43 KOMMUNENS REVISORER BUDGET 2011 OCH 2012 MED PLAN FÖR 2013-2014 Sammanfattning av nämndens viktigaste effektmål och prioriterade aktiviteter Enligt kommunallagen ska revisorerna, i den omfattning som följer av god revisionssed, granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. I begreppet nämnd innefattas även styrelser. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Vi granskar även verksamheten i kommunens bolag på samma sätt som i nämnderna, med undantag av rättvisande räkenskaper som granskas av bolagets auktoriserade revisor. Lekmannarevisorsuppdragen är aktiebolagsrättsliga organ vilket kan medföra att lekmannarevisorerna kan ställas inför skadeståndsansvar om uppdraget inte genomförs på ett tillfredsställande sätt. God revisionssed för lekmannarevision i kommunala bolag har dokumenterats av Sveriges Kommuner och Landsting för att vägleda lekmannarevisorerna i deras arbete. I genomförandet av lekmannarevisionen anlitar revisorerna sakkunnigt biträde. Revisionen har formulerat följande vision: Revisionen vill både självständigt och tillsammans med kommunens nämnder och styrelser stärka och utveckla den politiska styrningen och kontrollen över verksamheterna samt pröva om verksamheterna lever upp till god ekonomisk hushållning enligt kommunens mål avseende detta. Revisionen vill utöver sin granskande roll arbeta rådgivande och stödjande så långt möjligt utan att äventyra oberoendet. För att genomföra uppdraget tar kommunens revisorer fram en revisionsplan. Planen diskuteras med Kommunfullmäktiges presidium som är revisionens budgetberedning. Planen utgår till stor del från en riskanalys som uppdateras varje år. Planen för 2011/2012 kommer inte att fastställas i sin helhet förrän under våren 2011. Detta beror på att de första tre månaderna 2011 till övervägande delen används för att avsluta 2010 års revision. Den omarbetade riskanalysen utgör ett av flera underlag för revisionsplan 2011/2012. I samband med framtagandet av denna plan görs även översiktliga planer för 2013 och 2014. Även lekmannarevisionens granskningsinsatser tas upp i plan och i denna planering samråds med respektive bolags auktoriserad revisor. De planerade granskningarna presenteras för fullmäktiges presidium och för respektive bolagsledning då överenskommelse om erforderliga resurser görs. Avseende bolagen utgör Kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv grunden för revisionens arbete. Efter granskningsinsatsernas genomförande i bolagen faktureras respektive bolag. Prioriterade frågor 2011 och 2012 med plan för 2013-2014 Revisorernas uppgifter är lagstadgade och består dels av uppgifter som är årligt återkommande och dels fördjupade granskningar av engångskaraktär. De fördjupade granskningarna väljs ut efter att en riskanalys utförts då hela kommunen gås igenom och områden som bedöms vara väsentliga och riskfyllda i första hand väljs ut. Ibland väljs områden som inte varit föremål för någon djupare granskning eller som revisorerna bedömer behöver belysas mer för att ändamålsenligheten skall kunna bedömas. Riskanalys för verksamheten under den kommande mandatperioden pågår och kommer inte att färdigställas helt förrän under våren 2011. Den analys som ligger till grund för förra årets verksamhet pekar på några områden för fördjupade granskningar. Alla har inte kunnat genomföras då vi avsatt mer medel än budgeterat för att fördjupa oss i och följa de finansiella transaktioner som blivit följden av kommunens agerande för att mildra effekterna av den s.k. räntesnurran. Vi bedömer att några av dessa tillsammans med ett antal nya områden kommer att bli prioriterade under den kommande perioden. Några områden vi diskuterar och som kan bli prioriterade under den kommande budgetperioden är: Fortsätta att följa upp nämndernas arbete med intern kontroll och särskilt fokusera på aktiviteter för att minimera riskerna för korruption. Fördjupa redovisningsrevisionen och utöka substansgranskningen. Ett fortsatt fokus på kommunens finansiella placeringar och bolagens upplåning. Granskning av nämndernas och bolagens upphandlingsverksamhet med fokus på intern kontroll. Granskning av utvalda policy- och styrdokuments aktualitet och efterlevnad.
