Regler och riktlinjer för Nykvarns Rotaryklubb [Distrikt 2370]

Regler och riktlinjer för Nykvarns Rotaryklubb [Distrikt 2370] 0. Inledning... 3 1. Medlemskap och närvaro... 3 1.1 Närvaroregler... 3 1.2 Inval och upptagande av medlem... 3 1.3 Födelsedagsuppvaktningar... 4 2. Möten och mötesformer... 4 2.1 Veckomöten... 4 2.2 Programverksamheten... 4 2.3 Styrelsemöten och årsmöte... 4 3. Styrelse och beslutsformer... 5 3.1 Styrelsens sammansättning... 5 3.2 Beslutsformer... 5 4. Målsättningar och ekonomisk plan... 6 4.1 Övergripande mål, budgetram och verksamhetsplan... 6 4.2 Förvaltning av klubbens tillgångar... 6 4.3 Bokföring och redovisning... 7 4.4 Medlemsavgifter... 7 4.5 Måltiderna på Taxinge slott... 7 5. Befattningshavare och deras ansvar... 7 5.1 Befattningshavare som ingår i styrelsen... 7 5.2 Befattningshavare som inte ingår i styrelsen... 8 6. Kommittéer och arbetsgrupper... 9 7. Revisioner av dokumentet... 10 Bilaga A: Upptagande av ny medlem... 11 Bilaga B: Mötesordning... 12 Bilaga C: Presidentbytet... 13 Bilaga D: Några återkommande punkter under året... 14 Bilaga E: Dagordning vid årsmötet... 15 Bilaga F: Översikt presidentämbetet... 16 Bilaga G: Förslag till planering för inkommande president... 17 Bilaga H: Statuter för skolpremier för elever i åk 7... 18 Bilaga I: Statuter för skolstipendier för elever i åk 9... 19 Bilaga J: Statuter för musikstipendiet för elever i högstadiet... 20 Bilaga K: Statuter för Årets företagare Nykvarn... 21 NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 1

Bilaga L: Statuter för Årets ungdomsförening i Nykvarn... 22 Bilaga M: Förvaltning av klubbens tillgångar... 23 NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 2

0. Inledning Klubbens verksamhet regleras av gällande grundlag för Rotary International, vilken är tillgänglig i Procedurhandboken. Enligt grundlagen är klubben autonom. På dess grundval har följande kompletterande interna regler och riktlinjer fastställts för arbetet i Nykvarns Rotaryklubb. 1. Medlemskap och närvaro Klubbens geografiska område utgörs av Nykvarns kommun med omgivande kommuner. 1.1 Närvaroregler Medlemskap i klubben bygger på ett intresse och engagemang för Rotarys ideal. Detta gynnas av ett regelbundet deltagande i klubbens veckomöten och övriga aktiviteter. Följande riktlinjer ska tillämpas: a) Klubben eftersträvar att ha en närvarofrekvens på 60 % för klubben som helhet. För en enskild medlem kan denna frekvens variera över tid beroende på yrkesverksamhet och familjesituation. b) Som närvarotillfälle räknas alla slags möten som genomförs i Rotarys namn inom ramen för klubbens verksamhet, inklusive besök i annan klubb. c) Om någon medlem önskar närvarobefrielse för en begränsad period på grund av personliga eller arbetsrelaterade skäl kan presidenten bevilja detta. d) Styrelsen följer aktivt närvarostatistiken. Presidenten kontaktar medlem som har en längre tids oanmäld frånvaro för att komma överens om förutsättningarna för medlemskapet. 1.2 Inval och upptagande av medlem Styrelsen behandlar förslag till ny medlem. Efter styrelsens godkännande och den föreslagnes medgivande informeras klubben om förslaget för att efterhöra om några invändningar till inval finns. Den föreslagne anses accepterad som medlem om ingen skriftlig invändning inkommer till styrelsen inom två veckor. Skulle två eller flera invändningar inkomma kan den föreslagne inte accepteras som medlem. Skulle en invändning inkomma ska styrelsen ta ställning och är då högst en styrelsemedlem emot inval anses den tilltänkte accepterad som medlem. En fadder utses till varje ny medlem med uppgift att under de första sex månaderna underlätta introduktionen av den nye medlemmen i klubbens verksamhet. Formellt upptagande av ny medlem sker vid ordinarie veckomöte enligt en särskild ceremoni (Bilaga A). NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 3

