Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 1-13 Plats och tid Bolmen 2, kl. 8.30-12.30 Beslutande Tobias Carlsson (L) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera John Nilsson, förvaltningschef Håkan Axelsson, avd. chef IT-avdelningen 36-37 Kristian Helgesson, avd. chef kost och städ 38-39 Lennart Johansson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Jenny Lindborg Paragraf 36-41 Ordförande Tobias Carlsson (L) Justerande Lennart Johansson (S)
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 2 Svn au 36 Dnr SVN 2019/0030 Yttrande över motion från Olle Hellnäs (SD) avseende sammanslagning av kommunens ITresurser Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. avstyrka motionen eftersom utredningsarbete redan pågår Beskrivning av ärendet Olle Hellnäs, (SD), har i motion till kommunfullmäktige 2019-02-19 förslagit att kommunfullmäktige beslutar om att utreda sammanslagning av all kommunal IT-hantering till en central IT-avdelning med övergripande ansvar över densamma. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag 26 april 2019 Begäran om yttrande Motion från Olle Hällnäs (SD) om sammanslagning av kommunens IT-resurser, KS 2019/0099, den 1 april 2019 Motion om sammanslagning av kommunens IT-resurser, daterad 19 februari 2019 Övervägande I början av mandatperioden, den 14 februari 2019, SVN 2019/0015, fick ITchefen i uppdrag av servicenämndens arbetsutskott att redovisa kommunens totala IT-organisation inklusive det som finns inom respektive förvaltning. Avsikten med uppdraget var att ge en samlad bild av vilka resurser som skulle vara möjliga att samla under en och samma avdelning för att på så sätt öka takten i Varberg kommuns digitaliseringsresa samt att uppnå synergieffekter. Eftersom detta uppdrag var initierat innan motionen från Olle Hellnäs (SD) och att arbetet redan pågår föreslås att servicenämnden avstyrker motionen.
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 3 Protokollsutdrag: KS Svn au 37 Dnr SVN 2019/0015 Redovisning IT-resurser Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden 1. godkänna redovisningen av uppdraget Sammanställning över ITresurser i SVN 2019/0015 Arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att fortsätta föra en dialog med berörda förvaltningar inom budgetdialogen, om effektiviseringar inom ITorganisationen. Bakgrund Servicenämnden har givit IT-chefen i uppdrag att sammanställa Varbergs kommuns samlade resurser när det gäller IT-verksamhet. Eftersom det är svårt att avgöra vad som är en IT-resurs och vad som bara är normalt administrativt arbete är det inte helt enkelt att ge ett entydigt svar. Frågor som har dykt upp är om en systemförvaltare av ett verksamhetssystem på en förvaltning ska vara en IT-resurs eller inte. Dessutom väljer olika verksamheter att lägga ner väldigt olika mycket arbete på just systemförvaltning. IT-stöd till användarna kan också ligga dels inom ramen för systemförvaltaruppdraget men det kan också innehålla sådana uppgifter som normalt sett hanteras inom IT-avdelningen. Av denna anledning för nedanstående sammanställning bara ses som en indikation och inte någon absolut sanning. Redovisning av uppdraget Svar som står inom citattecken innebär att någon från verksamheten har svarat och gjort bedömningen. Övriga uppskattningar har gjorts av personal på IT-avdelningen Kommunstyrelsen förvaltning Endast resurser för systemförvaltning. Det strategiska arbetet köps från ITavdelningen.
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 4 Förskole- och grundskoleförvaltningen Vi har ändå gjort en grov uppskattning av hur många % av heltid det skulle kunna röra sig om. Utifrån att 22 skolor har i snitt 20% It-resursperson blir det 440% av heltid. Hos oss på kansliets team IT och lärande jobbar vi ju också både med IT och annat. Till exempel så räknar inte jag samordning av informationssäkerhetsarbete och integritetsskydd som IT. IT-utvecklarna jobbar ju till stor del med att utveckla undervisningen, tex programmering i undervisningen eller så, så vi uppskattar deras tjänst som ca 60% IT. LX och CX jobbar ju med administration och IT, tex fakturering och inköp osv, så det är inte heller heltider med vad jag skulle kalla IT. Sammanlagt 360% på oss. Systemansvarig 80% Utvecklare IT och lärande 60% Utvecklare IT och lärande 60% It-koordinator 80% IT-administratör 80% Stadsbyggnadskontoret Resurser endast för systemförvaltning och strategiskt arbete Hamn- och gatuförvaltningen Resurser endast för systemförvaltning Kultur och fritidsförvaltningen Resurser endast för systemförvaltning och strategiskt arbete Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Resurser endast för systemförvaltning Serviceförvaltningen På Serviceförvaltningen finns kommunens IT-avdelningen. Denna består av tre delar: IT-service Utveckling och förvaltning Varberg Direkt På IT-service arbetar 17 personer inklusive enhetschef och där har samtliga utpräglade IT-tjänster. På Utveckling och förvaltning arbetar 9 personer inklusive chef och där arbetar samtliga med någon form av IT. På Varberg direkt jobbar ingen med utpräglade IT-uppgifter.
