Styrelsen nr 11/2013 PROTOKOLL Fört vid sammanträde fredagen den 18 oktober 2013. Paragraf Ärende 88. Sammankallande och beslutsförhet. 89. Justering av protokoll. 90. Föredragningslistans godkännande. 91. Behov av isoleringsutrymmen för epidemier/pandemier. 92. ÅHS strategi gällande ÅDA. 93. Budgetuppföljning per 31.8.2013. 94. Direktiv för restriktivitet vid tjänsteresor, utbildningsresor, fortbildningsresor hospitering och motsvarande. 95. Arvoden för medlemmar i Ålands hälso- och sjukvårds styrelse. 96. Minskad budgetram. 97. Chefer /fackliga förtroendemän. 98. Styrelsens mötesdagar jan-juni 2014. 99. Skriftlig varning. 100. Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Mia Hanström Ordförande
PROTOKOLL Nr 11 Datum fredagen den 18 oktober 2013 Plats och tid Paragraf nr 88-100 Styrelserummet kl. 12.00 15.30 Beslutande Mia Hanström ordförande Roger Jansson vice ordförande Runar Karlsson ledamot Mathilda Öström suppleant Torbjörn Björkman ledamot Hanna Segerström ledamot Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Frånvarande Stig Brolin ledamot Cita Nylund ledamot Övriga närvarande Marie Lövgren ekonomichef Jaana Lignell chefläkare Solveig Carlsson personalchef Anita Husell-Karlström förvaltningssekreterare Anna-Lena Landereng IT-chef 92 Joachim Eriksson budgetplanerare 93 Protokollförare Protokolljustering Anita Husell-Karlström Dagens protokoll förklaras justerat. Mia Hanström Ordförande Katarina Dahlman Hälso- och sjukvårdsdirektör
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 88 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 89 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt justera protokollet omedelbart efter dagens möte. Runar Karlsson utsågs till protokolljusterare. FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 90 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
BEHOV AV ISOLERINGSUTRYMMEN FÖR EPIDEMIER/PANDEMIER. 91 Med isolering vid smittfara avses enskilt rum med sluss, eget wc och sköljrum, transportsluss för gods in och ut samt ventilationsreglering vilket betyder övereller undertryck beroende på om patienten ska skyddas för smitta eller är smittfarlig för omgivningen. Dessutom bör rummet vara försett med HEPAfiltrering av luften till och från utrymmena. Önskemål skulle vara 1-2 rum med möjlighet till isolering med filtrerad ventilation (IVA-vård), 4-6 rum med egen in/utgång, sluss mot korridoren och separat ventilation. Hygienskötare och infektionsläkare ser gärna att man avdelar ett hörn av nya geriatriska kliniken för epidemi-sjukvård för 8-10 patienter. En enhet som snabbt kan tömmas och användas då akuta situationer uppstår. En noggrann kostnadskalkyl måste göras och en modell för finansiering måste tas fram. Ärendet har diskuterats i ledningsgruppen 17 och 24 september 2013. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår för styrelsen att en kostnadskalkyl tas fram för 2 rum med möjlighet till isolering med filtrerad ventilation samt 5 rum med egen in/utgång, sluss mot korridoren och separat ventilation. Rummen placeras i gamla delen, dvs den delen som ska byggas om, av Geriatriska kliniken. Föreslår att ärendet bordläggs för vidare utredning. BESLUT: Beslöt bordlägga ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
ÅHS STRATEGI GÄLLANDE ÅDA. 92 IT enheten bemannas idag av: IT chef, 3 tekniker, 1 support resurs (Medix), 1 specialplanerare (Medix) och 1 specialplanerare (övrig IT) Dagens systemkarta, se bilaga. Allt driftsansvar kan flyttas till ÅDA avseende servrar, nät, skrivare och arbetsstationer. Ansvaret för lokala nätverk kan flyttas till ÅDA men förutsätter att resurser finns tillgängliga inom sjukhusområdet. Det krävs avtal med tydliga krav på tillgänglighet, prestanda, lagringsvolymer, inställelsetid, mm Ansvaret för applikationer som avser administrativa system som ekonomi, personal, statistik m.fl kan flyttas till ÅDA, vilket också är lämpligt om applikationerna delas av flera organisationer. Det förutsätter att avtal tecknas mellan parterna hur supporten skall ges och att rollerna är tydliga. Vårdadministrativa system, såsom journalsystemet bör finnas kvar inom ÅHS eftersom förvaltning och support av denna typ av system förutsätter mycket god kännedom om och kontakt med verksamheten. Ansvaret för medicinska system bör inte heller flyttas till ÅDA. För att ÅDA ska kunna ge service, support, sköta dagens IT-drift och nätverk behöver ÅHS kompetens avseende: beställning, uppföljning och avtalshantering. IT chef Anna-Lena Landereng deltar vid mötet. