Nämndledamöters ansvar Oxelösund 2015-11-17
Dagens program - Nämndens ansvar - Beslutsfattande - Styrelsens särskilda uppdrag - Juridiskt ansvar - Intern kontroll - Ansvarsprövning - God ekonomisk hushållning
Inledning och bakgrund Styrelsen, nämnder och beredningar har sitt uppdrag från fullmäktige Uppdraget ges i mål, riktlinjer, lagstiftning och andra regler Med detta följer ett uppdrag och en skyldighet att ansvara för nämndens verksamhet De förtroendevalda har det yttersta ansvaret för den kommunala förvaltningen Ansvar och transparens är centralt för verksamhetens förtroende och legitimitet Page 3
Medborgaren ska kunna förutsätta att verksamheten drivs i enlighet med fullmäktiges styrning förutsätta att verksamheten är rättssäker och effektiv veta vad som beslutats och resultat av detta Ansvaret aktualiseras i och med fullmäktiges årliga ansvarsprövning överensstämmer nämndens verksamhet med uppdraget Detta är ett led i den representativa demokratin Page 4
Uppdraget regleras i lag Kommunallagen 4 kapitlet - De förtroendevalda 6 kapitlet - Styrelsen och övriga nämnder 9 kapitlet - Revisorerna uppdrag Page 5
Krav? Förväntningar? Styrning? Möjligheter? Begränsningar? Kontroll? Page 6
Nämndens verksamhetsansvar Ansvaret i nämnden i grunden gemensamt kollektivt Förvalta och genomföra verksamhet Se till att verksamheten bedrivs enligt fullmäktiges mål och riktlinjer och enligt gällande föreskrifter och lagar Fatta beslut inom ramen för nämndens uppdrag Se till att den interna kontrollen är tillräcklig Se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Redovisa/återrapportera uppdrag till fullmäktige Verka för samråd med de som nämnden tjänar Ovan gäller även då kommunal angelägenhet lämnats till annan Page 7
Styrning och uppföljning vid drift av annan Nämndens ansvar detsamma som vid egen verksamhet Förfrågningsunderlag och avtal är centrala Möjliga medel för styrning Kvalitetskav Modell för uppföljning och rapportering Sanktioner vid eventuella avvikelser Agera om rapportering strider mot kontraktet Ny bestämmelse 1 januari 2015 Kommunal angelägenhet som utförs av annan ska genom avtalet försäkra information för allmänhetens insyn i hur den utförs Page 8
Aktivitetskrav Nämndens ansvar för verksamhet och för att följa fullmäktiges uppdrag gäller varje enskild ledamot Närvara vid nämndens sammanträden Följa mål, beslut och föreskrifter Inte agera utanför förutsättningar och ramar Förbereda sig och sätta sig in i ärenden Bevaka en tillfredsställande beredning för underlag till beslut Kräva bättre beredning - yrka på återremiss och begära extra sammanträde Komma med alternativa förslag Får väcka ärende i sin nämnd Page 9
Delta i beslutsfattandet Ställa krav på information och återrapportering från verksamhet och hur den presenteras Page 10
Reservationsrätt Reservationsrätten utnyttjas vid beslutsfattande Markera mening som avviker från majoriteten Kan frita från eventuellt juridiskt ansvar Medför inte krav på alternativt förslag Måste dock delta i avgörandet Motiveras eller blank Skriftlig eller muntlig Ska anmälas innan sammaträdet avslutas Page 11
Att avstå från beslut Ledamot har rätt att avstå från att delta i omröstning och beslut Kan vara i strid mot aktivitetsansvaret Ordförande skyldig att rösta när det behövs för ärendets avgörande Röstplikt vid myndighetsutövning mot enskild Ledamot är ansvarig för nämndens beslut om inte aktivitetskravet är uppfyllt lagt fram alternativa förslag reserverat sig mot nämndens förslag till förmån för eget eller alternativt förslag Page 12
Ordförandes särskilda ansvar Möjlighet och skyldighet att inta mera aktiv roll Ansvar före, under och efter mötet Se att det tas fram tillräckliga beredningsunderlag Ansvar att ta initiativ där så krävs Skyldig att rösta när det behövs för ärendets avgörande Särskild kritik kan riktas från revisionen mot ordförande Page 13
Kommunstyrelsens särskilda uppdrag Samma uppdrag som alla andra nämnder, men. Vid sidan om grunduppdraget särskilda uppdrag att: leda, samordna och ha uppsikt över.övriga nämnder, eventuella kommunförbund och kommunens företag Ansvar över den ekonomiska förvaltningen För ofta kommunens talan Alltid rätt att yttra sig i ärenden till fullmäktige Page 14
Förtroendevaldas juridiska ansvar Juridiskt ansvar kan medföra rättslig påföljd Handlande eller underlåtenhet att handla Två former av ansvar Straffansvar Skadeståndansvar Page 15
