Sammanträdesdatum Sammanträde nr 2014-01-24 1/2014 Styrelsesammanträde för Sundsvalls Hamn AB den 24 januari 2014 Sid nr 1 Sammanträdets öppnande och justering... 2 2 Godkännande av dagordning... 2 3 Föregående protokoll 2013-11-15... 2 4 Bokslut 2013 Sundsvalls Hamn AB... 3 5 Lekmannarevision bolagets målarbete... 4 6 Rutin för internkontrollplanering... 6 7 Erosionsskydd i slänter... 7 8 Informationer och rapporter... 8 Avveckling Neste... 8 Containerhamn... 8 LNG samarbete/utredningar... 8 9 Övriga frågor... 8 10 Nästa sammanträde... 8 11 Avslutning... 8
2014-01-24 1/2014 1 Tid Kl. 09.30-11.00 Plats Blå Huset, Tunadalshamnen Styrelseledamöter Bertil Kjellberg Ordförande Runa Forsman Vice ordförande Cathrine Edström Ledamot Leif Nilsson Ledamot Lars Holmgren Ersättare Rose-Marie Antonic Ersättare Nils-Johan Haraldsson Tjänstgörande ersättare, SCA Logistics AB Frånvarande ledamöter Magnus Svensson Ledamot, SCA Logistics AB Revisorer för kännedom Bengt Nilsson Lekmannarevisor Ewa Hägglund Lekmannarevisor, ersättare Kristin Näsström Revisor, Öhrlings PWC AB Tjänstemän Anders Nordström VD Ing-Marie Alm Ekonom Ewa-Britt Norén Sekreterare Frånvarande tjänstemän Håkan Persson Teknik- och logistikchef Protokollet omfar 1 11 Justeras Bertil Kjellberg Ordförande Nils-Johan Haraldsson Justerare Runa Forsman Justerare Ewa-Britt Norén Sekreterare
2014-01-24 1/2014 2 1 Sammanträdets öppnande och justering Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar därmed sammanträdet öppnat. Runa Forsman och Nils-Johan Haraldsson utses jämte ordföranden Bertil Kjellberg justera dagens protokoll. 2 Godkännande av dagordning godkänna utsänd dagordning. 3 Föregående protokoll 2013-11-15 godkänna och lägga protokoll 2013-11-15 till handlingarna. sunderlag Protokoll 2013-11-15 utlagt på www.sundsvall.se
2014-01-24 1/2014 3 SHAB-2014-00004 4 Bokslut 2013 Sundsvalls Hamn AB fastställa bokslut 2013, daterat 2014-01-22. Bakgrund Drift och underhåll av hamnanläggning har under 2013 varit normal för verksamheten reparation av järnväg, kajer och transportörer m.m. Hamnens bogserbåtar har utfört arbeten på JVS E4-bron, vilket har varit en lönsam verksamhet och bidragit till bra rörelseresultat. Planerade förstärkningsarbeten av slänter genomfördes inte på grund av ändrade planer för markområden och dålig konkurrens vid upphandlingen av resterande arbeten. Släntförstärkning Kostnaden 3,5 mkr för ta hand om förorenad jord torde kunna redovisas som reinvestering, samt yrka på ny upphandling av resterande arbeten genomförs (endast ett företag som offererade vid tidigare upphandling). Överläggning Styrelsen fastställer bokslutet för 2013. sunderlag PM-, daterad 2014-01-22 Bokslut 2013, daterat 2014-01-22 Godsmängder, daterat 2014-01-22
2014-01-24 1/2014 4 SHAB-2014-00006 5 Lekmannarevision bolagets målarbete godkänna rapporten och lägga den till handlingarna. uppdra till ordföranden diskutera frågan om bolagets eventuella brister i efterlevnad av lagar och regler med lekmannarevisorn. Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har PwC utfört lekmannarevisionsgranskning i Sundsvalls Hamn AB och Sundsvall Oljehamn AB. Revisorerna har, utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk, valt granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är kontrollera om styrelse och VD, men rimlig grad av säkerhet, säkerställt verksamheten är ändamålsenligt och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, samt lagar och regler efterlevs. PwC:s sammanfande bedömning är Sundsvalls Hamn AB och Sundsvall Oljehamn AB har säkerställt rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, verksamheten är ändamålsenligt och kostnadseffektiv, men efterlevnad av lagar och regler kan förbättras. Sundsvalls Hamn AB och Sundsvall Oljehamn AB rekommenderas fastställa en skriftlig rutin för planering och rapportering av internkontrollarbetet. Överläggning Styrelsen ställer sig något frågande till lekmannarevisorns påpekande efterlevnaden av lagar och regler kan förbättras. Det framgår inte tydligt at PwC:s rapport vilka lagar och regler som bolaget brutit mot. Ordföranden får i uppdrag diskutera frågan med lekmannarevisorn.
2014-01-24 1/2014 5 sunderlag PM-, daterat 2014-01-16 Lekmannarevision Sundsvalls Hamn AB och Sundsvall Oljehamn AB rapport Skrivelse från lekmannarevisorn, daterad 2013-12-13
2014-01-24 1/2014 6 SHAB-2014-00007 6 Rutin för internkontrollplanering fastställa bolagets förslag till rutin för internkontrollplanering. Bakgrund På uppdrag av lekmannarevisorerna i Sundsvalls kommun har PwC utfört en lekmannarevisionsgranskning i Sundsvalls Hamn AB och Sundsvall Oljehamn AB. Av rapporten framkom Sundsvalls Hamn AB bör ha en skriftlig rutin för planering och rapportering av internkontrollarbetet. Sundsvalls Hamn AB har därför tagit fram en skriftlig rutin, för fastställande av styrelsen. Överläggning fastställa förslaget till rutin för internkontrollplanering för bolaget. sunderlag PM-, daterad 2014-01-16 11 Rutin Internkontrollplanering, daterad 2013-10-10
2014-01-24 1/2014 7 SHAB-2014-00008 7 Erosionsskydd i slänter redovisade åtgärder för erosionsskydd utförs under 2014. Bakgrund Som tidigare redovisats är slänter mellan Tunadalskajen och Gasolkajen i behov av reparation, vilket var planerat utföras under 2013. Vid sedimentprovtagning av området, som skulle åtgärdas, hittades en mindre mängd av föroreningar, vilket medförde ytterligare provtagning av uppgrävda massor skulle komma göras, samt jord som innehöll föroreningar måste skickas till deponi. Efter denna redogörelse gav Länsstyrelsen tillstånd för arbetet. Sammantaget har kostnaden för utföra arbetet ökat avsevärt och i upphandlingen genom kommunens ramavtal lämnade endast en av flera intressenter in offert, som i sig var oförsvarligt hög. Av den anledningen upphandlades inte arbetet. Kostnaden beräknas till ca 3,5 mkr och behöver göras oberoende av om Gasolkajen ersätts av ny containerkaj. Ny upphandling ska göras. Överläggning bolaget kan utföra redovisade åtgärderna för erosionsskydd under 2014. sunderlag PM-, daterad 2014-01-16
2014-01-24 1/2014 8 SHAB-2014-00002 8 Informationer och rapporter godkänna och lägga informationen till handlingarna. Avveckling Neste Neste Oil AB avvecklar sin verksamhet i Sundsvall. Avtalet löper till 2020. Inkomst ca 1,5 mkr/år för bolaget. Ett annat företag har anmält intresse av området. Diskussionerna fortsätter. Containerhamn Ett möte kommer hållas den 29 januari där utredningen och en grov kostnadsberäkning för byggande på endera kaj syd eller Gasolkajen kan komma fram. En ansökan om statliga pengar för breddning av farleden in till hamn har lämnats in till Trafikverket. LNG samarbete/utredningar Den tidigare ansökan som Sundsvall Oljehamn AB lämnat in tillsammans med Sundsvall Logistikpark AB avslogs. Ny ansökan lämnas nu in, tillsammans med ett antal andra Östersjöhamnar, som tidigare genomfört projektet LNG in Baltic Sea. 9 Övriga frågor Inga övriga frågor anmälda. 10 Nästa sammanträde Tid: 2014-02-14, kl. 09.30 11.00 Plats: Blå Huset, Tunadalshamnen 11 Avslutning Ordförande tackar de närvarande för visat intresse och avslutar därmed sammanträdet.