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att ÅHS utreder effekterna av att den 1.1.2015 kunna överföra driftspersonal samt servrar och nät, till ÅDA, i syfte att köpa tjänsten av ÅDA. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
BUDGETUPPFÖLJNING PER 31.8.2013. 93 Budgetuppföljningen per augusti 2013 tyder på att ÅHS, som tidigare prognoser/uppföljningar under året indikerat, går mot ett budgetöverskott ( > 1,2 milj + budgetöverskott från 2012 på ca 0,6 milj) år 2013. Intäkter Intäkterna förväntas överskrida budget med ca 160 000. Kostnader De totala kostnaderna förväntas underskrida budget med > 1,2 milj. - Personalkostnaderna förväntas underskrida budget med ca 1,1 milj och är per sista augusti ca 560 000 lägre än motsvarande period året före. - Konsumtionskostnaderna förväntas överskrida budget med ca 600 000. Även om kostnaderna för rehabiliteringshjälpmedel och läkemedel är betydligt lägre än motsvarande period ifjol är kostnaderna för läkarkonsulter betydligt högre p.g.a. läkarbrist. - Kostnaderna för externvård utom Åland förväntas underskrida budget med > 700 000 men osäkerhetsfaktorn är hög beträffande förväntat utfall. Linjeorganisation De totala kostnaderna förväntas underskrida budget med ca 530 000. Stabsorganisation De totala kostnaderna förväntas underskrida budget med ca 680 000. Fortsättningsvis är det medicinkliniken och kirurgikliniken som har störst budgetöverskridande. Även IT-enheten ligger högt. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar budgetuppföljningen per sista augusti till kännedom och godkänner de åtgärder som föreslås i enlighet med bilaga. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
DIREKTIV FÖR RESTRIKTIVITET VID TJÄNSTERESOR, UTBILDNINGSRESOR, FORT- BILDNINGSRESOR HOSPITERING OCH MOTSVARANDE 94 49/27.4.2012 ÅHS är ett kunskapsföretag och det är essentiellt att personalen erhåller adekvata möjligheter till fortbildning. Det är samtidigt viktigt att utbildningsresurserna används på ett adekvat sätt och att etiska riktlinjer tillämpas i samband med utbildnings-/tjänsteresor. I enlighet med avtal skall resor också genomföras på mest kostnadseffektiva sätt. En likabehandling mellan olika personalkategorier beträffande resesätt, hotellstandard etc skall föreligga. Det ekonomiska läget är sådant att resor där effekten på ett tydligt sätt kommer patienterna till godo skall prioriteras. Vid resor där annan än ÅHS står för delar av kostnaderna skall eventuellt beroendeförhållande eller konkurrenssnedvridning beaktas och etiska riktlinjer tillämpas. Hälso- och sjukvårdsdirektören beslutade vid ledningsgruppsmöte 27 mars 2012 om följande regler angående utbildnings-/tjänsteresor, resor i samband med fortbildning och hospitering etc. 1. Vid ansökan om tjänsteresa skall alltid de uppskattade faktiska kostnaderna anges. 2. I enlighet med tjänstekollektivavtalet skall en resa genomföras med så små totalkostnader som möjligt. (innebär tex båt-buss till Stockholm, lågprishotell etc.) Om avsteg från tjänstekollektivavtalet skall göras (tex användande av egen bil vid resa utanför Åland, semester i samband med tjänsteresa) skall särskild motivering för detta göras och godkännas av HSD för att reseersättning skall betalas ut. 3. Tjänsteresor som överstiger 3 dagar och/eller en direkt kostnad på 1000 (exklusive lönekostnad) skall godkännas av HSD. 4. När det gäller resor i samarbete med industrin gäller de etiska regler och riktlinjer som antagits av Finlands kommunförbund. Dessa resor skall godkännas av HSD, oavsett längd eller totalkostnad. 5. Förutom ovan nämnda undantag så godkänns resor på sedvanligt sätt av den förman som är ansvarig enligt reglementet. Vid samarbetskommitténs möte 23.4.2012 framfördes synpunkten att styrelsen borde häva HSD: s beslut. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
