Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2019-04-30 S ida 1(2) 92 Remiss av förslag - Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden 2019-2022 (KSKF/2019:45) Beslut 1. Förs la g till riktlinje r för uppföljning och ins yn a v ve rks a mhe t s om be drivs a v priva ta utföra re ma nda tpe riode n 2019-2022 re mitte ra s till s a mtliga nä mnde r, Es kils tuna Kommunföre ta g AB s a mt till priva ta utföra re för yttra nde. 2. Re mis s va r s ka va ra kommuns tyre ls e n tillha nda s e na s t de n 4 s e pte mbe r 2019. Ärendebeskrivning Kommunle dnings kontore t ha r inkommit me d e n s krive ls e i ä re nde t da te ra d de n 29 ma rs 2019. Av s krive ls e n fra mgå r bla nd a nna t a tt kommune r inför va rje ma nda tpe riod s ka a nta e tt progra m me d må l och riktlinje r för uppföljning a v och ins yn i priva ta utföra re s ve rks a mhe t. Riktlinje r för uppföljning och ins yn a v priva ta utföra re gä lle r a lla ve rks a mhe te r s om kommune n ge nom uppha ndling lä mna r öve r till priva ta utföra re, utom fris tå e nde förs kolor och s kolor e fte rs om de ä r e gna huvudmä n för ve rks a mhe te n och a llts å inte ä r uppha ndla d ve rks a mhe t uta n re gle ra d ge nom tills tå nds givning. Va rje nä mnd och be rörda s tyre ls e r s ka utifrå n före s la gna riktlinje r uta rbe ta a nvis ninga r för nä r och på vilke t s ä tt a vta l och ve rks a mhe t s ka följa s upp. Uppföljninge n s ka ge nomföra s på e tt s ys te ma tis kt och ä nda må ls e nligt s ä tt och re s ulta te n a v ge nomförd uppföljning dokume nte ra s och re dovis a s till nä mnd e lle r s tyre ls e i s a mba nd me d övrig ve rks a mhe ts uppföljning. Nä mnde r och s tyre ls e r s ka i å rs re dovis ninge n å te rkoppla uppföljninge n a v priva ta utföra re till kommunfullmä ktige. Förs la ge t till riktlinje r re mitte ra s till s a mtliga nä mnde r s a mt till be rörda s tyre ls e r. De t för a tt inte s ka pa onödig a dminis tra tion för s tyre ls e r s om inte be rörs a v riktlinje rna. Mode rbola ge t Es kils tuna Kommunföre ta g AB be höve r dä rför tydliggöra vilka dotte rbola g s om be rörs a v riktlinje rna. Re mis s va r på före s la gna riktlinje r för uppföljning och ins yn för ma nda tpe riode n 2019-2022 s ka va ra kommuns tyre ls e n tillha nda s e na s t de n 4 s e pte mbe r 2019. Anvis ninga r koppla de till före s la gna riktlinje r s ka be s luta s a v nä mnd e lle r s tyre ls e s e na s t de ce mbe r 2019. Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2019-04-30 S ida 2(2) Yrkanden J immy J a ns s on (S ) yrka r bifa ll till kommunle dnings kontore ts förs la g. J a ri Puus tine n (M) yrka r på e tt tillä gg, inne bä ra nde a tt ä re nde t re mitte ra s till priva ta utföra re. J immy J a ns s on (S ) och Kim Fre driks s on (S D) ins tä mme r i J a ri Puus tine ns (M) tillä gg. Beslutet skickas till: Kommuns tyre ls e n, kommunle dnings kontore t, e konomi och kva lite t S a mtliga nä mnde r Es kils tuna Kommunföre ta g AB Priva ta utföra re Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 2019-03-29 Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2019:45 Anne Levirinne 016-710 31 57 Remiss Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare Beslutad när Beslutad av Diarienummer Ersätter Gäller för Kommunfullmäktige KSKF/2019:45 Riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden 2015-2018/KSKF/2016:162 Samtliga nämnder och berörda bolag Gäller fr o m 2019 Gäller t o m 2022 Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Riktlinje En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.
