KODUKORD & STADGAR 2009 09 20
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 STADGAR... 3 Ordf. ansvar... 4 Sek. ansvar... 4 Kassörens ansvar... 5 AS. ansvar... 6 Rev. ansvar... 7 Valb. ansvar... 7 2
STADGAR 1 Namn, hemort, syfte Estetic, Stockholm, är en ideell förening, som har till uppgift, att samla ester och Estlandsvänner och erbjuda dem under kamratliga former, träffar och umgås. Verksamheten skall ha en ungdomlig prägel. Föreningen är opolitisk och har en demokratiskt vald styrelse. 2 Medlemskap Medlemskap erhålls efter gjord begäran. Medlem kan envar bli, som motsvarar förutsättningarna i 1. 3 Medlemsavgift Medlemsavgift skall erläggas årsvis. Storleken av medlemsavgiften bestäms av årsmötet. 4 Verksamhetsår/Räkenskapsår Föreningens verksamhetsår är från 1 juli till 30 juni nästföljande år. 5 Styrelsen Föreningens styrelse består av fem ledamöter: 1. Ordförande (Ordf:ansvar) 2. Vice-ordförande (Ordf:ansvar) 3. Sekreterare (Sek:ansvar) 4. Vice-sekreterare (Sek:ansvar) 5. Kassör (Kassär ansvar) Samt administrativa suppleanter (AS:ansvar), revisor(er) (Rev:ansvar) och valkommissionärer (Valb:ansvar). Styrelsen väljs för ett år och utses under årsmötet. Styrelsen sammanträder då ordföranden, minst två ledamöter eller revisor(er) finner det erforderligt. Kallelsen till styrelsemötet skall ske muntligt eller skriftligt minst en vecka i förväg. Styrelsen ansvarar för föreningens ekonomiska utfall. 6 Årsmöte Årsmöte hålls under första kvartalet av räkenskapsåret. Kallelse till årsmötet skall skickas till medlemmarna senast 14 dagar innan mötet. Under årsmötet behandlas: - Fastställelse av resultat- och balansräkningen samt årsredovisningen. - Ansvarsfrihet åt styrelsemedlemmarna. - Medlemsavgift. - Verksamhetsberättelse. - Respektive punkter som presenteras under årsmötet. 3
Extra årsmöte skall hållas när 2/3 av styrelsen, eller revisorn, finner skäl till det. Kallelsen skall tillhanda medlemmarna senast 14 dagar innan mötet. 7 Föreningssammanträden Föreningssammanträden hålls då ordföranden eller minst två medlemmar i 5 finner det erforderligt. Kallelsen till föreningssammanträdet skall ske muntligt eller skriftligt minst en vecka i förväg. 8 Röstning och val Varje medlem har en röst. 9 Stadgeändring Besluta att ändra stadgar fattas under årsmötet och skall presenteras till nästa årsmöte. Kallelsen till årsmötet skall innehålla förslag till ny(a) stadgar. Stadgeändringar skall inskrivas i denna skrift. 10 Upplösning För att upplösning ska kunna ske, måste minst 2/3 av de närvarande på årsmötet rösta för det. Kallelsen till årsmötet skall innehålla förslag om ev. upplösning. Efter beslut om upplösning av föreningen, krävs 2/3 majoritet för beslut om fördelning av föreningens tillgångar. Ordf. ansvar Ordföranden skall ansvara för den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer föreningens årsmöte meddelar. Ordföranden ansvarar för den löpande förvaltningen: 1. Ordförandet skall se till att sammanträden hålls efter begäran. 2. Ordföranden och kassören tecknar föreningens firma. 3. Ordförandets förtida avgång sker skriftligt till styrelsen. Ordföranden ansvarar för föreningens verksamhets utfall. Sek. ansvar Sekreteraren ansvarar för föreningen medlemsförteckning. Medlemsförteckning skall innehålla: - Namn och kontaktuppgifter 4