1.3 Födelsedagsuppvaktningar Födelsedagsuppvaktningar av klubbmedlemmar sker enligt följande: Vid 50, 60, 70, 75, 80 år sätter klubben in ett belopp (100-200 kr) på Läkarbanken, Rotary Foundation eller annat av klubben sponsrat projekt i jubilarens namn. Ett kort eller diplom där detta framgår överlämnas. Alla uppvaktningar sker vid ett veckomöte i nära anslutning till födelsedagen, varvid också en lämplig hyllningssång sjungs för jubilaren. Inför varje nytt rotaryår tar sekreteraren (eller ordförande i medlemskommittén) fram en födelsedagslista som anger vilka som ska uppmärksammas under året. Denna lista delges presidenten som ansvarar för att klubbens uppvaktning genomförs så nära födelsedagen som möjligt. 2. Möten och mötesformer 2.1 Veckomöten Klubben håller ordinarie veckomöte helgfria måndagar med start klockan 18.30 och som regel på Taxinge Slott. Uppehåll görs vid jul och på sommaren. Vid varje veckomöte tjänstgör två mötesvärdar med uppgift att servera i baren, ta emot vid entrén och ta betalt, organisera eventuellt lotteri och redovisa närvaron till sekreteraren på särskild mall. En av mötesvärdarna ska också skriva ett mötesreferat enligt särskild mall och lämna det till sekreteraren inom en vecka för införing i klubbrevet, som kommer ut varje månad. Mötesvärdslistan upprättas terminsvis av klubbmästaren. Förslag till mötesordning finns i Bilaga B. 2.2 Programverksamheten Programmet för veckomötena planeras av programkommittén under ledning av programchefen. Planeringen bör ha flera månaders framförhållning och aktuellt program redovisas på hemsidan. Klubbafton hålls en gång i början av varje termin för diskussion av klubbens interna angelägenheter. Vid behov ordnas ytterligare sådana möten. Presidentbyte sker vid sista veckomötet i juni enligt en särskild ceremoni (Bilaga C). Några andra återkommande punkter under året beskrivs i Bilaga D 2.3 Styrelsemöten och årsmöte Styrelsen sammanträder ungefär varannan månad eller vid behov. Inkommande styrelse har 2-3 möten före rotaryårets start, varav ett tillsammans med avgående styrelse. Till styrelsemöten kan kommittéordförande adjungeras vid behov. Årsmötet äger rum senast sista veckan i november då klubben tar ställning till föregående års verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse samt väljer styrelse för nästkommande verksamhetsår. Material inför mötet ska finnas tillgängligt för medlemmarna minst en vecka före mötet. Past president ansvarar för agendan och att allt underlag för mötet tas fram. Vid NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 4

årsmötet fungerar en senior medlem i klubben som mötesordförande, Dagordning framgår av Bilaga E. 3. Styrelse och beslutsformer 3.1 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av sju valda medlemmar: President, past president tillika vice president, inkommande president, sekreterare, skattmästare, klubbmästare och programchef. Förslag till styrelse och revisor lämnas av en valberedning bestående av past president (sammankallande) och de två närmast föregående presidenterna. Styrelseuppdrag är normalt ettårigt och uppgifterna roterar på lämpligt sätt mellan klubbens medlemmar. Vissa roller kan med fördel innehas mer än ett år, t.ex. sekreterare och skattmästare. 3.2 Beslutsformer Klubbens högsta beslutande organ är årsmötet (se 2.3) då föregående års verksamhetsberättelse med resultat- och balansräkning fastställs och styrelsen beviljas ansvarsfrihet baserat på den föredragna revisionsberättelsen. Vid årsmötet väljs även styrelse och revisorer för nästföljande år. Under verksamhetsåret är styrelsen beslutande organ i klubbens alla löpande angelägenheter inklusive ändringar i klubbens regler och riktlinjer. Styrelsen är beslutsmässig då minst fyra ledamöter är närvarande. Strävan ska vara att nå enhälliga beslut. Om omröstning krävs fattas beslut med enkel majoritet. Vid lika röstetal har presidenten utslagsröst. Omröstning sker öppet om inte annat begärs. Mellan styrelsemöten kan presidenten fatta preliminära beslut, som formellt ska bekräftas (eller rivas upp) vid ordinarie styrelsemöte. Klubbens medlemmar informeras om alla protokollförda styrelsebeslut genom att protokollen görs tillgängliga på hemsidan. Presidenten informerar klubbens medlemmar om styrelsearbetet och viktigare styrelsebeslut vid veckomöten. Ett styrelsebeslut kan överklagas av medlem och eventuellt ändras vid ordinarie veckomöte. En sådan överklagan med förslag till ändring med motivering ska meddelas medlemmarna minst sju dagar före mötet. För ändring av ett styrelsebeslut krävs att minst 50 % av klubbens medlemmar är närvarande och att 2/3 av de närvarande stödjer förslaget. Omröstning sker öppet om inte annat begärs. Medlem kan väcka egna förslag skriftligt till styrelsen eller vid ordinarie veckomöte. Principen ska då vara att styrelsen överväger förslaget och beslutar om det ska antas eller inte. Ett sådant beslut kan sedan överklagas enligt samma principer som beskrivits i stycket ovan. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 5