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 5 Socialförvaltningen Vi har flera personer som i olika grad i sin tjänst håller på med systemförvaltning, användarstöd och strategiarbete. Det som är svårt blir att precisera när det är flera personer som håller på med detta som delar av sin tjänst och det varierar ofta hur mycket av tjänsten som läggs på detta och allt utgår utifrån verksamhetens behov. En annan svårighet är att det inte alltid är helt lätt att särskilja vad som är ren administrativ karaktär i systemen, förvaltning eller utveckling så är detta en GROV uppskattning och det är inte alls säkert att alla på förvaltningen håller med om denna uppskattning eftersom det beror så mycket på hur IT resurser definieras. När vi diskuterat detta så handlar det kanske om, som en grov uppskattning, mellan 4-5 tjänster, utspritt på flera personer, och i varierande grad. Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen På Arbetsmarknadsenheten har vi en person, KR, kanske 20% inom IT? Då det gäller CLL finns det en kommunikationsavdelning med en person, AX som har en del IT-uppgifter. AA, webb- och systemutvecklare, 100%. JS och SH är ju de som har IT övergripande hos oss när det gäller kontakt med IT-avdelning i de vanliga frågorna. AX har haft en mer strategisk roll kopplat till utvecklingsfrågor och hanterat en annan typ av ärenden. På PS finns idag en IT-pedagog LL 100%, en Systemansvarig MA 100% och en person under rekrytering. Sammanfattning Rollen som Systemförvaltare behöver finnas inom respektive verksamhet, vi ser inte att detta är en roll som ska flyttas till IT-avdelningen. Rollen som IT-kontaktperson är en roll som behöver finnas inom respektive verksamhet för att vara IT-avdelningens förlängda arm när det kommer till information, beställningar etc. Vi ser inte att detta är en roll som ska flyttas till IT-avdelningen. De större förvaltningarna behöver även personal som jobbar med verksamhetsutveckling och strategiskt arbete för sin digitala utveckling. De tjänster som vi bedömer är av den karaktären att de kan flytta till ITavdelningen är tjänster som arbetar med IT-support och underhåll/drift av IT-verktyg. Utifrån ovanstående och genom tidigare erfarenhet är vår bedömning att följande resurser skulle vara rimligt att flytta till IT-avdelningen: FGF SOC UAF ca 6 tjänster ca 1 tjänst ca 1,5 tjänst
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 6 Övriga förvaltningar behöver behålla sina resurser. Genom denna förändring skulle kunna göra effektivitetsvinster och få en mer homogen IT-miljö. Dock kommer det att ställa ännu större krav på att IT-avdelningen snabbare kan möta verksamhetens behov. Håkan Axelsson IT-chef
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 7 Svn au 38 Dnr SVN 2019/0037 Beslutsförslag - Översyn av kostpolicy Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. tillstyrka förvaltningens förslag på ny policy för måltider i Varbergs kommun. Beskrivning av ärendet Servicenämnden har enligt beslut från kommunfullmäktige fått i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder göra en översyn av kostpolicyn med nyttjandet av matfetter i beaktande. Revideringen har pågått under 2018 och 2019. Arbetet har genomförts på serviceförvaltningen och köpande förvaltningar har valt att inte aktivt delta i arbetet. Tidigare användes kostpolicy som ett begrepp, i framtaget förslag används istället Policy för måltider, då detta mer beskriver hela måltidssituationen och inte bara det som ligger på tallriken. Policyn för måltider tar avstamp i Livsmedelsverkets måltidsmodell. Enligt modellen ska måltiden vara god, säker, näringsriktig, trivsam, hållbar och vara integrerad i verksamheten. Modellen är som ett pussel där helheten bygger på de olika delarna Policy för måltider pekar precis som den tidigare kostpolicyn på att kommunen skall använda Livsmedelsverket råd som grund för livsmedelsval. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. Måltidspolicyn fokuserar på gästens måltidsmiljö och möjligheten till individuella val som utbudet medger. De flesta skolor erbjuder idag ett utbud av två varmrätter, varav minst den ena är vegetarisk, dagens soppa ett rikligt salladsbord och bröd. Till äldreomsorgen erbjuds två lunchalternativ på vardagarna. Oftast innebär fler valmöjligheter en ökad nöjdhet hos matgästen. Policyn pekar också på gästens möjlighet att påverka meny och måltidsmiljö genom t.ex. matråd och betonar vikten av att måltiderna så lång som möjligt ska ske vid samma tidpunkt varje dag och matgästen ska ges tillräckligt med tid för att äta. Där så är möjligt bör måltiden vara separerad från rast för att på så vis minska påverkan av stress hos elever i samband med måltiden. Sedan förra versionen av kostpolicy har mycket fokus lagts på klimatsmarta och hållbara måltider genom SMART-modellen exempelvis har två helt vegetariska dagar i veckan introducerats på kommunens skolor. SMART-
