VERKSAMHETSRAPPORT 2017

VERKSAMHETSRAPPORT 2017. Foto: Tillverkning av suturer vid fabrik i Mexico HÅLLBAR UPPHANDLING UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER Foto: Tillverkning av suturer vid fabrik i Mexiko

3 En hållbar upphandling för en hållbar utveckling INNEHÅLL Vårt uppdrag 4 Året i korthet 5 Verksamheten under 2017 6 Intern kapacitetsutveckling 6 Uppföljning och kontroll 7 Strategiska samarbeten 12 Samverkan och kapacitetsbyggande 12 Kommunikation 12 Ekonomi 14

4 Vårt uppdrag Sveriges landsting och regioner ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva offentlig upphandling så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är framställda under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. I syfte att säkerställa en hållbar upphandling enades samtliga landsting och regioner 2010 om en gemensam uppförandekod för leverantörer som är politiskt förankrad. Vår uppförandekod för leverantörer utgår från FN:s initiativ Global Compact och dess principer för företags sociala och miljömässiga ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetares rättigheter, miljö och antikorruption. Uppförandekoden för leverantörer förmedlar vårt åtagande när det gäller att respektera de grundläggande ansvarsområdena. Vår organisation och finansieringsmodell För att aktivt bedriva vårt arbete och vårt åtagande för människor och miljö har vi ett nationellt nätverk med ansvariga personer vid respektive landsting och region. Arbetet finansieras gemensamt och samtliga landsting och regioner bidrar med en finansiering baserad på befolkningsunderlaget i respektive landsting och region. För närvarande 40 öre per invånare. Vårt gemensamma arbete leds av en styrgrupp bestående av upphandlingschefer och miljöchefer. Det finns ett nationellt kansli och en expertgrupp som är fördelade på åtta regioner i Sverige samt kontaktpersoner i varje landsting och region. Vårt ansvar sträcker sig bortom den egna verksamheten och våra närmaste affärsrelationer, då våra inköp påverkar människor och miljö långt bortanför våra omedelbara aktiviteter. Därför vill vi sträva mot att skapa goda samarbeten med våra leverantörer och andra intressenter för att kunna adressera ansvarsfrågor i hela leveranskedjan. Genom nationell samordning och goda externa relationer bidrar vi till en hållbar utveckling genom offentlig upphandling. Figur 1: Sveriges landsting och regioners åtta inköpsregioner.

5 Året i korthet Sedan 2010 samarbetar samtliga landsting och regioner med att ställa och följa upp sociala och miljömässiga krav. Under 2017 har det nationella arbetet fokuserat på avtalsuppföljningar och verksamhetsutveckling. Vi har uppdaterat vår vägledning och Under 2017 har 38 leverantörer följts upp. kopplar arbetet tydligare gentemot FN:s vägledande principer för företag och Tre fabriksrevisioner hos leverantörers mänskliga rättigheter. tillverkningsenheter har genomförts i Thailand och Indien. TV4 uppmärksammade frågan kring läkemedel i miljön och landstingens och Fyra nya riskanalyser lanserades för medicinteknik, förband, instrument och regionernas arbete med att ställa krav i upphandling. handskar. Det nationella kansliet medverkade vid Ny avsiktsförklaring med Sykehusinnkjöp i Norge tecknades. EU:s Horizon 2020 konferens på temat sustainable Market Actors and responsible Trade. Region Jönköpings län och Stockholms läns landsting blev tilldelade outstanding case-study award i USA för hållbar offentlig upphandling. Region B har medverkat i ett projekt om block-chain teknik för att öka transparens och spårbarhet i våra livsmedelskedjor. Rapporten lanserades i december. I regionernas handlingsplaner har Agenda 2030-mål identifierats som regionerna avser att uppnå. Övergripande bidrar det nationella arbetet till att uppnå målet om en hållbar konsumtion och produktion. Tillsammans med våra samverkanspartners SKL Kommentus har två leverantörskonferenser genomförts. En nationell strategi för anti-korrpution lanserades och en internutbildning genomfördes. Det nationella kansliet deltog i OSCE:s workshops om hur stater kan förhindra trafficking i globala leverantörskedjor genom offentlig upphandling