4. Målsättningar och ekonomisk plan Vår verksamhet vilar på fyra ben: Klubbtjänst, yrkestjänst, samhällstjänst och internationell tjänst. Medlen för att genomföra verksamheten är våra olika kommittéer och deras olika projekt och aktiviteter. En central del utgörs av våra veckomöten med middagssamvaro, föredrag och presidentens information. Mot denna bakgrund ska övergripande mål, verksamhetsplan och budget utformas. 4.1 Övergripande mål, budgetram och verksamhetsplan Vid det näst sista mötet i juni presenterar inkommande president sina övergripande mål i en översiktlig verksamhetsplan för det nya rotaryåret och den tilltänkta organisationsplanen med bemanning av kommittéer och roller. Baserat på dessa och kommittéernas övergripande mål och resursbehov föreslår inkommande styrelse en budgetram för sitt verksamhetsår för beslut av veckomötet. Vid en klubbafton i augusti presenterar kommittéer och projekt sina mål och planer för året i skriftlig form och en uppdaterad verksamhetsplan tas fram. Med detta som grund tas en slutgiltig budget fram som presenteras och beslutas om vid första veckomötet i september. 4.2 Förvaltning av klubbens tillgångar Vi ska eftersträva att klubbens löpande verksamhet är ekonomiskt balanserad varje verksamhetsår. Ansvaret för tillgångar som är placerade i fonder vilar på en Kapitalförvaltningskommitté (KFK) bestående av tre klubbmedlemmar som utses vid ordinarie årsmöte. KFK sammanträder minst två gånger om året eller vid behov. De fonderade medlen redovisas i anskaffningsvärde. Detta medför att eventuella värdestegringar eller värdeminskningar inte påverkar klubbens redovisade resultat. Klubbens bankkontakt är Swedbank i Nykvarn. Klubben är en juridisk person med ett hos Skatteverket registrerat organisationsnummer (802498-0511). Klubbens bedömning är att kriterierna för allmännyttig ideell förening ej är uppfyllda och att klubben därmed är skattskyldig för eventuella kapitalvinster och ränteintäkter. Däremot är medlemsavgifter, gåvor och intäkter från lotterier mm skattefria. Skattmästaren och presidenten ska vara firmatecknare var för sig. Vid utbetalningar eller överföringar som överstiger 25 000 kr ska både skattmästaren och presidenten attestera underlaget, som läggs som verifikation till bokföringen. För mer detaljer se bilaga M. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 6

4.3 Bokföring och redovisning Skattmästaren sköter bokföringen av klubbens ekonomi och tar löpande fram budgetuppföljningar enligt samma mall som budgeten är uppgjord på. Uppföljning sker per sista december och sista juni samt vid de 2-3 andra tillfällen då styrelsen begär detta. Samtidigt ska kassaställning och marknadsvärdet av fonder redovisas. Bokslut upprättas per 30 juni enligt god redovisningssed och ska bestå av en resultat- och balansräkning inklusive jämförelser mot budget och utfallet föregående år. Bokslutet ska ingå i verksamhetsrapporten. Det ska revideras och distribueras i god tid före årsmötet enligt 2.3 ovan. 4.4 Medlemsavgifter Skattmästaren skickar ut en påminnelse i början av varje termin om den överenskomna terminsavgiften och medlemmarna betalar därefter utan dröjsmål denna till klubbens bankgiro. Ny medlem betalar terminsavgiften från och med den termin som invalet äger rum. Medlem som begär utträde ur klubben betalar medlemsavgiften till och med den termin som utträdet äger rum. Terminsindelningen är 1/7 31/12 och 1/ - 30/6. Från fall till fall kan avgiften avpassas. Avgiften till distriktet betalas en gång per år och baseras på de medlemmar som är registrerade den 1 juli. Avgiften till Rotary International betalas två gånger per år och baseras på de medlemmar som är registrerade 1 juli respektive den 1 jan. 4.5 Måltiderna på Taxinge slott Kostnader för måltider vid ordinarie veckomöten regleras av separat avtal med Taxinge slott. Avgiften betalas kontant eller med Swish till mötesvärden vid ankomst. Vid studiebesök utgår samma avgift och eventuella överskott från detta går till klubbkassan. Ingen måltidsavgift tas ut för föredragshållare om denne inte är klubbmedlem. 5. Befattningshavare och deras ansvar 5.1 Befattningshavare som ingår i styrelsen Presidenten leder klubbens verksamhet och representerar klubben utåt. Presidenten leder styrelsens arbete och fattar tillsammans med styrelsen alla beslut som tillkommer styrelsen. Presidenten utser kommittéordföranden och i samråd med dessa övriga kommittéledamöter i respektive kommitté. Involvering av presidenten sträcker sig i praktiken över en 3-årsperiod med början som inkommande president och med avslutning som past president enligt den grafiska översikten i Bilaga F. Past president tillika vice president stödjer styrelsen med sin erfarenhet och är sammankallande i valberedningen för inkommande styrelse. I rollen som vice president leder denne klubbmöten och styrelsens sammanträden vid presidentens frånvaro. Skulle past president inte kunna NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 7