Eskilstuna kommun 2 (7) Dokumentansvarig Ekonomidirektören Uppföljning 2022 Ämnesområde och bakgrund Enligt kommunallagen (KL) får en kommun lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till privata utförare. Kommunen är fortfarande ansvarig gentemot medborgarna för sådan verksamhet på samma sätt som för verksamhet som bedrivs i egen regi. Enligt kommunallagen ska fullmäktige för varje mandatperiod anta ett styrdokument med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. I styrdokumentet ska det också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. När skötseln av en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare, ska således kommunen kontrollera och följa upp verksamheten. Allmänhetens ska ha insyn i verksamhet som genom avtal lämnas över från en kommun eller ett helägt kommunalt bolag till en privat utförare. Nämnden ska när enskilda kan välja mellan olika utförare av en nämnds tjänster lämna information om samtliga utförare. Sådan information ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Med en privat utförare avses en juridisk person eller en enskild individ som har hand om skötseln av en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk eller ideell förening eller stiftelse. Även idéburna organisationer och kooperativa föreningar kan vara privata utförare. Med privat utförare avses inte ett hel- eller delägt kommunalt bolag. Inte heller avses stiftelse som kommunen ensam eller tillsammans med någon annan bildat eller förening där kommunen bestämmer tillsammans med någon annan. Riktlinjerna omfattar inte fristående förskolor och skolor eftersom de är egna huvudmän för verksamheten och alltså inte är upphandlad verksamhet utan reglerad genom tillståndsgivning. Sammantaget innebär det att kommunen ska: Kontrollera och följa upp verksamheten som enligt avtal drivs av privat utförare. Arbetet ska vara strategiskt och systematiskt. Genom upphandlande avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i den överlämnade verksamheten.
Eskilstuna kommun 3 (7) Genom avtal tillförsäkra att utföraren hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Tillse att allmänheten får insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare. Upprätthålla en generell informationsskyldighet i förhållande till enskilda som kan välja mellan olika utförare. I fullmäktige för varje mandatperiod anta riktlinjer med generella mål och anvisningar när verksamheter drivs av privata utförare. Syfte och mål Syftet med att fullmäktige ska lägga fast riktlinjer är att lyfta frågorna om uppföljning och insyn till en politisk strategisk nivå för att där lägga fast grundkrav och omfattning, struktur och ansvar samt krav på återkoppling till brukare och allmänhet. Uppföljning av och insyn i verksamhet som bedrivs av privata utförare syftar till att säkra leveranser enligt avtal, säkra måluppfyllelse, kontroll för att förutse och upptäcka avvikelser och oegentligheter, underlag för att utveckla verksamheten och möjliggöra allmänhetens insyn. Målen är att: Förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. Kravet på riktlinjer gäller specifikt när verksamheter upphandlas, men kan i praktiken också innehålla strategier för den egna verksamheten, särskilt om den agerar i konkurrens med privata utförare. Riktlinjerna ska gälla all den verksamhet som kommuner, landsting och regioner upphandlar, det vill säga inom alla verksamhetsområden exempelvis vård och omsorg, kultur och fritid, hälso- och sjukvård, gator och parker, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur etc. Riktlinjerna bör omfatta de kommunala verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter till som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren/brukaren. Avgränsning Riktlinjerna gäller för alla de kommunala verksamheter där kommunen upphandlar privata utförare. Eftersom riktlinjerna avser upphandlad verksamhet är det viktigt att påpeka att krav på uppföljning och insyn inte kan få genomslag i redan gällande avtal. Arbetet med uppföljning och insyn kommer således att successivt införas efter hand som nya avtal träffas med privata utförare.
Eskilstuna kommun 4 (7) De krav som ställs i riktlinjerna kan endast påverka upphandlingsdokument och avtal som ligger framåt i tiden. Arbetet med uppföljning och insyn kommer således successivt införas efter hand som nya avtal träffas med privata utförare. Ansvar Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt ansvarsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje nämnd och styrelse ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde och svarar för att detta regleras i de avtal och uppdragsbeskrivningar som träffas med privata utförare. Avtal och anvisningar för uppföljning Avtal och anvisningar ska vara kopplade till Riktlinjer för upphandling och inköp i Eskilstuna kommun. Avtal Avtal ska utformas på så sätt att verksamheten hos de privata utförarna kvalitetsmässigt bedrivs i enlighet med kommunens krav. Kraven ska vara tydliga och relevanta. Det ska tydligt framgå hur samverkan mellan beställaren och utföraren ska genomföras och hur brister i verksamheten ska hanteras. Kommunens möjligheter att besluta om sanktioner eller att häva ett avtal ska regleras i avtalet. I avtalen ska ställas krav på att utföraren ska medverka vid uppföljningen, till exempel genom att lämna statistik och verksamhetsmått till nämnd/styrelse eller delta vid kund- och brukarenkäter som nämnd/styrelse bestämmer. I avtalen ska allmänhetens insyn i verksamheten regleras. I avtalen ska tydligt framgå utförarens skyldighet att följa dataskyddsförordningen. Utföraren ska också åläggas att, i förekommande fall, lämna nödvändiga statistikuppgifter till nationella register. Anvisningar Varje nämnd och styrelse ska utifrån föreslagna riktlinjer utarbeta anvisningar för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Uppföljningen ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till nämnd eller styrelse i samband med övrig verksamhetsuppföljning. Nämnder och styrelser ska i årsberättelsen återkoppla uppföljningen av privata utförare till kommunfullmäktige.
Eskilstuna kommun 5 (7) Uppföljningsansvar gäller även för köp av enstaka platser hos privata utförare. Anvisningarna ska innehålla: En sammanfattande beskrivning av nämndens eller styrelsens uppföljningsansvar utifrån tecknat avtal. Vad som ska följas upp, till exempel nyckeltal, mål, personaltäthet med mera. Vilka former av uppföljning som ska användas. Var det operativa ansvaret för uppföljningen ligger. Tidplan. Former för återkoppling av resultatet till nämnd eller styrelse, utförare och allmänhet. Former för uppföljning Uppföljningen av privat utförd verksamhet kan ha olika utgångspunkter beroende på vad det är för verksamhet som bedrivs varför uppföljningen behöver anpassas till den specifika verksamheten. Detta innebär att nämnderna eller styrelserna måste ta ställning till vilken/vilka typer av uppföljning som ska användas, liksom frekvens och omfattning. I de fall där uppföljning och tillsyn är reglerat i lag styr detta vilka typer av uppföljning som är möjlig att göra. Nedan ges exempel på generella uppföljningsformer som även kan omfatta verksamhet i egen regi. Regelbunden och riktad uppföljning inklusive avtalsuppföljning, vilken syftar till att kontrollera att verksamheten arbetar utifrån upphandlings-/uppdragsavtalet, lagar och regler. Uppföljning av kommunens måldokument, vilken syftar till att följa upp om verksamheten bedrivs och utvecklas i linje med fastställda mål. Uppföljningen görs i enlighet med nämndernas eller styrelsernas uppföljning i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Kund- och brukaruppföljningar, vilka syftar till att följa upp kundernas och brukarnas upplevelse av den verksamhet som bedrivs och/eller kontrollera att den enskilde får rätt stöd i överensstämmelse med eventuella beslut. Oanmälda besök, vilka syftar till att ge en översiktlig bild av förhållandena i verksamheten. Uppföljning av ekonomisk status, vilka syftar till att identifiera utförare som riskerar att hamna på obestånd. Detta ger nämnden eller styrelsen en möjlighet att ha beredskap för att hantera eventuella förändringar i verksamheten.