DIREKTIV FÖR RESTRIKTIVITET VID TJÄNSTERESOR, UTBILDNINGSRESOR, FORT- BILDNINGSRESOR HOSPITERING OCH MOTSVARANDE 94 FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att de direktiv angående utbildnings-/tjänsteresor, resor i samband med fortbildning och hospitering etc. som utfärdats av Hälsooch sjukvårdsdirektören gäller tills vidare men ledningsgruppen (i.e. HSD) kan ompröva beslutet. BESLUT: Styrelsen beslutar att fastställa hälso- och sjukvårdsdirektörens förslag till direktiv för tjänsteresor, utbildningsresor, samt resor vid hospitering och motsvarande. --------------------------------------------- Sedan den 27 mars 2012 har HSD beslutat om tjänsteresor enligt ovanstående. Förfarandet har lett till dubbelarbete då många olika chefsnivåer måste ta ställning till ansökningarna och informeras om besluten. Förfarandet har lett till organisatorisk otydlighet då den som beslutar inte ansvarar för kostnaden. HSD har endast en liten del av budgetanslaget för det som godkänns. Principen om att den som har budgetanslaget besluter, borde följas. Något missbruk av budgetmedel som skulle motivera förfarandet kan inte påstås finnas. Om det finns ett behov av ökad kontroll kan den interna kontrollen utvecklas. Innan undantagsförfarandet som beslutades i lg och styrelsen fungerade beslutsgången enligt följande. Anställaren hade rätt att enligt reglemente besluta om tjänsteresor, utbildningsresor, fortbildning, hospitering och motsvarande. Ansvaret för utbildnings- och fortbildningsanslaget är delat mellan ledningsgruppens medlemmar så att var och en ansvarar för sin sektor. Chefläkaren beslutade om utbildningar och fortbildningar efter förord av klinikchefen/enhetschefen. Detta gällde läkare, psykologer, socialkuratorer, talterapeuter och övriga i linjeorganisationen förutom vårdpersonalen. Vårdchefen har årligen delegerat till anställarna inom vårdservice merparten av utbildningsoch fortbildningsanslaget men behållit en del av anslaget för dyrare fortbildningshelheter och gemensamma fortbildningar. Fortbildningarna kontrolleras genom att kopior på anställarnas beslut delges vårdchefen. Ekonomichefen har delegerat fortbildningsanslaget till sina respektive verksamhetschefer. Personalchefen och hälso- och sjukvårdsdirektören har fattat besluten själva. Man kan således konstatera att beslut som belastar utbildnings- och fortbildningsanslaget fattats centraliserat och kontrollerat. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att man återgår till reglementsenlig ordning från och med den 1.11.2013. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
ARVODEN FÖR MEDLEMMAR I ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS STYRELSE 95 Landskapsregeringen tog 2.2.2012 beslut om att fastställa arvoden för medlemmarna i Ålands hälso- och sjukvårds styrelse enligt följande: Mötesarvode 300 euro Årsarvode - ordförande 3000 euro - medlem 1500 euro Beslutet skall tillämpas fr.o.m. 2.2.2012 och tillsvidare Det har framkommit önskemål om att få resekostnader till och från styrelsemötena ersatta. Ärendet behandlades i ledningsgruppen 24 september 2013 och alla var eniga kring förslaget. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen för Ålands hälso- och sjukvård anhåller till landskapsregeringen om att ledamöterna i ÅHS styrelse utöver arvode även får reseersättning till och från styrelsemötena samt reseersättning för övriga planerade besök inom verksamheten. BESLUT: Beslöt bordlägga ärendet för vidare utredning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
