Information Vi vill välkomna er alla till Växjö och Linnéuniversitetet. Transport: Oavsett ni reser med tåg eller buss är det Växjö Resecentrum som utgör mittpunkten för Växjös kollektivtrafik. Här finns Buss 3, som avgår regelbundet från hållplats A på Växjö Resecentrum tar er hela vägen ut till universitetet. Hållplatsen ni ska stiga av på heter: Linnéuniversitet. OBS tänk på att ta bussen med riktning mot universitet! Om detta mot förmodan inte skulle funka kan man nå Växjö Taxi på: 47 3 5, de tar även studentrabatt. Här kommer ni att gå av. Lokaler:

Den lokal vi kommer att befinna oss i heter Weber och ligger i byggnad K. Byggnad K är även sammankopplad byggnad H där Kristinas ligger. Kristinas är den restaurang vi kommer äta frukost, fika, lunch och middag på. (se tider i bifogat schema) Övrigt: Vi skulle även uppskatta om ni kunde informera om eventuella allergier inför måltiderna.

Georg Lückligs väg Stallvägen Hitta rätt på i Växjö Trummenvägen Brygghuset Teleborgsvägen 2 Framtidsvägen 3 tillstånd Delta 6 Slottsallén Videum Science Park Studentbostäder Forskaren P G Vejdes väg 2A A 2B B avgift Bravo Alpha 4 tillstånd Besök Vidéum 5 C Forskaren Amfium 3 4 5 Vejdes plats 7 Slottsallén D B 6 Vidéum 29 Konferens Taxi B 8 L UB 9 2 7 Slottsparkering Pelarplatsen 7 Universitetsplatsen J 23 7 F Taxi A 2 4 G Stallvägen Teleborgs slott Studentbostäder Lyan Studentstigen 6 Vidéum Konferens Tufvan Gods A 4 H K K 8 avgift 3 N M 37 Gods B V Studentbostäder Slottsstaden Teleborgsvägen 2 3 32 Tufvanäsvägen Studentbostäder Idet Stallvägen Studentbostäder Universitetet 9 4 P Studentbostäder Stubor Stenladan 6 S 8 Studentbostäder CampusHem Fakulteter Ekonomihögskolan Byggnader hus K Fakulteten för hälso- och livsvetenskap: Byggnader hus J, K, L Fakulteten för konst och humaniora: Byggnader hus F, G, J, K, M, Fakulteten för samhällsvetenskap: Byggnader hus F, G, J, K, M,N, O, S Fakulteten för teknik: Byggnader hus B, D, M Salar med namn hus / vån Dacke, F36 hus F, ingång 7 Homeros, F332 hus F, ingång 7 IKEA-salen hus N, ingång 3 Lammhult, F33 hus F, ingång 7 Leonardo, F9 hus F, ingång 7 Linné, H59 hus H, ingång Myrdal, K hus K, ingång 4 Newton, C22 hus C, ingång 3 Strindberg, F33 hus F, ingång 7 Södrasalen, M83 hus M, ingång The Bridge Studio 238 hus N, ingång 3 The Bridge Studio 24 hus N, ingång 3 Tegnér, H5 hus H, ingång Videumsalen, D36 hus D, ingång 6 Weber, K9 hus K, ingång 4 Wicksell, K hus K, ingång 4 Salar med sifferbeteckningar B6-B333 hus B, ingång 6 C233A hus D, ingång 6 D36A-D2273B hus D, ingång 6 F3-F338B hus F, ingång 7 G6-G37 hus G, ingång 2-4 H26-H5 hus H, ingång J29-J9 hus J, ingång 23 K9-K35 hus K, ingång 4 K2-K327 hus K, ingång 8 L225 hus L, ingång 7 H-H22 hus M, ingång N7A-N252 hus N ingång 3 UB28-UB38 UB, ingång 2 Universitetsförvaltningen Avdelningen för externa relationer hus M ingång Ekonomiavdelningen hus H, ingång Infocenter/växel hus H, ingång IT Servicedesk hus N, ingång 3 Kansliet för lärarutbildningen hus M, ingång Kommunikationsavdelningen hus H, ingång Lokalbokningen hus H, ingång Lokal- och serviceavdelningen hus H, ingång Nämnden för lärarutbildning hus H, ingång Personalavdelningen hus H, ingång Regionalt utvecklingscentrum (RUC) hus HM Studenthälsan hus J ingång 7 Studerandeavdelningen hus H, ingång Universitetsbiblioteket UB, ingång 2 Universitetsledningens kansli hus H, ingång Universitetspedagogiska enheten UB, ingång 2 Övrigt Café Astrakan UB, ingång 2 Café Karl-Oskar hus F, ingång 7 Café Tufvan Tufvan Linnéstudenterna/studentkåren Tufvan Restaurang Kristina hus H, ingång Restaurang Rasken hus D, ingång 5 Studieverkstaden UB, ingång 2 SP/Glafo Vejdes plats 3 SP/Trätek hus M, ingång Tentamenslokaler hus, 23-8 -6

Georg Lückligs väg Stallvägen Find your way around in Växjö Trummenvägen Brygghuset Teleborgsvägen 2 Framtidsvägen 3 tillstånd Delta 6 Slottsallén Videum Science Park Studentbostäder Forskaren P G Vejdes väg 2A A 2B B avgift Bravo Alpha 4 tillstånd Besök Vidéum 5 C Forskaren Amfium 3 4 5 Vejdes plats 7 Slottsallén D B 6 Vidéum 29 Konferens Taxi B 8 L UB 9 2 7 Slottsparkering Pelarplatsen 7 Universitetsplatsen J 23 7 F Taxi A 2 4 G Stallvägen Teleborgs slott Studentbostäder Lyan Studentstigen 6 Vidéum Konferens Tufvan Gods A 4 H K K 8 avgift 3 N M 37 Gods B V Studentbostäder Slottsstaden Teleborgsvägen 2 3 32 Tufvanäsvägen Studentbostäder Idet Stallvägen Studentbostäder Universitetet 9 4 P Studentbostäder Stubor Stenladan 6 S 8 Studentbostäder CampusHem Faculties Faculty of Health and Life Sciences Buildings house J, K, L Faculty of Arts and Humanities Buildings house F, G, J, K, M Faculty of Social Sciences Buildings house F,G, J, K, M, N, O, S Faculty of Technology Buildings house B, D, M, School of Business and Economics Buildings house K Lecture halls / conferense rooms The Bridge Studio 238 house N, entrance 3 The Bridge Studio 24 house N, entrance 3 Dacke, F36 house F, entrance 7 Homeros, F332 house F, entrance 7 IKEA-hall house N, entrance 3 Lammhult, F33 house F, entrance 7 Leonardo, F9 house F, entrance 7 Linné, H59 house H, entrance Myrdal, K house K, entrance 4 Newton, C22 house C, entrance 3 Strindberg, F33 house F, entrance 7 Södrasalen, M83 house M, entrance Tegnér, H5 house H, entrance Videumsalen, D36 house D, entrance 6 Weber, K9 house K, entrance 4 Wicksell, K house K, entrance 4 B6-B333 house B, entrance 6 C233A hus D, ingång 6 D36A-D2273B house D, entrance 6 F3-F338B house F, entrance 7 G6-G37 house G, entrance 2-4 H26-H5 house H, entrance J29-J9 house J, entrance 23 K9-K35 house K, entrance 4 K2-K327 house K, entrance 8 L225 house L, entrance 7 H-H22 house M, entrance N7A-N252 house N, entrance 3 UB28-UB38 UB, entrance 2 University administration Board of Teacher Education house H, entrance Communications Office house H, entrance Examination booking house H, entrance Executive Office house H, entrance Finance Office house H, entrance Infocenter/switchboard house H, entrance IT Office house N, entrance 3 Office of External Relations house M, entrance Office of Facilities Management and Services house H, entrance Office of Human Resources house H, entrance Office of Student Affairs house H, entrance Regional D evelopment Center (RUC) hus H Student Welfare Office house J entrance 7 Teacher Training Office house M entrance The University Library UB, entrance 2 Miscellaneous Academic studies workshop UB, entrance 2 Café Astrakan UB, entrance 2 Café Karl-Oskar house F, entrance 7 Café Tufvan Tufvan Examination halls house Linnéstudenterna/Student Union Tufvan Restaurang Kristina house H, entrance Restaurang Rasken house D, entrance 5 SP/Glafo Vejdes plats 3 SP/Trätek house M, entrance 23-8-6