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 8 modellen är ett hjälpmedel där fokus ligger på fler vegetabilier, minskade transporter, mindre andel tomma kalorier och säsongsanpassning av främst frukt och grönt. Att minska köttkonsumtionen, och ersätta den med en ökad konsumtion av vegetabilier, är den enskilt viktigaste åtgärden för att minska livsmedelskonsumtionens miljöpåverkan. Det finns även ett förtydligande i det nya förslaget till måltidspolicy att upphandling och inköp av livsmedel skall följa de svenska djurhållningsreglerna. Beslutsunderlag Förvaltningens beslutsförslag SVN 2019/0037 den 29 april 2019. KS 2017/0757, svar på motion om kostpolicy kring matfetter. Policy för måltider Övervägande Den tidigare beslutade kostpolicyn från 2012 har varit till stort stöd och hjälp för måltidsverksamheten i kommunen då den pekat ut en färdriktning och ambition för måltiderna i. Den reviderade policyn såväl som den tidigare versionen tar avstamp i Livsmedelsverkets råd och riktlinjer och pekar inte på några specifika val av varor eller produkter. Inte heller med motionen om matfetter i beaktande anser servicenämnden att detta är motiverat och av den anledningen behandlas ej heller de livsmedel som förordas i motionen från Olle Hällnäs om att byta ut margarinbaserade matfetter till förmån för smör och vegetabiliska oljor. har sedan tidigare ett dokumenterat avsteg från Livsmedelsverkets rekommendationer när det gäller dryckesmjölk, då det serveras mellanmjölk istället för den rekommenderade lättmjölken. Från serviceförvaltningens sida förordar vi att mellanmjölken byts ut och ersätts av lättmjölk så att råden från Livsmedelsverket fullt ut följs. Sedan tidigare finns det även en möjlighet för de skolor som så önskar att servera andra produkter än det som livsmedelsverket rekommenderar mot att bli debiterade för merkostnaden. Denna möjlighet har några skolor utnyttjat. Den tidigare kostpolicyn var uppdelad i två olika stycken om produktion och servering. I den reviderade måltidspolicyn är dessa texter sammanslagna och omskrivna. Protokollsutdrag: Förskole- och grundskoleförvaltningen Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen Socialförvaltningen KS
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 9 Svn au 39 Dnr SVN 2019/0038 Redovisning av uppföljning och kontroll av verksamhet som utförs av privata utförare Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna förvaltningens redovisning av uppföljning och kontroll av verksamhet som utförs av privata utförare Beskrivning av ärendet Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen som innebär att kommunfullmäktige för varje mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. Detta gäller från och med 1 januari 2015. Syftet är att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare samt öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Förändringarna i kommunallagen innebär att kommunen skall - Kontrollera och följa upp verksamhet som enligt lag drivs av privata utförare - Genom avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i verksamheten - Se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de lämnar till privata utförare - I fullmäktige besluta om ett program för varje mandatperiod med generella mål och riktlinjer när verksamheter drivs av privata utförare - Tillgodose en generell informationsskyldighet när enskilda personer kan välja mellan olika utförare Programmet omfattar verksamheter som tydligt riktar sig till och rör invånarna. Det kan handla om hela verksamheter som till exempel särskilda boenden för äldre. Det kan också handla om delar av en verksamhet som har stor betydelse för invånaren som till exempel måltidsverksamhet och städning i skolan. All verksamhet som kommunen upphandlar inom alla verksamhetsområden omfattas av programmet, till exempel vård och omsorg, kultur och fritid, hälso- och sjukvård, gata och park, fastighetsförvaltning, kommunikation och infrastruktur.