Eskilstuna kommun 6 (7) Allmänhetens insyn Nämnder eller berörda styrelser ska med stöd av kommunallagen tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till den privata utföraren. Syftet är att informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs. Informationen kan till exempel handla om: Verksamhetens kvalitet Avvikelser i verksamheten Personalen och deras villkor Miljö-, jämställdhets och integrationsarbete Privata utförares ekonomiska ställning Ägarförhållanden och företrädare Det ska i avtalet skrivas in att utföraren ska lämna den information som kommunen begär. Utförarens skyldighet att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan omfattande merarbete i förhållande till att uppnå syftet med rätten till insyn. Uppgiftsskyldigheten omfattar inte heller sådana uppgifter som inte strider mot lag, författningar eller anses utgöra företagshemligheter. Allmänheten ges inte rätt att direkt få ut handlingar av utföraren utan det är endast kommunen som kan begära ut uppgifter. De uppgifter som kommunen erhållit blir allmänna handlingar i kommunen. Varje nämnd och styrelse ska på lämpligt sätt informera allmänheten om rätten till insyn och vilken information allmänheten kan ta del av. Informationen ska vara möjlig att för allmänheten ta del av direkt på verksamhetens webbplats eller indirekt på begäran tillgängliggöras för allmänheten på lämpligt sätt. Sammanfattning Från att kommunfullmäktige fastställt riktlinjer ska nämnderna eller styrelserna utarbeta anvisningar för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Anvisningarna ska omfatta samtliga utförare oavsett driftform, det vill säga även verksamhet i kommunal regi som utförs i konkurrens med privata utförare. Nämnderna eller styrelserna ska också tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till utföraren. Kraven på insyn och uppföljning ska inkluderas i upphandlingsdokumentet och regleras i avtalet när utförandet av en kommunal angelägenhet lämnats över till en privat utförare.
Eskilstuna kommun 7 (7) Kraven på uppföljning och insyn avser inte rådande avtalsrelationer utan gäller från och med det att nya avtal om utförande av verksamhet tecknas. Återkoppling på riktlinjerna lämnas i samband med nämndernas och styrelsernas övrig verksamhetsuppföljning, till kommunfullmäktige i årsredovisningen. Riktlinjer gäller för mandatperioden 2019-2022. Riktlinjerna ska omprövas och vid behov revideras senast under första året i nästa mandatperiod. Gällande lagstiftning och annan rättslig reglering Kommunallagen (2017:725) 3 kap 12, 5 kap 3, 6kap 6 och 10 kap 7-8. Dataskyddsförordningen GDPR (EU 2016/679). Lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Förhållande till redan fattade politiska beslut Riktlinjer för upphandling och inköp i Eskilstuna kommun; KSKF 2014:66. Riktlinjer för intern styrning och kontroll i Eskilstuna kommunkoncern; KSKF 2017:209. Riktlinjer för behandling av personuppgifter; KSKF 2018:47.
Kommunstyrelsen 2019-03-29 Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2019:45 Anne Levirinne 016-710 31 57 1 (3) 4Kommunstyrelsen Remiss av förslag - Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden 2019-2022 Förslag till beslut 1. Förslag till riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden 2019-2022 remitteras till samtliga nämnder och Eskilstuna Kommunföretag AB för yttrande. 2. Remissvar ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 4 september 2019. Ärendebeskrivning Bakgrund Kommunallagen ändrades 2015 på ett sätt som innebär att kommuner inför varje mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för uppföljning av och insyn i privata utförares verksamhet. I Eskilstuna används begreppet riktlinjer istället för program på grund av Eskilstuna kommuns struktur för politiska styrdokument. Riktlinjer för uppföljning och insyn av privata utförare gäller alla verksamheter som kommunen genom upphandling lämnar över till privata utförare, utom fristående förskolor och skolor eftersom de är egna huvudmän för verksamheten och alltså inte är upphandlad verksamhet utan reglerad genom tillståndsgivning. Den 26 maj 2016, 127, beslutade kommunfullmäktige om riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden 2015-2018. Alla nämnder, utom Torshälla stads nämnd, antog anvisningar kopplat till riktlinjerna. Torshälla stads nämnd hade ingen privat utförare varför behov av anvisningar inte fanns. Beslutet gällde inte kommunalt ägda bolag. Vi gör Eskilstuna tillsammans
