KommITS Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2011/2012
Styrelsen får härmed lämna följande verksamhetsberättelse: Allmänt Under verksamhetsåret, så har föreningen haft två konferenser. Vår höstkonferens genomfördes i Göteborg tillsammans med Sambruk. Det börjar bli en tradition att ha höstkonferensen tillsammans med Sambruk och som vi upplever som mycket positivt. Vårens konferens genomfördes i Karlstad på ett mycket bra sätt. Det var många som vid utvärderingen uttryckte att detta var KommITS bästa konferens. Medlemsantalet är idag 167 kommuner. Vi har under året ökat med 5 medlemmar. Vi har tappat några kommuner och några har tillkommit, men vi har under de senaste åren ökat med några medlemmar varje år. Styrelsen ser gärna att förslag kommer från medlemmarna om hur vi kan arbeta för att ytterligare öka samverkan mellan våra medlemskommuner eller annat ni vill påverka. Föreningens mål är: Att bidra till att medlemmarna uppnår en effektiv kommunal verksamhet med hjälp av IT Målet ska uppnås genom att: 1. Förse medlemmarna med kommunrelaterad IT-information 2. Bidra till samverkan mellan kommuner i IT-projekt och skapa förutsättningar för nätverksbyggande och erfarenhetsutbyte 3. Skapa ökad insikt om IT:s betydelse i den kommunala verksamheten 4. Vara kanal för leverantörer, myndigheter och andra organisationer för informationsutbyte och dialog. Föreningen anlitar sedan 2007 Timing Scandinavia i Stockholm för genomförande av våra konferenser och produktion av vår tidning KommITS som utkommer med 4 nummer per år. Föreningens kansli, ekonomi och administration av föreningens webbsida www.kommits.se sköts av föreningens styrelse. Styrelsen har under året bestått av följande personer: Torbjörn Larsson, ordf., Falkenbergs kommun Christian Bonfré, v ord., Svenljunga kommun Lars Flintberg, sekr., Sandvikens kommun Marianne Olofsson, kassör, Munkedals kommun Anette Knutsson, Strömstads kommun Åke Nygren, Leksands kommun Jörgen Sandström, SKL Lennart Smith, Gävle kommun Yvette Heika Mukka, Järfälla kommun Inge Hansson, Karlstad kommun Styrelsearbetet Styrelsen har haft 11 protokollförda möten och har träffats vid 2 tillfällen under året för planering utöver konferenstillfällena. Styrelsemötena genomförs i första hand som telefonmöten. Sid 2 (11)
Utöver styrelsemötena så har styrelsen under året varit indelad i följande arbetsgrupper. Programrådet arbetar med att vaska fram namn på intressanta huvudföreläsare och ta emot förslag på föredrag, granska dem och sätta ihop programtablån tillsammans med Timing Scandinavia inför våra konferenser. Till varje konferens utses en konferensgeneral som har huvudansvaret för konferensen i styrelsen och som är kontaktperson gentemot vår partner Timing Scandinavia. Redaktions- och webbrådet har som uppgift att arbeta med innehållet i tidningen tillsammans med den reporter som skriver artiklarna till tidningen och att granska tidningen innan utgivning. Styrelsen ser det som viktigt att utveckla tidningens innehåll för att visa på det som händer ute hos kommunerna. Tidningen distribueras till alla kommuner utöver medlemskommunerna. Under året har också gruppen arbetat med att vidareutveckla föreningens hemsida. Internationella rådet som arbetar med våra vänföreningar och samarbetsorganisationen LOLA. Föreningen representeras av rådet i samband med LOLA:s arbetsmöten. Leverantörsråd som ansvarar för föreningens kontakter med leverantörer inför våra konferenser. Avtalsgrupp som arbetar med avtalet med vår partner Timing Scandinavia. Konferenser Riksmötet 2011 hölls den 8-10 november på Quality Hotel 11 Eriksbergshallen, Göteborg. Temat för 2011-års Höstkonferens var "Från mappar till appar - plattformar och processer för framtiden". Det var ca 320 deltagare, ca 220 kommundeltagare och 100 deltagare från våra leverantörer. KommITS och Sambruk arrangerade denna konferens tillsammans och det var