föreningens medlemmar som möjligt får del av dem. Ett beslut som endast protokollsföres och sedan arkiveras får ju ingen betydelse. Protokoll Ordföranden är ansvarig för att protokoll upprättas. Ett av sekreteraren upprättat protokoll bör först gå till ordföranden för justering innan det går till justeringspersonerna. I ett beslutsprotokoll bör följande finnas med: Tid och plats för sammanträdet Protokollets ordningsnummer Samtliga närvarande med angivande av deras funktion, t ex ordförande, sekreterare, ledamöter, tjänstgörande suppleanter, samt övriga närvarande. Om någon är närvarande endast på en del av sammanträdet bör detta noteras. De bilagor som hänvisas till i protokollstexten. Samtliga lagda förslag samt uppgift om beslut Utfallet av eventuella voteringar Eventuella reservationer Tid och plats för nästa sammanträde. Protokoll hör till de handlingar som skall arkiveras. De bör alltså upprättas på arkivbeständigt papper med arkivbeständig skrift. Protokollen kan ha annat utförande, t ex i form av minnesanteckningar från en överläggning eller förhandling. Ibland kan särskilda formella krav resas på protokollets utformning t ex i MBL-förhandlingar eller andra fackliga sammanhang där lagstiftningen anger vilka krav som ska uppfyllas för att förhandlingen skall anses genomförd. Ibland kan det vara bra att föra relativt utförliga diskussionsprotokoll. I ett beslutsfattande organ däremot nöjer man sig oftast med att redovisa förslagen till beslut och vad som till sist beslutade, dvs utan redovisning av den förda diskussionen. Verkställande av beslut Lika viktigt som att det finns rutiner för förberedelse och genomförande av sammanträden liksom för protokollens upprättande är att det finns rutiner för verkställande av besluten som fattats. Ofta är det ordföranden, eventuell föredragande samt sekreteraren som gör genomgången av protokollet och ser till att besluten verkställs. Eventuellt bör kontakt tas med den som erhållit ett uppdrag för att fastlägga när avrapportering av uppdraget skall ske om det inte angivits i protokollet. 10

Om inte särskilda ärenden eller ärendetyper föranleder något annat bör protokoll från styrelsemöten och liknande vara offentliga så att samtliga medlemmar kan ta del av besluten. En fördel är också om såväl föredragningslistor som protokoll hängs upp på särskilda anslagstavlor. 5. Att upplösa en församling eller gå samman med annan församling De flesta församlingar är relaterade till något samfund eller någon distriktsorganisation. Vid organisatoriska förändringar som innebär församlingens upplösning eller samgående med annan församling kan alltid hjälp fås från huvudorganisation. Alla förändringar skall grunda sig på demokratiska beslut enligt de regler och praxis som gäller för församling och samfund. Församlingsstyrelse eller motsvarande har det exekutiva ansvaret för att genomföra fattade beslut. Ansvaret gäller naturligtvis ekonomi, fastigheter och övriga praktiska frågor men också enskilda medlemmar. Vad som skall hända med ekonomiska medel och fast egendom finns oftast reglerat i församlingsstadgar. Om inget finns angivet skall församlingen fatta beslut om hur medlen skall användas, oftast blir det då till trossamfund eller församling, som står församlingen nära om församlingen skall upplösas. Vid samgående föres som regel samtliga medel och fastigheter över till den nya gemensamma församlingen. Medel skall inte vid något tillfälle fördelas mellan kvarvarande medlemmar. Om testamenten till församlingen finns skall beslut fattas om vilka åtgärder som skall vidtas så att testamentena också i fortsättningen kan bevakas. Tag hjälp av professionella revisorer eller bankmän. Om det finns egendom i stiftelseform gäller särskilda regler som måste beaktas. Fast egendom kan säljas eller överlämnas som gåva till samfund, annan församling eller medfölja till ny församling vid samgående. Eventuella skyldigheter och åtaganden som församlingen kan ha till anställda eller organisationer skall fullföljas. Kontakt tas med skattemyndigheter för att avsluta skattekonto varefter församlingen avregistreras hos skattemyndigheterna. Arkivmaterial skall inför framtiden sparas på betryggande sätt. Rådgör med samfund och distrikt hur det skall gå till. På vissa orter finns föreningsarkiv, stadsarkiv eller liknande med intresse för arkivmaterial. Meddela alltid det egna samfundet var arkivmaterialet finns. 11

6. Arkivering Minibestämmelser Inom den offentliga sektorn finns föreskrifter om arkivering av handlingar. Sådana detaljerade föreskrifter finns inte för ideella föreningar eller trossamfund. Vissa bestämmelser har emellertid tillämplighet, t ex bokföringslagen, preskriptionsförordningen, lagen om ekonomiska föreningar och taxeringsförordningen. Se här avsnitt om Årsredovisning och kontoplan. Mer information finns att hämta på Folkrörelsernas Arkivförbund: www.faf.nu 12