44 Användning av den offentliga statistiken för att ta fram material som grund för fördjupade dialoger med olika verksamheter, främst avseende kvalitet och effektivitet. Följa upp bolagens arbete med intern kontroll. Fördjupa uppföljningen av bolagens efterlevnad av ägardirektiv och andra tillämpliga styrdokument. Fördjupa samverkan med Norrköpings kommunrevision och successivt genomföra gemensamma granskningar av de områden som de båda kommunerna beslutat samverka inom. Kommunens revisorer har successivt ålagts nya eller utökade uppgifter varför vi sett oss nödgade att begära en utökning av den tidigare budgetramen. Den av Sveriges Kommuner och Landsting, SKL tillsatta revisionsdelegationen som har arbetat något år har bland annat haft till uppgift att göra en översyn av God revisionssed inom kommunal verksamhet. Den nu uppdaterade goda seden utkom i form av en skrift i början av 2011 och av den framgår att kraven på den kommunala revisionen har ökats och kommer att öka ytterligare. Till detta kommer att det tillkommer arbetsuppgifter i form av Kommunalförbund som visat sig medföra utökade uppgifter även på den kommunala revisionen. Detta och ökade krav på lekmannarevisionen och granskningen från kommunens revisorer av bolagens genomförande av det kommunala uppdraget ställer krav på ett större antal revisionssammanträden och utökade insatser från de upphandlade sakkunniga biträdena. Även efterdyningarna av de stora krascherna inom finansiella institutioner har medfört ökade krav på fördjupade granskningar och mer ingående dokumentation av olika ställningstaganden. Detta har medfört ökade krav på att revisionen granskar system och rutiner i större omfattning än hittills med verifiering genom substansgranskning. Genom de nyligen avslöjade oegentligheterna i bl.a. Göteborg ökas detta ytterligare.
45 EKONOMI Driftsammandrag, tkr Bokslut Budget Budget Budget Plan Plan Verksamhet 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Intäkter -410-500 -550-550 -600-600 Personalkostnader 605 700 760 760 760 760 Adm.tjänster, lokaler 150 207 212 212 212 212 Köp av biträde 2 942 2 820 3 240 3 240 3 290 3 290 Tekniska just., pris o lön 77 77 77 77 Summa 3 287 3 227 3 739 3 739 3 739 3 739 varav kostnader 3 697 3 727 4 289 4 289 4 339 4 339 varav intäkter -410-500 -550-550 -600-600
46 KOMMUNENS REVISORER Övergripande målsättning: Revisorerna skall arbeta långsiktigt, förebyggande och framåtsyftande för att nå största möjliga effekter. Effektmål Effektmål Revisorerna skall träffa samtliga nämnders presidier och ledande tjänstemän minst en gång per år. Revisorerna skall följa upp samtliga nämnders arbete med intern kontroll och ha erfarenhetsutbyte med nämndernas IK-representanter. Revisorerna skall träffa Stadshus AB s och dess dotterbolags styrelsers presidium och bolagsledningar minst en gång per år. Revisorerna skall följa upp samtliga bolags arbete med intern kontroll. Prioriterade aktiviteter Kommunens revisorer väljer ut vilka aktiviteter som skall prioriteras under året utifrån sin väsentlighets- och riskanalys som uppdateras varje år. Analysen för 2011 och framåt är inte gjord ännu varför inte heller revisionsplanen för 2011-2012 är fastslagen. Nedanstående områden kan komma att ändras när revisionsplanen är slutligt fastställd. Beskrivning Fortsätta att följa upp nämndernas arbete med intern kontroll och särskilt fokusera på aktiviteter för att minimera riskerna för korruption. Fortsatt fokus på bolagens upplåning och kommunens placeringar. Granskning av nämndernas och bolagens upphandlingsverksamhet med fokus på intern kontroll. Granskning av utvalda policy- och styrdokuments aktualitet och efterlevnad. Användning av den offentliga statistiken för att ta fram material som grund för fördjupade dialoger med olika verksamheter, främst avseende kvalitet och effektivitet. Följa upp bolagens arbete med intern kontroll. Fördjupa uppföljningen av bolagens efterlevnad av ägardirektiv och andra tillämpliga styrdokument. Fördjupa samverkan med Norrköpings kommunrevision och successivt genomföra gemensamma granskningar av de områden som de båda kommunerna beslutat samverka inom. Uppföljning