tredje året i rad som föreningarna gjorde det med sina höstkonferenser. Anna Bellman var konferencier. För att leva som man lär hade Anna fixat så att alla föreläsare kom med på bild (tillsammans med henne själv) genom att titta in i en läsplatta och säga smile. Konferensen inleddes på tisdagskvällen med Jan Eliasson som berättade om sina uppdrag som internationell förhandlare i olika krishärdar och han delade med sig av sina tips om hur man blir en bättre förhandlare. Kvällen avslutades med mingel och nätverkande bland våra utställare. På onsdagen inleddes dagen med Jonas Söderström och hans bok "Jävla skitsystem". Denna bok fick alla som genomförde utvärderingen under konferensen som en ebok. Under dagen genomfördes ett stort antal seminarier och ett antal projektmöten för Sambruk. Dagen avslutades med Stefan Sauk. På kvällen var det middag och trevlig underhållning av lokala förmågor från Göteborg. Sid 3 (11)
På torsdagen inleddes dagen med David Lega som bl a berättade om hur han genomförde Göteborgs-varvet och vilka utmaningar som det var för honom. Sedan fortsatte dagen med seminarier och besök hos utställarna. Anette Knutsson och Marianne Olofsson från KommITS och Lotta Ruderfors från Sambruk var konferensgeneraler för konferensen. Vårkonferensen 2012 hölls den 8-10 maj på Karlstad CCC, Karlstad Kommits vårkonferens 2012 avhölls i Karlstad och i det nya konferenscentrat Karlstad CCC. Rubriken för konferensen var "Sociala medier i kommunens tjänst". Det var 188 deltagare från 46 kommuner, 10 internationella gäster och 41 partners som besökte konferensen. Konferensen inledes av moderatorn Anna Bellman som var ciceron för hela konferensen. Först ut av talarna var Karlstads kommuns kommundirektör Anna Sandborgh som pratade om användningen av sociala medier i kommunerna och vilka nya kommunikationsvägar detta är mellan kommunerna och invånarna. Men oavsett media så är det viktigt att hålla det enkelt, nära och personligt i kontakten. Nästa talare var Therese Reuterswärd som talade om hur kommunerna kan använda sociala medier och sedan pratade Thomas Sellig om att Facebook får inte bara bli en kopia av kommunens hemsida utan här krävs nya former för succé. Förkvällen avslutades med en paneldebatt med talarna som var mycket uppskattat. Hela konferensen hade ett gediget innehåll med key-note talare som Martin Deinoff, Fredrik Marcus, Elaine Ekswärd, Olof Röhlander och som avslutning Karlstads egen hockeyprofil Håkan Loob som återgav händelser från sin karriär men även om sitt nuvarande ledarskap i Färjestads BK. Det var många intressanta break-outs som behandlade många intressanta frågeställningar för IT inom kommunerna. Våra partners hade ordnat en bra lounge där många frågor diskuterades och en och annan nyhet kunde också beskådas. Helt nya koncept som Pacha Kucha och i samtal med användes för att förnya våra konferenser. Vårkonferenserna besöks alltid av Kommits systerorganisationer runt om i världen och i år hade vi besök av USA, England, Holland och Belgien. Under konferensmiddagen delade Kommits ut ett antal priser för goda insatser inom kommunal IT. Karlstads kommun fick pris för årets IT-projekt, "Karlstad ska bli huvudstad på Facebook". Ingen konferens utan våra partner och ATEA fick pris för årets Kommits-partner, "ATEA uppfyller till fullo sitt åtagande som partner vilket ger en större interaktion med oss kommundeltagare. Till sist utsåga Åsa Zetterberg från SKL till årets IT-personlighet. Åsa har gjord extraordinära insatser för att sätta IT på dagordningen med sitt arbete med bl a e-blomlådan och CESAM. Förutom äran så får pristagaren även ett resestipendium till Kommits vänförening SOCITM:s konferens hösten 2012. Mer om priserna och motiveringen finns nedan. Inge Hansson, konferensgeneral. Årets IT-personlighet KommITS utsåg SKL:s Åsa Zetterberg till Årets IT-personlighet i samband med konferensen. Motiveringen lyfter fram hennes arbete med att Sid 4 (11)
