LANDSTINGETS REVISORER Norrbottens läns landsting Revisionsstrategi 2011 2014 Fastställd 2011-04-27
Innehållsförteckning 1 BAKGRUND... 3 1.1 Den kommunala revisionens uppgift utgår från fullmäktige... 3 1.2 Skillnader mellan privat och kommunal revision... 3 2 GOD REVISIONSSED... 3 3 REVISIONSPROCESSEN... 5 3.1 Revisionsplanering... 5 3.2 Väsentlighet och risk inkl omvärldsanalys/aktuella frågor... 5 3.3 Revisionsplan... 6 3.4 Projektplaner... 6 3.5 Tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner... 6 3.6 Ansvarsutövande... 6 3.7 Veckobrev och protokoll... 7 3.8 Fördjupade revisionsprojekt... 7 3.9 Delårsrapporter... 7 3.10 Årsredovisning... 7 3.11 Intern kontroll... 7 3.12 Revisionsrapporter och granskningssammandrag... 8 3.13 Prövning och revisionsberättelse... 8 4 SAMORDNAD REVISION... 8 5 SAKKUNNIGA BITRÄDEN... 8 2 of 8
1 BAKGRUND 1.1 Den kommunala revisionens uppgift utgår från fullmäktige I kommuner och landsting utövas den yttersta beslutanderätten av fullmäktige. Ansvaret för beredning av ärenden, verkställighet och förvaltning ligger på förtroendevalda i styrelser och nämnder, utsedda av fullmäktige. Det ligger därför i fullmäktiges intresse att kontrollera att verksamheten inriktas och bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. De förtroendevalda revisorerna är ett viktigt instrument för denna kontroll. 1.2 Skillnader mellan privat och kommunal revision I privat verksamhet är, förenklat uttryckt, målet pengarna och medlen verksamheten. I kommunal verksamhet är förhållandet precis tvärtom, målet är den verksamhet som bedrivs och medlen är pengarna. Denna skillnad återspeglas också i det regelverk som styr respektive revision, aktiebolagslagen respektive kommunallagen. Vid kommunal revision läggs tyngdpunkten på utvärdering av ändamålsenlighet, effektivitet och måluppfyllelse. 2 GOD REVISIONSSED Med anledning av de successiva förändringar i praxis och tillämpning som sker, och framför allt på grund av revisionsutredningen, har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) gjort en uppdaterad uttolkning och dokumentation av God revisionssed i kommunal verksamhet 2006. Skriften lyfter fram och förtydligar revisorernas uppdrag ansvarsprövningen och dess innebörd, samt revisionsprocessen, det vill säga revisionsarbetets innehåll. När det gäller uppdraget, ska revisorerna årligen granska: all verksamhet som bedrivs inom nämnder och styrelser samt eventuella fullmäktigeberedningar; årsredovisningen, inklusive den sammanställda redovisningen som även omfattar verksamhet som bedrivs i andra juridiska personer; de kommunala företagen genom de revisorer och lekmannarevisorer som utses i dessa; revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Begreppen årligen granska all verksamhet, betyder att revisorerna för varje nämnd och styrelse varje år ska granska och bedöma: 3 of 8
ändamålsenlighet om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål och följer andra beslut, lagstiftning, avtal och föreskrifter, det vill säga dess effektivitet och kvalitet; ekonomi om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra, det vill säga dess produktivitet och om det råder god hushållning; räkenskaper om verksamhetens redovisning upprättas i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed, det vill säga är rättvisande; intern kontroll om den kontroll som sker inom nämnderna är tillräcklig, det vill säga tillfredsställande styrning, uppföljning och kontroll samt tillförlitlig säkerhet Revisionsprocessen omfattar hela det revisionsarbete som revisorerna gör under ett revisionsår, från väsentlighets- och riskanalys och planering till och med den slutliga årliga bedömningen i revisionsberättelsen. Revisionsprocessens grundstomme är analys av väsentlighet och risk. Analysen ska föregå alla prioriteringar och urval, såväl i årlig revisionsplan som vid avgränsningar och preciseringar i de enskilda projektplanerna. Analysen av väsentlighet och risk ska dokumenteras av revisorerna. Andra viktiga delar i revisionsprocessen är: Revisionsplaneringen, som ska ske med flerårigt perspektiv i en revisionsstrategi, på årsbasis i en årlig revisionsplan, samt genom de enskilda projektplanerna. Genomförandet, från introduktion och faktainsamling, genom analys, resultat och verifiering till slutlig rapport. Kommunikation, rapportering, dokumentation och uppföljning. Ansvarsprövningen. Utgångspunkten för revisionen är helhetssyn. Alla granskningsinsatser planeras och genomförs så att de stödjer varandra. De olika granskningsinsatserna under ett revisionsår planeras logiskt i tid för att revisionen ska bli effektiv. Varje granskning utgör en grund, och skapar därmed mervärde, för kommande revisionsinsatser. Den årliga revisionsprocessen består av följande delar: Väsentlighet och risk inkl omvärldsanalys/aktuella frågor Upprättande av revisionsplan Granskning av tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner Ansvarsutövning Protokoll och delårsrapporter Fördjupade projekt Årsredovisning och den samordnade revisionen Intern kontroll och uppföljning Prövning av ansvarsutövandet samt revisionsberättelsen 4 of 8