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 10 Eftersom programmet gäller upphandlad verksamhet är det viktigt att påpeka att krav på uppföljning, insyn med mera, som läggs fast i programmet, generellt inte kan få genomslag på gällande avtal, där villkoren redan är reglerade. Krav som programmet lägger fast kan endast påverka förfrågningsunderlag och avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. Mot bakgrund av ovan nämnda förändring i kommunallagen uppdrar kommunfullmäktige åt varje berörd nämnd att med utgångspunkt i programmet ansvara för att utförare, oavsett driftform, inom nämnden ansvarsområde bedriver verksamheten enligt - De lagar förordningar och föreskrifter som gäller för verksamheten - De mål och riktlinjer som kommunfullmäktige och nämnd har fastställt i verksamhetsplaner I juni månad varje år översiktligt redovisa till kommunstyrelsen på vilket sätt avtal för privata utförare och uppdrag för kommunal regi följs upp. Beslutsunderlag Förvaltningens beslutsförslag den 29 april 2019 Övervägande Delar av servicenämndens verksamheter utförs av privata utförare och omfattas av lagändringen. Dessa är: lokalvård i vissa av kommunens fastigheter, ett tillagningskök, posthantering, byggentreprenad, måleritjänster, golvläggning, elarbeten, data/tele, VVS, akustikarbeten, glasarbeten, hisservice, OVK, klottersanering, insamling av fraktioner, kylarbeten, ammoniakarbeten, luftbehandling, markis/persienner, pannarbeten, plåtarbeten, portservice, skadedjursbekämpning, slamsugning, storhushåll, styr-och regler, grönyteskötsel, vinterväghållning, asfaltsbeläggning, mark, stensättning, stängselarbete, rivningsentreprenad och bevakning. Inom förvaltningen finns i upphandlingar och avtal en sedan tidigare fastställd rutin med mallar för leverantörsuppföljning. Kravet på utförarens skyldighet att lämna uppgifter samt biträda kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten enligt kommunallagen, finns med i alla nya avtal. Protokollsutdrag: KS
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 11
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 12 Svn au 40 Dnr SVN 2019/0003 Tertialrapport och månadsrapport januari - april Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna tertialrapport och månadsrapport för januari april 2019 Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar ett resultat för april på 2,6 mnkr positivt mot periodiserad budget vilket främst beror på vakanta tjänster hos IT- och fastighetsavdelningen. Intäkterna avviker positivt med 1,3 mnkr till största delen är detta ökad portionsförsäljning. Verksamhetskostnaderna avviker negativt på grund av konsultkostnader för ersättning av vakanta tjänster. Microsoft-licenserna för hela kommunen påverkar negativt med 0,4 mnkr. Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då IT-avdelningens investeringsavslut för 2018 ej är medräknade i budget. Totalt kommer detta innebära en negativ avvikelse om 1,6 mnkr för 2019. Åtgärder för att balansera avvikelsen har genomförts och presenterats för servicenämnden. Beslutsunderlag Tertialrapport servicenämnden 2019 Prot. utdrag:
Servicenämndens arbetsutskott 2019-05-09 13 Svn au 41 Dnr 2019/0002 Förvaltningen informerar Håkan Axelsson, avd chef IT-avdelningen informerar om säker mail och arbetsutskottet gav uppdrag till förvaltningen att skriva fram ett ärenden till nämnden 23 maj 2019. Förvaltningen informerade om Nöjd Kund Index (NKI) resultatet för 2018. Karin Brywe, verksamhetsstrateg informerade om statusen inför inflytt i Stadshus C och aktivitetsbaserade arbetsplatser (ABW). Prot. utdrag: