TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2019-05-31 Dnr 2019-2261 Sida 1(1) Andreas Zalewski, 033-35 32 29 andreas.zalewski@boras.se Miljö- och konsumentnämnden Miljö- och konsumentnämndens riskbed inför intern kontroll Förslag till beslut Miljö- och konsumentnämnden beslutar att lägga riskanalysen till handlingarna Ärendet Kommunfullmäktige har fastställt regler för intern kontroll. Reglerna definierar organisationen och ansvaret för den interna kontrollen. Med intern kontroll menas kommunens organisation, rutiner och system som bl. a. syftar till att: Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Minimera risker, säkra system och rutiner Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar I tillämpningsanvisningarna som är knutna till Borås Stads regler för intern kontroll (KF 2017-10-19) anges att nämnderna och bolagen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive sområde. Vidare sägs att varje nämnd och bolag ska upprätta en organisation för sin interna kontroll, och anta regler och anvisningar för denna. Nämnden ska årligen fastställa en internkontroll som syftar till att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredställande inom nämndens sområde. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys ska nämnden välja ut processer, områden och/eller rutiner att särskilt granska under såret. Granskningen ska verifiera att erna når sina mål, samt att riktlinjer följs och kontroller genomförs. Olika kontroller i erna kan ingå i kontrollen. Nämnden ska försäkra sig om att granskningarna enligt intern kontroll görs, och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Vid misstanke om brott ska nämnden utan dröjsmål vidta åtgärder. Uppföljning av den interna kontrollen görs i samband med att årsredovisning behandlas i början av nästkommande år. Miljöförvaltningen POSTADRESS 501 80 Borås BESÖKSADRESS Sturegatan 42 WEBBPLATS boras.se E-POST miljo@boras.se TELEFON 033-35 30 00 FAX 033-35 30 25
Datum 2019-05-31 Dnr 2019-2261 Sida 2(2) Miljö- och konsumentnämnden genomför riskanalys inför intern kontroll vid sammanträdet den 18 juni 2019. Agneta Sander Miljöchef Niclas Björkström Avdelningschef Bilaga Riskanalys utgångsmaterial
Riskanalys - (Miljö- och konsumentnämnden) Ekonomi Leverantörsfakturor Risk för felaktiga utbetalningar till oegentliga leverantörer Risken är att Borås Stad betalar felaktiga belopp till tvivelaktiga leverantörer samt risk för förskingring när inte attestreglementet följs. Ekonomi Representationutbildning riktlinjer ej följs Risken är att representationsreglern a för Borås Stad och Skatteverkets regler ej följs, samt att representation/utbildni ng ej är godkänd. Representation medges endast inom eller i direkt anslutning till Borås Stads ordinarie. Ekonomi Kundfakturoravgiftsdebitering felaktiga kundfakturor skickas ut Risken att Borås Stad debiterar felaktiga belopp och/eller till fel person. Ekonomi Upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU) inte följs Borås Stad bryter mot LOU och mot Borås Stads upphandlingsregler och policy. ramavtal inte följs ramavtal tillämpas felaktigt och att leverantör som ej är upphandlad korrekt används för inköp i en. Borås Stad kan riskera att stämmas för avtalsbrott om
ramavtalets delar ej uppfylls korrekt. Ekonomi Kontanthantering Risk för felaktig hantering av kontanta medel Kontanta medel som inte redovisas i sin helhet och ej synliggörs i stadens redovisningssystem innebär en risk för oegentligheter. God ordning och säkra rutiner skall upprätthållas för att minimera risken. Personal Personal- och lönekontroller felaktiga löner betalas ut. felaktiga löner utbetalas till personer som ej är anställda av Borås Stad, felaktiga belopp går ut till personal eller att staden bryter mot ATL (Arbetstidslagstiftninge n) eller andra avtal/lagar inom det personalrättsliga området. Styrning och ledning Delegation delegationsordning en ej följs fel person fattar myndighetsbeslut gällande ärenden där denne ej har behörig delegation. Styrning och ledning Inventarier brand och stöld uppstår. förmögenhetsskyddan de kontroller ej genomförs enligt Borås Stads riktlinjer. Verksamhetskontroll er ej sköts Exempel: systematiskt arbetsmiljöarbete, brandskydd, rektors/lärares arbetsuppgifter,
elevärenden, barnavårds- och särskoleutredningar, personalutbildningar, lagar/riktlinjer efterlevs Posthantering/Diarie föring ej sköts gällande regelverk ej följs. Svårigheter att söka dokument. Delegationsbeslut, skrivelser ej sköts beslut inte gäller vid överprövning. Utskick av svarskort ej sköts handläggningen av ärenden försenas och orsakar sökande eller sutövare negativa konsekvenser. Inspektionsresultat ej sköts handläggningen av ärenden försenas och orsakar sökande eller sutövare negativa konsekvenser. Delegationsbeslut ej sköts handläggningen av ärenden försenas och orsakar sökande eller sutövare negativa konsekvenser. Besked om åtgärd ej sköts handläggningen av ärenden försenas och orsakar sökande eller sutövare
negativa konsekvenser. Pågående ärenden i ECOS ej sköts handläggningen av ärenden försenas och orsakar sökande eller sutövare negativa konsekvenser. Ekonomi Uppföljning budget månadsvis ej sköts det ekonomiska utfallet ej följer budget utan att åtgärder vidtas. Dokumenthantering s ej sköts Kontroll att upprättad dokumenthanteringspl an är aktuell och följs. Kontroll av leverans enligt s ej sköts Kontroll att ser följs samt att de innehåller uppdrag från KF, reglemente och lag. Kontroll att lokaler är ändamålsenliga service till kunder försämras, lägre effektivitet samt risk för arbetsmiljöstress. service till kunder försämras, lägre effektivitet samt risk för arbetsmiljöstress. Personal Kompetens- och resursbrist förvaltningen inte klarar sitt uppdrag med avseende på svårigheter att rekrytera på grund av låg lön, få utbildade med relevant utbildning, dåliga lokaler etc. förvaltningen inte klarar sitt uppdrag med avseende på svårigheter att rekrytera på grund av låg lön, få utbildade med relevant utbildning, utspridda lokaler etc. Extra lönemedel Dåliga lokaler Praktikanter och examensarbetare Nya handläggare
Styrning och ledning Kontroll av styrdokument ej sköts Personal Kontroll SAM SAM-hjulet inte följs. Ekonomi Styrning och ledning Kontroll av avtal och taxor Förvaltningsövergrip ande Dataskyddsförordni ngen (GDPR) avtal och taxor inte följs. den politiska intentionen som föreligger ett beslut faller bort/misstolkas och beslutet får en annan innebörd än avsikten en otydlig och genomhastad beslutsprocess av ordförande resulterar i missförstånd med felaktigt beslut som resultat alla ledamöter/partier ej får alla utskick från förvaltningen personuppgifter eller annan känslig information röjs. Kontroll att stadens styrdokument är kända och följs. Kontroll att SAM utförs och följs upp månadsvis i årseringen. Kontroll att taxor är korrekta, avtal följs och att rätt antal timmar debiteras. Uppföljning av politiska beslut Uppföljning av politiska beslut Kontroll av beslutsunderlag. Kontroll att nytt regelverk kring persondataskydd, dataskyddsförordninge n (GDPR) följs. Det nya regelverket ersätter
personuppgiftslagen (PuL) och börjar gälla i maj 2018 Styrning och ledning Måluppfyllelse mål och uppdrag avseende ekonomi och från nämnden inte uppfylls inom ekonomiska ramar. Verksamhets- och tillsynser