Modellen nedan beskriver hur den årliga granskningen av landstingets verksamheter ska planeras och genomföras under året. Syftet är att ge underlag till bedömningen av ansvarsfrihet för styrelsen, fullmäktigeberedningarna, demokratiutskottet och patientnämnden. 3 REVISIONSPROCESSEN 3.1 Revisionsplanering 3.2 Väsentlighet och risk inkl omvärldsanalys/aktuella frågor Revisionsmodellen fortsätter med en analys av väsentlighet och risk. Utgångspunkten är att revisionsarbetet ska inriktas på väsentliga områden där det kan finnas risk för att väsentliga fel uppstår som kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning. Väsentlighets- och riskanalysen omfattar landstingets samtliga verksamheter, inklusive den verksamhet som bedrivs i landstingets företag. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå för landstinget eller för enskilda medborgare vid fel eller misskötsel. Konsekvenserna kan vara ekonomiska, politiska, verksamhetsmässiga eller förtroenderelaterade. I analysen av risk värderas sannolikheten för att olika grader av fel eller misskötsel kan uppstå. Risken måste bedömas inom varje väsentligt område. Även de enskilda revisionsprojekten inleds med en väsentlighets och riskanalys inom det aktuella verksamhetsområdet för att precisera och avgränsa vad som ska granskas. 5 of 8
Väsentliga förhållanden i omvärlden som revisionen tar hänsyn till i planeringen av sin verksamhet, genom att samla, strukturera och visualisera information om viktiga externa förhållanden. Omvärldsanalysen görs dels i samband med den väsentlighets- och riskanalys som inleder revisionsplanering, dels löpande under året. 3.3 Revisionsplan Med utgångspunkt från väsentlighets- och riskanalysen och tillgänglig resursram, gör revisorerna en prioritering mellan aktuella revisionsområden. För varje år utarbetar revisorerna därefter en översiktlig revisionsplan. Denna beskriver de granskningsprojekt som ska genomföras under året. Revisionsplanen kommuniceras landstingsinternt och externt revisorernas hemsida. Revisorerna upprättar även en intern, detaljerad revisionsplan som används för den löpande resursuppföljningen per projekt. Revisorerna och lekmannarevisorerna styr som uppdragsgivare omfattning och inriktning på de sakkunnigas insatser genom revisionsplanen och projektplaner för de enskilda granskningarna. 3.4 Projektplaner För varje projekt upprättar de sakkunniga en projektplan. Här anges: projektets bakgrund och konkretiserad väsentlighet- och riskanalys revisionskriterier revisionsfråga och kontrollmål eventuella avgränsningar metod utförande (projektstart- och slut) projektorganisation (projektledare- och medarbetare) hur projektet ska rapporteras resursåtgång. 3.5 Tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner Granskningen inriktas mot de mest väsentliga och riskfyllda delarna av landstingets redovisning, system och rutiner. Granskningsresultatet utgör en viktig grund för granskning av styrelsens ansvarsutövande och för granskning av årsredovisning och delårsrapporter. 3.6 Ansvarsutövande Med ansvarsutövande menas, generellt, nämndernas/motsvarande aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Revisorerna bedömer med hjälp av olika typer av granskningar och hearings om ansvarsutövandet är tillfredsställande. Granskningen av landstingsstyrelsens ansvarsutövning inriktas på ledning, samordning och uppsikt över all verksamhet. Även fullmäktigeberedningarna och patientnämnden ska granskas inom ramen för ansvarsutövandet. Dessa granskningar har en mer begränsad omfattning. 6 of 8