Dagordning för valårsmöte 25 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande 3 Val av mötessekreterare 4 Val av justerare tillika rösträknare för valårsmötet 5 Fråga om valårsmötets stadgeenliga utlysande 6 Fråga om valårsmötet beslutsmässighet 7 Fastställande av röstlängd 8 Fastställande av dagordning 9 Fastställande av mötesordning Presentation från utredningsgruppen Behandling av motioner UPF Lunds motion Motion ang. anställning 2 Behandling av propositioner Vision Budget Verksamhetsplan 3 Val av förbundsordförande 4 Val av vice förbundsordförande 5 Val av förbundssekreterare 6 Val av förbundsekonom 7 Val av bidragsansvarig 8 Val av förbundskommunikatör 9 Fastställande av de av medlemsföreningarna utsedda förbundsstyrelseledamöterna för nästkommande verksamhetsår 2 Val av auktoriserad revisor, lekmannarevisor och lekmannarevisors suppleant 2 Val av valberedning 22 Övriga frågor 23 Mötets avslutande Box 282 Frejg. 3 4 79 Stockholm Orgnr: 82436-8659 ()

april 25 Mötesordning Mötesordning Närvarorätt, yttranderätt, yrkanderätt, förslagsrätt och rösträtt. Varje fullvärdig medlemsförening har närvaro- och yttranderätt på förbundsstämman och företräds av ett ombud som den själv utser. 2. Interimistiska medlemsföreningar har närvarorätt och kan beviljas yttranderätt av förbundsstämman. 3. Närvarorätt innehar; delegater från medlemsföreningar, UFS förtroendevalda, avgående förtroendevalda från verksamhetsåret 23-24 för UFS, revisorer, valberedning, kandidater, mötesfunktionärer och mötespresidium. 4. Yttranderätt innehar; ombudet för medlemsföreningen, UFS förtroendevalda, avgående förtroendevalda från verksamhetsåret 23-24 för UFS, revisorer, valberedning, kandidater, mötesfunktionärer och mötespresidium. 5. Yrkanderätt innehar; ombudet för medlemsföreningen, UFS förtroendevalda, avgående förtroendevalda från verksamhetsåret 23-24, revisorer och valberedning. 6. Förslagsrätt innehar; ombudet för medlemsföreningen, UFS förtroendevalda, avgående förtroendevalda från verksamhetsåret 23-24 för UFS, revisorer, valberedning, kandidater, mötesfunktionärer och mötespresidium. 7. Rösträtt innehar; medlemsföreningarna. Mötespresidium. Mötespresidium består av funktionärer utsedda av stämman. Dessa funktionärer är mötesordförande, mötessekreterare, mötesfunktionär och två protokolljusterare tillika rösträknare. 2. Mötesordförandes uppdrag är att under förbundsstämman leda mötet. 3. Mötessekreterares uppdrag är att under förbundsstämman föra protokoll samt göra dessa tillgängliga för medlemsföreningarna. Mötessekreteraren är också ansvarig för arkivering av förbundets handlingar vid förbundets säte. 4. Mötesfunktionärens uppdrag är att under förbundsstämman assistera sekteraren genom att organisera processen kring yrkanden. 5. Protokolljusterarens tillika rösträknarens uppdrag är att hjälpa sekreteraren att överskåda allt som händer under mötet, som ska protokollföras tider, närvaro, röstlängd, yrkanden och beslut. Justerare tillika rösträknare ansvarar, tillsammans med mötesordförande, för röstlängden och att justera densamma i de fall någon medlemsförening skulle lämna mötet innan utsatt sluttid. Justerarnas arbete är inte slutfört förrän mötesprotokollet är justerat och undertecknat. 6. Styrelsen ansvarar att föredra dagordningen tills dessa är valda. Box 282 Frejg. 3 4 79 Stockholm Orgnr: 82436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Begära ordet. När ombud för medlemsförening begär ordet så ska denne räcka upp en namnskylt med medlemsföreningens namn. Detta gäller även vid replik, sakupplysning, ordningsfråga samt övriga frågor. Talarlista. Principen om förstatalarlista gäller. Den som talar för första gången i en debatt har förtur framför den som redan har varit uppe i talarstolen i samma debatt. 2. Mötesordförande ansvarar för att upprätta talarlista och fördela ordet. Talartid. Talartid begränsas normalt till tre minuter för debattinlägg och fem minuter för föredragningar, om inte annat anmälts till mötesordförande. 2. Vid tidsbrist begränsas tiden för debattinlägg, dock ges alltid minst minut. Replik. Mötesordförande kan bevilja replik om högst en minut till den som blivit apostroferad i ett anförande. 2. Replik begärs i omedelbar anslutning till anförandet. 3. Replik kan begäras av en person som gjort ett tidigare inlägg som av denne anser blivit felaktigt uppfattat eller om denne anser sig ha blivit personligt angripen i en debatt. 4. Repliken får inte innehålla något nytt förslag. 5. Mötesordföranden avgör om begäran om replik ska beviljas. Replik bryter talarlistan. Ordningsfråga. Ordningsfrågor bryter debatt i sakfråga och ska behandlas innan debatten i sakfrågan återupptas. 2. Ordningsfrågan bryter talarlistan och behöver i regel inte lämnas skriftligt. 3. Om en ordningsfråga gäller pauser så ska mötespresidiet lägga in dem där det anses passande. Förfrågas det om en extra paus så ska mötespresidiet godkänna förfrågan. Sakupplysning. Sakupplysning kan vara ett faktum som glömts bort eller något felaktigt, som någon närvarande på mötet vill påpeka. Då får varken argumentation ske eller presentation av nya förslag framläggas. 2. Mötesordföranden beslutar om sakupplysning ska beviljas och bryter talarlistan. Box 282 Frejg. 3 4 79 Stockholm Orgnr: 82436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Streck i debatten. Om streck i debatten yrkas ska detta som ordningsfråga behandlas omedelbart. Liggande fråga återupptas inte förrän streck i debatten behandlats klart. 2. När streck i debatten sätts ges alla möjlighet att sätta upp sig på talarlistan en sista gång samt lämna in eventuella yrkanden. Efter detta dras ett streck på talarlistan och inga fler talare eller yrkanden accepteras. Omröstning. Omröstning sker genom acklamation där mötesordförande avgör vinnare. Anses det att mötesordförande bedömt fel begärs votering. 2. Votering sker genom handuppräckning där rösträknare avgör vinnare. 3. Röstning sker öppen och ingen annat begärs. 4. Vid begäran om röstprotokoll ska ett sådant upprättas och föras till protokollet. 5. Om sluten omröstning begärs ska röstprotokoll ej upprättas. 6. Om det vid personval finns fler kandidater än platser tillämpar årsmötet sluten omröstning. För att en röst ska vara giltig ska den innehålla det angivna antalet namn, dvs. så många platser som det finns att fylla eller färre namn.! 7. Beslut fattas av förbundsstämman med två tredjedelars majoritet (av de röstberättigade), avrundat nedåt. Tillsättande av förtroendeposter. Vid val av personer gäller att kandidater som är valbara, efter presentation och frågor, avlägsnar sig under eventuell diskussion men äger rätt att närvara under omröstning. 2. Sluten omröstning sker på begäran av kandidat, ordförande eller mötesdeltagare. 3. Kandidaten måste lämna rummet för att mötet obehindrat ska kunna diskutera dess kandidatur. 4. Valbar är den medlem som nomineras eller nominerar sig innan den aktuella valpunkten öppnas. Efter det är det för sent. 5. Vid sluten omröstning ska en avlagd röstsedel för att vara giltig märkas med föreningens namn, och innehålla lika många namn som antalet poster valet avser. 6. Punkten val av presidium inleds med att valberedningen presenterar sina nomineringar och svarar på frågor, därefter annonserar ordförande eventuella motkandidaturer. När alla kandidaturer är tillkännagivna tillsätts varje post var för sig i följande ordning: ordförande, kassör, sekreterare, vice ordförande, kommunikationsansvarig. (De tre första avhandlas först då de är poster som enligt stadgan måste fyllas). Box 282 Frejg. 3 4 79 Stockholm Orgnr: 82436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Propositioner och motioner Proposition och motioner behandlas på följande sätt:. Författaren föredrar frågan för mötet. 2. De med yttranderätt har rätt till att uttala sig i talarstolen. 3. Yrkanden kan lämnas in av de som innehar yrkanderätt. 4. Mötet går till beslut då det har beslutat om att gå till beslut. Yrkanden kan inkomma före mötet och ska då skickas till styrelse@ufsverige.org. Yrkande. Yrkandet skall lämnas in skriftligt till mötespresidium. 2. Yrkandet ska utgå från förbundets yrkandemall. Reservation och protokollsanteckning. Reservation mot beslut ska anmälas i omedelbar anslutning till beslutet. 2. Reservation kan endast göras av medlemsförening med rösträtt. 3. Detta används då medlemsföreningen tydligt vill markera att man tar avstånd från ett beslut. 4. Medlemsförening har rätt att inlämna protokollsanteckning i en fråga. Detta ska anmälas i samband med behandlingen av fråga. 5. Mötespresidiet ska läsa upp reservationer och protokollsanteckningar som inkommer under mötet. Formuleringen av reservationer och protokollsanteckningar skall vara mötessekreteraren tillhanda senast sju arbetsdagar efter sammanträdet. Att avstå att använda sin rösträtt. Medlemsförening som vill markera att denna inte aktivt deltagit i beslutet kan detta ske genom att i protokollet anteckna att man avstått från att rösta. 2. Detta ska anmälas innan röstningen sker. Bordläggning. Yrkande om bordläggning av viss fråga skall bifallas om så begärs av minst en tredjedel av de röstberättigade. 2. Frågan ska då behandlas vid nästkommande sammanträde.! Box 282 Frejg. 3 4 79 Stockholm Orgnr: 82436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Datum: 25/4/2 Utförd av: David Blomgren, Viktor Sundman och Saga Sohlman