Eskilstuna kommun 2019-03-29 2 (3) Uppföljning av nuvarande riktlinjer och jämförelser med andra kommuner Under hösten 2018 har kommunledningskontoret genom nämndernas internkontrollsamordnare följt upp riktlinjerna och nämndernas anvisningar för insyn och uppföljning av privata utförare. Det framkom inga andra justeringsbehov än de förändringar som uppkommit med anledning av ny kommunallag och ny dataskyddsförordning. Torshälla stads nämnd har avtal med en privat utförare och behöver anta anvisningar till föreslagna riktlinjer. Enligt Sveriges kommuner och landsting (SKL) gör utredaren som berett lagändringen ingen åtskillnad mellan nämnder och kommunalt ägda bolag. En praxisstudie om kommuners och landstings uppföljning av privata utförare har genomförts på uppdrag av SKL. Fyra utvecklingsområden föreslås; säkerställande av verksamheternas tillämpning av programmet, återkoppling till kommunfullmäktige, förbättring att kvalitetsdata och resultat från uppföljningarna presenteras för allmänheten samt innovativa arbetsformer för att stimulera förbättringar i hela verksamheten. Med anledning av praxisstudien förtydligas i föreslagna riktlinjer säkerställandet av tillämpning och återkoppling av riktlinjerna. Kommunledningskontorets ambition är att remittera riktlinjerna till enbart berörda styrelser. Det för att inte skapa onödig administration för styrelser som inte berörs av riktlinjerna. Moderbolaget Eskilstuna Kommunföretag AB behöver därför tydliggöra vilka dotterbolag som berörs av riktlinjerna. Riktlinjer för mandatperioden 2019-2022 Bestämmelserna i kommunallagen lämnar frihet för kommuner att utforma innehåll och arbetsformer då det gäller riktlinjer för uppföljning och insyn av privata utförare. Syftet med att fullmäktige ska anta riktlinjer är att lyfta frågorna om uppföljning och insyn till en politisk strategisk nivå för att där lägga fast grundkrav och omfattning, struktur och ansvar samt krav på återkoppling till kunder, brukare och allmänhet. Bakgrunden till lagändringen är bland annat att motverka oegentligheter, kvalitetsbrister och konkurser bland utförare av kommunalt finansierad verksamhet. Målet är att: Förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. Detta innebär krav på att: Kontrollera och följa upp verksamheten som enligt avtal drivs av privat utförare. Arbetet ska vara strategiskt och systematiskt. Genom upphandlade avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i den överlämnade verksamheten. Genom avtal tillförsäkra att utföraren hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Tillse att allmänheten får insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare. Vi gör Eskilstuna tillsammans
Eskilstuna kommun 2019-03-29 3 (3) Upprätthålla en generell informationsskyldighet i förhållande till enskilda som kan välja mellan olika utförare. I fullmäktige för varje mandatperiod anta riktlinjer med generella mål och anvisningar när verksamheter drivs av privata utförare. Varje nämnd och berörda styrelser ska utifrån föreslagna riktlinjer utarbeta anvisningar för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Uppföljningen ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till nämnd eller styrelse i samband med övrig verksamhetsuppföljning. Nämnder och styrelser ska i årsredovisningen återkoppla uppföljningen av privata utförare till kommunfullmäktige. Kraven på möjligheterna till uppföljning och insyn ska tas med i upphandlingdokumentet och regleras i avtal om utförande av kommunal verksamhet. Remissvar på föreslagna riktlinjer för uppföljning och insyn gäller för mandatperioden 2019-2022 och ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast 1 juli 2019. Anvisningar kopplade till föreslagna riktlinjer ska beslutas av nämnd eller styrelse senast december 2019. Riktlinjerna för mandatperiod 2023-2026 ska antas av kommunfullmäktige första året i nästkommande mandatperiod. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tommy Malm Kommundirektör Nabil Mouchi Tf. Ekonomidirektör Beslutshandling: Remiss - Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden 2019-2022. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och kvalitet Samtliga nämnder Eskilstuna Kommunföretag AB Vi gör Eskilstuna tillsammans