Ekonomipolicy Säsongen 2016-2017 Beslutad av Kiruna IF Ungdoms styrelse 2016-09-12
Innehåll Allmänt... 3 Styrelsens ansvar... 3 Allmänt... 3 Sponsring och reklamintäkter... 4 Förslag Ekonomiutskott... 4 Lagansvar... 4 Allmänt... 4 Resultatfondering... 5 Ekonomiansvarig... 5 Säsongsplanering... 5 Medlemskap... 5 Träning... 5 Seriespel och Cuper (hemort)... 6 Seriespel och Cuper (annan ort)... 6 Egenavgift vid resa på annan ort... 6 Obligatoriska arbetsinsatser... 7
Ekonomipolicy - Kiruna IF Ungdom Allmänt Kiruna IF Ungdom ska bedriva en ekonomiskt sund verksamhet som kännetecknas av långsiktighet, uthållighet och en ekonomi i balans. En väl fungerande ekonomi ligger till grund för hela föreningens verksamhet och är ett av medlen för att kunna nå uppställda mål. De ekonomiska målen för föreningen är: Tas fram och beslutas av årsmötet/styrelsen Målen för 2016-2017 Att skapa förutsättningar för att kunna uppnå de sportsliga målen med hjälp av en välskött och ordnad ekonomi Att ha ett eget kapital som aldrig understiger 100 tkr Att medverka till att skapa balans i föreningens ekonomi genom att hjälpa till med försäljning och funktionärssysslor Styrelsens ansvar Allmänt Hela styrelsen har ansvar för föreningens ekonomi vilket bland annat innebär att tillse: Att bokföringen är upplagd på ett ur föreningens synvinkel ändamålsenligt sätt Att bokföringen sköts löpande, med en ekonomisk rapport vid varje styrelsemöte Att styrelsen ansvarar för framtagande av budget och bokslut Att det finns en tillfredställande intern kontroll Att den ekonomiska redovisningen som lämnas på årsmötet är korrekt och riktig Även om styrelsen har ett gemensamt ansvar för hela föreningen är det ekonomiansvariga som praktiskt handhar många av de löpande ekonomiska/administrativa uppgifterna i föreningen.
Sponsring och reklamintäkter Styrelsen ansvarar för alla sponsorkontakter och reklamförsäljning. Lag inom Kiruna IF Ungdom får inte söka sponsorer på egen hand. Vid förfrågan från företag om sponsring ska detta meddelas till föreningens kansli, marknadsgrupp eller styrelsen. För sponsring i samband med föreningens egna cuper kan föreningen och laget komma överens om att sponsringen till övervägande del är riktad till laget. För sådan sponsring är grundregeln att föreningen överlåter en viss % av den fakturerade sponsorintäkten till lagets kassa. Denna procentsats kan ändras om klubbens ekonomi så kräver. Namnet Kiruna IF Ungdom (KIFU) och dess logotype får inte användas i reklam eller andra sammanhang utan styrelsens tillstånd. Detta gäller också vid tryckning på kläder, medlemsblad, programblad mm. Ingen reklam får tryckas på föreningens material utan att tillstånd har inhämtats. Fördelning av sponsor- och reklamintäkter mellan förening/lag/individ bestäms av styrelsen. Förslag Ekonomiutskott Syftet med detta utskott är få ökat ansvar och delaktighet i föreningens totala ekonomi. Ekonomiutskottet utgörs av en ekonomiansvarig från varje lag. Ordförande i utskottet är föreningens ekonomiansvarige. Ekonomiutskottet ansvarar för att förvalta, etablera samt tillämpa policys och regelverk inom utskottets ansvarsområde Utskottet träffas en gång per månad under säsongen och som en stående punkt på dagordningen är månadens utfall och i förekommande fall/enligt speciellt upprättad tidplan prognos. Innan ny säsong startar gå igenom ekonomipolicyn och uppdatera densamma och lämna in uppdaterad version som förslag till styrelsen som är beslutande organ. Lagansvar Allmänt Samtliga lag som är aktiva i föreningen skall bära sina egna kostnader. Varje lag har ett eget ekonomisk resultatansvar. Det är lagets ledarteam tillsammans med föräldragruppen som skall tillse att lagets ekonomi är i balans. Minimikravet på alla lag är att de årligen redovisar ett nollresultat (undantag se nedan under Resultatfondering ). Laget skall ha likvida medel till förfogande för att kunna boka resor, d.v.s. har inte laget finansieringen klar så är det inte tillåtet att belasta föreningens ekonomi med resekostnader.