Bakgrund

Problemidentifiering

Extern jämförelse

Enkätsvar Medlemsföreningarna Presidiet

Analys Lokal förankring

Lösningsförslag Arvodering av förbundsekonom

Anställd kanslist Tydligare rutiner kring överlämning

Omfördelning av arbetsfördelning

Remissvar och rekommendation

Inledning Denna avsiktsförklaring är att betrakta som utredningens tolkning av det utredningsdirektiv förbundsstyrelsen fastslog vid sammanträdet den 8 december. Syftet med denna tolkning är att precisera hur utredningen kommer att gå till. Den ger även förbundsstyrelsen möjlighet att påverka utredningen. Det huvudsakliga syftet med utredningen är att för förbundet presentera ett beslutsunderlag. Vad skall utredas och varför? Frågeställningen som skall besvaras är: Finns det problem inom förbundets förvaltning? Om ja, hur löses dessa problem? Utredningen är uppdelad i två delar.. Den första delen syftar till att lokalisera problem i förbundets förvaltning och vilka variabler som orsakar dessa problem. 2. Den andra delen syftar till att föreslå sätt att påverka dessa variabler som kan åtgärda problemen med förvaltningen. En fullständig kartläggning om hur förbundet förvaltar sin verksamhet kommer inte att genomföras. En sådan skulle vara för tidskrävande, ta stora resurser och är dessutom inte nödvändig för att besvara frågeställningen ovan. Vidare kommer utredningen endast ge förslag på vad som borde göras, inte hur detta sedan skall genomföras. Tillvägagångssätt Utredningen uppmanas enligt direktivet att inkludera referensgrupper i utredningen. Därför kommer det att arrangeras samtalsintervjuer med personer och grupper som utredningsgruppen identifierar som viktiga. Utredningen kommer under processens gång ge alla relevanta aktörer möjlighet att ge input på utredningen, både processen i sig men även innehållet. I detta arbete strävar vi efter; att hålla förbundets ideella grund i åtanke att inkludera perspektiv från olika nyckelpersoner och -aktörer att bedriva arbetet på ett sätt som medger insyn från förbundsstyrelsen (och övriga?) De personer som utgör utredningsgruppen är engagerade i förbundet som representanter för medlemsföreningar. De medverkar i utredningen i egenskap av

styrelseledamöter och företräder alltså inte respektive medlemsförenings intressen i denna process. Tidsplan inkl. deadlines för utredningen har kommunicerats ut till Förbundsstyrelsen per mail den 7 januari 25. Utredningsmetod Kvalitativa enkätundersökningar Syfte: lokalisera problemområden och kartlägga eventuella åsiktsskillnader kring dessa. Samtalsintervjuer med nyckelpersoner Syfte: få mer information om de eventuella problemområdena(lokalisera variabler), eventuellt även lösningar. Dokumentstudie Syfte: studera de UFS-dokument som berör de kartlagda problemområdena, för att identifiera parametrar som påverkar dessa. Fallstudier Syfte: Förslag på lösningar genom att studera hur andra organisationer, jämförbara med UFS, sköter sin förvaltning.