MINSKAD BUDGETRAM 96 Finansavdelningen har kontaktat hälso- och sjukvårdsdirektören den 25 september och meddelat att ÅHS driftkostnadsram för år 2014 kommer att minskas med 481.000 euro. Finansavdelningen har begärt att få konsekvensbeskrivningen av den lägre ramen till fredagen den 4 oktober, vilket de dock informerats om att är omöjligt. Styrelsen har informerats via e-post om det förändrade budgetläget. Den minskade budgetramet innebär dock att ledningen och verksamhetsenheterna måste göra ytterligare en genomgång av verksamheten för att hitta förslag till åtgärder för att minska kostnaderna. Det kan även vara aktuellt att öka intäkterna för att minska kravet på neddragningar av verksamheten. Ledningsgruppen har diskuterat möjliga åtgärder för att nå den nya kostnadsramen men beslöt att invänta det formella beslutet om nedskärning. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen diskuterar ärendet. BESLUT: Beslöt att invänta lagtingets budgetbeslut. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
CHEFER /FACKLIGA FÖRTROENDEMÄN 97 Styrelsen har den 26 oktober 2012 beslutat att följande tjänstemän representerar arbetsgivaren inom Ålands hälso- och sjukvård: hälso- och sjukvårdsdirektören, chefläkaren, vårdchefen, ekonomichefen, personalchefen, överskötarna, verksamhetscheferna (=klinik-/enhetscheferna inom linjeorganisationen),medicinska cheferna, avdelningscheferna inom staben och avdelningscheferna inom linjeorganisationen/avdelningsskötarna. I beredningen av ärendet framgår att full föreningsfrihet skall råda, klinikchefer, avdelningschefer och övriga arbetsgivarrepresentanter i klinikledningen kan vara medlemmar i en fackförening. Det är också fullt möjligt och i många fall berikande med personer som efter att ha verkat som chef blir fackligt aktiva och vice versa. Alla skall ha möjlighet att acceptera fackliga uppdrag. Däremot kan man inte samtidigt verka som chef och facklig förtroendeman. Tehys fackavdelning på Åland r.f. och Akava Åland r.f har med anledning av detta skrivit till Ålands landskapsregering om att beslutet att utse arbetsgivarrepresentanter är lagstridigt och att föreningarna i fortsättningen kommer att utse förtroendemän på samma sätt som tidigare. Ålands landskapsregering har å sin sida konstaterat att förtroendemännen ska enligt förtroendemannaavtalet för landskapets tjänstemän väljas bland kandidater uppställda av vederbörande tjänstemannaorganisationer och att det är upp till tjänstemannaorganisationerna att själva bedöma vilka personer som är mest lämpliga för uppdraget som förtroendeman. Vidare tar landskapsregeringen upp att det måste finnas förståelse för att det kan finnas tillfällen när det är svårt för en chef att fungera som facklig förtroendeman. Landskapsregeringen anser att samtliga chefer måste behandla alla anställda opartiskt för att kunna fortsätta att få vara chefer. Det kan också finnas tillfällen när en fackligt aktiv chef hamnar i en lojalitetskonflikt i valet mellan att följa sina överordnades direktiv och att befordra den fackliga organisationens intressen. Landskapsregeringen förutsätter att cheferna, som landskapet har anställt, i första hand tänker på att uppträda på det sätt som deras ställning som chef kräver samt att fullgöra sina tjänsteåligganden som chefer på ett tillfredsställande sätt. Blir en lojalitetskonflikt allt för stor måste en chef, som är facklig förtroendeman, välja mellan att avsäga sig uppgiften som chef eller uppdraget som facklig förtroendeman. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
CHEFER /FACKLIGA FÖRTROENDEMÄN. (forts) 97 Akava Åland r.f. har 11.6.2013 kontaktat landskapsregeringen och bett landskapsregeringen uppmana ÅHS att undanröja sitt tidigare beslut och avgöra ärendet på nytt. Innan landskapsregeringen handlägger ärendet har ÅHS ombetts att skicka ett utlåtande i ärendet senast 5 augusti 2013. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen avger följande utlåtande: Akava Åland r.f önskar att styrelsen för ÅHS ska undanröja sitt tidigare beslut 130/26 oktober 2012 och avgöra det på nytt eftersom Akava anser att beslutet är lagstridigt. Styrelsen konstaterar att beslutet i sig inte är lagstridigt eftersom det endast framgår av beslutet vilka tjänstemän som representerar arbetsgivaren. Beredningen är däremot felaktig till den del där det framgår att man inte kan verka som chef och fackligt förtroendeman samtidigt men beredningen påverkar inte tjänstemannaorganisationernas rätt att välja förtroendemän. Det är naturligtvis upp till tjänstemannaorganisationerna att själva bedöma vilka personer som är mest lämpliga för uppdraget som förtroendeman men blir en lojalitetskonflikt allt för stor måste en chef, som är facklig förtroendeman, välja mellan att avsäga sig uppgiften som chef eller uppdraget som facklig förtroendeman. BESLUT: Styrelsen beslöt avge utlåtande enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