fullgöra sådan uppgift, eller rollen i styrelsen efter sitt år, går uppdraget vidare till närmast föregående president. Inkommande presidenten har ett introduktionsår för att fördjupa sig i Rotary och klubbens verksamhet inför det kommande presidentåret. Förslag till planering för inkommande president finns i Bilaga G. Skulle inkommande president få förhinder att tillträda behöver valberedningen ta fram ett nytt förslag och ett extra årsmöte inkallas för sådant val. Sekreteraren ansvarar tillsammans med vice sekreteraren för klubbens administration. Detta inkluderar bl. a. att hålla klubbens hemsida uppdaterad med aktuell information, skriva klubbrev en gång per månad, administrera årsmötet och styrelsearbetet, upprätta närvarostatistiken, och hålla kontakten med Rotary International. Skattmästaren ansvarar för den löpande förvaltningen av klubbens ekonomi, tar emot medlemsavgifter och betalar klubbens utgifter, gör upp budget och ekonomiska rapporter, sköter bokföringen samt gör de köp och försäljningar som Kapitalförvaltningskommittén beslutar om. Klubbmästaren leder klubbkommittén och ansvarar för klubbtjänsten och kamratskapsaktiviteter, samverkar med Taxinge slott enligt gällande avtal, tar beslut angående måltidsplanering och är chef för mötesvärdarna. Klubbmästaren ansvarar för att lämplig utrustning finns på plats (dator, projektor mm), även när veckomötena äger rum på annan plats. Programchefen leder programkommittén och ansvarar för programverksamheten vid veckomöten och övriga sammankomster. Programchefen informerar klubbmästaren om föreläsarens önskemål om utrustning för sitt föredrag. 5.2 Befattningshavare som inte ingår i styrelsen Utöver kommittéordföranden och ordförande för andra fasta grupper enligt 6 nedan finns nedanstående befattningshavare. Vice sekreterare bistår sekreteraren i hans eller hennes arbetsuppgifter och ansvarar särskilt för närvarostatistiken. Heraldikern/arkivarie sköter klubbens standar och flaggor, registrerar erhållna och utgivna standar, underhåller fotoalbumet, ansvarar för arkivet såväl det pappersbaserade som det elektroniska på klubbens hemsida, sköter om erhållna gåvor, anskaffa presenter (nålar, märken, manschettknappar, broscher mm), och håller arkivet i trim. Detta uppdrag bör helst vara mångårigt. Revisorn reviderar klubbens ekonomiska verksamhet, vilket inkluderar bokföringen med verifikationer och bokslutet. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 8

IT-samordnaren ansvarar för klubbens hemsida inklusive medlemsregistret. Pressansvarig ansvarar för klubbens externa information, bl. a. genom att utarbeta pressreleaser, sprida goodwill om Rotary och Nykvarns Rotaryklubb, och medverka till att klubben blir mer känd i Nykvarn med omnejd. PR-ansvarig ansvarar för klubbens information på sociala medier. TRF-ansvarig ansvarar för klubbens kontakter med The Rotary Foundation (TRF). Golfansvarig och jaktansvarig ansvarar för aktiviteter inom respektive verksamhetsområde. Andra definierade uppgifter avser ansvarig för Rotarys Läkarbank (numera Rotary Doctors) och julgranshuggningen. 6. Kommittéer och arbetsgrupper Klubben bedriver fortlöpande klubbtjänst, yrkestjänst, samhällstjänst och internationell tjänst enligt grundläggande principer för Rotary. Detta sker genom arbete i kommittéerna samt genom olika slag av arbetsgrupper. Samband mellan ovanstående tjänster och kommittéer, arbetsgrupper och befattningshavare framgår av årets organisationsplan. Liksom för styrelseledamöter är det avsikten att arbetet i kommittéer och arbetsgrupper roterar mellan klubbens medlemmar, men på ett sådant sätt att inte alla medlemmar byts ut samtidigt. Varje kommitté leds av en ordförande som ansvarar för att en skriftlig plan och målsättning kan läggas fram till första veckomötet i augusti. En preliminär verksamhetsplan med mål och budgetram tas fram inför presidentbytet i juni så att inkommande president kan sammanfoga sin målsättning och preliminära budget för det kommande året. Kommittéerna ska regelbundet rapportera sin verksamhet till styrelsen och klubben. Klubbkommittén ansvarar för klubbens arrangemang vid veckomöten, fester, utflykter och resor. Programkommittén ansvarar för veckoprogrammen och ska verka för att klubbens program blir innehållsrikt och allsidigt. Aktuellt program hålls tillgängligt på hemsidan. Medlemskommittén ansvarar för medlemsutveckling, rekrytering och introduktion av nya medlemmar till klubben. Nykvarnskommittén ansvarar för klubbens aktiviteter i Nykvarn med omgivningar. Detta inkluderar Årets företagare, arrangemang vid Nationaldagen/Nykvarnsdagen 6 juni, samt lotteriet vid julmässan på Taxinge. Denna kommitté är för närvarande vilande. Ansvaret för de olika uppgifterna fördelas i stället av styrelsen på enskilda medlemmar. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 9