Den fullständiga motiveringen löd: Vinnaren kännetecknas av ett otroligt driv och engagemang i allt hon gör, en projektledare och doer som aldrig lämnar något åt slumpen, allt skall rulla, både inom och utanför teamet. En klar lagledare vilket också speglar hennes engagemang även utanför arbetet. En offentlig rikskändis som arbetar strategiskt för att vi kommuner skall synas, märkas och utvecklas framför allt med hjälp av IT, en nytänkande individ inom e-tjänster och de forum som byggs upp kring det. En klar ambassadör för oss som jobbar med kommunal IT på ett positivt och framåtsträvande sätt, alltid positiv och glad. Årets IT-projekt Juryns motivering: Att hitta nya vägar till dialog med invånarna ger ökat förtroende för kommunal verksamhet. Att bege sig dit där privatpersoner och företag finns utmanar både tradition och inarbetade mönster och det kräver mod hos både medarbetare och ledning. Att ta steget ut på nätet, i de sociala medierna, har gjort pristagaren till den mest framgångsrika kommunen på Facebook, med mer än 15000 "likes". Vi väljer att ge priset för Sveriges mest framgångsrika IT-projekt 2012 till Karlstads kommun för sin kraftfulla och strategiska satsning på social medier. Årets partner Juryns motivering: Priset som årets Kommits partner får man inte för lång och trogen tjänst. Men årets partner har varit med på många av våra konferenser och är en återkommande och uppskattad partner. Årets partner är alltid aktiv och bidrar med breakouts-pass, keynotes eller andra aktiviteter. En viktig del för att bli årets Kommits partner är att inte bara vara en utställare utan även vara en del av konferensen och delta i våra föreläsningar mm. Då det är ett utmärkt tillfälle att ta del av de ämnen vi på kommunerna tycker är aktuella. Årets partner uppfyller detta till fullo vilket ger en större interaktion med oss kommundeltagare. Till slut så arbetar vi hela tiden med att göra våra konferenser bättre. En viktig del i det arbetet är utvärdering av genomförd konferens som sker direkt efter avslutningen. Årets partner har inte missat ett enda utvärderingstillfälle så länge jag har suttit i styrelsen och har aktivt bidragit till att göra kommande konferenser bättre. Årets Kommits partner är... ATEA. Leverantörs- aktiviteter 2011-2012 Vi har under verksamhetsåret träffat ett 40 tal leverantörer, mest i samband med våra konferenser där vi tillsammans med våra medlemmar för ett givande utbyte kring de produkter och tjänster som marknaden erbjuder. Vi ser positivt på att man är väldigt engagerad i den kommunala sektorn och gärna lyssnar på våra önskemål. Sid 5 (11)
Träffar med SKL 2011-2012 Förutom SKL s medverkan på våra konferenser så försöker hela styrelsen eller representanter för den träffa SKL några gånger om året. SKL stämmer av deras tankar med oss och vi försöker att lyfta fram det som vi anser är viktigt i vår sektor. Tyvärr har denna kontakt inte fungerat så bra under det senaste året. Internationellt utbyte KommITS har sedan flera år ett utbyte med systerföreningar i utlandet. I nuläget är det de här: SOCITM England (Society of Information Technology Management, www.socitm.gov.uk ) GMIS USA (Government Management Information Sciences, www.gmis.org) MISA/ASIM Canada (Municipal Information Systems Association of Candada, www.misaasim.ca) VIAG Holland (De Veerinining van coordinattoren informatievoorziening an Automatisering in nederlande Gemeenten, www.viag.nl) ALGIM New Zeeland (Association of Local Government Information Management Inc, www.algim.org.nz) V-ICT-OR Belgien (The Flemish ICT Organisation, www.v-ict-or.be) KITA Danmark (Foreningen af kommunale it-chefer, www.itchefer.dk) LOLA Linked Organisations of Local Authorities, www.lola-online.org Vi bjuder sedan några år tillbaka in vänföreningarna till vår-konferensen. Det står klart att vi arbetar med ungefär samma frågor och