47 Nämndens förändringar år 2011-2012 jämfört med budget 2010 Belopp netto tkr Budget 2011 Budget 2012 Plan 2013 Plan 2014 Förändringar inom ram Utökade intäkter, främst från kommunens bolag -50-50 -100-100 Utökade köp av biträde, främst avseende bolagsgranskningar 40 40 90 90 Ökade kostnader för fler sammanträden med bolagsledningarna 10 10 10 10 Summa förändring inom ram 0 0 0 0 Förändringar utom ram (se förklaring nedan) 1) Ökade behov av köp av biträde 380 380 430 430 2) Behov av fler sammanträden och förrättningar 50 50 50 50 3) Ökade kostnader för lokaler och administrativa tjänster 13 13 23 23 Summa förändring utom ram 443 443 503 503 4) Max ökade kostnader för dubbel revision 96 tkr kan tillkomma för 2011. (Det faktiska beloppet regleras när omvalen är gjorda.) Förklaringar till punkterna ovan: 1) Kraven på att revisorerna skall djupgranska i större omfattning har successivt ökat och kommer enligt SKL att öka än mer de närmaste åren. Linköpings kommuns revisorer har dessutom fått nya arbetsområden, bl.a. kommunens hantering av finansiella placeringar. Redan innan saknades resurser att genomföra alla de granskningar som borde göras enligt god revisionssed inom kommunal verksamhet. Revisorerna har prioriterat hårt och i viss utsträckning förlitat sig på den allmänna känslan att Linköpings kommun är välskött. Tyvärr är inte detta tillräckligt varför revisorerna nu sett sig nödsakade att begära mer resurser för att i något högre grad kunna leva upp till god revisionssed. Med resursförstärkningen utökas möjligheten till granskningar med ca 300 timmar vilket ger möjlighet till ytterligare minst en fördjupad granskning av verksamhet och mer granskning av system och rutiner genom registeranalyser och substansgranskning så att revisorerna får ett bättre underlag för bedömningen av ansvarsutövandet. För 2013-2014 begär revisorerna ytterligare 50 tkr vilket i grunden är ännu en anpassning till att närmare leva upp till god revisionssed. År 2013 kommer Linköpings kommuns revisorer att vara värdar för den 65:e årliga primärkommunala revisionskonferensen då alla kommuner i Sverige med 70 000 invånare eller fler deltar. Det brukar vara runt 200 deltagare. Detta kommer med naturlighet att ta en del av resurserna i anspråk varför den begärda extra utökningen detta år inte i sin helhet kommer att resultera i mer granskning vilket det är tänkt att göra för 2014. Under 2013 kommer även upphandling av sakkunniga biträden för 2014 och framåt att genomföras varför denna budgetpost får anpassas efter resultatet av upphandlingen. 2) I den utökade summan ingår de tidigare beslutade 7 tkr varför tillägget utgör 43 tkr. Anledningen är att behovet av sammanträden och förrättningar redan idag är större än budgeten medger. Räddningen idag är att revisorerna till övervägande delen är pensionärer och att det därmed endast marginellt förbrukas några ersättningar för förlorad arbetsinkomst. Skulle den nya revisionen bestå av förtroendevalda med rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst kommer inte detta äskande att räcka. Alla ökningar av antalet sammanträden och förrättningar som avser bolagen eller kommunalförbund betalas av dessa så de påverkas inte av denna budgetökning. 3) I denna post är det ett flertal småposter som tillsammans ger det utökade beloppet. Den största posten utgörs av avgifter till LKData för köp av utdrag ur databaserna för ekonomi och löner. Revisorerna har getts möjlighet att utöka granskningar av system och rutiner vilket medför att kostnaden för köp av registerutdrag ökar vilket är nödvändigt för att kunna genomföra registeranalyser. En annan delpost är att revisorerna har fått ökade kostnader avseende IT-material och då främst toner till den nyligen hyrda färglaserskrivaren. Revisorerna ser även över sin tekniska utrustning och kommer att hyra ytterligare utrustning från LK Data, i första hand en ny kanon. 4) Extrakostnaden för att 2010 års revisorer verkar fram till och med april 2011 samtidigt som de nyvalda revisorerna inleder sin granskning kommer att redovisas när utfallet är klart efter april månad.
48