Ungdomskommittén ansvarar för alla ungdomsaktiviteter och kontakter med skolan. Detta inkluderar skolstipendier (7:an Bästa betyg (Ove S:s minnesfond), och 9:an Bästa kamrat och musikstipendiet för högstadieelever), Årets ungdomsförening, Sörmlandslägret, RYLA och Nykvarns lucia. Antidrogkommittén ansvarar för Drogstickan och för dess vidare utveckling. Det inkluderar marknadsföring och försäljning. Hit hör också andra aktiviteter med syfte att stödja förebyggande arbete mot drogmissbruk. Denna kommitté är för närvarande vilande. Internationella kommittén ansvarar för kontakten med vänklubbar i andra länder (för närvarande Taunton-Vale i England och Redon i Frankrike) och övriga internationella frågor. Valberedningen förbereder val av ny styrelse. Detta arbete startar i god tid före årsmötet då val av inkommande styrelse äger rum. Valberedningen består av past president (sammankallande) och klubbens därefter två närmast föregående presidenter.. Kapitalförvaltningskommittén ansvarar för förvaltningen av klubbens ekonomiska tillgångar och består av 3 vid årsmötet valda medlemmar. 7. Revisioner av dokumentet Klubbens Regler & Riktlinjer antogs i sin ursprungliga form vid ett veckomöte l986. De är ändrade och kompletterade den 15 oktober 1996, den 29 maj 2000, den 4 september 2006,den 10 maj 2010, den 30 oktober 2011, den 13 maj 2013, den 23 mars 2015, 16 november 2015, 15 nov 2016 och 14 juni 2017 NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 10

Bilaga A: Upptagande av ny medlem Medlemmen ska formellt upptas som ny medlem vid ett ordinarie veckomöte enligt följande ceremoni: Presidenten inleder med en kort betraktelse om Rotary. Faddern för fram den nyvalda medlemmen till honnörsbordet. Faddern lämnar sina personliga reflektioner på den nya medlemmen mot bakgrund av att denne erbjudits medlemskap i klubben och Presidenten förklarar de krav som följer med medlemskapet. Presidenten ber de närvarande att stå upp. Presidenten frågar den nya om han/hon är införstådd med Rotarys syfte och det engagemang som följer av ett medlemskap och om han/hon vill bli medlem. Vid jakande svar fäster Presidenten rotarynålen på kavajen/blusen och överlämnar ett exemplar av klubbens regler och medlemslista. De närvarande sätter sig ned. Den nya medlemmen lämnar några personliga reflektioner på medlemskapet och berättar kort om sig själv (miniego 2-5 min). De närvarande hälsar den nya medlemmen välkommen som medlem i klubben med en hjärtlig applåd. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 11

Bilaga B: Mötesordning Mötesvärdar för varje möte utses av Klubbmästaren i början av rotaryåret, förslagsvis som ett rullande schema i bokstavsordning. Det är upp till varje mötesvärd att utse en ersättare om han eller hon inte kan ställa upp. Vid veckomötena på Taxinge slott anländer mötesvärdarna senast 18:15. Mötet börjar med en samling i baren kl. 18:30 för att erbjuda ett tillfälle för informell samvaro. Middagen börjar 18:45. Presidentens kvart inleds ca 19:15 under kaffet med att Presidenten hälsar välkommen till kvällens möte. Därefter ges namnen på kvällens föredragshållare och övriga gäster. Gästande rotarianer från andra klubbar ges tillfälle att kort berätta om sin klubb. Antalet (%) närvarande klubbmedlemmar meddelas plus allmän rotaryinformation och rapportering från olika kommittéer och övriga klubbangelägenheter. Därefter presenteras föredragshållaren kort av kontaktpersonen. Sedan följer föredraget följt av diskussion. Programchefen eller kontaktpersonen kontrollerar i god tid före mötet vilken utrustning som behövs för föredraget och informerar klubbmästaren som ser till att denna finns tillhands i gott skick. Efter föredraget avtackas föredragshållaren med en varm applåd och en lämplig present som sittande president kan välja. Fram till 2013-14 har vi under lång tid överlämnat en vinflaska med en speciell etikett med anknytning till klubben. Från 2014-15 har presidenten i stället överlämnat ett diplom med uppgift om att vi skänker en summa pengar till ett prioriterat biståndsprojekt inom klubben. Vid mötet ska presidenten bära rotaryemblemet i gulblått band med namnbrickorna på tidigare presidenter. Honnörsbordet dukas med rotaryemblemen, pulpeten, ordförandeklubban, mässingklockan, närvarolistan samt klubbstandar inför eventuellt standarbyte. Vid årsmötet, charterdagen, guvernörsbesöket och presidentbytet ställer vi ut vår standarsamling i mötesrummet. Avslutning sker ca 20.15. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 12

Bilaga C: Presidentbytet Vid näst sista veckomötet i juni ges den inkommande presidenten möjlighet att presentera världspresidenten, dennes motto samt sina och styrelsens övergripande mål för det nya rotaryåret. Inkommande president presenterar också en organisationsplan och en budgetram för det nya året. Klubben beslutar om budgetramen för det nya året och inkommande programchef m.fl. ges möjlighet att berätta om kommande evenemang mm. Det formella presidentbytet äger rum vid det sista veckomötet i juni och sker enligt följande ceremoni: 1. Avgående president tackar styrelse och kommittéordförande och summerar det gångna året. 2. Avgående president ger några reflektioner på Rotary som en inledning på välgångsord till den inkommande presidenten. 3. De närvarande ställer sig upp. 4. Avgående presidenten flyttar sitt band med rotaryemblemet till inkommande presidenten. 5. Inkommande presidenten tackar avgående presidenten och lämnar några reflektioner över dennes gärning varefter en past presidentnål överlämnas. 6. Inkommande president utbringar en skål för Rotarys höge beskyddare i Sverige Hans Majestät Konungen. 7. De närvarande sätter sig ned. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 13