- Inbetald medlemsavgift för innehavande år. Medlemsförteckning skall vara tillgänglig till alla styrelsemedlemmar på intranätet. Protokoll Sekreterare ansvara föra protokoll under årsmötet och styrelsemöte. Protokoll skall vara utskickad senast två veckor efter avslutad möte till styrelsemedlemmarna. Avgång Sekreterarens förtida avgång görs skriftligt till styrelsen. Kassörens ansvar Kassören ansvarar för föreningens ekonomiska verksamhet: - EKONOMISK REDOVISNING - KASSA och BANK - BOKFÖRING och ÅRSREDOVISNING - BUDGET - LÖPANDE UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN Föreningens faktureringsadress bestäms av styrelsen. Ekonomisk redovisning Kassören bör medverka vid föreningsevenemangen samt föra redovisning under evenemanget. Kan kassören inte medverka under evenemangen utses en ansvarig för respektive evenemang. Evenemangsredovisningen skall presenteras två veckor efter genomförd evenemang på styrelsens intranät. Evenemangsredovisning skall framgå evenemangets budget och reslutat. Utgifter och kvitton skall stämma överens med evenemangsredovisningen och stämma med gjorda utbetalningar. Utbetalning av utgifter till respektive mottagare ska ske max en vecka efter respektive tillställning eller efter överenskommelse. Ingångna fakturor Fakturor skall ha inskrivet referens på den som beställer varan, datum och specifikation. Fakturor ska vara utställd på föreningens officiella namn. Utgående fakturor Fakturor ska vara utställd på föreningens officiella namn. Referens på beställaren, datum och specifikation skall vara stå på fakturan. Kassören skall ansvara att fakturorna betalas i god tid. Kassören skickar vid behov påminnelse. 5
Kassa Kassans växelkassa omfattar med summan i kassaboken. Kontanter skall inom en vecka finnas insatta på föreningens BANK. Bank Kassören och ordförandet har tillträdet till BANK. Bokföring Kassören skall bokföra alla affärshändelser Budget Kassören skall till årsmötet presentera en budget för nästkommande räkenskapsår. Budgeten skall godkännas under årsmötet. Likviditet Kassören ska regelbundet presentera en likviditetsbudget för styrelsen. Vid behov även till revisorn. Årsredovisning Årsredovisningen presenteras en månad efter räkenskapsårets slut till revisorn. Årsredovisningen presenteras även på årsmötet. Årsredovisningen består av: - balansräkningen sammandrag av tillgångar, avsättningar och skulder. - resultaträkning sammandrag av intäkter och kostnader under räkenskapsåret. - förvaltningsberättelse noter och anteckningar om räkenskapsåret. - finansieringsanalys finansiella förslag till nästkommande verksamhetsår och budgetförslag. Årsredovisningen godkänns under årsmötet och undertecknas av: - Ordföranden - Vice-ordföranden Avgång Kassörens förtida avgång görs skriftligt till styrelsen. AS. ansvar Denna stadga berör föreningens administrativa suppleanters (AS) verksamhet och arbetsuppgifter. Verksamhet AS är evenemangs ansvariga med tilldelade poster. Inköp av varor till evenemang Inköpta varor av AS skall stämma överens med godkänd budget av styrelsen. Alla verifikationer skall lämnas till kassören inom en vecka. 6
Rev. ansvar Verksamhet Revisorns huvudverksamhet innefattar granskning av föreningens ekonomiska tillstånd under räkenskapsåret. Val av revisor Föreningens revisor väljs under årsmötet. Revisor skall inneha insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden för fullgörandet av uppdraget. Årsredovisningen Revisorn skall granska föreningens årsredovisning och bokföring samt föreningens förvaltning. Detta kan vid behov även ske vid andra tillfällen efter anmodan från revisorn. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god revisionssed kräver. Budget Revisorn kan lämna förslag till årsredovisningens budget och finansiella förslag. Revisionsberättelsen Revisionsberättelsen skall lämnas till styrelsen senast 3 dagar innan årsmötet. Avgång Revisorns förtida avgång ska ske genom skriftlig uppsägning till styrelsen. Valb. ansvar Verksamhet Valberedningen huvudsakliga verksamhet består av att finna goda funktionärer till föreningens olika poster. Val av valberedning Valberedning väljs under årsmötet, samt utser själv ordförande för valberedningen. 7