3.7 Veckobrev och protokoll Protokoll och veckobrev belyser på övergripande nivå såväl divisionernas verksamhet som verksamheten hos de olika politiska organen under året. Dessa granskas av de sakkunniga löpande under året. 3.8 Fördjupade revisionsprojekt De fördjupade revisionsprojekten som utförs under året aktualiseras vid väsentlighets- och riskanalysen samt ur information inhämtad vid hearings och träffar med styrelsen eller verksamhetsföreträdare. Även den löpande granskningen av delårsrapporter och protokoll ger underlag till vilka områden som kan bli aktuella för granskning. Revisionsprojekten kan ha olika bredd och djup, d.v.s. omfatta en eller flera verksamheter på en övergripande eller djupgående nivå. De kan avse gemensamma funktioner eller processer. Varje revisionsprojekt inleds med en väsentlighets- och riskanalys av det speciella projektet. Det är i samband med denna analys projektets inriktning samt bredd och djup avgörs. Revisionsprojekten ska bemannas med sakkunniga så att det är möjligt att göra en helhetsbedömning av de komponenter som bedömdes som viktiga ur väsentlighet och risksynpunkt. Projektens inriktningar kan ha sin tyngdpunkt antingen i granskning av ändamålsenlighet eller kontroll av räkenskaper. De flesta projekt bör innehålla både en effektivitetsaspekt och en bedömning av räkenskaperna. Fördelarna med att samtliga projekt innehåller dessa två perspektiv är att en bättre helhetsbedömning av landstingets verksamhet uppnås. 3.9 Delårsrapporter Syftet med granskningen är att ge landstingets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som landstingsfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till landstingsfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. 3.10 Årsredovisning Granskningen av årsredovisningen syftar till att pröva om landstingets totala årsredovisning, inklusive den sammanställda redovisningen, är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed, det vill säga rättvisande i kommunallagens mening. Med rättvisande räkenskaper menas i allt väsentligt: Materiellt rätt (alla tillgångar och skulder existerar och avser landstinget) Rätt periodiserat (alla inkomster och utgifter avser redovisningsåret) Formellt rätt (redovisningen har upprättats enligt lagstiftning och god redovisningssed) 3.11 Intern kontroll Landstingsstyrelsen ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna ska genom sina granskningar ta fram underlag för att bedöma om styrelsens fullgör fullmäktiges uppdrag och säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Uppföljning om revisorernas synpunkter beaktas sker återkommande dels via revisorernas egna uppföljningar men sker även via den uppföljning av revisionsrapporterna som landstingsdirektören årligen initierar. 7 of 8
3.12 Revisionsrapporter och granskningssammandrag Varje projekt sammanfattas som regel av de sakkunniga i en revisionsrapport. Revisionsrapport och revisionsskrivelse expedieras i enlighet med gällande Arbetsordning samt hålls tillgängliga på revisionens webbsida. Större projekt sammanfattas också i ett granskningssammandrag. Här beskrivs kortfattat projektets uppdrag och syfte, revisionsrapportens slutsatser samt revisorernas bedömning av projektets resultat. Aktuella granskningssammandrag finns tillgängliga på revisorernas webbsida. 3.13 Prövning och revisionsberättelse Resultatet av samtliga granskningar ger sammantaget revisorerna underlag för uttalandet via revisionsberättelsen om att tillstyrka eller avstyrka ansvarsfrihet, att rikta anmärkning eller i övrigt framföra kritik och synpunkter med anledning av årets revision. Revisorernas ställningstagande i ansvarsfrihetsfrågan omfattar all verksamhet som bedrivs av landstingsstyrelsen beredningar/nämnder samt enskilda ledamöter. 4 SAMORDNAD REVISION Någon eller några av de förtroendevalda revisorerna som valts för granskning av nämndernas verksamhet ska alltid utses till lekmannarevisor i de aktiebolag där landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier. Det samma gäller för stiftelser där landstinget är ensam huvudman (stiftare). Även i de bolag och stiftelser där landstinget har ett avgörande inflytande utser fullmäktige lekmannarevisor. Lekmannarevisorernas granskning av bolagen och stiftelserna har samma utgångspunkt som granskningen av landstingets övriga verksamheter. Det innebär att det är ur kommunallagens perspektiv, och enligt god revisionssed i kommunal verksamhet, som även dessa granskningar ska genomföras. Lekmannarevisorernas granskningsrapporter ska bifogas de förtroendevaldas revisionsberättelse. Landstingets revisorer har antagit ett internt handlingsprogram Policy för samordnad revision. 5 SAKKUNNIGA BITRÄDEN Revisorerna och lekmannarevisorerna biträds av sakkunniga med god kunskap om kommunal verksamhet, förvaltning och organisation och dess förutsättningar t ex om gällande lagstiftning. Revisionen inom Norrbottens läns landsting anlitar externa sakkunniga att biträda i revisionsinsatserna. Dessa upphandlas i enlighet med upphandlingslagens bestämmelser. 8 of 8