kontakterna har varit uppskattade. Utbyte med SOCITM 2011 KommITs systerorganisation SOCITM i England firade sitt 25-årsjubileum i samband med sin årliga höstkonferens 29 november - 1 december. I år hölls konferensen i Birmingham - Englands näst största stad och en av de äldsta. KommITs representerades av Christian Bonfré, vice ordförande och internationell kontakt för LOLA samt Lennart Smith, styrelsesuppleant. Med oss på resan skulle vi haft vinnaren från vår egen vårkonferens Åke Svensson, Järfälla kommun. Dessvärre fick Åke förhinder och hade inte möjlighet att delta. Synd för både honom och oss. Resan gick enligt plan trots det stormiga vädret dagen innan. Samverka, uppfinn och designa om var temat för konferensen. Flera av passen hade fokus på den mycket ansträngda ekonomin i allmänhet och inom den offentliga sektorn i synnerhet. Samverkan och kreativitet i olika former är därför en förutsättning för att försöka hantera kostnadsminskningarna. Det ekonomiska läget återspeglades även i deltagandet vid konferensen som var lägre än vanligt. För egen del var det min första SOCITM-konferens så jag hade inte något att jämföra med. Det som särskilt "stack ut" var torsdagens pass om appar i offentlig verksamhet i USA och Kanada. SOCITM-stipendiaten Jamie Kirk genomförde under 2011 en studieresa och kartläggning över hur långt man kommit inom detta område och vilka trender som finns. Undersökningen pekar med stor tydlighet på att mobilitet är det starkaste tillväxtområdet just nu vad gäller offentliga etjänster. Nyttjande av smarta telefoner och läsplattor ökar kraftigt. Behovet och användande av öppna offentliga data återkom också i flera av föredragen. Sid 6 (11)
Sammanfattningsvis var föredragen i huvudsak analyser av nuläget och vad som varit. Vi hade förväntat oss mer vision och strategi men endast några av passen innehöll detta. Analyserna var också på en väldigt övergripande nivå och tyvärr lyste de goda exemplen med sin frånvaro. Allt som allt var konferensen välorganiserad och allt flöt på bra. Under vår vecka konferensen inledde också offentliganställda i England den största strejken på 30 år mot försämringar i pensionssystemet. Det gjorde att vi blev lite oroliga för hemresan men allt fungerade som vanligt!? Vid läsplattans virtuella tangentbord. /Lennart Smith Utbyte med VIAG nov 2011 Holländska VIAG bildades 1991 och har drygt 500 medlemmar från 472 kommuner. En och samma kommun kan ha flera medlemskap i föreningen och även leverantörer kan få vara medlemmar. Höstkonferensen, som 20-årsjubilerade, var detta år förlagd till Regardz Hotel Heerlickheijd van Ermelo som ligger nordost om Amsterdam. KommITs representerades av Jörgen Sandström SKL och Åke Nygren Leksands kommun. Representanter från Belgien (V-ICT-OR) deltog också på konferensen. Samtliga "Keynotes" och utvalda "Breakouts" tolkades till engelska för oss svenskar. Temat för årets konferens var Het Nieuwe Werken, gwon doen (översatt = Den nya arbetssättet, just do it). Konferensen genomsyrades av temat och de keynots som föredrogs redovisade dels nya sätt att organisera sig och dels hur man hanterar balansen mellan privatliv och arbetsliv, dvs att det är leverans som är viktig och inte närvaro på jobbet. Man tittar också på en gemensam kommunal arkitekturmodell kallad GEMMA som belyser business architecture, informationsarkitektur och standard för elektroniskt utbyte av data. Våra agendor synes ganska lika, t.ex tog man upp hur man attraherar nya (unga) medarbetare, hanterar sociala medier och hur man på ett säkert tekniskt sätt managerar detta. Detta gjorde att det blev lätt att utbyta erfarenheter med holländska kollegor och leverantörer. Breakouts kördes i tre pararellspår, Business & organisation, Management och ICT-best practices. Konferensen var som helhet mycket välarrangerad och det syns även att vi har influerat varandra, man känner igen sig helt enkelt. GMIS internationella konferens, Chicago 2012 På årets GMIS konferens representrade Anette Knutsson och Marianne Olofsson KommITS. Konferensstad var Chicago, Illinois, USA:s tredje största stad. Konferensen startade på söndagseftermiddagen den 19 augusti och slutade med gemensam måltid/båtfärd på Michigansjön den 22 augusti. Sid 7 (11)