Bilaga D: Några återkommande punkter under året Juli Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars April Maj Juni Halvårsavgiften betalas till RI Veckomöten startar med klubbafton, d v s fri diskussion om gemensamma angelägenheter, som första möte. Kommittéerna lägger fram sina planer för året med tillhörande budgetförslag. Presidenten lägger fram en uppdaterad verksamhetsplan. En final budget godkänns vid första veckomötet. Årsmöte senast sista veckan i månaden. Taxinge julmarknad. Uppgifter om nya styrelsen sändes till matrikelredaktionen. Julgranshuggning. Halvårsavgiften betalas till RI. Klubbens charterdag firas. Årets företagare utses. 3-klubbsmöte, var tredje år i vår regi (ev. i juni) Skolstipendier delas ut. Nationaldagsfirandet 6 juni. Utdelning av utmärkelsen Årets ungdomsförening och Årets företagare uppmärksammas. Inkommande presidenten framlägger vid det näst sista veckomötet i juni sin programförklaring och presenterar en organisationsplan med bemanning av kommittéer och olika befattningar. Budgetram för nästa verksamhetsår beslutas. Presidentskifte vid sista veckomötet i månaden. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 14

Bilaga E: Dagordning vid årsmötet Årsmötet äger rum senast i sista veckan av november. 1. Mötets öppnande (Presidenten) 2. Val av ordförande för årsmötet (Tillfrågad senior medlem) 3. Val av sekreterare för årsmötet 4. Val av justeringsperson 5. Redovisning av föregående års verksamhetsberättelse. (Föredras av past president) 6. Redovisning av föregående års resultat- och balansräkning. (Föredras av past president eller av föregående års skattmästare.) 7. Föredragning av revisionsberättelse för föregående verksamhetsår. (Föredras av klubbens egen revisor.) 8. Beviljande av ansvarsfrihet 9. Val av styrelse för nästföljande år. Förslag presenteras av past president 10. Val av firmatecknare för nästföljande år 11. Val av medlemmar i Kapitalförvaltningskommittén 12. Val av revisor för nästföljande år 13. Övriga frågor 14. Mötets avslutning NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 15

Bilaga F: Översikt presidentämbetet Översikt Presidentämbetet Rotary Nykvarn 2005 2006 2007 Presidentåret 2006-07 Valberedning Kandidater till styrelse På årsmötet: - Styrelse Kommittéer bemannas Vid presidentbytet: - Verksamhetsplan - Budgetram Kommittéplaner Budgetbeslut Ledning Uppföljning På årsmötet: - Verksamhetsberättelse - Bokslut Stefan Behrnetz 2006-04 - 26 NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 16

Bilaga G: Förslag till planering för inkommande president Planeringen påbörjas i september året före själva presidentåret September - oktober Mars Maj Juni Diskutera med valberedningen om sammansättningen av nästa styrelse Vidtala kandidater till ordförande för kommittéerna Alla kommittéer fullbemannade Inför presidentbytet: Presentera preliminär verksamhetsplan och tillhörande organisationsplan Presentera preliminär budget Inkommande styrelse behöver träffas 2-3 gånger (varav ett möte tillsammans med avgående styrelse) för att ta fram preliminär verksamhetsplan och budgetförslag, samt för initiering av kommittéernas planering och målsättning som ska presenteras vid klubbaftonen i augusti Vid början av det egentliga presidentåret: Juli Kontakt med ordförande i kommittéerna för att säkerställa skriftliga planer och målsättningar till mötet nedan Augusti Vid första veckomötet som är en klubbafton: Presentera sin skriftliga verksamhetsplan och målsättningar För past president som är sammankallande i valberedningen åligger det följande uppgifter: Augusti September Oktober November Påbörja diskussion med sin valberedning Vidtala kandidater till nya styrelsen Distribuera förslag till ny styrelse minst 2 veckor före årsmötet Presentera förslag till ny styrelse NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 17

Bilaga H: Statuter för skolpremier för elever i åk 7 (Ove Samuelssons minnesfond) Vår hedersmedlem Ove Samuelsson gick bort våren 2011. Han hade före sin bortgång uttryckt en önskan att vännerna i samband med jordfästningen i stället för blommor skulle ge en summa till Nykvarns Rotaryklubb att användas till att stödja Rotarys ungdomsarbete i Nykvarns kommun. Klubben har därför bestämt att med dessa medel satsa på stöd och uppmuntran till elever i årskurs 7 på högstadiet. Både föräldrar och skolledning vill lyfta fram goda exempel för att medverka till en studievänlig miljö. Rektor betonar att ett premium till bästa pojke och bästa flicka i varje klass i åk 7 kommer att ge en tidig och tydlig signal om vad skolledningen vill, att goda studieresultat är möjliga att nå och att de uppmärksammas på ett positivt sätt. Klubben har därför valt att vid våravslutningen som premium dela ut en presentbok till den pojke och den flicka som fått högsta sammanlagda betygsvärde i varje klass i årskurs 7. För att få bästa stimulanseffekt har klubben valt eleverna i åk 7 då det ju återstår två läsår i grundskolan. Valet av premiebok görs i samverkan med Lillhagaskolan genom diskussion med klasslärare och/eller rektor. Alla elever antas få samma bok ett visst år. Det är angeläget att lyfta fram klubben och att minnas givaren. Därför ska ett informationsblad läggas in i varje bok med dels en kort presentation av Rotary och vår klubb, dels en text om Ove Samuelsson. Böckerna signeras av presidenten med en hälsning från klubben. Från klubbens sida är ordföranden i Ungdomskommittén, eller delegerad, ansvarig för att rent praktiskt genomföra premiehanteringen (val av bok, inköp, signeringar, transporter etc.) Utdelningen sker vid våravslutningen på skolan och från klubbens sida bör presidenten delta i utdelningen. Vid samma tillfälle delas också andra stipendier ut från klubben. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 18