F Hur bra insyn anser ni att ni har i UFS verksamhet? Svarade: 9 Hoppade över: Svarsval Mycket Bra 22,22% 2 Bra 66,67% 6 Dålig,% Mycket dålig,% Totalt 9 Svar F2 Svarsval Anser ni att det finns problem i UFS verksamhet? Svarade: 8 Hoppade över: Ja 75,% 6 Ingen uppfattning 25,% 2 Nej,% Totalt 8 Svar F3 Vilka problem upplever ni i UFS verksamhet? Svarade: 6 Hoppade över: 3 Transparens saknas, och alltför ofta kommer beslut eller förslag så sent att det är svårt för vår styrelse att ta ställning till dem. 25--6 4:45 Ekonomin, vägledning och tillgänglighet. 25--4 5:4 Gällande effektivitet och ekonomi 25--2 4:8 Den ekonomiska redovisningen skulle kunna förbättras. Under verksamhetsåret 2/3 bidrog UF Linköping med kr till ett konvent då förbundet sa sig inte ha råd att finansiera detta. Dock visade det sig att förbundet trots allt haft råd och detta tyder på att förbundet har mycket bristfällig insyn i sin egen ekonomi. 25--2 9:5 transparens, samarbetsförmåga, går mot en centralisering, styr medlemsföreningarna ovanifrån 25-- 9:34

Saknas starka rutiner för beslutsfattande, tex finns dålig insyn bland föreningarna om hur förbundets budget används. FS beslutar om saker som berör mikronivå, mer borde kunna delegeras till tex presidiet utan problem. För mycket operativt arbete utförs av ledamöterna, vilket gör uppdragen väldigt krävande, vilket gör att i övrigt kompetenta personer som inte har tillräckligt mycket tid att lägga ner antagligen inte söker till FS. Kunskapen om UFS styrdokument och bidragsregler är inte heller optimal. Felaktiga uppffattningar om vad pengar kan läggas på skapar osäkerhet och verkar blockera att vettigare användningsområden diskuteras. Att vi inte har någon anställd/arvoderad som sköter tunga administrativa uppgifter är ett stort problem. 25-- 9:4 F4 Vilket typ av stöd förväntar ni er från UFS? Svarade: 8 Hoppade över: Finansiellt,, administrativt, plattform för utbyte mellan föreningar, Almedalen. 25--6 4:46 Verksamhetsstöd 25--5 : ekonomiskt stöd, uppmuntran till att ta initiativ etc. 25--4 5:7 Stöd gällande hur vi ska sköta vår verksamhet 25--2 4:9 Ekonomiskt stöd, kunskap och rutin 25--2 3:25 Ekonomiskt stöd samt stöd för verksamheten om behov skulle uppstå. Exempelvis rådgivning om problem skulle uppstå. 25--2 9:52 Pengar och samarbete mellan lokalföreningarna 25-- 9:35 Framförallt att man tydligt genomför sin kärnverksamhet, dvs att administrera bidragen korrekt och se till att beslut fattas om rätt saker på ett korrekt sätt. Presidiet bör givetvis vara tillgängligt att svara på relevanta frågor, framförallt såna som rör bidragen. 25-- 9:42 F5 Hur viktigt är stödet från UFS för er verksamhet? Svarade: 8 Hoppade över: Svarsval Mycket viktigt 37,5% 3 Viktigt 5,% 4 Varken eller 2,5% Dåligt,% Mycket dåligt,% Totalt 8 Svar

F6 Hur upplever ni stödet från UFS? Svarade: 8 Hoppade över: Svarsval F7 F8 Mycket bra,% Bra 75,% 6 Varken bra eller dåligt 25,% 2 Dåligt,% Mycket dåligt,% Totalt 8 Kommentarer (3) Vad tror ni det dåliga stödet från UFS beror på? Svarade: Hoppade över: 9 Hur anser ni att följande områden förvaltas i UFS? Svarade: 8 Hoppade över: Utrikespolitiska konventet 37,5% 3 Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt Ingen uppfattning Totalt Viktat genomsnitt 25,% 2 25,% 2 2,5% Svar,%,% 8 2,3 UFS i Almedalen 37,5% 3 62,5% 5,%,%,%,% 8,63 Mentorsprogrammet,% 2,5% 5,% 4,% 2,5% 25,% 2 8 3,5 Forumhelgerna 25,% 2 62,5% 5,%,%,% 2,5% 8 2,3 Den ekonomiska hanteringen 28,57% 2 28,57% 2,% 42,86% 3,%,% 7 2,57 Den externa kommunikationen 4,29% 57,4% 4 4,29% 4,29%,%,% 7 2,29 Arkivering och dokumenthantering 2,5% 25,% 2 25,% 2,% 2,5% 25,% 2 8 3,3 Bidragsansökningar,% 25,% 2 37,5% 3 25,% 2,% 2,5% 8 3,25 Kommentarer (2) F9

Hur uppfattar ni förbundsstyrelsens arbetsbelastning? Svarade: 8 Hoppade över: Svarsval Mycket stor 25,% 2 Stor 37,5% 3 Liten 25,% 2 Mycket liten,% Ingen uppfattning 2,5% Totalt 8 Kommentarer (2) F Vad tycker ni om den tidigare utredningen som publicerades i höstas? Var det något ni upplevde som extra bra eller extra dåligt? Svarade: 6 Hoppade över: 3 Den var bra men en del behövde klargöras och anda möjliga lösningar kunde nämnas som alternativ. 25--4 5:2 Det som skulle utredas utreddes på ett mycket bra sätt, informativt. Jag ansåg att den var tillräcklig. 25--2 4:3 Vet ej 25--2 4:2 För det första var direktivet väldigt dåligt och svårtolkat. Oklart vilket mandat utredningsgruppen verkade på. Den slutsats som utredningen kom fram till saknade förankring i resultatet. Alla resultat som redovisades analyserades inte i slutsatsen. Utredningen saknade input från medlemsföreningarna. Med ett tydligt uppdrag och ett välformulerat direktiv skulle denna utredning haft mycket bättre förutsättningar. 25--2 :4 Mycket bra men behövde kompletteras 25-- 9:39 Den var väldigt bra. Visar tydligt hur man går tillväga tekniskt om man vill införa arvodering eller anställning. Även undrsökningen av andra förbund är bra. Problemet var bevisligen förankringen, så det viktigaste för er är att prioritera att ha ett eller flera möten innan valårsmötet som diskuterar detta. Det kan ju även vara en tanke att presidiet uppmanas att tydligare kommunicera sin syn på dessa problem. Det slår oss att tidigare presidium både velat kommunicera att arvodering bör genomföras, men samtidigt att läget är under kontroll, vilket vi tror är en bidragande orsak till den mycket märkliga situationen vi hade under stämman, då vissa föreningar var övertygade om att hanteringen av ekonomin kännetecknades av stora problem, medan andra föreningar argumenterade för att det var svårt att veta om situationen egentligen var så farlig. Tydligare exempel från delar av UFS verksamhet som kan skapa problem med bidragsgivarna är en bra idé. Tex så har det framförts att sättet som budgeten beslutades om sannolikt skulle underkännas om bidragsgivarna granskar mötesprotokoll. Alternativ till arvodering bör väl även utvärderas ytterligare. Men problemet är ju att inget verkar tro på något specifikt alternativ som fortsatt innebär att allt arbete är ideellt. Tex idén med vice förbundsekonom. Ingen argumenterade ju under stämman för någon alternativ lösning. Det är även bra om ni tittar på annat än arvodering av förbundsekonom, till exempel generalsekreterare. 25-- :23 Svar