STYRELSENS MÖTESDAGAR JAN-JUNI 2014 98 Styrelsen har under år 2013 sammanträtt på fredagar. FÖRSLAG: Styrelsen sammanträder följande fredagar under perioden januari juni 2014: den 24 januari, 14 februari, 21 mars, 11 april, 16 maj och 13 juni. Sammanträdena inleds kl. 12.00. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
SKRIFTLIG VARNING 99 Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) har den 30 augusti 2013 begärt tjänstedelegationens utlåtande om att i disciplinär väg bestraffa en anställd med skriftlig varning. Tjänstedelegationen har tagit del av ÅHS: s skriftliga dokumentation i ärendet. Tjänstedelegationen har även muntligen hört vårdchef Bengt Michelsson och sekreterarchef Tuula Söderström för ÅHS samt den anställde med biträde. Tjänstedelegationen förordar inte skriftlig varning utan istället skriftlig anmärkning enligt 51 i tjänstemannalag (1987:61) för landskapet Åland för att hon handlat mot sin tjänsteplikt genom att inte i enlighet med 14 1 mom. och 3 mom. fullgöra sina tjänsteåligganden på ett tillfredsställande sätt och uppträda på ett sätt hennes ställning förutsätter. Hälso- och sjukvårdsdirektör Katarina Dahlman anmälde avvikande åsikt och ansåg att den anställde bör tilldelas skriftlig varning. Enligt 28 i förvaltningslagen ska en part få tillfälle att framföra sin åsikt om ärendet och lämna sin förklaring med anledning av sådana yrkanden och sådan utredning som kan inverka på hur ärendet kommer att avgöras. Enligt 49 tjänstemannalagen för landskapet Åland 1987:61 ska part beredas tillfälle att avge skriftlig förklaring. Om tjänstemannen så yrkar eller styrelsen finner det erforderligt, skall han även höras muntligen inför styrelsen. Den anställde har meddelat att hon önskar höras av styrelsen men avböjde från att lämna skriftlig förklaring. Parten har rätt att ta del av utredningarna som gjorts inklusive tjänstemannadelegationens beslut och få tillfälle att yttra sig över utredningen innan beslut fattas. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar tilldela berörd sekreterare en skriftlig varning enligt 10 kap. 47 tjänstemannalagen för landskapet Åland. Motiveringen är den att den anställda sekreteraren skrivit i sin journal 17.5.2013. Med hänvisning till sekreterarens långa arbetserfarenhet och grundutbildning kan man förutsätta att hon är väl förtrogen med gällande regelverk kring journalhantering. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
SKRIFTLIG VARNING (forts.) 99 Enligt 6 social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar får anteckningar i journalhandlingar göras av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som deltar i vården av patienten samt i enlighet med deras anvisningar också andra personer i den del som de deltar i vården av patienten. Den berörda sekreteraren uppger att hon av obetänksamhet skrivit i journalen. Att skriva i sin journal av obetänksamhet är ingen giltig orsak för att undgå skriftlig varning. Att skriva i journalen var uppenbart olämpligt och räcker i sig för en skriftlig varning. BESLUT: Beslöts lämna berörd sekreterare en skriftlig varning enligt 10 kap.47 tjänstemannalagen för landskapet Åland, bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13
DELGIVNINGAR 100 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande protokoll, skrivelse och kösituation för kännedom: 1. Samarbetskommitténs protokoll från den 14.10.2013. 2. Skrivelse från Handikapprådet för landskapet Åland. 3. Kösituationen september 2013. BESLUT: Styrelsen antecknade protokollet, skrivelsen och kösituationen för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14