Våra systerföreningar VIAG - Holland, V-ICT-OR - Belgien, MISA Canada och ALGIM Nya Zeeland var också representerade. Temat för konferensen var Navigating the Winds of Change. Mycket passande eftersom Chicago kallas vindarnas stad. GMIS konferens är upplagd på ungefär samma sätt som KommITS. Det är keynotes och breakouts. Det var ca 20 utställare på plats. Det fanns också tid inplanerat i programmet för LOLA-möte. Där diskuterades bland annat vad som krävs för att formalisera LOLA. LOLA bör formaliseras eftersom det behövs en neutral part för att kunna bl a söka EU-bidrag. Var och en förening fick i uppdrag att diskutera detta på hemmaplan och fortsättning följer på det stora internationella mötet som är i samband med VIAG-konferensen i november 2012 Exempel på keynotes och breakouts som vi lyssnade på: Thomas Frey, The DaVinci Institute, pratade om framtidens samhälle och utveckling av informationsteknologi. Det var overkligt, tror inte det kan vara sant. Det finns skrivare som skriver ut tredimensionellt, skriver ut en bil. Vi beställer en transport med uppgift vart vi skall och bilen kommer till vår dörr och vi åker iväg. Ingen chaufför, inga ledningar i luften. Man undrar när och om det blir så. Winds of Change in Tuscaloosa, vår vän Doug Taylor, hade tillsammans med ett par medarbetare ett breakout om hur det var när tornadon drog in över Tuscaloosa våren 2011. Eftersom det är känt att området kan besökas av tornados så hade staden börjat förbereda sig redan för 10 år sedan. Denna tornado var inte den första och säkert inte den sista. Doug påpekade vikten av att ha en bra dokumentation, att dokumentera allt, vem/vad/hur. Det var deras räddning att dokumentationen var av god kvalitet. Jeff Martin, JetBlue Airways, pratade bland annat om hur viktigt det är när man rekryterar personal. Vikten av att ha en personalpolicy som genomsyrar allt så att personalen vet vad som gäller. Han nämnde bl a det viktiga med att vara tillmötesgående både mot kund och medarbetare, talang är viktigare än formell kunskap för träna kan du göra sedan och bra personkemi. Det är också viktigt att ha roligt på arbetsplatsen. Paradigm Shift Panel, fyra CIO, såg tillbaks på vad som hänt och hur det påverkar framtiden. Shannon Tufts, University of North Carolina, pratade om vikten att organisera, både sin arbetstid och fritid. Frågor hon berörde var - behöver vi vara uppdaterade hela tiden, t ex via mobilen och mailen? Är det effektivt? Hur påverkas din familj? Hur påverkas du? Hur blir kvalitén av det arbete du utför? Legends Panel - Sam Ferguson, Doug Taylor, Sue Farni och June Randall. Dessa fyra GMIS-veteraner pratade om viktiga milstolpar som hänt under alla deras år som medlemmar och aktiva inom GMIS (det handlade om över 100 år när de adderade sina medlemsår ). På sista konferensdagen fick LOLA-representanterna hålla ett kort anförande om vad som är mest aktuellt på IT-agendan i respektive land. Medlemmarna i GMIS tog väl hand om oss, den internationella gruppen. Förutom konferensen så fick vi delta på en guidad båttur under broarna på Chicago river, på måndagskvällen var det An Evening of Comedy Second City Comedy Club och på onsdagskvällen, konferensens Sid 8 (11)