F Vad skulle ni vilja att denna utredning fokuserade på? Svarade: 7 Hoppade över: 2 Mindre kostsamma alternativ till att anställa/arvodera en ekonom. 25--6 4:49 Ekonomi 25--5 : Hur man kan förbättra förbundet och hur man kan ta organisationen till en internationell inflytelserik nivå. 25--4 5:23 Mer bakgrund om vår organisation och huruvida vi som förbund är i behov av en förbundsekonom eller inte. Större vikt på alternativen möjligtvis. 25--4 3:8 Att lyssna till föreningarna 25--2 4:2 Först och främst ska den vara tydlig och genomförbar. Fokus får gärna ligga på att se över de rutiner som finns för ekonomisk hantering och arkivering av föreningsdokument. Det hade även varit intressant med en diskussion kring stödet till medlemsföreningarna. 25--2 :7 Se tidigare svar. 25-- :24 F2 UF Uppsala 25--6 4:5 Vilken förening representerar du? Svarade: 8 Hoppade över: UF Luleå 25--5 : Jönköping 25--4 5:24 UF Jönköping 25--4 3:8 Södertörns högskola 25--2 4:2 UF Linköping 25--2 :8 upf lund 25-- 9:4 UF Göteborg 25-- :26 F3

Något mer ni önskar tillägga? Svarade: 4 Hoppade över: 5 Vår förening föredrar att de ekonomiska rutinerna i UFS förbättras utan att en ekonom anställs. Verksamheten inom UFS ska ske på lokal nivå och det är även där medlemmarna har som mest inflytande. Att flytta resurser till administration minskar våra resurser på lokal nivå. 25--6 4:5 Nej 25--2 4:2 Vi ser fram emot att få ta del av en välskriven rapport! :) 25--2 :8 Lycka till med utredningen och allt annat arbete nu. Vi tycker att ni är en jättebra sammansättning av personer för att uppnå förankringen som i höstas saknades, och vi är optimister att förbundet ska kunna lösa sina problem. 25-- :26!

F Anser du att det finns problem i UFS verksamhet? Svarade: 5 Hoppade över: Svarsval F2 Ja 8,% 4 Ingen uppfattning 2,% Nej,% Totalt 5 Vilka problem upplever du i UFS verksamhet? Svarade: 4 Hoppade över: UFS verksamhet är stor och omfattande. Detta gäller allt från att vi har ett viktigt syfte och behov att fylla i samhället, till att vi ska administera stora mängder pengar. Problemet som jag uppfattar är att arbetsbördan är stor, för mig som individ men också kollektivet som är förbundsstyrelsen. För att vara förtroendevald arbetar jag väldigt administrativt. UFS är riksförbundet för Sveriges utrikespolitiska föreningar, som blir allt fler och fler till mängd och individer. Detta är självklart något positivt, men samtidigt medför det en stor (adminstrativ) arbetsbelastning. Frågor om hur vi ska leda förbundet frammåt ställs inte, eftersom förtroendevalda istället måste arbeta administrativt och istället tänka på vilka lokaler som ska bokas inför möten mm. Personligen tycker jag det är synd, eftersom anledningen till varför en blir engagerad i UFS är för att uppfylla dess syfte, och inte att vara organiserad för organiserandets skull. Utöver det finner jag ett behov utav stabil hållbarhet, sett ekonomiskt. Hurvida vi får ekonomiskt stöd från bidragsgivare är avgörande för verksamheten. Dock är det konstigt att vi ändå håller andan och hoppas på att vi kommer få det finansiella stödet, istället för att tänka steget längre. Vi får möjligtvis bidraget för detta halvår, men om vi inte gör ett bra arbete nu, då kanske inte nästa års styrelse kan distrubuera stöd till medlemsföreningarna som är de viktigaste i UFS. 25--2 9:44. Förbundet arbetar inte proaktivt, utan ligger steget efter och gör brandsläckningsarbete. Avsaknad av långsiktigt tänk. 2. Det finns inte en gemensam definition av organisationen, vilket gör arbetet "fladdrigt". Vad är tex kärnvärdena och vad står förbundet för? 3. Vad strävar förbundet efter? (kan lösas med en vision, och en klar arbetsplan). 4. Det finns en rotlöshet eftersom Förbundet inte har en väldefinierad historia. 5. Arbetsbördan blir onödigt stor på förbundsstyrelsen iom att vi inte arbetar proaktivt, detta missgynnar alla och leder till stress och den totala motsatsen till kreativt tänkande. 6. Problem med den externa kommunikationen, det är snarare information än kommunikation i nuläget, eftersom förbundet inte är väldefinierat. 7. Ett enormt problem är ekonomin, att den är baserad på ekonomens kompetens och det saknas egentliga riktlinjer och krav kring hur den ska skötas. 25--7 :33 Låg ekonomisk medvetenhet och kunskap, knapp framförhållning, avsaknad av långsiktigt arbete och visionerande, för mycket fokus på att lösa dagens problem istället för att bli framtidens ledande rörelse, synen på UFS som kassako utan att ta förvaltningen i beaktning 25--6 :54 Troligtvis På grund av hög arbetsbelastning saknas framtidsvision, med resultatet att förbundet utvecklas långsamt, trots att behovet av förändring kan verka uppenbart 25--4 2:59 F3 Svar

Hur anser du att följande områden förvaltas i UFS? Svarade: 5 Hoppade över: Utrikespolitiska konventet,% Mycket bra Bra Varken eller Dåligt Mycket dåligt Ingen uppfattning 2,% 2,% 4,% 2,% 2,% Totalt Viktat genomsnitt 5 3,6 UFS i Almedalen,% 6,% 3 2,%,%,% 2,% 5 2,8 Mentorsprogrammet,%,% 2,% 4,% 2 2,% 2,% 5 4, Forumhelgerna,% 6,% 3,% 2,%,% 2,% 5 Den ekonomiska hanteringen,% 2,%,% 2,% 4,% 2 2,% 5 Den externa kommunikationen,% 2,%,% 6,% 3,% 2,% 5 Arkivering och dokumenthantering,% 2,%,% 6,% 3,% 2,% 5 Bidragsansökningar,% 2,% 2,% 2,% 2,% 2,% 5 Kommentarer (4) F4 Hur uppfattar du förbundsstyrelsens arbetsbelastning? Svarade: 5 Hoppade över: Svarsval Mycket stor 4,% 2 Stor 4,% 2 Liten,% Mycket liten,% Ingen uppfattning 2,% Totalt 5 Kommentarer (4) Svar F5 Hur uppfattar du din egen arbetsbelastning? Svarade: 5 Hoppade över: Svarsval Mycket stor 6,% 3 Stor 4,% 2 Liten,% Mycket liten,% Totalt 5 Svar