Bilaga I: Statuter för skolstipendier för elever i åk 9 Nykvarns Rotaryklubb delar årligen ut två stipendier på vardera 2 500 kr till en flicka och en pojke i åk 9 på Lillhagaskolan. Med stipendierna vill vi uppmärksamma elever som genom ett positivt uppträdande och gott kamratskap är en god representant för sin skola och ett föredöme för andra elever. Ett brev skickas ut till rektor vid Lillhagaskolan i början av april med en inbjudan om att komma in med en ansökan till dessa stipendier. Stipendierna får sökas av skolledningen för elever som bedöms uppfylla de kriterier som gäller för stipendiet. Till ansökan bifogas en motivering för vardera eleven som beskriver på vilket sätt denne uppfyller kriterierna. Ansökningarna skickas till Nykvarns Rotaryklubb, Taxinge slott, 155 93 Nykvarn senast 1 juni. Två jättecheckar tillverkas av lokal bank och delas ut tillsammans med ett diplom (se mall) i anslutning till skolavslutningen på vårterminen. Utdelningen görs av någon representant från Nykvarns Rotaryklubb (president eller medlem i Ungdomskommittén). Stipendiesumman sätts in på elevens (eller förälders) bankkonto. Totala kostnaden blir ca 5 500 för stipendier och omkostnader. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 19

Bilaga J: Statuter för musikstipendiet för elever i högstadiet Nykvarns Rotaryklubb har instiftat ett musikstipendium för att stimulera musikintresset i alla dess former bland elever i högstadiet. Stipendiesumman är 5 000 kr. Villkoren för att få detta stipendium är att: eleven går i högstadiet (åk 7, 8 eller 9) och är bosatt i Nykvarns kommun eleven har visat ett särskilt stort musikintresse eleven får sin musikutbildning genom sin vanliga skola, kulturskolan eller på annat ställe Förslag på elev får lämnas av lärare i skolan eller kulturskolan, men även av annan person tillsammans med en skriftlig motivering. Förslaget ska vara Nykvarns Rotaryklubb tillhanda senast det datum som framgår av den årliga inbjudan. Stipendiet delas ut i samband med skolavslutningen på vårterminen. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 20

Bilaga K: Statuter för Årets företagare Nykvarn Nykvarns Rotaryklubb utser varje år Årets företagare i Nykvarn. Utmärkelsen ges till en person som representerar ett företag som har sin huvudsakliga verksamhet i Nykvarns kommun. Om två eller flera personer är ansvariga för företaget kan dessa tillsamman utses till Årets företagare. För valet av Årets företagare ska följande kriterier vara vägledande: Företaget ska ha uppvisat uthållighet genom framgångsrik verksamhet under flera år Verksamheten ska på något sätt gagna bygden eller dess invånare Verksamheten ska vara ekonomiskt sund Pristagaren ska kännetecknas av minst en av följande kvaliteter - framåtanda, serviceanda, kompetens eller oegennyttigt tjänande Alla medborgare bosatta i Nykvarns kommun inbjuds att lämna förslag till Årets företagare. Inbjudan till nominering publiceras i kommunens tidskrift Tutan i december och anslås på olika platser i Nykvarn, t.ex. anslagstavlan för föreningar vid kommunhuset, ICA, Taxinge slott. Nomineringen ska vara avslutad den 20 januari. Förslagen utvärderas i Nykvarnskommittén som lämnar sin rekommendation till klubbens styrelse för beslut. Beslutet meddelas sedan vid närmast kommande klubbmöte varefter valet tillkännages. Klubbens pressansvarige gör en pressrelease som distribueras till Länstidningen i Södertälje och Måsen. Tutans redaktion genomför en intervju med pristagaren i februari som införs i marsnumret av Tutan. Pristagare med anhörig inbjuds till klubbmötet i anslutning till charterdagen omkring 20 februari för att ta emot utmärkelsen. Representanter för Nykvarns kommunledning och Nykvarns företagarförening inbjuds också till detta tillfälle. Priset utgörs av ett inramat diplom som innehåller namnet på pristagaren och det företag denne representerar samt motiveringen för valet. Vid nationaldagsfirandet den 6 juni presenteras Årets företagare vid en ceremoni där diplomet överlämnas ännu en gång inför Nykvarns medborgare. Värdet i priset ligger i att det ges publik uppmärksamhet och att det utdelas regelbundet under längre tid till förtjänstfulla personer. Utmärkelsen kan inte delas ut till någon medlem i en rotaryklubb. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 21