sista dag, var det en båttur på Lake Michigan i solnedgång, med en fantastisk utsikt över Chicago by night. //Marianne och Anette Lola-aktiviteter 2011-2012 De internationella aktiviteterna gällande verksamhetsåret har varit fokuserat på att försöka få till ett mer formaliserat samarbete med våra systerföreningar, en formalisering som skulle innebära att LOLA (Linked Organisation Local Authority),som Kommits är med i, skulle bli en juridisk person. En av de största fördelarna med det skulle bli att LOLA i sig själv, skulle kunna söka medel ifrån de Europeiska fonderna (där sedan bl.a Kommits och dess medlemmar kan komma att få del av detta alternativt lättare bli parter i framtida projekt). Under de senaste årens internationella diskussioner har just detta varit en av inriktningarna med LOLA-samarbetet. I februari presenterades i Ghent, ett flertal förslag av V-ICT-or, vår systerförening i Belgien, gällande hur en formalisering för den europeiska delen av LOLA skulle kunna ske. V-ICT-ors ordförande blev samtidig föreslagen som ordförande för LOLA. Senare under Kommits konferens i Karlstad introduserades de systerföreningar som finns utanför Europa om tanken och framtiden för LOLA. V-ICT-or fortsatte med arbetet och tog fram ett mer konkret förslag som sedan skulle fastslås av respektive styrelse. En enig styrelse i Kommits röstade för och står bakom förslaget att formalisera LOLA. /Christian Bonfré Internationellt ansvarig För styrelsen oktober 2012 Lars Flintberg Sekreterare Sid 9 (11)
Bilaga. Medlemsförteckning 2012-08-31 Ale kommun Alingsås kommun Alvesta kommun Askersunds kommun Avesta kommun Bjuvs kommun Bodens kommun Bollebygds kommun Bollnäs kommun Borås kommun Botkyrka kommun Burlövs kommun Båstads kommun Danderyds kommun Degerfors kommun Ekerö kommun Eksjö kommun Emmaboda kommun Enköpings kommun Eskilstuna kommun Eslövs kommun Essunga kommun Falkenbergs kommun Falköpings kommun Falu kommun Finspångs kommun Gislaveds kommun Gnosjö kommun Gotlands kommun Grästorp kommun Gävle kommun GöLiSka kommunalförbund Göteborgs stad Götene kommun Hagfors kommun Halmstads kommun Haninge kommun Heby kommun Hedemora kommun Herrljunga kommun Hjo kommun Hofors kommun Huddinge kommun Hudiksvalls kommun Hultsfreds kommun Hylte kommun Håbo kommun Härryda kommun Höganäs kommun Höglandets kommunalförbund Järfälla kommun Kalmar kommun Karlshamn kommun Karlskoga kommun Karlskrona kommun Karlstads kommun Katrineholms kommun Kinda kommun Knivsta kommun Kristinehamns kommun Krokoms kommun Kungsbacka kommun Laholms kommun Lekebergs kommun Leksands kommun Lerums kommun Lessebo kommun Lidköpings kommun Lilla Edets kommun Ljusdals kommun Lomma kommun Ludvika kommun Luleå kommun Lysekils kommun Malung-Sälens kommun Marks kommun Mjölby kommun Mora kommun Motala kommun Munkedals kommun Munkfors kommun Mölndals kommun Nora kommun Norrköpings kommun Norrtälje kommun Nykvarns kommun Nyköpings kommun Nynäshamns kommun Ockelbo kommun Olofström kommun Orust kommun Ovanåkers kommun Oxelösund kommun Partille kommun Perstorps kommun Ronneby kommun Sala kommun Sambo/Sölvesborgs kommun Sandvikens kommun Sigtuna kommun Simrishamns kommun Sjöbo kommun Skellefteå kommun Sveriges Kommuner och Landsting Skurups kommun Skövde kommun
Smedjebackens kommun Sollefteå kommun Sollentuna kommun Sotenäs kommun Stenungsunds kommun Storumans kommun Strängnäs kommun Strömstads kommun Sundbybergs Stad Sundsvalls kommun Svalövs kommun Svenljunga kommun Säters kommun Sävsjö kommun Söderhamns kommun Södertälje kommun Tanums kommun Tibro kommun Tidaholms kommun Tierps kommun Timrå kommun Tingsryds kommun Tjörns kommun Tranemo kommun Tranås kommun Trelleborgs kommun Trollhättans kommun Trosa kommun Tyresö kommun Täby kommun Töreboda kommun Uddevalla kommun Ulricehamns kommun Umeå kommun Upplands Väsby kommun Upplands-Bro kommun Uppsala kommun Uppvidinge kommun Vadstena kommun Vara kommun Varbergs kommun Vaxholms stad Vellinge kommun Vetlanda kommun Vårgårda kommun Vänersborgs kommun Vännäs kommun Värmdö kommun Västra Mälardalens Kommunalförbund Växjö kommun Ystads kommun Ånge kommun Åre kommun Åstorps kommun Åtvidabergs kommun Älvdalens kommun Älvkarleby kommun Örebro kommun Örkelljunga kommun Örnsköldsviks kommun Östhammars kommun Sid 11 (11)