Gör du något annat vid sidan av UFS? Om ja, vad? Svarade: 4 Hoppade över: Ja, för nuvarande är jag engagerad i en till förening och studerar. Under tidigare halvår vad det dock ännu mer. Då var jag engagerad i fler förening och arbetade. Men jag vet hur jag ska planera, så jag personligen ser ingen skillnad i hur mycket tid jag lägger ner på förbundsarbetet. Det arbetet är en prioritering för mig. 25--2 2:5 Studerar, jobbar extra i mån av tid (nästan aldrig). 25--7 :54 Studier 25--6 :5 arbetar och studerar. 25--4 2:4 F7 Anser du att din post borde omstruktureras? Svarade: 5 Hoppade över: Svarsval F8 Ja 6,% 3 Nej,% Ingen uppfattning 4,% 2 Totalt 5 Kommentarer (4) Svar Vilket typ av stöd tror du medlemsföreningarna förväntar sig från UFS? Svarade: 4 Hoppade över: Ett stort stöd, eftersom de blir större och viktigare i samhället. Vi ska kunna erbjuda dem det stödet, annars ser jag inget syfte med förbundet. Men när vi istället lägger för mycket fokus på administrativa sysslor som att t.ex. påminna ledamöter att boka resor innan ett visst datum, så försvinner fokus åt fel riktning. Vi som förtroendevalda ska möjliggöra medlemsföreningarna stödet, och därför ser jag att denna utredningen är ytterst viktig. Vi utreder metoder för hur vi kan ge det stödet. 25--2 2: Det har gjorts en tidigare enkät på detta, och då var det helt bundet till ekonomi (bidrag) och en gnutta kunskap. Förbundet fungerar som en stödfunktion och finns tillgängliga om det behövs hjälp. Men det kan ju vara olika saker, jag hjälper mer än gärna till på mitt område, så frågan är lite hur förbundet ska tänka kring detta och kanske börja lägga upp en plan, istället för att ta det på volley. I tidigare svar har det framkommit att det inte finns så mycket tid till kreativt utrymme, eller till saker som går utanför boxen. Det är kopplat till arbetsbördan, så här kan förbundet börja tänka på att arbeta lite långsiktigt och klargöra exakt hur stödet ska se ut och arbetet ska gå till, för just nu får man ta det som det kommer. Med det sagt vill jag verkligen poängtera att hela vitsen med UFS är att stödja föreningarna (utan föreningarna så finns det ju inget UFS), så allt som görs arbetet går per se, ut på att vara stödjande. Allt som görs SKA gynna föreningarna, men det jag menar är att vi skulle kunna vara mer handfasta i arbetet. 25--7 :5 Ekonomiskt för daglig verksamhet och inbjudan till nationella sammankomster 25--6 :7 Bra fråga, det varierar nog starkt. Förutom ekonomiskt bidrag är min förhoppning att man ser oss som en kunskapsspridande entitet som kan agera stöd på flera sätt. 25--4 2:6 F9

Hur viktigt är stödet från UFS för medlemsföreningarnas verksamhet? Svarade: 4 Hoppade över: Svarsval F Mycket viktigt 75,% 3 Viktigt 25,% Varken eller,% Dåligt,% Mycket dåligt,% Totalt 4 Kommentarer (4) Svar Hur bra insyn anser du att medlemsföreningarna har i UFS verksamhet? Svarade: 4 Hoppade över: Svarsval Mycket Bra,% Bra,% 4 Dålig,% Mycket dålig,% Totalt 4 Kommentarer (4) Svar F Vice förbundsordförande 25--2 2:9 Vilken post har du? Svarade: 4 Hoppade över: Kommunikatör 25--7 :3 X 25--6 : Förbundsekonom 25--4 2:9 F2

Något mer du önskar tillägga? Svarade: 4 Hoppade över: Tack för att ni genomför denna utredning. Den är otroligt viktig för att avgöra vår riktning och hur utrikespolitiken kan se ut i Sverige om år. 25--2 2:9 Nej, har svarat ganska utförligt, men ni får gärna ta närmare kontakt om vi vill ha utförligare svar, eller om jag formulerat mig otydligt. 25--7 :3 Tack för allt ert arbete med utredningen! 25--6 : Väl konstruerat utvärderingsformulär, det är nog precis detta som förbundet behöver. 25--4 2:9!

25-4-2 Utrikespolitiska Förbundet e-post - Remissvar Uppsala David Blomgren, UF Linköping <linkoping@ufsverige.org> Remissvar Uppsala meddelande Viktor Sundman, UF Uppsala <uppsala@ufsverige.org> 5 april 25 2:54 Till: "David Blomgren, UF Linköping" <linkoping@ufsverige.org> Hej, Här är Uppsalas remissvar. Vi föredrar alternativet omfördelning av arbetsuppgifter. Detta är en billig lösning som kan avlasta presidiet, och samtidigt jämna ut arbetsbördan på hela förbundsstyrelsen. Nackdelar med förslagen om arvodering och anställning är framförallt kostnaderna, och vi i UF Uppsala är emot att mer pengar läggs på central administration istället för att satsas på medlemsföreningarna och aktiviteter och stöd för dessa. Med anställningsförslaget kan vi dock se att det skulle göra en tydlig skillnad i frågan och avlasta förbundsstyrelsen från de administrativa uppgifterna och därmed ge dem mer tid till att stötta medlemsföreningarna, medan vi överhuvudtaget inte ser att en arvodering skulle göra detta, och således inte bidra till någon större skillnad i förbundsstyrelsens arbete. Angående tydligare rutiner för överlämning är vi tveksamma på hur mycket det skulle bidra till att lösa problemen, men det är något vi anser att förbundet behöver alldeles oavsett och därför något som bör införas på ett tydligare sätt i UFS. Vänligen, UF Uppsala genom Viktor Sundman -- Viktor Sundman Representant för Utrikespolitiska Föreningen i Uppsala Utrikespolitiska Förbundet Sverige E-mail: uppsala@ufsverige.org Telefon: +46 ()7 56 25 9 https://mail.google.com/mail/u//?ui=2&ik=9ba23b8d2&view=pt&search=inbox&th=4cbea5c5dc25b9&siml=4cbea5c5dc25b9 /

