Reglemente för Miljö- och byggnämnden i Lilla Edets kommun

Reglemente för Miljö- och byggnämnden i Lilla Edets kommun Antaget av: Kommunfullmäktige Datum: 2019-02-25 Dnr: KS 2018/451 Reviderad KF 2019-06-17, 83

Miljö- och byggnämndens uppdrag och verksamhet Allmänt om nämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut, har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden fullgör kommunens uppgifter - avseende prövning och tillsyn enligt miljöbalken, - avseende prövning och tillsyn enligt livsmedelslagen, - vad gäller kommunens uppgifter enligt tobakslagstiftningen i den del som avser rökfria miljöer, - avseende kontroll av försäljning i detaljhandeln enligt lag om handel med vissa receptfria läkemedel, - som står i annan speciallagstiftning till skydd för människor hälsa och miljön, - avseende naturvårdsfrågor och lokal miljöövervakning, - som enligt lag ska fullgöras enligt plan- och bygglagen gällande bygg-, rivnings- och marklov samt anmälningsärenden, förhandsbesked, villkorsbesked och tillsyn, - avseende energirådgivning, - vad gäller lag om sprängämnesprekursorer. I uppgifterna ingår vidare att - avge yttranden och i övrigt delta i och bevaka frågor som berör nämndens ansvarsområden, - aktivt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde, - verka för att förenklings- och rationaliseringsarbeten aktivt bedrivs, - verka för att former för brukarinflytande utvecklas, ansvara för egna personregister och eget diarium, - lämna allmänheten, organisationer och företag råd och upplysningar i frågor som rör nämndens ansvarsområde, - samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör nämndens verksamhetsområde, - verka för att samordningsträffar mellan miljö- och byggnämnden, tekniska nämnden samt respektive förvaltningschef genomförs. Kommunstyrelsen kan med stöd av lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap komma att fatta beslut inom nämndens verksamhetsområde. 1

Delegering från fullmäktige 2 Nämnden svarar för att - om inte fullmäktige beslutar annat: - utforma nämndens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt, - inrätta och avskaffa tjänster inom eget verksamhetsområde, - själv eller genom ombud föra talan i mål och ärenden vilka hör till nämndens ansvarsområde samt träffa överenskommelse i samband därmed, - tolkning och tillämpning av taxor och allmänna bestämmelser inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden fullgör i övrigt de uppgifter som fullmäktige uppdrar åt nämnden. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning inom det område som miljö- och byggnämnden ansvarar för, dock inte befattningen som förvaltningschef. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 7 i kommunstyrelsens reglemente. Det framgår av samma bestämmelse i kommunstyrelsens reglemente att personalorganet i kommunstyrelsen har rätt att delegera i fråga om befogenheter och ansvar i personalfrågor till förvaltningschef och annan anställd. Behandling av personuppgifter 5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Nämnden ska utse dataskyddsombud. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 6 Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet och se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden ska regelmässigt redovisa till fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. För detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll. Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till den fullgjorts. 2

Nämnden ska lämna årsredovisning till fullmäktige enligt fullmäktiges föreskrifter. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Information och samråd 7 Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tidpunkt för sammanträden 8 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordföranden om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordföranden. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 9 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem (5) dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid eller på annat sätt. 3

Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Offentliga sammanträden 10 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess. Närvarorätt 11 Vid sammanträde med nämnden får nämndens chefer och en nämndsekreterare närvara samt de tjänstepersoner som kallas till sammanträdet. Även särskilt sakkunniga kan medges denna rätt. De som kallats får även delta i överläggningarna. Kommunalråden får närvara och delta i överläggningarna men inte i besluten i kommunens nämnder. Nämnd får därutöver medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Närvarorätten gäller inte i ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Arvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår inte. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Sammansättning 12 Nämnden består av sju (7) ledamöter och fem (5) ersättare. Nämndens mandattid är fyra (4) år räknat från den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Ordföranden 13 Det åligger nämndens ordförande o att leda nämndens arbete och sammanträden o kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, o inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, o se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, o bevaka att nämndens beslut verkställs, o tillse att nämndens uppgifter fullgörs, o främja samverkan mellan miljö- och byggnämnden och kommunens övriga nämnder, o representera miljö- och byggnämnden vid uppvaktningar för myndigheter och konferenser om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall, o uppmärksamt följa utvecklingen inom kommunen vad gäller miljö- och byggfrågor och ta initiativ i dessa frågor. 4

Presidium 14 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordföranden ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 15 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra ordförandens uppgifter. Förhinder 16 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska själv kalla ersättare. Ersättares tjänstgöring 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Ersättare som inte tjänstgör får delta i överläggningarna men inte i besluten. Jäv, avbruten tjänstgöring 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti. 5

Yrkanden 19 När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande lämna det skriftligt. Deltagande i beslut 20 En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation. Reservation 21 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 22 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 23 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Delgivningsmottagare 24 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 25 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschef, verksamhetschef eller annan anställd som nämnden bestämmer. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som nämnden utser. 6

Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteperson att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. Presidiets beredning 26 De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av presidiet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnas sådana ärenden till presidiet. Presidiet får infordra de yttranden och upplysningar från kommunens nämnder och förvaltningar som behövs för att presidiet ska kunna fullgöra sina uppgifter. Insynsplats 27 Parti som erhåller plats i kommunfullmäktige men som inte av egen kraft, eller i samarbete med annat eller andra partier, erhåller plats för ledamot eller ersättare i någon nämnd eller kommunstyrelsen har rätt till en insynsplats i nämnden. Representanten utses av respektive parti och platsen är knuten till den person som utses. Berört parti lämnar namnet på sin representant till fullmäktige. Insynsplatsen innebär ingen yttranderätt eller möjlighet att få sin åsikt noterad i protokollet. Närvarorätten gäller inte myndighetsutövning. Arvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår inte. 7