Kommunal Författningssamling Ägardirektiv för Kävlinge Kommunala Bostads AB Dokumenttyp Beslutande organ Förvaltningsdel Ägardirektiv Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen 2013-04-08, Kf 29/2013 Ansvar Kanslichef
Kommunkansliet Sida: 1 (5) Antagen av kommunfullmäktige 2013-04-08 Kf 29/2013 Ägardirektiv för KKB Fastigheter AB 2013-2015 Org.nr: 556186-6673 Allmänt Inom ramen för vad som följer av kommunallagen, lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag och aktiebolagslagen regleras bolagets verksamhet i prioriterad ordning av: Bolagsordningen Årstämmans fastställda ägardirektiv Fullmäktiges fastställda policydokument, som här preciseras: a. Finanspolicy b. Inköpspolicy c. Reglemente intern kontroll Fullmäktiges fastställda övriga direktiv, som de preciseras i ägardirektiv Förekommande avtal mellan kommunen och bolaget Bolaget ska bedrivas enligt affärsmässiga principer med iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen styrelsen. Styrelsen ska utforma organisationen så att den på bästa sätt tillgodoser bolagets ändamål. Skulle det uppstå delade meningar mellan bolaget och kommunstyrelsen om hur ägardirektiven ska tolkas ska frågan hänskjutas till kommunfullmäktige för avgörande. Ägaridé bolaget syfte och ändamål Bolaget är en del av kommunens totala verksamhet och ska tillsammans med kommunens politiska organisation och förvaltning verka för en positiv utveckling av kommunen i linje med kommunens vision som boendekommun och de kommunövergripande målen. Bolaget ska i samverkan med kommunen verka för att behovet av bostäder för medborgare i Kävlinge kommun tillgodoses. Bolaget ska erbjuda ett varierat utbud av välskötta bostadslägenheter, affärs- och förvaltningslokaler och
2 (5) bostadskomplement av god kvalitet i god miljö samt bidra till att planering och byggande anpassas till efterfrågan. Styrelseinstruktion Bolaget ska upprätta en arbetsordning för styrelsen inom sex månader från konstituerandet. Arbetsordningen ska omedelbart efter fastställande överlämnas till kommunstyrelsen. Verksamhetens inriktning Utöver vad som sägs i bolagsordningen ska bolagets verksamhet ha följande inriktning. Bolagets verksamhet ska vila på en affärsmässig och långsiktigt hållbar grund. Bolaget ska äga och förvalta fastigheter i kommunen som attraherar olika målgrupper och hyresgästerna ska erbjudas valfrihet och inflytande över sitt boende. Bolaget ska i samverkan med andra aktörer verka för att utvecklingen av Kävlinge Östra Centrum kommer till stånd. Bolaget ska som ett led i kommunens bostadssociala verksamhet upplåta upp till 20 lägenheter om året till kommunen. Samordning och dialog Bolaget är en resurs i den kommunala verksamheten. I syfte att uppnå största möjliga kommunnytta ska bolaget vara en aktiv part i utvecklingen av kommunen i de fall där bolaget kan tänkas spela en roll och samverka med kommunen. Parterna ska kontinuerligt bjuda in varandra till och delta i samråd om planering och framtidsplaner. Bolaget ska inom, samråd om planering och framtidsplaner, tillsammans med kommunens företrädare upprätta rutiner så att kommunens behov av lägenheter för sociala ändamål uppfylls samt utveckla olika former av boservice till äldre och handikappade, när så efterfrågas. Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska tillställas de handlingar och den information som den begär, Bolaget ska fortlöpande hålla ägaren väl informerad om sin verksamhet. Det åligger därför bolaget att snarast översända protokoll från bolagsstämma och styrelsesammanträden att samråda med kommunen om lämpligt datum för årsstämman senast fyra månader innan planerad stämma att följa av kommunen utfärdade anvisningar för ekonomisk uppföljning, bokslut och årsredovisning
3 (5) att medverka i den koncernredovisning som kommunen är skyldig att upprätta att snarast efter fastställelse översända bolagets årsredovisning och revisionsberättelse att vid inbjudan från ägaren två gånger om året informera om verksamhet och uthyrningsläge att översända bolagets budget i direkt anslutning till fastställandet att initiera möten med kommunen om annan omständighet av vikt så påkallar Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillsändas kommunen senast den 30 december året innan. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap 1a kommunallagen har att fatta årliga beslut om verksamheten varit förenlig med ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa huruvida verksamheten har bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalande ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a kommunallagen. Det åligger bolagets lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom i de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseende som omnämnts i ovanstående stycke. Bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Med beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt avses bl. a. ärenden som rör; bildande eller förvärv av bolag avveckling av bolag större köp och försäljningar av fastigheter, som väsentligt påverkar bolagets ekonomi större nybyggnationer och rivningar, som väsentligt påverkar bolagets ekonomi köp eller försäljningar av aktier i andra bolag och utställande av borgen för annans räkning planer på ny eller ändrad inriktning för bolagets verksamhet I ärende av brådskande karaktär och där bolaget inte kan invänta kommunfullmäktiges beslut ska skriftligt samråd ske med kommunstyrelsens presidium. Åtgärden ska i efterhand meddelas kommunfullmäktige.