Straffansvar Tjänstefel oaktsamhet eller underlåtenhet vid myndighetsutövning, mutbrott, brott mot tystnadsplikt Brott som ej är specifika för offentlig sektor Skadeståndsansvar Saknas regler i kommunallagen Skadeståndslagen brott som medfört förmögenhetsskada kan innebära krav på ersättning av förlust Fullmäktige kan rikta skadeståndsanspråk - ansvar prövas i domstol aldrig hänt i praktiken Page 16
Intern kontroll en central fråga för revisorerna För att förebygga, upptäcka och åtgärda risker. Systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner. Utformas för att på en rimlig nivå säkerställa: att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig att de regler och riktlinjer som finns för verksamheten följs att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs Page 17
Struktur för den interna kontrollen i Oxelösund Page 18
Kommunfullmäktiges ansvarsprövning Del av den demokratiska kontrollen: Årlig ansvarsprövning i fullmäktige Revisionen ger underlag Vad betyder det: Led i styrningen Formell funktion Signaler till medborgarna Page 19
Nämnder prövas årligen utifrån generella ansvaret det lagstadagande uppdraget Fullmäktiges ställningstagande i ansvarfrågan: Revisionsredogörelsen Revisionsberättelsen Revisionen är: Självständigt kommunrättsligt organ Granskar självständigt nämndernas verksamhet Ska präglas av objektivitet och saklighet Utan partipolitisk hänsyn Page 20
Grunder för revisorerna kritik: Bristande måluppfyllelse Bristande styrning, ledning, uppföljning, kontroll Förtroendeskada immateriell skada Ekonomisk skada Obehörigt beslutsfattande Icke lagenligt verksamhet, brottslig gärning Otillbörlig beredning av ärenden Ej rättvisande redovisning Page 21
Praxis är att ledamöter lämnar sitt uppdrag om fortsatt ansvarfrihet inte beviljas Fullmäktige kan också besluta att ledamöter ska skiljas från sitt uppdrag då ansvarfrihet ej ges - individuellt ansvarsutkrävande Ledamot agerat självsvåldigt och i strid med lag, beslut eller riktlinjer Ledamot haft befogenhet/skyldighet att agera men ej gjort det Enskild ledamot kan också undantas kritik som riktas mot nämnden Individuellt ansvar kan aktualiseras gällande ordförande som har särskilda befogenheter och skyldigheter Page 22
KL ger ej preciserade anvisningar om på vilka grunder anmärkning ska framställas eller ansvarfrihet ej ska tillstyrkas revisorerna måste göra egen bedömning Revisorerna bedömning görs utifrån lag och God revisionssed Page 23
God revisionssed SKL har tagit på sig uppdraget att successivt uttolka, dokumentera och fastställa god revisionssed.. utgår från den kommunala sektorns förutsättningar och förhållanden tar vid där lagstiftningen slutar, fyller på och uttolkar uppdraget och hur detta ska utföras, är inte reglerad i författning eller föreskrift eller på annat sätt fastställd av en myndighet, formas och utvecklas successivt över tiden av revisorerna själva Page 24
God revisionssed i kommunal verksamhet avser principer, processer och tillvägagångssätt i granskning och bedömning. Den avser också revisorernas förhållningssätt i uppdraget och till dess förutsättningar. God revisionssed är de föredömliga och goda principer samt tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna där revision utförs. Med allmänt vedertagen menas den praxis som råder i en kvalitativt representativ krets av revisorer. Page 25
Ansvaret i praktiken Styra, följa upp, kontrollera, vidta åtgärder Utgår från Fullmäktiges uppdrag, mål, beslut samt lagstiftning och föreskrifter som styr verksamheten Tolkar och konkretiserar fullmäktiges uppdrag till egna mål, planer, uppdrag, aktiviteter Lägger fast budget, organisation, delegationsbestämmelser, eventuella riktlinjer Page 26
Löpande I vilken form verksamheten ska bedrivas (upphandling, förändring) Lägga fast kvalitetskrav Kontakt med medborgare, brukare Bestämma inriktning på uppföljning Bedöma risker i verksamheten intern kontroll Ställa krav på återrapportering - vad, hur Analysera resultat besluta om åtgärder, förändringar Utvärdera, analysera, omprioriteras, revidera Rapportera till fullmäktige i särskilda uppdrag Initiera ärenden till fullmäktige om uppdrag ej kan fullföljas Page 27
Lästips! Kommunallagen SKL: Ansvarsprövningen i fullmäktige SKL: Fullmäktiges ansvarsprövning. Formella krav och praktisk hantering SKL: Förtroendevald i upphandlingsprocessen SKL: Insyn för styrning och uppföljning SKL: (2014) God revisionssed i kommunal verksamhet SKL: På den säkra sidan. Om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och landsting Riberdahl, Kurt: (2002) Det kommunala förtroendeuppdraget. Rättsliga villkor och förutsättningar Bildspelet finns på hemsidan: http://www.oxelosund.se/index.php?id=2978 Page 28
Tack för att ni lyssnat! Lena Brönnert lena.bronnert@se.ey.com Page 29