Resultatfondering Det är av styrelsen beslutat att lagen har rätt att fondera positiva resultat till nästkommande säsonger. Syftet med detta är att underlätta finansieringen av kostnaderna i äldre block. När lagen planerar att nyttja fonderade resultat skall detta finnas med i säsongens budget. Lagen lägger då en minus-budget och kommer detta år att redovisa ett negativt resultat. När ett lag har fonderat resultat skall också en flerårsplan (1-5 år beroende på hur många år laget har kvar i föreningen) lämnas in till styrelsen som visar kommande planerade nyttjanden av fonderingen. Detta för att underlätta kassaflödesplaneringen för föreningen. Ekonomiansvarig Varje lag skall ha en utsedd ekonomiansvarig. Ekonomiansvarig sköter lagets ekonomi gentemot det enskilda laget såväl som mot föreningen. Ekonomiansvarig ska hålla sig informerad om och arbeta i enlighet med gällande riktlinjer och direktiv. Vidare så skall ekonomiansvarig säkerställa att samtliga föräldrar är väl informerade om lagets ekonomiska ställning. Arbetsuppgifterna som ekonomiansvarig ansvarar för är bland annat: Att handha lagets kassa och hantera administration av inbetalningar till laget alternativt till föreningen Att varje vecka lämna ekonomisk redovisning från matcher, resor etc. Att redovisa lagets ekonomi vid föräldramöten Att vara lagets representant vid ekonomiutskottsmöten (se förslag ovan) Att tillsammans med övriga ledare upprätta lagets årliga budget Att ansvara för att lagets redovisade resultat är korrekt och riktigt Att ansvara för att prognoser lämnas till styrelsen enligt fastlagd tidplan Säsongsplanering Cuper och resor som planeras för laget skall förankras i föräldragruppen då detta innebär en ekonomisk belastning för laget som föräldragruppen måste arbeta ihop. Vidare så skall deltagande i cuper även förankras med sport gruppen. Medlemskap Ledare och spelare skall lösa medlemsavgift inom föreningen. Avgiftens storlek bestäms av årsmötet. Träning Spelare som ska träna med ett eller flera lag inom Kiruna IF Ungdom skall ha betalt medlemsavgift till föreningen innan träning får ske. Om spelare ej betalat medlemsavgift till Kiruna IF Ungdom är spelare ej berättigad att delta på Kiruna IF Ungdoms matcher.
Seriespel och Cuper Spelare som ska delta på Seriematcher och Cuper på hemmaplan med ett eller flera lag inom Kiruna IF Ungdom skall ha spelarlicens. Betalning av spelarlicens till Norrbottens Ishockey förbund sker av föreningen som fördelar ut kostnaden på spelarens tillhörande lag. Varje enskilt lag beslutar sedan om avgiften skall belasta varje enskild spelare eller om lagkollektivet tar kostnaden. Seriespel och Cuper (annan ort) Spelare som ska delta på Seriematcher och Cuper på annan ort ska ha spelarlicens och skall delta i lagets uppsatta finansiering. Om spelare ej följer lagets uppsatta finansiering är spelaren ej berättigad att delta på matcher och/eller Cuper som sker på annan ort än föreningens hemort. I särskilda fall kan överenskommelse ske mellan den enskilde spelarens förälder och ledare i laget som berättigar spelarens deltagande på seriespel och/eller cuper på annan ort. Egenavgift vid resa på annan ort Spelare som ska delta på Seriematch och/eller Cup på annan ort ska betala den egenavgift som laget angivit för resan. Spelare som erbjuds medfölja annat lag än sitt eget till Seriespel och/eller Cuper skall betala egenavgift enligt budgetanvisningarna för säsongen.
Obligatoriska arbetsinsatser Vi har alla ett kollektivt ansvar för föreningens ekonomi och utveckling. Det är viktigt att samtliga deltar i föreningens beslutade åtgärder för att stärka föreningens ekonomi. Det kan t.ex. vara att fullgöra arbetsuppgifter som att sköta cafeteriaverksamheten under sommarens hockeyvecka, baka till cafeterian, bemanna cafeterian vid hemmamatcher eller annan aktivitet som meddelas från styrelsen. Vi är en ideell förening som bygger helt på ideellt arbete. Utan alla frivilliga ledare, spelare och föräldrar skulle verksamheten i föreningen inte fungera. För säsongen 2016/2017 består de obligatoriska arbetsinsatser av följande: Ställa upp med arbetsinsatser under Hockeyveckan Ställa upp med arbetsinsatser under Kiruna Hockey Games Sälja skoterlotter Driva cafeteriaverksamheten under lagets hemmamatcher. Tillse att alla hemmamatcher på Matojärvi videofilmas och sänds via Live Arena. Bemanna Kioskerna vid KIF A-lags hemma matcher med minst 12 pers.