Bilaga L: Statuter för Årets ungdomsförening i Nykvarn Nykvarns Rotaryklubb utser årligen Årets ungdomsförening i Nykvarn. Föreningen tilldelas 10 000 kr för användning i sin ungdomsverksamhet. Bidraget ges till företrädesvis en mindre förening som har sin huvudsakliga verksamhet i Nykvarns kommun. För valet av Årets ungdomsförening ska följande kriterier vara vägledande. Föreningen ska ha uppvisat uthållighet genom framgångsrik ungdomsverksamhet under flera år. Föreningen ska ha blivit uppmärksammad för någon framstående insats under året. Alla medborgare bosatta i Nykvarns kommun inbjuds att komma med förslag till Årets ungdomsförening. Det är inget som hindrar att föreningen själv ansöker om att bli utsedd till årets ungdomsförening. Inbjudan till nominering publiceras i kommunens tidskrift Tutan i februarinumret och anslås på olika platser i Nykvarn, t.ex. anslagstavlan för föreningar vid kommunhuset, ICA, Taxinge slott. Nomineringen ska innehålla föreningens namn och en motivering varför man anser att föreningen uppfyller kriterierna. Nomineringen ska vara avslutad omkring den 31 mars. Förslagen utvärderas i Ungdomskommittén som lämnar sin rekommendation till klubbens styrelse för beslut. Beslutet bekräftas sedan vid närmast kommande klubbmöte, varefter valet tillkännages och en pressrelease distribueras av klubbens pressansvarige. Vid nationaldagsfirandet den 6 juni presenteras Årets ungdomsförening. Bidraget, i form av en check och ett inramat diplom, överlämnas till föreningen inför Nykvarns medborgare. Värdet för klubben, att ge ett bidrag till en ungdomsförening, ligger i att det ger publik uppmärksamhet och att det utdelas regelbundet under längre tid till förtjänstfulla föreningar. Totalkostnad: Omkring 10 600 kr för stipendiet, inramat diplom och affischer. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 22

Bilaga M: Förvaltning av klubbens tillgångar Vi ska eftersträva att klubbens löpande verksamhet är ekonomiskt balanserad varje verksamhetsår. Eventuella överskott samlas kortsiktigt upp på ett räntebärande konto och långsiktigt i fonder. Samma åtgärder kan, beroende på givarens anvisningar, komma att gälla även för eventuella gåvor och donationer. Klubben är öppen för att ta emot och förvalta gåvor och donationer för angelägna ändamål från medlemmar och andra givare. Villkorade donationer bör förvaltas och redovisas separat. Tillgångarnas marknadsvärde kommer att fluktuera med konjunkturen och vår egen effektivitet i kapitalförvaltningen. Klubben ska inte investera i direktägande av aktier. Ansvaret för förvaltningen av klubbens tillgångar vilar på en Kapitalförvaltningskommitté (KFK) bestående av treklubbmedlemmar som utses vid ordinarie årsmöte. Om inte skattmästaren är medlem av kommittén bör denne adjungeras till mötena. Ett syfte med klubbens fonderade medel är att ha tillgång till en buffert att använda för eventuella engångsprojekt utanför beslutad budget eller andra oförutsedda händelser. Styrelsen ansvarar för att medel ur denna buffert används på ett ansvarsfullt sätt för projekt inom ramen för klubbens övergripande mål. Målsättningen för klubbens sparande i fonder är att i möjligaste mån kunna uppnå en värdeökning i ett positivt konjunkturskede och att undvika värdeminskningar i sämre tider. För att effektivt kunna bevaka utvecklingen och ta nödvändiga beslut utan att förlora värdefull tid ska KFK sammanträda minst två gånger om året. KFK:s uppgift ska vara att väga möjlig avkastning mot rådande risk i varje konjunkturskede. Tre olika fondpaket med skilda risknivåer ska finnas förberedda så att beslut om omplaceringar lätt kan tas vid KFK-mötena. De fonderade medlen redovisas i anskaffningsvärde. Detta medför att eventuella värdestegringar eller värdeminskningar inte påverkar klubbens redovisade resultat. Klubbens bankkontakt är Swedbank i Södertälje. Klubben är en juridisk person med ett hos Skatteverket registrerat organisationsnummer (802498-0511) Klubbens bedömning är att kriterierna för en allmännyttig ideell förening inte är uppfyllda och att klubben är därmed skattskyldig för eventuella kapitalvinster och ränteintäkter. Däremot är medlemsavgifter, gåvor och intäkter från lotterier mm skattefria. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 23

Skattmästaren och presidenten ska vara firmatecknare var för sig. För utbetalningar eller överföringar som överstiger 25 000 kr ska underlaget attesteras av både skattmästaren och presidenten, som läggs som verifikation till bokföringen. NRK Regler & Riktlinjer 2017-06-14 24