4 (5) Om oenighet uppstår i styrelsen om underställningsplikt ska samråd ske med kommunstyrelsens presidium. Om inte affärsmässighet eller sekretess föranleder annat ska bolagets arbetssätt präglas av öppenhet. Information till medborgarna och media ska vara en naturlig del i verksamheten. Allmänheten ska ha närvarorätt vid ordinarie bolagsstämma (årsstämma) i bolaget. Bolaget ska sträva efter att bolagets aktieägare och allmänheten får relevant och begriplig information om de ärenden som ska behandlas. Personalpolitik Bolagets personalpolicy ska, om det inte strider mot gällande kollektivavtal, utformas enligt de principer som gäller för kommunen. Bolagets regler för resor och representation ska följa kommunens regler. Sammanställning av anställd personal och dess anställningsvillkor ska på begäran överlämnas till ägaren. Bolagets styrelse anställer VD. Inför sådant beslut ska samråd ske med kommunstyrelsens presidium. VD: s anställnings- och löneförmåner fastställs efter samråd med kommunstyrelsens presidium. I bolagets årsredovisning ska ingå uppgift om lön, övriga löneförmåner och avgångsvederlag för VD. Styrelsearvoden och VD: s lön ska särredovisas. Ekologiska utgångspunkter Bolaget ska upprätta en miljöpolicy som strävar mot att uppfylla kommunens miljöpolitiska mål inom relevanta områden att långsiktigt sträva mot de regionala klimat- och energimålen att verka för energieffektivisering av KKB:s fastighetsbestånd Ekonomi Bolaget ska drivas efter affärsmässiga principer med marknadsmässiga avkastningskrav i ett långsiktigt perspektiv enligt de krav som lagen (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsbolag ställer upp. Bolaget ska över tid och långsiktigt generera en årlig genomsnittlig avkastning som lägst motsvarar en direktavkastning om 4,25 %, definierat enligt nedanstående: direktavkastning = totala nettointäkter - (driftkostnader + reparation och underhållskostnader + fastighetsskatt/-avgift) / bedömt marknadsvärde för beståndet.
5 (5) Fastigheternas långsiktiga värde ska bibehållas genom ett väl avpassat underhåll samt genom utveckling av en social god boendesituation och av ett skadeförebyggande säkerhetsarbete. Bolaget ska årligen anta dels en affärsplan för de närmaste tre åren, varav det första ska detaljplaneras och budgeteras. Affärsplanen ska lämnas till kommunen senast under december månad varje år. Bolaget ska fortlöpande undersöka möjligheterna att effektivisera sin verksamhet. Bolaget ska göra regelbundna kostnadsjämförelser och kvalitetsmätningar med företag av motsvarande slag och storlek. Bolaget ska regelbundet göra analyser avseende bl.a. finansiella, operativa och legala risker. Utdelning Årligen ska kommunen erhålla utdelning på insatt kapital. Riktvärde ska vara den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit kontant. Ägaren kan därutöver begära extra utdelning vilken då ska fastställas efter räkenskapsårets slut. Borgen Kommunfullmäktige fastställer en borgensram inom vilken kommunstyrelsen har delegation att fatta beslut. Bolaget ska vid varje tillfälle nyttja den mest kostnadseffektiva upplåningsformen. Då upplåningskostnaden med pantbrev som säkerhet är att likställa med upplåning mot kommunal borgen ska beslutad borgensram i första hand utnyttjas. Bolaget ska till kommunen betala en borgensavgift för vid varje tillfälle utnyttjad kredit som har kommunal borgen som säkerhet. Kommunstyrelsen utövar kommunfullmäktiges ägarfunktion och har i den funktionen befogenhet att fortlöpande justera den procentuella borgensavgift som tas med hänsyn till kreditmarknadsförutsättningar. Borgensavgiften skall beräknas med utgångspunkt från den modell som SKL och SABO har tagit fram och erläggas två gånger per år. Kapitalförvaltning Bolaget och kommunen ska gemensamt eftersträva att minimera antalet ekonomiska transaktioner inom koncernen. Bolaget ska ha en finanspolicy, vilken ska tillställas ägaren. Denna ska följa gällande finanspolicy för Kävlinge kommun.