6 VERKSAMHETEN UNDER 2017 Vårt uppdrag är att verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. I arbetet med att uppnå detta har fokus under år 2017 legat på avtalsuppföljning och revisioner av de sociala kontraktsvillkoren samt att effektivisera de interna processerna och rutinerna. Nedan följer en sammanfattning över de aktiviteter som har genomförts under 2017. INTERN KAPACITETSUTVECKLING Vårt långsiktiga mål är att arbetet med hållbar upphandling är väl förankrat och resurssatt på alla nivåer. För att effektivisera arbetet har respektive inköpsregion ett nationellt ansvar för en utpekad produktkategori där riskerna är särskilt höga. Ansvaret innebär att ta fram en riskanalys, en långsiktig handlingsplan, genomföra avtalsuppföljningar och revisioner, föra leverantörs- och branschdialoger och dela resultat och information med övriga landsting och regioner. Sveriges regioner och landsting har identifierat åtta prioriterade riskområden instrument, livsmedel, IT, förband och sårvård, läkemedel, handskar, medicinteknisk utrustning och textil där krav ställs på att de grundläggande villkoren efterlevs i hela leveranskedjan. I år har vägledningen uppdaterats och tydligare kopplats gentemot FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Parallellt har alla regioner identifierat vilka Agenda 2030-mål som ska uppnås inom ramen för riskområdena. Samtliga expertgruppsmedlemmar och kontaktpersonerna har utbildats i den nationellt framtagna processen - från de förväntningar som finns samlade i vår gemensamma Uppförandekod för leverantörer till uppföljning och eventuell revision. Vi har under året även informerat och utbildat politiker, upphandlare och miljöansvariga i Landstinget Dalarna, Västra Götalandsregionen, Blekinge, Gävleborg, Region Skåne, Norrbotten, Jämtland/Härjedalen, Halland. I dessa möten har det gemensamma arbetet och tillämpningen av de sociala kontraktsvillkoren diskuterats. Arbetet med anti-korruption är ett av fyra fokusområden i landstingen och regionernas gemensamma uppförandekod för leverantörer. Syftet är att minimera riskerna för korruption i leveranskedjorna vid upphandling av varor och tjänster. Under 2017 beslutade styrgruppen att anta en anti-korruptionsstrategi för att vi på ett effektivt sätt ska fördjupa uppföljningen på kraven att leverantörer lever upp till FN:s konvention mot korruption. Strategin omfattade fem delar; periodiska riskanalyser, intern kompetens, kommunikation, rapportera överträdelser, och uppföljning. Som ett första steg i att implementera strategin deltog expertgruppen och det nationella kansliet i en utbildning om anti-korruption i relation till offentlig upphandling. Bild: Nationell ansvarsfördelning av de prioriterade produktkategorierna Under året har vi även satsat på övrig kompetensutveckling för expertgruppen och det nationella kansliet vilket har inkluderat Human Rights Due Diligence, risker i leveranskedjan samt SA8000. Under året har även de sociala kontraktsvillkoren uppdaterats och lanserats.

7 UPPFÖLJNING OCH KONTROLL Uppföljning och kontroll av efterlevnaden av de sociala kontraktsvillkoren är centralt och under året har 38 uppföljningar påbörjats inom samtliga av de åtta identifierade riskområdena. ANSVARIG REGION RISKOMRÅDE KONTORSREVISION FABRIKSREVISION BRANSCHDIALOGER REGION A Instrument I samarbete med Region E: 1 Region C: 1 REGION B Livsmedel 6 Thailand 5 REGION C ITC 3 4 REGION D Förbandsartiklar 1 I samarbete med Region C:3 REGION E Läkemedel 12 I samarbete med Region C: 6 REGION F Handskar/ Operationsartiklar I samarbete med Region E: 1 Region C: 2 Indien 6 REGION G Medicinteknik 0 3 REGION H Textilier 2 Bild: Tabell över genomförda kontorsrevisioner och fabriksrevisioner Av de 38 uppföljningar som har påbörjats är antal per riskområde fördelat enligt nedanstående figur. Nedanstående bild beskriver antal uppföljningar genomförda per region under 2017. Bild: Sammanställning över genomförda revisioner per riskområde. Bild: Sammanställning över antal uppföljningar per region Slutrapporter från 30 revisioner har kommunicerats och publicerats. Revisionsrapporterna går att ladda ner och läsas i sin helhet på www.hållbarupphandling.se.

8 Nedan följer en sammanställning över vilka aktiviteter som har genomförts av inköpsregionerna år 2017 inom respektive riskområde: LIVSMEDEL ANSVARIG REGION: B (UPPSALA, VÄSTMANLAND, DALARNA, GÄVLEBORG) INSTRUMENT INKLUSIVE ROSTFRIA SJUKVÅRDSARTIKLAR ANSVARIG REGION: A (NORRBOTTEN, VÄSTERBOTTEN, JÄMTLAND, VÄSTERNORRLAND) Instrument är ett av landstingens och regionernas prioriterade riskområden. En stor del av våra enklare kirurgiska instrument framställs i länder där riskerna för brott mot arbetares rättigheter är hög och där barnarbete förekommer. Regionen har tagit fram en riskanalys för att identifiera risker för avvikelser mot de sociala- och miljömässiga villkoren samt en nationell handlingsplan. Avtalsuppföljningar av två instrumentleverantör har genomförts. Den ena genomfördes i samarbete med Region E och fokus för den uppföljningen var instrument tillverkade i Pakistan. Den andra genomfördes i samarbete med Region C och fokuserade på instrument från Tyskland. Slutsatserna var att spårbarheten var bristfällig i underleverantörsleden. Regionen har under året även påbörjat ett projekt för fördjupad uppföljning av instrument tillverkade i Pakistan. Livsmedel och tillhörande tjänster är från om med 2016 ett nytt riskområde för landstingen och regionernas nationella arbete. Det serveras över 70 000 måltider per dag på våra sjukhus och kost är en viktig del för våra patienters tillfrisknande. Vissa livsmedel odlas eller föds upp i länder där riskerna för avvikelser gentemot vår uppförandekod är hög. Under 2017 har Region B genomfört avtalsuppföljning av sex livsmedelsleverantörer och det pågår ett förbättringsarbete hos de leverantörer där avvikelser identifierades. Regionen påbörjade i slutet av året även uppföljning av ytterligare tre nationellt prioriterade livsmedelsleverantörer. Regionen har aktivt arbetet med att öka kunskapen hos leverantörer vad som krävs för att leva upp till kraven. Man har ofta kommit längre vad gäller kvalitet- och livsmedelssäkerhet än arbetet med de sociala kraven. Ett nära samarbete med SKL Kommentus pågår där uppföljningar av två livsmedelsgrossister har genomförts och en revision har genomförts hos en kycklingproducent i Thailand. Här pågår ett förbättringsarbete utifrån de avvikelser som identifierades i fabriken. Efter ett larm om missförhållande i palmoljeodlingar i Indonesien har en kartläggning genomförts av hur palmolja hanteras i upphandlingar nationellt och i dialog med de stora livsmedelsleverantörerna. Vidare har en dialog

9 förts med leverantörer av frukt och grönt efter rapporter om övergrepp på migrantarbetare i Italien. Regionen har även medverkat i ett projekt tillsammans med SKL Kommentus och Axfoundation för att undersöka om blockkedje teknik kan öka transparens och spårbarhet i våra livsmedelskedjor. Slutrapporten lanserades vid ett presseminarium i slutet av november och ett pilotprojekt planeras för 2018. Regionen för kontinuerlig dialog med branschorganisationerna och har under året träffat Livsmedelshandlarna, Kost & Näring, samt deltagit på en odlarträff med frukt&grönt leverantörer. Vidare har regionen haft dialog med Upphandlingsmyndighetens livsmedelsteam. Det finns ett stort intresse inom regionen och ansvariga har informerat koncernledningen i Region Gävleborg om det pågående arbetet samt utbildat upphandlare i nya rutiner i Landstinget i Dalarna samt Gävleborg. IT & KOMMUNIKATION ANSVARIG REGION: C (STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING) IT och Kommunikation är ytterligare ett av landstingens och regionernas prioriterade riskområden. En stor del av våra IT-produkter framställs i Kina och Malaysia där vi vet att risker för brott mot arbetares rättigheter och mänskliga rättigheter är höga. Därtill återfinns mineraler, vars utvinning stödjer och finansierar konflikter, så kallade konfliktmineraler, vid tillverkning av elektronik. Under året har uppföljningen av 3 IT-leverantörer genomförts, varav en var leverantör av återtagstjänst för IT där fokus för upphandlingen bland annat var spårbarhet för att undvika att landstingets IT-produkter hamnar på E-waste hotspots. Därtill har uppföljning av åtgärdskrav från uppföljningar som genomfördes 2015-2016 genomförts under året. Vidare deltog Stockholms läns landsting vid en konferens/workshop anordnad av Responsible Business Alliance (tidigare Electronic Industry Citizenship Coalition, EICC) i Bryssel. Under denna presenterade landstinget det nationella samarbetet och uppföljningsarbetet som genomförts gentemot IT-leverantörer samt deltog i en paneldebatt om hållbarhetskrav i offentlig upphandling och framtida förväntningar på ITbranschen. Stockholms läns landsting har även beslutat att fortsätta sitt medlemskap i organisationen Electronics Watch som är en granskningsorganisation för IT-leveranskedjor för offentliga myndigheter. Landstinget presenterade det nationella samarbetet och uppföljningsarbetet som genomförts gentemot IT-leverantörer vid en paneldebatt på Electronics Watch årliga konferens. Därtill har dialog förts med IT- och telekombolagens hållbarhetsråd om vidareutveckling av kontraktsvillkor, krav och kriterier kopplat till hållbara leveranskedjor. Förslag på tilldelningskriterier för att öka transparens och premiera mer hållbara leverantörskedjor inom ITsektorn har även kommunicerats med leverantörer genom hearings och RFI:er under året. Utgångspunkten för vidareutveckling av krav och kriterier har varit de strategiska målen i handlingsplanen för IT.

10 följts upp av Region C. Under senhösten genomfördes även en på-plats revision i Indien. Dialog med samtliga branschorganisationer inom läkemedelsområdet har också genomförts, i syfte att höja förståelsen för och kunskapen hos branschen, för att de tydligt ska veta vilka krav vi ställer och hur vi kommer att följa upp ställda krav. Ett samarbete med akademin, framförallt kring antibiotika och antibiotikaresistens, har också påbörjats. FÖRBAND OCH ÖVRIGA SÅRVÅRDSPRODUKTER ANSVARIG REGION: D (GOTLAND, ÖREBRO, SÖRMLAND, VÄRMLAND SAMT VARUFÖRSÖRJNINGEN) Förband och övriga sårvårdsprodukter är ett brett riskområde med olika leveranskedjor och olika typer av risker. Region D och Varuförsörjningen har tagit fram en riskanalys samt nationell handlingsplan för produktområdet. Fyra kontorsrevisioner har genomförts av förbands avtal varav tre i samarbete med Region C. Vidare leder regionen en arbetsgrupp för framtagandet av sociala- och miljömässiga upphandlingskriterier för läkemedel. Gruppen består av representanter från ett flertal landsting och regioner som medverkar i Upphandlingsmyndighetens framtagande av läkemedelskriterier. Regionen deltar i ett projekt tillsammans med det norska Sykehusinnkjöp kring spårbarhet av antibiotika och man undersöker även möjligheterna till att utveckla nordiska kriterier för läkemedel. HANDSKAR OCH OPERATIONSARTIKLAR LÄKEMEDEL ANSVARIG REGION E (VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN) Läkemedelsanvändningen i världen har nästan fördubblats på tio år och förekomsten av läkemedelsubstanser i både vatten och miljö ökar. Vi ser även en oroväckande ökning av bakterier som är motståndskraftiga mot de flesta antibiotikasorterna vilket leder till, förutom det mänskliga lidandet, en ökad belastning för sjukvården. Under 2017 har 18 revisioner genomförts varav 6 i samarbete med Region C. Vidare har åtgärdskrav ställts och följts upp på de sex leverantörer som ANSVARIG REGION: F (JÖNKÖPING, KALMAR, ÖSTERGÖTLAND) Operationsartiklar och handskar förbrukas i stora volymer inom landsting och regioner. Produktion av dessa artiklar inkluderar ett flertal leveranskedjor med olika typer av risker. Framställning av exempelvis operationshandskar och framförallt undersökningshandskar med produktion i Asien är förknippad med risker vad gäller brister i arbetsförhållanden. Region F har tagit fram en nationell riskanalys och handlingsplan. Regionen har inom ramen för

11 handlingsplanen genomfört en avtalsuppföljning av en leverantör. Vidare har nio uppföljningar genomförts av VGR för Region F:s räkning. Vidare har regionen identifierat området kundanpassadeset som ett riskområde och ett första urval av leverantörer som ska följas upp har genomförts. TEXTILIER ANSVARIG REGION: H (REGION SKÅNE) MEDICINTEKNIK ANSVARIG REGION: G (BLEKINGE, KRONOBERG, HALLAND) Medicinteknisk utrustning omfattar ett brett område av produkter och tillhörande förbrukningsmaterial inom operation, anestesi och intensivvård, bild och funktion samt terapi och diagnostik. En första riskanalys för medicinteknik togs fram och redovisades. Med hänvisning till spännvidden inom området så avgränsades riskanalysen till röntgenutrustning. En ny riskanalys av hjälpmedel har också påbörjats. Under året har nya kontaktpersoner från Region Kronoberg och Region Halland utsetts och tillsammans med det nationella kansliet har regionen tagit fram en handlingsplan. Bland annat har landstinget Blekinge har påbörjat en avtalsuppföljning samt inlett planeringen för en kontorsrevision av en ultraljudsleverantör. Regionen har även fört dialog med branschorganisationen Swedish Medtechs och den nystartade fokusgruppen Sustainable Affairs. för att bland annat förankra handlingsplanen för 2018. Sustainable Affairs ses som en naturlig kontaktyta i den fortsatta branschdialogen inom området medicinteknik. Vid framställning av textilier som används inom hälso- och sjukvården finns risk att människors och arbetares rättigheter åsidosätts, inte minst vid bomullsodlingarna. Dåliga anställningsvillkor, barnarbete, slavliknande arbetsförhållande och sjukdom på grund av kemikaliehantering förekommer också. Under 2017 genomförde Region Skåne två avtalsuppföljningar kring sociala och miljömässiga krav inom sjukvårstextilier arbetskläder och engångs operationstextilier. Regionen har vidare genomfört en kartläggning av vilka märkningar som finns på marknaden samt genomfört en kartläggning över olika textilmaterial som har en positiv påverkan på miljön och vid framställning. Region Skåne föreläste om hållbar upphandling av textilier vid SOI Syd:s seminarium och berättade om hur skrivbordsrevisionen av sjukvårdstextilier ledde till en fabriksrevision i Bosnien och vad resultatet blev där. Region Skåne har också genomfört flertalet upphandling på textilområdet där man haft leverantörsdialoger och informerat om vad de sociala kontraktsvillkoren innebär.

12 SAMVERKAN OCH KAPACITETSBYGGANDE Vårt långsiktiga mål är att våra leverantörer tar ansvar för risker och möjligheter i sina leveranskedjor och därmed bidra till en hållbar utveckling. Under 2017 har vi arbetat med att förtydliga och uppdatera våra sociala krav och processer och rutiner för uppföljning. Tillsammans med SKL Kommentus har leverantörskonferenser genomförts på två orter i Sverige för att informera leverantörer om vad som krävs för att klara kraven. STRATEGISKA SAMARBETEN För att öka vår påverkansmöjlighet samt driva utvecklingen mot en hållbar utveckling samverkar vi med organisationer såväl nationellt som internationellt. Under året har arbetet med våra strategiska samarbetspartners Sykehusinnkjöp samt SKL Kommentus fortsatt och fördjupats. Vi har bland annat planerat och delat information om uppföljningar och revisioner. Tillsammans med SKL Kommentus har vi efter rapporter om brott mot arbetes rättigheter i kycklingindustrin genomfört fyra revisioner hos livsmedelsleverantörer i Thailand, Danmark samt Litauen. Norge har centraliserat all offentlig upphandling till hälso- och sjukvården och grundat hälsoföretaget Sykehusinnkjöp. I samband med det tecknade vi en avsiktsförklaring med den nya organisationen. Vi öppnade också upp för ett utökat samarbete vad gäller miljö, innovation och ökad harmonisering av krav.

13 KOMMUNIKATION Vårt långsiktiga mål är att våra intressenter ska känna till och se positivt på det nationella arbete som bedrivs. Därför var det uppmuntrande att Stockholms läns landsting och Region Jönköpings län blev tilldelade Sustainable Purchasing Leadership Council (SPLC) outstanding case-study award för bästa fallstudie i hållbar offentlig upphandling. Det nationella arbetet har också lyfts i tre externa rapporter som publicerades under året. Vi har även medverkat i externa sammanhang och under 2017 har representanter från vårt nationella arbete deltagit i flera seminarier. Bland annat under Almedalsveckan, på Uppsala universitetet, på arbets- och näringsministeriet i Helsingfors, vid Responsible Business Alliance workshop, i CSR Swedens podd: Agenda 2030 Vems agenda? EU:s Horizon 2020 konferens, i OECD som vid OSCE:s workshop om hur stater kan förhindra trafficking i globala leveranskedjor genom offentlig upphandling. Vårt arbete har även uppmärksammats i media och MedTech Magazine publicerade en artikel om Region Jönköpings uppföljning av handsktillverkare i Malaysia. TV4 uppmärksammade frågan kring läkemedel i miljön och hur landsting och regioner ställer krav.

14 EKONOMI Vi har en ekonomi i balans. Utnyttjade medel för 2017 blev lägre än beräknat varför den debiterade avgiften är lägre. Dels på grund av ej genomförda revisioner samt att kostnaderna för systemstöd blev lägre än beräknat. Intäkter IB Stockholm Västra Götaland Skåne Uppsala Södermanlands Östergötlands Jönköpings Kronobergs Kalmar Blekinge Hallands Värmlands Örebro Västmanlands Dalarnas Gävleborgs Västernorrlands Jämtlands Västerbottens Gotland Norrbottens Summa Kostnader Uppföljning & kontroll Samverkan/kapacitetsbyggande Intern kapacitetsutveckling Kommunikation Lön OH UB (ej genomförda revisioner) Summa 1 062 600 kr 568 221 kr 416 675 kr 331 211 kr 90 803 kr 71 883 kr 112 811 kr 88 038 kr 48 687 kr 60 098 kr 39 379 kr 79 992 kr 69 186 kr 73 633 kr 66 848 kr 70 601 kr 70 534 kr 60 805 kr 32 035 kr 66 238 kr 14 446 kr 62 040 kr 3 556 764 kr 1 106 293 kr 80 000 kr 300 000 kr 50 000 kr 1 640 000 kr 60 000 kr 320 471 kr 3 556 764 kr

15 Hållbar Upphandling www.hållbarupphandling.se Mail: coc.lsf@sll.se Post: Nationella kansliet Hållbar Upphandling Avdelningen SLL Upphandling och juridik Fleminggatan 20, 2 tr Box 22550 104 22 Stockholm