Generellt uppfattar vi i Umeå det stora problemet som en alltför stor administrativ börda för presidialerna i förbundsstyrelsen. Ekonomin och bidragen är delar av UFS som är känsliga för misstag och det är kanske därför överbelastning och stress lätt blir synliga där genom exempelvis bristande/ otydlig information till LF, bristande dokumentation, problem vid överlämningar och så vidare. Därför anser vi att den absolut bästa lösningen på detta är att anställa en kanslist som kan avlasta presidiet med diverse administrativa uppgifter. Detta skulle kunna innebära olika uppgifter under årets gång efter behov vilket är bra då många uppgifter går i vågor och inte är konstanta. Sedan bör givetvis också tydliga rutiner kring överlämning och tydligare/ jämnare ansvarsfördelning införas, då det är enda sättet att (i så hög utsträckning som möjligt) garantera kontinuitet och gardera sig mot kunskapsbortfall samt ha en god arbetsmiljö i presidiet. Vi tycker också att ett förtroendeuppdrag och arbetet i en styrelse skall vara roligt. Du ska ha tid och möjlighet att göra både det du måste men också det du vill, utveckla och förbättra din post som du vill. Detta är inte möjligt om belastningen på ekonomen och andra ska vara så stor och tungt administrativ som den beskrivs i rapporten och av aktuella personer. Om det finns mer utrymme för kreativt tänkande på de olika posterna tror vi också att intresset runt posterna skulle öka, vilket är bra för hela UFS. Nedan följer kommentarer på de olika förslagen. Arvodering av förbundsekonom - Gällande att en arvodering av FE skulle lösa kontinuitetsproblemet så gäller det enbart så länge denne faktiskt sitter över två perioder(verksamhetsår?), vilket inte är en självklarhet även om hen får kompensation. Med enbart en arvodering av FE som lösning så skulle problemet med kontinuitet ändock kunna uppstå när denne person väl avgår. - Vi ser också ett problem med att en presidial får kompensation för sitt arbete då detta skulle kunna skapa en skevhet då övriga inte får det trots att mycket av jobbet sker gemensamt. Anställd kanslist - Obalansen som ev skulle kunna uppstå mellan en arvoderad styrelsemedlem och övriga slipper vi genom en anställning. Att anställa en formell administratör som styrelsen gemensamt, via ordföranden, bestämmer arbetsuppgifter för riskerar inte samma problem. - Vi tror också att en anställning är en bättre garant för kontinuitet än en arvodering då processen runt uppsägning och dylikt är större och mer formell än vad det är att avgå från en post, om än den är arvoderad. - Det är tydligare vad vi kan förvänta oss av en anställd. Den anställda skriver under ett kontrakt, något som förbundsekonomen inte gör om den arvoderas. En förbundsekonom skulle kunna skriva under en kontrakt, men då uppstår obalansen i styrelsen vilket tidigare nämts. - Vi tror också att medlemmar uppfattar en anställning som mer formellt än ett förtroendeuppdrag, du får betalt för att utföra vissa sysslor och kan genom lönen prioritera dessa framför ex annat extrajobb. - Vid en anställning och när det beslutas om vad dennes sysslor ska vara kan det också innefatta sådant som är tidskrävande men inte nödvändigtvis handlar om ekonomin. Detta medför per automatik att de administrativa uppgifterna för presidiet skulle minska och att de då skulle få mer tid för annat styrelsearbete för att utveckla föreningen. - En anställning skulle bidra till att lösa flera av de problem förbundet har. Det viktiga om man bestämmer sig för en anställning är bra villkor för den anställde så att denne inte riskerar att bränna ut sig och att det finns en sund kommunikation mellan styrelsen och den anställde. Detta ställer även krav på styrelsen att arbeta fram en policy för hur denna skall kunna vara en bra arbetsgivare. Tydliga rutiner kring överlämning - Detta ser vi som en självklarhet och något som bör ses över oavsett anställning eller arvodering. - Jättebra med upprättande av policy och tydligare rutiner, en överlämningshelg låter också som en väldigt bra ide!

5 april 25 Remissvar UF Stockholm Arvodering av förbundsekonom: UF Stockholm anser att detta skulle kunna kompensera för den höga arbetsbördan som åläggs förbundsekonomen. Dennes arbete är värdefullt för förbundet likaså lokalföreningarna eftersom bidragen och redovisningen av dem påverkar det ekonomiska tillståndet för samtliga. Det antyder också en viss ansvarsskyldighet och hängivenhet till verksamheten som kan stödja lokalföreningarnas behov av stöd i ekonomiska frågor. Anställd kanslist: UF Stockholm anser att förbundet bör fokusera på att arbeta för ett förbund som är operativt hållbart med en långsiktigt säkrad ekonomi innan förbundet anställer personal. UF Stockholm anser detta som en möjlighet i framtiden när förbundet är fullkomligt strukturerat för att hantera en eventuell anställd kanslist. UF Stockholm prioriterar arvodering av förbundsekonomen högre än en anställd kanslist i dagsläget. Tydligare rutiner kring överlämning: UF Stockholm är positivt inställd till en proper överlämningspolicy för att bidra med kontinuitet i förbundets förvaltning likaså en överlämningshelg och en längre överlämningsprocess med testamente, med mera. Omfördelning av arbetsfördelning: UF Stockholm anser att en omfördelning av arbetet skulle bidra med bättre fokus på de olika momenten som delegeras, dvs. arbetet utförs med mer noggrannhet och kan även upplevas som mindre påfrestande för de med högre arbetsbörda idag. En omformulering av bidragsansvarige roll till vice förbundsekonom kan förtydliga det täta samarbetet de två posterna har idag. Dock kan man tänka sig att vice förbundsekonomen kan känna sig mindre motiverad om förbundsekonomen arvoderas, men inte vice förbundsekonomen. Särskilt om arbetsfördelningen mellan de två är jämn.

Remiss Utrikespolitiska Föreningen Södertörn ställer sig mer positiva till förslag tre och fyra; Tydligare rutiner kring överlämning samt Omfördelning av arbetsfördelning. Vår motivering är att det för det första vore fördelaktigt att prova de rutiner UFS haft för avsikt att införa tidigare, men som inte fungerat på grund av brister i genomförandet. Vi anser att om UFS, som står skrivet på sida 5, upptäckt att överlämningen inte skett i sin fullständiga ordning eller på annat sätt varit otillräcklig, då har hittat en av källorna till avsaknaden av kontinuitet. Det är, enligt UF Södertörn, av vikt att överlämning sker så noggrant som möjligt för att garantera att en nytillsatt förbundsekonom kan utföra ett effektivt arbete av hög kvalitet. Detta gällande även om styrelsen väljer att applicera ytterligare lösningar på problemet. Gällande förslaget om Omfördelning av arbetsfördelning är vi för förslaget då det är en metod som fungerat bra i vår egen styrelse. Om ledamöterna, som står skrivet på sida 5, anser att arbetsfördelningen varit ojämn samtidigt som andelen tillfredställande arbetsuppgifter i högre grad fallit på vissa poster kan det finnas fördelar med att se över ansvarsfördelningen. Detta då vi tycker att det är av stor vikt att samtliga ledamöter, förbundsekonomen inkluderad, bör kunna ägna sig åt uppgifter som de själva anser utvecklande. Att som ledamot känna att man blir tilldelad färre tillfredställande uppgifter kan leda till bristande motivation och i längden drabba kontinuiteten samt resten av förbundet i övrigt. Förslag ett respektive två; Arvodering av förbundsekonom respektive Anställd kanslist anses av UF Södertörn mindre attraktiva då vi ser en eventuell problematik i att införa ekonomisk kompensation som åtgärd mot brister i rutiner och fördelning. Vi har redan belyst det faktum att UFS själva pekar på en otillräcklig överlämning samt en ojämn arbetsfördelning som källor till problemet och vi anser det fördelaktigt att åtgärda dessa innan en ny lösning eftersöks. Detta skulle dessutom främja sammanhållningen, arbetsmiljön och den generella nivån av upplevd tillfredställelse. Den problematik som kan uppstå vid beslut om att arvodera tjänsten är att om liknande problem uppstår vidrörande andra poster kan det tänkas som en ultimat lösning även där. Arbetsbördan kan, enligt våra erfarenheter, stundvis vara hög på samtliga poster och det kan då upplevas orätt att en av ledamöterna kompenseras finansiellt medan de andra nekas kompensation. Detta kan påverka sammanhållningen negativt samt leda till att ytterligare ledamöter vill kompenseras vid hög arbetsbörda. Sammanfattningsvis anser alltså UF Södertörn att de rutiner kring överlämning UFS haft för avsikt att införa samt den påstått ojämna arbetsfördelningen bör ses över innan åtgärder innebärande finansiell kompensation övervägs.

25-4-2 Utrikespolitiska Förbundet e-post - Remissvar Utredning UPF Lund David Blomgren, UF Linköping <linkoping@ufsverige.org> Remissvar Utredning UPF Lund meddelande Emelie Munoz <president@upflund.se> 5 april 25 22: Till: linkoping@ufsverige.org Hej David! Tack för i helgen och hoppas att allt är bra med dig! Utredningen om UFS förvaltning presenterade fyra förlag på förändring:. Arvodering av förbundsekonom 2. Anställning av kanslist 3. Tydligare överlämningsrutiner 4. Omfördelning av arbetsuppgifter Utrikespolitiska Föreningen Lund anser att förbundet bör gå vidare med alternativ 3 och 4. Vi finner att förbundet är i stort behov av en omfördelning av arbetsuppgifter gällande hanteringen av ekonomin. Arbetsbördan för förbundsekonomen är jämförelsevis stor och vi ser att förbundet skulle gynnas av en omfördelning. Att förbättra överlämningsrutinerna ser vi som uteslutande positivt. Beträffande alternativ och 2 ser vi det som allt för långtgående och omfattade förändringar och inte en riktning som vi vill att förbundet tar. Vi ser dessutom ett stort värde att alla instanser av Utrikespolitiska Förbundet arbetar på en ideell basis. I övrigt är vi mycket nöjda med utredningsgruppens arbete och känner att de frågor som diskuterades under årsmötet i Göteborg har besvarats. Med vänliga hälsningar, Emelie Muñoz Ordförande / President +46()7385366 Utrikespolitiska föreningen Lund / The Association of Foreign Affairs in Lund Sandgatan 2, 223 5 Lund www.upflund.se

Remissvar Vi ifrån UF Luleå har diskuterat igenom dokumentet och kommit fram till följande: Vi håller med i att en arvoderad ekonom är väldigt bra tänkt, i alla fall utifrån den synvinkeln att det kan skapa kontinuitet och mer engagemang i förbundet. Det är också enklare att lägga över arbetsuppgifter på en person som får betalt för arbetet. Dock anser vi att det är viktigt att i så fall definiera denne persons arbetsuppgifter väldigt noga, då det lätt kan bli att en arvoderad person får ta på sig mer ansvarsområden än den egentligen har just för att den är arvoderad. Därmed menar vi att även om det kan ge incitament till att ta på sig fler ansvarsområden och uppgifter, så bör man vara försiktig med att personen i fråga inte börjar ta på sig uppgifter som inte tillhör uppdraget. Vi anser att oavsett om en kanslist eller en ekonom blir arvoderad så är det viktigt med en tydlig överlämning, ifall en sådan skulle se i framtiden. Det är viktigt att den nya får ta del av verksamheten och lära sig hur saker hanterats tidigare för att underlätta och även säkerställa en kontinuitet i verksamheten. Detta kan även göra så att man behåller hanteringen av ekonomin inom styrelsen, vilket ger en tydligare uppfattning av verksamheten och hur den förhåller sig till ekonomin. De flesta i styrelsen anser att en ekonom antingen på deltid eller heltid skulle underlätta för verksamheten, då det är där det brister. Dock är det också viktigt att se över rutiner och överlämning, för att skapa kontinuitet. Ett fåtal anser också att det skulle fungera även utan någon arvoderad, om man ser över rutinerna för överlämning av styrelsearbetet. Dock blir detta svårare, då man inte har underlag för hur man ska arbeta mer kontinuerligt.

Remissvar från UF Linköping Av de lösningsförslag som har föreslagits anser UF Linköping att alternativet om en anställd kanslist som det bästa alternativet på lång sikt för att säkra kompetens och kontinuitet i förbundets verksamhet. Vi vill dock vara noga med att poängtera att finansieringsfrågan bör ses över noggrant innan en anställning kan ske. När det gäller förslagen om Omfördelning av arbetsfördelning och Tydligare rutiner kring överlämning ser vi dessa som självklara frågor som förbundet bör arbeta med oavsett vad resultatet av utredningen blir. Vi anser inte heller att dessa förslag står emot förslaget att anställa en kanslist.

25-4-2 Utrikespolitiska Förbundet e-post - Utredning för remiss David Blomgren, UF Linköping <linkoping@ufsverige.org> Utredning för remiss Sara Varghaei - Utrikespolitiska föreningen Göteborg <president@ufgbg.se> 2 april 25 23:29 Svara: president@ufgbg.se Till: "David Blomgren, UF Linköping" <linkoping@ufsverige.org> Hej David! Första av allt, tack för en härlig helg, alltid kul när man får träffa alla! Sedan vill jag be om ursäkt för att UF Göteborgs remissvar kommer in lite i sista minuten, som du säkert förstår har det varit en hektiskt helg för oss här i Göteborg så har inte riktigt fått tid till att sitta ner och skicka iväg detta mejl förrän nu. UF Göteborgs ståndpunkt i frågan är tydlig, vi anser att det behöver genomföras stora förändringar för att säkerställa förbundets, och även föreningarnas, framtid. Vi föredrar förslaget med en anställd, då vi tycker att det skulle skapa en kontinuitet som skulle vara för allas bästa. En arvodering skulle fortfarande innebära överlämningar och ny förbundsekonom varje år, vilket inte är en lika effektiv lösning som en anställd. Självklart är tydligare rutiner här en god tanke, men det säkerställer fortfarande inte den kontinuitet och långsiktighetstänk som förbundet bör ha, därav är UF Göteborg fullkomligt bakom förslaget med en anställd. Tack! Vänligen, Sara Varghaei Ordförande/President Utrikespolitiska föreningen Göteborg / The Society of International Affairs Gothenburg + 46 ()73-67 64 644 www.ufgbg.se [Citerad text är dold]